CARTILLA PARA EL REGISTRO DEL CUADRO DE NECESIDADES 2014 Para el registro del cuadro de necesidades deben ingresar al SIGA, dando doble clic a la imagen de libro rojo. Ingresan el usuario y clave, en caso no lo tenga, coordinar con personal de Programación y Adquisiciones. Pasos: 1. Ingreso del menú del Cuadro de Necesidades. Ingresar al menú Programación / Cuadro de Necesidades (CN) / Registro C.N. por Centro de Costo. Se mostrará la siguiente ventana, inicialmente sin información. Pág. 1
2. Carga de Datos El primer paso es dar clic al botón (ver en la imagen anterior). Aparecerá otra ventana para que seleccionen los bienes y servicios. En esta ventana selecciona las opciones en este orden: - Tipo: Actividad o Proyecto - Meta Propuesta: La que corresponda - Tarea: La que corresponda a la meta seleccionada - Recuperar: Suministro, Activo Fijo, Servicio u Obra En el listado de ítems puede desplazarse con la barra de desplazamiento vertical para ubicar lo que necesita. Otra forma es que haga una búsqueda de algún bien en especial. Nota : Si en el listado no se encuentran los ítems que quieren usar, coordinarlo con personal de programación y adquisiciones para la activación respectiva. Pág. 2
Para hacer la búsqueda debe dar clic al botón Digita el nombre corto de algún ítem en especial, para el ejemplo se ha digitado PAPEL BOND. Luego dar [ENTER] o dar clic al botón binocular, el sistema mostrará el listado de ítem filtrado como se indica: En la relación mostrada, sobre el ítem que usarán registra la cantidad. La cantidad que ingresen debe ser proyectada para 1 (un) año. Pág. 3
3. Registrar la cantidad en el ítem En el ejemplo al ítem PAPEL BOND se le ha registrado la cantidad de 1200, considerar la unidad de medida en la cual solicita, ello influye en la cantidad que registrarán. Esta cantidad puede ser distribuida mensualmente de manera equitativa, esto lo hace el sistema siempre y cuando marquen la opción En caso contrario seleccionar el mes en donde se ingresará la cantidad. Si todo está conforme, entonces dar clic al botón grabar que se encuentra en la parte superior derecha. Pág. 4
4. Ítems registrados Conforme registre los ítems se mostrarán como se indica. Para ver la información mensualizada del ítem, dar clic al botón En esta ventana puede modificar las cantidades en cada mes, luego dar clic al botón grabar. Pág. 5
5. Registro de ítem masivo Cuando tenga que registrar más ítems para el mismo tipo de actividad/proyecto, la misma meta y la misma tarea, entonces se posicionan sobre el ítem base (que ya está registrado), luego dar clic derecho que presentará un menú, en él seleccionar Insertar Item Masivo. Ahora se mostrará otra ventana con la relación de ítems. Para ubicar un ítem puede aplicar el botón de búsqueda o con el desplazamiento de la barra de desplazamiento vertical. Registra la cantidad y graba. Pág. 6
La nueva información queda como se muestra: De esta manera registran van registrando ítems. En caso tengan que registrar ítems en otra meta u otra tarea, para ese caso usar nuevamente el botón Luego siguen los mismos pasos ya explicados. 6. Eliminación de ítem Si incluyeron algún ítem el cual no debió registrarse, entonces para eliminarlo hay que posicionarse sobre el ítem, dar clic derecho y elegir Eliminar Item. Pág. 7
7. Reporte del Cuadro de Necesidades Cuando hayan registrado todos los bienes y servicios, entonces deben emitir el reporte, en la última hoja registran la firma del jefe del centro de costo. En la barra de herramientas dar clic al botón impresora: En la ventana que muestra de preferencia seleccionar la primera opción: En la siguiente ventana en tipo de bien poner check al recuadro para que muestre todos los tipos de bienes. Luego dar clic en el botón impresora, como se indica: Pág. 8
Finalmente se mostrará el reporte: Este reporte firmado lo remiten a la jefatura de programación y adquisiciones. 8. Resumen presupuestal de lo programado Para saber a modo presupuestal el valor total que se está programando pueden hacerlo dando clic al botón Se muestra una consulta, eligen cualquiera, según el nivel de resumen que necesiten: Para el ejemplo, se seleccionó No. resumen: Entonces el sistema muestra este Pág. 9
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