X SEMINARIO DE GESTIÓN JUDICIAL Suprema Corte de Justicia Uruguay Comunicaciones Electrónicas PROFOSJU Programa de Fortalecimiento Sistema Judicial Uruguayo Dra. Ivonne Carrión Coordinadora General Esc. Virginia Traversa Encargada de la Unidad de Administración de las Comunicaciones Electrónicas
Objetivos del nuevo modelo de gestión OBJETIVO GENERAL mejorar los servicios judiciales que brinda el Poder Judicial y que esa mejora sea percibida por los usuarios OBJETIVO ESPECÍFICO mejorar la gestión de tribunales y juzgados mejorar la eficiencia y eficacia en la prestación del servicio de justicia Objetivos específicos Comunicaciones electrónicas * Reducirlos tiempos insumidos en las comunicaciones * Reducir los recursos utilizadosen las comunicaciones * Acceso a la información en tiempo real * Mejorar la prestación del servicio de justicia a través de la gratuidad en el acceso al servicio de las comunicaciones electrónicas * Estandarizar el worflow de los procesos de las comunicaciones
Objetivos del nuevo modelo de gestión judicial Proceso 1.- Definición del modelo 2-Normativa legal que lo habilite 3-Desarrollo del sistema informático que lo soporte 4.-Implantación en un piloto 5-Evaluación y propuesta de extensión 6- Extensión Definiciones del Nuevo modelo Identificación Única de Expedientes Comunicaciones Electrónicas Expediente Electrónico Consultas e ingreso web de causas Tramitación guiada Firma Electrónica Avanzada SCJ como prestador de Servicios de certificación Apoyo de nuevas tecnologías Escalable Flexible Adaptable
Situación inicial Descripción Las comunicaciones son ordenadas por una sede judicial y cumplidas por una oficina central que presta un servicio común a todas las sedes judiciales Recursos involucrados en el proceso Intervención de dos oficinas work flow con 10 pasos 3 hojas papel con cada comunicación Tiempos insumidos en el proceso Promedio 2 meses Resultado no siempre efectivo Riesgos de concretarse la comunicación Usuario impugna su efectividad Comunicación del resultado a la sede Reiteración de actos procesales
Situación inicial Workflowde las comunicaciones en la situación de inicio 1. Funcionario de la sede judicial elabora la comunicación 3 vías 2. Control y firma del documento por el Actuario o Secretario del Tribunal 3. Funcionario de la Sede confecciona un relacionado con todas la comunicaciones 4. Funcionario de la oficina de comunicaciones pasa a retirar las comunicaciones de la sede judicial y las traslada a la oficina central de comunicaciones 5. Funcionario de la oficina de comunicaciones entrega las comunicaciones en su oficina 6. La oficina central de comunicaciones asigna un funcionario para entregar la comunicación al interesado según la zona geográfica donde corresponda hacer la entrega 7. Notificador concurre y entrega la comunicación al destinatario, consignando el resultado obtenido 1 vía 8. Notificador entrega copia de la comunicación a la oficina de comunicaciones 1 vía 9. La oficina de comunicaciones devuelve a la sede judicial copia de la comunicación 1 vía 10. La sede judicial agrega copia de la comunicación al expediente correspondiente TIEMPO INSUMIDO DEL PROCESO 8 SEMANAS
Situación inicial: Volumen de comunicaciones realizadas en soporte papel durante la situación de inicio Oficina Oficina Central de Comunicaciones ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL Anual 10 32455 19825 30955 26365 23044 21441 26618 28113 32578 24557 19646 285607 Oficina Central de Comunicaciones 35000 Cantidad de cedulones 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Año 2008
Diseño Aspectos a mejorar 1.- Riesgos que representa el traslado físico de documentos en soporte papel 2.- Mejorar los tiempos que insume la comunicación mediante la entrega física de documentos en soporte papel que insume 8 semanas promedio 3.- Evitar errores o demoras por no ubicar los domicilios físicos donde entregar los documentos papel 4.- Evitar las demoras que implicaba no tener la constancia de entrega del documento al momento de celebrar una audiencia y prorrogarla reiterando la comunicación 5.- Reducir costos: cada comunicación implica la utilización de soporte papel en tres vías, o sea utilizan 3 hojas papel para cada comunicación 6.- Evitar los incidentes procesales dilatorios interpuestos contra las comunicaciones alegando que no se habían efectuado correctamente 7- Recursos humanos necesarios para la tarea los que debían incluso cumplir tareas fuera del horario a fin de absorber el cúmulo de comunicaciones a cumplir
Diseño propuesto: principales características El SCE CONSTA DE 3 MODULOS: GESTION DE CASILLAS DE CORREO GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LOS JUZGADOS Y TRIBUNALES ACCESO DEL USUARIO A LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS 1.- A través de la página oficial de las notificaciones electrónicas http://comunicaciones.poderjudicial.gub.uy 2.- Configurar su equipo y recibir la información a través de su proveedor INTEGRADO al Sistema Gestión Judicial y Sistema de Gestión de Tribunales -las decisiones judiciales se toman de estos sistemas sin necesidad de doble digitación FUNCIONA CON SERVIDOR PROPIO DEL P.J. @notificaciones.poderjudicial.gub.uy SEGURIDAD Y GARANTIAS FIRMA DIGITAL ROLES HABILITANTES DE CADA USUARIO INTERNO DEL P.J. LA SCJ se constituyó en AUTORIDAD CERTIFICANTE
DISEÑO PROPUESTO POR EL PROYECTO: WORK FLOW DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS 1.Funcionario lo confecciona el cedulón electrónico conteniendo la comunicación. Cedulón 2.Actuario o Secretario controla, firma digitalmente y envía a la casilla de correo del destinatario 3.Llega al servidor del PJ y se deposita en la casilla de correo electrónico del usuario, quedando de esa forma lista para que éste acceda a ella. Envío y recibo de la comunicación es un proceso sincrónico A los efectos de la constitución de domicilio electrónico, obligatorio en todo proceso, el Poder Judicial proveerá gratuitamente direcciones de correo en un servidor propio (número CI) notificaciones.poderjudicial.gub.uy
DISEÑO PROPUESTO POR EL PROYECTO: roles Funcionario Secretario
PLAN DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS Fecha Sedes Total Sedes 02/03/2009 SCJ; Tribunales de Apelaciones Trabajo; Jdos. de Trabajo 25 11/05/2009 Tribunales de Apelaciones Civiles; Jdos. Civiles; Jdos. de Paz 65 25/05/2009 Jdo. de Aduana; Jdos. Concursos; Jdos. Contencioso Administrativo 7 17/08/2009 Tribunales de Apelaciones de Familia; Jdos. Familia; Jdos. Violencia Doméstica 36 01/12/2010 Jdos. Penales 12 10/12/2010 Jdos. Departamento de Canelones 17 14/03/2011 Jdos. Departamento de San José 4 01/04/2011 Jdos. Departamento de Maldonado 8 11/04/2011 Jdos. Departamento de Colonia 4 09/05/2011 Jdos. Departamentos de Flores y Florida 3 23/05/2011 Jdos. Departamentos de Durazno y Mercedes 6 06/06/2011 Jdos. Departamentos de Lavalleja y Rocha 6 27/06/2011 Jdos. Departamentos de Treinta y Tres y Cerro Largo 6 25/07/2011 Jdos. Departamento de Artigas 4 15/08/2011 Jdos. Departamentos de Paysandú y Río Negro 8 12/09/2011 Jdos. Departamento de Salto 5 10/10/2011 Jdos. Departamento de Tacuarembó 4 24/10/2011 Jdos. Departamento de Rivera 4 25/10/2010 Oficinas de apoyo a los despachos judiciales 8 Total de Sedes y oficinas de apoyo implantadas 232
BENEFICIOS ALCANZADOS: rápida implantación y aceptación por los usuarios
Beneficios alcanzados por las comunicaciones electrónicas A nivel de actividades - decisión, registro y comunicaciónlos actos de comunicación (notificaciones; intimaciones y oficios) impactan en los TIEMPOS INSUMIDOS en los procesos(dedosmesespasana2días) PORCENTAJE En el ámbito de los documentos generados, enviados o recibidos en el ejercicio de la función jurisdicción, los actos de comunicación impactan en los TIEMPOS Y RECURSOS INSUMIDOS en los procesos (481.845 comunicaciones permitieron prescindir de 1:445.535 hojas papel) 15% 3% 2% HASTA 5 DIAS DE 6 A 10 DÍAS AniveldelModelodeGestión:ladefinicióndelmodelo que se adopta, con fuerte apoyo de las nuevas tecnologías, impacta en la GESTION DEL CAMBIO CULTURAL que la institución debió encarar 80% DE 11 A 20 DÍAS MAS DE 20 DÍAS
Situación Actual: algunas cifras 11.507 Casillas de correo otorgadas 232 Sedes y oficinas de apoyo incorporadas al SCE 1.430 funcionarios capacitados Marzo/2009 inicio de la implantación 452.249 comunicaciones electrónicas 80% insumen de 1 a 5 días 2010 incorporación de Montevideo y 2011 todo el país 699 Dispositivos para firma electrónica otorgados Tiempos reducidos Menos recursos Usuario beneficiado
LOGROS DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN * Se reducen los tiempos insumidos en las comunicaciones electrónicas menos de 5 días en el 80 % de los casos. * Seutilizan menos recursos. en 481.845 comunicaciones electrónicas realizadas desde la implantación del nuevo modelo se evitó utilizar 1:445.535 hojas papel; se liberaron recursos humanos que cumplían tareas manuales. * Acceso a la información en tiempo real comunicaciones realizadas el mismo día de la decisión * Prestación del servicio en forma gratuita Se otorgan casillas de correo gratuitas y se facilita el acceso. * Satisfacción de los usuarios (internos y externos) Solicitud de extensión del servicio. Incremento de las comunicaciones realizadas. No se registraron impugnaciones * Mejora del modelo de gestión De 10 pasos a 3 pasos Confección del cedulón Control-Firma y Envío
Información Por mayor información, consultar: Página WEB www.comunicaciones.poderjudicial.gub.uy E-mail ujecutora@poderjudicial.gub.uy uane@poderjudicial.gub.uy Teléfonos (598 2)902 15 61 (598 2) 908 24 72 Personalmente Oficinas del PROFOSJU 18 de Julio 1082 Entrepiso. 18 de julio 1082 Entre-Piso (esquina Paraguay) (598) 2901-2586 (598) 2901-3397 e-mail: uejecutora@poderjudicial.gub.uy