Bienvenido a la guía paso a paso DE LA REUNIÓN SEMANAL
AGENDA 1. Objetivo de la guía 2. Información general sobre la Reunión Semanal 3. Estructura sugerida 4. Sugerencias para una reunión exitosa 5. Preguntas y respuestas 3 4-5 6-7 8-9 10 Nuevo Modelo de liderazgo LATAM 2
1. Objetivo de la guía Guía de la Reunión Semanal Esta guía va dirigida a todo líder que sea responsable de ejecutar la práctica Reunión semanal, además tiene como objetivo explicar todas las herramientas necesarias y sugerencias para una adecuada aplicación y ejecución. Reunión Semanal 3
2. Información general sobre la Reunión Semanal Nuevo Modelo de liderazgo LATAM 4 2.1 Qué es? Es una instancia formal del líder con su equipo directo de empleados. 2.2 Cuál es su objetivo? > Capturar el estado del equipo, reforzar sus objetivos y enfocar todos los esfuerzos. > Alinear al equipo con información del negocio, acordar prioridades y focos del mes. > Definir las acciones concretas de ejecución y asegurar que las conversaciones relevantes sobre temas de personas se produzcan. > Oportunamente detectar y corregir desviaciones. 2.3 Quién debe ejecutar la práctica? Todos los líderes con personas a cargo que realizan una reunión con sus reportes. 2.4 Cuándo se realiza? Se realiza una vez a la semana. 2.5 Qué se gana? > Asegura un espacio de conocimiento personal del líder sobre el equipo. > Direcciona el foco de trabajo y las prioridades del equipo. > Define las acciones concretas de ejecución y corrección de desviaciones. > Es una instancia formal donde se acuerdan decisiones a respaldar. > Se pone al cliente en el centro de las decisiones. 2.6 Cómo se realiza? > El jefe agenda previamente la reunión y debe estructurarla teniendo en cuenta proyectos del equipo, resultados y las personas. > Debe tratar temas de: Estatus de los proyectos y seguimiento. Problemas del área que requieran solución. Dirimir conflictos internos. Impacto de decisiones sobre los clientes. > Se sugiere siempre comentar una historia de clientes para ejemplificar las Guías de conducta. Puedes tomar como ejemplo las historias que aparecen en los Newsletter y News de líderes.
2.7 De dónde se obtiene la información para realizarla? > Noticias Newsletter Líderes LATAM: envío mensual. > Portal LATAM / App. > Resultados y proyectos de la Compañía y del área. > Informaciones de clientes: indicadores de clientes, historias, temas de marca, experiencias internas de servicio. > Personas: reconocimientos, escuchar inquietudes y necesidades de las personas, celebraciones. > Reuniones con su jefe directo / reuniones de trabajo. 2.8 Dónde obtengo información para una ejecución correcta de la práctica? En Portal LATAM Leader s Library. (Ingresa a: Portal LATAM / Leader s Library). Reunión Semanal 5
3. Estructura sugerida Reunión semanal ANTES DURANTE DESPUÉS Nuevo Modelo de liderazgo LATAM Definición de temas de reunión > Los temas a definir para la reunión no deben transformarse en otras reuniones de trabajo, deben considerar información y toma de decisiones. > Preguntar a los participantes si tienen temas para la reunión. Envío de agenda al equipo > Si existen invitados especiales debes informales su rol en la reunión. > Al menos 2 días de anticipación. > Incluir la presentación de la reunión (si se requiere). Crear una agenda tipo, con espacios para temas de equipo y desempeño. Definir los indicadores de desempeño a revisar. > Check-in inicial no más de 2 minutos por persona. > Recordar apagar celulares u otros elementos que pudieran interrumpir la reunión. > Respetar los tiempos de inicio y fin de la reunión. > Seguir los temas definidos en tiempo y forma. > Promover el diálogo incentivando un ambiente de confianza. Conversar sobre el desempeño y resultados obtenidos, así como la problemática que afronta el equipo. > Iniciar revisando los pendientes y acuerdos de la última reunión. > Al final de la reunión Cierre de compromisos ( con qué compromiso me voy ). Agradecimiento a los participantes. > Enviar minuta de reunión. > Seguimiento. 6
BLOQUE TIEMPO CONTENIDOS INFRAESTRUCTURA Check-in > Obtener el estado de ánimo general de los participantes. Reconocimiento y nombramientos > Reconocimientos a miembros del equipo. > Informar si hubiese nombramientos. Equipo 15 min Coordinaciones de personas > Asistencias / licencias prolongadas / vacaciones. > Cumpleaños. > Próximos eventos o reuniones. > Recordar procesos de RRHH si aplica (EDA, EDI, Barómetro y otros). Bajada de información > Información proveniente de la reunión de equipo (de mis pares con mi jefe información en cascada). > Noticias corporativas o de las áreas importantes. > Premios y reconocimientos de LATAM Airlines. 15 min Proyectos estratégicos Iniciativas en curso > Informar sobre la marcha del negocio a nivel más específico. > Informar resultados y metas del equipo. Analizar brechas. Cómo vamos? Focos mensuales / semanales > Priorizar acciones de acuerdo a estrategias, resultados y desviaciones. 10 min Contingencias > Revisar posibles contingencias y/o problemas que estén presentando para el logro de los objetivos, y/o revisar necesidades de apoyo entre el equipo o de resolución de problemas. Seguimiento 10 min Revisión, compromisos y reunión anterior Resumen, acuerdos y compromisos de las reuniones > Realizar seguimiento de los compromisos adquiridos en la sesión anterior, actualizar el avance. > Reforzar los acuerdos definidos durante la sesión y los compromisos adquiridos con responsable y fecha. Cierre 10 min Motivación > Mensaje motivador para la acción: checkout ( Con qué me voy?). Reunión Semanal 7
4. Sugerencias para una reunión exitosa Esto sí Esto no DINÁMICA > Sesión de trabajo productiva dirigida a identificar y resolver los problemas. > Desafiar las normas establecidas Podemos hacerlo mejor?. > Delegar responsabilidades a las persona apropiadas. > Sesión defensiva, informando hechos en un entorno de culpabilidad. > Cumplimiento o aceptación de la norma. > Micro-gestión. PROCESOS > Tiempo para revisar indicadores, gestión de desempeño y formular opiniones. > Foco en los indicadores que muestran desviaciones con relación a las metas. > Acordar prioridades y plan de acción de la semana. > Que la primera revisión de indicadores sea en la reunión. > Avanzar con dificultad por todo el informe, haciendo comentarios sobre cada indicador. > Ausencia de definición de prioridades. Nuevo Modelo de liderazgo LATAM CONTENIDOS > Debate objetivo sobre causas raíz. > Responsabilidad clara por planes de acciones. > Decisiones basadas en preferencia personal o intuición. > Responsabilidad limitada por planes de acción, sin concretar nada. 8
Por qué realizarlo? > Generar una instancia que promueva la transparencia sobre desempeño y ánimo del equipo, donde se comparta información, problemas y conocimientos. > Hacer que el rol y compromiso de líderes sea claro y tangible para el equipo. > Compartir un sentido de propósito común con el equipo, visibilizando los objetivos individuales y colectivos. Cómo ejecutar la práctica? > Definir un día de la semana para programar estructuralmente la reunión. > Invitar y agendar al equipo. > Antes: definir los focos basados en los resultados semanales. > Durante: promover el diálogo incentivando un ambiente de confianza. Conversar sobre el desempeño y resultados obtenidos, así como la problemática que afronta el equipo. > Definir planes de acciones. > Registrar la práctica. > Después: definir responsables y hacer seguimiento a las iniciativas definidas en la reunión. Reunión Semanal 9
5. Preguntas y respuestas 1. Qué pasa si no puedo realizar la Reunión Semanal? Envía la cancelación con anticipación, informando a tu equipo las razones y agenda una nueva fecha. 2. Qué pasa si algún(os) miembro(s) del equipo no puede(n) asistir? Intenta que su participación sea a distancia, si no es posible, mantenlo al tanto enviándole la minuta con los temas tratados. 3. Si no puedo hacer la reunión semanalmente, la puedo agendar cada 15 días? Sí, siempre procurando mantener la frecuencia. 4. Puede otra persona liderar la reunión por mí? Idealmente no, pero en caso de vacaciones o ausencia, debes designar a alguien responsable de liderar esa instancia. Nuevo Modelo de liderazgo LATAM 10