CÓDIGO ES-PLA-PR-08 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2014 Página 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer los parámetros y lineamientos básicos para la identificación, formulación y evaluación a los Planes, Programas o Proyectos de inversión, desarrollo institucional y proyección en la Universidad Surcolombiana. 2. ALCANCE Inicia con el diseño, preparación y formulación de la propuesta a través de un informe ejecutivo o la ficha de inscripción, hasta la actualización final en el banco de proyectos del plan, programa o proyecto aprobado. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Jefe Oficina Asesora de Planeación 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma
CÓDIGO ES-PLA-PR-08 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2014 Página 2 de 8 5. DEFINICIONES Para efectos de la comprensión de este documento se debe tener en cuenta las siguientes definiciones: 5.1 FASE: Es cada uno de los momentos de desarrollo del plan, programa o proyecto (fases: de planeación o preinversión, de ejecución o inversión y de operación o puesta en marcha). 5.2 ETAPA: Es cada uno de los períodos de maduración o evolución del plan, programa o proyecto en la fase correspondiente. 5.3 PLAN: es un estudio previo que de forma global orienta y organiza las políticas y acciones de la planificación para alcanzar objetivos generales a desarrollarse por la Universidad Surcolombiana en un período o dimensión temporal definidos. Contiene varios programas. De manera global establece un diagnóstico, la misión, visión, objetivos, metas, estrategias y/o políticas, responsabilidades y presupuestos, con sus correspondientes fuentes de financiación. PLAN DE DESARROLLO: documento programático que a nivel Institucional o de Facultad fija y describe políticas, metas, objetivos, estrategias, proyectos, actividades sobresalientes que comprometen a la Universidad y los recursos que se destinarán para su cumplimiento, con efectos para cada período programado. PLAN INDICATIVO: es el que institucionalmente define objetivos (que deben corresponder con los niveles estratégicos y los objetivos fijados por las unidades de gestión) y registra la correspondiente información relacionada con sus indicadores (Eficiencia o Productividad, Eficacia, Efectividad e Impacto), para cuantificar su avance, de acuerdo con las políticas del Plan de Desarrollo y otras políticas institucionales. Este instrumento sirve como tablero de control para hacer seguimiento interno a los objetivos y metas de la Universidad. PLAN DE ACCIÓN: es el que trata y especifica: los pasos a seguir para suplir las necesidades; quién o qué UAA (Unidad Académico Administrativa) estará involucrada con cada paso, da un límite de tiempo y declara el modo de asegurar el progreso para el seguimiento continuo o trata un área específica de la Universidad que necesite mejoramiento, que afecta a toda la institución aparte de una norma o área en particular. PLAN DE ORDENAMIENTO: herramienta técnica que a nivel Institucional fija y describe políticas, metas, objetivos, estrategias, proyectos, actividades sobresalientes para, en el ámbito del urbanismo, planificar, ordenar, regularizar y manejar la Infraestructura y su espacio físico, integrar la planificación física y socioeconómica, respetar al medio ambiente y propiciar su desarrollo sostenible, que comprometen a la Universidad y los recursos que se destinarán para su cumplimiento. 5.4 PROGRAMA: es un estudio previo que en un período específico, determina los medios gerenciales orientados a la consecución de uno o varios objetivos de un plan, con un conjunto de proyectos o servicios de mayor complejidad, alcance y
CÓDIGO ES-PLA-PR-08 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2014 Página 3 de 8 diversidad que un proyecto; contiene responsabilidades, metas más puntuales que el plan, población objetivo y presupuesto, entre otros aspectos. PROGRAMA DE OBRAS NUEVAS: es el estudio previo con el conjunto de obras nuevas (construcción, adecuación y remodelación) demandadas por las distintas UAA y que cuentan con la viabilidad de conveniencia para ser programadas en el correspondiente año, donde se determinan los costos globales. PROGRAMA DE OBRAS DE MANTENIMIENTO: es el estudio previo con el conjunto de obras susceptibles de ser mantenidas y/o modificadas, que cuentan con la viabilidad de conveniencia para el correspondiente año, donde se determinan los costos globales. 5.5 PROYECTO: es un estudio previo que de forma específica, mediante una metodología ajustada, formula una respuesta adecuada a una situación-problema o necesidad humana, institucional o comunitaria por satisfacer y con costos y cronograma definidos, que permitirá la ejecución y disfrute del producto (suministro de un bien o prestación de un servicio). PROYECTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL: es el que despliega el bienestar o cualificación del personal interno (docente y administrativo) mediante programas de capacitación, de desarrollo humano, de bienestar universitario, de salud o de salud ocupacional; o que desarrolla operaciones que contribuyen a mejorar cobertura y calidad en la prestación del servicio de la educación superior; o que plantea la creación de unidades estructurales u orgánicas (Sedes, Facultades, Institutos, etc.). PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA es el que cuenta con estudios técnicos y conduce al alquiler, compra, construcción, adecuación, mantenimiento u operaciones asociadas de una obra física, instalación o bien inmueble, para uso de la academia y/o de la administración. PROYECTO DE DOTACIÓN: es el que encauza la adquisición de bienes muebles, enseres y/o equipos para la academia y/o la administración. PROYECTOS DE FINANCIACIÓN INSTITUCIONAL: Son los proyectos que desde su formulación cuentan con una fuente de financiación propia, es decir serán ejecutados con recursos de la Universidad Surcolombiana; en este caso la formulación del proyecto debe enmarcarse en los formatos y metodologías institucionales y cumplir los requerimientos establecidos por la Unidad de Proyectos para su desarrollo en cada etapa del proyecto. PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN O FINANCIACIÓN EXTERNA: Obedecen a los proyectos que son formulados para aplicar a financiación o cofinanciación con otras entidades e instituciones publicas, privadas o mixtas, mediante convocatorias ofrecidas por estas o mediante convenios directos. Dichos proyectos deben ajustarse a las metodologías requeridas por las instituciones y cumplir con los requisitos determinados en el marco del proyecto. Tal es el caso de ONG s, entidades públicas del orden municipal, departamental, nacional e internacional, empresas del sector privado, entre otros organismos. Las
CÓDIGO ES-PLA-PR-08 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2014 Página 4 de 8 metodologías, proceso, requisitos varían de acuerdo a la convocatoria, organismo o convenio. 5.6 NORMATIVA: Es una norma o reglamento legal (un Decreto, Acuerdo del Consejo Superior o Académico y/o Resolución) que regula la materia correspondiente que trata el Plan, Programa o Proyecto en diseño o es punto de partida o de referencia para el mismo y aplica al Ente Autónomo Universidad Surcolombiana. 5.7 PROBLEMÁTICA: es la situación, problema, necesidad o fenómeno sujeto de estudio y resolución en el Plan, Programa o Proyecto. 5.8 MARCO LÓGICO: herramienta analítica (que se presenta en una matriz) para facilitar la planificación (en su proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación) de la gestión de proyectos orientada por objetivos en niveles pertinentes, siendo la ejecución del proyecto consecuencia de un conjunto de acontecimientos con una relación casual interna, que se describen en: insumos, actividades, resultados, objetivo específico y objetivo global. Las incertidumbres del proceso se explican con los factores externos (o supuestos) en cada nivel. 5.9 METODOLOGÍA GENERAL AJUSTADA - MGA: metodología diseñada por el Departamento Nacional de Planeación para la identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública. Su mas reciente versión puede descargarse del la página web https://www.sgr.gov.co/proyectos/mga.aspx 5.10 UAA: Corresponde a las unidades administrativas, académico-administrativas y/o académicas que están vinculadas y orgánicamente dependen de la Universidad.
CÓDIGO ES-PLA-PR-08 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2014 Página 5 de 8 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Diseño, preparación y Para proyectos, el gestor o proponente identifica la idea y Gestor Ficha para la formulación de la idea diligencia la ficha para la inscripción de la propuesta en el inscripción de banco de proyectos; a la propuesta se le asigna un código de propuestas al acuerdo a la nomenclatura definida por la unidad. banco de 1. Viabilidad del Plan Programa o Proyecto 2. Si la propuesta es de un Plan o Programa se realizará a través de un informe ejecutivo el cual será revisado por el profesional a cargo de la unidad de proyectos. Si el gestor de la propuesta requiere de asesoría para su elaboración se programarán jornadas para ello, previa solicitud a la unidad de proyectos; si la propuesta está en una etapa avanzada de formulación se evaluará y dado el caso pasará a la fase de viabilidades, siempre que aplique. Para Planes, Programas o Proyectos con financiación o cofinanciación externa, se realiza verificación de convocatorias sobre posibles fuentes en instituciones y organismos nacionales e internacionales. Para Planes, Programas o Proyectos con financiación institucional se estima el costo y se solicita en la propuesta inicial. Se analiza la propuesta de acuerdo los aspectos relacionados en la ficha y se toma la decisión de rechazarla, aplazarla o aprobarla. La aprobación significa el visto bueno para adelantar los estudios y la hará el ordenador del gasto competente de Instancia académica y/o administrativa encargada proyectos informe ejecutivo de Plan o Programa Acta de la instancia académica y/o administrativa respectiva.
CÓDIGO ES-PLA-PR-08 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2014 Página 6 de 8 Elaboración del Plan, Programa o Proyecto 3. Viabilidad Económica y de Planta Física 4. Aprobación definitiva del Plan Programa o Proyecto 5. acuerdo al Plan Programa o Proyecto. Al aprobarse la asignación de recursos ingresa a hacer parte del Banco de Proyectos en su etapa de diseño. Nota: El aplazamiento o rechazo se puede presentar por falta de recursos o por no estar contemplado dentro del Plan de Desarrollo Institucional; cuando las circunstancias que dieron origen al aplazamiento cambien se retomará la idea. Esta aprobación se dará en los Consejos de Programa de facultad, Comités Institucional de Investigación y Proyección Social o la dependencia responsable del Plan Programa o Proyecto, esta puede ser tramitada igualmente por el gestor del Plan, Programa o Proyecto. Se revisará la propuesta de Plan, Programa o Proyecto realizada por el gestor de acuerdo a los literales del numeral 7.1, los requisitos institucionales y/o requerimientos de la institución en caso de ser presentado a una convocatoria de financiación externa. Este proceso de verificación concluirá con la propuesta definitiva. Se rechaza, aplaza o da viabilidad económica y de planta física en las correspondientes unidades de la Oficina de planeación. En caso de no requerir viabilidad de planta física, se realizará unicamente el estudio económico de la propuesta de Plan, Programa o Proyecto El plan, programa o proyecto acompañado de las certificaciones de viabilidad expedida por la oficina de planeación pasa para su aprobación definitiva dependiendo del caso al Consejo Académico o al Consejo Superior. El Plan, Programa o Proyecto deberá ser presentada con 8 días hábiles previo a la reunión de los respectivos consejos. Gestor - Profesional especializado de la oficina de planeación a cargo del banco de proyectos Oficina de Planeación coordinadores de las unidades de planta física y económica. Consejo Académico o al Consejo Superior, Ordenador del Gasto respectivo Propuesta definitiva del proyecto, plan o programa. Certificados de viabilidad expedidos por la oficina de Planeación. Acta de aprobación del Plan Programa o Proyecto
CÓDIGO ES-PLA-PR-08 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2014 Página 7 de 8 Presentación del Plan Programa o Proyecto a entidades externas Para planes, programas o proyectos con financiación o cofinanciación externa, se presentará la propuesta de acuerdo a los plazos determinados en los requerimientos de la entidad. Gestor Radicación de propuesta Actualización del registro y/o seguimiento del Plan programa o proyecto 6. Aprobado por las instancias respectivas el plan programa o proyecto, se actualiza la información en el Banco de Proyectos de la oficina de planeación. Si responde a una propuesta externa se realizará el respectivo seguimiento de acuerdo al cronograma del proceso determinado. Profesional especializado de la oficina de planeación a cargo del banco de proyectos - Gestor Registro actualizado en el Banco de Proyectos. Novedades y/o comunicacion es 7. OBSERVACIONES: 7.1 Los contenidos obedecerán a los siguientes criterios a) De la Ficha para la inscripción en el banco de proyectos. Esta recoge los aspectos básicos que configuran la propuesta o el perfil del proyecto y permiten una evaluación preliminar para su aprobación de recursos para el perfeccionamiento del proyecto que permite a su vez la inscripción al Banco de Proyectos de la universidad. Ver actividad 2 (Viabilidad de la idea del Plan Programa o Proyecto). De esta manera el perfil o la idea del proyecto permite la consulta en un esbozo inicial con determinadas características de formalidad institucional de acuerdo a las exigencias del software administrativo, introduce un elemento nuevo de racionalidad en el uso del tiempo y de recursos en cuanto evita el desgaste de una formulación detallada. El perfil o la idea o informe ejecutivo lo pueden realizar cualquier persona estudiante, docente, administrativo y obedece al siguiente esquema (ver ficha inicial del aplicativo). El resultado de esta evaluación aprobado aplazado o rechazado por la unidad competente no impide que ingrese al Banco de Proyectos con el fin de construir el indicador del numero de ideas producidas por la comunidad universitaria en un año b) Formulación del Proyecto una ves aprobado el perfil o la idea en la instancia respectiva ( ver actividad 2 Viabilidad de la idea del Plan Programa o Proyecto) el gestor del proyecto elabora el proyecto de acuerdo a la metodología del marco lógico recogida en el aplicativo.
CÓDIGO ES-PLA-PR-08 VERSIÓN: 6 VIGENCIA: 2014 Página 8 de 8 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato CAL-FO-17 Agosto 15 de 2012 Actualización documentos 05 Formato CAL-FO-17 Octubre 29 de 2013 Actualización documentos 06 Formato CAL-FO-17 Enero 16 de 2014 Actualización documentos ELABORO REVISO APROBO EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE PLANEACIÓN CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGI CARLOS JAVIER MARTINEZ GONZALEZ Representante de la Dirección