Manual de Versión Intelisis 2009

Manual de Versión Intelisis 2009 MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P. 11950 Contáctanos Tel: + 52 (55) 50 81 12 12 Fax:+ 52 (55) 50 81 12 13 Web Sites - www.intelisis.com - desarrollo.intelisis.com Software Development Contacto Pedro Rodríguez prodriguez@intelisis.com.mx

MODULO ASISTENCIAS Edición # 1

Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión Fecha de Emisión 29/07/2009 Elaboró Araceli Mendoza Actualizó Karen Garduño Cecilia Mondragon Pedro Rodríguez Revisó Sergio Almazán Pedro Rodríguez Validó Carmen Cervantes

ÍNDICE ÍNDICE... 4 I. INTRODUCCIÓN... 5 1.1 Objetivo... 5 II. ACCESO A... 6 III. ESTRUCTURA DEL ERP... 7 IV. MOVIMIENTOS DEL MÓDULO... 7 V. DESCRIPCIÓN DEL TABLERO DE CONTROL... 8 VI. PANTALLA DE CAPTURA... 9 6.1 Barra de Menú y Herramientas... 10 6.2 Carpeta Datos Generales... 23 VII. MOVIMIENTOS PARA ASISTENCIAS... 26 7.1 Registro... 27 7.2 Ausentes... 28 7.3 Asistencia... 30 7.4 Permiso Horas... 31 7.5 Permiso Días... 32 7.6 Permiso Acceso... 34 7.7 Corte... 35 7.8 Reporte de Actividades... 37 VIII. REPORTES.... 39 8.1 Reportes del Módulo... 40 ANEXO 1- FLUJO DE MOVIMIENTOS... 44 ANEXO 2 - CLAVES DE AFECTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE ASISTENCIA... 45 GLOSARIO Y SIGLAS... 45

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 5 de 45 I. INTRODUCCIÓN El Control de Asistencia es el procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institución. Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Tener un registro correcto de las asistencias del personal asegura que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto, le permite a cualquier empresa conocer más sobre la productividad y cumplimiento de políticas por parte de sus empleados. El módulo de ASISTENCIAS se utiliza para registrar la información de entradas y salidas de los empleados para darle un seguimiento al cumplimiento puntual de los horarios de trabajo. Éste módulo permitirá administrar todos los movimientos que los empleados generan al inicio o fin de la jornada, de forma sencilla y eficiente. Entre las ventajas que proporciona el módulo de ASISTENCIAS están: Brinda la oportunidad de realizar el corte en un periodo de tiempo determinado. Permite el registro de personal ausente, con asistencia, con permiso de horas o días. Permite la realización de manera eficiente y sencilla de reportes. Permite exportar datos a Excel y Acrobat. Este proceso se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institución, ya que su acceso debe registrarse en el sistema a través del módulo CONTROL DE ACCESO con la flexibilidad de hacer modificaciones a dichos registros de forma manual. 1.1 Objetivo El objetivo central de este módulo es administrar el registro de las entradas y salida del personal, el cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, tardanzas y vacaciones. Actualiza de forma automática la información de faltas y asistencias del módulo de NÓMINAS para generar el cálculo de la nómina.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 6 de 45 II. ACCESO A Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis Acceso Intelisis En el cuadro de diálogo de ACCESO A, se deben registrar los datos de acceso de la empresa: Campo Usuario: Contraseña: Empresa: Sucursal: Descripción Registrar la clave de usuario correspondiente. Ingresar la contraseña del usuario. Seleccionar la clave de la empresa a la que se desea acceder. Número de sucursal a la que se desea acceder. Presionar el botón. Acceso Intelisis Nota: Al oprimir el botón que se encuentra tanto en el campo de Compañía, como en el de Sucursal se despliega las posibles opciones para cada una de ellas. En caso que desconozca el Usuario y Contraseña deberá solicitarlo al administrador del sistema correspondiente.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 7 de 45 III. ESTRUCTURA DEL ERP La estructura del ERP está dada por: Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intelisis. P. ej. ARTÍCULOS, PERSONAL, PROVEEDORES, etc. Áreas: A partir de esta versión el sistema se agrupa por macro procesos los cuales serán conocidos como áreas p.ej. COMERCIAL, FINANCIERA, RECURSOS HUMANOS, GESTIÓN, etc. Módulos: Son los diferentes procesos que conforman a una área de una empresa y que controlan una serie de operaciones vitales e interrelacionadas. P. ej. VENTAS, INVENTARIOS, COMPRAS, CUENTAS POR PAGAR, RECURSOS HUMANOS, etc. Movimientos: Son las operaciones que realizan los módulos. P. ej. Pedido, Factura, Transferencia, Gasto, etc. Pantalla Principal de Intelisis. IV. MOVIMIENTOS DEL MÓDULO Registro Ausentes Asistencias Permiso Horas Permiso Días Permiso Acceso Corte Reporte de Actividades

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 8 de 45 V. DESCRIPCIÓN DEL TABLERO DE CONTROL 1. Para acceder al TABLERO DE CONTROL ASISTENCIAS, ir a la ruta Menú Principal / Rh / Asistencias Acceso Asistencias 2. Se abrirá el TABLERO DE CONTROL ASISTENCIAS Al desplegarse el TABLERO DE CONTROL se mostrarán todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo seleccionado. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información, el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar los datos, o bien el usuario puede configurar una vista personalizada de acuerdo a lo que desee observar. Tablero de control Asistencias Para ampliar la información de cómo utilizarlo se recomienda ver el manual MV-MO-DTC-2009 Tableros de Control Intelisis 2009.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 9 de 45 VI. PANTALLA DE CAPTURA 1. Para ingresar a la carpeta de datos, ir a la ruta de acceso Menú Principal / Rh / Asistencias Acceso Asistencias 2. En el TABLERO DE CONTROL ASISTENCIAS, dar clic en el botón Tablero de Control Asistencias 3. La pantalla de captura de los Movimientos está integrada por pestañas (p.ej. Datos Generales, Características, etc.), se dividen en dos partes, el nivel ENCABEZADO y el DETALLE, así como el Estatus del movimiento.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 10 de 45 Pantalla Principal Asistencias 4. La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación, es decir el movimiento, los cuales serán descritos más adelante del presente manual. 6.1 Barra de Menú y Herramientas Por omisión la BARRA DEL MENÚ y la BARRA DE HERRAMIENTAS se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. A continuación de se hace una descripción de los menús y sus opciones.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 11 de 45 6.1.1 Menú Archivo Menú Archivo A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 12 de 45 Menú Archivo. OPCIÓN TECLAS DESCRIPCIÓN RÁPIDAS Nuevo: Ctrl + N Esta opción permite capturar un nuevo movimiento. Copiar: Abrir: Shift + F11 Ctrl + A Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento registrado hacia un movimiento nuevo, la diferencia es que al afectarlo el sistema le asigna un consecutivo diferente del movimiento original, considerándolo como un movimiento diferente. Despliega el tablero de control para que elija el movimiento que desee abrir para continuar su flujo, revisarlo o concluirlo.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 13 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. P.ej. el Nombre del Movimiento y el Consecutivo. Localizar: Shift + F3 Ventana Localizar. Guardar Cambios: Ctrl + G Guardar todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura. Permite capturar el personal que está involucrado en el movimiento. Personal Involucrado: Evaluaciones: Propiedades: Ventana Personal Involucrado Muestra la pantalla de evaluaciones del movimiento, donde se permite consultar las realizadas o bien generar nuevas. Ventana Evaluaciones. Esta opción muestra la pantalla con las propiedades de un movimiento (para más detalles ver punto 4.3.2 del Manual de Tableros de Control Intelisis 2009).

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 14 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Abre el cuadro de diálogo IMPRIMIR que permite editar las opciones de configuración de la(s) impresora(s) instalada(s). Imprimir: Ctrl + P Ventana Imprimir. Muestra una vista previa del movimiento que tenga abierto. Presentación Preliminar: Alt + F11 Ventana Presentación Preliminar. Plantillas Office: Ctrl + F11 Permite utilizar plantillas (p.ej. contratos, facturas, etc.) realizadas en las aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por Intelisis. Ventana Plantilla Office

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 15 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Esta funcionalidad permite visualizar los archivos que fueron adjuntados al movimiento. Formas Anexas: Alt + F10 Ventana Formas Anexas. Esta opción permite enviar o recibir datos que se encuentren en Excel. Excel Pantalla Excel. Verificar: Situación: Ctrl + F12 Esta opción realiza una versión completa del movimiento que esté realizando antes de afectarlo y de existir algún problema se le comunicará por medio de una ventana de Precaución Ventana Precaución Si un movimiento presenta el requerimiento de una autorización, el usuario con privilegios suficientes deberá elegir esta opción para abrir la ventana SITUACIONES y procederá a la validación del movimiento. Las situaciones frenan el flujo de una operación lo que hace es requerir la validación de un usuario en especifico para poder continuar con el flujo del movimiento.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 16 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Situación: Ctrl + F12 Ventana Situaciones. Esta opción despliega la siguiente ventana donde podrá realizar el cambio de sucursal aplicada a un movimiento generado siempre y cuando no haya sido concluido. Sucursal: Ctrl + U Pantalla Cambiar Sucursal Afectar: F12 Afecta el movimiento que se esté generando y lo cambia de estatus automáticamente. Desafectar: Ctrl + Alt + F12 Se utiliza en los movimientos con estatus Por Procesar y sirve para regresarlos a su estatus anterior. Eliminar: Cancelar: Cerrar: Alt + F4 Nota: Está opción se encuentra deshabilitada por lo que ya no puede ser utilizada. Esta opción permite eliminar del sistema aquellos movimientos que han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos afectados no podrán eliminarse, en este caso deberá elegir la opción Cancelar. Cuando este habilitada esta opción se podrá Cancelar los movimientos. Al ser Cancelado se marcará automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre de dicho movimiento, lo cual se puede ver en la plantilla del TABLERO DE CONTROL. Esta opción cerrara automáticamente la pantalla de captura del módulo correspondiente.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 17 de 45 6.1.2 Menú Edición Menú Edición A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 18 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Se pueden agregar campos extra a las cuentas y movimientos sin necesidad de utilizar Intelisis SDK o que los haga el área de desarrollo. En esta opción se capturan los datos de los campos que se configuraron para el movimiento, y que se encuentran agrupados en carpetas de acuerdo a los grupos que se dieron de alta (para más información favor de ver la GR-CCC- 2009 Guía Rápida Configuración Campos Características). Características: Ctrl + 1 Ventana Ejemplo Campos Características (Calendario). Se pueden agregar campos extra a las cuentas y movimientos sin necesidad de utilizar Intelisis SDK o que los haga el área de desarrollo. En esta opción se capturan los datos de los campos que se configuraron para el movimiento, y que se encuentran agrupados en carpetas de acuerdo a los grupos que se dieron de alta (para más información favor de ver la GR-CE- 2009 Guía Rápida Campos Extra). Campos Extra: Ctrl + 1 Totalizar F8 No aplica para esta versión. Si un campo no se captura y es requerido entonces el sistema mandará el siguiente mensaje El campo X del Grupo Y es requerido. Si se tiene alguna validación (creada al configurar el campo extra), de acuerdo a los datos y la validación, el sistema mandará el mensaje Dato Incorrecto. Ventana Ejemplo Campos Características (Calendario).

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 19 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Permite agregar actividades necesarias para llevar a cabo un movimiento. Tareas: Ctrl + T Ventana Tareas. Sirve para agregar a los movimientos referencia, comentarios, imágenes, archivos o direcciones de internet. Esta funcionalidad permite digitalizar (mediante un scanner), formato de gastos, como son: recibos de teléfono, luz, renta, etc. Que le permitan al usuario consultar todo tipo de anexos que se quieren registrar, que intervengan en los gastos. Para registrar un anexo, se utiliza el icono y se capturan los campos que aparecen en pantalla, al seleccionar la pestaña Detalles. Anexos: F4 Ventana Editar Anexos

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 20 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Se verifica la pestaña Lista y aparece el Tipo seleccionado y el Nombre. De clic en el botón GUARDAR Y CERRAR para generar el archivo anexo. Anexos: F4 Ventana Anexos 6.1.3 Menú Ver Menú Ver

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 21 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS Anterior: Ctrl +, Siguiente: Ctrl +. DESCRIPCIÓN Cuando fueron seleccionados y abiertos más de un movimiento desde el tablero de control por ejemplo Asistencia 23, Asistencia 24 y Asistencia 25, si se encuentra posicionado en el movimiento 24 a través de ésta opción al indicar ANTERIOR aparecerá el movimiento Asistencia 23. Cuando fueron seleccionados y abiertos más de un movimiento desde el tablero de control retomando el ejemplo anterior Asistencia 23, Asistencia 24 y Asistencia 25, si se encuentra el movimiento Asistencia 23 al seleccionar esta opción, el sistema nos mostrará Asistencia 24. Muestra en forma detallada la información que se haya registrado en la cuenta del PERSONAL. Este campo se habilita al momento de seleccionar un Personal en el Movimiento. Información de la Persona: Ctrl + I Información del Proyecto: Ventana Información de la Persona. Le permite conocer al usuario los datos registrados en el Proyectos que fue asignado a este movimiento de CXC, p.ej Datos Generales como es: el Nombre, la Descripción, la Categoría, Fechas de Inicio y de Fin y el Estatus; los Gastos, Costos Incluidos, Ventas Netas, entre otros. Ventana Información del Proyecto.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 22 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Esta opción muestra la siguiente pantalla con el tiempo que utiliza un usuario determinado en generar o darle seguimiento a un movimiento. Tiempos: Ventana Tiempos. Shift + Ctrl + O Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración en función al tipo de Movimiento que se está manejando. Política Movimiento: Ventana Políticas del Movimiento. Política Concepto: Shift + Ctrl + O Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración en función al tipo de Concepto utilizado en el movimiento. Ventana Políticas del Concepto.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 23 de 45 OPCIÓN TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Muestra todo el flujo de un proceso en el cual esta involucrando un movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos origen y/o destino generados del mismo. Posición del Movimiento: Ventana Posición del Movimiento. Nota: Algunas de las opciones de los diferentes menús antes descritas podrán no estar habilitadas para seleccionarse, esto puede deberse a la configuración del sistema o del usuario que no tenga los atributos para utilizarlas, del movimiento que se esté ejecutando o del estatus en que se encuentre éste. 6.2 Carpeta Datos Generales Pantalla Captura Datos Generales

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 24 de 45 Los campos que presenta esta pestaña en el ENCABEZADO son: Campo Descripción Movimiento: Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo correspondiente. Proyecto: UEN: Fecha Emisión: Localidad: Referencia: Observaciones: Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento para llevar un mejor control del personal que se encuentra asociado a éste. La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica. Indica la fecha en que se originó el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del servidor. Campo para seleccionar la ubicación del personal en donde se está registrando el acceso a sus labores. Indica cualquier concepto asociado al movimiento. Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. 6.2.1 Detalle Pantalla Captura Detalle

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 25 de 45 Campo Persona: Descripción Campo para ingresar la clave de la Persona a la cual se le asignará el movimiento. 6.2.2 Características Pantalla Características Nota: Para configurar esta parte se requiere ver GR-CCC-2009 Guía Rápida Configuración Campos Características.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 26 de 45 VII. MOVIMIENTOS PARA ASISTENCIAS A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo. 1. Para poder hacer un movimiento nuevo es necesario ingresar a la ruta Menú Principal/ Rh/ Asistencias Ruta Asistencias 2. En TABLERO DE CONTROL ASISTENCIAS, dar clic en el botón Tablero de Control Asistencias 3. En ASISTENCIAS (MOVIMIENTO NUEVO), en el campo Movimiento seleccionar el movimiento a realizar.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 27 de 45 Pantalla Movimientos Asistencias 4. A continuación se explicarán los movimientos ASISTENCIAS: 7.1 Registro Pantalla Registro

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 28 de 45 7.1.1 Clave de Afectación ASIS.R. 7.1.2 Funcionalidad Movimiento para realizar el registro de la Entrada o Salida de un empleado. 7.1.3 Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Registro Detalle Campo de selección del registro para indicar si es una Entrada o Salida. Hora Detalle Indicar la hora en la cual se llevó a cabo el registro de Entrada o Salida. 7.1.4 Afectación del Movimiento Se verifica que los datos introducidos estén correctos. Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, el movimiento tendrá ahora el estatus Por procesar hasta la generación de la Nómina en el módulo del mismo nombre. 7.2 Ausentes Movimiento Ausentes

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 29 de 45 7.2.1 Clave de Afectación ASIS.AU. 7.2.2 Funcionalidad El movimiento Ausentes se utiliza para registrar las faltas del personal que no se encuentra en las instalaciones de la empresa. 7.2.3 Pantalla de Captura Se activan todos los campos del Encabezado, a nivel Detalle solamente se encuentra el campo Persona. 7.2.4 Afectación el Movimiento Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, se presenta la siguiente ventana, en la cual se debe indicar si se desea generar la Asistencia del día presionando el botón, ingresando en un nuevo movimiento las claves de todo el personal que no se encontraban en él de Ausentes. Confirmación para generar la asistencia

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 30 de 45 7.3 Asistencia Movimiento Asistencia 7.3.1 Clave de Afectación ASIS.A. 7.3.2 Funcionalidad Movimiento que sirve para registrar la presencia de una persona determinada, el cual considera el tiempo efectivo que está permaneció en las instalaciones. 7.3.3 Pantalla de Captura Fecha de Aplicación De la Hora A la Hora Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Encabezado Detalle Detalle Se puede colocar por omisión la misma Fecha de Emisión, en caso de que la persona comience a laborar en un tiempo distinto al de Emisión, favor de modificarla. Campo para ingresar la hora de inicio de Asistencia o de Permiso. Campo para indicar la hora de término de la Asistencia o del Permiso.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 31 de 45 7.3.4 Afectación del Movimiento Una vez capturados los campos necesarios, afectar el movimiento el cual quedará con estatus Por Procesar, hasta la generación de la Nómina en el módulo del mismo nombre. 7.4 Permiso Horas 7.4.1 Clave de Afectación ASIS.PH. 7.4.2 Funcionalidad Movimiento Permiso Horas Este movimiento se utiliza para otorgar el concentimiento para salir de las instalaciones de la empresa por un periodo de tiempo (horas) definido. O bien, la autorización para generar horas extras. Por ejemplo: dar permiso para ausentarse 3 horas ó quiza dar el permiso para generar 3 horas extras. Para efectos de las horas extras, si no se da el permiso, el sistema no calculará su pago.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 32 de 45 7.4. 3 Pantalla de Captura Este movimiento activa los campos descritos a continuación: Campo Nivel Descripción Tipo de Permiso Encabezado Campo de selección por el cual se presento el permiso, es decir para registro de la Ausencia o bien las horas Extras. De la Hora Detalle Campo para ingresar la hora de inicio de Asistencia o de Permiso. A la Hora Concepto Detalle Detalle Campo para indicar la hora de término de la Asistencia o del Permiso. Campo para seleccionar la razón o justificación por el cual se está realizando la actividad. 7.4.5 Afectación del Movimiento Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, para afectar el movimiento, el cual quedará en estatus Por Procesar. Al generar la Nómina quedará con estatus Concluido. 7.5 Permiso Días Movimiento Permiso Días

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 33 de 45 7.5.1 Clave de Afectación ASIS.PD. 7.5.2 Funcionalidad Este movimiento se utilizará para registrar la ausencia del personal, ejecutado generalmente por el área de Recursos Humanos para control de la asistencia, en caso de que el personal no registre entrada o salida por así requerirlo la Empresa. Este movimiento se utiliza para otorgar al empleado, el permiso de no asistir a trabajar por un periodo de días (p.ej. dar permiso para ausentarse 3 días). 7.5.3 Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos: Campo Nivel Descripción Tipo de Permiso Encabezado Campo de selección por el cual se presento el permiso, es decir para este caso elegir Ausencia. De la Fecha: Detalle Ingresar la Fecha de inicio de Permiso o Corte. A la Fecha: Detalle Seleccionar la Fecha de término del Permiso o Corte. Concepto: Detalle Campo para seleccionar la razón o justificación por el cual se está realizando la actividad. 7.5.4 Afectación del movimiento Una vez capturada la información, presionar el botón o la tecla de función F12, para afectar el movimiento, el cual quedará con estatus Por Procesar, al generar la Nómina quedará con estatus Concluido.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 34 de 45 7.6 Permiso Acceso Movimiento Permiso Acceso 7.6.1 Clave de Afectación ASIS.PA. 7.6.2 Funcionalidad Este movimiento sirve para autorizar el ingreso del personal que ha incurrido en una serie de retardos o inasistencias, lo cual provoca que el sistema envíe un mensaje en la pantalla de CONTROL DE ACCESOS solicitando autorización para su ingreso. Solamente generando este movimiento y siendo autorizado por quien la organización designe, se podrá registrar la entrada del personal. 7.6.3 Pantalla de Captura Este movimiento activa los campos descritos a continuación: Campo Nivel Descripción Registro Hora Detalle Detalle Campo de selección del registro para indicar si es una Entrada o Salida. Campo que indicar la hora en la cual se registro la Entrada o Salida.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 35 de 45 7.6.4 Afectación del Movimiento Con la información requerida en los campos, presionar el botón o F12, con lo cuál el sistema registra la entrada del personal (Asistencia), concluyéndose el movimiento y generando un registro, que permanecerá en estatus Por Procesar hasta la generación del movimiento correspondiente en Nómina. 7.7 Corte Movimiento Corte 7.7.1 Clave de Afectación ASIS.C. 7.7.2 Funcionalidad En este movimiento se generará el Corte de las Asistencias del personal del periodo que se defina y que servirá para calcular los días a pagar para los empleados.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 36 de 45 7.7.3 Pantalla de Captura Este movimiento activa todos los campos del Encabezado, además de los siguientes: Campo Nivel Descripción Registro Fecha Cantidad Tipo Concepto Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Campo de selección del registro para indicar si es una Entrada o Salida. Indicar la fecha de realización de Corte, por ejemplo Días Ausencia, Minutos de Ausencia, etc. Este campo se activa solo en el movimiento (Corte) y se utiliza para indicar la cantidad de días de ausencia o minutos extras referente a lo escogido en el campo Tipo. Campo para seleccionar el tipo de Corte a realizar (p.ej. Minutos Ausencia, Minutos Ausencia ó Minutos Extra). Campo para seleccionar la razón o justificación por el cual se está realizando la actividad. 7.7.4 Afectación del Movimiento Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, para desplegar la ventana GENERAR EL CORTE DE ASISTENCIA donde habrá que indicar el periodo de tiempo que se deseá obtener el Corte y presionar el botón. Corte de asistencia Mostrando un mensaje informativo indicando que el movimiento realizado fue exitoso. Mensaje movimiento exitoso.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 37 de 45 Al presionar ACEPTAR el Corte generado queda con estatus Borrador para realizar correcciones de así requerirlo y posteriormente habrá que volver a afectarlo para Concluir el movimiento. 7.8 Reporte de Actividades Movimiento Reporte de Actividades 7.8.1 Clave de Afectación ASIS.RA. 7.8.3 Funcionalidad Este movimiento tiene la utilidad de registrar las actividades del personal de forma sencilla y concreta. Podrá ser utilizado por el jefe inmediato o Gerente del área para conocer de forma general las actividades realizadas durante la jornada laboral.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 38 de 45 7.8.4 Pantalla de Captura Este movimiento activa todos los campos del ENCABEZADO, además de los siguientes específicos descritos a continuación: Campo Nivel Descripción Fecha Detalle Campo para indicar la fecha exacta de la realización de la Actividad. De la Hora Detalle Campo para ingresar la hora de inicio de la Actividad. A la Hora Detalle Campo para indicar la hora en que término la Actividad. Atención Referencia Proyecto Actividad Observaciones Detalle Detalle Detalle Detalle Campo de selección de los movimientos provenientes del módulo de ATENCIÓN Pendientes para ser asociados a la actividad de éste Personal. Seleccionar el Proyecto al que afecta la actividad realizada por parte de éste Personal (recurso) en caso de que sea diferente a la que se tiene a nivel ENCABEZADO. Despliega una lista de Actividades predefinidas, de la cual se seleccionará la más apegada a la que realizó el recurso para su registro. Sirve para realizar comentarios referentes a la Actividad que se está registrando. Fuera de Alcance Gestión Referencia Actividad ABC Referencia Detalle Detalle Detalle 7.8.4 Afectación del Movimiento Indicar si la actividad está dentro del alcance del proyecto, de no estarlo elegir NO. Campo de selección de los movimientos provenientes del módulo de GESTIÓN Pendientes para ser asociados a la actividad de éste Personal. Campo tipo texto para realizar la identificación de las actividades por grado de importancia. El sistema simplemente almacena dichos reportes para referencias futuras. Su afectación no genera ningún enlace hacia otro módulo, por lo que su estatus al ser ejecutado es el de Concluido.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 39 de 45 VIII. REPORTES. Los Reportes son la presentación de la información, determinada por variables o filtros. Esta información se encuentra en la Base de Datos. Las variables pueden ser condiciones determinadas y delimitadas por el usuario para la generación de un Reporte. En todas las opciones que se presentan, el usuario debe determinar los rangos que desea desplegar en el reporte en una pantalla conocida como FORMA PREVIA la cual consiste en filtros de búsqueda que desplegaran la información. 1. Ingresar a la ruta Menú Principal / Reportes / Asistencias / <Seleccionar el reporte a consultar> Ruta Acceso a Reportes Asistencias Nota: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno de los reportes de este módulo:

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 40 de 45 8.1 Reportes del Módulo Kardex Personal Inasistencia Personal 8.1.1 Kardex Personal Este reporte genera la rastreabilidad de las asistencias de cada recurso mostrando su historial durante el periodo seleccionado. Al accesar a éste se despliega la forma previa KARDEX PERSONAL ASISTENCIAS la cual contiene campos que funcionan como filtros de búsqueda descritos a continuación: Kardex Personal Asistencias Campo De la Fecha A la Fecha Del Personal Al Personal Descripción Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte. Sirven para seleccionar el rango del Personal de los cuales se genera el reporte.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 41 de 45 Vista Preliminar: Vista Preliminar Reporte Kardex Personal

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 42 de 45 8.1.2 Inasistencia Personal Este reporte desglosa la información de manera que se pueda conocer el comportamiento de los subordinados de un jefe en específico o de toda la empresa respecto a sus Inasistencias, la forma previa del reporte contiene los siguientes filtros de búsqueda: Inasistencia Personal Asistencias Campo Descripción De la Fecha A la Fecha Reporta A Sucursal Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte. Sirven para seleccionar la clave del jefe inmediato del Personal de los cuales se generará el reporte. Indicar el número de Sucursal de la que se desea obtener el reporte.

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 43 de 45 Vista preliminar: Vista Preliminar Reporte Inasistencia Personal

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 44 de 45 ANEXO 1- FLUJO DE MOVIMIENTOS

MV-MO-ASI-2009 29-06-2009 05-07-2010 45 de 45 ANEXO 2 - CLAVES DE AFECTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE ASISTENCIA Movimiento Registro Ausentes Asistencias Permiso Horas Permiso Días Permiso Acceso Corte Reporte de Actividades Clave ASI.R ASI.AU ASI.A ASI.PH ASI.PD ASI.PA ASI.C ASI.RA GLOSARIO Y SIGLAS Concepto Registro Asistencia Permiso Corte Reporte de Actividades UEN Significado Marca la hora de entra o salida del Personal de la Empresa, para efectos de control de actividades y sueldo. Presentación del Empleado a centro de trabajo de acuerdo a los días y horarios establecidos previamente. Autorizaciones que se otorgan al personal para ausentarse de sus laborares, ya sea por un periodo de tiempo (horas) o por días, los cuales dependiendo de su naturaleza pueden ser con goce o sin goce de sueldo. Cierre del periodo de Asistencias y otras incidencias (faltas, permisos, etc.) del Personal para el cálculo de la nómina. Documento donde se especifica de forma concreta y clara el recuento de acciones encaminadas a un fin particular. Unidad Estratégica de Negocios; es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. De acuerdo a criterios de una planeación estratégica. FIN DEL MANUAL