TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA REALIZAR EL DIAGNÓSTICO ENERGÉTICO DE AHORRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA EN EL SECTOR INDUSTRIAL 1. ANTECEDENTES. El FIDE promueve el ahorro de energía eléctrica mediante acciones concretas, que generen resultados objetivos. Quiere ello decir que la realización de estudios de eficiencia energética es materia de su intervención sólo en tanto sean el medio necesario para identificar medidas rentables específicas para ahorrar energía eléctrica en una determinada empresa. Por lo tanto, queda fuera del alcance de los diagnósticos energéticos a que se refiere el presente documento el desarrollo de estudios para ahorrar otros energéticos, incrementar o racionalizar la producción o reducir sus costos, mejorar técnica o económicamente aspectos de la instalación eléctrica de la empresa que no estén directamente relacionados y no redunden demostrablemente en la disminución del consumo de energía eléctrica, medido en kwh, y aún, aquellos trabajos analíticos o experimentales que, estando orientados hacia el uso eficiente de la energía eléctrica, por su extensión o profundidad, requerirían de una porción sustancial de los recursos asignados al proyecto. Lo anteriormente indicado no debe interpretarse como que el FIDE desaprueba la realización de tales actividades o cuestiona su conveniencia. Sólo señala los límites de los proyectos de eficiencia energética que tiene autorizado apoyar. Aún en aquellos casos en que el diagnóstico energético es pagado por la empresa, e independientemente de los estudios con otras características cuya realización aquélla pueda ordenar en paralelo, el diagnóstico energético correspondiente a la primera etapa del proyecto con el FIDE debe cumplir con lo especificado en este procedimiento. 2. OBJETIVO. El presente documento define: 2.1. El alcance que deben tener los diagnósticos energéticos realizados como primera etapa de proyectos de ahorro de energía eléctrica financiados por el FIDE. 2.2. El procedimiento seguido para la adjudicación del correspondiente contrato. 2.3. Su manejo administrativo. De esta forma, los consultores interesados en ejecutarlos conocerán con precisión los compromisos que se espera que adquieran y podrán adecuar sus cotizaciones en consecuencia. Por otra parte, las empresas participantes tendrán especificada la información que recibirán como resultado del estudio.
3. EXCLUSIONES. De conformidad con los principios generales expresados en el inciso 1, queda excluido de los diagnósticos energéticos financiados por el FIDE lo que se indica a continuación: 3.1. Estudios de una amplitud o profundidad tal que lleve el costo del diagnóstico energético a más del 15% del financiamiento otorgado por el FIDE. 3.2. Lo relativo a acciones para las que pueda preverse que requieran inversiones con tiempo de recuperación superior a 24 meses. 3.3. Lo relacionado con medidas que no reduzcan directa y sustancialmente el consumo de energía eléctrica, medido en kwh, aún cuando proporcionen otras ventajas técnicas o económicas para la empresa y/o la suministradora del fluido eléctrico. Son ejemplos: la conexión en una tarifa más conveniente, la reducción de la demanda en horas pico, la disminución de las armónicas que se generan en la instalación, la corrección del factor de potencia, etc. 3.4. Estudios tendientes al ahorro de combustibles u otros energéticos. 3.5. Trabajos orientados a incrementar o racionalizar la producción o a reducir sus costos, aun cuando a consecuencia de las medidas así determinadas, disminuya el índice energético de la empresa. 4. ALCANCE. Al consultor se le solicita que genere un diagnóstico energético de segundo grado, con las adaptaciones que sean necesarias para cumplir con lo estipulado en el presente documento. Los informes resultantes de su trabajo cumplirán con lo especificado en el inciso 5, debiendo además tomar en cuenta que, como mínimo, tendrá que realizar y sufragar las siguientes actividades: 4.1. En su caso, preparar su oferta para la licitación a que se refiere el inciso 6.3 y realizar la visita de inspección mencionada en 6.4. 4.2. De ser seleccionado, disponer y trasladar la instrumentación que se requiera y desplazar a su personal a las instalaciones de la empresa durante el tiempo que resulte necesario para obtener la información a que se refiere el inciso 5.1. 4.3. Igualmente, desarrollar todo el material descrito en el punto 5. 4.4. Realizar las reuniones con los directivos y técnicos de la empresa que resulten necesarias para explicarles el desarrollo y resultados obtenidos en las distintas etapas del diagnóstico energético. De cada una de las reuniones, se elaborará una minuta, de la que se enviará copia al FIDE. 4.5. Tanto por su relación con la empresa, como por la conveniencia de acelerar los trámites administrativos, el consultor debe considerar la posibilidad de ser él quien obtenga y entregue en las oficinas del FIDE los documentos a que hacen mención los incisos 7.1.1 y 7.2.
4.6. En caso de que la empresa decidiera ordenar al consultor la aplicación de las medidas de ahorro por él recomendadas en el informe a que se refiere el inciso 5.3, aquél se obliga a realizarlas, manteniendo los costos y ahorros establecidos en su diagnóstico. 5. INFORMES. Los trabajos de campo y de gabinete que el consultor realice para desarrollar el diagnóstico energético a que se refiere el presente documento deben, por lo menos, quedar fundamentados en los reportes que se definen a continuación, los que se emitirán en un microdisco de 3.5, creado con paquetería Microsoft Office 97, que se remitirá al FIDE, y dos tantos impresos, para entrega simultánea a la empresa y al Fideicomiso. 5.1. Informe de Mediciones.- Incluye la información referente a la instalación, recopilada en campo y la obtenida a través de mediciones, así como la descripción de la metodología seguida. Esta información se presentará en detalle, estructurada conforme a la disposición de la planta, y contendrá todo lo referente a los equipos que son principales consumidores de energía eléctrica. Debe incluir, al menos, lo siguiente: 5.1.1. Datos generales de la empresa (Razón social, dirección, números telefónicos y de fax, nombre de su director general y de los principales funcionarios relacionados con el proyecto, giro, fecha de inicio de operaciones, régimen de operación, tarifa contratada, etc.). 5.1.2. Descripción del proceso, productos manufacturados y energéticos utilizados. 5.1.3. Estadística de la producción durante los doce meses previos, expresada en unidades homogéneas, de forma que sea posible proporcionar el consumo específico de energía eléctrica para el mismo periodo, para el que también se indicará el porcentaje de utilización de la capacidad instalada. 5.1.4. Recopilación de datos sobre consumo, demanda máxima, facturación, factor de potencia y otros parámetros eléctricos, durante los doce meses anteriores, tanto de la empresa en su conjunto, como de sus principales equipos, dispositivos y sistemas, así como su análisis estadístico. 5.1.5. Censo de equipos, sistemas y dispositivos que consumen energía eléctrica, ubicados en el área sobre la que se realiza el diagnóstico energético. 5.1.6. Reporte de las mediciones efectuadas en todos los equipos eléctricos considerados, así como las gráficas y curvas de dichas pruebas, mostrando los parámetros eléctricos pertinentes y su interpretación. 5.1.7. Relación de las acciones previamente realizadas por la empresa para disminuir su consumo de energía eléctrica.
5.1.8. Determinación preliminar de las áreas en las que existan potenciales de ahorro de energía eléctrica. 5.2. Informe Preliminar.- Elaborado según lo establecido en el presente documento y de conformidad con la propuesta del consultor. Contiene: 5.2.1. Las modificaciones al informe de mediciones que puedan derivarse de las observaciones realizadas por la empresa y el FIDE. 5.2.2. Los análisis y cálculos detallados necesarios para estimar las posibilidades de ahorro de energía eléctrica y las áreas de oportunidad que se presentan en las instalaciones de la empresa, para lo cual deben evaluarse los sistemas y equipos que constituyen sus principales cargas eléctricas, considerando además la factibilidad de adoptar nuevas tecnologías. 5.2.3. La ficha técnica de cada una de las medidas correctivas propuestas, en la que se presente: situación actual; cambios propuestos y aspectos técnicos a considerar; ahorros potenciales en consumo, demanda y facturación, considerando las tarifas eléctricas vigentes al momento de entrar en operación las medidas evaluadas, y los porcentajes que representan sobre la base de los respectivos valores totales de la empresa; inversión necesaria y su evaluación económica, considerando la TIR y el periodo simple de recuperación, así como un análisis del flujo de efectivo generado. Así mismo, se indicará la capacitación que, para aplicar las medidas recomendadas necesita el personal de la empresa. 5.2.4. Un resumen ejecutivo que mencione todas las acciones propuestas y que incluya, para cada una, el monto total de la inversión que requiere, el ahorro esperado en kwh, kw y pesos, así como el período de recuperación de la inversión a efectuar. 5.2.5. El cálculo del consumo específico de energía eléctrica global y por línea de proceso, en las condiciones originales, y la previsión de su valor, una vez aplicadas las medidas de ahorro propuestas en el diagnóstico energético. 5.2.6. La ingeniería básica para las medidas de ahorro que requieran instalación, modificación o sustitución de dispositivos en las facilidades del usuario y las especificaciones generales (marca, modelo, tamaño, etc.) del equipo cuya adquisición se propone, de forma que sea posible verificar su precio, e inclusive, adquirirlo. 5.3. Informe Final.- Similar al anterior, pero modificado de acuerdo a las observaciones hechas al informe preliminar por el FIDE y la empresa, debiéndose hacer su entrega en un plazo máximo de 30 días después de recibir los comentarios citados. 5.4. Hoja Caso.- Con la descripción breve de la empresa (procesos que emplea,
marca comercial de los productos que elabora, características energéticas y ubicación de la planta), ilustrada con los elementos gráficos necesarios, tales como diagramas de proceso o flujo, curvas de variación de los diferentes parámetros, fotografías, etc. Parte principal del escrito es la reseña del proyecto de ahorro de energía realizado en ella, las medidas correctivas propuestas, así como un cuadro resumen de las mismas con los ahorros energéticos y económicos esperados, el tiempo de recuperación de la inversión y los beneficios adicionales generados por la implementación de las medidas. 5.5. Informes de avance.- Dentro de los cinco días naturales previos al término de cada mes, durante el periodo comprendido desde la firma del contrato para desarrollar el diagnóstico energético, hasta la entrega del correspondiente informe final, el consultor debe presentar un reporte pormenorizado de los trabajos realizados y resultados obtenidos desde el informe anterior, escrito que va avalado por el responsable del proyecto por parte de la empresa. 6. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO. Al seleccionar la firma consultora que ha de realizar el diagnóstico energético, se presentan tres posibilidades: 6.1. Que la empresa ya cuente con una firma consultora a la cual desea asignar la ejecución del trabajo, en cuyo caso, debe comunicar al FIDE su decisión (en términos similares a los del modelo propuesto en la página 57). El escrito debe ir acompañado de una propuesta del consultor, que cumpla con lo establecido en el inciso 6.6. 6.2. Que el consultor promueva la participación de una empresa, cliente suya, en un proyecto del FIDE. El procedimiento a seguir es que la empresa llene una solicitud de apoyo y la envíe al FIDE, seguida de los documentos a que se refiere el inciso 6.1. 6.3. Si la empresa no tiene un consultor preseleccionado, a solicitud suya, el FIDE le suministrará una relación de entre tres y seis firmas consultoras con experiencia en la rama industrial en cuestión y ubicadas convenientemente respecto a la empresa, para que sean convocadas a concursar la realización del diagnóstico energético. 6.4. Con el fin de que las firmas concursantes cuenten con elementos para elaborar su propuesta, la empresa permitirá que realicen una visita a sus instalaciones y les suministrará la información que se indica en el inciso 6.5. 6.5. La información que la empresa proporcionará a las firmas consultoras durante su visita es la siguiente: 6.5.1. Relación de los consumos, demandas y facturaciones eléctricas en los 12 últimos meses. 6.5.2. Listado de los principales equipos consumidores de energía, con indicación de su capacidad eléctrica y horas de trabajo. 6.5.3. Planos de arreglo de la planta y su diagrama unifilar.
6.5.4. Información referente a la producción en los 12 últimos meses. 6.5.5. Acciones de ahorro efectuadas anteriormente. 6.6. La propuesta de la firma consultora deberá incluir explícitamente los siguientes aspectos: 6.6.1. Plan de trabajo, mostrando el objetivo, secuencia, descripción, recursos humanos (horas-hombre y categoría) y materiales (instrumentación y equipo) a emplear y tiempo estimado para la ejecución de las distintas actividades que propone realizar. 6.6.2. Metodología que seguirá en el desarrollo del diagnóstico energético. 6.6.3. Estimación preliminar, con base en la experiencia de la firma consultora, de los ahorros que se pueden obtener. 6.6.4. Cronograma general del proyecto y tiempos de entrega de los informes descritos en el punto 5. El plazo máximo para la realización del diagnóstico energético es de 4 meses. 6.6.5. Currículum actualizado de la firma concursante, indicando los estudios similares que ha realizado y su experiencia en áreas conexas con el ahorro de energía. 6.6.6. Cotización indicando el importe total del trabajo, con el IVA desagregado, y un desglose por las partidas correspondientes a costos globales de mano de obra, de utilización de equipos de medición, de gastos de transporte y viáticos y por otros insumos. Se estipulará también la vigencia de la propuesta. 6.6.7. Cuadro resumen de costo de personal, especificando el nombre de cada elemento participante, su especialidad y responsabilidades dentro del proyecto, actividades en las que participará, así como el número de horas asignadas a cada una de ellas y su costo. Deberá quedar manifiesto que el director del proyecto le dedicará el tiempo suficiente para un meticuloso control técnico y administrativo del mismo. 6.6.8. La omisión de alguno de alguno de los datos solicitados podría afectar negativamente la evaluación de la propuesta. 6.7. Todas las propuestas que se reciban en el plazo señalado por la convocatoria serán analizadas por un grupo valuador, el cual se formará por común acuerdo entre la empresa y el FIDE y estará constituido, según se determine, por funcionarios de cualquiera o ambas entidades. Su dictamen se presenta en la evaluación de propuesta, escrito en el que se exponen las razones para la selección hecha y del que se da un formato en el Anexo 2, debiendo incluir el resumen de calificaciones, cuyo machote se proporciona en el Anexo 3. El documento debe recibir la aprobación de la Subdirección de Proyectos del FIDE, mientras que la designación del consultor debe estar aceptada por la empresa.
7. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS. En la administración de la primera etapa de un proyecto de ahorro de energía, la cual corresponde a la realización de un diagnóstico energético, se presentan algunos aspectos que resulta conveniente conozca el consultor y que, consecuentemente, se detallan a continuación. 7.1. El documento normalizado por el que, mancomunadamente, FIDE y empresa contratan los servicios del consultor, tiene algunas disposiciones que pueden afectar los costos de éste y que, en términos generales, no son negociables. El consultor puede obtener un formato en blanco del contrato, solicitándolo al FIDE. En particular, se hace notar que: 7.1.1. El FIDE paga un anticipo del 40 % del monto total del contrato, una vez que ha recibido el documento referido firmado por empresa y consultor, junto con los pagarés aceptados por aquélla y las fianzas a que hace referencia el inciso 7.1.2. Posteriormente, hace 3 pagos de avance, cada uno del 15%, contra entrega de los informes mencionado en los incisos 5.1 a 5.3, y abona el finiquito, del 15%, una vez que recibe del consultor la hoja caso mencionada en el inciso 5.4 y, de la empresa, la solicitud de apoyo para la aplicación de medidas o su declaración escrita de que no planea concluir el proyecto y renuncia a la porción no usada del financiamiento. 7.1.2. El consultor tiene que presentar al FIDE dos fianzas: una por el 100% del importe del anticipo y otra por el 20% del importe total del contrato. 7.1.3. El consultor puede hacerse acreedor a una multa diaria de 2 al millar, con un tope del 10%, sobre el monto total del contrato, por cada día calendario de retraso en la conclusión del proyecto. 7.1.4. Así mismo, si fuese necesario rescindir el contrato por incumplimiento del consultor, éste pagará 10% del monto del mismo, por concepto de daños y perjuicios. 7.2. Para que el FIDE efectúe un pago, se necesita que el consultor presente su factura previamente, junto con un comunicado de la empresa autorizando que se efectúe la erogación. Para pagar el finiquito, es además condición que la empresa comunique por escrito que recibe a su completa satisfacción los trabajos del diagnóstico energético. El pago del anticipo no requiere de la aprobación de la empresa, sino de la presentación de los documentos indicados en 7.1.1.