PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION A CIUDADANO Componente - Gestión del riesgo de corrupción Código: GD_D06F03 Subcomponente /Procesos Actividades Meta o producto Responsable 1.1 Ajuste de la Politica de Riesgos en la Entidad POLITICA DE ADMINISTRACION DE S Manual de admnistración de riesgos actualizado Fecha programada Comité MECI 20/05/2018 1,2 Publicación en la página web de la entidad Documento Publicado Rector 31/03/2018 La institución cuenta con la Política del riesgo y se está trabajando sobre el manual de administración de riesgos La Politica del Riesgo se encuentra publicada en la WEB CONSTRUCCION DEL MAPA DE S DE CORRUPCION 2.1 Ajustes al Mapa del Plan Anticorrupción y Mapa de Riesgos de Acuerdo a la Versión 2 Mapa de riesgos de corrupción actualizado Rector y Asesor de 301/03/2018 El mapa de Riesgos esta actualizado en la versiòn 2 CONSULTA Y DIVULGACION 3.1 Publicar en la web la actualización del mapa de acuerdo a la guia para la gestión del riesgo de Corupción Mapa de Riesgos, PAAC publicado en página web. Rector y Asesor de 31/03/2018 Para la elaboración del Mapa de Riesgos se elaboró teniendo encuenta la Versión 2 que es la que se encuentra vigente y se encuentra publicado en la web MONITOREO Y REVISION 4.1 SEGUIMIENTO 5.1 Se efectuara Revisión a las controles y acciones planteadas en el MRC y se comunicara en forma Correos electrónicos de aviso o Rector y Asesor de preventiva los hechos identificados que pudieran afectar el solicitud de información cumplimiento del mismo por parte de los responsables de cada acción Realizar seguimiento y evaluación de la efectividad de los controles Informe de seguimiento al mapa de riesgos a la Oficina de Control Interno de la Alcaldía de Ibagué Jefe de Control Interno o quien haga sus veces 10 primeros días hábiles en los meses de ABRIL, AGOSTO Y DICIEMBRE 10 primeros días hábiles en los meses de MAYO, SEPTIEMBRE Y ENERO Los controles correspondientes al MRC, se realizaron dando cumplimiento al cronograma pactado La oficina de Control Interno realiza el seguimiento y evaluación del PAAC Y MRC
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente - Estrategias de Racionalización de Trámites Código: GD_D06F04 Nombre de la Entidad Sector Administrativo Educación Año vigencia 2018 Departamento Tolima Municipio Ibagué PLANEACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN FECHA REALIZACION No. NOMBRE DEL TRAMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO TIPO DE RACIONALIZACION INSTITUCIÓN EDUCATIVA DIEGO FALLON ACCION ESPECIFICA DE RACIONALIZACION SITUACION ACTUAL DESCRIPCION DE LA MEJORA A REALIZAR AL TRAMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO Orden BENEFICIO AL CIUDADANO Y/O ENTIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE INICIO DD/MM/AA FIN DD/MM/AA 1 Expedición de constancias, certificados de estudio y de Retención en la Fuente Tecnológico Mediante el sistema de información institucional se realizara la expedición Inexistente de este certificado en forma inmediata *La constancia de estudio será expedida en el mismo día en que se solicitan * Se agilidad en el tiempo de enviará por correo eléctronico la realización del trámite certificación solicitada por el proveedor o contrtasita Rectoría Secretaría enero junio La institución tramita en tiempo real las solicitudes de los usuarios, utilizando las herramientas tecnológicas 2 Retiro Documentación Tecnológico de Estudiantes Retirar del SIMAT al estudiante que solicita el Retiro, efectuar entrega de Existente documentación Informar al padre de Familia Agilidad del trámite sobre la Documentación y Menor costo para el trámite a seguir para el retiro usuario del estudiante para otra institución Secretaria académica enero Diciembre La institución cuenta con personal idoneo que brinda la informaciòn sobre el tramite de liberaciòn y retiro del SIMAT, aplicando la ley antitramite
Componente Rendición de Cuentas Código: GD_D06F05 Meta o Producto Responsable Fecha programada 1.1 Publicación de la información de conformidad con el Decreto 4791 de 2008, para efectos de rendición de cuentas Publicar la informción de conformidad con el Decreto Pagaduría y Contabilidad 4791 de 2008 paraa efectos de rendición de cuentas mensual, Trimestral y anual Se está dando cumplimiento al Decreto 4791 (información Financiera y Contable) Información de calidad y en lenguaje comprensible 1.2 Entregar información a la Contraloria Municipal de Ibagué, Sectretaría de Educación, Oficina de Control Internos, Ministerio de Educación, Consejo Directivo ; pconsejo de Padres y demás organismos de control Informes rendidos en medio Físico, correo electronco y en las diferentes plataformas de los entes de control Rensponsable de la dependencia mensual, Trimestral La institución a entregado oportunamente los diferentes informes a la oficina de Control Interno; Secretaria de Educación y Ministerio de Educación Nacional Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional 2.1 3.1 4.1 Dar a conocer a la comunidad y al Consejo Directivo la información Financiera y la ejecución de los recursos asi como los logros alcanzados a traves de la reuniones programadas por el Rector Realizar el informe de gestión con datos estadísticos que faciliten su comprensión Rector semestral Se publica en la página web y cartelera Institucional la información Financiera por trimestre y se da a conocer al Consejo Directivo
INSTITUCIÓN EDUCATIVA DIEGO FALLON Componente Mecanismos para Mejorar la Atención al ciudadano Código: GD_D06F06 Producto Responsable Fecha programada Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico Fortalecimiento de los canales de atención 1.1 2,1 Establecer nuevas estrategias para lograr que el personal vinculado a la Definición de las Rector, asesor de Institución Educativa mejore en la atención al ciudadano, por medio de estrategias realizadas realización de encuestas por la Institución Noviembre- Diciembre Se elaboró el Protocolo de atención al ciudadano, pendiente la socialización al personal docente y administrativo Talento humano 3.1 Normativo y procedimiental 4.1 Ofrecer al personal Admisnistrativo, Docentes y Directivos Docentes Registro Fotográfico, charlas, capacitaciones, videos que permitan mostrar estrategias para carteleras alusivas y Rector - Coordinadormejorar la atención al ciudadano actas de socialización Apoyo a la Gestión Semestral No presenta Avances Relacionamiento con el ciudadano 5,1
INSTITUCION EDUCATIVA FE Y ALEGRIA Componente Transparencia y Acceso de la Información Código: GD_D06F07 Meta o Producto Indicador Responsable Fecha programada Lineamientos de transparencia activa 1.1 1, Publicación e la información en el Link de transparencia en el sitio Web Control y seguimiento 100% de informes publicados en las fechas establecidas Mensual Se cuenta con un Link de Transparencia donde se publica la información requerida por los entes de control Lineamientos de transparencia pasiva 2.1 *Revisar las solicitudes ralizadas por los usuarios y responder en el tiempo legal, *Aplicar la gratuidad de acuerdo a lo establecido en la ley Trámite del 100% de solicitudes en tiempo legal 100%/ de solicitudes apoyo a la gestiòn - realizadas/respuestas a las pagador solicitudes No se han recibido solicitudes Elaboración de los instrumentos de Gestión de la Información Criterio diferencial de Accesibilidad 3.1 3, Informes de gestión Financiera, Contable y contractual 4.1 Publicación en la Pagina Web Institucional el Plan anual de Adquisiciones Totalidad de Informes realizados y entregados Publicaciòn Página web Institucional Y Secop 100% de informes entregados/ informes publicados 100% plan adquisiones modificados/plan de adquisiciones publicado Rector -apoyo a la gestiòn - pagador apoyo a la gestiòn - pagador Toda la vigencia La Información Financiera y Contable se ha entregado oportunamente, pendiente realizar los indicadores de mensual - trimestral gestión El Plan de compras fue socializado con el Consejo Directivo Aprobado y publicado en el SECOP y Página Web de la institución Enero- Julio- Dicembre educativa Monitoreo del Acceso a la Información Pública 5.1 5, Directorio de los Funcionarios Publicaciòn Página web Institucional Secretario Abril Se publico el Directorio de losfuncioanarios actualizada
Componente iniciativas Adicionales Producto Responsable Código: GD_D06F08 31-12-2017 Fecha programada 1.1 Socialización del Código de Etica Trabajo realizado con docentes y administrativos Rector, Coordinadores docentes y Abril-Junio En la página web Institucional se cargo el código de ética. Iniciativas adicionales 1.2 Creación de espacios en redes sociales para publicar temas de interes para la comunidad o captar de ellos información relevante para la institución Educativa red social para interactuar con los estudiantes egresados de la institución educativa. Facebook - Whatsapp institucional oficial para miembros egresados Rector- Coordinador Marzo- Noviembre La institución crea espacios en las redes sociales como facebook y wasap para compartir información institucional
MAPA DE S DE CORRUPCIÓN Código: GD_D06F01 Versión: 02 IDENTIFICACION DEL ANALISIS DEL VALORACION DEL DE CORRUPCION EVALUACION DEL ACCIONES ASOCIADAS AL CONTROL MONITOREO Y REVISION PROCESO / OBJETIVO CAUSAS CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DEL CONTROLES PROBABILIDAD IMPACTO ZONA DEL PERIODO DE EJECUCION ACCIONES REGISTRO FECHA ACCIONES RESPONSABLES INDICADOR Gestión estratégica: Tener las herramientas esenciales para liderar, 1-Desconocimiento de la importancia de la comunicación asertiva a nivel institucional. 2-Falta de socialización de los canales y procedimientos articular y coordinar todas establecidos para la comunicación las institucionales. acciones institucional. 3-Falta de compromiso, pertenencia y liderazgo. AUSENCIA DE CANALES DE COMUNICACIÓN Cuando no se definen mecanismos, procedimientos y estrategias de comunicación asertiva entre los diferentes niveles de jerarquía institucional 1-Actividades y funcionas desarrolladas en las dependencias que no cumplen con los objetivos institucionales. 2-Deterioro del Clima Institucional. 3 20 EXTREMA *Manual de comunicaciones *Pagina Web *Ventanilla Unica de correspondencia. 2 20 ALTA Anual 1-Adquisición de nuevo software para el area de contabilidad Contratos de presupuesto y tesoreria actualizaciones 2-Actualización del sistema de y compra de información Institucional que licencia de permite el rgistro de información software en tiempo real 31-dic Reportes de información Rector y encargado de la dependencia No de sistemas y software actualizados/s oftware y sistemas existentes La institución cuenta con Software De Presupuesto, pendiente la adquisición de un software integrado de presupuesto y contabilidad Administración de la planta física y de los recursos Garantizar buenas condiciones de infraestructura y dotación para una adecuada prestación de los servicios. Falta de idoneidad de los supervisores Desconocimiento de las obligaciones del supervisor y de sus funciones en las etapas precontractual- contractual DETRIMENTO PATRIMONIAL: Procesos de contratación ejecutados sin la debida 1-Detrimento supervisión recibiendo por parte patrimonial de la entidad productos y servicios 2-Comunidad educativa de mala calidad, sin cumplimiento insatisfecha de las especificaciones técnicas y que no satisfacen la necesidad que dio origen a la contratación 3 20 EXTREMA Procedimiento de cotratación firma de acta de inicio entre el supervisor y el contratista 2 20 ALTA Cada vez que se perfeccione un contrato Manual de supervisión enviado via correo electronico a todos los funcionarios de la Institucion Educativa. Preguntas de retroalimentación Correos electronicos 30-oct Verificar la respuesta de retroalimentaci onenviada por los funcionarios Rector, Auxiliar administrativo y Asesor Apoyo a la Gestión 100% de funcionarios capacitados sobre la labor de supervision Se elaboró el Manual de Supervisión pendiente su socialización Gestion Financiera Hallazgos por parte de entes de control* Proceso penales y/o *Ordenación irregular disciplinarios* Incumplimiento de del gasto. metas institucionales* Embargos o Desviación de presupuesto y flujo *Pagos no aprobados intervenciones por parte de de recursos (Presupuesto) *Incluir gastos no organismos de control* autorizados o Incumplimiento de normatividad presupuestados existente 2 10 Revisión y verificación del registro presupuestal y de los pagos Seguimiento a la ejecución presupuestal por parte del Comité de Presupuesto Sanciones disciplinarias ante organismos competentes (Impacto) Mantener controles realizando cruces entre presupuesto y contabilidad pagadorcontadora- Rector 100/ de los pagos efectuadoss/p agos realizados y verificados La contadora, apoyo y la Auxiliar adminsitrativo realizan seguimiento al presupuesto y efectúan cruces de la ejecución de gastos con la de ingresos del primer trimestre