MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE MONITOREO Y LOGÍSTICA DE ASISTENCIA ALIMENTARIA FUNCIONES SUSTANTIVAS VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL 02.02.03.00.00.00 Guatemala, Octubre 2012
PRESENTACIÓN La del Viceministerio de Seguridad Alimentaria y Nutricional, tiene por objeto establecer los lineamientos organizacionales, que ayudarán a controlar el desarrollo y cumplimiento de las actividades que se llevan a cabo internamente. Esta herramienta administrativa, contiene objetivos y normas de observancia general, en cada procedimiento, proporcionando a los funcionarios un instrumento que facilita la orientación de las actividades que deberán de realizarse en los departamentos que conforman la dirección, incidiendo de esta manera en el cumplimiento de las actividades que desarrolle cada responsable que interviene en los mismos. Este documento al igual que otras herramientas administrativas se caracteriza por ser dinámico por optimizar las funciones del personal, por tal motivo está sujeto a mejoras en la administración actual, así como las que exigen las Leyes vigentes, ofreciendo la posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la demanda que se de en la práctica diaria. 1
MARCO LEGAL REGLAMENTO ORGÁNICO INTERNO DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN Acuerdo Gubernativo 338-2010 de fecha 19 de noviembre de 2010 LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Decreto 32-2005 del Congreso de la República de Guatemala. 2
ÍNDICE DESCRIPCIÓN PÁGINA Presentación 01 Marco Legal 02 CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Objetivo General 05 Objetivos Específicos 05 Campo de aplicación 05 Normas Generales 06 CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS DE MONITOREO Y LOGÍSTICA DE LA ASISTENCIA ALIMENTARIA Monitoreo y Evaluación 02.02.03.00.00.01 08 Control y Registro de Beneficiarios 02.02.03.00.00.02 11 Control y Registro de Productores 02.02.03.00.00.03 14 Adquisición de Insumos y Servicios 02.02.03.00.00.04 17 Solicitud de Transporte Liviano y Pesado 02.02.03.00.00.05 20 ANEXOS 1 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Asistencia 24 Alimentaria 2 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Alimentos Por 25 Acciones 3 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Apoyo a la 26 Producción Comunitaria de Alimentos. 4 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Almacenamiento de 27 Alimentos 5 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Agricultura Urbana 28 Glosario de Siglas 29 3
CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE MONITOREO Y LOGÍSTICA DE LA ASISTENCIA ALIMENTARIA 4
OBJETIVO GENERAL: Establecer una guía, para fortalecer, facilitar, normar y definir los procesos que conforman el Manual de la de la Asistencia Alimentaria que desarrolla el Viceministerio de Seguridad Alimentaria y Nutricional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y -MAGA-, como fuente de consulta para las personas responsables de ejecutar el procedimiento para que realicen sus funciones de forma uniforme, eficiente y oportuna. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Establecer un marco legal y operacional que sirva de base para la optimización de los recursos humanos, físicos y financieros de la. 2. Responsabilizar a cada funcionario en la observancia y cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades de la Dirección de Monitoreo y Logística. CAMPO DE APLICACIÓN: El presente manual está dirigido a la de Asistencia Alimentaria, así como a los entes externos que mantienen alguna relación con la dependencia, para el buen manejo y cumplimiento de las actividades que se lleven a cabo. 5
NORMAS GENERALES 1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria dentro de la de Asistencia Alimentaria, por lo que es responsabilidad de cada jefe inmediato superior, socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo. 2. Los efectos operativos derivados de la aplicación del Manual, dentro del orden jerárquico citado a los empleados y funcionarios de contrataciones y adquisiciones, se verán de inmediato: En el ordenamiento y racionalización de los sistemas de trabajo; En la contribución al desarrollo eficiente y eficaz de los servicios que se prestan; En la contribución al cumplimiento de políticas, objetivos, prioridades y metas, previstas para el proceso de análisis, diseño y ejecución de los planes de trabajo establecidos. 3. Es responsabilidad del Nutricional y del Responsable de dirigir la de Asistencia Alimentaria, garantizar la socialización continua y aplicación del presente manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que correspondan. 6
CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE MONITOREO Y LOGÍSTICA DE LA ASISTENCIA ALIMENTARIA 7
VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Código 02.02.03.00.00.01 Páginas MONITOREO Y EVALUACIÓN Fecha Octubre 2,012 3 OBJETIVO: Definir los pasos a seguir, para orientar, facilitar y agilizar el proceso de Monitoreo y Evaluación, con la aplicación de las disposiciones legales aplicables al Estado de Guatemala y las normas internas del Ministerio de Agricultura, Ganadería y. NORMAS: 1. El Director de Monitoreo y Logística será el responsable de autorizar las visitas de monitoreo y evaluación. 2. Los Directores de Asistencia Alimentaria y Nutricional y Apoyo a la Producción Comunitaria de Alimentos deberán de recuperar la documentación de soporte de liquidación de alimentos y/u otros insumos y proporcionar a la Dirección de Monitoreo y Logística toda la información necesaria para llevar a cabo el monitoreo y evaluación de proyectos. 3. La responsabilidad de la veracidad de la información enviada a la Dirección de Monitoreo y Logística está sujeta a las Direcciones del VISAN. 4. La, es la encargada de elaborar la planificación de visitas de monitoreo y evaluación a los diferentes proyectos de los departamentos del VISAN. 8
5. Los formularios de campo deberán ser llenados sin errores, tachaduras, enmiendas y ningún tipo de manchas o arrugas para evitar que la información sea alterada. MONOTOREO Y EVALUACIÓN RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO El Director de Asistencia Alimentaria y/o el Director de Apoyo a la Producción Comunitaria de Alimentos o los Jefes de sus Departamentos. El Jefe del Departamento de Control y Registro de Beneficiarios y/o el Jefe del Departamento de Control y Registro de Productores de la Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria Director de Monitoreo y Logística 1 Traslada información para conformar expediente de los beneficiarios y/o productores asistidos al Departamento de Control y Registro de Beneficiarios y/o al Departamento Control y Registro de Productores de la Dirección de Monitoreo y Logística. 2 Analiza expediente de los beneficiarios y/o productores asistidos. 3 Traslada el expediente al Director de Monitoreo y Logística para su conocimiento y aprobación. 4 Verifica que la información contenida en los documentos de soporte este completo y correcto. Si, firma y tramita No, Reasigna nueva comisión para seguimiento de la ayuda alimentaria, proyectos productivos, etc. 5 Registra información contenida en el Formulario de Campo en base de datos de Monitoreo y Evaluación realizados. 6 Archiva copia (color) del Formulario de Campo. 7 Elabora una copia digital del expediente. 8 Archiva expediente en copia electrónica. 9 Realiza evaluación y seguimiento del impacto sobre los efectos de la ayuda entregada a nivel de productividad y de seguridad alimentaria. 10 Elabora informe del seguimiento y evaluación efectuados en campo de acuerdo a lo solicitado al Viceministro de Seguridad Alimentaria y Nutricional. -----------------------------Fin del Procedimiento---------------------- 9
MONITOREO Y EVALUACION Director de Asistencia Alimentaria y/o el Director de Apoyo a la Producción Comunitaria de Alimentos o los Jefes de sus Departamentos. El Jefe del Departamento de Control y Registro de Beneficiarios y/o el Jefe del Departamento de Control y Registro de Productores de la Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria Inicio Traslada información de beneficiarios y/o productores asistidos a la Dirección de Monitoreo Y Logística de la Asistencia Alimentaria Analiza expediente y/o productores asistidos Verifica la información del expediente Trasladan Expediente para su conocimiento y aprobación Firma y sella y da tramite Registra informacion contenida en el formulario de campo en la base de datos Archiva una copia (color) del formulario Elabora una copia digital del expediente Archiva el expediente En copia electrónica Realiza Evaluación y Seguimiento Elabora informe del seguimiento y evaluación efectuados en campo FIN 1 0
VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Código 02.02.03.00.00.02 Páginas CONTROL Y REGISTRO DE BENEFICIARIOS Fecha Octubre 2,012 3 OBJETIVO: Llevar un control y registro de beneficiarios asistidos alimentariamente a familias de escasos recursos de las comunidades vulnerables en Guatemala. NORMAS: 1. Todo expediente físico de liquidación de alimentos y/u otros insumos es responsabilidad de las diferentes direcciones del VISAN. 2. La veracidad de la información queda sujeta a las direcciones del Viceministerio de Seguridad Alimentaria y, que remitan la información. 3. El control y registro de beneficiarios se realizara a través de expedientes de liquidación físicos, digitalizados y actualizados, todos estos enviados desde las diferentes direcciones del VISAN. 4. Todo expediente físico de liquidación no debe contener errores, tachaduras, enmiendas y ningún tipo de arrugas. 5. El Departamento de Control y Registro de Beneficiarios deberá conformar un archivo digital con la documentación requerida siguiente: - Copia de nota de envió (rosada, verde y/o blanca); - Nota de solicitud de Proyectos y; - Total de planillas de liquidación de beneficiarios de proyectos. CONTROL Y REGISTRO DE BENEFICIARIOS RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO El Director de Asistencia Alimentaria y Nutricional y/o Jefes de los Departamentos de 1 Elabora expediente de liquidación de la Asistencia Alimentaria. 1 1
Alimentos por Acciones y Asistencia Alimentaria. CONTROL Y REGISTRO DE BENEFICIARIOS 2 Traslada expediente de liquidación de Asistencia Alimentaria firmado por beneficiarios al Jefe del Departamento de Control de Registro de Beneficiarios. Jefe del Departamento de Control y Registro de Beneficiarios. Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria 3 4 5 6 7 8 Analiza el expediente de liquidación de la Asistencia Alimentaria para aprobar el registro. 3.1 Si, Firma y sella de recibido. 3.2 No, devuelve al responsable de su elaboración para su corrección. Registra en la base de datos, la información del expediente de liquidación de los beneficiarios. Elabora expediente electrónico de liquidación de la Asistencia Alimentaria de los beneficiarios. Traslada informe del expediente de la liquidación de la Asistencia Alimentaria de los beneficiarios al Director de Monitoreo y Logística. Verifica si la información contenida en el informe de liquidación de los beneficiarios está completa para aprobar que el control y registro de entrega fue adecuada. 7.1 Si, firma y sella. 7.2 No, verifica a través de un Monitoreo y Evaluación la comunidad asistida. Realiza visita de Monitoreo y Evaluación para verificar que los beneficiarios recibieron la asistencia. ----------------------- Fin del Procedimiento-------------------- 1 2
CONTROL Y REGISTRO DE BENEFICIARIOS Director de Asistencia Alimentaria y Nutricional y/o Jefes de los Departamentos de Alimentos por Acciones y Asistencia Alimentaria. Jefe del Departamento de Control y Registro de Beneficiarios. Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria Inicio Elabora expediente de liquidación de beneficiarios Traslada expediente de liquidación de beneficiarios al Departamento de Control de Registro de Beneficiarios Analiza el expediente de liquidación de beneficiarios Firma y sella de recibido Registra información del expediente de liquidación de beneficiarios en la base de datos Elabora expediente Electrónico de liquidación de beneficiarios Traslada informe de expediente de liquidación de beneficiarios al Director de Monitoreo y Logistica de AA Verifica la información contenida en el expediente de liquidación de beneficiarios Firma y sella Realiza visita de monitoreo y evaluación. Fin 1 3
VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Código 02.02.03.00.00.03 Páginas CONTROL Y REGISTRO DE PRODUCTORES Fecha Octubre 2,012 3 OBJETIVO Tener un control y registro de los productores de escasos recursos de las comunidades vulnerables de Guatemala asistidos con Proyectos Productivos, Capacitaciones y/o Silos. NORMAS 1. Todo expediente físico de liquidación de insumos es responsabilidad de las diferentes direcciones del VISAN. 2. Los diferentes Programas y Proyectos del MAGA liquidan la entrega de insumos a la población asistida por medio del expediente conformado con la papelería completa a la. 3. La veracidad de la información queda sujeta a las direcciones del VISAN que remitan la información. 4. El control y registro de productores se realizara a través de expedientes de liquidación físico, digitalizados y actualizados. 5. Todo expediente físico de liquidación no debe contener errores, tachaduras, enmiendas y ningún tipo de arrugas. 6. El Departamento de Control y Registro de Productores deberá conformar archivo digital con la documentación siguiente: - Copia de nota de envió (rosada, verde y/o blanca), nota de solicitud de Proyectos y total de planillas de liquidación de beneficiarios de proyectos. 1 4
CONTROL Y REGISTRO DE PRODUCTORES RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO El Director de Apoyo a la Producción Comunitaria de Alimentos, y/o Jefes de los Departamentos de Agricultura Urbana, apoyo a la Producción de Alimentos y Almacenamiento de Alimentos. 1 2 3 Elabora expediente con la documentación solicitada para liquidar Proyecto. Traslada expediente firmado al Jefe del Departamento de Control de Registro de Productores. Verifica que el expediente de liquidación de Proyectos este completo. 3.1Si, Firma y sella de recibido. 3.2No, devuelve al Departamento responsable para su corrección. Jefe del Departamento de Control y Registro de Productores. Director de Monitoreo y Logística 4 5 6 7 8 Registra en la base de datos la información del expediente del proyecto liquidado. Elabora informe del expediente de liquidación de proyectos. Traslada informe del expediente de liquidación de Proyectos al Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria para su conocimiento. Verifica si la información contenida en el informe de liquidación de la Asistencia a los beneficiarios está completa para aprobar que, el control y registro de entrega fue adecuada. 7.1 Si, firma y sella. 7.2 No, verifica a través de un Monitoreo y Evaluación la comunidad asistida. Realiza visita de Monitoreo y Evaluación para verificar que los beneficiarios recibieron la asistencia. ------------------Fin del Procedimiento------------------ 1 5
CONTROL Y REGISTRO DE PRODUCTORES Director de Apoyo a la Producción Comunitaria de Alimentos, y/o Jefes de los Departamentos de Agricultura Urbana, apoyo a la Producción de Alimentos y Almacenamiento de Alimentos. Jefe del Departamento de Control y Registro de Productores. Director de Monitoreo y Logística Inicio Elabora expediente de liquidación de proyectos Firma expediente de liquidación de proyecto Traslada expediente de liquidación de Proyectos al Departamento de Control de Registro de Beneficiarios Verifica el expediente de liquidación de Proyectos Firma y sella de recibido Registra información del expediente de liquidación de Proyecots en la base de datos Elabora informe del expediente de liquidación de Proyecto Verifica la información contenida en el expediente de liquidación de Proyectos Traslada informe de expediente de liquidación de Proyectos al Supervisor de Monitoreo Firma y sella Realiza visita de monitoreo y evaluación. Fin 1 6
VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL ADQUISICIÓN DE INSUMOS Y SERVICIOS PARA TRANSPORTE Código 02.02.03.00.00.04 Páginas Fecha Octubre 2,012 3 OBJETIVO: Llevar un control de los pasos a seguir para la adquisición de insumos y servicios que requiere el transporte liviano y pesado con el que cuenta VISAN para el traslado de los alimentos y otros insumos de los diferentes programas. NORMAS: 1. La es la responsable de llevar el control y registro de las solicitudes de insumos que realiza el personal de transportes del VISAN. 2. Es responsabilidad del Director de Monitoreo y Logística de Asistencia Alimentaria el coordinar con los pilotos contratados para el transporte utilizado en VISAN, el mantenimiento y servicio necesario que deben de mantener los vehículos livianos y pesados. 3. Es responsabilidad del Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria la disponibilidad del transporte que utilizará VISAN en el momento que se le requiera para la entrega alimentos y/u otros insumos. ADQUISICION DE INSUMOS Y SERVICIOS PARA TRANSPORTE RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Jefe del Departamento de Control de Registro de Beneficiarios y/o Productores Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria 1 Elabora expediente con oficio de solicitud a la Unidad Ejecutora para la adquisición de insumos. 2 Envía expediente al Director de Monitoreo y Logística para la autorización correspondiente. 3 Revisa expediente de adquisición de insumos y servicios para aprobación. 3.1Si, firma. 1 7
ADQUISICION DE INSUMOS Y SERVICIOS PARA TRANSPORTE 3.2No, rechaza la solicitud. Jefe de la Unidad Ejecutora del VISAN Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria Jefe del Departamento de Control de Registro de Beneficiarios y/o Productores Traslada al Jefe de la Unidad Ejecutora del VISAN para el tramite correspondiente. 4 Revisa que el expediente este completo para comprometer pago. 4.1Si, aprueba y gestiona la adquisición de insumos y servicios. 4.2No, devuelve para las correcciones respectivas. 5 Informa al Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria que se realizó la compra y/o servicio. 6 Comunica al Jefe del Departamento de Control de Registro de Beneficiarios y/o Productores que reciban la compra y/ o servicio realizado. 7 Recibe insumos. 8 Entrega insumos al personal contratado para el mantenimiento de vehículos asignados a las comisiones. Ingresa a la base de datos el control de los 9 insumos entregados. ----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO------------ 1 8
ADQUISICION DE INSUMOS Y SERVICIOS PARA TRANSPORTE Jefe del Departamento de Control de Registro de Beneficiarios y/o Productores Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria Jefe de la Unidad Ejecutora del VISAN Elabora expediente con oficio de solicitud a la Unidad Ejecutora para la adquisición de insumos. Envía expediente al Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria para la autorización correspondiente. Revisa expediente de adquisición de insumos y servicios para aprobación. 3.1 Si, firma. 3.2 No, rechaza la solicitud. Traslada al Jefe de la Unidad Ejecutora del VISAN para el tramite correspondiente. Revisa que el expediente este completo para comprometer pago. 4.1 Si, aprueba y gestiona la adquisición de insumos y servicios. 4.2 No, devuelve para las correcciones respectivas. Recibe insumos. Comunica al Jefe del Departamento de Control de Registro de Beneficiarios y/ o Productores que reciban la compra y/ o servicio realizado. Informa al Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria que se realizó la compra y/o servicio. Entrega insumos al personal contratado para el mantenimiento de vehículos asignados a las comisiones. Ingresa a la base de datos el control de los insumos entregados. Fin del procedimiento 1 9
VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL SOLICITUD DE TRANSPORTE LIVIANO Y PESADO Código 02.02.03.00.00.05 Páginas Fecha Octubre 2,012 3 OBJETIVO: Disponer de un procedimiento que garantice un mejor desempeño de la Dirección de Monitoreo y Logística del Viceministerio de Seguridad Alimentaria y Nutricional en el manejo del transporte liviano y pesado. NORMAS: 1. La disponibilidad de transporte pesado y/o liviano, de la Dirección de Monitoreo y Logística, deber ser prioridad a la atención de problemas de seguridad alimentaria y nutricional. 2. Las solicitudes de transporte pesado y/o liviano, realizadas por otras Instituciones serán autorizadas cuando exista disponibilidad de los mismos, dándole prioridad a las comisiones del Viceministerio de Seguridad Alimentaria y Nutricional. 3. Es responsabilidad del Director de Monitoreo y Logística del Viceministerio de Seguridad Alimentaria tener un uso racional de los recursos asignados y comunicar a los usuarios del transporte el debido cuidado a las unidades durante la comisión y de la deducción de responsabilidades en caso se haga caso omiso. 4. Las instituciones que soliciten transporte pesado y/o liviano deben proporcionar combustible para los vehículos y viáticos para los pilotos contratados por el MAGA para la comisión el tiempo que esta dure. 2 0
Unidad Solicitante SOLICITUD DE TRANSPORTE LIVIANO Y PESADO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria. 1 Envía requerimiento de transporte de asistencia al Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria. 2 Autoriza el requerimiento de servicio de transporte según la disponibilidad. 3 Devuelve requerimiento autorizado a la Unidad solicitante para realizar comisión. 4 Realiza programación, asigna transporte y combustible según requerimiento y capacidad del vehículo. Piloto Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria 5 Se informa a piloto contratado sobre asignación de comisión. 6 Realiza comisión, solicita firma y sello al responsable de la recepción de la asistencia solicitada. 7 Realiza monitoreo constante de ubicación de piloto y camión. 8 Archiva copia de liquidación de comisión. ---------------------- Fin del Proceso --------------------- 2 1
SOLICITUD DE TRANSPORTE LIVIANO Y PESADO Unidad Solicitante Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria. Piloto Envía requerimiento de transporte de asistencia al Director de Monitoreo y Logística. Autoriza el requerimiento de servicio de transporte según la disponibilidad. Devuelve requerimiento autorizado a la Unidad solicitante para realizar comisión. Realiza programación, asigna transporte y combustible según requerimiento y capacidad del vehículo. Se informa a piloto contratado sobre asignación de comisión. Realiza comisión, solicita firma y sello al responsable de la recepción de la asistencia solicitada. Realiza monitoreo constante de ubicación de piloto y camión. Archiva copia de liquidación de comisión. Fin del Proceso 2 2
ANEXOS 2 3
Anexo 1 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO Departamento de Asistencia Alimentaria 2 4
Anexo 2 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO Departamento de Alimentos por Acciones 2 5
Anexo 3 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO Departamento de Apoyo a la Producción Comunitaria de Alimentos 2 6
Anexo 4 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO Departamento de Almacenamiento de Alimentos 2 7
Anexo 5 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO Departamento de Agricultura Urbana 2 8
GLOSARIO DE SIGLAS SIGLAS DIPLAN MAGA VISAN SIGNIFICADO Dirección de Planeamiento Ministerio de Agricultura, Ganadería y Viceministerio de Salud Alimentaria y Nutricional. 2 9