Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2018
INDICE 1. MARCO DE REFERENCIA... 3 2. JUSTIFICACIÓN... 4 3. OBJETIVOS... 5 4. PLANEACIÓN... 6 4.1. ALCANCE... 6 4.2. OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES... 6 4.3. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES...11 4.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES...12 2
1. MARCO DE REFERENCIA La Procuraduría Agraria (PA) es un organismo público descentralizado de la administración pública federal, tiene funciones de servicio social y está encargada de la defensa de los sujetos agrarios. Brinda servicios de asesoría jurídica, arbitraje agrario y representación legal, promueve la conciliación de intereses, la regularización de la propiedad rural y el fortalecimiento de la seguridad jurídica en el campo. Fomenta la organización agraria básica para la producción y mejor aprovechamiento de sus tierras y recursos naturales, a través de las acciones que coadyuvan al desarrollo rural sustentable y al bienestar social. Para lograr un gobierno basado en la transparencia y la rendición de cuentas, así como preservar y conservar la memoria documental de la Procuraduría Agraria, es indispensable establecer una adecuada organización de sus archivos, como la herramienta que fomente a los servidores públicos dar cuenta de su actuación en el ejercicio de la función pública, y a los ciudadanos la posibilidad de ejercer de forma eficaz su derecho de acceso a la información. Por lo anterior, el Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), es el instrumento que contempla las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, estableciendo las estructuras normativas técnicas y metodológicas para la implementación de estrategias encaminadas a mejorar el proceso de organización y conservación documental en los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico. 3
2. JUSTIFICACIÓN La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece en su artículo 6, apartado A, fracción V, que para el ejercicio del derecho de acceso a la información, es deber de los sujetos obligados preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados. La Ley Federal de, prevé en su artículo 6, fracciones II y IV como objetivo asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los archivos que contienen información pública gubernamental, así como garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, de concentración e histórico, para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la información pública, así como para promover la investigación histórica documental. El Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, alineado a Plan Nacional de Desarrollo, tiene como objetivo 1 Impulsar un gobierno abierto que fomente la rendición de cuentas en la APF y en su estrategia 1.7 Consolidar los sistemas institucionales de archivo y administración, por lo que, en ese tenor, se firmaron las Bases de Colaboración con 2 compromisos en la materia: 1. Establecer los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de los archivos administrativos, mediante: Cuadro general de clasificación archivística; Catálogo de disposición documental; Inventarios documentales: general, de transferencia, de baja y la Guía simple de archivos. 2. Implementar la estrategia de comunicación clara y sencilla, sobre la necesidad de mantener el control del sistema institucional de archivos como prueba de la transparencia de sus acciones, mediante la difusión de buenas prácticas archivísticas en la dependencia o entidad, así como la impartición de conferencias archivísticas institucionales y capacitación a los servidores públicos para la profesionalización de su gestión en materia de archivos. Por lo anterior, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 12, fracción VI de la Ley Federal de y el artículo 2 fracción IV, de su Reglamento, se integra el presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico de la Procuraduría Agraria con las acciones a emprender a escala institucional para la actualización y mejoramiento continuo de los servicios documentales archivísticos, alineados a las disposiciones normativas en la materia. 4
3. OBJETIVOS Objetivo General Constituir y mantener actualizados los sistemas de archivo y gestión documental de la Procuraduría Agraria, conforme a lo establecido en la Ley Federal de, su Reglamento y las diversas disposiciones en la materia, lo que permitirá contar con información clara, confiable y oportuna, para garantizar el acceso a la información y la constitución del acervo histórico de la institucional. Objetivos Específicos 3.1 Integrar la estructura básica de archivos de la Procuraduría Agraria, que permita establecer el sistema de administración de archivos. 3.2 Integrar los instrumentos de control y consulta archivística que unifiquen los criterios de organización y conservación de la documentación. 3.3 Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia, concentración y disposición de la documentación del archivo de concentración. 3.4 Establecer los procesos de administración y control documental de los archivos de trámite. 3.5 Permear la cultura archivística en la institución. 3.6 Profesionalizar la gestión de los responsables de archivo. 3.7 Constituir el acervo histórico de la Institución. 5
4. PLANEACIÓN 4.1. ALCANCE El Plan Anual de Desarrollo Archivístico contempla las acciones que emprenderá el con el objetivo de establecer las bases para la organización y conservación de archivos, en apego a las disposiciones normativas que regulan la materia; por lo cual, es de aplicación general para las unidades administrativas y sustantivas de la Procuraduría Agraria. 4.2. OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES OBJETIVO 1 Integrar la estructura básica de archivos de la Procuraduría Agraria, que permita establecer el sistema de administración de archivos. Analizar la estructura actual del a fin de identificar las necesidades de personal. Proponer la designación del personal que será responsable del. Proponer la designación del personal que será responsable del Concentración. Oficio del nombramiento del responsable del. Oficio del nombramiento del responsable del Concentración. 6
OBJETIVO 2 Integrar los instrumentos de control y consulta archivística que unifiquen los criterios de organización y conservación de la documentación de la Procuraduría Agraria. Coordinación del grupo interdisciplinario para el análisis y en su caso actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística aprobado por el AGN. Integrar un Programa de trabajo entre el y el Grupo Interdisciplinario para el análisis y en su caso actualización del Catálogo de Disposición Documental 2019 y las Fichas Técnicas de Valoración documental. Análisis de los procedimientos de los archivos para actualizar los Criterios Específicos en Materia de Organización y Conservación de de la Procuraduría Agraria. Presentar al Comité de Transparencia los Criterios Específicos en Materia de Organización y Conservación de. Difundir los Criterios Específicos en Materia de Organización y Conservación de de la Procuraduría Agraria. Proyecto de Cuadro General de Clasificación Archivística. Proyecto de Catalogo de Disposición Documental 2019 y Fichas Técnicas de Valoración Documental. Acuse de instrumentos ingresados al AGN para su visto bueno conforme a lo establecido en el Décimo Séptimo de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de archivos del Poder Ejecutivo Federal. Proyecto de Criterios Específicos en Materia de Organización y Conservación de de la Procuraduría Agraria. Correos y/o evidencia documental de la difusión de los Criterios. 7
OBJETIVO 3 Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia, concentración y disposición de la documentación del archivo de concentración. Integrar un Programa de Trabajo para el levantamiento de inventarios del Concentración. Elaborar un calendario de Transferencias Primarias, para promover la liberación de espacios en las oficinas. Coordinar con las áreas de la PA, la atención de las observaciones a las Bajas Documentales dictaminadas como no favorables por el Archivo General de la Nación (AGN). Reingresar las bajas documentales al AGN de los inventarios de oficinas centrales y regionales. Coordinar las donaciones de papel de recicle y cartón a la Comisiona Nacional de Libros de Texto Gratuitos CONALITEG. Programa de Trabajo para el levantamiento de inventarios del Concentración. Oficios para la atención de observaciones respecto de los dictámenes determinados como no favorables por AGN. Oficios de bajas documentales ingresadas al AGN. Actas de donación de papel y cartón de desecho a la CONALITEG. 8
OBJETIVO 4 Establecer los procesos de administración y control documental de los archivos de trámite. Actualizar el directorio de enlaces de archivo de la Procuraduría Agraria. Difundir los Criterios de Organización y Conservación de. Coordinar a los enlaces de trámite para que integren y/o actualicen sus inventarios de expedientes en trámite. Promover las transferencias primarias para la liberación de espacios. Promover la aplicación de los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos del. Directorio de enlaces de archivo actualizado. Soporte de documental de la promoción de los Criterios de Organización y Conservación de. Inventario de expedientes de trámite por área. Transferencias Primarias. 9
OBJETIVO 5 Permear la cultura archivística en la institución. Diseñar cápsulas informativas sobre las disposiciones normativas y responsabilidades de los servidores públicos en materia de archivos. Difundir por medios electrónicos las cápsulas informativas a enlaces y servidores públicos de la Procuraduría. Soporte documental (correos, oficios, minutas etc.) que acredite la difusión de la responsabilidad que tiene los servidores públicos en materia de archivos, así como de las disposiciones en la materia. OBJETIVO 6 Profesionalizar la gestión de los responsables de archivo. Identificar las necesidades de capacitación de los enlaces de archivo. Analizar las diferentes ofertas de capacitación en la materia. Promover la capacitación con los enlaces. Soporte documental de la promoción de capacitación. Constancias de capacitación. 10
OBJETIVO 7 Constituir el acervo histórico de la Institución Coordinar la revisión y selección de expedientes que contengan la documentación completa de acuerdo al procedimiento, de las series documentales con posible valor histórico. Separación y organización de expedientes para su conservación. Inventarios de las series documentales con posible valor histórico. 4.3. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES Los objetivos y actividades programadas en el presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico, se realizarán en la medida de lo alcanzable con el personal y recursos asignados al área. 11
4.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES No. Actividad Responsable 1 1.1 1.2 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 3.1 3.2 Analizar la estructura actual del a fin de identificar las necesidades de personal. Proponer la designación del personal que será responsable del. Proponer la designación del personal que será responsable del Concentración. Coordinación del grupo interdisciplinario para el análisis y en su caso actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística aprobado por el AGN. Integrar un Programa de trabajo entre el y el Grupo Interdisciplinario para el análisis y en su caso actualización del Catálogo de Disposición Documental 2019 y las Fichas Técnicas de Valoración documental. Análisis de los procedimientos de los archivos para actualizar los Criterios de Organización y Conservación de de la Procuraduría Agraria Presentar al Comité de Transparencia los Criterios de Organización y Conservación de para su autorización Difundir los Criterios de Organización y Conservación de a la estructura de la PA. Integrar un Programa de Trabajo para el levantamiento de inventarios del Concentración. Elaborar un calendario de Transferencias Primarias, para promover la liberación de espacios en las oficinas. Coordinar con las áreas de la PA, la atención de las observaciones a las Bajas Documentales dictaminadas como no favorables por el Archivo General de la Nación (AGN). Concentración Concentración y s de la P.A. 1er 2do 3er 4to Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre Entregable Análisis de las necesidades del. Oficio designación de responsable de Oficio designación de responsable de Concentración Proyecto del Cuadro General de Clasificación Archivística Programa de Trabajo para la Actualización del Catálogo de Disposición Documental Proyecto de Criterios de Organización y Conservación de Acta de la Sesión de Comité de Transparencia Correos y/o Cápsulas de difusión Programa de Trabajo Calendario de Transferencias Acuse de Oficios para atender las observaciones 12
3.3 3.4 4 4.2 4.3 4.4 5 5.1 6 6.1 6.2 7 7.1 Reingresar las bajas documentales al AGN de los inventarios de oficinas centrales y regionales. Coordinar las donaciones de papel de recicle y cartón a la Comisiona Nacional de Libros de Texto Gratuitos CONALITEG. Actualizar el directorio de enlaces de archivo de la Procuraduría Agraria. Coordinar a los enlaces de trámite para que integren y/o actualicen sus inventarios de expedientes en trámite. Promover las transferencias primarias para la liberación de espacios Promover la aplicación de los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos del. Diseñar capsulas informativas sobre las disposiciones normativas y responsabilidades de los servidores públicos en materia de archivos. Difundir por medios electrónicos las capsulas informativas a enlaces y servidores públicos de la Procuraduría. Identificar las necesidades de capacitación de los enlaces de archivo. Analizar las diferentes ofertas de capacitación en la materia. Promover la capacitación con los enlaces Coordinar la revisión y selección de expedientes que contengan la documentación completa de acuerdo al procedimiento, de las series documentales con posible valor histórico. Separación y organización de expedientes para su conservación y CONALITEG Archivo Histórico Archivo Histórico y s de la P.A. Acuse de ingreso de Bajas Documentales Oficio enviado a la CONALITEG para coordinar la donación Directorio Actualizado Informe de avances de inventarios. Inventarios de Transferencias Primarias Correos, oficios, capsulas informativas etc. Capsulas Informativas y Calendario de Difusión Correos Electrónicos Lista de enlaces que requieren capacitación Listado de cursos disponibles en materia de archivos Oficio de la Promoción de Capacitación Inventarios de expedientes de las series con posible valor histórico. Informe de avance de inventarios integrados. Programa Aprobado en la Tercera Sesión Ordinaria 2018 del Comité de Transparencia. 13