SERIE INSTRUCTIVOS FONDEQUIP PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS CON CARGO A PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIAMIENTO ESTATAL. Propósito: Establecer un conjunto de instrucciones que faciliten la aplicación de la normativa del subsidio para la adquisición de bienes y contratación de servicios. Alcance: Este instructivo debe ser utilizado por los directores de proyectos, profesionales de apoyo administrativo a dichos directores y en general, por todo el personal vinculado a proyectos de financiamiento público. Documentos relacionados: Convenio de subsidio y sus anexos, bases del concurso. Versión 1. Aprobada y vigente a partir del 01 de marzo de 2013 NOTA: Este instructivo puede ser modificado a medida que se realicen cambios en los procedimientos ya sea por parte de Conicyt o de la Universidad Católica de Chile y también para realizar aclaraciones o profundizar los temas ya expuestos.
Índice Temático I. Adquisición de equipos, infraestructura y contratación de servicios. 3 1. Compras Menores 3 2. Documentación mínima con Licitación Publica 3 3. Casos especiales 4 a. De instituciones o consultores que no pertenezcan al proyecto 4 b. De instituciones o consultores que pertenecen al proyecto 4 II. Rendición de cuentas 4 1. Items financiables y sus limitaciones 4 2. Documentos de respaldo 5 3. Documentos no validos 6 4. Gastos que no se pueden rendir 6 ANEXOS Anexo 1: Formulario Solicitud de Reembolso Anexo 2: Formulario Solicitud de Orden de Compra Anexo 3: Formulario Solicitud de Compra Vía Importación Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 2
I. Adquisición de equipos, infraestructura y contratación de servicios. Importante: Todo tipo de modificación o solicitud especial debe ser presentada al programa antes de realizar el respectivo gasto, quien validará la pertinencia de esta. Para Instituciones Beneficiarias Privadas Toda Compra se debe realizar de conformidad a los tramos de compra siguiente: - Ejemplo $0 a $500.000 (IVA Incluido) Compra Directa. - $ 500.001 a $8.000.000 (IVA Incluido) 3 cotizaciones. - $8.000.001 en adelante Licitación Pública. A las Instituciones beneficiarias a las cuales no les corresponda aplicar la Ley de Compras Públicas, podrán solicitar excepciones a la obligación de cotizar o licitar para realizar adquisiciones o contrataciones de servicios basándose en los casos que describe la referida ley para permitir el trato directo con los proveedores. Esta solicitud se debe realizar con anterioridad a la compra. 1. Compras menores. Se refiere a gastos menores, hasta $50.000 (IVA Incluido), es decir, boletas de compra (no son necesarias facturas) para gastos asociados al proyecto no superiores a dicho monto. Con todo este gasto no podrá superar el 1% del monto total adjudicado. 2. Documentación Mínima relacionada con Licitación Pública (Beneficiarios Privados). - Aviso en diario de publicación nacional, el que debe indicar el código del proyecto y nombre del Programa y CONICYT. No se aceptarán avisos publicados en la sección de avisos clasificados, ya que se debe realizar adecuada difusión a la licitación a realizar. - Bases Técnicas y Administrativas - Acta de Apertura - Hoja resumen de propuestas en sus aspectos técnicos y económicos - Acta de Adjudicación. Consideraciones Generales: Enviar a Analista Solicitud de Orden de Compra para ser tramitada por compras superiores a $50.000. Deberá contar con la firma del director de proyecto. No se aceptarán firmas digitales. Tenga presente que, si no se cumplen las siguientes condiciones copulativamente, la licitación no será tramitada: Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 3
Se debe incluir todas las especificaciones técnicas del producto o servicio a adquirir. Se debe especificar claramente las cantidades a licitar de cada producto o servicio cuando corresponda. Se debe adjuntar 3 cotizaciones (es) a la solicitud. En caso de proveedor único, se debe adjuntar carta del fabricante o proveedor indicando que es el representante único o exclusivo en el territorio nacional del producto a adquirir y carta de aprobación de Conicyt. 3. Casos Especiales (Contrataciones Directas). a. De instituciones o consultores que no pertenezcan al proyecto: Previa autorización de la Dirección del Programa FONDEQUIP, el proyecto podrá contratar directamente a una firma o consultor, en los casos que se indican a continuación: - Licitación pública declarada desierta; las bases utilizadas servirán igualmente para la contratación directa o adjudicar en licitación privada; - Emergencia, calificada por el equipo de investigación del proyecto; - Existencia de un solo proveedor del bien o servicio, propiedad exclusiva de un servicio a través de marca registrada, o si los bienes o servicios últimos fueran notoriamente escasos en el mercado; - Convenios de prestación de servicios a celebrar con personas jurídicas extranjeras que deban ejecutarse fuera del territorio nacional. b. De instituciones o consultores que pertenecen al proyecto: La institución responsable, según sea el caso, podrá contratar directamente a un departamento o consultor de dicha institución, previa autorización de la Dirección del Programa FONDEQUIP, en el caso que se cumplan los siguientes requisitos: - si el costo de los servicios refleja los precios de mercado (fundamentado con tres 3 cotizaciones de otros proveedores); - si se fundamentan adecuadamente las competencias de los contratados y si éstas son coherentes con los propósitos del trabajo; - si es el único proveedor II. Rendición de cuentas. 1. Ítems Financiables y sus Limitaciones. ITEM SUB ITEM FINANCIAMIENTO Equipamiento - Equipo Principal (VALOR FOB/CIF/EXW) Se financia equipo principal y/o accesorio entre $50.000.000 y $150.000.000, de los cuales la Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 4
Traslados e Instalación -Traslados + Seguros de traslado + Desaduanaje + IVA - Adecuación de infraestructura y/o habilitación de espacios - Instalación y Puesta en Marcha - Mantención, Garantías y Seguros - Accesorio (s) Institución Beneficiaria debe aportar monto igual o mayor al 20% pecuniario y mayor o igual al 30% no pecuniario. CONICYT podrá financiar en este Item como monto máximo el monto que resulte de la sumatoria de los sub ítem, no sea mayor al valor equipo y/o accesorio(s). Además se debe considerar que el Sub ítem Mantención, Garantías y Seguros, debe considerar financiamiento ya sea de CONICYT o la institución beneficiaria. Operación - Capacitación - Gastos de operación y administración Este Item debe ser financiado por la Institución Beneficiaria mediante aporte Pecuniario y/o no pecuniario. 2. Documentos de respaldo. Son aceptados Invoice, Facturas y Boletas, con V B del Director o Alterno del proyecto. Estas últimas únicamente serán aceptadas para montos menores a $ 50.000 iva incluido. - Los Documentos deben incluir la mención del código del proyecto en el detalle del documento. - Los documentos originales (no se aceptarán fotocopias, aunque se encuentren legalizadas ante notario y tampoco documentos enmendados), de la rendición de cuentas, deben ser inutilizados en su anverso con un timbre que diga Declarado Proyecto Código xxxx y que indique período de la declaración. Lo anterior, para evitar que un mismo documento pueda, eventualmente, ser utilizado para respaldar más de una operación. - En todo documento rendido debe estar claramente el monto rendido en pesos. Para las compras en moneda extranjera se exige adjuntar como respaldo el tipo de cambio utilizado para la conversión. - La Invoice debe ser emitida a nombre de la PUC y se debe incluir que corresponde a: Proyecto XXXXX Código XXXXXX. - En este caso el investigador podrá solicitar reembolso, completando el formulario Solicitud de Reembolso 1, guardando los mismos resguardos que para las compras nacionales, la Invoice debe especificar claramente qué producto fue adquirido. 1 Ver Anexo 1 Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 5
3. Documentos no válidos. Guías de despacho, las órdenes de compra, las órdenes de pago, las cartolas bancarias, las resoluciones, recibos simples o certificados internos. 4. Gastos que NO se pueden rendir. - Pago de Intereses bancarios no asociados al gasto financiero de las garantías. - Multas por vuelos perdidos. - Repuestos de autos. - Cuentas de celulares. - Pagos de pasajes y viáticos de personal. - Alimentación. - Indemnizaciones (sustitutiva del aviso previo, feriado anual o vacaciones y por años de servicio). - Arriendo de vehículos justificados con documentos internos de las instituciones beneficiarias (Facturas, recibos simples, recibos internos u otros), es decir que estas cobren como arriendo el uso de los vehículos para actividades del proyecto. - No se aceptan gastos por conceptos de atención de reuniones y/o alimentación. Nota: Los documentos deben ser emitidos a nombre de la institución beneficiaria responsable individualizada en el respectivo convenio e indicar que corresponde al Proyecto Código xxxx. Si la compra es Directa y solicita Reembolso o si es con pago diferido a la entrega del producto, los documentos deben cumplir estos requisitos, en caso contrario, no serán tramitados: Toda la documentación y respaldos de gastos debe hacerse llegar a la Secretaría de la Escuela. Solo se recibirán Boletas y/o Facturas originales, sin excepción. Las Boletas y/o Facturas no podrán estar enmendadas. Las Boletas y/o Facturas deben exhibir nítidamente fecha y monto. Las facturas NO pueden ser correlativas, ni se puede dividir una compra en más de una factura. Consideraciones generales. - Toda factura relacionada con equipos, debe venir con Comprobante de Alta, para gestionar la codificación de los bienes y elaborar el listado de inventario para futuras revisiones. - No se permitirá pago en cuotas en tarjetas de crédito o de casas comerciales. - NO se tramitarán reembolsos de una INVOICE con tipo de cambio no correspondiente a la compra. Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 6
ANEXOS Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 7
Anexo 1 RENDICION DE FONDOS A RENDIR FONDOS FIJOS/FONDOS NO RENOVABLES/DEVOLUCIÓN DE GASTOS T/C NUMERO DESPACHO PAG. DE DIA MES AÑO Nombre Responsable del Fondo: Rut Responsable Unidad/Proyecto/Caja Período Desde Hasta DETALLE DE DOCUMENTOS CODIGO Línea N º FECHA CONCEPTO CUENTA MONTO GASTO TOTAL FONDOS FIJOS FONDOS NO RENOVABLES VALOR DEL FONDO ASIGNADO Menos DEVOLUCION DE GASTOS RESUMEN SALDO Cuenta Monto TOTAL RENDICION 410428 410447 PESOS 410446 DOLARES 410427 EUROS 110510 TOTAL FIRMA RESPONSABLE DEL FONDO FIRMA JEFATURA FIRMA CONTABILIDAD Nombre de la persona que digitó la información Anexo E-mail Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 8
Anexo 2 PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE ESCUELA DE INGENIERIA DATOS DEL SOLICITANTE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA Nombre Jefe Cuenta Fecha No. de Cuenta Firma Jefe Depto. DETALLE ORDEN DE COM PRA A Nombre de Dirección Teléfono Atención Señor (a) Concepto Número Artículo Valor Unitario Total Observaciones (Si el valor no es en pesos, por favor indicar la valorización de la moneda) Sub Total I. V. A. Total $ $ $ 0 0 0 Cotización Vía: Telefónica Adjunta (Marque la que corresponda) Vº Bº Subdirección Administrativa Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 9
Anexo 3 Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE 10