1.1 Gestión de Proyectos Unidad 1. Fundamentos en Gestión de Riesgos La gestión de proyectos es una disciplina con la cual se integran los procesos propios de la gerencia o administración de proyectos. Se ocupa por lo tanto, de organizar y administrar recursos de tal manera que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo y los costos definidos. La gestión de proyectos es una disciplina que ha tomado relevancia en la medida en que buena parte de lo que se hace en el ámbito personal, profesional y empresarial, se beneficia al aplicar las metodologías que existen para lograr una efectiva gestión de proyectos. En el contexto que nos ocupa, como servidores públicos, la gestión de proyectos tiene aún más relevancia porque nos brinda herramientas para procurar el desarrollo exitoso de los proyectos y por ende, una adecuada ejecución de los recursos públicos asignados a ellos. 1.2 Definición de Proyecto Existen numerosas definiciones de proyecto, pero la que tal vez describe mejor la relevancia de su significado, es aquella que lo define como herramienta o instrumento del cambio. Esto significa que al ejecutar los proyectos, lo que realmente hacemos es generar modificaciones que van desde ajustes a la forma de realizar tareas básicas (ejemplo: la automatización de un sistema de registro de usuarios), hasta grandes transformaciones en aspectos que conforman nuestro entorno (ejemplo: las grandes obras de infraestructura que actualmente se ejecutan). Desde un marco más formal, como el sugerido por el Project Management Institute, podríamos acudir a las siguientes definiciones: Un proyecto es un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas que con recursos finitos, tiene como objetivo crear un producto o servicio único. Un proyecto es una actividad que tiene un inicio, que se lleva acabo para conseguir unos objetivos definidos y tiene un final previsto. En el marco las definiciones anteriores, es importante distinguir entre aquello que constituye el desarrollo de operaciones o actividades regulares de la entidad, y lo que realmente es un proyecto. En el primer caso, nos referimos a operaciones que se ejecutan de forma repetitiva para obtener resultados de similares características, como por ejemplo: los procesos de atención a nuestros usuarios. En el segundo, nos referimos al conjunto actividades que se requieren para producir un resultado único, como por ejemplo: la implementación de un SUPERCADE.
Como se deriva de los ejemplos anteriores, aunque ambos están relacionados con atención al ciudadano, es evidente que el proyecto es un instrumento de transformación porque mejora las condiciones de prestación de los servicios. La prestación de estos servicios se apoya en un conjunto de actividades que se desarrollan de manera regular, lo cual se refiere a operaciones. 1.3 Características de un proyecto A continuación, se mencionan las características o atributos comunes en los proyectos, independiente de que sean o no proyectos informáticos: Objetivo: todo proyecto debe tener un objetivo. El objetivo principal de un proyecto es obtener un resultado en forma de bien o producto para un cliente dentro de unas especificaciones indicadas. Calendario de actividades: un proyecto debe tener un plan de trabajo que establezca el marco en donde se realizará cada actividad, teniendo en cuenta que el proyecto es un esfuerzo de carácter temporal. Demanda de recursos: para su ejecución, un proyecto requiere de un conjunto de recursos humanos, logísticos, técnicos y financieros que son de carácter limitado y sin los cuales, no es posible conseguir su objetivo. Estructura organizacional: un proyecto requiere una organización que soporte su ejecución. Esta organización está conformada por personas a quienes se les asignan roles y responsabilidades específicas. Sistema de control e información: un proyecto requiere de un sistema que le permita registrar la documentación e información relacionada con el mismo. De acuerdo con el Project Management Institute (PMI) 1, un proyecto se caracteriza por: Temporal: Porque cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se ha logrado el alcance y los objetivos del proyecto o cuando queda claro que el alcance y los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, cuando la necesidad por satisfacer en el proyecto- ya no exista o el proyecto sea cancelado. Temporal no es necesariamente de corta duración, pues algunos proyectos pueden tomar varios años como ocurre en acciones de largo alcance establecidas en el Plan de Desarrollo. En cada caso, sin embargo, la duración de un proyecto es limitada. También es oportuno reiterar que los proyectos no son esfuerzos rutinarios. Productos -bienes y/o servicios- o resultados únicos: 1 El Project Management Institute (PMI), es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos.
Un proyecto crea productos entregables -bienes y/o servicios o resultados únicos, así: a) Un producto -bien o artículo producido que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado, un componente o un servicio prestado. Por ejemplo: la construcción de un SUPERCADE. b) La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo: la capacidad de ofrecer servicios antes no disponibles a través de medios virtuales. c) Un resultado como, por ejemplo: un reporte, un nuevo concepto, un diagnóstico. La singularidad es una característica importante de los productos o entregables de un proyecto. Por ejemplo: en la implementación de sistemas para administrar la información financiera en las entidades distritales, aún aquellas en donde se ha empleado el Sistema SI Capital, ha demandado esfuerzos únicos, como los que se reflejan en la parametrización, es decir, en aquellos aspectos que es necesario especificar en los sistemas para que se adapten a las necesidades particulares de cada entidad. Esto quiere decir que aunque en proyectos de implementación de este tipo de software se tengan muchos elementos comunes, no se elimina la condición de proyecto único, dado el esfuerzo particular que debe adelantar cada entidad para lograr su adaptación. Elaboración gradual: La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. Elaboración gradual significa desarrollar en pasos e ir aumentando con incrementos. Por ejemplo: el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida en que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos -bienes y/o servicios- y entregables asociados. La elaboración gradual no debe confundirse con prácticas que permitan que con el transcurso del tiempo se modifique el alcance; lo que sucede es que en principio, no es posible establecer de manera previa a la ejecución de los proyectos, todas las definiciones y especificaciones que enmarcarán el producto o servicio por obtener, razón por la cual los mismos se van acotando durante la ejecución del proyecto. Esto es muy típico de los proyectos de desarrollo de software.
1.4 Proyectos Informáticos Los proyectos informáticos corresponden a la clasificación de aquellos proyectos cuyo objeto o propósito está relacionado con la informática 2. En desarrollo de lo anterior, los proyectos informáticos cubren todo tipo de soluciones (productos, bienes o servicios), que hacen uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, además de las actividades y medios de soporte para la captación, almacenamiento, procesamiento y distribución de la información. A continuación, se presentarán los tipos más comunes de proyectos informáticos, para analizar sus particularidades. 1.5 Clasificación de Proyectos Informáticos La clasificación de los proyectos informáticos se puede realizar según múltiples criterios, por lo cual resulta importante disponer de una caracterización que facilite la identificación de características comunes, tales como las actividades que se desarrollarán en la ejecución de los mismos, para luego entender sus riesgos asociados. Adicional a lo anterior, es pertinente asociar a la clasificación eminentemente técnica derivada de las actividades del proyecto, aspectos como la complejidad, el riesgo, la frecuencia y la urgencia que representan los mismos. Con esta asociación, se adopta una visión más estratégica de los proyectos informáticos. En la siguiente gráfica, se puede apreciar la combinación de estos aspectos: Tipos de proyectos informáticos Clasificación estratégica Fuente: Adaptado de Jure (2008) La gráfica anterior permite analizar aspectos que resultan muy comunes a los proyectos informáticos según su tipo, por ejemplo: los proyectos estratégicos, es 2 Ciencia cuyo objetivo es estudiar el tratamiento automático de la información por medio de la computadora.
decir, aquellos que tienen gran impacto en la organización por ser de carácter misional o cuyo ámbito de aplicación es transversal a las dependencias que la conforman, no son muy comunes pero normalmente implican un alto riesgo y complejidad (ejemplo: proyectos como la implementación de un ERP o el Sistema Integrado que gestione la información misional de la entidad, serán proyectos que se implementen una sola vez en un período de varios años). Los proyectos de mantenimiento por lo general, tienen una baja complejidad y riesgo por corresponder a actividades de orden más operativo y rutinario, pero se requieren con mayor frecuencia y urgencia que otros proyectos (ejemplo: proyectos necesarios para el mantenimiento de la infraestructura informática, serán proyectos que se requieran en cada vigencia). Por último, respecto de los proyectos de infraestructura, estos suelen ser equilibrados en materia de complejidad, riesgo, frecuencia y urgencia (ejemplo: la adquisición de servidores, licencias, etc.). A continuación, presentaremos una clasificación más detallada, soportada en los aspectos técnicos de las actividades que conforman los proyectos informáticos.