Pasos para salir a Cotizar por Manual 2012 Ariba, Inc. All rights reserved.
Creación de una petición de oferta, RFQ, en SAP Ingrese a SAP: Para ingresar al programa SAP, debe ir al ESCRITORIO de su computador y hacer doble clic en el icono SAP Logon. Luego aparece un recuadro donde debe seleccionar Logística (MM) y presionar Acceder. Aparece la siguiente pantalla donde debe ingresar los datos solicitados en Usuarios y Clave de acceso, posteriormente enter. 2
Visualizar la carga de trabajo Para visualizar la carga de trabajo debe ingresar a la transacción ME57 Asignar y Tratar. Existen 2 formas para visualizar la CARGA DE TRABAJO: Ingresar en el Rectángulo Superior Izquierdo de su pantalla, la transacción ME57. Ó seleccione en orden: Logística > Gestión de Materiales > Compras > Solicitud de pedido > Funciones siguientes > ME57- Asignar y tratar. 3
Asignar y Tratar Solicitud de Pedido Luego de ingresar a la ME57 aparecerá la siguiente pantalla. Ingrese su Grupo de compra. Posteriormente, se debe ingresar la Clase de documento con NB, que significa Solicitud de Pedido. En el icono Status de Tratamiento colocar N, que significa Solicitudes de Pedido no tratadas. A continuación presionar EJECUTAR, que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla (reloj); ó también puede presionar la tecla F8 del teclado. Inmediatamente se desplegará todas las solicitudes de pedido de la carga de trabajo que están a la espera de ser tratadas: 4
Visualizada la carga de trabajo y selecciona el material que desea asignar. Una vez visualizada la carga de trabajo se selecciona el material que se desea asignar y tratar. Marcando con un ticket en el recuadro, posteriormente pinchamos Sin proveedores. Aparecerá simultáneamente una franja verde que dirá Marcado p. tratar petición de oferta, posteriormente haga clic en Asignaciones. Aparecerá el Resumen de asignaciones donde debemos marcar la línea NB CL01 Marcado p. tratar petición oferta y posteriormente Tratar asignación. Como se muestra en la pantalla. 5
Crear Petición de Oferta Para empezar a crear una petición de oferta se deben llenar los datos Plazo de Oferta hasta cuando se dará plazo a los proveedores para que se conteste esta invitación, la Organización de Compra dependiendo para qué división es el material solicitado y por ultimo se marca el ticket verde que es continuar. Inmediatamente se mostrará los materiales seleccionados en la Lista selección solicitudes de pedido con sus respectivos almacenes y fechas de entrega y liberación. En el cual debemos marcar los materiales y luego Tomar + Detalle. 6
Revisar la Fecha de Entrada de cada uno de los Materiales. El sistema va mostrando el detalle de los materiales uno por uno para poder verificar las fechas de entrega de éstos que debe ser posterior al plazo de la petición de oferta. Como se muestra en la pantalla. Luego presione ENTER. 7
Completar textos de Cabecera Vaya a Cabecera / Textos / Resumen de textos. En Referencia usted puede escribir una breve descripción (Algunas palabras o 255 caracteres) del material cotizado. La referencia será concatenada al número de la petición de oferta en QMarket. Por ejemplo: se escribe en Referencia: REDUCTOR FLENDER 8
Selección de Plantilla de Cotización Para ingresar la plantilla a utilizar, se debe seleccionar Cabecera / Detalle / referencia. En Datos de referencia, en el campo Referencia ingrese el nombre de la plantilla que desea utilizar como base para la RFQ, para ello utilice el matchcode que muestra las plantillas disponibles. 9
Complete Rut Proveedor QMarket Para seleccionar el proveedor, en el campo proveedor ingresar: 88888888-8, luego haga ENTER. Maque Grabar: Una vez ingresada toda la información descrita en los puntos anteriores, usted debe grabar, para ello hacer clic sobre el icono que se muestra en la siguiente pantalla. Anote el número de la petición de oferta: que aparecerá en la parte inferior de la pantalla. Anótelo, ya que con este número identificará la RFQ en QMarket. Verificación: Para verificar que la petición de oferta salió a QMarket, haga clic en cabecera / mensajes y verifique que la petición de oferta tiene seleccionado el medio EDI y el status esté en color verde. 10
Ingresar a Para poder ingresar a QMarket: https://www.qmarket.cl posteriormente los 3 campos de la pantalla. Página Principal y Desconexión: Usted debe utilizar las opciones Inicio para volver a la página principal y Desconexión para salir de la aplicación (Barra de Navegación). Búsqueda Rápida de Cotizaciones: Puede utilizar el links del Menú de Acceso Rápido, o bien hacer clic en Gestionar Solicitudes de Cotización, en el Menú Cotizaciones. Cotizaciones Nuevas. Las RFQ s recién cargadas de SAP a QMarket se presentarán en estado Nuevas. 11
Cotizaciones Nuevas. Al ingresar a cotizaciones nuevas, usted se encontrará con la siguiente pantalla. En ésta página se despliegan todas las cotizaciones NUEVAS, es decir, aquellas cotizaciones recién enviadas de SAP a QMarket y que no han sido trabajadas por el usuario en QMarket. En las cotizaciones NUEVAS la acción a realizar para poder invitar proveedores y programar la cotización es la acción EDITAR Cuando una cotización en estado NUEVA, ha sido trabajada, pero aún no PUBLICADA, su estado cambia a EN PREPARACION. Trabajar una cotización en estado NUEVA es exactamente lo mismo que trabajar sobre una cotización en estado EN PREPARACION, ambas deben ser gestionadas para ser publicadas. 12
Significado de los Iconos en QMarket Usted tendrá para gestionar las cotizaciones, ya sea cotizaciones Nuevas o en cualquiera de los otros estados, las siguientes acciones disponibles: 13
Preparar Pestaña Cotización para Publicar. Al hacer clic en EDITAR cotización ( ) usted accederá a las funciones que permiten invitar a los proveedores respectivos y programar la cotización, además de agregar archivos adjuntos complementarios en caso de ser requerido. Cotización: En esta página se despliegan todos los datos de cabecera de la cotización. Los campos con asterisco, *, son obligatorios, sin embargo, cuando se trate de una cotización exportada desde SAP a QMarket todos los campos estarán poblados. Sin perjuicio de lo anterior, usted podrá realizar cambios si así lo desea (Por ejemplo, modificar la moneda de cotización, o agregar una referencia propia). Una vez hechas las modificaciones, debe hacer clic en Guardar Cambios. 14
Preparar Pestaña Adjuntos para Publicar. Adjuntos: En la sección adjuntos usted puede agregar los anexos requeridos para su cotización. Si desea agregar un nuevo adjunto debe hacer un clic en Agregar archivo. Luego, aparecerá la ventana que le permitirá buscar el documento en cuestión dentro de su PC. Para eso debe hacer clic en el botón Examinar, escoger el archivo desde su PC, y luego hacer clic en Cargar. Con esto, el archivo quedará inserto en la cotización, con la opción de eliminarlo (Icono 15
Preparar Pestaña Invitados para Publicar. Invitados: En esta sección Agregar proveedor. usted puede seleccionar proveedores. Búsqueda a través del Árbol de Categorías: Busque la categoría, selecciónela haciendo clic en el nombre de ella, Luego marcar botón Ver proveedores, hacer clic en Seleccionar todos, y Finalmente en pestaña Proveedores seleccionados seleccionar Confirmar invitaciones. 16
Pestaña Invitados / Buscar por Categorías. Búsqueda por Código de Categoría: Para buscar por nombre o código de categoría puede Ingresarlos en el Filtro de Búsqueda Por Ej.: 020.00.00 o Aceros de Perforación Minas, Hacer clic en el botón Buscar categorías, una vez encontrada puede hacer clic sobre el icono que aparece una lupa (extremo derecho) para desplegar a los proveedores vinculados a tal categoría. Para invitar a los proveedores encontrados en la búsqueda por Categoría, debe seleccionar el botón Seleccionar todos. Los proveedores seleccionados quedan en un listado que se puede ver en la sección Proveedores seleccionados y por último Confirmar Invitaciones. 17
Pestaña Invitados / Buscar a Proveedores. Búsqueda por Nombre o Rut del Proveedor: En el Filtro de búsqueda usted debe ingresar el nombre o RUT de la empresa buscada. Por ejemplo: 78987657-4 o Marco Ltda.. posteriormente Hacer clic en el botón Buscar proveedores. Si el resultado de la búsqueda arroja varios proveedores, debe seleccionar el o los proveedores haciendo clic en el check box del extremo derecho, o bien hacer clic en el botón Seleccionar Todos. Los proveedores seleccionados quedan en un listado que se puede ver en la sección Proveedores seleccionados y por último Confirmar Invitaciones. 18
Preparar Pestaña Campos de Oferta para Publicar. Campos de Oferta: Los Campos de Oferta son datos que deben llenar los proveedores, en el caso de la RFQ que son enviadas desde SAP a QMarket vendrán incluidos en la cotización, en caso contrario tendrá que crearlos marcando el botón agregar campos de oferta, es importante saber donde queremos que el proveedor vea y llene estos campos, ya sea en la cabecera o en el ítem. Los Campos de Oferta tienen la opción de ser de carácter obligatorio o no en el caso de necesitar alguna información relevante para la asignación de esta cotización. Se aconseja incluir los Campos de Oferta en ítem, ya que solo en este caso se podrá visualizar en el cuadro de Evaluación para poder comparar. 19
Modificar Pestaña Campos de Oferta para Publicar. Así también puede modificar con el botón de Editar o eliminar con la X Roja los Campos de Oferta por Ej.: Si UD quiere modificar el campo lugar de Entrega y eliminar la opción BODEGA PROVEEDOR [RETIRA CODELCO] debe ingresar a Editar luego en la fila Lista marcar Personalizar Lista y desmarcar el V B marcando posteriormente Actualizar Lista. Así esta opción no será visualizada por el Proveedor como opción de entrega de sus mercaderías. Nota Importante: La aplicación almacena los cambios realizados por un usuario, aunque este no marque guardar en cuanto éste se cambia de pantalla. El botón guardar se incluye por si el usuario desea guardar los cambios en la base de datos antes de cambiarse de la pantalla. Por esta razón debemos tener mucho cuidado en modificar por error algún campo ya que este quedara guardado aunque UD. No marque guardar. 20
Preparar Pestaña Ítem para Publicar. Ítems: Usted puede revisar los ítems que vienen desde la Petición de Oferta cargada desde SAP. Para eso tiene la opción de editar o eliminar un ítem. Además tiene la opción de agregar nuevos ítems. Editar un ítem: Agregar archivo: Usted tiene la opción de cambiar la información del ítem (Nombre, descripción, unidad de medida, etc.) y de agregar un archivo para adjuntar información relacionada con el ítem haciendo clic en Agregar archivo. Luego de cualquier cambio debe hacer clic en Guardar. 21
Preparar Pestaña Programación, para Publicar. Sección Programación: Para programar debe hacer clic en el icono del calendario en el campo Fecha de inicio. Se desplegará el calendario y usted debe seleccionar la fecha y la hora de inicio. Si usted quiere abrir de inmediato la cotización, debe seleccionar el casillero Inicio Inmediato. Luego, debe ingresar la fecha de término. Además debe ingresar la hora de cierre para la RFQ. Una vez realizado los pasos anteriores usted debe hacer clic en programar. Si escogió Inicio Inmediato, la cotización será publicada de inmediato, y serán enviadas las invitaciones a los proveedores invitados. 22
Evaluar Cotizaciones en Estado Cerradas. Ejecutar el Proceso de Adjudicación: Una vez que se termina el plazo de la Cotización esta pasa del estado Publica a Cerrada, para poder visualizarla debe hacer clic en el menú rápido en el link Solicitudes de cotización / Cerradas, en esta opción usted podrá observar cuantos proveedores fueron invitados a la cotización (I), cuántos proveedores examinaron la cotización (E), y cuantos proveedores ofertaron (O) I-E-O. También en acción Ver Matriz Icono Circulo de colores, puede visualizar las ofertas enviadas por los proveedores. 23
Proceso de Evaluación. Descripción de la Matriz de Adjudicación: Identificación del Material, Identificación de Mejor Oferta en Función del Precio, Oferta de Proveedores, Un campo de texto por cada ítem y la opción de cambiar la moneda. 24
Exportar Cuadro y Seleccionar Adjudicación mejor precio. También el sistema le da la opción de exportar el cuadro de comparación a una plantilla Excel, donde aparece detallado cada uno de los proveedores con los datos ofertados por cada uno de los proveedores y de Adjudicar la oferta. Adjudicación al Mejor Precio: Si usted decide adjudicar al proveedor o los proveedores que están presentando las mejores ofertas por ítem, usted debe seguir los siguientes pasos: Hacer clic en Adjudicar al Mejor Precio. Botón Adjudicación: Luego, hacer clic en el botón Adjudicar. 25
Seleccionar Adjudicación Manual. Usted también podrá adjudicar una cotización manualmente. Para adjudicar una cotización manualmente usted debe seguir los siguientes pasos. Para asignar un ítem a un proveedor que no presenta la oferta más barata usted puede hacer dos cosas: Hacer clic en el botón verde al costado izquierdo del campo de texto Cantidad Adjudicada del proveedor al cual quiere asignar o Editar manualmente el campo de texto Cantidad Adjudicada indicando la cantidad que desea asignar al proveedor en cuestión. Botón Adjudicación: Luego, hacer clic en el botón Adjudicar. 26
Adjudicación Final. Luego, una vez seleccionada la adjudicación, ya sea por el Mejor Precio o manualmente la adjudicación, el sistema entregará el resumen de lo que usted ha asignado. Puede verificar el proveedor o las cantidades bajando con su cursor, Si está seguro de la asignación realizada, debe adjudicar la cotización haciendo clic en el botón, con esto la cotización cambiará de estado a ADJUDICADA. Si usted no está seguro de la asignación realizada, puede volver a la matriz de adjudicación haciendo clic en Ir a Matriz de Adjudicación. Si las ofertas recibidas no son adecuadas o satisfactorias, usted podrá dejar la cotización en estado DESIERTA haciendo clic en. 27
Exportación Ofertas Ganadoras. Una vez confirmada la adjudicar la cotización, ya sea asignando a las mejores ofertas, o bien de manera manual, usted debe hacer clic en el botón Exportar. Al hacer clic en el botón Exportar, el sistema le pedirá confirmar la acción de adjudicación de la cotización en cuestión. Debe recordar que las compras Internacionales no se exportan, ya que al exportarlas se cargarán en SAP con el Rut del representante y no con la del proveedor internacional. La orden debe realizarse en forma manual en SAP. Usted deberá acceder a SAP para chequear que la(s) orden(es) de compra se hayan creado, y luego continuar con la gestión del ciclo de compra en SAP. 28
FIN 29