1. FINALIDAD MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION (MOF-OGA) TITULO I El presente Manual de Organización y Funciones tiene por finalidad identificar, desarrollar y armonizar la Estructura Organizacional y Funcional de la Oficina General de Administración y servir como instrumento orientador y regulador de las actividades, determinando las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las funciones y la relación entre los órganos que la integran 2. BASE LEGAL Ley Universitaria N 23733 Estatuto de la Universidad Reglamento de Organización y Funciones Directiva N 04-91-INAP/DNR aprobado por R.J. N 551-91-INAP 3. ALCANCE El ámbito de aplicación del presente Manual es de competencia de todo el personal que labora en la Oficina General de Administración. 4. APROBACION El Manual de Organización y Funciones es aprobado por el señor Rector. 1. OBJETIVO TITULO II DEL DISEÑO ORGANICO La Oficina General de Administración es un Organo de Apoyo de la Alta Dirección de la Universidad Nacional del Callao, tiene como objetivo planificar, organizar, programar, dirigir, controlar y supervisar la utilización racional de los recursos financieros, logísticos y de recursos humanos que cuenta la Universidad optimizando su rendimiento. 2. FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA a) Supervisar y coordinar la ejecución de los procesos técnicos de los Sistemas de Contabilidad, Tesorería, Ejecución Presupuestal, administración de Personal y Abastecimiento.
b) Participar en la formulación del presupuesto de la Universidad, en coordinación con la Oficina de Planificación, c) Dirigir la correcta ejecución y aplicación de los recursos financieros, de acuerdo con el presupuesto, d) Dar Cumplimiento a la legislación, normas y Procedimientos de los Sistemas Administrativos de su competencia. e) Coordinar la provisión de los recursos financieros y logísticos que requieran las dependencias de la Universidad, para el mejor cumplimiento de sus funciones. f) Supervisar el movimiento contable de acuerdo a las normas vigentes; así mismo verifica el cumplimiento de entrega de información a la Contaduría y Contraloría General de la República. g) Supervisar la ejecución del inventario y cautelar el patrimonio de la Universidad y coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo que requiera. 3. ESTRUCTURA ORGANICA ORGANO DE DIRECCION A. Dirección de la Oficina General Administración ORGANOS DE LINEA B. Oficina de Personal, Unidad de Remuneraciones y Beneficios Sociales, Unidad de Evaluación, Control y Escalafón, Unidad de Capacitación, C. Oficina de Tesorería, Unidad de Ingresos y Egresos, Unidad de registro contable, D. Oficina de Contabilidad y Presupuesto, Unidad de Integración Contable, Unidad de Control Presupuestal, E. Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares, Unidad de Abastecimiento Area de Almacén Unidad de Control Patrimonial, Unidad de Servicios Auxiliares
4. RELACIONES Línea de Autoridad. La Oficina General de Administración depende jerárquicamente del Vicerrectorado Administrativo y esta representada por el Director y ejerce autoridad sobre el personal del órgano a su cargo. Línea de Responsabilidad. Es responsable de conducir los procesos de los sistemas administrativos de personal, contabilidad, tesorería, abastecimiento y servicios auxiliares. Línea de Coordinación. Coordina internamente con todos los órganos de la Universidad y externamente con el Ministerio de Economía y Finanzas, Contaduría Publica, Ministerio de Educación, Contraloría General de la República, así como otras instituciones Públicas y Privadas. 5. CUADRO DE DISTRIBUCION DE PERSONAL A. DIRECCION Director General 1 Docente Secretaria III 1 Administrativo Secretaria II 1 Administrativo Auxiliar de Sistema Administrativo II 1 Administrativo B. OFICINA DE PERSONAL Jefe de Oficina, 1 Administrativo Secretaria III 1 Administrativo Unidad de Remuneraciones y Beneficios Sociales Secretaria II 1 Administrativo Especialista I (en Remuneraciones y Beneficios Sociales) 1 Administrativo Técnico III (en Pensiones y Liquidaciones) 1 Administrativo Técnico III (en Control Administrativo) 2 Administrativo Técnico III (en Control Docente) 2 Administrativo Técnico Administrativo III (AFP) 1 Administrativo Auxiliar II en Sistemas Administrativos 1 Administrativo Unidad de Evaluación, Control y Escalafón Técnico III en Escalafón 1 Administrativo Técnico II en Escalafón 1 Administrativo Secretaria II 1 Administrativo Auxiliar II en Sistemas Administrativos 1 Administrativo
Unidad de Capacitación Jefe de Unidad 1 Administrativo Especialista en Capacitación II 1 Administrativo Secretaria II 1 Administrativo Técnico en Capacitación II 2 Administrativo C. OFICINA DE TESORERÍA Jefe de Oficina 1 Administrativo Secretaria III 1 Administrativo Unidad de Ingresos y Egresos Tesorero III 1 Administrativo Cajero III 3 Administrativo Técnico III en Conciliaciones Bancarias 1 Administrativo Técnico I en Comprobantes de Pago al SIAF 1 Administrativo Técnico I en Ingresos y Devoluciones al SIAF 1 Administrativo Auxiliar II en Pagaduría 1 Administrativo Auxiliar II en Control de Gastos al SIAF 1 Administrativo Unidad de Registro Contable Especialista en Registro Contable I 2 Administrativo Técnico II en Girado de Comprobantes de Pago al SIAF 2 Administrativo Técnico I en Cuentas Corrientes 1 Administrativo Técnico I en Registros Contables 2 Administrativo Auxiliar II (en Contabilidad) 1 Administrativo D. OFICINA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS AUXILIARES Jefe de Oficina 1 Administrativo Secretaria III 1 Administrativo Unidad de Abastecimiento Jefe de Area 1 Administrativo Especialista II en Abastecimiento 2 Administrativo Técnico III en Adquisiciones 3 Administrativo Auxiliar de Sistema Administrativo II 1 Administrativo Area de Almacén Jefe de Area 1 Administrativo Técnico III en Almacén 2 Administrativo Técnico II en Almacén 4 Administrativo Auxiliar II en Almacén 2 Administrativo Unidad de Control Patrimonial Especialista II en Control Patrimonial 3 Administrativo Técnico III en Control Patrimonial 1 Administrativo
Auxiliar I en Control Patrimonial 7 Administrativo Unidad de Servicios Auxiliares Oficinista I 1 Administrativo Equipo de Servicio Interno Trabajador de Servicio II 20 Administrativo Equipo de Mecánica y Transporte Mecánico II 1 Administrativo Chofer II 8 Administrativo E. OFICINA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Jefe de Oficina 1 Administrativo Secretaria III 1 Administrativo Unidad de Integración Contable Especialista II en Integración Contable 1 Administrativo Técnico III en Contabilidad 1 Administración Auxiliar de Contabilidad III 1 Administrativo Unidad de Control Presupuestal Especialista II en Control Presupuestal 1 Administrativo Técnico III en Contabilidad 1 Administrativo Auxiliar en Contabilidad II 1 Administrativo 8. ORGANIGRAMA
TITULO III DE LOS ORGANOS COMPONENTES CAPITULO I DE LA DIRECCION 1. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL DIRECTOR Denominación del cargo Cargo Estructural; DIRECTOR GENERAL Naturaleza del cargo Administrar y cautelar la ejecución de los recursos humanos, económicos y financieros de la Universidad Nacional del Callao. Función especifica del cargo a) Dirigir, coordinar, controlar, supervisar y evaluar la gestión administrativa de los procesos técnicos en los sistemas administrativos económicos financieros, logísticos y de personal. b) Supervisar la ejecución del presupuesto aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas. c) Evaluar el comportamiento de los ingresos y gastos programados, efectuando las reprogramaciones ó créditos suplementarios del caso previa autorización de la Alta Dirección. d) Supervisar el manejo centralizado de los recursos financieros de la UNAC. e) Velar por el cumplimiento oportuno de las obligaciones económicas contraídas por la institución. f) Supervisar la administración de las Oficinas de Personal, Tesorería, Abastecimiento Contabilidad y Presupuesto, así como las funciones inherentes a la Oficina General de Administración y personal que tiene a su cargo. g) Ejecutar a través a la Oficina de Personal la administración y control de los recursos humanos con que cuenta la Institución. h) Supervisar que la Oficina de Contabilidad y Presupuesto remita oportunamente la información financiera y presupuestal requerida por la Alta Dirección y organismos externos.
i) Supervisar a la Oficina de Tesorería la administración, ejecución y control de los recursos económicos, así como la custodia de los valores de la UNAC. j) Supervisar a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares la administración y control de los recursos logísticos que requiere la Institución, y que se efectúen de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. k) Realizar otras funciones que le asigne la Alta Dirección. Línea de Dependencia Depende jerárquicamente del Vice Rector Administrativo Requisitos mínimos Docente ordinario a tiempo completo o dedicación exclusiva, Tener estudios relacionados con la especialidad 2. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LA SECRETARIA DEL DIRECTOR Denominación del cargo Cargo Estructural: SECRETARIA III Naturaleza del cargo Ejecución y supervisión de actividades de apoyo secretarial. Funciones especificas del cargo. a) Organizar y controlar el trámite documentario y el archivo de la Oficina b) Administrar los archivos documentarios. c) Elaborar y ordenar la documentación para el despacho con el Director. d) Recibir y atender al publico que concurre a la Oficina, e) Coordinar la agenda de citas, llamadas telefónicas, reuniones y entrevistas del Director, f) Tomar dictado de la correspondencia que le indique el Director, g) Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentación derivadas a las Oficinas respectivas, h) Recepcionar los cheques para la firma del Director, verificando que los expedientes cuenten con las visaciones de las autoridades, cuando corresponda.
i) Llevar el control de las Cartas fianzas, a fin de solicitar la renovación o ejecución al Banco correspondiente. j) Coordinar con el personal que trabaja en la Oficina el cuidado, el buen estado de los bienes y uso de los enseres, así como mantener el aseo y limpieza de los ambientes físicos, k) Redactar Proyectos de Resoluciones y digitar la documentación que le asigne el Director. l) Vigilar la conservación, seguridad y cuidado del patrimonio, mobiliario y documentario asignado a la Oficina. m) Cumplir las otras funciones afines al cargo, que le asigne el Director. Línea de Dependencia Depende directamente del Director, Requisitos Mínimos Instrucción secundaria completa y título de secretariado ejecutivo, Experiencia en la interpretación de idiomas, Experiencia en labores administrativas de la Oficina, Capacitación en software (procesador de textos, hoja de calculo), ATERNATIVA De no poseer titulo de secretariado, contar con certificado de estudios secretariales concluidos no menores de un año. 3. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LA SECRETARIA DE APOYO Denominación del cargo Cargo Estructural: SECRETARIA II Naturaleza del cargo Ejecución de actividades de apoyo secretarial. Funciones especificas del cargo. a) Redactar documentos de acuerdo a instrucciones. b) Llevar el archivo de documentación y el libro de Registro de SOINCOS y PECOSAS. c) Clasificar y archivar la documentación de la Oficina, d) Recibir y atender al publico que concurre a la Oficina, e) Apoyar en las actividades de la Secretaria III y encargado de mesa de partes, f) Cumplir las otras funciones afines al cargo, que le asigne el Director.
Línea de Dependencia Depende directamente del Director, Requisitos Mínimos Instrucción secundaria completa y título secretarial, Experiencia en labores administrativas de la Oficina, Capacitación en software (procesador de textos, hoja de calculo), ATERNATIVA De no poseer titulo de secretariado, contar con certificado de estudios secretariales concluidos no menores de un año. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL AUXILIAR Denominación del cargo Cargo estructural: AUXILIAR DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS II Naturaleza del cargo. Ejecución de actividades variadas de apoyo administrativo. Funciones especificas del cargo a) Recepcionar registrar y tramitar los documentos presentados en la Oficina General de Administración. b) Distribuir la documentación expedida por la Dirección c) Cumplir con otras funciones que le asigne el Director. Línea de Dependencia Depende directamente del Director Requisitos mínimos Instrucción secundaria completa Amplia experiencia en labores de trámite de documentación, ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia