Contabilidad en el pequeño comercio 8
8.1 Introducción La empresa necesita de distintas formas de información para poder alcanzar sus objetivos: información sobre la competencia, proveedores, financiación, clientes... La contabilidad nos proporciona información sobre la viabilidad económica y financiera de la empresa y nos ayudará a decidir si debemos continuar o no con el proyecto, o también qué factores debemos modificar o corregir. Dicha información la obtendremos de la actividad habitual de la empresa, la cual genera una serie de documentos tales como facturas, recibos, etc. Asimismo, la contabilidad nos indicará también cuál será la cantidad de fondos que vamos a necesitar para realizar nuestras inversiones, gastos... y cómo hemos conseguido los fondos necesarios para realizar esas inversiones, es decir, la financiación. De la misma forma, nos informará, mediante la cuenta de resultados, acerca de si la empresa ha obtenido pérdidas o ganancias durante su ejercicio económico, o cuál ha sido la rentabilidad de la misma. Toda esta información se obtiene mediante la contabilidad y, más concretamente, mediante el proceso contable. 8.2 Patrimonio y elementos patrimoniales La contabilidad informa de todo lo que acontece en el patrimonio de un establecimiento comercial y de la empresa en general, como son, por ejemplo, los aumentos o disminuciones de dicho patrimonio. Entendemos por patrimonio el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee un individuo o una empresa. Por otra parte, los bienes son los medios materiales necesarios para la actividad de la empresa, como, por ejemplo, los edificios, máquinas, equipos informáticos, vehículos, dinero, etc. Y los derechos serán las cantidades pendientes de cobrar o, lo que es lo mismo, aquello que la empresa puede reclamar a otras personas o empresas, como, por ejemplo, las facturas pendientes de cobrar a los clientes... Asimismo, las obligaciones son las deudas que la empresa tiene contraídas con otras personas o empresas, tales como las facturas pendientes de pago. Al conjunto de elementos que forman estos tres grupos lo denominamos elementos patrimoniales. Patrimonio Fig. 8.1. Bienes Derechos Oblgaciones Actividad 8.1 8.3 Masas patrimoniales. Activo y pasivo Partiendo de la definición de patrimonio, calculamos lo que llamamos patrimonio neto, neto o neto patrimonial, que se halla sumando los bienes y derechos y restándole las obligaciones, de modo que: Patrimonio Neto = Bienes + Derechos Obligaciones El patrimonio neto comprenderá los diferentes medios económicos y financieros a través de los cuales la empresa puede conseguir sus objetivos. Al conjunto de los bienes y derechos lo llamaremos Activo, y a las obligaciones, Pasivo. Así pues, la ecuación general del patrimonio es la siguiente: Patrimonio Neto = Activo Pasivo Elementos patrimoniales Elabora la relación de elementos que componen tu patrimonio personal y clasifícalos en bienes, derechos y obligaciones. Actividad 8.2 El patrimonio de una empresa es el siguiente: Un crédito concedido a la empresa. Una furgoneta para el reparto. Facturas pendientes de pago a los proveedores. Una letra pendiente de cobro a los clientes. Un local. Un préstamo a 5 años. La cuenta corriente del banco. Herramientas. Maquinaria. Capital (dinero entregado por los socios). Agrupa estos elementos patrimoniales en los tres conjuntos citados anteriormente. 103
De la cual obtenemos que: Activo = Patrimonio Neto + Pasivo Conviene indicar también que a las obligaciones de pago de la empresa se les llama Pasivo exigible, y a los fondos propios, Pasivo neto, neto o Pasivo no exigible. Por tanto, los elementos patrimoniales con una misma significación se denominan masas patrimoniales. De esta forma aparece la masa patrimonial de Activo y las masas patrimoniales de Neto y Pasivo. Actividad 8.3 Si posees dinero en la cuenta del banco por valor de 3000, has prestado dinero a un familiar por importe de 500, tienes un préstamo concedido por el banco de 6000 y eres dueño de un vehículo valorado en 12000, cual será tu patrimonio neto? Actividad 8.4 Con el contenido de la Actividad 2, una vez hecha la clasificación de bienes, derechos y obligaciones, agrúpalos en elementos de Activo y elementos de Pasivo. Por su parte, el Pasivo constituye la estructura financiera y nos informará de dónde hemos obtenido los fondos para realizar las inversiones que figuran en él. B. Cómo se ordena el balance Los distintos elementos patrimoniales que componen el balance no se colocan arbitrariamente, sino que tanto el Activo como el Pasivo deben seguir unos criterios determinados: El Activo se ordenará de menor a mayor liquidez, entendiendo por liquidez de un bien del Activo, la facilidad que tiene dicho bien para convertirse en dinero. El Pasivo se ordenará de menor a mayor exigibilidad, entendiendo por exigibilidad el plazo de tiempo que tenemos para que nos pueda ser requerida la obligación de pago. De esta forma, el primer elemento que figurará será el capital (constituido por las aportaciones de los socios), ya que forma parte del Pasivo no exigible y, al no ser una deuda de la empresa, no se puede exigir su devolución. Esquemáticamente lo podemos representar así: Balance 8.4 Balance. Elementos del balance Denominamos balance a la representación contable del patrimonio de una empresa. Dicho balance se encuentra dividido en dos partes: Activo y Pasivo, agrupando así los elementos patrimoniales que puedan tener una misma significación económica o financiera en las distintas masas patrimoniales. Balance Fig. 8.2. Liquidez + Liquidez Exigible + Exigible Véase un ejemplo en la página siguiente (Caso Práctico 8.1). Una vez que hemos visto la composición del patrimonio y los criterios de ordenación del mismo, podemos detallar todas las masas patrimoniales que componen el balance, debidamente ordenadas: Activo Pasivo 104 Fig. 8.2. Activo Neto + Pasivo A. Qué información nos proporciona el balance El Activo nos dice en qué hemos invertido las cantidades que figuran en el Pasivo, o bien refleja cuáles son los bienes económicos de que dispone la empresa. Activo fijo: Material Inmaterial Financiero Activo circulante: Existencias Realizable Disponible Tabla 8.1. Pasivo no exigible: Patrimonio Neto Pasivo exigible: Exigible a largo plazo Exigible a corto plazo
Caso práctico 8.1 El patrimonio de una empresa está compuesto por los siguientes elementos patrimoniales: Dinero en el banco 3000 Los clientes deben 600 Deudas pendientes con los proveedores 8 000 El local propiedad de la empresa 30000 Un préstamo bancario a pagar en 15 años 18000 Vehículo de la empresa 12000 Deuda con Hacienda 1 000 Mobiliario 1 500 Vamos a confeccionar a continuación el balance de dicha empresa. Solución: Total Activo = 30 000 (construcciones) + 1 500 (mobiliario) + 12000 (vehículo) + 600 (clientes) + 3000 (bancos) = 47100 Total Pasivo exigible = 18000 (préstamo) + 8000 (proveedores) + 1000 (deuda Hacienda) = 27000 Patrimonio Neto = Activo Pasivo exigible Patrimonio Neto = 47100 27000 = 20100 Activo Construcciones 30 000 Mobiliario 1 500 Vehículo 12 000 Clientes 600 Bancos 3 000 Total Activo 47 100 Pasivo Patrimonio Neto 20 100 Préstamo 18 000 Proveedores 8 000 Deuda Hacienda 1 000 Total Pasivo 47 100 Definiremos a continuación cada una de las masas patrimoniales que hemos representado en la Tabla 8.1 C. Activo a) Activo fijo o inmovilizado. Se incluyen aquí los elementos de la empresa que van a permanecer en la misma un largo periodo de tiempo (más de un año) y que sean necesarios para el desarrollo de su actividad. 1. Inmovilizado material. Comprende los elementos patrimoniales de carácter material y de uso duradero, como son las máquinas, edificios, mobiliario, etc. La amortización de estos elementos se anotará a continuación, pero con signo negativo, entendiendo por amortización la depreciación o pérdida de valor que sufren estos elementos. 2. Inmovilizado inmaterial. Es decir, los elementos patrimoniales de carácter intangible y que son susceptibles de valoración económica, como son las patentes, la propiedad industrial, etc. Igual que en el caso anterior, las amortizaciones de dichos elementos aparecerán en el mismo grupo pero con signo negativo. 3. Inmovilizado financiero. Son los elementos patrimoniales (inversiones) que forman la cartera de valores de la empresa, como pueden ser la compra de acciones de otras empresas, imposiciones a plazo, etcétera. b) Activo circulante. Se incluyen aquí los elementos que van a permanecer en la empresa menos de un año, porque se suelen incorporar al proceso productivo. 1. Existencias. Son los elementos patrimoniales utilizados en la fabricación o comercialización de los productos que constituyen la actividad propia de la empresa. Así, para el caso de una zapatería, las existencias serán los zapatos y se les llama mercaderías porque son los bienes adquiridos por la empresa y que son destinados a la venta sin transformación. Para una panadería, las existencias serán la harina, la levadura, etcétera. 2. Realizable. Esto es, las ventas o servicios que la empresa realiza y no cobra al contado. Así pues, serán derechos de cobro a favor de la empresa y en corto plazo como, por ejemplo, la cuenta de clientes. 105
106 3. Disponible. Son los elementos patrimoniales que suponen dinero en efectivo o que se pueden convertir en dinero líquido de manera inmediata y sin ningún riesgo: el dinero en la caja de la empresa o en el banco, etcétera. D. Pasivo a) Pasivo no exigible o patrimonio neto. Como ya hemos definido anteriormente, son los fondos propios de la empresa que no constituyen una deuda para la misma, ya que al ser propiedad de la empresa no pueden ser exigidos. Está constituido por los bienes y derechos de la empresa menos sus obligaciones. b) Pasivo exigible. Compuesto por el conjunto de deudas u obligaciones de pago que la empresa tiene contraídas con terceras personas. Al igual que el Activo, se divide en fijo (o Pasivo exigible a largo plazo) y circulante (o Pasivo exigible a corto plazo) dependiendo del plazo de devolución. 1. Pasivo exigible a largo plazo. Son las deudas que deben devolverse en un plazo superior a un año, como, por ejemplo, un préstamo bancario a 3 años. 2. Pasivo exigible a corto plazo. Deudas que la empresa debe devolver en un plazo inferior a un año, como suelen ser las deudas con los proveedores. Todo lo anterior se puede esquematizar en la siguiente tabla: Activo Activo fijo o inmovilizado Activo circulante Tabla 8.2. Inmovilizado material Inmovilizado inmaterial Inmovilizado financiero Existencias Realizable Disponible Pasivo Pasivo no exigible o patrimonio neto Pasivo exigible Pasivo exigible a largo plazo Pasivo exigible a corto plazo Una vez que hemos definido y ordenado las distintas masas patrimoniales que componen el balance, definiremos un concepto muy importante en contabilidad, como es el fondo de rotación, que nos informará de la estabilidad financiera de la empresa. Fondo de rotación es la parte del patrimonio neto y del Pasivo exigible a largo plazo, que, una vez se ha financiado el Activo fijo, se destina a financiar el Activo circulante. Se cal- cula restando al Activo fijo el Pasivo no exigible y el Pasivo a largo plazo, o también restando al Activo circulante el Pasivo a corto plazo. De lo dicho podemos concluir: 1. Cuanto mayor sea el fondo de rotación, más solvente será la empresa. 2. Es posible comparar el fondo de rotación de años consecutivos y ver cómo ha evolucionado la solvencia de la empresa en esos años. Fig. 8.4. 3. El Pasivo circulante no debe financiar todo el Activo circulante, ya que esto supone un riesgo para la empresa, pues si los clientes no pagaran, tampoco se podría pagar a los proveedores, produciéndose así un desequilibrio financiero. ACTIVO Activo fijo Activo circulante Fondo de rotación PASIVO Pasivo no exigible Véase un ejemplo en la página siguiente (Caso Práctico 8.2). 8.5 Cuenta de resultados. Obtención del beneficio o la pérdida de la empresa El balance permite conocer la situación de la empresa en un momento concreto, pero también necesitamos conocer la evolución de la misma a lo largo de un determinado periodo de tiempo, y esto se consigue comparando los ingresos y los gastos que se han formando en la empresa en dicho periodo. Dependiendo de cómo hayan sido, podremos determinar si la empresa ha tenido beneficio o pérdida. Llamaremos ingresos al resultado de la venta de productos o servicios que constituyen la actividad propia de la empre- + Pasivo a largo plazo Pasivo a corto plazo
Caso práctico 8.2 Una empresa presenta el balance que vemos a continuación. Vamos a calcular el fondo de maniobra o fondo de rotación para conocer la estabilidad financiera de la misma. Activo Pasivo Elementos de transporte 15 500 Capital 29 900 Mobiliario 6 500 Deudas a l/p 9 000 Existencias 4 500 Proveedores 3 500 Clientes 15 300 Acreedores por prestación Caja 3 600 de servicios 3 000 Total Activo 45 400 Total Pasivo 45 400 Solución: Fondo de rotación = (Patrimonio Neto + Pasivo a l/p) Activo fijo Patrimonio Neto 29 900 Pasivo l/p 9 000 Activo fijo: Elementos de transporte 15 500 Mobiliario 6 500 Activo fijo 22 000 Fondo de rotación = 29900 + 9000 22000 = 16900 La estabilidad financiera de la empresa es óptima, pues, además de cubrir el activo fijo, destina una parte importante a sus fondos (FR = 16 900) para financiar el activo circulante. sa. Por ejemplo, en una panadería, la venta de pan y los distintos productos que en ella se comercializan formarán los ingresos. Y llamaremos gasto al conjunto de todas las compras y operaciones necesarias para la obtención del producto. Así, por ejemplo, en el caso de la panadería anterior, los gastos serán la harina, la electricidad necesaria para que funcione el horno, el sueldo del panadero, etcétera. Cuando recogemos, por una parte, todos los ingresos generados en un periodo de tiempo, normalmente un año, y por otro, todos los gastos en que hemos incurrido para obtener esos ingresos, obtendremos fácilmente el resultado de la empresa en dicho periodo, ya que si los ingresos han sido mayores que los gastos, la empresa habrá tenido beneficios, y si los gastos son mayores que los ingresos, habrá tenido pérdidas. La cuenta de pérdidas y ganancias recoge los gastos y los ingresos del ejercicio y, por diferencia entre ellos, su resultado. Resultado del ejercicio = Ingresos Gastos Ingresos > Gastos Beneficio Ingresos < Gastos Pérdida Hemos de tener en cuenta un factor muy importante para realizar correctamente el proceso contable, y que es: 1. El concepto de ingreso no coincide con el de cobro. 2. El concepto de gasto no coincide con el de pago. Así, concluimos que los cobros y pagos suponen movimientos en la cuenta de tesorería, pero no influyen en la cuenta de resultados. Debe Pérdidas y ganancias Haber Gastos: Ingresos: Gastos > Ingresos Saldo deudor Pérdidas Gastos < Ingresos Saldo acreedor Beneficios Los gastos e ingresos se recogen, en el Plan General de Contabilidad (PGC), en los grupos 6 y 7. Veamos a continuación cuáles son los principales conceptos que integran la cuenta de resultados (Tabla 8.3 en pág. siguiente). En las cuentas de gastos, los aumentos se anotarán en el Debe de la cuenta y las disminuciones en el Haber. En la de ingresos, los aumentos se imputarán en el Haber y las disminuciones en el Debe. Debe Gastos Haber Debe Ingresos Haber Aumentos Disminuciones Aumentos Disminuciones En el centro se colocará el nombre del gasto e ingreso, que vienen recogidos en los grupos 6 y 7 del Plan General de Contabilidad. 107
Debe Gastos A. Gastos directamente relacionados con la actividad de la empresa, como son compra de mercaderías, compra de materias primas, descuento sobre ventas, etcétera. B. Servicios de naturaleza diversa adquiridos por la empresa y que no se incluyen en el grupo anterior, por ejemplo, gastos de investigación, arrendamientos, reparaciones, transportes, etcétera. C. Conjunto de gastos de la empresa en el que se encuentran los tributos, como, por ejemplo, el Impuesto sobre Sociedades. D. Gastos de personal, que son los gasto originados por el personal dependiente de la empresa, como los sueldos y salarios de los empleados... E. Gastos financieros, como los intereses de deudas adquiridas por la empresa, intereses de descuento de efectos, gastos bancarios, etcétera. F. Pérdidas procedentes por venta de inmovilizado, ya sea material o inmaterial, como puede ser la pérdida obtenida por la venta de maquinaria. G. Gastos extraordinarios y gastos y pérdidas de ejercicios anteriores. H. Gastos por amortizaciones, entendiendo por amortización la expresión contable de la depreciación o pérdida de valor que sufren los elementos del inmovilizado, ya sea por el uso, paso del tiempo u obsolescencia. I. Gastos por la creación de provisiones, que son los originados cuando la empresa piensa que se va a producir una pérdida, aún no producida, y crea por ello una provisión para el momento en que se produzca. Esa provisión será una cuenta de gasto para la empresa. Tabla 8.3. Pérdidas y ganancias Ingresos Haber A. Ingresos directamente relacionados con la actividad de la empresa, como son la venta de bienes o la prestación de servicios, descuentos sobre compras, etcétera. B. Subvenciones a la explotación. Subvenciones concedidas con finalidad distinta a la de financiar la adquisición de bienes de inmovilizado como son las subvenciones oficiales recibidas de las Administraciones Públicas. C. Ingresos financieros, como son los derivados de valores de renta fija, de participaciones de capital, etcétera. D. Beneficios procedentes del inmovilizado, ya sea por la venta de bienes de inmovilizado material, inmaterial, o por la enajenación de acciones de otras empresas. E. Ingresos extraordinarios e ingresos y beneficios de ejercicios anteriores. Los ingresos extraordinarios son aquellos que no están incluidos en la actividad propia de la empresa. F. Ingresos por provisiones, que se originan en el caso en el que la provisión que hemos creado como gasto no sucede, lo que dará lugar a un ingreso, puesto que no se ha aplicado para la finalidad para la que fue creada. 108 8.6 Las cuentas Los elementos que componen el patrimonio se registran en unos elementos denominados cuentas. Estas cuentas son instrumentos donde se registra y anota todo lo referente a los elementos patrimoniales, tanto la situación inicial como las variaciones que posteriormente vayan sucediéndose. La representación de la cuenta se hace en forma de T. En ella llamaremos Debe a la columna de la izquierda y Haber a la de la derecha. En ambas columnas anotaremos los aumentos y disminuciones de los diferentes elementos patrimoniales. Debe Título de la cuenta Haber Cada cuenta tiene un título o un nombre que se corresponde con el elemento patrimonial que estamos registrando y que se coloca en el centro de la misma. Estos nombres se encuentran recogidos en el Plan General de Contabilidad (PGC), con objeto de unificar la denominación de las cuentas en las contabilidades de las distintas empresas. Así, por ejemplo: A la cuenta que recoge los distintos vehículos propiedad de la empresa la denominaremos elementos de transporte. A la cuenta que recoge los edificios de la empresa la denominaremos construcciones. A la cuenta que recoge los ordenadores y medios informáticos la denominaremos equipos para procesos de información. A la cuenta que recoge las deudas de la empresa con los suministradores de mercancías se la denomina proveedores.
A la cuenta que recoge las ventas pendientes de cobro se la denomina clientes. Y así sucesivamente, por lo que en el PGC encontraremos todas las denominaciones que se les ha asignado a los distintos elementos patrimoniales. Dicho plan se encuentra desarrollado al final de este apartado. A. Tipos de cuentas En la clasificación de las distintas masas patrimoniales que integran el patrimonio de la empresa, hemos distinguido el Activo, el Pasivo y el Neto, tal como están clasificados en el balance de situación. Por otra parte, hemos visto que la cuenta de resultados recoge los gastos, por un lado, y los ingresos, por otro. La diferencia entre ambos conceptos nos dará los beneficios o pérdidas de la empresa. Así pues, como cada elemento patrimonial tiene asignada una cuenta, tendremos: Cuentas de Activo. Cuentas de Pasivo. Cuentas de neto. Cuentas de gasto. Cuentas de ingreso. Para poder registrar los datos dentro de las cuentas deberemos considerar si éstas son de Activo o de Pasivo. Cuentas de Activo Debe Título de la cuenta Haber Valor inicial Aumentos Entradas Disminuciones Salidas Cuentas de Pasivo Debe Título de la cuenta Haber Disminuciones Salidas Valor inicial Aumentos Entradas Para conocer el valor de los elementos patrimoniales registrados en cada una de las cuentas, necesitaremos conocer el saldo de las mismas. Y para obtener el saldo sumaremos la columna del Debe y la columna del Haber. Si la suma del Debe es mayor que la del Haber, el saldo será deudor, y si es mayor la suma del Haber que la del Debe, el saldo será acreedor. Si ambas sumas son iguales, la cuenta tiene saldo cero y se dice que dicha cuenta está cancelada o saldada. D > H Saldo deudor D < H Saldo acreedor D = H Saldo cero cuenta cancelada o saldada Hacer una anotación en el Debe recibe el nombre de cargar o adeudar. Realizar una anotación en el Haber de la cuenta se denomina abonar o acreditar. Las cuentas del Activo presentarán normalmente un saldo deudor o cero. Las cuentas de Pasivo presentan normalmente un saldo acreedor o cero. Al registro en las cuentas de los distintos elementos patrimoniales que intervienen dentro del ciclo contable en la actividad de la empresa, lo denominaremos libro mayor. Actividad 8.5 Luis dispone de los siguientes elementos patrimoniales: Un vehículo valorado en 12000 Dinero en su cuenta bancaria por valor de 1800 Un préstamo bancario de 20000 Su hermano le debe 100 Tres meses más tarde: Vende el vehículo de su propiedad por 12000 Le ingresan en su cuenta bancaria el importe de la venta de 1800 Paga 5000 del préstamo pendiente Su hermano le paga la deuda de 100 que tenía pendiente Se pide: Confecciona el gráfico de la cuenta diferenciando si es de Activo o de Pasivo, y determinando el título de la misma. Anota las cantidades iniciales y las variaciones que han sufrido dichas cuentas. 109
8.7 Libros contables Los libros contables son los diferentes registros que utiliza la contabilidad para organizar y registrar todos los datos e informaciones referentes al patrimonio. Los libros contables más utilizados son: El libro diario. El libro mayor. El libro de inventarios y cuentas anuales. El Código de Comercio establece la obligatoriedad de que el empresario lleve una contabilidad ordenada cronológicamente y adecuada a la actividad de la empresa, así como la elaboración periódica de inventarios y balances. Estos libros que los empresarios están obligados a llevar deben legalizarse presentándolos en el Registro Mercantil, donde en el primer folio se hará una diligencia con las hojas que tiene, y en cada una de las hojas, un sello del Registro. Como actualmente la contabilidad se suele llevar por ordenador, cuando se termine el ejercicio económico se imprimirán las hojas debidamente ordenadas y se presentarán al Registro Mercantil para su registro. Considera las siguientes acciones: Debe 1. El 1 de enero el capital de una empresa asciende a 6000, que ha depositado en el banco. 2. El 10 de enero la empresa adquiere mobiliario por valor de 300, que paga mediante un talón bancario. 3. El 15 de enero saca 500 del banco y los deposita en la caja de la empresa. 4. El 28 de enero se paga un recibo domiciliado que asciende a 18. 5. El 14 de febrero un cliente le paga 300 que le debía y se los ingresa en la cuenta del banco. Realiza los correspondientes asientos. Solución: 1 1/I 6000 Bancos Caso práctico 8.3 A 2 10/I Haber Capital 6 000 A. Libro diario 300 Mobiliario A Registrará, día a día, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Es un libro obligatorio para la empresa, pero ésta puede utilizar distintos modelos, siendo el más común el modelo americano. Las anotaciones en el libro diario se llaman asientos, y dichas anotaciones se realizaran por orden de fechas, asignándoles un número correlativo. 3 15/I 500 Caja A 4 28/I Bancos 300 Bancos 500 La anotación en un asiento se realiza de la siguiente forma: 18 Suministros A 110 Debe N. de orden Fecha Haber Título de Cantidad La cuenta del Debe Cantidad a título de la cuenta del Haber 5 14/I 300 Bancos A Bancos 18 Clientes 300
B. Libro mayor Tras realizar los asientos y en distinto documento contable (llamado libro mayor y cuya función es recoger todas las cuentas que han tenido algún movimiento en el ejercicio), habrá de anotarse en cada una de las cuentas afectadas la variación producida. Realizamos, en nuestro caso, las anotaciones en las respectivas cuentas de los elementos patrimoniales que hemos utilizado en los asientos anteriores. Consideramos también que toda anotación en el Debe del asiento implica una anotación en el Debe de la cuenta o cuentas representadas, del mismo modo que una anotación en el Haber del asiento conlleva la anotación en el Haber de la cuenta. En nuestro caso, las cuentas utilizadas en el libro mayor serán las siguientes: Debe Bancos Haber Debe Capital Haber (1) 6000 300 (2) 6000 (1) (5) 300 500 (3) 18 (4) Debe Mobiliario Haber Debe Caja Haber (2) 300 (3) 500 Debe Suministros Haber Debe Clientes Haber (4) 18 300 (5) denomina ejercicio económico de la empresa. Al final del mismo se analiza la situación patrimonial de la empresa y de los resultados (beneficios o pérdidas) obtenidos en dicho año. El libro de inventarios y cuentas anuales recoge, por una parte, los inventarios y balances que se realizan en la empresa, y, por otra, las cuentas anuales efectuadas al final del ejercicio económico, para informar de cuál es la situación de la empresa y el resultado de las actividades que ha realizado durante todo el año. El balance final de un ejercicio económico será el balance inicial para el siguiente ejercicio, y, además del balance inicial, el balance final y el balance de comprobación de sumas y saldos, el libro de inventarios de final del ejercicio comprenderá un inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Todo ello es obligatorio para cualquier empresa, tal como se indica en el Código de Comercio. Las cuentas anuales comprenden tres documentos obligatorios para los empresarios, como se recoge en el mencionado Código de Comercio, y que son los siguientes: El balance. La cuenta de pérdidas y ganancias. La memoria. Veamos a continuación cómo se realizará un ejemplo de hoja modelo para confeccionar el inventario: Inventario N. : Fecha: Referencia Concepto Cantidades Cantidades (Elementos parciales totales patrimoniales) Se dice que las anotaciones contables se realizan por partida doble, o, lo que es lo mismo, que una o varias anotaciones en el Debe requieren una o varias anotaciones en el Haber. Y, del mismo modo, una o varias anotaciones en el Haber requieren una o varias anotaciones en el Debe. Así, en el libro diario, la columna del Debe sumará lo mismo que la del Haber. C. Libro de inventarios y cuentas anuales La actividad económica de la empresa se suele dividir en periodos de tiempo (normalmente de un año) a los que se Tabla 8.4. Partiendo de los datos registrados en los asientos y su posterior anotación al libro mayor, y con las sumas y los saldos de las cuentas del mismo, se elabora el balance de comprobación de sumas y saldos, que, como su nombre indica, sirve para comprobar que las anotaciones contables que hemos realizado dentro del ejercicio económico han sido correctas. Para ello, las columnas de las sumas deberán ser iguales entre sí, del mismo modo que las de los saldos. De no ocurrir así, las anotaciones no se habrán realizado correctamente. 111
Balance de comprobación de sumas y saldos Fecha: Denominación de la cuenta Sumas Saldos Debe Haber Deudores Acreedores Balance de situación inicial Tabla 8.5. Asiento de apertura en el libro diario y su traspaso al libro mayor Se suelen llevar a cabo balances de comprobación trimestrales y uno al final del ejercicio. El esquema de dicho balance de comprobación será el siguiente: 8.8 El ciclo contable Si el balance de situación inicial constituye el punto de partida de todo proceso contable, el balance final de ese mismo periodo se utilizará para confeccionar el balance inicial del siguiente ejercicio económico. Al conjunto de etapas que forman el proceso contable se le denomina ciclo contable. Consta de las siguientes fases: Registro de las operaciones realizadas a lo largo del ejercicio en el libro diario y en el mayor Obtención del resultado de la empresa. Asiento de regularización Asiento de cierre de la contabilidad La mejor forma de entender y exponer el ciclo contable es mediante la resolución de un caso práctico, tal como veremos a continuación, y en el que iremos introduciendo cada una de las fases del ciclo contable. Fig. 8.5. Balance de situación final Caso práctico 8.4 112 Una empresa, dedicada a la comercialización y venta de todo tipo de música, presenta el 1 de enero de 2004 los siguientes elementos patrimoniales: 10 estanterías expositoras de CD y un mostrador 6000 Un ordenador 1200 Un vehículo 12500 Pendiente de cobro a los clientes 1200 Deudas con los proveedores 3500 Dinero en la cuenta del banco 13000 Dinero en la caja de la empresa 600 Deudas a largo plazo por un préstamo concedido 18 000 CD destinados para la venta 6200 Capital (1) 19200 (1) Si no se da la cuenta de capital de la empresa, lo calcularíamos una vez obtenido el Activo y el Pasivo exigible, como diferencia entre ambos. Capital o Neto = Activo Pasivo exigible Las operaciones que realiza la empresa a lo largo del ejercicio son las siguientes: 1. El 30 de enero paga por banco el alquiler del local, que asciende a 3000. 2. El 2 de febrero los clientes pagan mediante transferencia bancaria 1000 del dinero que debían.
3. El 14 de febrero se compran CD por valor de 3000. Esta compra se realiza a crédito. 4. El 17 de febrero se compra mobiliario por importe de 2100, pagándose por un talón bancario. Solución: 5. El 2 de marzo se venden CD por valor de 9000. 6. El 30 de marzo se abona por banco la totalidad de la deuda con los proveedores. Activo Pasivo Elementos de transporte 12 500 Capital 19 200 Equipos para procesos de información 1200 Deudas a largo plazo 18000 Mobiliario 6 000 Proveedores 3 500 Existencias 6 200 Clientes 1 200 Bancos c/c 13000 Caja 600 Total Activo 40 700 Total Pasivo 40 700 1. Balance de situación inicial. La empresa, para confeccionar el balance de situación inicial, debe partir de los distintos elementos patrimoniales que posee, y con ellos debidamente ordenados en las distintas masas patrimoniales, confeccionará dicho balance, que será el punto de partida del ciclo contable y que coincidirá con el balance de cierre final del ejercicio anterior. Clasificaremos los elementos patrimoniales de la empresa el 1 de enero de 2004 y los ordenaremos siguiendo las normas contables. 2. Asiento de apertura en el libro diario y su traspaso al libro mayor. Como suponemos que es el inicio del ejercicio, no existe ninguna anotación ni en el libro diario ni en el mayor. Por ello se comenzará el libro diario con el asiento de apertura, que consiste en anotar los saldos iniciales de todas las cuentas que aparecen en el balance de situación inicial, ya que se puede afirmar que el asiento de apertura es una reproducción del balance de situación, pero colocado en forma de asiento, y, posteriormente, se abrirán en el libro mayor todas las cuentas en él reflejadas, con sus respectivos saldos iniciales. Asiento de apertura: 6 200 Existencias 1 200 Clientes 13 000 Bancos 600 Caja a Capital 19 200 a Deudas a l/p 18000 a Proveedores 3 500 Este asiento dará lugar a la apertura de las citadas cuentas en el libro mayor. Elementos Equipos para procesos Debe de transporte Haber Debe de información Haber (1) 12500 (1) 1200 Debe Mobiliario Haber Debe Existencias Haber (1) 6000 (1) 6200 Debe Clientes Haber Debe Bancos Haber (1) 1200 (1) 13000 1 1/1/04 12 500 Elementos de transporte 1200 Equipos para procesos de información 6 000 Mobiliario Debe Caja Haber Debe Capital Haber (1) 600 19200 (1) 113
Debe Deudas l/p Haber Debe Proveedores Haber Debe Mobiliario Haber Debe Existencias Haber 114 18000 (1) 3500 (1) 3. Registro de las operaciones del ejercicio en el libro diario y su traspaso al libro mayor. Confeccionaremos el libro diario con los asientos correspondientes a las operaciones realizadas por la empresa a lo largo del ejercicio económico, que en nuestro caso será un trimestre. Cada asiento que realicemos dará lugar al menos a dos anotaciones en el libro mayor. 2 30/01/04 3 000 Arrendamientos a Bancos 3000 3 02/02/04 1 000 Bancos a Clientes 1 000 4 14/02/04 3000 Compra de mercaderías a Proveedores 3 000 5 17/02/04 2 100 Mobiliario a Bancos 2100 6 02/03/04 4500 Bancos 4 500 Clientes a Cta. de mercaderías 9 000 7 30/03/04 *6 500 Proveedores a Bancos *6 500 * Si calculamos el saldo de la cuenta de proveedores, vemos que la totalidad de la deuda es 3500 + 3000, lo que supone un saldo acreedor de 6500. Traspasamos las operaciones anteriores al libro mayor, junto a los que teníamos del asiento de apertura: Elementos de Equipos para procesos Debe transporte Haber Debe de información Haber (1) 12500 (1) 1200 Sd = 12500 Sd = 1200 (1) 6000 (1) 6200 (5) 2100 Sd = 6200 Sd = 8100 Debe Clientes Haber Debe Bancos Haber (1) 1200 1000 (3) (1) 13000 3000 (2) (6) 4500 (3) 1000 2100 (5) 1000 (6) 4500 6500 (7) 5700 Sd = 4700 18500 11600 Sd = 6900 Debe Caja Haber Debe Capital Haber (1) 600 19200 (1) Sd = 600 Sa = 19 200 Debe Deudas l/p Haber Debe Proveedores Haber 18000 (1) (7) 6500 3500 (1) Sa = 18000 6500 3000 (4) 6500 S = 0 Arrendamientos Compra de Debe Haber Debe mercaderías Haber (2) 3000 (4) 3000 Sd = 3000 Sd = 3000 Venta de Debe mercaderías Haber 9000 (6) Sa = 9000 Hemos calculado el saldo de las cuentas del mayor, que como ya hemos visto se determina sumando las columnas del Debe y del Haber, de modo que si el Debe es mayor que el Haber, el saldo será deudor (Sd), y si el Haber es mayor que el Debe, será saldo acreedor (Sa). Después, llevamos las cuentas de gastos e ingresos a la cuenta de pérdidas y ganancias para obtener el resultado de la empresa.
4. Asiento de regularización o de obtención de resultado. Como ya hemos explicado, éste se obtiene como diferencia entre los ingresos y los gastos del ejercicio, en este caso un trimestre. Para determinar dicho resultado efectuamos la siguiente anotación en el libro diario. Por un lado, todas las cuentas de gasto que tengan un saldo deudor, se anotarán en el Haber, tanto del libro diario como del mayor, por el importe de su saldo. De este modo pasarán a tener un saldo nulo en la cuenta del libro mayor y desaparecerán. Esto significa que quedan saldados o que presentarán un saldo cero. Como contrapartida, en el Debe se anotará la cuenta de pérdidas y ganancias por el importe igual a la suma de todos los gastos. Arrendamientos Compra de Debe Haber Debe mercaderías Haber (2) 3000 3000 (8) (4) 3000 3000 (8) S = 0 S = 0 8 X 6000 Pérdidas y ganancias a Arrendamientos 3 000 a Compras de mercaderías 3 000 X Del mismo modo, todas las cuentas de ingresos, que tendrán saldo acreedor, pasarán al Debe del asiento y del libro mayor, lo que hará que igual que en el caso de los gastos presenten saldo cero, y la suma de todos los ingresos aparecerán en el Haber en la cuenta de pérdidas y ganancias. Venta de Debe mercaderías Haber (9) 9 000 9000 (6) S = 0 9 X 9000 Venta de mercaderías a Pérdidas y ganancias 9000 X La cuenta de pérdidas y ganancias quedaría de la siguiente forma: Pérdidas y Debe ganancias Haber 6000 9000 Sa = 3000 Un saldo acreedor de 3000 supone que la empresa ha obtenido unos beneficios de 3000, ya que si recordamos el significado de la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias), cuando Debe > Haber se producen pérdidas, y cuando Debe < Haber, se obtienen beneficios. 5. Asiento de cierre de la contabilidad. De la misma forma que hemos cerrado o saldado las cuentas de gastos e ingresos, cerraremos ahora las cuentas de Activo y de Pasivo para confeccionar el asiento de cierre y el posterior balance final. El asiento de cierre (Ac) tendrá la siguiente forma: Ac X Cuentas con saldo acreedor a Cuentas con saldo deudor X En nuestro caso, el asiento de cierre será el siguiente: Ac X 19 200 Capital 18000 Deudas a l/p 3000 Pérdidas y ganancias a Elementos de transporte 12 500 a Equipos para procesos de información 1 200 a Mobiliario 8 100 a Existencias 6 200 a Clientes 4700 a Bancos 6 900 a Caja 600 X A continuación, pasamos el asiento de cierre (Ac) al mayor, quedando así las cuentas saldadas. 115
Elementos de Equipos para procesos Debe transporte Haber Debe de información Haber (1) 12500 12500 (Ac) (1) 1200 1200 (Ac) S = 0 S = 0 Debe Mobiliario Haber Debe Existencias Haber (1) 6000 8100 (Ac) (1) 6200 6200 (Ac) (5) 2100 S = 0 S = 0 Debe Clientes Haber Debe Bancos Haber (1) 1200 1000 (3) (1) 13000 3000 (2) (6) 4500 4700 (Ac) (3) 1000 2100 (5) (6) 4500 6500 (7) 6900 (Ac) S = 0 S = 0 Debe Caja Haber Debe Capital Haber (1) 600 600 (Ac) (Ac) 19200 19200 (1) S = 0 S = 0 Pérdidas y Debe Deudas l/p Haber Debe ganancias Haber (Ac) 18000 18000 (1) 6000 9000 (Ac) 3000 S = 0 S = 0 6. Balance de situación final. Ha llegado el momento de reflejar la situación del patrimonio al final del ejercicio (que, en nuestro caso, es un trimestre), a la que llamaremos balance de situación final, y que, como ya hemos explicado, será el balance de situación inicial en el siguiente ejercicio. La composición del balance final a partir del asiento de cierre es sencilla, ya que consiste en que las cuentas que aparecen en el Haber de dicho asiento integrarán el Activo del balance, y las cuentas que aparecen en el Debe integrarán el Pasivo: ACTIVO PASIVO Elementos de transporte 12 500 Capital 19 200 Equipos para procesos de información 1 200 Deudas a l/p 18 000 Mobiliario 8100 Pérdidas y ganancias 3000 Existencias 6 200 Total Pasivo 40 200 Clientes 4 700 Bancos 6900 Caja 600 Total 40 200 116 La contabilidad del ejercicio finalizará con la presentación de las cuentas anuales: El balance de situación. La cuenta de pérdidas y ganancias. La memoria. La memoria, como nos indica el PGC, completa, amplía y comenta la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias, así como cualquier información que sea de interés para la comprensión de las cuentas anuales, con el fin de que éstas reflejen una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. 8.9 El Plan General de Contabilidad El PGC vigente en la actualidad fue aprobado mediante el Real Decreto 1643/1990, de 20 de diciembre, y constituye la norma básica aplicable a la contabilidad. A. Partes que integran el PGC Las partes que integran el PGC son las que a continuación se enumeran: Principios contables. Serán los que obligatoriamente deberá aplicar la empresa a su contabilidad.
Cuadro de cuentas. Es el cuadro que contiene la lista de cuentas que componen el plan, que se encuentran perfectamente ordenados y estructurados. El cuadro de cuentas comprende los siete grupos siguientes: Grupo I: FINANCIACIÓN BÁSICA Contiene los recursos propios y la financiación a largo plazo de la empresa, destinados a financiar el Activo fijo y una parte razonable del circulante. Grupo II: INMOVILIZADO Comprende los elementos del patrimonio destinados a permanecer un largo periodo de tiempo en la empresa. Grupo III: EXISTENCIAS Son las mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, etc., destinados a la actividad propia de la empresa. Grupo IV: ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERACIONES DE TRÁFICO Es decir, los Activos y Pasivos que tienen su origen en el tráfico de la empresa, así como las cuentas con las Administraciones Públicas. Grupo V: CUENTAS FINANCIERAS Serán las deudas y créditos por operaciones ajenas al tráfico de la empresa, con vencimiento no superior a un año y medios líquidos disponibles. Grupo VI: COMPRAS Y GASTOS Comprende el aprovisionamiento de mercancías y demás bienes adquiridos por la empresa para revenderlos con o sin transformación, así como la adquisición de servicios y materiales consumibles, la variación de existencias (cuando se produce disminución) y las pérdidas extraordinarias del ejercicio. Grupo VII: VENTAS E INGRESOS Contiene la enajenación de bienes y prestación de servicios que son objeto del tráfico de la empresa, así como otros ingresos, la variación de existencias (cuando se produce aumento) y los beneficios extraordinarios del ejercicio. Definiciones o relaciones contables. Supone una gran ayuda a la persona que se inicia en la contabilidad, ya que se da una definición de cada una de las cuentas contenidas en el cuadro de cuentas. Cuentas anuales. Son documentos contables de obligado cumplimiento que la empresa, debe elaborar al final del ejercicio, a efectos de información externa, como son el balance de la situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Normas de valoración. Es decir, normas que obligatoriamente deberá utilizar la empresa para valorar los elementos que integran su patrimonio. 117
Conceptos básicos Balance de comprobación de sumas y saldos. Sirve para comprobar que las anotaciones contables que hemos realizado dentro del ejercicio económico han sido correctas. Balance. Representación contable del patrimonio de la empresa. Ciclo contable. Conjunto de etapas que forman el proceso contable. Fondo de rotación. Es la parte del patrimonio neto y del Pasivo exigible a largo plazo que, una vez financiado el Activo fijo, se destina a financiar el Activo circulante. Cuanto más elevado sea éste, mayor será la estabilidad de la empresa. Gastos. Conjunto de todas las compras y operaciones necesarias para la obtención del producto. Ingresos. Es el resultado de la venta de productos o servicios que constituye la actividad propia de la empresa. La cuenta de pérdidas y ganancias. Recoge los gastos y los ingresos del ejercicio y, por diferencia entre ellos, el resultado del mismo. Ingresos < Gastos Pérdida Ingresos > Gastos Beneficio Libros contables. Son los diferentes registros que utiliza la contabilidad para organizar y registrar todos los datos e informaciones referentes al patrimonio. Masa patrimonial. Elementos patrimoniales con una misma significación. Existen masas patrimoniales de Activo, de Pasivo y de Neto. Pasivo no exigible o patrimonio neto. Son los fondos propios de la empresa y que no constituyen una deuda para la misma. Se calcula sumando los bienes y derechos y restándole las obligaciones. Patrimonio. Conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee un individuo o una empresa. 118
1. Señala con una «X» si es verdadero o falso. Cuestiones Verdadero Falso 1. El patrimonio es el conjunto de bienes que tiene el individuo. 2. La contabilidad se realiza una sola vez cuando se inicia la actividad económica. 3. Al conjunto de bienes y derechos se le denomina activo. 4. El pasivo se ordenará de mayor a menor exigibilidad. 5. La masa patrimonial es el capital de la empresa. 6. El patrimonio neto son los fondos propios de la empresa. 7. La cuenta de pérdidas y ganancias recoge todas las pérdidas y todas las ganancias del ejercicio. 8. Los libros contables son los diferentes registros de los que se vale la contabilidad para organizar y registrar todos los datos e informaciones referentes al patrimonio. Actividades 9. El libro diario es un libro obligatorio para la empresa. 10. El ciclo contable se realiza mediante el balance de situación y el libro diario. 2. Explica qué es el Plan General de Contabilidad y qué grupos forman el plan de cuentas. 3. Explica qué son los gastos e ingresos de la empresa y cómo se obtiene el resultado de un ejercicio económico. 4. A partir de los siguientes elementos patrimoniales, ordénalos en las distintas masas patrimoniales y confecciona el balance de situación. Mobiliario 2 400 Bancos 3 100 Capital 5 000 Elementos de transporte 4 000 Mercaderías 8 000 Clientes 2 800 Proveedores 4 500 Proveedores, efectos comerciales por pagar 3 100 Clientes, efectos comerciales a cobrar 2 000 Caja ( ) 2500 Bancos c/c 3100 Reservas voluntarias 4 200 Deudas a largo plazo con entidades de crédito 5000 Acreedores por prestación de servicios 3 000 5. Con el balance de situación del ejercicio anterior, calcula el fondo de rotación o fondo de maniobra y coméntalo. 6. De la contabilidad de un comercio dedicado a la venta de productos de perfumería se ha extraído la siguiente información (en euros): Venta de mercaderías 12 000 Compra de mercaderías 5 000 Recibo de la luz 100 Una furgoneta al servicio de la empresa 10 000 Gastos de amortización 200 Amortización acumulada 150 Clientes 1000 Préstamos a largo plazo 5 000 Sueldos y salarios 800 Gastos de transporte 150 Deudas bancarias a devolver en dos años 1 700 Dinero en la cuenta corriente bancaria 2 000 Proveedores 1 200 Alquiler del comercio 300 Mobiliario 1 700 Productos de perfumería 11 000 Aportación de los socios 10 700 Reservas 1 500 Confecciona la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance de situación de este establecimiento. 119