INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DEL AUTOINVENTARIO DE BIENES Manual para el usuario DEFINICIÒN: Descripción detallada y secuencial de la forma como los servidores de la Universidad deberán realizar el autoinventario de los bienes registrados en sus carteras personales y/o institucionales. La ejecución del autoinventario es un procedimiento reglamentado a partir de la Resolución Rectoral 19092 de 2004, en la que se establece su obligatoriedad para los servidores de la institución. REALIZACIÓN DEL AUTOINVENTARIO DE BIENES: Al ser notificado de la apertura del autoinventario de bienes, ingrese a través del portal registrando su usuario y clave, como se muestra a continuación: Nota: No Utilizar el antiguo acceso de campus en línea. 1
Después de estar registrado en el portal, ingrese a la opción Gestión académico-administrativa: Luego se despliega un menú en el cual se debe seleccionar, en su orden: Adquisición y control de bienes => Controlar bienes => Autoinventario de bienes. 2
Al hacer clic, aparecerá una ventana que se muestra a continuación, En esta ventana aparecerán todas las carteras que el funcionario tiene a su cargo, si desea reportar elementos, debe hacer clic en la opción que dice Reportar: Seleccionada la cartera de bienes a su cargo, a la que le hará el autoinventario, le aparecerá la siguiente ventana con todos los bienes registrados. Para hacer el autoinventario de los bienes, deberá hacerlo uno a uno, haciendo clic al frente de ellos en la opción Reportar.: Al seleccionar el bien al que le hará el Autoinventario, se presentara la siguiente ventana, en la cual debe indicar, En el campo identificado como Cantidad que Usted desea Reportar, deberá registrar en números enteros la cantidad de artículos que posee físicamente del bien a reportar: 3
Situaciones en el reporte de la cantidad: 1. En caso de que no diligencie el campo y haga clic sobre el botón Atrás, el sistema lo regresa a la ventana con el listado bienes a inventariar. 2. En caso de que no se diligencie el campo: Cantidad que Usted desea Reportar y haga clic sobre el botón Continuar, el sistema mostrará la siguiente información: Haga clic en el botón Aceptar para regresar a la ventana anterior. Allí podrá registrar la cantidad adecuada. 4
3. En caso de que diligencie una cantidad mayor en el campo Cantidad que Usted desea Reportar, que la definida en el campo Cantidad Registrada en la Sección de Inventarios, el sistema mostrará la siguiente información: Haga clic en el botón Aceptar para regresar a la ventana anterior. Allí podrá registrar la cantidad adecuada. NOTA IMPORTANTE: en caso de que usted posea físicamente más artículos de un bien que los registrados en la sección de inventarios, significará que usted posee sobrantes del mismo, por lo cual deberá registrar la cantidad que corresponde y hacer un ingreso de los bienes sobrantes, como más adelante se muestra en el paso 04. Por ejemplo, si en su cartera de bienes debe reportar un Teclado de Computador y en el campo Cantidad Registrada en la Sección de Inventarios se muestra la cantidad de uno (1) y usted posee 2 teclados, deberá registrar en el campo Cantidad que Usted desea Reportar un (1) teclado e ingresar el otro teclado por la opción Registro de Sobrantes como se muestra en el paso 04. a) En caso de que la cantidad de bienes reportada sea menor que la cantidad de bienes registrada en inventarios, significará que existen bienes faltantes en su cartera, los cuales deberá recuperar o, en un caso extremo, deberá reponer económicamente. 5
b) Para facilitarle la información que visualiza en pantalla, luego de que haga el registro de cada bien, fíjese cómo cada vez que se hace el reporte del autoinventario, la lista de bienes para autoinventariar disminuye hasta que termina con todos los bienes de la cartera. Ventana Izquierda Antes de autoinventariar el bien Ventana derecha Luego de autoinventariar el bien Por ejemplo, luego de haber reportado el bien MONITOR DE VIDEO A COLOR PARA MICRO (ver ventana izquierda arriba), éste ya no aparece en la lista de bienes a autoinventariar (ver ventana derecha arriba). Si desea ver todos los bienes dentro de su cartera (los ya inventariados y los no inventariados) haga clic sobre el botón Ver todos los bienes: En pantalla se presentaran todos los bienes de su cartera así: 6
Note cómo en la columna de los bienes ya inventariados aparece la cantidad que usted reportó, (resaltado en rojo en la imagen anterior). En caso de que desee modificar a la cantidad registrada, puede hacer clic de nuevo en la opción Reportar y seguir los pasos descritos anteriormente. Note cómo usted puede filtrar sólo los bienes que le falta por reportar haciendo clic sobre el botón Ver Bienes sin Reportar (resaltado en azul en la imagen anterior), el cual lo llevará de nuevo a la siguiente ventana, en donde sólo se muestran los bienes que faltan por inventariar. Cuando termine de inventariar todos los bienes correspondientes a una cartera específica, en todo momento el sistema presentara un conteo del Nro de ítem que usted tiene pendientes por reportar y el Nro de ítem que lleva reportados, el sistema mostrará la siguiente pantalla: 7
Para ver los bienes de la cartera inventariados haga clic de nuevo en el botón Ver todos los Bienes, como se describió anteriormente. Podrá también hacer clic en el botón Atrás para regresar al listado de carteras a su nombre, para poder continuar con otros registros de autoinventario de bienes en las otras carteras. REPORTE DE BIENES SOBRANTES: Los bienes sobrantes son aquellos bienes que físicamente se encuentran ubicados en una dependencia de la Universidad, pero que no se dispone información sobre a quién corresponden, ya que ningún servidor de la dependencia lo posee registrado en sus carteras; motivo por el cual, se solicita a los servidores universitarios colaboración en la identificación de los mismos y para lo cual a través del sistema se pueden reportar al Departamento Comercial, para que éste realice una identificación de sus responsables. Para registrar bienes sobrantes, dentro de cada cartera encontrará en la parte inferior el botón Reportar Sobrantes: Al seleccionar esta opción es sistema mostrará los bienes que usted ha reportado como sobrantes (resaltado en rojo) y en la parte de abajo existirán unos botones que permitirá reportar bienes sobrantes (resaltado en azul) tendrá la siguiente estructura: En el espacio de Bienes Sobrantes se encuentra el listado de bienes sobrantes que usted ha registrado con anterioridad, el cual se despliega cuando se hagan reportes de este tipo. En el espacio para Reportar Bienes sobrantes, cuando se hace clic en el botón Reportar, sólo se permite reportar un bien a la vez. Se presenta la siguiente ventana: 8
Los campos que se proponen son: Descripción del bien: allí deberá describir de qué tipo de bien se trata y cuáles son las características del mismo en caso de que sea posible. Por ejemplo: Mesa de madera, Mesa en fórmica y madera, silla giratoria, silla con espaldar metálica y forrado en cuero, etc. Cantidad: en números enteros deberá escribir la cantidad de artículos sobrantes del bien Marca: en caso de que sea fácilmente identificable en el bien se deberá registrar su marca comercial. Por ejemplo, par a un computador, la marca podrá ser Dell, Compaq, etc. Observaciones: podrá registrar cualquier comentario asociado con el bien que sirva para aclarar qué tipo de bien sobrante se reporta. Asimismo, incluya la ubicación física del bien. Por ejemplo: Luego de diligenciado el reporte, haga clic en el botón Continuar y observe cómo queda el registro del bien en la plantilla de Administración de Bienes Sobrantes. 9
De igual manera puede continuar registrando otros bienes sobrantes, haciendo clic en el botón Reportar. Si desea borrar el registro del sobrante ingresado debe hacer clic en la opción Borrar o si prefiere modificar la información suministrada seleccione la opción Modificar (resaltado en azul en la imagen anterior). Si desea salir haga clic en el botón Atrás, para regresar al listado de bienes a inventariar. En caso de que requiera salir de la aplicación de autoinventario, salga del portal como tradicionalmente lo hace. 10
RESOLUCIÓN RECTORAL No. 19092 09 de junio de 2004 Por la cual se ordena la realización de un proceso Autoinventario de bienes devolutivos y se delega en la Sección de Inventarios la coordinación del mismo. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial de las conferidas por el literal d. del artículo 42 del Acuerdo Superior Nro 1 de 1994, CONSIDERANDO 1. Que en virtud de la Resolución Rectoral 15462 del 19 de diciembre de 2001 es función de la Sección Inventarios planear, organizar, dirigir y controlar las actividades encaminadas a identificar, registrar y actualizar los bienes devolutivos e inmuebles de la Universidad. 2. Que la actividad administrativa incluye la implementación de sistemas y formas de control que permitan una adecuada vigilancia sobre los bienes de la Institución, su destinación y uso. 3. Que es necesario, con la mayor certeza posible, conocer y registrar la información sobre los bienes que posee la Universidad con miras a la mejor administración de sus activos. 4. Que con la implementación del nuevo sistema de bienes, almacén y seguros SIBAS en la Sección de Inventarios, se dispondrá de una herramienta que ayudará en el registro y control de los bienes automatizado, ágil y oportuno, Sistema que facilita la elaboración del Autoinventario con miras a actualizar la información sobre los bienes devolutivos. 5. Que dicha actualización permitirá la realización de un cruce de información que facilite a la Sección de Contabilidad mantener al día las cuentas de activos con datos más reales. 11
RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Ordenar la realización de un proceso de Autoinventario de los bienes devolutivos existentes en la Universidad y delegar en la Sección de Inventarios su planeación y ejecución. ARTÍCULO SEGUNDO. Todos los funcionarios de la Institución que tengan elementos devolutivos a su cargo están obligados a reportar dichos bienes en el tiempo y según procedimientos que defina la Sección de Inventarios. ARTÍCULO TERCERO. La omisión, falsificación o falta a la verdad en los reportes a que se refiere el artículo anterior se considerará falta disciplinaria y quien la cometa se someterá a las consecuencias que ello implique, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal que se tiene con los bienes de acuerdo con la Ley 610 de 2000. ARTÍCULO CUARTO. Esta Resolución rige a partir de la fecha de su promulgación. Dada en Medellín, 09 de junio de 2004 ALBERTO URIBE CORREA Rector ANA LUCÍA HERRERA GÓMEZ Secretaria General Ciudad Universitaria: Calle 67 N 53-108 Conmutador: 263 00 11 Fax: 263 82 82 Apartado: 1226 http://www.udea.edu.co Medellín - Colombia Atrás 12