ACTA DE REUNIÓN Hoja 1 de 5 UNIDAD: X CONVOCATORIA ACTA DE REUNIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FECHA: Viernes, 1 de Octubre de 2004 HORA DE INICIO / FINALIZACIÓN REUNIÓN: 10h15 / 13h00 Ing. Carlos Monsalve Arteaga, ASISTENTE Decano Ing. Guido Caicedo Rossi, Coordinador de Carrera del Área de Computación Ing. Holger Cevallos Ulloa, Coordinador de Carrera del Área de Electrónica Industrial Ing. Mónica Villavicencio Cabezas, Directora de la LSI Ing. Alberto Hanze Bello, Ing. Lenín Freire Cobos, Ing. Lourdes Benítez Sr. Carlos Palma Díaz, Coordinador de Carrera del Área de Potencia Director de la MSIG Asesora de Calidad Ayudante de Calidad FIRMA ORDEN DEL DÍA: - Introducción - Resultados de Auditorías; - Información recibida de los clientes; - Funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio; - Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad - Situación de las acciones correctivas y preventivas; - Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la Dirección; - Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad; - Recomendaciones para la mejora. ACUERDOS ADOPTADOS/COMENTARIOS:
ACTA DE REUNIÓN Hoja 2 de 5 INTRODUCCIÓN 1. El Decano informa que el Consejo Politécnico aprobó la integración del Comité de Evaluación Interna de la FIEC, pues algunos Coordinadores de Carrera no cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento 4229; por ello fue necesario, de acuerdo al mismo reglamento, que el Consejo Politécnico resuelva este caso. El Consejo Politécnico no aprobó la integración del Coordinador del Área Básica en el Comité de Evaluación Interna de la FIEC. 2. Al Comité de Evaluación Interna de la Facultad le corresponderá llevar a cabo la revisión de la dirección interna del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. La Revisión por la Dirección Interna consiste en revisar ciertos aspectos que están en el Manual de Operativo de Calidad de la FIEC. RESULTADOS DE AUDITORÍAS Informe de auditoria interna del auditor: D. LUIS M. SAENZ- 4, 5 y 6 de Agosto del 2004 Áreas de Mejora 1. Recomienda constituir en cada Facultad un subcomité de calidad presidido por el Decano e integrado por el Coordinador de Calidad y Coordinadores de Carrera. En respuesta la facultad acordó lo descrito en el numeral 2. de la presente introducción 2. Durante la auditoria se puso de manifiesto la escasez de tiempo de los Coordinadores de Carrera para dedicarse a actividades de implantación y seguimiento del sistema de gestión de calidad, lo que pone en riesgo la implantación del Sistema de Gestión de Calidad en la FIEC. Al respecto, el Decano indicó que el Vicerrector General aprobó un aumento de horas a los Coordinadores de Carrera. 3. Sobre la difusión del sistema de gestión de la calidad, el Decano indica: Se realizó un taller dirigido a los Coordinadores de Carrera Se ha realizado la difusión del manual operativo de calidad de la FIEC. Se ha planificado realizar un segundo taller dirigido a la parte administrativa de la Facultad, el sábado 9 de octubre del 2004. Para los estudiantes se ha establecido en el sitio web de la facultad, una página para su atención en cuanto a quejas, reclamaciones y comunicaciones. Adicionalmente se van a distribuir hojas volantes promocionando el
ACTA DE REUNIÓN Hoja 3 de 5 sistema de reclamos con los alumnos. Está programada una reunión con los profesores para el mes de noviembre del presente año. Adicionalmente, se esta confeccionando un manual de bolsillo sobre el Sistema de Gestión de la Calidad para ser repartido a los integrantes de la FIEC. 4. Se resolvió que se establezca un sitio web sobre Sistema de Gestión de la Calidad a nivel de la FIEC, similar al que tiene la ESPOL (www.iso9001.espol.edu.ec). 5. Otra observación del auditor es que no se evidencia que existan disposiciones para el mantenimiento de los equipos de los laboratorios de la FIEC. El decano expresa que ese comentario excluye a los laboratorios de computación y se refiere a los demás laboratorios de la FIEC. Al respecto, se les encargó a los ingenieros Armando Mera y Walter Quinde responsables de los mantenimientos, elaborar dos formularios uno para solicitudes de mantenimiento y otro para registrar la historia de mantenimiento de los equipos. Adicionalmente se está elaborando el plan de mantenimiento preventivo que se iniciará en las vacaciones. El laboratorio de Sistemas de Potencia y de Redes Eléctricas están utilizando el sistema descrito. El Decano asignará un profesor de la Facultad para supervisar el trabajo mantenimiento. 6. Ing. Holger Cevallos se compromete en buscar un sistema informático de mantenimiento, para aplicar en la facultad. 7. En el manual operativo de la calidad, sobre el apartado ambiente de trabajo se considera que no es aplicable lo cual no está debidamente justificado. El Coordinador de Evaluación Interna corregirá la sección 6.3.3 del manual de calidad. Se resuelve establecer los requisitos mínimos que deberá tener los ambientes de trabajo los cuales deberán ser revisados periódicamente. 8. Se propone como mejora para el sistema realizar un estudio sobre la iluminación en los ambientes de trabajo (aulas, oficinas etc.). 9. El Decano indica que otra recomendación del auditor es que se debe alinear los objetivos de calidad de la FIEC con los del plan estratégico de la ESPOL. Se ha elaborado la planificación preliminar. INFORMACIÓN RECIBIDA DE LOS CLIENTES 1. Se han recibido dos quejas por parte de los clientes a las cuales se les dio el trámite correspondiente. 2. Se comenta que existe descontento por parte de los estudiantes sobre la falta de
ACTA DE REUNIÓN Hoja 4 de 5 proyectores disponibles para las clases y, sobre el trato de las secretarias de la Facultad. 3. El Decano indica que el principal problema con los proyectores es en cuanto a los focos quemados por lo que se dispuso mantener stock de estos. Sobre lo segundo se resuelve poner un buzón de sugerencias con un formulario. 4. Se indica que existe desinformación por parte del estudiante, por lo que propone incentivar el uso del correo electrónico de la ESPOL. FUNCIONAMIENTO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO 1. Se propone a la Comisión de Evaluación Interna de la ESPOL que: a. Dentro del mapa de procesos de la ESPOL se cambie el nombre de proceso Docente por el de proceso Académico. La Asesora de Calidad comenta que ya se lo ha realizado. b. Dentro del mapa de procesos de la ESPOL se incluya el proceso de Admisión y que sirva de entrada al proceso Académico. La Asesora de Calidad comenta que se lo hará posteriormente cuando se replique el sistema a otras unidades académicas. ADMISION ACADEMICO c. Incluir dentro de los procesos de apoyo al Centro de Información Bibliotecario CIB. La Asesora de Calidad indica que el CIB se encuentra dentro del proceso de apoyo de Bienestar Politécnico. SITUACIÓN DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS a. Con respecto a la Acción Preventiva IAP-FIE/001-04, referente a los ayudantes académicos: se solicitó al Vicerrector General, disponga que el CISE procese la pregunta sobre ayudantes académicos. b. Sobre la No Conformidad INC-FIE/001-04, sobre el incumplimiento de la meta del indicador porcentaje de los estudiantes a prueba vs estudiantes registrados en la FIEC. Se adjunta comunicación enviada por el Subdecano al Coordinador de Calidad sobre este tema. c. El Decano presentará en la próxima reunión las estadísticas sobre: acumulación de estudiantes a prueba, índice de deserción y % de estudiantes a prueba por materia, tasa de reprobación por materia. De este semestre y de los últimos tres años. SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DERIVADAS DE LAS REVISIONES ANTERIORES DE
ACTA DE REUNIÓN Hoja 5 de 5 LA DIRECCIÓN; Se ha hecho en los diferentes acápites analizados en esta reunión. Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad 1. El Decano comentó que el consejo politécnico aprobó una nueva Política de Calidad que debe ser distribuida a toda la Institución. 2. La Asesora de Calidad comenta que posterior a la certificación de la unidad piloto FIEC se realizarán cambios en el mapa de proceso Académico para replicar el proceso a las otras unidades. 3. Se considerará la automatización de la difusión para el próximo año. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA 1. En el cuestionario de la encuesta dirigida a los estudiantes incluir una pregunta que califique al personal administrativo sobre la atención que brinda al estudiante. 2. La creación de un Buzón de Sugerencias para que los estudiantes puedan poner sus sugerencias, reclamos, quejas u otras observaciones. 3. Para que el estudiante pueda informarse mejor se propone incentivar el uso del correo electrónico de la FIEC. 4. Que en la próxima reunión del Comité de Evaluación Interna se revisará los indicadores y los objetivos de la FIEC. 5. Otras mejoras han sido descritas al tratar los anteriores puntos de esta acta.