ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA Elaborado por: Revisado y elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Ing. Antonio López Hernández Supervisor de Control de Accesos Ing. Raul G. Reta Rodriguez Subgerente de Protección NIVEL DE SEGURIDAD: RESERVADA Biol. Joel Mendez Reyes Gerente de Operaciones Lic. Ruben Medina Gonzalez Director General APILAC Página 1 de 6
REVISIÓN HISTÓRICA NÚMERO DE REVISIÓN FECHA REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 04/11/11 - Emisión Inicial. 1 13/01/12 - Se cambia el nivel de seguridad del documento y se elimina el puesto de Subgerente de Protección, quedando como representante de la Dirección. Página 2 de 6
1. PROPÓSITO. Establecer la metodología para identificar las no conformidades que afecten la seguridad en la cadena de suministros de la APILAC, sus causas y la toma de acciones correctivas y/o preventivas, el seguimiento de las mismas. 2. ALCANCE. Este documento es aplicable a la no conformidad en el producto o servicio considerando la violación del requisito, el caso y la muestra; no conformidad a los impactos en la seguridad, resultados de auditorías, análisis de datos del desempeño de los procesos, iniciación y terminación de acciones correctivas. 3. DEFINICIONES. Usuario: Organización o persona que recibe deberá estar seguro dentro de los alcances de esta norma. Producto o Servicio: Resultado de un proceso. No Conformidad: Incumplimiento a un requisito. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. (Se establecen por el cliente, normatividad o legislación aplicable). Impacto de Seguridad: Cualquier situación adversa, que afecte productos o servicios por razones de seguridad total o parcialmente de las actividades, Aspecto de Seguridad: Elemento de las actividades, productos o servicios que interactúan con el ámbito de seguridad. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Control operacional: prácticas, actividades, métodos, etc. que aseguran que se mantienen en un nivel permitido, se disminuyan o evitan Incidentes o accidentes ocasionados por los aspectos de seguridad significativos. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial detectada u otra situación potencialmente indeseable. SA: Solicitud de acción (Correctiva y/o preventiva) 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. Manual del SGCA Página 3 de 6
Norma ISO 28000:2007. 5. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD Y RESPONSABILIDADES. 5.1 IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES. Todo el personal de la APILAC puede identificar una no conformidad real o potencial, describiendo la no conformidad, la causa o la violación a los requisitos o requerimientos de seguridad, el caso, actividad, procedimiento o proceso que presenta la no conformidad y la muestra para determinar la dimensión del problema. Quien identifica una no conformidad, deberá documentarla en el formato de Solicitud de Acción (SA) APILAC- SGS-F-11, el cual está disponible en las áreas. Posteriormente entrega al Representante de la Dirección del SGS para su control y seguimiento. 5.2 ELABORACIÓN DE SOLICITUDES DE ACCIÓN. Las SA se pueden elaborar a partir de la siguiente información: - Derivada de no conformidades - Derivada de resultados de auditorias - Derivado de análisis de datos - Derivado de la detección de aspecto de riesgo en la Cadena de Suministro Cuando sea conveniente el responsable del área que requiera realizar la SA genera una solicitud acción correctiva o preventiva, la registra en el formato de "Solicitud de Acción" APILAC-SGS-F-11, determinando la disposición tomada para solventar la no conformidad, las cuales pueden ser; - Detener las actividades que se están realizando hasta establecer las acciones a seguir, para dar cumplimiento a los requerimientos de seguridad dentro del alcance de la norma. - Rechazar el producto, cancelar el servicio, negar el acceso, parar el proceso. - Continuar con el servicio, estableciendo las acciones a seguir de común acuerdo con el representante del usuario o cliente. - Suspender el servicio en espera de una disposición especial por una autoridad pertinente o tomar acciones para mitigar cualquier impacto causado. - En el caso de emisión de documentos con datos incorrectos, se contacta al usuario o cliente (si se ha enviado el mismo) y se le notifica sobre el error, solicitando la devolución del documento para su corrección, cuando así aplique. - En el caso de información mal proporcionada, se contacta al usuario o cliente y se le notifica sobre el error, dando la información correcta y realizando las correcciones necesarias en toda la documentación involucrada. Se envía el formato de Solicitud de Acción APILAC-SGS-F-11, al Representante del SGS, quien es responsable del seguimiento para la atención del formato. Página 4 de 6
5.3 DETERMINACIÓN DE CAUSAS Y PROPUESTAS DE ACCIONES. El Representante de la Dirección del SGS, analiza la no conformidad y la turna las áreas involucradas solicitando la propuesta y aplicación de la acción correctiva, tratándose de una no conformidad real. En caso de tratarse de una no conformidad potencial, se le solicitará la propuesta de la acción preventiva, en ambos caso se documenta en el formato de Solicitud de Acción (SA) APILAC-SGS-F-11. Las acciones deberán ser apropiadas a los efectos de la no conformidad o impacto en la seguridad detectado, a fin de que no vuelva a ocurrir, deberán eliminar o minimizar las causas de la no conformidad, establecer las fechas compromiso de inicio y término de las acciones propuestas; así como designar a los responsables de implementar las acciones con el fin de establecer su factibilidad. Si las acciones son derivadas por situaciones de emergencia, se mitigarán de acuerdo al procedimiento de "Preparación y Respuesta a Emergencias" o el Plan de Protección de la Instalación Portuaria. Posterior a una situación de emergencia, se analizan los eventos suscitados durante la misma y se generan las acciones correctivas y/o preventivas, con el fin de modificar los programas correspondientes para eliminar o mitigar los impactos de seguridad que puedan estar asociados a la emergencia. El Representante de la Dirección del SGS, recibe las propuestas de acción correctiva y/o preventiva con las firmas de los responsables, para su seguimiento y cierre. 5.4 IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES. El responsable de la Solicitud de Acción, ejecuta las acciones definidas en las fechas determinadas. El Representante de la Dirección del SGS, realiza un seguimiento entre las fechas de inicio y de término de las propuestas de acción, indicando la evidencia del avance de la misma, apoyándose en el grupo de auditores internos o del SGS. Llegada la fecha de término de las acciones, en el caso de que éstas no hayan sido implementadas o no se hayan eliminado las causas de la no conformidad, se deberá reprogramar la fecha de término, especificando la justificación de la reprogramación conforme al formato de Solicitud de Acción en el apartado de seguimiento, asentando las fechas del seguimiento. Si llegada la segunda fecha de término y las acciones no se han implementado o no han eliminado las causas de la no conformidad, la Solicitud de Acción se turna al Director General o para que determine las acciones pertinentes. Cuando el Representante de la Dirección del SGS, tengan evidencia suficiente y competente de que las acciones han sido ejecutadas y se ha eliminado la no conformidad y sus causas, se procederá al Cierre de la Acción, firmando el Representante de la Dirección del SGSGerente de Operaciones, cuando aplique y los responsables Página 5 de 6
de la implementación. Una vez aplicadas las acciones se debe someter a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos o requerimientos del cliente. El Representante de la Dirección, dará seguimiento de las acciones correctivas y preventivas correspondientes a las auditorías externas e internas en el formato APILAC-SGS-F-12 6 REGISTROS. APILAC-SGS-F-11 Solicitud de Acción (SA). APILAC-SGS-F-12 Estado de Acciones Correctivas y Preventivas 7 ANEXOS. Ninguna Página 6 de 6