Revisión Contable Sistema de Auditoría Unidad Técnica de Fiscalización
Índice Inicio de Sesión... 3 Selección de Configuración... 4 Menú y barra de acciones... 5 Bandeja de contabilidades... 7 Revisión Contable... 8 Cédulas sumarias... 10 Cédula de Integración... 11 Selección de la muestra... 12 Cédula analítica... 15 Trabajar póliza... 17 Revisión de evidencias... 17 Pólizas adicionales... 19 Atributos de revisión... 21 Consultar revisión... 22 Observaciones adicionales... 22 Atributos de revisión... 25 Modificar revisión... 26 Atributos de revisión... 26 Eliminar revisión... 28 Diagrama de Revisión contable... 29 Sistema de Auditoría 2 de 29
Inicio de Sesión 1. Ingresa tu Usuario. 2. Escribe tu Contraseña. 3. Introduce el texto de la imagen. 4. Finalmente oprime Ingresar. 1 2 3 4 Figura 1.0 Inicio Sistema de Auditoría 3 de 29
Selección de Configuración Para iniciar la consulta o revisión, es necesario seleccionar la Configuración del Proceso. Selecciona: 1. El Tipo de proceso: Campaña o Precampaña. 2. El Tipo de elección. 3. El Año del proceso electoral. 4. El botón Seleccionar. 1 Figura 2.0 Selección de Configuración 3 2 4 Figura 3.0 Tipo de Elección / Año del Proceso Electoral Sistema de Auditoría 4 de 29
Menú y barra de acciones Para ingresar a la Bandeja de Contabilidades, selecciona Inicio en el menú. Figura 4.0 Menú En la barra de acciones que se ubica en la parte superior derecha de la pantalla, podrás utilizar: las Alertas, Cambiar de proceso y Cerrar sesión. Al comenzar a trabajar con tu primera contabilidad se habilitará Consulta de tus contabilidades recientes. Figura 5.0 Barra de acciones Las alertas son notificaciones que recibe el usuario informándole, a cerca del seguimiento q ue s e le da a las contabilidades que ha trabajado. Selecciona Marcar todo como visto para que muestre como vistas las notificaciones. Figura 6.0 Alertas Sistema de Auditoría 5 de 29
Para Cambiar de proceso o Cerrar sesión, selecciona el ícono Figura 7.0 Cambiar de proceso Cerrar sesión La Consulta de contabilidades recientes se habilitará una vez que comiences a trabajar una contabilidad. Figura 8.0 Consulta de contabilidades recientes Sistema de Auditoría 6 de 29
Bandeja de contabilidades Dirígete a la bandeja de contabilidades, ahí podrás: a) Visualizar las contabilidades que tienes asignadas. b) Utilizar uno o todos los filtros de búsqueda, para localizar una contabilidad. c) Elegir una de las contabilidades asignadas. Para trabajar una contabilidad oprime el ícono trabajar y/o trabajar. de la contabilidad que deseas consultar a b ) Figura 9.0 Bandeja de Contabilidades Sistema de Auditoría 7 de 29
Revisión Contable Para ingresar al módulo de revisión, oprime Revisión Contable. Figura 10.0 Tablero Estadístico Contable En seguida el sistema te mostrará la bandeja de Revisión contable, en ésta sección podrás: A) Descargar los reportes contables. Se descargarán en una carpeta ZIP los reportes disponibles para la contabilidad seleccionada, periodo y etapa. Para comenzar a trabajar deberás elegir: 1. Selección de periodos. Selecciona el periodo que deseas consultar y/o trabajar. Ahí mismo podrás descargar los reportes contables del periodo. 2. Selección de cuenta. Desde el árbol de cuentas podrás consultar los diferentes tipos de cuentas. Selecciona aquella que vas a consultar o trabajar. Nota: Cuando haya más de un periodo aparecerá una pestaña de Acumulado. Sistema de Auditoría 8 de 29
a 1 2 Figura 11.0 Selección de Períodos / Selección de Cuenta Nota: Las cuentas se muestran de forma acumulativa, se despliegan para mostrar las subcuentas que la componen. El estatus de revisión de las cuentas, se presenta de la siguiente forma: Terminada: La selección de la muestra se realizó por completo. Pendiente: Se realizó la selección de muestra, pero aún existen movimientos contables por revisar. Sistema de Auditoría 9 de 29
Cédulas sumarias Éstas son de carácter informativo, en ellas se mostrarán las cifras correspondientes a la totalidad de ingresos y egresos reportados en el periodo; así como el monto individual de las subcuentas que las integran. Selecciona el tipo de cuenta que vas a trabajar: A) Cédula Sumaria de Ingresos: Para verla selecciona la cuenta 4-0-00-00-0000. B) Cédula Sumaria de Egresos: Para verla selecciona la cuenta 5-0-00-00-0000. Después de seleccionar la cuenta a trabajar o consultar, podrás llevar a cabo las siguientes acciones dentro de la cédula sumaria que elegiste: 1. Ver la descripción Transparencia. 2. Acceder a los Índices para poder llegar a la póliza a trabajar. 3. Descarga de la cédula sumaria, de integración o analítica generados. 1 2 Figura 12.0 Selección de Períodos / Selección de Cuenta 3 Sistema de Auditoría 10 de 29
Cédula de Integración Éstas son de carácter informativo, en ellas se mostrarán las correspondientes al detalle de la totalidad de las cuentas acumulativas que conforman la cuenta de ingresos o egresos reportados en el periodo; así como el monto individual de las subcuentas que las integran, y su respectivo alcance de revisión. Éstas contarán con 2 tipos de Índices: 1. El que dirigirá a la cédula analítica del periodo normal, que se identifica con la letra N. 2. El que dirigirá a la cédula analítica del periodo de corrección, que se identifica con la letra C. Para visualizarla oprime el índice de la cuenta: Figura 13.0 Cédula de Integración Sistema de Auditoría 11 de 29
Selección de la muestra Una vez seleccionada la cuenta afectable, y si aún no hay generada una cédula analítica, el sistema te enviará a la siguiente pantalla. Ahí podrás ver en la parte superior la información general de la cuenta. En seguida deberás seleccionar: Figura 14.0 Información general de la cuenta. 1. El tipo de muestra, que puede ser seleccionada mediante: a) Estrategias de selección: Deberás elegir con qué estrategia seleccionarás la muestra: aleatorio, montos mayores y riesgos mayores *(consultar en la siguiente página la información relacionada). Al seleccionar cualquiera de las opciones el sistema deberá marcar como seleccionadas las partidas necesarias para llegar al alcance mínimo señalado en el módulo de Porcentajes de Revisión. b) De manera manual, desde la columna muestra. 2. Continuar, para guardar la selección de muestra. Si no deseas guardar los cambios, también podrás: A) Restablecer muestra, ésta opción dejará la selección de la muestra cómo se encontraba al momento de entrar al módulo. B) Regresar, para volver a la cédula de integración. *Ver imagen en la siguiente página: Sistema de Auditoría 12 de 29
1a 1b A 2 Figura 14.1 Selección de la muestra B *La columna Indicador de Riesgo en la cual se visualizará un semáforo, con el objetivo de mostrar una representación gráfica en código de colores, respecto del riesgo que guarda cada partida en función de diversos factores de riesgo. Figura 14.1 Selección de muestra - Indicadores de riesgo Sistema de Auditoría 13 de 29
El sistema calculará el indicador de riesgo de manera automática de conformidad a los siguientes factores. Figura 14.2 Selección de muestra - Indicadores de riesgo Una vez que se ha guardado la selección de la muestra el sistema generará la cédula analítica. Sistema de Auditoría 14 de 29
Cédula analítica Para cada cuenta afectable del catálogo se utilizarán las cédulas denominadas como cédula analítica. El sistema enviará el listado de las pólizas a revisar en dónde podrás llevar a cabo las acciones: Para Trabajar la póliza oprime el ícono (Sólo podrá trabajar un usuario a la vez la póliza). Podrás Trabajar una revisión siempre y cuando ésta cuente con Temporalidad válida y cumpla con las siguientes reglas: o o El estatus de la revisión sea Pendiente o Eliminado. El estatus del Informe de resultados sea diferente a Generar Doc, Enviado a firma, Error Doc o Sin Efecto. Para Consultar la póliza oprime el ícono o o Para el caso de los estatus Pendiente, Trabajando o Eliminado se muestra la consulta de la revisión sin los atributos contestados. Para el caso de los estatus Revisado y Modificado, se muestra la consulta de la última revisión válida que se haya realizado en el sistema. Para Modificar la póliza oprime el ícono Modificar una revisión cuando se tenga Temporalidad válida, tener el permiso para modificar la revisión contable y se cumplan las siguientes reglas: o o o o El estatus de la revisión debe ser Revisado, Modificación Cancelada o Modificado. El estatus de las observaciones debe ser diferente a Trabajando, Aprobada o Autorizada. El estatus de los anexos sea diferente a Aceptado, Anexo final o Sustituido. El estatus del Informe de resultados debe ser diferente a Generar Doc, Enviado a firma, Error Doc o Sin efecto. Para Eliminar la póliza oprime el ícono Podrás Eliminar la póliza siempre y cuando ésta cuente con Temporalidad válida y se cumplan las siguientes reglas: o El estatus de la revisión debe ser Revisado, Modificado o Modificación Cancelada. o El estatus de todas las observaciones sea diferente a Trabajando, Aprobada o Autorizada. o El estatus de los anexos sea distinto de Aceptado, Anexo Final o Sustituido. o El estatus del Informe de resultados sea diferente de Generar Doc, Enviado a Firma, Error Doc o Sin Efecto. Sistema de Auditoría 15 de 29
Figura 15. Cédula analítica Nota: Los estatus de la revisión de la póliza son: Pendiente: No se ha realizado la revisión. Revisado: La revisión se realizó. Modificado: Después de modificar una revisión. Modificación cancelada: Cuando se cancela la modificación. Eliminado: Se eliminó la revisión. Trabajando: Se está trabajando en esta póliza. Trabajando modificación: Se está de modificando una revisión. Sistema de Auditoría 16 de 29
Trabajar póliza Para comenzar la revisión oprime el ícono Trabajar póliza trabajo. ésta opción te remitirá al papel de El sistema detalla la información de la póliza. Figura 16.0 Pólizas a revisar Figura 16.1. Información de Póliza Revisión de evidencias Podrás visualizar el archivo adjunto a la póliza por clasificación de evidencias. 1. Selecciona la clasificación de evidencia que deseas consultar. 2. Oprime: a) El ícono para descargar la evidencia. b) El ícono para la vista previa del formato XML. Sistema de Auditoría 17 de 29
1 Figura 17.0 Información de póliza En la parte inferior de la tabla puedes visualizar la evidencia adjunta. Figura 18.0 Visualización de Evidencia Sistema de Auditoría 18 de 29
Los formatos que se pueden escuchar y/o ver son: PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF OGV, MP4, WEBM MP3, OGG DOCX, XLSX, XML Nota: Los requerimientos para el funcionamiento correcto de Word y Excel son los siguientes: Microsoft Office Word y Excel (2013, 2016 o superior). Sólo Sistema Operativo Windows Vista o Superior. Instalación correcta de Office (Correctamente configurados, configuración predeterminada). Compatibilidad Google Chrome el cual debe permitir abrir ventanas emergentes. Pólizas adicionales En este apartado debes ingresar las cuentas que están asociadas a la contabilidad de acuerdo al periodo y etapa de la misma, para visualizar sus respectivas pólizas; y descargar las evidencias de éstas: 1. Ingresa el número,código o descripción de la cuenta contable para realizar la búsqueda de los registros contables asociados. 2. Oprime el botón Seleccionar. 3. Elige la póliza a consultar. 2 1 3 Figura 19.0 Pólizas adicionales Sistema de Auditoría 19 de 29
En ésta sección podrás consultar las evidencias de las pólizas y descargarlas: Nota: Figura 19.1 Pólizas adicionales Aquí también se pueden escuchar y/o ver, los mismos formatos que en la sección de Revisión de evidencias. Sistema de Auditoría 20 de 29
Atributos de revisión Aquí se visualizará un cuestionario de revisión para cotejar las evidencias y requisitos específicos de la documentación. Deberás: 1. Responder el cuestionario y agregar comentarios. 2. Seleccionar la fecha de operación auditada que soporte el movimiento contable, en el calendario. 3. Oprime el botón Guardar revisión. 2 1 3 Figura 20.0. Atributos por revisar El sistema envía un mensaje de éxito, confirmando que se registró la revisión. Nota: Dependiendo de la respuesta (Sí o No) genera o no una observación, o en su caso se habilitará otro cuestionamiento. Oprime: a) Consultar para revisar el detalle de la revisión que acabas de realizar, o b) Regresar a la bandeja (cédula analítica) para continuar con una nueva revisión. a Figura 20.1. Mensaje de éxito b Sistema de Auditoría 21 de 29
Consultar revisión Para la consulta de una póliza oprime el ícono Consultar Revisión. Figura 22.0 Consulta de revisión Una vez que ingresas a una revisión se mostrará la información previamente capturada de los apartados: Papel de trabajo. Revisión de evidencias. Pólizas adicionales. Observaciones adicionales Podrás agregar una o varias observaciones adicionales, siempre y cuando, el estatus de la revisión sea revisado;selecciona Agregar observación. Figura 23.0 Generación de observaciones adicionales Sistema de Auditoría 22 de 29
En la parte inferior deberás capturar la información solicitada: Figura 24.0 Observaciones adicionales Una vez que capturaste la información, tendrás las opciones para adjuntar: A) Evidencias: puedes subir uno o varios archivos que juntos pesen hasta 1GB, o un B) Anexo: solamente podrás agregar un archivo en formato Excel. Selecciona: 1. Examinar, y elige el o los documentos. 2. Agregar. 3. Guardar. Se mostrará un mensaje, confirmando que se agregó correctamente. También podrás: a) Cancelar, si no deseas continuar subiendo evidencias. b) Eliminar, para eliminar el archivo adjuntado. c) Limpiar, para borrar los documentos adjuntos, limpiar todos los campos de la captura de la observación (Rubro, Subrubro, Descripción, Observación, Solicitud y Fundamento legal). Sistema de Auditoría 23 de 29
A B 1 a 2 b 3 c Figura 24.1 Observaciones adicionales Evidencias y Anexos Para las concentradoras deberás seleccionar la fecha dónde va a impactar la observación, y oprimir Aceptar. Figura 24.2 Fecha de vencimiento Sistema de Auditoría 24 de 29
Atributos de revisión Selecciona el ícono para visualizar la información detallada de la observación (observación, solicitud y fundamento legal). Figura 25.0 Atributos de revisión Al oprimir el ícono se mostrará una ventana modal con el detalle: Figura 25.1 Detalle de la observación Para salir de la Consulta, presiona el botón de regresar. Figura 26.0 Botón regresar Sistema de Auditoría 25 de 29
Modificar revisión Para Modificar la revisión realizada oprime el ícono Modificar Revisión. Figura 27.0 Modificar revisión Una vez que ingresas a una revisión, se mostrará la información previamente capturada de las secciones: Papel de trabajo. Revisión de evidencias. Pólizas adicionales. Observaciones adicionales. Atributos de revisión Primero se mostrarán los atributos revisados, así como comentarios anteriormente: Figura 28.0 Atributos revisados Sistema de Auditoría 26 de 29
Después se mostrarán los atributos a modificar; así como los comentarios: en caso de no contar con uno se podrá agregar o modificar los precargados. Figura 28.1 Atributos por modificar Sistema de Auditoría 27 de 29
Eliminar revisión Para Eliminar una revisión oprime el ícono Figura 29.0 Eliminar revisión Una vez que seleccionas el ícono de eliminar, aparecerá un mensaje de confirmación. Figura 29.1 Mensaje de confirmación Aparecerá un mensaje confirmando que se ha eliminado correctamente la revisión. Figura 29.2 Mensaje de éxito Sistema de Auditoría 28 de 29
Diagrama de Revisión contable Figura 30.0 Diagrama de Revisión contable Sistema de Auditoría 29 de 29