SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL DE DESEMPEÑO DEL PATMIR (CONTRATOS PATMIR) 1
Índice I. Antecedentes II. Objetivo del Sistema de Control III. Área encargada del Control IV. Diseño de Sistema de Control V. Elementos constitutivos del Sistema de Control VI. Instrumentos del Sistema de Control (anexos) 1. Informe semestral de Contratos 2. Informe trimestral de Contratos 3. Base de datos (estructura) 4. Cédula de Dictamen 5. Cédula Técnica a UTP 6. Cédula Técnica a SACPYC 7. Cédula Técnica a Socio 8. Cédula Técnica a Punto de Acceso 9. Cédula administrativa a UTP 10. Cédula administrativa a SACPYC 11. TDR Empresa de verificación de estándares 12. Cédula check list de verificación aritmética de Listado de Socios 13. Minuta de reunión 2
I. Antecedentes El Programa de Asistencia Técnica a las Microfinanzas Rurales (PATMIR) es un proyecto de asistencia técnica especializada enfocado a lograr la inclusión financiera de la población, para lo cual promueve un modelo probado de acceso a servicios financieros, sostenibles, integrales, con base en el ahorro y adaptados a la realidad local, a través de intermediarios financieros sólidos que operan en el marco de la Ley. Comparativamente con la Fase I y II del PATMIR, el PATMIR III presenta diferencias por lo cual el Sistema de Control hubo de ser actualizado; en la Fase I el Proyecto operaba a nivel regional en 10 Entidades Federativas, para la presente Fase que abarca del año 2011 al 2016 se amplía la cobertura a todos los Estados del país a partir de hasta 5 grandes Alianzas nacionales donde participan Agentes Técnicos como líderes de Proyecto y responsables del proceso, en asociación con alrededor de 170 Sociedades del Sector de Ahorro y Crédito Popular y Cooperativo (SACPYC). El PATMIR I estuvo orientado al fortalecimiento y creación de SACPYC en tanto que en el PATMIR Fases II y III el énfasis se ha puesto en la expansión hacia la población que carece de servicios financieros. Un aspecto a resaltar respecto a la comparación de la Fase I con la Fase III, radica en el carácter y magnitud de esta tercera Fase al pasar de una meta en la Fase I de 150 mil nuevos socios en 5 años, a una meta de 976 mil 500 nuevos socios y clientes en 4.5 años para la Fase III. En el diseño del Proyecto desde el inicio se estableció que serían Contratos por producto, consignando en las Bases del concurso para la adjudicación de contratos los parámetros de meta de socios, precio promedio unitario por socio (PPUS) y calidad de las Alianzas estratégicas y métodos de trabajo. Esta característica de masificación del Proyecto PATMIR determina que el Sistema de Control aplicado en la Fase III tenga un carácter delegado donde el principal control de procesos y calidad del Proyecto está prediseñado para que sean los propios proyectos o contratos quienes de origen diseñen y apliquen Sistemas de Control de Calidad, dejando para el efecto procesos o manual de operación, reportes estadísticos, bases de datos, informes trimestrales y anuales, así como cuadros de control de procesos predefinidos y estándar para todos los proyectos. Estas características de la Fase III del PATMIR determinan la naturaleza y enfoque del Sistema de Control a instrumentar, de tal manera que lo que se busca por una parte es: i) incidir en la verificación y cumplimiento en metas con calidad, focalizando en el tema de incorporación de nuevos socios y clientes con los estándares solicitados por el Proyecto y ii) en el control de calidad del proceso, documentando las formas y eventos de transferencia de capacidades de las firmas consultoras a sus contrapartes nacionales (equipo de las Unidades Técnicas del Proyecto, UTP, y SACPYC participantes). Asimismo el Control de Calidad ejercido por el equipo ejecutor tiene un carácter muestral y aleatorio que revisa fundamentalmente los procesos de control instrumentados por los proyectos y las alianzas. No se omite comentar que durante la vida del proyecto se tiene previsto contratar una empresa para verificar muestralmente los estándares contractuales de puntos de acceso y socios-clientes, a través de la intervención de un agente externo e imparcial. 3
Esta forma de control delegado y muestral, (dada la magnitud del Proyecto), garantiza que en términos razonables se pueda verificar el cumplimiento de los objetivos y metas de los proyectos, optimizando costos y eficiencia del Sistema de Control. II. Objetivo del Sistema de Control Asegurar dentro de los límites razonables el cumplimiento de las metas de cada uno de los Contratos de Asistencia Técnica, Capacitación y Apoyo a Costos de SACPYC S, para la expansión y mejora de servicios financieros en localidades de escasa cobertura, con los estándares de calidad definidos por el Programa, optimizando el costo de instrumentación y la eficiencia del Sistema de Control. III. Área encargada del Control El Sistema Integral de Control de Desempeño del PATMIR tiene un carácter delegado donde buena parte del control se realiza al interior de los propios Contratos del Programa, estableciéndose como control muestral el realizado por el equipo ejecutor, el cual se integra de la siguiente manera: DIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO DE INTERMEDIARIOS EJECUCIÓN DEL PATMIR CONTROL DOCUMENTAL SEGUIMIENTO Y EVALUACION ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD NORMATIVIDAD Y CREDITO EXTERNO ADJUNTO DE ESTUDIOS Y ANALISIS ADJUNTO DE EVALUACION DE CONTRATOS Nota. La Dirección de Fortalecimiento de Intermediarios también estará apoyada en la Subdirección de Gestión y Capacitación al SACPYC para efectos de seguimiento de los informes e indicadores elaborados por el equipo de consultores responsables de ejecución del PATMIR. El Sistema de Control se divide en dos grandes vertientes: El Control Técnico del Programa el cual es realizado fundamentalmente por el área responsable del Seguimiento y Evaluación del PATMIR. El Control Administrativo del Programa, el cual es realizado por los responsables de Administración y Contabilidad y Normatividad y Crédito Externo. 4
IV. Diseño del Sistema Integral de Control de Desempeño Con el propósito de diseñar un sistema de control que optimice eficiencia y costos, en el presente Diseño del Sistema se busca incidir en las principales áreas del Programa, siguiendo una ruta que garantice el cumplimiento de los objetivos del Sistema, la disponibilidad de las fuentes de información, los aspectos a verificar, los productos a obtener y finalmente las acciones de seguimiento. Esquemáticamente el Diseño del Sistema se establece de la siguiente manera: Elemento de Control Objetivo Fuentes de Información y Seguimiento Aspectos a verificar Productos Acciones de Seguimiento V. Elementos constitutivos del Sistema de Control Con el propósito de garantizar la integralidad del Sistema se buscó incorporar aquellos elementos principales que inciden y cortan horizontalmente la operación de cada uno de los Proyectos, destacando al respecto los siguientes: Sistema de Control Auditorías Control de Procesos (Dictamen Técnico) Sistema Estadístico de Seguimiento y Control Control Administrativo de Contratos Elementos de Control Programa de Control de Calidad In Situ Control de Contabilización de Socios Reuniones Anuales de Balance con Líderes de Alianza Programa de Verificación de Estándares 5
Control de Procesos (Dictamen Técnico) Objetivo: Verificar el cumplimiento del proceso comprometido por el Agente Técnico en su Propuesta Técnica. Informes Semestral y Anual de las Alianzas Visitas de supervisión Base de datos Reuniones de evaluación con firma consultora 1.- Avances cuantitativos vs programa 2.- Avance en tareas cualitativas de los términos de referencia 3.- Instrumentación en terreno de los aspectos específicos de la propuesta técnica *Los aspectos del punto anterior, se desarrollan en la cédula de dictamen para cada propuesta. Control de contabilización de socios Sistema Estadístico de Seguimiento y Control Objetivo: Disponer de un registro del status y evolución de las principales variables cuantitativas de cada proyecto, a efecto de dar seguimiento y contar con información fidedigna para la toma de decisiones. Informe Cuantitativo Trimestral de las Alianzas 1.- Chek list de variables y formas de presentación (bases de datos, tablas, campos) 2.- Congruencia con informes anteriores Programa de Supervisión Objetivo: Verificar IN SITU, los avances y resultados de los proyectos 1.- Unidades Técnicas del proyecto 1.- Cédula Técnica de visita a UT 2.- SACPYC participantes 2.- Cédula Técnica de visita a IF 3.- Expedientes de: socios y visitas a: los nuevos socios 3.- Cédula Técnica de revisión a expedientes de socio 4.- Cédulas de visita (formatos anexos) 4.- Cédula Administrativa de visita a UT 5- Cédula Administrativa de visita a IF 6
Programa de Verificación de Estándares Objetivo: Verificar muestralmente los estándares contractuales de Puntos de Acceso y Socios, a través de un agente externo e imparcial 1.- Control de contabilización de socios por proyecto 1.- Estándares especificados por BANSEFI para puntos de acceso 2.- Sistemas Operativos de las SACPYC 2.- Estándares solicitados por BANSEFI para socios 3.- Expedientes de socios nuevos 4.- Listado de puntos de acceso 5.- Bases de datos INEGI y listados de localidades del proyecto. Reuniones Anuales de Balance con Líderes de Alianza Objetivo: Verificar avances, resultados y procesos de manera directa, y con posibilidad de profundizar en los puntos de interés, acordando en su caso, aspectos de mejora 1.- Exposición de líderes de Alianza 1.- Avances cuantitativos vs programa 2.- Materiales mostrados y entregados en la reunión 2.- Avance en tareas cualitativas de los términos de referencia 3.- Instrumentación en terreno de los aspectos específicos de la propuesta técnica Control de Contabilización de Socios Objetivo: Asegurar que los avances en metas de socios reportados por las Alianzas, tengan niveles aceptables de certeza - Listado de socios - Verificación aritmética de metas - Sistema de validación aritmética y estadística - Validación aritmética de especificaciones contractuales de socios - Existencia de mecanismos de control de los Agentes Técnicos. - Mecanismo de neteo final de socios (en desarrollo) 7
Control Administrativo de Contratos Objetivo: Propiciar que los contratos se desempeñen con orden administrativo. Informes semestrales Visitas de campo a UT y SACPYC - Existencia de controles Auditorías Objetivo: Revisión de procesos y aspectos administrativos del Programa. 1.- Estados financieros del Programa Productos 2.- Informes de los diferentes contratos Cuentas VI. Instrumentos del Sistema de Control 1. Informe semestral de Contratos 2. Informe trimestral de Contratos 3. Base de datos (estructura) 4. Cédula de Dictamen 5. Cédula Técnica a UTP 6. Cédula Técnica a SACPYC 7. Cédula Técnica a Socio 8. Cédula Técnica a Punto de Acceso 9. Cédula administrativa a UTP 10. Cédula administrativa a SACPYC 11. TDR Empresa de verificación de estándares 12. Cédula chek list de verificación aritmética de Listado de Socios 13. Minuta de reunión 8