Ofertas y Presupuestos

Ofertas y Presupuestos Esta opción de trabajo permite acceder a la lista de Ofertas y Presupuestos existentes en la actividad CRM. El Sistema visualiza la siguiente pantalla El Sistema permite también a través de esta opción de trabajo Añadir, Editar y Suprimir Tareas relacionadas con las Empresas. En la parte superior de la pantalla el usuario puede seleccionar un Comercial, una Empresa, una Campaña y un Periodo de tiempo. Asimismo en la parte inferior de la misma, el usuario puede seleccionar las siguientes funcionalidades: Función Aceptar Esta función se utilizará después de teclear el texto del Asunto parcial o completo de la Oferta a localizar. El Sistema situará el inicio de la lista a partir de la información tecleada. Función Buscar Esta función se utilizará después de teclear el texto del Asunto parcial o completo de la Oferta a localizar. El Sistema buscará las ofertas que contengan en el asunto los valores del texto tecleados. Función Imprimir Lista Esta función se utilizará cuando sea necesario obtener un listado de la Lista de ofertas que se están visualizando en la pantalla. 20

Función Imprimir Oferta Esta función se utilizará cuando sea necesario imprimir una Oferta seleccionada de la lista. Función E-mail Oferta Esta función deberemos utilizarla para enviar por e-mail una oferta seleccionada de la lista. Función Oferta PDF Esta función deberemos utilizarla para visualizar una oferta seleccionada en la lista en formato PDF Función Añadir Esta función deberemos utilizarla cuando sea necesario añadir una nueva Oferta a la lista. Función Actualizar Esta función deberemos utilizarla para consultar o modificar una oferta seleccionada de la lista. Función Suprimir Esta función deberemos utilizarla para suprimir una oferta seleccionada de la lista. Función Traspaso Servicios Esta función deberemos utilizarla para traspasar una oferta Aceptada y seleccionada de la lista al Sistema de Servicios 21

Para crear una oferta el Sistema presentará la siguiente pantalla. Indicaremos la siguiente información Empresa Seleccionaremos la empresa destinataria de la oferta Comercial Se indicará el Comercial que proceda. Campaña Este dato es opcional. Si la Oferta está relacionada con una Campaña se indicará la que proceda. De no hacerlo, no será posible conocer los Ingresos obtenidos en las campañas. Contacto Indicaremos la persona de la Empresa destinataria de la oferta. Idioma Por omisión el Sistema asigna el idioma que tenga indicado la Empresa. 22

Fecha Por omisión el Sistema asigna la fecha del día actual. Situación Por omisión el estado de la oferta es Pendiente Asunto A la derecha de este dato el Sistema facilita un botón de lista. Esta opción permite asociar una plantilla de oferta a la oferta que se está creando. Evita tener que introducir todo el contenido de la oferta. También se puede indicar una Referencia que indique el Evento a celebrar. Sección: Descripción En esta sección existe la posibilidad de seleccionar un determinado tipo de letra, tamaño, color, propiedades del texto Negrita, Cursiva o Subrayado. A continuación se introducirá el texto descriptivo de la oferta. Sección: Observaciones y Pago En esta sección se indicará en formato texto las observaciones y forma de pago de la oferta. Inicialmente se asignan por defecto las condiciones generales de la Empresa. 23

Sección: Detalle Cliente El Sistema CRM permite hacer los Presupuestos de la siguiente forma: Seleccionando manualmente las Tarifas de los Servicios a incluir en el Presupuesto. El usuario selecciona el Servicio y el Sistema le facilita la Tarifa ya calculada y opcionalmente la ajusta si procede de forma manual. Utilizando la Función CALCULAR. El Sistema en base a información configurada, fechas y horario introducido y suplementos indicados, calcula de forma automática los siguientes datos: Horas Trabajadas diurnas y nocturnas. Horas Extras diurnas y nocturnas. Importe Suplementos Importe Horas Extras Importe Plus Nocturnidad Sub-Total Total Servicio Día Margen Beneficio sin incluir coste de la Seguridad Social. Utilizando ambos procedimientos. 24

Función Manual. Botón Añadir Cuando se haga clic en este botón, el Sistema presentará la siguiente pantalla Si utilizamos el botón Código, el Sistema presentará la lista correspondiente a la tarifa de servicios. 25

Seleccionaremos el Servicio que proceda y haciendo clic en el botón Actualizar el Sistema insertará una línea de servicio en la oferta Botón Actualizar Haciendo clic en este botón después de seleccionar una línea determinada de la oferta, el Sistema permitirá su consulta o modificación. Botón Insertar Haciendo clic en este botón después de seleccionar una línea determinada de la oferta, el Sistema permitirá insertar a partir de la línea seleccionada, una nueva línea. Botón Suprimir Haciendo clic en este botón después de seleccionar una línea determinada de la oferta, el Sistema permitirá eliminar la línea. 26

Función Calcular. El Sistema presenta la siguiente pantalla: El usuario indicará lo siguiente: Servicio Se deberá seleccionar el Servicio que proceda. El Sistema visualizará a la derecha la siguiente información: o o o o Horas de la Jornada del Servicio. Horario Nocturno de la Agencia. Precio Venta Cliente del Servicio. Precio Coste RR.HH. del Servicio. A continuación en el campo de texto se mantendrá o modificará el texto por defecto. Cantidad Se indicará la cantidad de Servicios (número de RR.HH.) que proceda. 27

Unidad Se deberá seleccionar la unidad correspondiente a la cantidad (por defecto RR.HH.). Fecha Se indicará la Fecha Inicial del Servicio a realizar. Repetir hasta Se indicará opcionalmente la Fecha Final del Servicio a realizar. Los días de la semana Se marcarán los días de la Semana en que se prestará el Servicio. Horario Agenda 1 Opcionalmente se indicará la Hora Inicio y Final del Evento. Este dato se utilizará para crear de forma automática el registro de los RR.HH. en la Agenda de Eventos. Horario Agenda 2 Opcionalmente se indicará la Hora Inicio y Final del Evento. Este dato se utilizará para crear de forma automática el registro de los RR.HH. en la Agenda de Eventos. Horario Entrada Se indicará la Hora de Entrada en el Evento del cliente. Si se indica Horario 1, el Sistema asignará automáticamente la Hora de Inicio del Horario. Horario Salida Se indicará la Hora de Salida en el Evento del cliente. Si se indica Horario 1, el Sistema asignará automáticamente la Hora Final del Horario. Horas Descanso Diurnas Este dato se podrá indicar cuando no se indiquen Horarios. El Sistema utilizará este dato para calcular las Horas Trabajadas. Horas Descanso Nocturnas Este dato se podrá indicar cuando no se indiquen Horarios. El Sistema utilizará este dato para calcular las Horas Trabajadas nocturnas. Suplementos El Sistema permite seleccionar hasta 5 posibles Conceptos de Suplementos que puedan intervenir en el cálculo final del Servicio. Simultáneamente a la selección de los Suplementos, el Sistema va calculando el Precio de Venta y Coste del Servicio. 28

En la parte derecha de la pantalla identificada en color verde, el Sistema presenta: Resumen de horas o Trabajadas, Diurnas y Nocturnas o Extras, Diurnas y Nocturnas. Resumen de precios o Servicio o Suplementos o Horas Extras o Horas Nocturnas o Sub-Total Total Servicio Día (Sub-Total x Cantidad) Finalmente, el Usuario utilizando la función ASIGNACIÓN MANUAL, puede ajustar los precios calculados por el Sistema. El Sistema visualiza el Margen sin incluir Seguridad Social calculado. Cuando el usuario finaliza seleccionando la función ACEPTAR, el Sistema presenta la siguiente pantalla. El Usuario puede seleccionar en la Lista el registro de fecha que proceda para Editarlo o Suprimirlo. También puede utilizar la Función Añadir para registrar nueva información. 29

Sección: Detalle Costes En esta sección el Sistema visualiza el detalle de los costes y beneficio inicial de la Oferta. En esta ficha se visualizarán todos los servicios incluidos en la oferta del cliente con la siguiente información: Descripción de los servicios ofrecidos. Número de servicios. Precio unitario del servicio cliente Precio unitario base del servicio RR.HH. Coste unitario de la Seguridad Social del RR.HH. Valor total del servicio cliente Valor total del coste del RR.HH. Margen del Beneficio inicial Al pié de la pantalla el Sistema indica el Beneficio Empresa del presupuesto. A partir de la información visualizada es posible hacer lo siguiente: a. Indicar un Porcentaje o Coste Fijo de la Seguridad Social distinto al inicial. b. Indicar un Margen General de Beneficio deseado. 30

En cualquiera de los casos el Sistema en función de los valores indicados, Calcula los nuevos Precios Finales, el usuario puede completar la simulación de los costes, indicando manualmente un Precio de coste Unitario determinado. El Sistema también calculará el Beneficio Final. Finalmente, el usuario seleccionará el botón Pulsar para asignar el Precio Final RR.HH y el Sistema guardará los nuevos costes de los RR.HH. para asignarlos posteriormente a los RR.HH. que realicen dichos servicios en el Traspaso de la Agenda de Eventos a Facturación. Finalmente activaremos el botón Actualizar y el Sistema guardará la oferta introducida. Imprimir Oferta Esta opción de trabajo permite listar la oferta seleccionada en la lista para su envío al cliente. El Sistema visualiza la siguiente pantalla Marcaremos lo que proceda y la oferta será listada y previamente visualizada si lo hemos indicado. El Sistema de forma automática también creará un archivo PDF de la Oferta listada y lo incluirá en la Base de Datos correspondiente al Archivo Electrónico del módulo de Servicios para ser consultada directamente la Oferta en cualquier momento sin necesidad de hacerlo a través del Sistema CRM. 31

Opcionalmente, sólo las Ofertas creadas mediante el procedimiento de CÁLCULAR pueden ser listadas con el siguiente formato: 32

Aceptar Oferta/Presupuesto Cuando el presupuesto es aceptado por el cliente, el usuario deberá hacer lo siguiente: 1. Seleccionar el presupuesto desde la Lista de presupuestos pendientes. 2. Clic en el botón Actualizar. 3. Desplegar la casilla de Situación y seleccionar el estado Aceptado. El Sistema visualizará la siguiente ventana: Si el usuario desea crear en la Agenda de Eventos el correspondiente al presupuesto aceptado, deberá hacer clic en el botón Sí, en caso contrario deberá hacerlo en el botón No. A partir de la Aceptación de la Oferta, el Sistema permite Exportar la Oferta al módulo de Servicio para crear si es necesario facturación al cliente en concepto de cobro adelantado. El Sistema creará un nuevo Trabajo para emitir la factura correspondiente. Posteriormente en el trabajo creado se realizarán las modificaciones que procedan. De esta forma no es necesario crear el trabajo manualmente e introducir los datos del cliente. 33

A continuación el Sistema ofrecerá al usuario la siguiente pantalla en el caso de haber respondido afirmativamente a la pregunta anterior. En esta pantalla inicialmente el Sistema carga la siguiente información: Clase de Evento. Evento. Programación. Programa. Asunto. Empresa. Oferta. Contacto. Teléfono. E-Mail. Responsable. Comercial. Observaciones. Otros El que proceda La que proceda. Opcional El que proceda. Opcional Referencia del Presupuesto La empresa destinataria del presupuesto. La Oferta Aceptado. El nombre del contacto del cliente de la Base Datos CRM. El número de teléfono del contacto de la Base Datos CRM. El e-mail del contacto de la Base de Datos CRM. El usuario que acepta el presupuesto. El Comercial de la Oferta. Una línea de observaciones por cada línea de detalle. El usuario deberá modificar y completar los datos que procedan. Código de Evento Fechas del Evento 34

Botón Traspaso Servicios Esta opción de trabajo permite traspasar las ofertas al Sistema de Servicios después de ser aceptadas. El Sistema visualiza la siguiente pantalla Haciendo clic en el botón Aceptar la oferta será traspasada al Sistema de Servicios en un nuevo trabajo creado de forma automática en la cuenta del cliente de la oferta. 35