Manual de Usuario QDoc Versión 6.1 Software de Control de Documentos 1
Contenido Bienvenidos a QDoc 3 Antes de Iniciar 4 Iniciar y Salir 4 Funcionamiento de QDoc 6 Ambiente de QDoc 9 Utilerías 10 Recordatorio 10 Usuarios 16 Tipos de documentos 17 Favoritos 17 Configuración 18 Control de cambios 24 Grupos de documentos 25 Documentos 27 Reportes 33 Uso de la tabla de registros 35 Uso del generador de filtro (buscador) 36 2
Bienvenidos a QDoc El control de documentos es uno de los procedimientos obligados de la Norma ISO 9001:2000 y representa la fuente número uno de no conformidades en la auditorías de certificación. El 80% de las no conformidades detectadas en las auditorias están relacionadas con el control de documentos. Es común ver en empresas e instituciones que, a pesar del esfuerzo del encargado del control de documentos, algunas personas presenten copias no vigentes de los documentos; o que no tiene acceso a un documento que necesita. Es injusto que la mayoría de las no conformidades que se detectan en las auditorías sean por aspectos que directamente no afectan la calidad del producto. La empresa se esfuerza por ofrecer productos y servicios de calidad y los auditores la señalan por un detalle en el control de la documentación que puede ser irrelevante. QDoc es la herramienta concebida para resolver estas dificultades. Su objetivo es liberar a las personas de la parte administrativa del sistema, dejándole este trabajo a las computadoras. QDoc es un software muy completo y cuenta con los requerimientos del ISO 9000 para llevar a cabo el control de documentos y la información que concierne a la efectividad y funcionalidad de un sistema de calidad. QDoc le permite - Desarrollar una política y un procedimiento para el control de documentos. - Mantener una lista maestra de documentos que incluya la identificación del documento, fecha de creación y de última revisión, responsable y más datos para cada documento controlado. - Asegurar que sólo los cambios autorizados puedan ser realizados a los documentos controlados. - Asegurar que sólo un procedimiento aprobado está en su lugar, y tiene seguimiento para todos los cambios y revisiones por los individuos apropiados. - Asegurar que los documentos controlados están disponibles para quien los necesite cuando se requieran. - Asegurar que sólo la versión vigente y aprobada de cada documento controlado es usada. - Mantener registros que muestren el historial de los documentos. - Proporcionar seguridad en el acceso a las versiones obsoletas del documento. QDoc le ayuda a cumplir esos requerimientos proporcionándole las herramientas para establecer, mantener y hacer cumplir éstos para todos sus documentos controlados. Además, QDoc es una poderosa base de datos que vincula el control de documentos con los documentos mismos. Cada documento registrado en QDoc tiene en forma automática un historial de revisiones, un procedimiento de aprobación incorporado, y una lista de distribución electrónica QDoc es un sistema completamente amigable que conserva los estándares de Windows XP, por lo que el usuario que haya tenido contacto con cualquier aplicación desarrollada sobre Windows XP como MS Excel, MS Word, etc., podrá aprender rápidamente el manejo de este programa. 3
Cómo usar este manual Este manual no está diseñado para ser leído de principio a fin, sino para proveerle de información rápida que usted necesita. Si usted opina que este objetivo no se cumplió, por favor háganoslo saber a través de su distribuidor o por correo electrónico a soporte@wilsoft-la.com. Estamos en la mejor disposición de ofrecerle el mejor servicio, por lo que gustosos analizaríamos cualquier recomendación que ayude a mejorar este producto. Independientemente que usted sea un usuario con experiencia en el QDoc, le sería de mucha utilidad echarle una hojeada al manual ya que esta nueva versión incluye modificaciones importantes a la anterior. Suposiciones Este manual supone que usted tiene los conocimientos básicos para el uso de Windows XP o versión posterior. Esto incluye el uso de menús, cajas de diálogo, el ratón, etc. Si usted no está familiarizado con estas operaciones vea su manual de Microsoft Windows XP o versión posterior. Antes de Iniciar Qué debe conocer antes de iniciar Este manual asume que usted domina las operaciones fundamentales del uso de una computadora cómo ejecutar aplicaciones, usar el ratón, mover y cerrar ventanas, etc. Si usted necesita ayuda para realizar estas tareas consulte su manual de sistema. Qué va a aprender Este manual lo introducirá a usted en el ambiente del QDoc y lo proveerá de una rápida apreciación global de las características más importantes del sistema. Si su pantalla se ve diferente QDoc puede ser usado con Windows XP o versión posterior. Dependiendo de cual versión de Windows usted esté usando, las imágenes de las cajas de diálogo, las ventanas y otras características del software que usted verá en este manual no coincidirán exactamente con lo que usted ve en la pantalla. No se preocupe, los contenidos de las cajas de diálogo y ventanas, así como los pasos para ejecutar cualquier operación en QDoc, son siempre los mismos independientemente de la versión de Windows que usted use. Iniciar y Salir Para iniciar, desde la barra de tareas seleccione Inicio > Programas > Wilsoft > QDoc 4
Al iniciar el programa aparece es una ventana que pide el nombre y la contraseña del usuario para mantener seguridad sobre los datos que controla el programa. QDoc sólo permite el acceso a usuarios registrados. Para que un nuevo usuario pueda usar el sistema debe pedir autorización al administrador o al usuario con derechos de configurar para que lo registre. Más adelante se explicará como se registran nuevos usuarios en la sección de Usuarios. Una vez que se selecciona el nombre y la contraseña correctos, el sistema muestra una ventana de recordatorio de los pendientes del usuario actual. El recordatorio incluye: - documentos por revisar - documentos por aprobar - documentos rechazados - vigencias vencidas - propuestas de cambios - confirmación de difusión de documentos Esta opción puede ser cancelada para próximos arranques del sistema en la misma pantalla del recordatorio. 5
Este recordatorio también lo puede encontrar como opción de menú en Utilerías, que se explicará más adelante. Para salir de QDoc seleccione Utilerías > Salir Funcionamiento de QDoc QDoc ha sido diseñado con el objetivo de cumplir con las normas de calidad más exigentes de una manera sencilla y ágil. Consulta de un documento La función principal de QDoc es la difusión de los documentos con niveles de seguridad y confidencialidad. La consulta de un documento se realiza haciendo doble clic sobre el documento en la pantalla principal del sistema. Los documentos se almacenan de forma encriptada en el servidor de manera que no se pueden abrir de otra manera que no sea a través de QDoc. QDoc garantiza que el usuario solamente podrá ver los documentos sobre los que tiene derecho de leer. Revisión y aprobación de un documento Cuando un documento se modifica se sube una nueva versión del documento que pasa a la ruta de aprobación. Es decir, QDoc lo envía a los revisores y al usuario de aprobación final. Al terminar la nueva versión queda publicada y visible para todos los usuarios con derecho de Leer sobre el documento. 6
Documento Ruta de aprobación Modificación No Aprobado? Si Documento visible QDoc permite usar dos métodos para revisar un documento; en paralelo o en serie. En la revisión en paralelo todos los revisores pueden revisar el documento al mismo tiempo, por lo que cuando un usuario, con derecho de modificar, sube una nueva versión de un documento, QDoc envía mensajes a todos los revisores a la vez. Una vez que todos hayan revisado se envía un mensaje al usuario que aprueba. El aprobador puede ver el resultado de cada una de las revisiones con sus comentarios. En este tipo de revisión el único que puede rechazar el documento es el usuario encargado de la aprobación final. Un revisor puede rechazar los cambios de un documento sin embargo QDoc no rechaza el cambio hasta que el usuario de aprobación final lo haga. Documento Revisión Revisión... Revisión Resultado Resultado Resultado Aprobación Resultado final 7
En la revisión en serie el documento es revisado por un revisor a la vez. Cuando un revisor termina su revisión pasa al siguiente y así continúa hasta que llega al usuario de aprobación final. En este método puede que el documento no llegue al usuario de aprobación final. Si un revisor rechaza una nueva versión de un documento se regresa el documento a quien lo modificó sin continuar al siguiente usuario en la ruta de aprobación. Documento Revisión Modificación Aceptado? No Si Revisión Aceptado? No... Si Revisión Aceptado? No Si Aprobación 8
Todos los mensajes de aviso se realizan a través de correo electrónico. Los revisores y el aprobador reciben estos mensajes de aviso cuando el documento espera por ellos. Una vez que se aprueba el documento se envían mensajes de aviso a los usuarios con derecho de leer sobre el documento, a los responsables de los documentos relacionados y a los usuarios responsables de copias físicas. Cada etapa de la ruta de aprobación cuenta con cierto tiempo (configurable) para realizar su tarea. Si alguna de estas actividades no se realiza en el tiempo configurado, se incluyen en un reporte de atrasos que QDoc genera diariamente y envía por correo electrónico a una dirección de correo configurable. Esta dirección puede ser la del gerente de calidad, del director o de alguna autoridad de la empresa interesada en conocer el funcionamiento del sistema de control de documentos. De esta manera la dirección está al tanto de cómo está funcionando su sistema de calidad. Por otra parte, los responsables de cada una de las tareas son advertidos del tiempo que tienen para ejecutarlas y son enterados de que la dirección de la empresa está al tanto de los atrasos que se generen. Un problema crítico en las empresas es que a muchas personas le proporcionan copia de procedimientos, instructivos, etc., pero no los leen. Simplemente lo guardan en una carpeta que luce muy bien como adorno. Con QDoc esto queda solucionado porque podemos saber en todo momento quien entró a leer cada documento y cuando. De esta manera, podemos asegurarnos de que los usuarios estén enterados de las nuevas modificaciones. Además, QDoc le exige a cada usuario que confirme de recibido la notificación de nuevo documento aprobado con la lectura del mismo. En este proceso el usuario confirma si entendió los cambios realizados. En caso de que no los haya entendido QDoc envía un mensaje al usuario que modificó el documento para que le explique. Ambiente de QDoc El ambiente de QDoc está diseñado de una manera muy sencilla con el objetivo de usted se concentre en sacar el máximo de provecho de la forma más fácil posible. El ambiente está basado en una barra de menú con una estructura simple que le permite realizar todas las operaciones en un orden lógico que será explicado en cada una de las secciones presentadas a lo largo de este manual y un explorador de documentos muy parecido al explorador de Windows. En la parte izquierda del explorador se muestra un árbol con los grupos y subgrupos de documentos. Se pueden tener tantos grupos y subgrupos como se quiera. Solamente los usuarios con derecho de configurar podrán crear nuevos grupos de documentos. Al hacer clic en un grupo, se muestran en la parte derecha, la lista con los documentos del grupo seleccionado. Si necesita cambiar de grupo un documento puede hacerlo arrastrando el documento y soltándolo en el grupo que desee. En esta lista un documento puede tener dos íconos: la estrella amarilla que significa que el usuario actual aún no ha consultado la última versión del documento, mientras que la hoja con la palomita significa que ya lo abrió en algún momento. 9
En la barra de herramientas se encuentran los botones de las opciones más usadas: - Recordatorio: Abre la ventana Recordatorio con los pendientes del usuario actual. - Usuarios: Abre la ventana para el registro de usuarios. - Favoritos: Muestra los documentos favoritos en el explorador. Es decir los documentos que el usuario ha elegido usar frecuentemente. - Propuestas: Abre la ventana de propuestas del usuario actual. - Filtrar: Abre la ventana de Filtro para diseñar consultas sobre los documentos. - Buscar: Permite buscar documentos de manera rápida. Por ejemplo, si se requieren ver los documentos de control, entonces se da clic en el botón Buscar, se teclea la palabra Control, se da clic en aceptar; y automáticamente muestra los documentos que coinciden con el criterio. - Nuevo: Permite registrar un nuevo documento con sus propiedades. Utilerías Recordatorio Al iniciar QDoc se muestra la pantalla de Recordatorio con los pendientes del usuario actual. Esta misma opción se puede acceder desde el menú Utilerías/ Recordatorio de la pantalla principal. - Documentos por revisar: Se muestra cuando el usuario actual tiene la función de Revisión en la ruta de aprobación de un documento. Una vez que el usuario revisa el documento y lo acepta/ rechaza, el documento se quita de los pendientes, continuando con el siguiente paso en la ruta. En caso de que la revisión sea en serie, QDoc avisa al usuario que sigue en la ruta si fue aceptado el documento o avisa al usuario que modificó el documento si se rechaza el cambio. En caso de que la revisión sea en paralelo, QDoc espera a que todos los revisores revisen y luego envía un mensaje al usuario de aprobación final con los comentarios habilitados de todos los revisores. Si el usuario rechaza la nueva versión debe alimentar en el campo Comentario una explicación de por qué lo rechazó. 10
- Documentos por aprobar: Se muestra cuando el usuario actual tiene la función de aprobación final en la ruta de aprobación de un documento. Si el usuario acepta el documento, QDoc envía mensajes de aviso a todos los usuarios con derecho de leer, para que se enteren de que ya se aprobó la nueva versión del documento. En caso de que se rechace el documento, QDoc envía un mensaje al autor de los cambios. Al igual que en la revisión se debe alimentar el campo Comentario en caso de que se rechace la nueva versión del documento. 11
- Documentos rechazados: Se muestra cuando el usuario actual es autor de una nueva versión de un documento que han sido rechazada. En este caso el usuario debe corregir el documento generando una copia en disco duro y subirlo nuevamente haciendo clic en el botón Subir. Con esto se envía nuevamente el documento a revisión comenzando el ciclo nuevamente. - Vigencias vencidas: Muestra una lista con los documentos donde se ha vencido la fecha de vigencia. Solamente se muestran los documentos donde el usuario actual es el responsable. El responsable puede abrir el documento haciendo clic en el botón Abrir, para verificar si el contenido del documento sigue siendo vigente o si necesita modificación. En caso de que le realice algún cambio puede subir la nueva versión desde esta misma pantalla haciendo clic en el botón Subir y seleccionando la copia modificada del documento. En caso de que el contenido del documento siga siendo vigente puede hacer clic en el botón Renovar para renovar la vigencia del documento. 12
- Propuestas: Muestra las propuestas de cambio que se han realizado a los documentos donde el usuario actual es el responsable. El usuario puede consultar las propuestas y responderlas. Mientras no le de una respuesta a la propuesta, ésta seguirá apareciendo cada vez que entre a QDOC. En caso de que decida implementar una propuesta de cambio, puede abrir el documento, modificarlo, guardar una copia en su computadora y subirla haciendo clic en el botón Subir. 13
- Difusión: Se muestra cuando el usuario actual debe confirmar de recibido la nueva versión del documento. Al confirmar el usuario cuenta con 2 opciones: La primera (Entendí perfectamente los cambios) envía un mensaje al autor de los cambios con copia al Administrador de que ya consultó el documento y que lo entendió perfectamente. En la segunda (No entendí los cambios) QDOC envía un mensaje al autor con copia al administrador y a todos los involucrados en el proceso de revisión, informando de que no entendió los cambios por lo que necesita de la asistencia del autor para su mejor comprensión. Ésta pestaña puede no aparecer dependiendo de la configuración de QDoc Ver adelante Configuración. 14
Cómo revisar un documento En el recordatorio el usuario que tenga pendiente la revisión de un documento puede abrir el documento haciendo clic en el botón abrir, habiendo seleccionado previamente el documento en la lista correspondiente. Para consultar los cambios que se le hicieron al documento puede hacer clic en el botón Cambios. Con esta opción el revisor no necesita leer todo el documento sino los lugares del documento donde se realizaron cambios. Además el revisor puede consultar los comentarios registrados de los revisores que le precedieron, haciendo clic en el botón Comentarios. Los procesos de Revisión y Aprobación de una nueva versión de un documento son muy similares. Básicamente el usuario consulta los cambios y comentarios registrados y abre el documento para su revisión, Finalmente acepta o rechaza la nueva versión. Cuando un documento es rechazado en el proceso de revisión/aprobación se habilita el botón Subir al usuario autor de los cambios. Este botón le permite subir el documento corregido para que se pase nuevamente al proceso de revisión. En este caso también se habilitan el resto de los botones para que se pueda revisar el documento. Una parte importante del control de documentos se refiere a la difusión. Cuando se aprueba una nueva versión de un documento, QDoc envía un mensaje de aviso a todos los usuarios con derecho de lectura sobre el documento. Estos usuarios deben confirmar de recibido en el recordatorio por lo que deben abrir el documento para revisar la nueva versión. La confirmación de lectura se envía en automático por correo electrónico a los usuarios con derecho de configurar. 15
Usuarios Se puede acceder a la lista de usuarios registrados desde el menú Utilerías/ Usuarios o haciendo clic en el botón Usuarios de la barra de herramientas de la pantalla principal. Más adelante en Uso de la tabla se explica como se usan cada uno de los botones de esta pantalla. De cada usuario se debe registrar Nombre, Contraseña y correo electrónico. Se debe seleccionar el configurar solamente para aquellos usuarios que vayan a configurar el sistema, que le va a permitir a ese usuario, registrar nuevos usuarios con sus derechos, registrar nuevos grupos y tipos de documentos y en general configurar todo el sistema. Al usuario Administrador no se le podrá quitar el derecho de configurar. Este usuario no podrá ser eliminado del sistema y tiene derecho a todo. Se recomienda que la persona encargada del control de documentos posea cambie la contraseña del Administrador, de manera que solamente ella la conozca. Después de crear o editar un usuario es necesario hacer clic en el botón Grabar para que se graben los cambios. La pestaña de campos personalizados permite alimentar información personalizada sobre el usuario. Los campos personalizados se configuran en la opción de menú Utilerías/ Campos personalizados/ de usuarios. 16
Contraseña Esta opción de menú le permite al usuario actual cambiar su contraseña de inicio de sesión. Tipos de documentos QDoc permite al usuario hacer su propia clasificación de documentos en tipos, aunque por defecto el sistema presenta la clasificación de ISO 9000. Cómo agregar un nuevo tipo de documento 1. Escriba el nombre del tipo de documento en la caja de texto Tipo de documento. 2. Haga clic en el botón Agregar. Cómo eliminar un tipo de documento del sistema 1. Haga clic en el tipo de documento a eliminar. 2. Haga clic en el botón Eliminar Favoritos Es muy común en las empresas que haya personas que aunque tengan derecho de leer muchos documentos sólo necesiten consultar uno o dos documentos en su trabajo diario. Para esto QDoc cuenta con la opción de Favoritos. En esta opción el usuario define cuál documento quiere ver de manera rápida. Una vez definido esto, cada vez que entre al sistema puede ir directamente a Favoritos y ver su documento directamente, sin necesidad de pasar por los demás. Cómo añadir un documento a la lista de documentos favoritos 1. En la pantalla Principal de QDoc seleccione el documento. 2. Haga clic derecho en el documento que se quiere añadir a Favoritos. 17
3. Seleccione la opción de menú Agregar a Favoritos. Cómo quitar un documento de la lista de documentos favoritos 1. En la pantalla de Favoritos, haga clic derecho en el documento que se quiere quitar. 2. Haga clic en el botón Quitar de Favoritos. Cómo abrir un documento de la lista de documentos favoritos. Para ver los documentos favoritos, haga clic en el botón Favoritos de la pantalla principal. Otra manera de ver los documentos favoritos es seleccionando en el menú Utilerías la opción Favoritos Configuración Para acceder a las Opciones de configuración de QDoc, debe hacer clic en el menú Utilerías/Configuración. Esta pantalla contiene 5 pestañas: Tiempos y comportamiento, Correo electrónico, Conexión a datos, Seguridad y Mantenimiento. Tiempos y Comportamiento En esta pestaña se establece el tipo de revisión. En la revisión en paralelo todos los revisores pueden revisar a la vez el documento y todos los comentarios pasan al usuario de aprobación final aunque hayan sido negativos. En este método el usuario de aprobación final es el único que puede rechazar una nueva versión del documento. En la revisión en serie el documento pasa de revisor en revisor hasta que llega al usuario de aprobación final, pero si un revisor rechaza el documento se regresa al autor de la nueva versión y no pasa a los siguientes usuarios en la ruta. Si los documentos de difusión llegan a ser muchos y no desea que le aparezcan constantemente puede poner la opción No en mostrar difusión. Aquí también se configuran los tiempos que tienen los responsables de las acciones del control de documentos para revisar un documento modificado, aprobar un documento revisado, revisar un documento no vigente y revisar un documento rechazado. Si el responsable de una acción no cumple en tiempo, QDoc le envía un mensaje con los días que lleva de atraso en el cumplimiento de su tarea. Además, una vez al día envía un mensaje resumen con todos los atrasos que hay una dirección de correo que se configura en la pestaña Correo electrónico. Si usted cuenta con Wilsoft QDocWeb en ésta pantalla puede configurar su dirección. En la opción de Aplicación para abrir documentos de QDocWeb puede eligir - Wilsoft Viewer si desea que sus archivos de Office o PDF estén protegidos - Descargar si desea que cualquier usuario pueda bajar una copia de los documentos 18
QDOC permite operar de 3 formas diferentes cuando un documento se encuentra en revisión y un usuario quiere acceder al mismo. 1- No permite ver el documento, 2- Permite ver el documento antes de ser modificado, es decir la última versión aprobada del documento y 3- Permite ver el documento modificado, aunque aún no ha sido aprobado Correo electrónico En la pestaña Correo electrónico se establece - Uso de correo electrónico: indica si se va a usar el correo electrónico para el envío de mensajes de aviso. - Mostrar mensajes: indica si al enviar un mensaje por correo electrónico se muestra en pantalla el contenido del mensaje. - Editar mensaje: indica si QDoc permite que el usuario actual modifique el contenido del mensaje antes de enviar el correo electrónico. - Correo que recibe el reporte: Dirección de correo que recibe el reporte resumen con todos los atrasos en el control de documentos. - Servidor de correo saliente: Especifica el servidor de protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) para los mensajes salientes. Puede obtener esta información del proveedor de servicios de Internet (ISP) o del administrador de la red de área local (LAN). - Nombre de cuenta: Nombre de la cuenta de correo de donde salen los avisos de QDoc. - Contraseña: Proporciona un espacio para que escriba la contraseña que se haya asignado a la cuenta. Por motivos de seguridad en este espacio no aparecen los caracteres reales, sino que en su lugar se representan con asteriscos (*) 19
Conexión a datos Aquí se define la forma en que QDoc se conecta a la base de datos principal y que servidor de base de datos se va a usar. QDoc puede trabajar con 2 tipos de bases de datos: Microsoft Jet Engine y SQL Server. En el caso de Microsoft Jet Engine, Wilsoft entrega al cliente el manejador de base de datos de forma gratuita y no es necesario instalar nada en el servidor. En el caso de usar SQL Server, es necesario que el cliente adquiera la versión 2000 o superior de SQL Server y que la instale en el servidor. 20
Para la conexión a la base de datos se debe especificar: Tipo de conexión: Establece el nombre del controlador del origen de datos: Microsoft Jet Engine o SQL Server. Por defecto se usa Microsoft Jet Engine. Servidor: Nombre del servidor donde se encuentra la base de datos. Se habilita para el SQl Server exclusivamente. Carpeta de la base de datos: Indica la carpeta donde se encuentra la base de datos de QDOC. Se habilita para Microsoft Jet Engine solamente. Por defecto se usa la carpeta donde quedó instalado QDOC. Para que varios usuarios compartan la misma información a la vez se debe copiar en una carpeta compartida del servidor el archivo Qdoc.wdb y en cada computadora donde se encuentre instalado QDoc se debe configurar la carpeta de la base de datos, tecleando la carpeta compartida del servidor o buscándola con el botón examinador o browser. Base de datos: Nombre de la base de datos de QDOC. Se habilita para SQl Server solamente. Por defecto se pone QDoc. Usuario: Nombre de usuario para entrar a la base de datos de SQL Server. Contraseña: Contraseña para entrar a la base de datos de SQL Server. Carpeta de documentos: Carpeta donde se almacenan los archivos con los documentos. Por defecto se usa la carpeta donde quedó instalado QDOC. Se debe usar una carpeta compartida en el servidor. Plantillas Prediseñadas Esta opción debe estar marcada si desea que los reportes de QDoc se realicen mediante las plantillas que por defecto vienen en la instalación, de lo contrario cada que solicite un reporte se abrirá un cuadro de dialogo para que elija la ubicación de la plantilla deseada para su reporte. Cómo importar lista de usuarios QDOC permite importar la lista de usuarios desde el Directorio Activo o desde una hoja de Excel. Para esto se hace clic en el botón Importar usuarios. En caso de que la importación de usuarios se realice desde un libro de Excel, es necesario definir dentro del libro la tabla que contiene la lista de usuarios. Puede hacer esto dentro de Excel 1- Seleccione el área que contiene la lista de usuarios 2- Haga clic en Insertar/ Nombre/ Definir 3- Asignar un nombre a la tabla. 21
Para importar la lista de usuarios desde Excel, en QDOC debe especificar: - Archivo: Dirección del archivo de Excel que contiene la tabla de usuarios. - Nombre de la tabla que contiene los datos del usuario: Nombre de la tabla que fue definida en Excel. - Nombre de la columna que contiene los nombres de los usuarios: - Nombre de la columna que contiene las contraseñas de los usuarios - Nombre de la columna que contiene los correos electrónicos de los usuarios Ninguno de estos campos debe quedar en blanco. Seguridad Para una mejor protección a sus documentos y cuentas de usuario usted puede configurar en la pestaña seguridad los siguientes datos: -Habilitar eliminación de usuario: Si desea evitar una eliminación de usuarios accidentalmente, puede seleccionar ésta opción -Tiempo de inactividad para cerrar sesión: El programa se cierra después de cierto tiempo de inactividad por si acaso usted tuvo alguna otra ocupación y ya no tuvo tiempo de cerrar el programa o si olvidó hacerlo. -Cantidad de caracteres mínima para la contraseña: Si usted como administrador desea que las contraseñas sean más seguras puede aumentar la cantidad de caracteres para forzar a sus usuarios a configurar contraseñas más largas. -Cantidad de intentos fallidos para ingresar al sistema: Para evitar que una persona ajena a la aplicación intente ingresar al programa sin los permisos de una cuenta de usuario asignada, se puede configurar la cantidad de intentos fallidos para ingresar al sistema. De éste modo cada que un usuario falle la cantidad de veces configurada aquí, la cuenta de usuario se bloqueará, se le mandará un correo al administrador y solo éste tendrá derecho de volver a activarla. -Cantidad de contraseñas no reutilizables: Es la cantidad mínima de contraseñas diferentes que puede utilizar un usuario en el tiempo de vida de uso del software. -Cantidad de días que dura la contraseña: Una vez transcurrido el tiempo configurado aquí, el sistema le pedirá al usuario que configure una nueva contraseña a su cuenta. -El usuario nuevo debe cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesión: Esta opción se selecciona para que el usuario recién ingresado pueda configurar su propia contraseña sin tener que contactarse con el administrador del programa. -La contraseña nunca caduca: Seleccione esta opción si dentro de las políticas de su negocio no aplica cambiarles las contraseñas a sus programas o solo porque así lo desee. 22
Mantenimiento En la pestaña Mantenimiento se puede eliminar información que ya no se use de la base de datos. Se puede eliminar información de los accesos a documentos, registros de cambios, registros de revisiones, registros de versiones obsoletas, así como registros de documentos eliminados. Para eliminar registros se seleccionan las opciones correspondientes, el período que se quiere eliminar y se hace clic en el botón Eliminar. 23
Campos personalizados Los campos personalizados permiten adecuar QDOC a las necesidades específicas de cada cliente. Estos campos se agregan a la base de datos permitiendo después alimentar información extra, emitir reportes, gráficas y filtrar información que no se encontraba originalmente en el sistema. Se pueden agregar campos personalizados a las tablas Usuarios y Documentos. Cambio de usuario Haciendo clic en la opción de cambio de usuario el programa se reinicia y aparece de nuevo la pantalla de inicio de sesión. Control de cambios El control de cambios es muy importante en el control de documentos. Los cambios deben ser registrados cada vez que se sube una nueva versión para que los revisores y los usuarios que vayan a consultar el documento no tengan que leer todo el documento sino solamente la parte modificada o nueva. Para que el usuario actual registre los cambios que ha realizado en un documento debe hacer clic en la opción de menú Control de cambios / Cambios del usuario actual. Para registrar un cambio: 1. Haga clic en el botón Nuevo. 2. Registre el cambio llenando los campos de: Documento, Versión, Punto de cambio, Descripción y Fecha. 24
3. Haga clic en el botón Grabar. Para ver una tabla con todos los cambios realizados por todos los usuarios en todos los documentos se hace clic en la opción de menú Control de cambios / Todos los cambios. En esta opción se pueden realizar consultas con la opción de Filtrar. Para ver las posibilidades de esta opción consulte las opciones de Filtrado más adelante. Propuestas Es muy común en las empresas que usuarios que no tienen permiso a modificar cierto documento, pero que trabajan con el mismo, tengan recomendaciones o propuestas de cambio para este documento. En esta opción de menú, el usuario puede registrar propuestas de cambio. Para ello debe hacer clic en Control de cambios / Propuestas del usuario actual. 1. Haga clic en el botón Nuevo. 2. Registre el cambio llenando los campos de: Documento, Versión, Punto de cambio, Descripción y Fecha. 3. Haga clic en el botón Grabar. El usuario actual puede ver las propuestas de cambio que han hecho otros usuarios en documentos bajo su responsabilidad. En esta opción el usuario debe responder a la propuesta haciendo clic en la pestaña propuesta de la pantalla Editar propuesta. Para ello debe hacer clic en Control de cambios / Propuestas de otros usuarios. Para ver una tabla con todas las propuestas realizadas a todos los documentos se hace clic en Control de cambios / Todas las propuestas. Al igual que en todos los cambios, aquí se pueden hacer consultas de las propuestas realizadas con la opción de Filtrar. Grupos de documentos QDoc permite agrupar los documentos con el objetivo de facilitar la asignación de derechos de los usuarios sobre los documentos. También este agrupamiento se utiliza en la creación de rutas de aprobación. En la parte izquierda de la pantalla principal se muestra una estructura de árbol con los grupos de documentos. Dentro de cada grupo se encuentran los subgrupos del grupo seleccionado. QDoc permite definir tantos subgrupos en profundidad como sea necesario. Para crear un grupo nuevo se hace clic derecho sobre el árbol y se selecciona la opción de menú Nuevo. Para modificar o editar las propiedades de un grupo se hace clic sobre derecho sobre el grupo y se selecciona Propiedades. Para eliminar o dar de baja a un grupo de documento se hace clic derecho sobre el grupo y se selecciona la opción Eliminar. Pero sólo el usuario con derecho de configurar puede hacer esta operación, para esto QDoc inhibe el botón Eliminar si el usuario actual no tiene derecho de eliminar el grupo de documentos. Al eliminar un grupo QDoc pregunta si el usuario desea eliminar los documentos del grupo o si desea transferirlos a otro grupo. En caso de que se seleccione la opción de eliminar los documentos, los documentos pasan al grupo Documentos eliminados. A este grupo solamente tienen acceso los usuarios con derecho de configurar. Propiedades del grupo La pestaña General contiene el nombre del grupo y una descripción breve de los documentos que pertenecen al mismo. 25
La ruta de aprobación indica quienes son los revisores y el usuario que aprueba los documentos del grupo. Es el camino que sigue el documento cuando se modifica, es decir, quienes son las personas que deben revisar los documentos y quien debe dar la aprobación final del mismo. QDOC puede trabajar con 2 esquemas de revisión: En serie o En paralelo que fueron explicados más arriba en la sección de Configuración. Cómo definir la ruta de un grupo de documentos 1. Haga clic en el usuario. 2. Seleccione Revisión o Aprobación final según corresponda la función del usuario. 3. Haga clic en el botón A la Ruta 4. Haga clic en el botón Grabar. Cómo quitar un usuario de la ruta de aprobación 1. Haga clic en el usuario que se desea eliminar de la ruta. 2. Haga clic en el botón Quitar de la ruta. 3. Haga clic en el botón Grabar. En la pestaña Derechos se establecen los derechos que los usuarios registrados tienen sobre los documentos del grupo. - Leer: Permite que el usuario vea los documentos del grupo. Un usuario que no tenga derecho de leer sobre un grupo no se va a enterar que existen los documentos de ese grupo. - Modificar: Permite al usuario hacer cambios o subir nuevas versiones de los documentos del grupo. - Imprimir: Permite al usuario imprimir copias del documento. - Eliminar: Permite al usuario eliminar documentos del grupo. - Acceso a obsoletos: Permite al usuario consultar versiones anteriores de los documentos del grupo. - Modificar ruta: Permite al usuario cambiar la ruta de aprobación de los documentos del grupo en las propiedades del documento. 26
Documentos La función principal del QDoc es llevar un buen control de los documentos. Esto incluye la ruta de aprobación de los documentos, los documentos obsoletos, control de acceso a los documentos, etc. Para registrar un nuevo documento, en la pantalla principal se hace clic en el botón Nuevo, se llenan las propiedades del documento y se hace clic en Grabar. Para editar las propiedades del documento, en la parte derecha de la pantalla principal se hace clic derecho y luego se hace clic en la opción Propiedades. Propiedades del documento La pestaña General contiene la información general del documento: - Nombre: Nombre del documento. - Código: Código asignado al documento. - Requisito: Requisito de la norma con el que está relacionado el documento. - Descripción: Descripción o comentario sobre el documento. - Responsable: Persona responsable del documento. Debe estar dada de alta en el sistema. - Tipo: Tipo de documento. - Grupo: Grupo al que pertenece. - Estado: Estado actual en que se encuentra el documento (Aprobado, En edición, En revisión, Por aprobar o Rechazado). - Creado: Fecha de creación del documento. - Versión: Versión actual del documento. Este campo se actualiza en automático. No se debe modificar una vez que hayan realizado aprobaciones del documento. - Última revisión: Fecha de la última revisión. - Vigencia hasta: Fecha en la que vence la vigencia del documento. 27
Cómo relacionar un documento con otros Para facilitar la búsqueda de documentos, QDoc le permite relacionar documentos entre sí, de manera que el usuario puede ir directamente a los documentos que están relacionados con el actual de una manera rápida y sencilla. Otra utilidad importante de esta opción de QDoc radica en que cuando se aprueba la modificación de un documento, automáticamente se envía mensajes a los responsables de los documentos relacionados con el modificado. Así que los responsables de esos documentos se enteran del cambio y pueden consultar si la modificación afecta a su documento. 28
Para relacionar documentos con el actual se hace clic en la pestaña Documentos relacionados y se pasan documentos de la lista de todos los documentos hacia la derecha. Para quitar un documento de la lista de documentos relacionados se selecciona en la lista de los documentos relacionados y se hace clic en el botón que indica hacia la izquierda. Cómo modificar la ruta de aprobación de un documento individual En la pestaña Ruta de aprobación del documento el usuario con derecho puede modificar la ruta de aprobación del documento actual de la misma forma como se realiza la asignación de ruta para un grupo de documentos. 1. Haga clic en la pestaña Ruta de aprobación. 2. Haga clic en el usuario que va a tener la función de revisión dentro de la ruta, es decir, quien va a revisar el documento. 3. Haga clic en la opción Revisión. 4. Haga clic en el botón A la ruta, los documentos pueden ser revisados por varias personas, repita los pasos 2, 3 y 4 por cada revisor. 5. Haga clic en el usuario que va a tener la función de aprobación final dentro de la ruta, es decir, quien va a aprobar finalmente los cambios al documento. 6. Haga clic en la opción Aprobación final. 7. Haga clic en A la ruta. 8. Haga clic en Grabar. Nota: para que la ruta de aprobación sea igual al resto de los documentos del mismo grupo, haga clic en el botón Ruta del grupo. Copias físicas La pestaña de copias físicas permite llevar un control de las copias físicas del documento, quien es el responsable y donde se encuentra. Esta opción se usa fundamentalmente cuando el usuario final no tiene acceso a una computadora donde pueda consultar los documentos de forma electrónica. 29
Cada copia física del documento presenta un icono en la lista. El icono estrella significa que el responsable de la copia física aun no tiene la copia en sus manos. Cuando se confirme que la copia llegó a sus manos se debe actualizar haciendo clic sobre la copia en cuestión y en automático se cambia al ángulo de aceptación. Cuando se aprueba una versión del documento, QDoc pone como iconos la estrellita en todas las copias físicas de ese documento por lo que es responsabilidad del administrador del sistema actualizar esta pantalla después de entregar las copias físicas a los responsables. Para agregar una copia física 1.-Haga clic en la pestaña Copias físicas 2.-Llene el campo de responsable (Nombre del responsable de la copia) y localización (Lugar en donde se encuentra la copia físicamente) 3.-Haga clic en el botón con la flecha dirigida a la derecha Para eliminar una copia física 1.-Haga clic en la pestaña Copias físicas 2.-Seleccione la copia deseada en la lista de copias físicas 3.-Presione el botón con la flecha dirigida a la izquierda Para imprimir el formato de distribución de copia física 1.-Haga clic en la pestaña Reporte de las copias físicas del documento 2.-Presione el botón con la imagen de una impresora Cómo abrir un documento Se puede abrir un documento desde la pantalla principal haciendo doble clic sobre el documento o clic derecho y seleccionando la opción Abrir. 30
Si el usuario tiene derecho de modificar, QDOC le va a permitir hacer cambios en el contenido del documento, usar las combinaciones de teclas para copiar y pegar y guardar una copia del documento. Es importante que se registren los cambios realizados al documento para que los usuarios que revisen el documento tengan una guía y no sea necesario leer todo el contenido. Para ello: 1- Haga clic en el menú Archivo/Cambios 2- Haga clic en el botón Nuevo 3- Alimente el punto del documento donde se realizó el cambio y una descripción breve del mismo. 4- Haga clic en Grabar Por cada cambio realizado debe repetir los pasos 2-4 Si el usuario tiene derecho de imprimir sobre el documento, puede imprimirlo con la opción de menú Archivo/ Imprimir. Cómo eliminar un documento 1. Haga clic derecho sobre el documento. 2. Seleccione la opción de menú Eliminar. Solamente los usuarios con derecho de Eliminar podrán usar esta opción. Cuando se elimina un documento se pasa al grupo de Documentos eliminados y ahí permanece hasta que el Administrador o un usuario con derecho de configurar lo eliminan definitivamente del sistema. Para recuperar un documento del grupo de Documentos eliminados se editan las propiedades y se selecciona el grupo donde debe aparecer el documento. Si se elimina el documento del grupo de Documentos eliminados no se puede recuperar por lo que se debe usar esta opción con mucho cuidado. Cómo subir una nueva versión de un documento Los usuarios con derecho de modificar pueden subir nuevas versiones de un documento. Esta es la forma más común de modificar un documento: crear una copia en disco duro, modificarla con la aplicación que se creó el documento y subirla a QDoc para su revisión y aprobación. 1. Haga clic derecho sobre el documento. 2. Seleccione la opción de menú Subir. 3. Busque el archivo en el disco duro. 4. Haga clic en Abrir. El usuario Administrador tiene la opción de subir la nueva versión del documento como documento aprobado o como documento que va a pasar a revisión. Cuando se sube un documento aprobado no pasa por la ruta de aprobación sino que queda automáticamente aprobado y visible para todos los usuarios con derecho a leerlo. En este caso el documento anterior pasa a ser un documento obsoleto y QDoc mantiene el control sobre el acceso al mismo. El resto de los usuarios no va a tener esta opción, es decir, el documento siempre pasaría a revisión. Cuando se sube un documento que va a pasar a revisión QDoc envía un mensaje a los usuarios encargados de revisar el documento. Una vez que estos los revisan QDoc envía otro mensaje al usuario encargado de la aprobación final. Cuando este último aprueba el nuevo documento le asigna una fecha de vigencia y el documento queda automáticamente visible para todos los usuarios con derecho a leer. 31
Cómo ver las propuestas 1. Haga clic derecho sobre el documento. 2. Seleccione la opción de menú Propuestas. Si desea agregar una propuesta de cambio al documento 1. Haga clic en el botón Nuevo. 2. Alimente los campos Punto de cambio y Descripción. 3. Haga clic en Grabar. Cómo agregar un documento a favoritos 1. Haga clic derecho sobre el documento. 2. Seleccione la opción de menú Favoritos. Usted puede agregar a la lista de documentos favoritos los documentos que comúnmente consulta de manera que pueda tener un acceso más rápido a estos documentos, haciendo clic en el botón Favoritos. Cómo ver el historial de revisiones de un documento QDOC conserva cada registro de revisión y aprobación por la que pasa el documento, para ver el reporte con el historial 1. Haga clic derecho sobre el documento. 2. Seleccione la opción de menú Revisiones. Cómo ver el historial de accesos a un documento QDOC conserva cada registro de acceso a los documentos por parte de cada uno de los usuarios, para ver el reporte con el historial 1. Haga clic derecho sobre el documento. 2. Seleccione la opción de menú Accesos. Cómo ver las versiones obsoletas de un documento 1. Haga clic derecho sobre el documento. 2. Seleccione la opción de menú Obsoletos. Cómo deshacer los últimos cambios 1. Haga clic derecho sobre el documento. 2. Seleccione la opción Deshacer últimos cambios. Si el documento se encontraba en ruta de aprobación, regresa a su estado anterior y se eliminan las revisiones que se hayan efectuado del mismo así como los registros de cambios. En caso de que el documento se encontrara aprobado regresa a la versión anterior y se eliminan los cambios y las revisiones registradas. Esta opción solamente podrá ser utilizada por el Administrador. 32
Reportes Los reportes en QDOC se emiten en formato HTML. Lo cual le permite al usuario adaptarlo a sus necesidades. Las plantillas para los reportes son los archivos con extensión.htm que se instalan en la carpeta de QDOC, por lo general C:\Archivos de programa \ Wilsoft \ QDOC \. Estos archivos se pueden modificar con alguna aplicación que permita editar archivos HTML como MS Front Page, Notepad, etc. Se recomienda que el usuario que modifique estos archivos tenga conocimientos del lenguaje HTML, ya que un cambio incorrecto puede dejar inutilizable un reporte. Para modificar la plantilla de un reporte se debe tener en cuenta la estructura en que están diseñadas. Los símbolos /*... */ indican el inicio de sección del reporte. Estos símbolos no se deben eliminar de la plantilla. Las plantillas están formadas por las secciones: - Encabezado: Encabezado del reporte. - Grupo: Indica la forma en que se agrupan los registros. - Detalles: Forma en que se muestran los registros. Pueden ser en forma de tabla, estándar o una combinación de las dos. - Resumen: Sección donde se resumen los datos de las columnas, Aquí se utilizan las funciones Cuenta, Mínimo, Máximo, Suma y Promedio para resumir la información de los campos del reporte. - Pie de página: Pie de página del reporte. Los nombres de los campos deben escribirse siempre entre corchetes. Éstos serán sustituidos por el valor del campo en el registro actual. En la sección detalles se repetirá un valor de campo por cada registro. Los tipos de letra, colores imágenes y logotipos pueden ser modificados libremente. Una vez que se modifique una plantilla los reportes de QDOC saldrán modificados según el cambio diseñado en la plantilla. Los reportes se pueden Guardar como un archivo HTML, enviar por correo electrónico y/ o imprimir. Lista maestra Este reporte es una lista maestra de todos los documentos registrados en QDOC. Lista de distribución electrónica Por cada documento muestra cuales son los usuarios que tienen derecho de leer el documento. Esto es equivalente a decir quienes son los que tienen copias controladas de los documentos. 33
Lista de distribución de copias físicas Muestra la lista de distribución de copias físicas o impresiones de los documentos. Documentos agrupados por tipo Muestra los documentos agrupados por tipo de documento. Documentos agrupados por estado Muestra los documentos agrupados por Estado. Documentos por vencer Muestra los documentos cuya fecha de vigencia se encuentre entre las fechas que usted ingrese. Rutas de aprobación Muestra la ruta de aprobación de cada documento. Documentos en revisión Muestra los documentos que se encuentran en la ruta de aprobación esperando por alguna acción. Mis documentos Muestra los documentos que se encuentran bajo la responsabilidad del usuario actual. Documentos relacionados con los míos Muestra los documentos que tienen relación con los documentos donde el responsable es el usuario actual del sistema. Atrasos en revisión Muestran los atrasos en las revisiones de los documentos. Atrasos en aprobación Muestran los atrasos en las aprobaciones de los documentos. Acceso a documentos Muestra un listado de los documentos a los que se ha tenido acceso, en este reporte se muestra la versión, el usuario y la fecha en que se abrió un determinado documento. Estado de consulta Agrupa por documento el estado de consulta de los mismos. Es decir muestra quien ha consultado y quien no la última versión de cada documento. 34
Rastreo del sistema Esta opción permite ver todos los registros de las acciones realizadas por los usuarios dentro del sistema, de esta información se puede obtener consultas a través del generador de filtro. Personalizados Para agregar un reporte personalizado, es necesario que se contacte con su distribuidor. Uso de la tabla de registros En varias pantallas de los productos Wilsoft se accede a los registros en forma de tabla. En esta pantalla se puede realizar varias operaciones con la información registrada, como crear un nuevo registro, editar, eliminar y filtrar. Cómo crear un nuevo registro 1. Haciendo clic en el botón Nuevo 2. Al abrirse la pantalla correspondiente solicitando los datos para crear el nuevo registro que se desea dar de alta, se agregan los datos correspondientes 3. Se da clic en el botón Grabar Cómo modificar un registro 1. Haga clic en el botón Editar 2. Al abrirse la pantalla correspondiente, modifique la información deseada 3. Haga clic en el botón Grabar Cómo eliminar un registro Haciendo clic en el botón Eliminar se elimina el registro de la base de datos. Es importante destacar que al eliminar un registro no se puede recuperar, por lo que esta opción se debe usar con cuidado. Cómo filtrar la información de la tabla Haciendo clic en el botón Filtrar se puede filtrar la información accediendo al generador de filtro. Para ver en detalles la forma en que funciona este generador consulte Uso del generador de filtro más adelante. 35