INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA UNIDAD DE CONTROL INTERNO Abril Agosto 212
INTRODUCCIÓN La Unidad de Control Interno realizó seguimiento al Sistema Integral de Gestión de Calidad (SIGEC) con corte del 1 de Abril al 31 de Agosto del 212, revisando el consolidado de la Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras, los Mapas de Riesgo, los Compromisos Adquiridos en la revisión de la Alta dirección, Normatividad Aplicable, Encuestas de Satisfacción y Servicio No conforme de los procesos del SIGEC incluyendo a la Unidad Administrativa Especial de Salud. Este informe muestra los resultados arrojados en este seguimiento y de dictan algunas recomendaciones para la mejora de los procesos.
Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras de los procesos del Sistema Integral de Gestión de Calidad La Unidad de Control Interno realizó seguimiento a las acciones correctivas preventivas y de mejora de los procesos del SIGEC, revisando los avances de las actividades establecidas en los planes de mejoramiento producto de las No conformidades de Auditorias Externas, Internas y bajo resultados de los indicadores de Gestión. La tabla 1 excluye las acciones producto de las Auditorias Externas, debido a que es el ente certificador quien cierra dichas actividades y evalúa la eficacia de las mismas. Para este seguimiento se tiene en cuenta el registro FGDC - 8 Consolidado de correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejora. La Tabla 1 muestra el resumen de la información de este seguimiento. Procesos Planeación Institucional Gestión de Calidad Tabla 1. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras No Planes de Conformidades # No # Total de No Mejoramiento Cerradas por Conformidades Conformidades vencidos en ser Acciones Abiertas el periodo eficaces % Eficacia del periodo 5 5 5, 5 4 2 3 5, Comunicación 6 6 2 4 33,33 Docencia 18 17 3 15 17,65 Investigación 13 13 2 11 15,38 Extensión 8 5 1 7 2, Gestión y Desarrollo del Talento Humano Gestión Financiera Gestión Documental Gestión del Desarrollo Tecnológico 21 17 3 18 17,65 12 11 3 9 27,27 3 1 1 2 24 18 8 16 44,44
Procesos Tabla 1. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras No Planes de Conformidades # No # Total de No Mejoramiento Cerradas por Conformidades Conformidades vencidos en ser Acciones Abiertas el periodo eficaces % Eficacia del periodo Infraestructura 5 5 5, Gestión Legal 4 4 1 3 25, Gestión del Bienestar Institucional Gestión de Adquisición y Contratación Seguimiento y Control 7 6 1 6 16,67 4 4 4, 9 9 9, UAES 7 5 7, Total 151 13 27 124 22,96 Al iniciar el seguimiento, el SIGEC tenía 151 no conformidades de las cuales se cerraron 27, por lo anterior, existen 124 no conformidades abiertas en el SIGEC. (Estos cálculos no incluyen las no conformidades productos de Auditorias de entes externos) Para el cálculo de la eficacia se excluyen los planes de mejoramiento que tienen fecha de implementación después del 31 de agosto del 212. La eficacia en las acciones del SIGEC para este periodo fue de 22.96%. La gráfica 1 muestra la eficacia de Sistema Integral de Gestión de Calidad por proceso.
12 % de Eficacia de los procesos 8 6 4 2 5 33,3 17,6 15,4 2 17,6 27,3 44,4 25 16,7 Gráfica 1 Es de resaltar que los procesos: Comunicaciones, Planeación Institucional, Docencia, Gestión Financiera, Gestión y Desarrollo del Talento Humano, Infraestructura, Gestión de Adquisición y Contratación, Bienestar Institucional y la UAES, a la fecha del seguimiento, aun no habían enviado los planes de mejoramiento, producto de las no conformidades identificadas en la auditoria interna de calidad de la vigencia 212 y/o auditorias de Control Interno. Para este periodo el SIGEC tenía 19 no conformidades producto de Auditorias Externa. La grafica 2 muestra las no conformidades por procesos. 6 5 4 5 # de No Conformidades 4 3 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Gráfica 2
Riesgos de los Procesos La Unidad de Control Interno para este periodo, realizó seguimiento a los controles establecidos en los mapas de riesgo de los procesos del SIGEC. La gráfica 3 muestra los porcentajes de implementación de los controles por proceso. 12 % de Controles ejecutados 8 6 4 44,44 72,22 81,56 95 91,67 94 82,5 79,2 71,43 65,63 65,45 86,67 94 2 Gráfica 3 El porcentaje total de controles ejecutados del mapa de riesgo institucional es del 76.49 %. Compromisos Adquiridos en la revisión por la Alta Dirección al SIGEC. La gráfica 4 muestra los porcentajes de ejecución de los compromisos adquiridos en revisión de la alta dirección, por los procesos del SIGEC. Es de aclarar que los compromisos adquiridos, que tienen fecha de implementación después del 31 de agosto del 212, no se tienen en cuenta en este informe.
12 % de Compromisos ejecutados 8 75 8 75 6 4 2 42,86 25 21,43 4 6 37,5 4 5 2 33,33 33,33 Gráfica 4 Indicadores de Gestión. De acuerdo con la información suministrada por la Unidad de Planeación y Desarrollo relacionada con el consolidado de resultados de los indicadores del SIGEC, se reportaron 58 indicadores de Gestión de los cuales once (11) indicadores no alcanzaron la meta mínima establecida. El proceso de Gestión del Bienestar Institucional no reporto sus indicadores en las fechas establecidas, debido a los retrasos en el semestre académico. La tabla 2 muestra los indicadores que no alcanzaron la meta mínima establecida en la ficha del indicador. Tabla 2. Indicadores PROCESO INDICADOR FÓRMULA Planeación Institucional Ejecución del Plan Operativo (N de objetivos ejecutados/total objetivos planteados)*% META MIN SATIS SOB RESULTADOS DEL INDICADOR 6% 75% 9% 56%
Tabla 2. Indicadores PROCESO INDICADOR FÓRMULA Comunicación Gestión de la Calidad Extensión Extensión Extensión Investigación Medición imagen positiva en medios de comunicación Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del Autocontrol de los Procesos Docentes de tiempo completo vinculados en el desarrollo de la extensión Estudiantes vinculados en el desarrollo de la extensión Recursos destinados a realización de proyectos de extensión Artículos publicados en revistas indexadas reconocidas por Número de noticias positivas que se divulgan a través de medios impresos, radiales y virtuales de acuerdo a las actividades desarrolladas por la Universidad./Total de noticias que se divulgan a través de medios impresos, radiales y virtuales de acuerdo (N de acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora definidas e implementadas que no sean producto de las Auditoría de Calidad / Total de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del SIGEC) x (Número de docentes de tiempo completo vinculados en el desarrollo de la función de extensión/ Número total de docentes de tiempo completo de la Institución) x % (Número de estudiantes vinculados en el desarrollo de la función de extensión / Número total de estudiantes de la Institución) x % (Recursos destinados a ejecución de proyectos de extensión / Total de recursos de Investigación y Extensión) *% (Número de artículos publicados en revistas indexadas en el periodo actual -Número de artículos publicados en revistas indexadas en el META MIN SATIS SOB RESULTADOS DEL INDICADOR 8% 9% % 63 % 3 5 7 21,% 2% 3% 4% 14% 1% 2% 3% 1% 3% 4% 5% 3,31% 1% 2% 3% 9,6%
Tabla 2. Indicadores PROCESO INDICADOR FÓRMULA Gestión Documental Gestión Y Desarrollo del Talento Humano Gestión Financiera Seguimiento y Control Colciencias periodo anterior)/ Número de artículos publicados en revistas indexadas en el periodo anterior x % Cumplimiento de transferencias Índice de Cumplimiento del plan Institucional de Capacitación Variación del Capital de Trabajo Acciones Eficaces No. de transferencias realizadas en el semestre */ No. de transferencias programadas en el semestre (No. de funcionarios capacitados según el PIC/Total de funcionarios proyectados en el PIC)* ((Capital de trabajo periodo actual - Capital de trabajo periodo anterior) / Capital de trabajo periodo anterior)* N de acciones preventivas/correctivas/ de mejora eficaces*/total de acciones preventivas/correctivas/ de mejora eficaces formuladas META MIN SATIS SOB RESULTADOS DEL INDICADOR 6% 8% 95% 42,42 8% 85% 9% % 1% 2% 3% -19,79% 6% 7% 8% 28,7 Satisfacción del Cliente Para el periodo de seguimiento la Unidad de Desarrollo Organizacional y Gestión de la Calidad se encontraba aplicando a los usuarios, por medio de la página web de la Institución la encuesta de satisfacción al SIGEC, por lo tanto no se tenía conocimiento de los resultados arrojados por dicha encuesta. Servicio No Conforme Durante el primer semestre del 212, se recepcionaron, por medio del Sistema de Peticiones, Reclamos y Sugerencias SPRS, diecisiete (17) servicios no conformes. La Tabla 3 muestra los servicios de la institución afectado.
Servicios No Conformes Fallas de Academusoft Notas no publicadas Cobros indebidos en Biblioteca Cancelación de un programa Inconformismo con Prestamos de Equipos de Computo Demoras en proyectos de Investigación Problemas con el curso de ingles Tabla 3. Servicios No Conformes Procesos Docencia Investigación Extensión Bienestar Institucional Total 8 8 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 Inconformidad con el servicio de 1 1 Cafetería Total 13 1 2 1 17 Aspectos por Mejorar. Redefinir los planes de mejoramiento que no han sido eficaces para el cierre de las no conformidades, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora PGDC-3. Ejercer mayor control y seguimiento, por parte de los líderes de los procesos, a la ejecución de las actividades establecidas en los planes de mejoramiento. Remitir oportunamente a la Unidad de Desarrollo Organizacional y Gestión de Calidad, los planes de mejoramiento producto de las auditorías de Control Interno y de Auditorias Internas de Calidad. Los líderes de procesos en conjunto con sus equipos de mejoramiento deben tener en cuenta las metodologías propuestas para el análisis de
causas al momento de formular planes de mejoramiento con el objeto de asegurarse de que las acciones planteadas sean eficaces. Actualizar los Mapas de Riesgos de los Procesos de acuerdo a la nueva metodología aprobada en el SIGEC. Ejecutar todos los controles y acciones establecidas en los mapas de riesgos de los procesos, para reducir los riesgos identificados. Establecer planes de mejoramiento para aquellos indicadores que no alcanzaron la meta mínima. Divulgar y socializar el formato FMAM 8 Control de Servicio no Conforme.