Instructivo para el registro de información Financiera en el Sistema para la Interventoría y Gestión de Alianzas- SIGA Bogotá, abril 6 de 2010
CONTENIDO 1. JUSTIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO 2. ACCESO AL SISTEMA 3. MATRÍCULA 4. INSTITUCIONES 5. CAPACITACIÓN DOCENTES 6. CONTRATOS 7. CONTRAPARTIDAS 8. PAGOS EFECTUADOS 9. PRESUPUESTO
1. JUSTIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO El presente instructivo tiene como objetivo orientar a las personas que ejecutan Alianzas conformadas por entidades del sector productivo, entidades del sector educativo y otras entidades de apoyo, encargadas de la información financiera del proyecto, para que efectúen el registro correspondiente en el Sistema para la Interventoría y Gestión de Alianzas SIGA. Contacto Interventoría para Asistencia Técnica: Teléfonos: 6296561/62, 321-2157393, correos: myriam.montanez@cmconsultores.com.co y german.medina@cmconsultores.com.co
2. Acceso al sistema: Para acceder al SIGA, ingrese a la página web: www.cmconsultores.com.co, pique en la pestaña La Compañía, en la parte inferior derecha pique en SIGA aparecerá la siguiente pantalla: También se puede ingresar al sistema con el siguiente vínculo http://190.146.68.48/siga Para ingresar al sistema se utilizará el usuario y clave asignada para cada uno de las Alianzas. Se muestran los siguientes menús. Aparecerá la siguiente pantalla en la que se listan las diferentes opciones de la información que debe ser cargada en el sistema: matriculas, instituciones, docentes, contratos, contrapartida, pagos, presupuesto y reportes.
3. Módulo Matrícula Este módulo cuenta con los siguientes sub-módulos IEM (Institución Educación Media) y IES (Institución Educación Superior), para acceder ellos solo se debe hacer clic sobre cada uno de ellos en el menú desplegable del botón Matriculas 3.1. Formulario creación IEM Al picar en la opción IEM, aparecerá el siguiente formulario, en el cual se deben diligenciar los datos del nuevo registro. Para hacerlo se debe seleccionar cada opción de chequeo para activar la lista que permite seleccionar la alianza y así poder ingresar los datos, los campos son: Institución, número de estudiantes grado 10, población vulnerable grado 10, Sisben 1 y 2, año número de estudiantes grado 11, número de estudiantes grado 10, población vulnerable grado 10, Sisben 1 y 2.
Después de diligenciar el formulario se debe dar clic en la imagen se ha realizado con éxito saldrá el siguiente mensaje en la pantalla:, si la creación Si por el contrario algún dato queda sin diligenciar, se verá una imagen como esta al pie del campo que este vacío. O si el registro ya existe saldrá el siguiente mensaje. Deberá digitar los datos nuevamente.
3.1.1. Edición formulario IEM Para editar un registro de esta tabla se debe hacer clic sobre esta imagen que se encuentra ubicada a la izquierda de cada registro, así ingresamos al formulario de edición de IEM. En este formulario se diligencian los datos que se quieren cambiar, todos los campos se pueden editar y son obligatorios, los campos son: institución, número de estudiantes grado 10, población vulnerable grado 10, Sisben 1 y 2, año número de estudiantes grado 11, número de estudiantes grado 10, población vulnerable grado 10, Sisben 1 y 2 Después de realizar los cambios se debe dar clic en la imagen ha realizado con éxito saldrá el siguiente mensaje en la pantalla:, si la edición se Si por el contrario algún dato queda sin diligenciar, se verá una imagen como esta al pie del campo que este vacío.
3.1.2. Formulario IEM (consulta, edición y cargue de nuevo registro) Una vez se cargue información en este módulo, al ingresar aparecerá la siguiente pantalla: Al ingresar a este módulo se verá una tabla con la cantidad de alumnos en 10 y 11 por alianza y por institución, los datos de la tabla son: Alianza, institución, número personas capacitadas grado 10, número personas capacitadas grado 11 y año. Para crear un nuevo registro se debe pulsar el botón Nuevo Registro, ubicado en la parte inferior de la tabla, así ingresa al formulario de creación de IEM.
3.2. Formulario de creación IES En este formulario se crean los estudiantes. En primer lugar se debe diligenciar la institución, el programa y el tipo de matrícula, todos estos campos son de carácter obligatorio, seguido a esto debe seleccionar cada opción de chequeo para activar las casillas y ingresar los datos siguientes: nombre, tipo de documento, identificación, fecha de nacimiento, departamento, municipio, género, nivel de Sisben, población vulnerable y fecha ingreso, deben diligenciarse todos los campos por cada estudiante para poder continuar. Después de diligenciar el formulario se debe dar clic en la imagen, si la creación se ha realizado con éxito saldrá el siguiente mensaje en la pantalla:
Si por el contrario algún dato queda sin diligenciar, se verá una imagen como esta al pie del campo que este vacío. O si el registro ya existe saldrá el siguiente mensaje. Deberá digitar los datos nuevamente 3.2.1. Edición formulario IES Para editar un registro de esta tabla se debe hacer clic sobre esta imagen que se encuentra ubicada a la izquierda de cada registro, así ingresamos al formulario de edición de IES. En este formulario se debe diligenciar los datos que se quieren cambiar, los campos que se pueden editar y son obligatorios son: institución, programa, nombre alumno, identificación, género, fecha nacimiento, nivel del Sisben y fecha de ingreso.
Después de realizar los cambios se debe dar clic en la imagen, si la edición del alumno se ha realizado con éxito saldrá el siguiente mensaje en la pantalla: Si por el contrario algún dato queda sin diligenciar, se verá una imagen como esta al pie del campo que este vacío. 3.2.2. Formulario IES (consulta, edición y cargue de nuevo registro) Al ingresar a este módulo se verá una tabla con los estudiantes matriculados en instituciones de educación superior, los datos de la tabla son: Alianza, institución, programa, tipo matrícula, alumno, identificación, edad y fecha ingreso.
Para crear un nuevo registro se debe pulsar el botón Nuevo Registro, ubicado en la parte inferior de la tabla, así ingresamos al formulario de creación de IES. 4. Módulo Instituciones Formulario de creación de instituciones: Al picar en la pestaña Instituciones aparecerá la siguiente pantalla: En este formulario se debe diligenciar los datos de cada institución, todos los campos se deben diligenciar de manera obligatoria, los campos son: Alianza (a la que pertenece la institución), tipo de institución, institución (nombre de la misma), dirección, departamento, municipio, código DANE, teléfono y rector. Después de diligenciar el formulario se debe dar clic en la imagen, si la creación de la institución se ha realizado con éxito saldrá el siguiente mensaje en la pantalla:
Si por el contrario algún dato queda sin diligenciar, se verá una imagen como esta al pie del campo que este vacío. 4.1. Edición de instituciones Para editar una institución, la alianza debe hacer clic sobre esta imagen que se encuentra ubicada a la izquierda de cada registro, así ingresamos al formulario de edición de instituciones. Para crear instituciones se debe hacer clic sobre esta imagen que se encuentra en la parte inferior de la tabla, así ingresamos al formulario de creación de instituciones. En este formulario se deben diligenciar los datos que se quieren cambiar, todos los campos se pueden editar y todos son de carácter obligatorio, los campos son: Alianza (a la que pertenece la institución), tipo de institución, institución (nombre de la misma), dirección, departamento, municipio, código DANE, teléfono y rector.
Después de realizar los cambios se debe dar clic en la imagen edición se ha realizado con éxito saldrá el siguiente mensaje en la pantalla:, si la Si por el contrario algún dato queda sin diligenciar, se verá una imagen como esta al pie del campo que este vacío. 4.2. Formulario Instituciones (consulta, edición y cargue nuevo registro) Cuando se ha cargado información a este módulo al ingresar aparecerá una tabla con todas las instituciones registradas en el sistema, los datos de la tabla son: Alianza, institución, departamento y municipio. Si quiere filtrar la información de la tabla por las instituciones que pertenecen a una alianza especifica, podrá hacerlo al seleccionar la alianza en el menú desplegable que se encuentra ubicado en la parte superior de la tabla.
5. Formulario capacitación docente En este formulario se debe diligenciar los datos de la nueva capacitación docente, todos los campos se deben diligenciar de manera obligatoria, debe seleccionar cada opción de chequeo para activar las casillas e ingresar los datos siguientes: Institución, tema, título capacitación, número docentes, horas de capacitación, período y año. Después de diligenciar el formulario se debe dar clic en la imagen, si la creación de la capacitación docente se ha realizado con éxito saldrá el siguiente mensaje en la pantalla: Si por el contrario algún dato queda sin diligenciar, se verá una imagen como esta al pie del campo que este vacío.
5.1. Formulario de edición capacitación docente Para editar una capacitación docente, se debe hacer clic sobre esta imagen que se encuentra ubicada a la izquierda de cada registro, así ingresamos al formulario de edición de capacitación docente. En este formulario se debe diligenciar los datos que se quieren cambiar, no todos los campos se pueden editar, los campos editables son obligatorios y son los siguientes: Número docentes, horas de capacitación, tema y título de capacitación. Después de realizar los cambios se debe dar clic en la imagen se ha realizado con éxito saldrá el siguiente mensaje en la pantalla:, si la edición Si por el contrario algún dato queda sin diligenciar, se verá una imagen como esta al pie del campo que este vacío.
5.2. Formulario de capacitación de docentes (consulta, edición y cargue nuevo registro): Cuando se ha cargado información en este módulo, al ingresar aparecerá la siguiente tabla: Al ingresar a este módulo se verá una tabla con todas las capacitaciones docentes registradas por la alianza, los datos de la tabla son: Alianza, institución, número de docentes capacitados, horas de capacitación, tema, periodo y año. Para crear una capacitación docente se debe pulsar el botón Nuevo Registro, ubicado en la parte inferior de la tabla, así ingresamos al formulario de creación de capacitación docente.
6. Contratos: Al elegir la opción Contratos aparecerá el siguiente formulario: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 En cada uno de los campos señalados debe digitar la información o elegir la opción según sea el caso, como se indica a continuación: 1. Contrato, adquisición o servicio: Este campo da la opción de escoger si la información que se cargará corresponde a un contrato, a una adquisición o a un servicio. 2. No. de contrato/soporte: Digite el número asignado al contrato o al documento que respalda la adquisición del bien o servicio. Si el soporte no tiene número, debe asignarle uno con el cual lo identificará para cargar la información posterior asociada con este documento. 3. Nombre contratista o proveedor: Ingrese el nombre de la persona o empresa con la cual se firmó el contrato o del proveedor del bien o servicio adquirido. 4. Nit o CC contratista: Digite el número de identificación del contratista o proveedor del bien o servicio. 5. Valor del contrato: Cargue el valor en pesos del contrato, adquisición o servicio. 6. Objeto del contrato: Transcriba en este campo el objeto del contrato.
7. Componente de Inversión: Al activar el desplegable de este cuadro aparecerán los componentes de la inversión, dentro del cual se debe escoger una de las opciones. 8. Subcomponente de Inversión: Al activar el desplegable de este cuadro aparecerá un listado de los subcomponentes de inversión relacionados con el componente de inversión elegido en el campo anterior, dentro del cual se debe escoger una de las opciones. 9. Guardar contrato: Al activar el boton Guardar contrato el sistema arroja el mensaje El contrato se ingresó satisfactoriamente 7. Contrapartidas: Al elegir la opción Contrapartida se cargará el siguiente formulario: 1 2 3 4 5 6 7
En cada uno de los campos señalados debe digitar la información o elegir la opción según sea el caso, como se indica a continuación: 1. Entidad aportante: Registre el nombre de la entidad, miembro de la Alianza, que realiza el aporte. 2. Valor del aporte: Registre el monto de los recursos aportados por la entidad indicada en el punto anterior. Para definir este valor debe cuantificar en dinero el aporte realizado teniendo en cuenta los criterios definidos en el formato de certificación remitido por la Interventoría. 3. Numero de certificación: Digite el número del documento (formato remitido por la Interventoría) mediante el cual se certifica el aporte realizado. 4. Objeto del aporte: Describa el objeto del aporte realizado por la entidad aportante. 5. Componente de inversión: Al activar la lista desplegable de este cuadro aparecerán los componentes de la inversión, dentro del cual se debe escoger una de las opciones. 6. Subcomponente de inversión: Al activar el desplegable de este cuadro aparecerá un listado de los subcomponentes de inversión relacionados con el componente de inversión elegido en el campo anterior, dentro del cual se debe escoger una de las opciones. 7. Guardar: Oprima este botón para guardar y salir.
8.Pagos: Una vez cargada la información del contrato, adquisición o servicio, se debe seleccionar la opción Pagos arroja el siguiente formulario, el cual debe diligenciarse según se indica a continuación 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1. No. de contrato, adquisición o servicio: Al accionar la lista desplegable de este campo aparecen los números de contrato, adquisición o servicios cargados en el punto anterior, dentro de los cuales debe seleccionar aquel con el que relacionen los pagos que van a ser registrados. 2. Nombre contratista o proveedor: Este campo se alimenta automáticamente con la información cargada en el formato Contrato, adquisición o servicio.
3. Valor contrato: Este campo se alimenta automáticamente con la información cargada en el formato Contrato, adquisición o servicio. 4. Pagos acumulados a la fecha: Este campo se alimenta automáticamente con la información de pagos en la medida en que se vayan registrando en el sistema. 5. Número de factura o cuenta de cobro: Digite el número del documento mediante el cual el contratista o proveedor realiza el cobro del bien o servicio. 6. Fecha factura: Al accionar el desplegable de este campo muestra el calendario para seleccionar la fecha de la factura o cuenta de cobro. 7. Monto cobrado: Registre el valor total de la factura sin descuentos. 8. Valor bruto: Este campo calcula automáticamente el valor tomando el monto cobrado menos el valor del IVA. Fuente Recursos de pago: 9. MEN: Se debe digitar el monto de los recursos asignados por el Ministerio de Educación Nacional para llevar a cabo el proyecto. 10. Contrapartida: Registre el monto de recursos aportados por la Alianza para realizar los pagos del proyecto que están siendo registrados. En caso de no haber utilizado esta fuente de recursos se deberá diligenciar el espacio con cero 0. 11. Otros: Digite el monto de otros recursos utilizados para cubrir los pagos a contratistas o proveedores. En caso de no haber utilizado esta fuente de recursos se deberá diligenciar el espacio con cero 0. 12. IVA: Digite el valor del impuesto sobre las ventas IVA, en pesos. 13. Retencion en la Fuente: Digite el valor de la retención en la fuente aplicado al valor de la factura, en pesos. 14. ICA: Digite el valor del ICA, en pesos. 15. Otros: Digite el valor en pesos de otros descuentos que apliquen al pago. 16. Monto pagado: Este campo calcula automáticamente el valor del monto pagado obteniendo la diferencia entre el monto cobrado y los descuentos de IVA, ICA y Retención en la fuente. 17. No. comprobante de egreso: Digite el número del documento soporte del pago realizado.
18. Fecha de pago: Al accionar el desplegable de este campo se activa el calendario para escoger la fecha en que se realizó el pago que está siendo registrado. 19. Guardar pago: Al activar el botón Guardar pago se genera el aviso El pago fue ingresado con éxito
9. Presupuesto: Seleccione la opción presupuesto, se abrirá el siguiente cuadro en el cual se diligenciarán el monto de las inversiones totales programadas del proyecto, teniendo en cuenta la fuente de recursos que serán utilizadas, para cada uno de los conceptos indicados.