INFORME GENERAL DE GESTIÓN DE RESULTADOS

Ministerio de Finanzas 2/01/2014 INFORME GENERAL DE GESTIÓN DE RESULTADOS DIRECCIÓN DE PROCESOS Y MEJORA CONTINUA 2012-2013

ANTECEDENTES El objetivo principal que persigue el Estado ecuatoriano sobre la gestión pública es la creación de una administración eficiente y eficaz, que satisfaga las necesidades actuales de los ciudadanos ecuatorianos optimizando recursos y promoviendo el desarrollo de servicios de calidad, fundamentado en una gestión por procesos y garantizando la participación ciudadana. Para lo cual se emitió el Decreto Ejecutivo N 26, publicado en el Registro Oficial Nro. 433 del 25 de abril de 2011 que dispone en su Artículo 3 lo siguiente "... Se dispone que todos los Ministerios Sectoriales con sus instituciones adscritas y dependientes, las Subsecretarías Nacionales con sus instituciones adscritas y dependientes, la Banca Pública y las Empresas Públicas creadas mediante decreto ejecutivo, cuenten en su estructura orgánica con una Coordinación General de Gestión Estratégica, la misma que estará conformada por las siguientes unidades: Administración de Procesos, Tecnología de la Información y Gestión del cambio de Cultura Organizacional..." y en su Artículo 04 "Las Coordinaciones Generales de Gestión Estratégica son competentes para ejecutar los proyectos, procesos, planes de mejora de eficiencia, eficacia, calidad, tecnología de información y comunicación, cultura organizacional, desarrollo institucional e innovación del Estado en las entidades de acuerdo a las políticas y herramientas emitidas por la Secretaría Nacional de Administración Pública" En este sentido el Ministerio de Finanzas inició el proceso de transformación institucional, orientado a brindar servicios de calidad, mediante la implementación de una gestión por procesos y calidad, a través de la creación de la Coordinación General de Gestión Estratégica en el mes de enero de 2012, cuyo objetivo es: "implementar una gestión por procesos y de calidad, y de uso óptimo de las TIC S en el Ministerio de Finanzas, promoviendo el desarrollo continuo de la cultura organizacional y una administración pública institucional eficiente y eficaz alineada a las directrices establecidas por la Secretaría Nacional de Administración Pública. DESARROLLO Actualmente, el Ministerio de Finanzas, a través de su Dirección de Procesos y Mejora Continua y en cumplimiento a la normativa legal vigente, ha iniciado la implementación de la gestión por procesos y calidad dentro de la institución, liderada por la máxima autoridad. Se coordinado esfuerzos con las diferentes áreas promoviendo una cultura organizacional orientada a una gestión por procesos. Para lo cual la Dirección de Procesos y Mejora Continua en el ejercicio de una de sus atribuciones y responsabilidades, administra el Catálogo de Procesos institucional, que a partir de una arquitectura de procesos aprobada permitirá identificar, registrar y clasificar los procesos de las diferentes unidades con información estructurada y estándar; y procesos actualizados y evaluados; para controlar y gestionar los procesos institucionales orientándolos hacia su mejora continua.

Actualmente la Dirección de Procesos y Mejora Continua, después de haber realizado un análisis técnico sobre sus atribuciones y responsabilidades enmarcadas en la normativa legal vigente 1 ha obtenido los siguientes resultados: FIGURA 1: MAPA DE PROCESOS DE LA DPMC En relación a la figura 1 evidencia el Mapa de Procesos de la DPMC que constituye una representación gráfica de los macro procesos y sus interrelaciones, proporcionando una visión general de la gestión del área. Identificando tres ejes principales, como sus macro procesos agregadores de valor que son: Gestión Estratégica de Servicios, Gestión de Calidad y Gestión Estratégica de Procesos. 1 Constitución de la República del Ecuador, Norma Técnica de Proceso 1580, Acuerdo Ministerial 254 publicado en el Registro Oficial 219 del 14 diciembre de 2011.

MINISTERIO DE FINANZAS INVENTARIO DE PROCESOS D E A B C F G H PROCESOS GOBERNANTES GESTIÓN POR LA DIRECCIÓN D.1 Definición de metodologías, mecanismos y herramientas D.2 Planificación Operativa DPMC D.3 Evaluación de la Gestión por Procesos ASEGURAMIENTO DE ENTREGA DE VALOR PROCESOS SUSTANTIVOS GESTIÓN DE ESTRATÉGICA DE SERVICIOS A.1 Administración del Portafolio de servicios A.1.1 Actualización de las fichas de servicios A.2 Administración del Catálogo de servicios A.2.1 Actualización de las cartas de servicios A.3 Mejora de servicios GESTIÓN DE CALIDAD B.1 Implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) B.2 Asesoría del SGC B.3 Desarrollo de Auditorías Internas del SGC B.4 Seguimiento a la implementación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE PROCESOS C.1 Administración de la Arquitectura de procesos C.1.1 Actualización de la Cadena de Valor C.1.2 Actualización del Mapa de Procesos C.2 Análisis de procesos C.2.1 Definición de la situación actual de los procesos C.2.2 Medición de desempeño de los procesos C.2.3 Análisis de los procesos C.3 Mejora de procesos C.3.1 Generación de estudios técnicos C.4 Control de procesos C.4.1 Control del desempeño del proceso C.4.2 Desarrolllo de Auditorías de procesos PROCESOS ADJETIVOS GESTIÓN DE INFORMACIÓN F.1 F.2 F.2 Administración del Catálogo de Procesos Administración del Programa de Mejora Administración de la documentación de procesos, calidad, servicios y cambio GENERACIÓN DE CULTURA INSTITUCIONAL G.1 Definición de políticas y lineamientos operativos para el MF G.2 Capacitación en gestión: procesos, calidad, servicios y cambio G.3 Difusión y comunicación de la gestión: procesos, calidad, servicios y cambio G.4 Asesoramiento para la gestión: procesos, calidad, servicios y cambio G.5 Medición de la madurez institucional G.6 Implementación y administración del Código de Ética y el Diccionario de Gestión Pública GESTIÓN DE RECURSOS H.1 Seguimiento y evaluación de proveedores FIGURA 2: INVENTARIO DE PROCESOS DE LA DPMC

En relación a la figura 2 se observa el inventario de procesos de la Dirección identificando los macro procesos, procesos y subprocesos que permiten dar cumplimiento a las atribuciones y responsabilidades del área. RESULTADOS ALCANZADOS A continuación se detalla los resultados obtenidos en la gestión realizada en el periodo enero 2012 a diciembre 2013: Cobertura de la Gestión Procesos y Calidad en el Ministerio de Finanzas Cobertura de la Gestión Procesos y Calidad en el Ministerio de Finanzas % 93% SUBSECRETARÍAS Y COORDINACIONES CON PROYECTOS EN GESTIÓN POR PROCESOS SUBSECRETARÍAS Y COORDINACIONES SIN PROYECTOS EN GESTIÓN POR PROCESOS GRÁFICO 1: SUBSECRETARIAS Y COORDINACIONES QUE HAN TRABAJADO EN PROYECTO DE GESTIÓN POR PROCESOS 2012-2013 En relación al Gráfico Nro. 1 se observa que el 92% corresponde a las Subsecretarías y Coordinaciones que ha iniciado una gestión por procesos, es decir que de 4 Subsecretarías, 4 Coordinaciones y 2 Direcciones (Auditoría Interna y Comunicación Social) se ha trabajado con 11 Subsecretarías, Coordinaciones 4 y 1 Dirección (Comunicación Social).

PROYECTOS POR SUBSECRETARÍAS/COORDINACIONES Dirección de Comunicación Coordinación de Gestión Estratégica Coordinación Administrativa Financiera Coordinación Jurídica Coordinación de Planificación Subsecretaría de Financiamiento Público Subsecretaría de Relaciones Fiscales Subsecretaría de Innovación de las Finanzas Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental Subsecretaría del Tesoro Nacional Subsecretaría de Presupuesto Subsecretaría de Política Fiscal 1 1 2 2 3 4 4 13 0 2 4 6 8 10 12 14 GRÁFICO 2: IDENTIFICACIÓN DE SUBSECRETARÍAS Y COORDINACIONES QUE HAN TRABAJADO EN PROYECTO DE GESTIÓN POR PROCESOS 2012-2013 En relación al Gráfico Nro. 2 se observa el número de proyectos que se han ejecutado en el periodo 2012 al 2013 con las Subsecretarías, Coordinaciones y Dirección de Comunicación Social, teniendo como resultado 58 proyectos finalizados.

% DE PROYECTOS EN EJECUCIÓN 2% PROYECTOS TERMINADOS 98% PROYECTOS EN EJECUCIÓN GRÁFICO 3: % DE PROYECTOS EN EJECUCIÓN En relación al Gráfico Nro. 3 se puede observar que 98% corresponde a los proyectos finalizados, que representa 58 proyectos de: mejora de procesos, diseño de procesos, implementación de sistema de gestión de calidad, generación y/o actualización de metodologías e instrumentos para fomentar la gestión por procesos y de calidad, de acuerdo al tipo de intervención requerida, con relación a 59 proyectos planificados para el periodo 2012 al 2013. % DE PROCESOS DOCUMENTADOS 22% 8% PROCESOS NO DOCUMENTADOS PROCESOS DOCUMENTADOS GRÁFICO 4: % DE PROCESOS DOCUMENTADOS 2012-2013 En relación al Gráfico Nro. 4 se observa que el 22% corresponde a los procesos documentados, que representa 51 procesos de 22 identificados en el Catálogo de Procesos.

MINISTERIO DE FINANZAS PROCESOS TRABAJADOS Nro. PROCESOS 1 Elaboración y difusión de las estadísticas y los boletines del financiamiento público con sus respectivos análisis. 2 Gestión Documental. 3 Emisiones de títulos- valores del Estado. 4 Pago de remuneraciones. 5 Seguimiento de autorizaciones de pago de CUR contables. 6 Conciliación Bancaria. Generación de información y seguimiento trimestrales de estados financieros del Resto de instituciones del Sector Público 8 Validación de transferencias de las EPs. 9 Validación de incremento presupuestario de las EPs. 10 Pagos y transferencias diarias solicitadas por las instituciones del PGE sobre la base de la disponibilidad de la caja fiscal. 11 Medición del desempeño de los procesos. 12 Consolidación de los Estados Financieros del PGE y del SPNF. 13 Parametrización del Catálogo de Entidades Institucionales. 14 Subrogación del Financiamiento Público, su registro y recuperación. 15 Seguimiento de los compromisos y disposiciones emitidas por la Presidencia de la República. 16 Creación, actualización y cierre de Empresas Públicas 1 Selección del talento humano. 18 Contratación e Inducción del Talento Humano. 19 Revisión y consolidación de la liquidación presupuestaria. 20 Ejecución de los ingresos de los presupuestos del tesoro. 21 Ejecución de los egresos de los presupuestos del tesoro. 22 Gestión del nivel de Servicios. 23 Operación del servicio de Capacitación. 24 Generación de informes e instrumentos jurídicos inherentes al endeudamiento público interno y externo. 25 Elaboración de la Base Bajo la Línea. 26 Contratación de Financiamiento con Gobiernos. 2 Seguimiento y evaluación a los planes aprobados y proyectos priorizados del MINFIN. 28 Elaboración de acuerdos en materia financiera y presupuestaria. 29 Autorización apertura, mantenimiento y cierre de cuentas. 30 Análisis de los procesos. 31 Análisis de Capacidad de Pago e Indicadores de Endeudamiento de los Gobiernos Autónomos Descentralizados. 32 Realización de informes de análisis de transferencias, subsidios o con financiamiento para el Resto de instituciones del Sector Público.

33 Análisis, actualización y presentación de propuestas de base legal e institucional. 34 Actualización de Catálogos de productos de Bienes y Existencias. 35 Extinción Deudas entre entidades del Sector Público. 36 Creación de estructuras programáticas proforma. 3 Creación de estructuras programáticas ejecución. 38 Auditoría de procesos 39 Reprogramaciones Financieras 40 Generación de material informativo institucional y/o transparencias 41 Dotación y suministros de materiales de oficina 42 Elaboración del justificativo de ingresos del PGE 43 Administración del catálogo de procesos 44 Asesoría del SGC 45 Seguimiento a la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora 46 Aseguramiento de entrega de valor 4 Implementación del SGC 48 Planificación Operativa de la DPMC 49 Administración del programa de mejora 50 Ejecución de auditorías internas del SGC 51 Capacitación en gestión: procesos, calidad, servicios y cambio TABLA 1: LISTADO DE PROCESOS TRABAJADOS En relación a la Tabla Nro. 1 se puede observar el detalle de los procesos trabajados en el periodo 2012 al 2013 teniendo un total de 51 procesos de los 22 detallados en el Catálogo de Procesos.