SERVICIOS EN LINEA PATRONOS APLICACION WEB REMESAS Oficina de Contraloría División de Recaudaciones
INTRODUCCION La Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y de la Judicatura continúa en el proceso de asimilar las tendencias organizacionales y tecnológicas necesarias para continuar a la vanguardia de los Servicios de Sistemas de Retiro. Conforme a esto, propone desarrollar alternativas para un sistema que permita la optimización y la maximización de los procedimientos de servicios a todos sus participantes. Como parte de la orientación y servicios que la Administración de los Sistemas de Retiro le ofrece a los Municipios y Agencias participantes, se ha preparado una guía de los puntos más sobresalientes de los procedimientos establecidos para el envío de la remesa. La guía propone las siguientes tres (3) metas: 1. Que todas las remesas se preparen correctas y uniformes. 2. Que las remesas se envíen a tiempo. 3. Que el manejo operacional nos permita trabajar las solicitudes de servicios y beneficios con mayor rapidez y eficacia. Cumpliendo estas metas, estaremos ofreciendo un mejor servicio a los participantes del sistema y se podrá asegurar nuestras inversiones para un mejor futuro. A tales efectos con el desarrollo tecnológico en Retiro, se ha desarrollado la aplicación de web-remesas para agilizar estas transacciones cumpliendo así con las nuevas disposiciones de nuestra agencia conforme a la Carta Circular 2011-06, Procedimiento para el envío de pagos por transferencia electrónica. 1
Flujo de Páginas WEB La siguiente gráfica muestra el flujo de páginas WEB para la solución de registro de nominas y ajustes. Pantalla de Login CONEXION Pantalla 1 SELECCION DE REMESA MENU PRINCIPAL INFORME DE NOMINA Pantalla 2 Carga de Datos MENU PRINCIPAL REGISTRO DE AJUSTES Página 6 Registro de Ajustes Pantalla 3 Confirmación de Carga de Datos Pantalla 3A Listar Remesa o Ajuste Pantalla 4 Validación de Remesa Pantalla 4A 4D Correción de Errores Pantalla 5 Certificación y Cierre Pantalla 5A Impresión de Desglose e Informes 2
REQUISITOS DE HARDWARE Y SOFTWARE: Sistema Operativo- Windows XP ó mejor, MacOs, Linux. Navegador de Internet - Internet Explorer 7+, Firefox, Mozilla, Google Chrome Conexión de Internet de 1 MB ó mayor Habilitar el Puerto 4430 https://www.retiro.pr.gov:4430/webremesa/login.jsp para que el firewall permita el acceso. 3
Formato de Archivo de Nominas Este formato de archivo plano será utilizado por las Agencias, Municipios y Corporaciones para informar el detalle de sus nóminas. El archivo de nóminas con tiene dos (2) segmentos: Registro de encabezado para identificar y reportar los totales correspondientes a cada partida reportada en el detalle de la nómina. Registro de detalle para reportar el detalle de la remesa para cada uno de los participantes. Segmento: Detalle de Nómina En este segmento del archivo plano se incluye el detalle del pago y descuentos de cada participante de las Agencias, Municipios y Corporaciones. El Detalle de Nómina contiene cuatro (4) tipos de registro; 1 = para reportar el pago del empleado, 2 = para indicar cualquier tipo de ajuste no reportado en los datos de la nómina, 3 = para indicar los pagos correspondientes a participantes transitorios ( no aplica a los municipios). 7 = para indicar los pagos correspondientes a participante acogidos a la ley 70 ( no aplica a los municipios). El tipo de aportación contiene el plan de aportación a la ley que el participante originalmente pertenece. C = COORDINADA - Plan de Coordinación con el Seguro Social- Fecha de Ingreso antes del 1ro de Abril del 1990, participantes Ley 447. S = SUPLEMENTARIA - Plan de Completa Suplementación - Fecha de Ingreso después del 1ro de Abril del 1990 participantes de la Ley 1 y los participantes de la Ley 447 que optaron por cambiar a este esté plan. R = REFORMA - Programa de Cuenta de Ahorro - Fecha de Ingreso entre el 1ro de Enero del 2000 al 30 de junio de 2013 H = LEY 3 HIBRIDA - Programa Híbrido- Fecha de Ingreso a Partir del 1ro de Julio de 2013. 4
SEGMENTO: REGISTRO DE ENCABEZADO PARA LEY 3-2013 5
SEGMENTO : DETALLE DE NOMINA PARA LEY 3-2013 6
SERVICIOS EN LINEA PATRONOS 7
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ACCESO A WEB REMESAS Una vez seleccionado el enlace, aparece la ventana de acceso donde escribe el USUARIO y su CONTRASEÑA para acceder a la aplicación. Luego de haber entrado el USUARIO y la CONTRASEÑA, selecciona la opción de Entrar. (Estas credenciales la provee la Oficina de Tecnología de Información de Retiro). Recuerde: El usuario técnico tiene la responsabilidad de cargar, cuadrar y confirmar la remesa. El usuario supervisor certifica el cuadre de la remesa y envía los documentos correspondiente junto con el pago (si aplica). La agencia o municipio determina la cantidad de usuarios que harán el proceso. 9
DESCRIPCIÓN VENTANA DE REMESAS Nombre del Usuario Agencia, Corporación o Municipios Paso de Registro de Remesa Salida del Sistema Atrás Siguiente En esta pantalla el usuario selecciona el mes, año y tipo de ley ( Ley 3, Ley Definida o Reforma 2000), en adición escoge el tipo de proceso a realizarse (Informe de Nómina o Registro de Ajuste). 10
SELECCIÓN DE REMESA En esta pantalla el usuario técnico selecciona la Remesa a trabajar mensualmente. Selecciona el mes natural, el año, tipo de ley (Ley 3, Ley Definida o Reforma 2000). En adición escoge el tipo de proceso a realizarse (Informe de Nómina o Registro de Ajuste). Una vez seleccionado la transacción a trabajar presiona Siguiente. 11
Una vez seleccionado el mes y año a trabajarse, el sistema valida la información registrada generando un mensaje de alerta para que se seleccione el tipo de Ley que aplica. 12
Si el archivo de la remesa seleccionada ya se había cargado, se reflejará este mensaje de alerta en la pantalla indicando la acción que debe realizar; se selecciona el botón de Ok para cargar otro archivo de remesa o el botón Cancel para continuar trabajando la remesa con la carga ya procesada. 13
SELECCIÓN Y CARGA DEL ARCHIVO DE DATOS En este paso el usuario técnico selecciona la ubicación del ARCHIVO DE NOMINA a trabajarse seleccionando la opción de Browse. Una vez el archivo esté cargado la opción Siguiente se habilita. Generalmente el usuario conoce la ubicación del archivo a trabajar. 14
SELECCIÓN Y CARGA DE DATOS Una vez localizado el archivo, la opción de Cargar está disponible para añadir el archivo a trabajar. El botón Siguiente no estará disponible hasta que indique la ubicación para cargar la remesa. Para continuar presiona Siguiente. 15
CONFIRMACIÓN DE CARGA DE DATOS Número de Confirmación Listar Una vez cargado el archivo de nómina aparece esta ventana. Esta ventana presenta el total de los participantes de las Agencias o Municipios, igual que los totales de cada partida. En caso de que desee ver el detalle de cada participante, presione la opción de Listar. La aplicación provee un Número de Confirmación el cual identifica la transacción para el Municipio o Agencia que está trabajando. Este número lo provee el sistema y es automático. Para continuar el proceso presiona la opción Siguiente o si desea regresar presiona la opción Atrás. 16
Número de Confirmación Contraer Imprimir Informe El usuario técnico puede generar un informe de transacciones presionando la opción Listar o en caso de regresar a la ventana anterior, seleccione la opción Contraer. Si desea imprimir el informe presione el icono de la impresora que esta a lado del número de confirmación, se imprime de modo PDF. Esta lista presenta la información del SSN (número de seguro social), Nombre, Tipo Plan, Aportación (Patronal e Individual) y Tipo Préstamos. Para continuar, el usuario presiona la opción Siguiente. 17
VALIDACION DE REMESA En esta ventana se presenta el total de tipos de errores por cada partida, cuando los totales reflejados no sean cero (0), deberá ingresar a cada tipo de error para revisarlo y luego si procede validarlo como correcto o corregirlo, hasta lograr que el total de errores sea (0). Cuando todas las partidas estén en cero (0), presiona Siguiente. 18
TIPO DE ERROR POR PARTIDA Plan de Aportación: corregir si es Plan Coordinado, Plan de Completa Suplementación o Reforma 2000. Seleccione Guardar y prosiga a la próxima partida que presente balance que no sea igual a cero (0). Aportaciones de ASR: corregir la aportación patronal o la aportación individual. En caso de que desee proseguir el Informe sin hacer correcciones, seleccione la opción, Aceptar por cada participante y presiona Guardar. En caso de Aceptar sin hacer el Registro de Ajuste, deberá tener en cuenta que para la próxima remesa, deberá corregir la misma. Préstamos: corregir y detallar la cantidad correcta a ser descontada de nómina. En caso de continuar con el informe sin hacer correcciones, selecciona la opción, Aceptar por cada participante y presiona Guardar. VER EJEMPLO: PAG. 20 y 21 Participantes No Reportados: se refiere a participantes que están registrados en ASR, pero no aparece en la base de datos de la agencia o municipio. El usuario ingresara la información del participante: nombre, número de seguro social, salario, aportación patronal e individual y otros descuentos que apliquen. Pág. Siguiente. En esta alternativa escogerá la razón por la cual no fue informado dentro de la remesa, las cuales se enumeran en la lista de valores provista. Si por el contrario, al patrono se le olvidó incluir al participante, el usuario técnico incluirá en el reporte de ajuste al igual que enviará el pago correspondiente a ese participante. VER EJEMPLO: PAG. 22 Participantes Duplicados: se refiere a participantes que están ingresados más de una vez. En estos casos, el usuario eliminará los duplicados que apliquen y presiona Guardar. Ver EJEMPLO: PAG. 23 Participante No Existe: se refiere a participantes que existen en la base de datos de la agencia o municipio, pero no están registrados en ASR. En esta alternativa, cuando el participante es nuevo, escogerá de la lista de valores provista, la razón por la cual lo está reportando y pagando. VER EJEMPLO: PAG. 24. Luego selecciona la alternativa correcta y presiona Guardar. 19
EJEMPLO DE VALIDACION DE PARTIDA DE PRESTAMOS Imprimir Informe En este caso en particular se seleccionó la partida de Préstamos, al seleccionar el icono de imprimir le genera un reporte en modo PDF, (presentado en la pág. Siguiente), donde se reflejará el descuento correcto esperado en marcado en rojo El usuario técnico se le ofrece la opción de validar la cantidad descontada en nómina o corregirla y actualizar su base de datos, para que no se le siga reflejando en las remesas siguientes En caso de que desee corregir la cantidad el informe sin hacer la correcciones, haga un clic en el encasillado de Aceptar por cada participante y presione Guardar, con esta acción se va a eliminando los participantes en lista pendiente de corrección o validación. 20
REPORTE DETALLE DE EXCEPCIONES DE PRESTAMOS Este reporte proviene de nuestra base de datos, compara el descuento informado por el patrono vs los descuentos de préstamos correctos a ser descontados (informado por el patrono y el esperado en ASR). El esperado es el que contiene nuestra base de datos. Por lo que dichos descuentos deben tomarse en consideración, por lo cual deben realizar los cambios informados en este reporte e incluirse y pagarse en la remesa del próximo mes. 21
EJEMPLO DE VALIDACION PARTIDA DE PARTICIPANTES NO REPORTADOS 22
EJEMPLO DE VALIDACION DE PARTIDA DE PARTICIPANTES DULPICADOS 23
EJEMPLO DE VALIDACION DE PARTIDA PARTICIPANTE NO EXISTE Para completar el proceso del cierre de la Remesa, el usuario Seleccionará una Razón del porque el participante no existe en el sistema. Una vez seleccionada la Razón por cada entrada, el usuario técnico selecciona la opción de Guardar para continuar. 24
VALIDACION DE REMESA En esta ventana se presenta la validación de todas las remesas en cero (0), entonces el usuario Técnico le refiere a su Supervisor para que certifique la remesa y se pueda terminar el proceso de Web-Remesa, el botón de siguiente solo se activa si lo está trabajando un usuario con el rol de Supervisor. 25
IMPORTANTE El paso de certificar la remesa es parte del Rol de Supervisor. El Usuario Técnico verifica que todo el proceso este correcto en esta pantalla. Quien certifica la remesa es el supervisor en Confirmación y Cierre. 26
CONFIRMACIÓN Y CIERRE El usuario supervisor certifica que la información incluida en la remesa es correcta, seleccionando la opción de Certificar. Cuando selecciona la opción de Certificar aparece una ventana con el siguiente mensaje: El usuario Supervisor certifica la remesa, seleccionando la opción de OK, en el mensaje que aparece. 27
IMPRESIÓN EN CONFIRMACION Y CIERRE Luego en Confirmación y Cierre escoge Impresión, para imprimir la remesa ya certificada por el usuario Supervisor. Puede imprimir reportes para Desglose de Pago, Total de Informes y Total de Ajustes. Ejemplos páginas 29, 40 y 42. 28
REPORTE DESGLOSE DE PAGO CONFIRMACION Y CIERRE El Supervisor deberá validar la información provista en la pantalla de Confirmación y Cierre. Debe enviar físicamente a ASR el Informe de Nómina, Informe de Ajuste (si aplica), Desglose, Archivos Electrónicos y el Pago de Remesa (Transferencia Electrónica). El proceso de envío de documentos y pago es canalizado a través de la División de Recaudaciones de la Oficina de Contraloría. También los puede enviar electrónicamente a la siguiente dirección: recaudaciones@retiro.pr.gov 29
REGISTRO DE AJUSTE WEB REMESAS 30
SELECCIÓN DE REMESA (PROCESO) Para poder realizar el proceso de ajustes, se requiere haber trabajado antes, el proceso de carga y cuadre del informe de nómina. En esta pantalla el usuario técnico selecciona la Remesa a trabajar mensualmente. Selecciona el mes, el año, tipo de ley ( Ley 3,Ley Definida o Reforma 2000). En adición escoge el tipo de proceso a realizarse (Registro de Ajuste), en este caso. Una vez seleccionado la transacción a trabajar presiona Siguiente. 31
AÑADIR TRANSACCIÓN DE AJUSTE Insertar Desconectar Atrás Guardar Siguiente En el Registro de Ajuste, el usuario técnico presiona Insertar. Ingresa toda la información requerida y al culminar de insertar la información presiona Guardar. Al guardar la información, no es permitido modificar el número de Seguro Social, pero si puede modificar los otros valores. Después presiona Siguiente. 32
Una vez añadido el caso, la información aparece en la ventana con la información del seguro social, nombre, apellido paterno, apellido materno, mes, día, año, salario, aportación patronal y aportación individual LOS AJUSTES SON (-) NEGATIVOS Y O (+) POSITIVOS. LOS AJUSTES NEGATIVOS SON ACEPTADOS SIEMPRE Y CUANDO CORRESPONDAN AL PERIODO O MES DE LA REMESA EN PROCESO. SI NO CORRESPONDEN AL PERIODO CORRIENTE NO LOS INCLUYA EN ESTA REMESA. SIN EMBARGO, LOS AJUSTES POSITIVOS SI SE PUEDEN REALIZAR EN CUALQUIER PERIODO O MES. ELIMINAR TRANSACCIÓN DE AJUSTE Eliminar 33
El usuario técnico puede Eliminar el registro seleccionándolo con la marca de cotejo izquierda y presione el enlace Eliminar en la parte superior. Al terminar de entrar los ajustes presione Siguiente. CONFIRMACION Y CIERRE En esta ventana el usuario técnico, puede regresar a revisar una transacción antes de terminar el proceso de Ajuste de las Remesas que se está trabajando. El usuario técnico le indica al Supervisor que verifique el ajuste realizado a la Remesa. 34
CONFIRMACION Y CIERRE - CERTIFICAR En esta ventana el Supervisor verifica el ajuste realizado y certifica que la información en la remesa esta correcta, selecciona la opción de Siguiente para procesar las transacciones, para imprimirlo en forma PDF selecciona el icono de impresora. 35
CONFIRMACION Y CIERRE CERTIFICAR Después de haber seleccionado el botón de Siguiente, en esta ventana el Supervisor selecciona Certificar. Si esta seguro que desea certificar oprime OK. 36
PROCESO DE IMPRESIÓN DEL REPORTE Una vez completado el proceso, el Supervisor puede imprimir el Reporte de Transacciones para ese ajuste, seleccionando la opción de Impresión. Puede imprimir reportes para Total de Informes y Total de Ajustes. Ejemplos páginas 40 y 42. 37
IMPRESIÓN DEL REPORTE DESGLOSE DE PAGO DE CONFIRMACION Y CIERRE El usuario Supervisor deberá validar la información provista en el reporte de Confirmación y Cierre con su firma. El Supervisor envía físicamente a ASR el Informe de Nómina, Informe de Ajuste (si aplica), Desglose, Archivos Electrónicos y el Pago de Remesa (Transferencia Electrónica). El proceso de envío de documentos y pago es canalizado a través de la División de Recaudaciones de la Oficina de Contraloría. 38
IMPRESIÓN DEL INFORME DEL DETALLE DE INFORME DE NOMINA Seleccione el icono de imprimir informe. 39
EJEMPLO : DETALLE DE INFORME DE NOMINA 40
IMPRESIÓN DETALLE DE AJUSTES DE NOMINA Selecciona el icono de imprimir informe. 41
EJEMPLO : DETALLE DE AJUSTES DE NOMINA 42