ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 1. FECHA DE SOLICITUD: (11/05/2018) 2. DEPENDENCIA SOLICITANTE: CIA 480 de 2017 UNP-UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS 3. COMPETENTE CONTRACTUAL: IDEXUD; en concordancia con lo dispuesto por el Artículo 4 del Acuerdo 004 de 2013 emanado del Consejo Superior Universitario. 4. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: Con base al Contrato Interadministrativo 480 de 2017 SUSCRITO ENTRE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS y la UNP (UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN) se hace necesaria la contratación de una (1) Empresa que preste el servicio de logística y catering. 5. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD (OBJETO DEL CONTRATO) Con miras al cumplimiento de la misión institucional, es necesario contratar el servicio de una empresa de cathering; un servicio que nos permite llevar donde, cuando y como usted lo necesite los alimentos y bebidas para sus eventos empresariales, reuniones de trabajo y capacitaciones seguros de que sus invitados contaran con altos estándares de sabor, calidad, temperatura y servicio para tal efecto es indispensable contar con una empresa especializada en este tema para la respectiva entrega en los diferentes diplomados de CIA 480 de 2017 UNP UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS De acuerdo con la actividad misional de la Universidad, dispuesta en el artículo 1 de la Resolución 503 de 2013, y que consiste en: llevar a la práctica social la teoría, la ciencia y la tecnología, con mutua retroalimentación, con el fin de coadyuvar al bienestar general de la comunidad universitaria y la de su entorno, buscando el perfeccionamiento académico y bienestar social. Se hace necesario dar cumplimiento a los objetivos y compromisos adquiridos para la realización de las actividades que permitan efectuar la gestión propia de extensión que desarrolla la Universidad. Así las cosas, los proyectos de extensión son el conjunto de actividades especificadas en las órdenes, contratos, convenios, acuerdos y demás actividades, suscritos para el desarrollo de dicha función misional, que pueden originarse por: Iniciativa de la Universidad, por demanda específica de la sociedad y/o por solicitud de cualquier entidad pública o privada. A través de los mencionados proyectos de extensión se cumplen los objetivos del Instituto de Extensión, y para este propósito la Universidad, a través del IDEXUD suscribió el CIA 480 de 2017 UNP UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS cuyo objeto es desarrollar las capacitaciones relacionadas con los procesos misionales de la UNIDAD NACIONAL DE PROTECCION de conformidad con el plan de capacitación aprobado para la vigencia 2017. Página 1 de 8
Dentro del cual, y de acuerdo al presupuesto aprobado se estimó la necesidad de contar con un servicio de logística y cathering para los diplomados compuestos por: Pasabocas y bebidas Hacer entrega de los refrigerios en los lugares establecidos Con las características señaladas en el numeral 8 del presente documento; con el fin de entregar en los tiempos acordados y de acuerdo con la necesidad de las diferentes entidades contratantes los servicios requeridos y adquiridos por estos con la suscripción de dichos compromisos. con las características señaladas en el numeral 8 del presente documento; con el fin de entregar en los tiempos acordados y de acuerdo a las necesidades de las diferentes entidades contratantes los servicios requeridos y adquiridos por éstos con la suscripción de dichos compromisos. Cabe resaltar que el proyecto de extensión mencionado contiene el rubro afectado: CDP 3405 veintiún millones doscientos mil pesos M/Cte. ($ 21.200.000) que dispone de los recursos financieros para el desarrollo del contrato a celebrar soportado en este documento. 6. JUSTIFICACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Se hace necesaria la contratación de una empresa de logística y catering, ya que la empresa seleccionada se encargará de proveer un refrigerio (pasabocas, bebida caliente o fría) a los participantes de los cursos y diplomados contratados por la Unidad Nacional de Protección, que en promedio suman 8.500 unidades, los cuales se deben suministrar en diferentes lugares de Bogotá y el país. 7. RUBRO AFECTADO GASTOS GENERALES, CDP 3405 veintiún millones doscientos mil pesos M/Cte. ($ 21.200.000) 8. RAZONES DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD prestar servicios de logística y cathering requerido en el presente estudio previo a la fecha no se encuentra contratado por ningún otro proveedor que pueda satisfacer las necesidades del proyecto que se pretende ejecutar, por lo tanto, se evidencia como necesidad llevar a cabo este trámite para dar cumplimiento particular a las obligaciones contraídas por parte del IDEXUD. Es conveniente y oportuno llevar a cabo la presente contratación, dado que la necesidad acá expuesta se encuentra enmarcada dentro de los requerimientos señalados por el Ente Contratante en el marco del CIA 480 de 2017 UNP UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS cuyo objeto es prestar servicios de logística y cathering en especial en el desarrollo de las siguientes actividades 1) prestar el servicio de logística y cathering para los diferentes cursos y diplomados (compuesto por pasabocas y bebidas) hacer entrega de los refrigerios en los lugares establecidos cual se encuentra debidamente suscrito y VIGENTE para adelantar la ejecución del futuro contrato y contemplado dentro de la propuesta de servicios presentada por el IDEXUD. Por lo anterior se concluye como conveniente llevar a cabo la contratación para dar cumplimiento a las actividades propuestas. Página 2 de 8
9. EVALUACIÓN DE LOS POSIBLES RIESGOS 9.1. Riesgos previsibles con cargo al oferente ganador: Se consideran los Riesgos previsibles a partir de lo señalado en la Matriz de Riesgo adjunta al presente documento, la cual deberá ser estudiada por los oferentes y de ser el caso presentar las observaciones a la misma. 9.2. Riesgos imprevisibles: Se tratarán de acuerdo a lo señalado en el numeral 16 del presente estudio previo. 9.3. Riesgos previsibles a cargo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas: Se consideran los Riesgos previsibles a partir de lo señalado en la Matriz de Riesgo adjunta al presente documento, la cual deberá ser estudiada por los oferentes y de ser el caso presentar las observaciones a la misma. 9.4. Otros riesgos que se consideran: Se consideran los Riesgos previsibles a partir de lo señalado en la Matriz de Riesgo adjunta al presente documento, la cual deberá ser estudiada por los oferentes y de ser el caso presentar las observaciones a la misma. 10. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO 10.1. Valor total estimado según estudio de mercado: Según el estudio de Mercado efectuado por el ente contratante y que soporta el valor estimado se tiene que asciende a la suma de: veintiún millones doscientos mil pesos M/Cte. ($ 21.200.000) 10.2. Valor establecido en el Presupuesto: El valor establecido es por la suma de: veintiún millones doscientos mil pesos M/Cte. ($ 21.200.000) 10.3. Modelo establecido con el que se estimó el valor El modelo a partir del cual se estimó el valor de la contratación hace referencia al monto debidamente aprobado por la Entidad Contratante, la cual en su estudio preliminar de costos y estudio del sector fue generado en su momento. Por lo anterior, esta contratación se soporta económicamente de acuerdo a los estudios llevados a cabo por el Ente contratante, toda vez que en éste punto de ejecución contractual del convenio/contrato suscrito no se pueden ajustar valores previamente convenidos con el Contratante. Página 3 de 8
11. MARCO LEGAL * Acuerdo Consejo Superior Universitario 003 de 2015, por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas * Resolución de Rectoría 262 de 2015, por medio de la cual se reglamenta el Acuerdo 003 de 2015, Estatuto de Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. * Acuerdo Consejo Superior Universitario 004 de 2013 "Por el cual modifica la denominación del Instituto de Extensión de la Universidad Distrital, se define y desarrolla el Fondo Especial de Promoción de la Extensión y la Proyección Social de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se dictan otras disposiciones" * Resolución de Rectoría 503 de septiembre de 2013 Por la cual se reglamenta lo establecido en el Acuerdo 004 de 2013 del Consejo Superior Universitario sobre el Fondo Especial de Promoción de la Extensión y la Proyección Social de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas * Concepto de la Secretaría General No SG 0125 del 27 de febrero de 2018. 11. TIPO DE CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS 12. SUPERVISOR DEL CONTRATO El supervisor del contrato será: PABLO EMILIO GARZON CARREÑO Cargo: SUPERVISOR Teléfono 3239300 EXT 6526 Correo electrónico: pegarzon@udistrital.edu.co Contacto: CIA 480-2017 Teléfono del contacto: 3176241153 Correo electrónico del contacto: contrato.unp.ud@gmail.com 13. TIPOS DE OFERTAS (marque con X en Selección las ofertas que podrían ser): Tipo Descripción Selección Totales Propuestas totales, en las que se involucran todos los elementos a contratar y se evidencia con un solo precio ofertado (incluido IVA) Con miras al cumplimiento de la misión institucional, es necesario contratar el servicio de una empresa de cathering; para la respectiva entrega en los diferentes diplomados de CIA 480 de X Página 4 de 8
2017 UNP UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS 14. VIGENCIA DEL CONTRATO: El tiempo para realizar la actividad contratada: Meses Días 10 hábiles El tiempo para liquidar el contrato: Meses 4 Días TOTAL Meses 4 Días 10 15. VALOR Y FORMA DE PAGO (marque con X en Selección la forma de pago del contrato) Forma de Pago del Contrato Selección Total, contra entrega de los bienes o servicios contratados X Parcial, por porcentaje de entrega de los bienes y servicios contratados La Universidad pagara la suma correspondiente en 1 (un) pago por valor de veintiún millones doscientos mil pesos M/Cte. ($ 21.200.000), a la entrega de los refrigerios y entrega del informe final de actividades avalado, por el director del proyecto y visto bueno del supervisor del contrato: Los pagos están sujetos a los descuentos de ley 2: Para los pagos el contratista deberá presentar copia del recibo de pago al sistema general de seguridad social (salud, pensión y ARL) correspondiente a la presente orden de prestación de servicios, de conformidad con lo dispuesto en la ley. La verificación de este requisito será responsabilidad del supervisor de la presente orden. NOTA: En cualquier caso, los pagos estarán sujetos a los desembolsos hechos por la UNIDAD NACIONAL DE PROTECION a la UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS en el marco del convenio CIA 480 DE 2017. 16. GARANTÍAS Y AMPAROS EXIGIBLES (marque con X en Selección las garantías y amparos exigibles) Garantías y Amparos Exigibles Selección Porcentaje a amparar Vigencia Plazo del contrato y Póliza de Cumplimiento X 10% cuatro (4) meses más Póliza de Calidad del Servicio X 10% Plazo del contrato y cuatro (4) meses más Página 5 de 8
16.1. Justificación de las garantías y amparos exigibles: Para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones, el Contratista constituirá en una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, a favor de la Universidad y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de firma del contrato, una garantía única que ampare: Amparo: Cumplimiento, multas y cláusula penal. Vigencia: Plazo del contrato y cuatro (4) meses más Valor: 10% del valor del contrato La póliza en cuestión será la denominada en el mercado asegurador Póliza de Cumplimiento ante Entidades Públicas con Régimen Privado de Contratación y deberá ser aprobada por la Oficina Jurídica del IDEXUD. 17. REQUISITOS PARA EVALUAR Y COMPARAR PROPUESTAS (marque con X en Selección los requisitos para evaluar y comparar propuestas y exponga con el profesional a cargo del proceso) Aspectos a Evaluar Calificación Selección Estudio Jurídico Admisible / No admisible X Estudio Financiero Admisible / No admisible X Estudio Técnico Admisible / No admisible X experiencia general Admisible / No admisible X experiencia específica Admisible / No admisible Precio (FACTOR DE ESCOGENCIA-SUGERIDO) A menor precio total (todos los ítems, incluido IVA) X Otras formas de evaluar Señale cuales: 18. DOCUMENTOS TÉCNICOS PROPUESTOS Certificaciones Contractuales (marque con X en Selección la forma propuesta) General Tipo de experiencia a solicitar Específica Número máximo de certificaciones a solicitar para experiencia general y rango de años: Número máximo de certificaciones a solicitar para experiencia específica y rango de años relacionada: Selección X Dos (2) certificaci ones y seis (6) meses Página 6 de 8
Nota: La experiencia específica deberá, además de ser afín al objeto a contratar a través de la presente convocatoria, superar el valor del presupuesto oficial de la presente convocatoria. No se tendrá como válida la experiencia general como específica. 19. LISTADO DE GENERAL DE ELEMENTOS REQUERIDOS FICHA TÉCNICA Nombre del Elemento Unidad de Medida Cantidad Especificación técnica Pastel de pollo 1 4.250 60gr aproximadamente Croissant 1 4.250 60gr aproximadamente Bebida caliente (chocolate, café) 1 4.250 7oz aproximadamente Bebida fría (jugo, té) 1 4.250 7oz aproximadamente NOTA: El valor total de los bienes/servicios, incluido IVA, no podrá superar el valor total del presupuesto oficial del presente proceso de selección; so pena de rechazo. 16. OBLIGACIONES DEL FUTURO CONTRATISTA: 16.1 OBLIGACIONES GENERALES: El Contratista se obliga a ejecutar el objeto del contrato y a desarrollar las actividades específicas en las condiciones pactadas. Presentar informes conforme a la forma de pago, de las actividades desarrolladas en el marco del objeto contractual, los cuales serán, en todo caso, aprobados por el supervisor. El IDEXUD se reserva el derecho de exigir al contratista la ampliación de la información presentada por este. Comunicar de manera inmediata el supervisor del contrato, cualquier irregularidad o anomalía que se presente durante el desarrollo de sus obligaciones. Efectuar el pago mensual de los aportes a seguridad social, de conformidad con lo establecido en el Artículo 135 de la Ley 1753 de 2015, y presentar el correspondiente comprobante. Página 7 de 8
16.2 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: Prestar el servicio de logística y cathering en especial en el desarrollo de las siguientes actividades: 1) Prestar el servicio de logística y cathering para los cursos y diplomados (compuesto por pasabocas y bebidas. 2) Entregar los refrigerios en los lugares establecidos. 20. OTROS De acuerdo con las necesidades establecidas en el convenio es necesario tener en cuenta que la empresa que preste el servicio sea muy comprometida con cada una de las especificaciones requeridas para un buen manejo y el éxito hacia la completa satisfacción del cliente, con la atmosfera adecuada como profesionales expertos en eventos cathering. PABLO EMILIO GARZÓN CARREÑO C. C. N 79.474.810 Teléfono 3176241153 Correo electrónico pegarzonc@udistrital.edu.co Página 8 de 8