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1 CODIGO FECHA DE VIGENCIA VERSION paginas CONSUCODE-UFIN 28/03/ /7 D1RECTIVA N CONSUCODE/PRE PROVISION Y CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES ANEXO A LA RESOLUCION N CONSUCODE/PRE RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA /<... ;-~ ELABORADO POR : Unidad de Finanzas - /_~, ~ o,;\ 25/03/2008 CONTABILIDAD ~t-f 0 r_: ~~ REVISADO POR: OAF '~'j~~~,~,1..::::.,_.~.. ~ c9+ i ~~:) ~ 26/03/2008 a. ~ '". APROBADO POR : PRESIDENCIA- (l"'stjc()~ 27/03/2008 CONSUCODE ~

2 Establecer pautas a utilizarse en la Provision y Castigo de las Cuentas Incobrables y uniformizar la presentacion de la informacion basica, para la elaboracion de los Estados Financieros y Presupuestarios del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Que la Entidad cuente con los lineamientos 0 procedimientos a considerar con el efecto de determinar la provision y castigo de las cuentas incobrables. EI presente procedimiento es de aplicaci6n a todas las Cuentas por cobrar que se encuentran en situacion dudosa de cobro en la Unidad de Finanzas de la Instituci6n. Ley W Sistema Nacional de Contabilidad Resoluci6n CNC. W EF/93.01 que aprueba el Nuevo Plan Gubernamental. Resoluci6n CONASEV W EFC/94.10, que aprueba el Plan Contable General Revisado. Resoluci6n Contaduria W EF/93.01 que aprueba la Normatividad Contable y Aplicaci6n practica del Nuevo Plan Contable - Instructivo W 03. Decreto Legislativo W Articulo 3r Inc. i) (gastos deducibles : los castigos por deudas incobrables y las provisiones equitativas ) Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta ( D.S. W EF.), Articulo 21, Incs. f) y g). 1. Las cuentas por cobrar en situaciones dudosas, deben estar relacionadas con aspectos tecnicos y relevantes alas operaciones de las prestaciones de servicios y gestion de la entidad, cuya representaci6n debe corresponder a sumas adeudadas por clientes, ex clientes y los adeudos de terceros que guardan relaci6n con la actividad principal de la Entidad. 2.- Se efectuara el calculo y registro contable de acuerdo a los Ajustes Tecnicos tales como: - Reclasificacion de cuentas divisionarias. - Provision para Cuentas de - Ajustes de Correcci6n monetaria alas partidas no monetarias de los Estados Financieros. - Castigo de.

3 3.- De la representaci6n de cuentas par cobrar conformadas par clientes y cuentas par cobrar diversas se debe tener en cuenta el tiempo que excede, para ser computado y probar el dudoso cobra e procede a declarar como deuda de cobranza dudosa alas adeudos que a partir de ciento ochenta dfas (180) aun se encuentren en cobranza, computados a partir del registro contable, entendiendose en este caso que se han agotado todas las acciones pertinentes. 5.- Es procedente acumular varios adeudos, siempre que correspondan a un mismo deudor, para efecto de declararlos como deuda de cobranza dudosa mediante Resoluci6n, u otros documentos segun sea el caso, aun cuando el deudor se encuentre incluido en los distintos registros contables. Asimismo tambien se procede acumular en una sola Resoluci6n a mas de un deudor para efecto de declarar las deudas de cobranza dudosa. Para realizar la Provisi6n de Cuentas de de Procedencia no Tributaria se debe tener en cuenta 10 siguiente: 1.- La Unidad de Finanzas debera registrar contablemente, los adeudos que pasados los ciento ochenta dfas (180), se encuentran aun pendiente por cobrar, para ello debera reclasificar como cuentas de cobranza dudosa, en la divisionaria y al finalizar el ejercicio econ6mico 6 segun sea el caso. 2.- EI porcentaje que se debe aplicar para el calculo de la provisi6n de cobranza dudosa ha side estimado par la Unidad de Finanzas, en base a la antiguedad de la deuda, calculando el porcentaje escalonado que se va incrementando al mayor numero de dfas vencidos de los derechos de cobro los cuales son los siguientes: Vencimiento Vencimiento a 180 dfas a mas 360 dfas La Entidad a traves de la Unidad de Finanzas debera realizar el siguiente procedimiento contable para las cuentas de : 1.- En la formulaci6n del balance de comprobaci6n mensual se verificara los saldos de las subdivisionarias de la Cuenta 12 Cuentas par Cobrar y de la Cuenta 17 Cuentas par Cobrar Diversas, que deben ser conciliadas y verificadas en los importes pendientes de cobra segun detalle de los analisis. 2.- Tener en cuenta al elaborar el Balance de Comprobaci6n la determinaci6n de los saldos por cobrar de cada una de las Cuentas del Balance. 3.- Las Cuentas par Cobrar can antiguedad igual a mayor a ciento ochenta dfas, seran reclasificadas como independientemente a la acci6n

4 de cobranza, registrando en las Cuentas Divisionarias 129 y 179 Cobranza Dudosa. 4.- Cabe senalar que la reclasificaci6n constituye solo al movimiento entre las cuentas divisionarias, que solo incide en la reclasificaci6n de las Cuentas de, correspondiendo el siguiente asiento: Clientes Cobranza Dudosa Clientes De la Administraci6n Multas De Educaci6n Otros General Cuentas por Cobrar Diversas Cuentas por Cobrar Diversas Otras Cuentas por Cobrar Diversas Multas 2) DETERMINACION Y REGISTRO CONTABLE DE LA PROVISION ANUAL Y EL DE CIERRE CONTABLE: 1.- Se procedera al Calculo de la Provisi6n de Cuentas de. aplicandose el porcentaje del 50% para las Cuentas por Cobrar vencidas dentro de los 180 dfas y del 100% al cierre del ejercicio contable. 2.- En caso de anos anteriores de acuerdo a su porcehtaje (%) determinado en el numeral VII, Punto EI importe de la Provisi6n para calculada de acuerdo a los numerales anteriores constituye la Provisi6n del Ejercicio, debiendose efectuar el siguiente registro contable: t Provisiones del Ejercicio XXX Cuentas de Cuentas de Provisi6n para Cuentas de XXX Provisi6n para cuentas de Provisi6n para Cuentas por Cobrar Provisi6n para Cuentas por Cobrar Diversas

5 4.- En caso de que hubiese un ajuste 0 extorno de la Provisi6n para Cuentas de sera contabilizado dependiendo del caso de las siguientes formas: Provisi6n para Cuentas de XXX Provisi6n para cuentas de Provisi6n para Cuentas por Cobrar Provisi6n para Cuentas por Cobrar Diversas Ingresos de Ejercicios Anteriores Devoluci6n de Provisiones de Ejercicios Anteriores Provisiones del Ejercicio Cuentas de Provisiones de Provisi6n para Cuentas de Provisi6n para cuentas de Provisi6n para Cuentas por Cobrar Provisi6n para Cuentas por Cobrar Diversas 5.- Habiendose efectuado la provisi6n en el perfodo y al cierre del Ejercicio, se procede a identificar las cuentas que cumplen con los factores concurrentes para la determinaci6n del castigo, iniciando de esta manera el procedimiento administrativo y judicial para la obtenci6n de la Resoluci6n autoritativa que servira para el castigo a efectuarse. AI finalizar el ejercicio fiscalia Unidad de Finanzas, procedera previa informe aplicar el castigo de las cuentas incobrables, segun corresponda: Factores concurrentes: Que se haya efectuado la respectiva provisi6n para cuentas de Cobranza Dudosa; Que se haya ejecutado la acci6n administrativa hasta el estado de establecer la incobrabilidad; Que la deuda haya permanecido impaga por un tiempo no menor de un ano, contado a partir de su exigibilidad. Que el monto exigible por cada deuda no supere una remuneraci6n minima vital mensual vigente al momenta de determinar el castigo Habiendose efectuado el registro contable de la provision para cuentas de cobranza dudosa, la Unidad de Finanzas en merito al informe de la cartera de cobranza, inicia el tramite del castigo directo.

6 La Unidad de Finanzas elevara para su aprobaci6n a la Oficina de Administraci6n y Finanzas la Resoluci6n que autoriza el castigo directo y que respalde el registro contable. La Oficina de Administraci6n y Finanzas, remite copia de la Resoluci6n autoritativa a la Unidad de Finanzas, para que efectue el procedimiento contable del respectivo castigo. EI castigo directo es un tratamiento contable que no significa extinci6n de la deuda, por 10 que las cuentas continuaran con el procedimiento de cobranza que corresponde, mientras no se extingan. La Unidad de Finanzas recibe una copia autenticada de la Resoluci6n y de la documentaci6n de Cobranza que sustente el registro contable del castigo directo Provisi6n para Cuentas de XXX Provisi6n para cuentas de Provisi6n para Cuentas por Cobrar Provisi6n para Cuentas por Cobrar Diversas Cuentas por Cobrar de Multas Cuentas por Cobrar Diversas Los Documentos fuentes que sustenten estos registros contables, se mantendran debidamente archivados para efectos de auditorias. ~1.1: CASTIGO INDIRECTO 1!1~~ '016\ I: 'j \0... ' l_r:".<;j~ ~~~ 1.- DETERMINACION DEL CASTIGO INDIRECTO Factores concurrentes Que se haya efectuado la respectiva provisi6n para cuentas de Cobranza Dudosa; Que la deuda, haya permanecido impaga por un tiempo no menor de un ano, a partir de su exigibilidad; Que se haya efectuado la(s) acci6n(es) judicial(es), a la que corresponde segun ley, hasta establecer la incobrabilidad; y Que el monto de la cobranza dudosa, por cada deuda, supere una remuneraci6n minima vital mensual, vigente al momenta de determinar el castigo. La Unidad de Finanzas habiendo efectuado el registro contable de la provisi6n, despues de haber agotado la via administrativa de cobro y sin haber logrado hacer efectivo el adeudo, el que no excedera del plazo de 1 ana a partir de su

7 CUENT AS DE COBRANZA DUDOSA exigibilidad, remite 10 actuado a la Oficina de Administracion, quien a su vez 10 remite a la Procuraduria del CONSUCODE, 0 a quien hag a sus veces, a fin de que inicie la demanda judicial correspondlente. La Unidad de Finanzas responsable de la cartera de cobranza, desarrollara las acciones que Ie permitan a la Oficina de Administracion y Finanzas solicitar la informacion pertinente de las causas judiciales iniciadas por la Procuraduria del CONSUCODE, asi como el resultado de su gestion. La Unidad de Finanzas organizara la documentacion original de cobranza y los que prueban la incobrabilidad del adeudo, procediendo a proyectar la resolucion que autoriza el castigo indirecto, para su posterior aprobacion de la Oficina de Administracion y Finanzas a fin de que emita la resolucion que respalde el registro contable La Oficina de Administracion y Finanzas hara liegar copia de la Resolucion a la Unidad de Finanzas, para que dicha informacion sustente el registro contable y el Castigo Indirecto Provision para Cuentas de XXX Provision para cuentas por cobrar Provision para Cuentas por Cobrar Provision para Cuentas por Cobrar Diversas Clientes Cobranza Dudosa Cuentas por Cobrar Diversas Los Documentos fuentes que sustenten estos registros contables, tam bien se mantendran debidamente archivados para efectos de auditorfas. Independientemente al incumplimiento de los factores concurrentes expuestos anteriormente, no se consideraran efectuado el castigo para cuentas incobrables, si no existe documentacion sustentatoria del derecho de cobro. La informacion de las acciones administrativas y judiciales se dara a conocer conforme se haya realizado los procesos de verificacion y actuacion de los mismos, para ser considerados antes del cierre Contable que sera presentada por la Entidad.

8 Consejo Superior cfe Contrataciones y JIcfquisiciones cfe{ p.stacfo 1?gso[uci6n 1f1 } ~f 2 (j)g CONSUCODEIPRE El Memorandum N /UFIN-MYJ de feclla 26 de Marzo de 2008 de la Unidad de Finanzas. Que, el Consejo Superior de Contrataciones y adquisiciones del Estado es un Organismo Publico Descentralizado, con autonomia Tecnica, Funcional, Presupuestal y Administrativa, adscrito al Ministerio de Economia y Finanzas; Que, mediante la Resolucion de Contaduria N EF/93. 01, del 29 de diciembre de 97 se aprobo el compendia de Normatividad Contable para la vigencia del Nuevo Plan Contable Gubernamental; Que, el numeral 6.7 del Instructivo N 3 Provision y Castigo de las Cuentas Incobrables establece que las entidades obligadas a aplicar el citado Instructivo, Elaboraran y aprobaran el instructivo interno correspondiente, adecuandolo a sus propias funciones, para su posterior remision a la Contaduria Publica de la Nadon; Que, para efectos de dar cumplimiento a los lineamientos selialados en el aludido dispositivo legal, es necesario aprobar la Directiva que establezca las Normas sobre Provision y Castigo de las Cuentas Incobrables; Que, de conformidad con 10 dispuesto al inciso 23) del articulo 7 del Reglamento de Organi::acion y Funciones del CONSUCODE, aprobado pol' Decreto Supremo N EF, con las visaciones de la Oficina de Administracion y Finanzas, Asesorfa Juridica y la Unidad de Finanzas: ARTICULO PRIMERO Aprobar la Directiva N CONSUCODE/PRE "Normas sobre Provision y Castigo de las Cuentas Incobrables" que consta de ocllo (8) Titulos, la misma que entrara en vigencia a partir del dia siguiente de lafecha de expedicion de la presente Resolucion.

9 ARTICULO SEGUNDO.- Disponer que la Oficina de Administracion y Finanzas remita copia de la presente Resolucion a la Contaduria Publica de la Nadon para los fines que la leyestablece.