REGLAMENTO PARA LA ELECCION DE DELEGADOS COOPERATIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES MOGOTES SERVIMCOOP ACUERDO NÚMERO 02 DE 2017 REGLAMENTO PARA LA ELECCION DE DELEGADOS Por medio del cual se reglamenta la elección de Delegados para la 68ª Asamblea General Ordinaria de Asociados por la Modalidad de Delegados de la Cooperativa de Servicios Múltiples de Mogotes SERVIMCOOP El Consejo de Administración de SERVIMCOOP, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias y, CONSIDERANDO 1. Que mediante Acuerdo No 01 de enero 28 de 2016, el Consejo de Administración de SERVIMCOOP convocó a reunión de la sexagésimo octava (68ª) Asamblea General Ordinaria por la modalidad de Delegados a celebrarse el sábado 25 de Marzo de 2017. 2. Que de conformidad con el Artículo 57 del capítulo VII de los Estatutos vigentes de SERVIMCOOP, corresponde al Consejo de Administración reglamentar el procedimiento de elección de los delegados que participarán en las Asambleas. 3. Que el Consejo de Administración aprobó en la sesión de enero 28 de 2017, según consta en el acta No 982 el siguiente REGLAMENTO PARA LA ELECCION DE DELEGADOS QUE APLICARÁ A PARTIR DE LA ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS PROYECTADA PARA EL MES DE MARZO DE 2017: OBJETIVO DEL REGLAMENTO Y CONFORMACIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS ARTÍCULO 1 DEFINICIÓN DE DELEGADO: Corresponde al asociado que por elección democrática participará activamente en la Asamblea General de Delegados, que previamente ha cumplido unos requisitos y condiciones para aspirar a dicha denominación, que implica la responsabilidad de ser el representante de los asociados de una zona electoral. ARTÍCULO 2 OBJETIVO DEL ACUERDO: El presente Acuerdo tiene como objeto determinar el procedimiento, requisitos, criterios generales y metodología requeridas para la elección de los Delegados a la Asamblea General que se desarrollará en el mes de marzo de 2017. ARTICULO 3. CONFORMACIÓN DE LA ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS: En el contexto del presente acuerdo la elección de Delegados será como se define en el artículo 57. El número de delegados será de ochenta (80) y el Consejo de Administración reglamentará el procedimiento para su elección, que en todo caso deberá asegurar la adecuada información y participación de los asociados. Los listados serán verificados por la Junta de Vigilancia. 1
POSTULANTES A DELEGADOS DE LA ASAMBLEA ARTICULO 4. POSTULACIÓN DE ASPIRANTES A DELEGADOS Cualquier asociado hábil podrá postularse para aspirar a Delegado única y exclusivamente por la Zona electoral (oficina) en la cual se encuentra vinculado como asociado, siempre y cuando cumpla los requisitos y exigencias que posteriormente se enunciarán. Las postulaciones son individuales. ARTÍCULO 5. FECHAS PARA LA INSCRIPCION DE LOS POSTULANTES: Los asociados aspirantes a ser Delegados para la Asamblea General de Delegados podrán registrarse entre el 12 y 18 de febrero de 2017. ARTÍCULO 6. MEDIOS PARA INVITAR A LAS POSTULACIONES Y EL REGISTRO DE POSTULANTES: Los asociados que aspiren a ser Delegados podrán inscribirse entregando el formulario por correo físico a la carrera 8 No 5 33 de Mogotes o personalmente en cualquiera de nuestra red de oficinas El formulario estará disponible en las oficinas de la Red Servimcoop y o en la página Web. Para que existe amplio conocimiento del proceso de inscripción de postulantes la entidad publicará la invitación en las carteleras de las oficinas y en la página Web de la entidad: www.servimcoop,com, de igual forma, se utilizará el perifoneo y los medios radiales y televisión comunitaria para convocar a los aspirantes a ser delegados. El formulario de postulación (Anexo No 01) establecido consigna la declaración respectiva que el asociado cumple con los requisitos legales y estatutarios para aspirar a este cargo. Este documento se ajustó a las normas legales en materia de tratamiento de datos. Asociados hábiles.- Se consideran asociados hábiles para efectos de la elección de Delegados, los inscritos en el Registro Social que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al día en el cumplimiento de todas las obligaciones directas e indirectas, por obligaciones de crédito o aportes sociales hasta el día 31 de enero de 2017 hasta las 4:30 de la tarde. Se precisa que la fecha límite para considerarse como asociado hábil corresponde a los asociados vinculados a Servimcoop hasta el 30 de junio de 2016. Parágrafo: para efectos de aportes sociales se considerará la suma fijada como mínimo para el año 2016, esto es la suma de $23.000, tal como se define en la circular reglamentaria 002 de enero 3 de 2016 originaria de la Gerencia General ARTICULO 7. LISTADO DE ASOCIADOS HÁBILES E INHABILES: Recibidas las postulaciones, la Junta de Vigilancia verificará la condición de los Asociados postulados, definiendo la lista de Asociados hábiles e inhábiles, para ser elegidos como Delegados. La relación de estos últimos se publicará en las oficinas de SERVIMCOOP en la carrera 8 No 5 33 de Mogotes, en la cartelera de cada una de las oficinas y en la página web www.servimcoop.com, durante tres (3) días hábiles previos a la iniciación del proceso para la elección de Delegados. ARTICULO 8. RECLAMACIONES: Los asociados que consideren que la publicación del listado de hábiles e inhábiles no corresponde con su situación real frente a la cooperativa podrán dentro del término previsto en el artículo anterior, exponer ante la Junta de Vigilancia las razones que les asiste con el 2
propósito de aclarar su calificación de inhabilidad. La Junta de Vigilancia procederá a verificar las pruebas, consideraciones y fundamentos presentados antes de iniciarse el correspondiente proceso electoral. Los listados de los postulantes estarán en lugar visible de la oficina para permitir que los asociados interesados en votar puedan seleccionar el candidato de su preferencia. Los asociados que se postulen y sean declarados inhábiles podrán presentar sus consideraciones a través de comunicación escrita enviada a los siguientes correos electrónico info@servimcoop.com, gerencia@servimcoop.com o radicarlo en las oficinas de la Red de la Cooperativa. REQUISITOS PARASER DELEGADO ARTICULO 9. CONDICIONES Y CALIDADES PARA ASPIRAR A DELEGADO: Los asociados que aspiren a ser elegidos Delegados a la Asamblea General, deberán reunir los siguientes requisitos: 1. Tener calidad de socio hábil y tener antigüedad como asociado de por lo menos un año. 3. No haber sido sancionado durante los dos (2) años inmediatamente anteriores a su nominación con suspensión temporal de derechos. 4. Estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones directas e indirectas para con Servimcoop, en materia de crédito, así como los aportes sociales obligatorios de acuerdo con el estatuto. 5. Tener conocimientos en cooperativismo y el sector solidario principalmente en cooperativas de ahorro y crédito. PERIODO ELECTORAL, SISTEMA Y PROCEDIMIENTO PARA ELECCIÓN. ARTICULO 10. PERÍODO ELECTORAL: Definidas las postulaciones, se llevará a cabo el proceso electoral entre los días 26 de febrero al 04 de marzo de 2017. Las votaciones se realizarán en las instalaciones de cada una de las oficinas de la Red de Servimcoop, solo en el horario de atención al público. ARTICULO 11. NÙMERO DE DELEGADOS: Para la Asamblea General se elegirán 80 asociados delegados principales y 5 suplentes. Para suplir ausencias temporales o definitivas de los delegados se nombrarán hasta cinco (5) delegados suplentes numéricos, de acuerdo con el número delegados que le corresponda a la zona u oficina: ARTICULO 12. SISTEMA DE ELECCIÓN: Los Delegados serán elegidos preferencialmente mediante el sistema de cociente electoral. La votación solo se realizará en las instalaciones de la oficina, el asociado se identificará con su documento, solicitará el formato diseñado para la votación, lo diligenciará y depositará en la urna. Una vez depositado el voto, la Directora o funcionario de oficina hará entrega de la correspondiente el informe resumido de la gestión y las principales cifras e indicadores de 2016, con el propósito que los asociados tengan conocimiento de las actividades desarrolladas y la situación financiera y económica de la institución. Igualmente hará entrega del detalle que la Cooperativa ha seleccionado. Parágrafo: Cuando un asociado no pueda hacer presencia en la oficina para ejercer el derecho al voto, lo podrá hacer mediante poder especial debidamente reconocido y firmado ante Notario Público o autoridad competente. En todo caso, un asociado solo podrá recibir un poder. 3
PARAGRAFO 1: En caso de presentarse empates para la elección del último delegado a elegir, principal o suplente, éste se definirá teniendo en cuenta la antigüedad de los asociados empatados; de proseguir el empate se recurrirá a la suerte. PARÁGRAFO 2: Los asociados Delegados suplentes corresponderán a los que obtengan la mayor votación posterior a la obtenida por quienes resultaron elegidos, hasta un número de cinco. ARTICULO 13. DEFINICIÓN DE ZONAS ELECTORALES: Se entiende por zona electoral la agrupación de asociados que están vinculados como asociados de la Cooperativa en una oficina de la Red de Servimcoop. El asociado solo podrá votar en la oficina en la cual está asociado. ARTICULO 14. NÚMERO DE DELEGADOS POR ZONAS ELECTORALES: Servimcoop define la siguiente metodología por oficina para determinar el número de Delegados principales y suplentes: a) Se toma el número de asociados hábiles por oficina. b) Se busca la proporción o participación por oficina con relación al número total de asociados hábiles de Servimcoop. c) El resultado de la anterior se multiplica por el número de delegados establecida en el estatuto. d) Para calcular el número de asociados hábiles por oficina se aproxima la fracción decimal al entero más cercano, bien sea el entero más próximo mayor o menor. ARTÍCULO 15. ORIENTACIÓN AL SUFRAGANTE: En las oficinas se fijará en cartelera los nombres de los asociados postulados a delegados, con el propósito de facilitar la votación. ARTÍCULO 16. PROHIBICIONES DURANTE LA JORNADA ELECTORAL: A los funcionarios les queda totalmente prohibido hacer proselitismo o campaña por candidatos, la labor de los mismos será orientar al asociado para facilitar ejercer su derecho a sufragar. De igual forma, está terminantemente prohibido a los candidatos o asociados desarrollar actividades proselitistas al interior de la oficina. ARTÍCULO 17. SEGURIDADES DE LAS URNAS INSTALADAS: A las urnas que se instalen se les incorporarán sellos de seguridad que solo podrán ser retirados por la Comisión de elección y escrutinios, una vez concluido el proceso electoral. Los votos y planillas de control serán custodiadas en la dirección de la Oficina una vez concluyan la jornada laboral. ARTÍCULO 18. CONTROL EN LA VOTACIÓN: La Dirección de la Oficina o el funcionario delegado deberá verificar la cédula del votante y registrar la firma del mismo en el listado de sufragantes, que permitirá llevar el control de las personas que voten. ARTÍCULO 19: VOTO DE ENTIDADES ASOCIADAS: Los votos a que tienen derecho las entidades asociadas a Servimcoop podrán ser depositados por el representante legal, debidamente registrado en la base de datos. COMISIÓN DE ELECCIÓN Y ESCRUTINIOS ARTICULO 20. COMISIÓN DE ELECCIÓN Y ESCRUTINIOS: Para alcanzar el resultado trazado en las elecciones, el proceso electoral de los Delegados, el Consejo de Administración nombrará e integrará en cada una de las zonas electorales una Comisión de Elecciones y Escrutinios compuesta por tres (3) miembros, así: 4
Comisión central de escrutinios: 1- El presidente del Consejo de Administración o su delegado. 2- El presidente de la Junta de Vigilancia o su delegado. 3- El Gerente General Comisión de escrutinios oficina: 1. El presidente del Consejo de Administración o su delegado. 2. El presidente de la Junta de Vigilancia o su delegado. 3. El director de oficina La Comisión Central de Escrutinios tendrá por objeto supervisar el proceso electoral, verificar los resultados de las elecciones y declarar elegidos a los Delegados principales y suplentes. Una vez culminada la votación, levantar un acta de elección y escrutinios en la que conste el número de votos y sus resultados, dicha acta será enviada a la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios junto con la totalidad de los votos emitidos. ARTICULO 21. ESCRUTINIOS: Recibidas las actas y votos de cada zona electoral, la Comisión Central de Elecciones y Escrutinios procederá a verificar los informes de las subcomisiones, levantará un acta suscrita por sus integrantes y expedirá las credenciales a los asociados elegidos como Delegados, principales y suplentes. DE LOS DELEGADOS SUPLENTES ARTÍCULO 22: Queda expresamente determinado en la presente reglamentación que podrán participar activamente en todas las deliberaciones y decisiones de la Asamblea, únicamente los delegados principales. Al delegado principal lo podrá reemplazar el suplente numérico en caso de ausencia debidamente justificada del asociado delegado ante la secretaría de SERVIMCOOP, informando con un mínimo de tres (3) días de anticipación a la Asamblea. ARTÍCULO 23: Cualquier duda, diferencia o vacío que se pueda presentar a la presente reglamentación, será resuelta a la luz de las normas vigentes, labor que será responsabilidad del Comité de Apelaciones. OTRAS DISPOSICIONES Y CRONOGRAMA ARTÍCULO 24. REUNIÓN DE LOS ASOCIADOS DELEGADOS: Los Delegados principales y suplentes elegidos se reunirán el día 24 de marzo de 2015, para conocer sobre el informe de gestión, los estados e indicadores financieros, responsabilidades y temas que permita la mayor información para el desarrollo de la Asamblea General. ARTICULO 25. CRONOGRAMA DE ELECCIÓN DE DELEGADOS: Se define el siguiente cronograma para la elección de Delegados para el periodo 2017-2019: Actividad Fecha Fecha límite para habilitar asociados 31 de enero de 2017 5
Verificación habilidades e inhabilidades por parte de la Junta de Vigilancia Publicación Listado de Asociados hábiles e inhábiles Febrero 06 al 08 de 2017 10 de febrero de 2017 Postulación de Delegados 12 de febrero a 18 de febrero de 2017 Proceso Electoral 26 de febrero a 04 de marzo de 2017 Conteo de votos y escrutinios 05 al 08 de marzo de 2017 Publicación de listado de Delegados 09 de marzo de 2017 Reunión de Delegados 24 de marzo de 2017 ARTICULO 26. VIGENCIA DEL PRESENTE ACUERDO.- El presente acuerdo regirá para la elección de Delegados para el proceso electoral del año 2017 y constituye el marco normativo interno para la reglamentación de elecciones posteriores. En los demás aspectos serán de vigencia permanente hasta que se produzca su modificación o derogación por otro acuerdo del mismo órgano de la administración. ARTICULO 27. DIVULGACIÓN: El presente acuerdo se dará a conocer mediante su publicación en la sede principal de la cooperativa, en las carteleras de cada una de las oficinas de la Red y publicado en la página web www.servimcoop.com. La Administración promoverá espacios adicionales en los medios de comunicación para explicar la metodología que busca una mayor participación para este espacio democrático propio del sector solidario. ARTICULO 28. PERIODO DE LOS DELEGADOS: Los Delegados elegidos actuarán como tales por un período de dos (2) años y hasta tanto se realice una nueva elección. No obstante lo anterior, la calidad individual del delegado se perderá por: 1. Desvinculación de la Cooperativa 2. Aplicación de sanción de suspensión temporal de derechos o de exclusión. 3. No estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones para con Servimcoop. En estos casos se procederá a habilitar al correspondiente suplente numérico para que ocupe en propiedad el cargo del delegado principal. Participarán en las Asambleas Extraordinarias que se llegaren a citar hasta marzo del 2019 y hasta la expedición de las credenciales por la elección de nuevos Delegados. ARTICULO 29. REVOCATORIA DEL MANDATO DE LOS DELEGADOS Sin perjuicio de la pérdida de la calidad del delegado por las causales señaladas en el artículo 17 de este reglamento el Consejo de Administración con el voto favorable de por lo menos las dos terceras (2/3) partes de sus integrantes, podrá revocar el mandato de un delegado o de la totalidad de los mismos por las siguientes razones: 1. El no reunir las condiciones para ser elegido delegado. 2. El encontrar irregularidades en el proceso electoral. 6
3. La incompatibilidad para el ejercicio del cargo por representar o defender intereses personales o institucionales lesivos para la estabilidad social y/o económica de la Cooperativa. Si la revocatoria del mandato es individual, se llamará al correspondiente suplente numérico y si es general, se debe convocar a un nuevo proceso electoral para elegir los Delegados que han de completar el período de quienes se les ha revocado su elección. El presente reglamento de elección de Delegados fue aprobado por el Consejo de Administración en reunión del día 28 de enero de 2017 JOSÉ DEL CARMEN MARTÍNEZ DELGADO Presidente MARIA DEL CARMEN ROJAS DE TORRES secretaria 7