REPÚBLICA DE GUINEA ECUATORIAL Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación Comité Nacional de Organización y Dirección de Conferencias

Transcripción

1 REPÚBLICA DE GUINEA ECUATORIAL Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación Comité Nacional de Organización y Dirección de Conferencias GUÍA INFORMATIVA DE LA VIGÉSIMA OCTAVA (28ª) SESIÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE LOS REPRESENTANTES PERMANENTES DEL 20 AL 21 DE JUNIO DE LA VIGÉSIMA QUINTA (25ª) SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO EJECUTIVO DEL 23 AL 24 DE JUNIO DE LA VIGÉSIMA TERCERA (23ª) SESIÓN ORDINARIA DE LA CONFERENCIA DE LA UA DEL 26 AL 27 DE JUNIO DE 2014 Malabo, junio 2014 Malabo, junio

2 Sumario 1- Introducción Puntos focales para la Información Protocolo Registro Reserva de Hotel Coordinación de Transporte Seguridad y Armas de fuego Prensa Acreditaciones Formalidades de visado Llegada al Aeropuerto de Malabo Sanidad Ceremonia de llegada y bienvenida Salida del aeropuerto Actos Oficiales Salida de Delegaciones.12 Anexo I- Formulario para Insignias de Seguridad Anexo II- Formulario para Vehículos de Alquiler Anexo III- Formulario para registro de armas de fuego...15 Anexo IV- Formulario de Acreditación para La Prensa

3 1.- INTRODUCCIÓN La información presentada en esta Guía Informativa es para los participantes en la Vigésima Octava (28) Sesión Ordinaria del Comité de los Representante Permanentes, la Vigésima quinta (25) Sesión Ordinaria del Consejo Ejecutivo y la Vigésima tercera Sesión Ordinaria de la Conferencia de la Unión Africana; que se celebrarán en Malabo, capital de la República de Guinea Ecuatorial, del 20 al 27 de junio de PUNTOS FOCALES PARA LA INFORMACIÓN EL Gobierno de la República de Guinea Ecuatorial pone a disposición de las Delegaciones e Invitados oficiales información necesaria para facilitar la buena coordinación de las actividades relacionadas con la organización de las Reuniones arriba mencionadas. Todas las acciones estarán a cargo del COMITÉ NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE CONFERENCIAS DE LA REPÚBLICA DE GUINEA ECUATORIAL. Para facilitar la efectividad de las actividades preparatorias de este importante evento, se aconseja a todos los Estados participantes y a sus Misiones Diplomáticas, e Invitados Especiales ponerse en contacto con los siguientes números de teléfonos, faxes y correos electrónicos: SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Coordinadora: Excma. Sra. Esperanza Gertrudis DAVIES EISO Telf. Fijo comitenacional.evento@gmail.com Excmo. Señor Tarsicio NGUEMA ONDO Nº. Telf Telf. Fijo SECRETARÍA TEÉCNICA Coordinador: Excmo. Sr. Angel MOKARA MOLEILA Nº. Telf comitenacional.evento@gmail.com Embajada de Guinea Ecuatorial en Addis Abeba, Etiopia: Excmo. Señor Simeón OYONO ESONO Tel: / embarege@gmail.com/oyonoesono10@yahoo.es. 3

4 3.- PROTOCOLO Una Comisión de honor constituida por Miembros del Gobierno asistirá a la ceremonia de bienvenida de los Jefes de Estado y de Gobierno. Un equipo de Oficiales de Protocolo será destacado en el Aeropuerto Internacional de Malabo para asegurar el recibimiento y traslado de las Delegaciones a sus respectivos lugares de residencias y hoteles. Un Oficial de protocolo será asignado a cada Delegación y servirá como enlace de comunicación entre la Delegación y la Secretaria. Para más información sobre los servicios de Protocolo, pueden contactar al: Excmo. Señor Jesús MBA BELA ABAHA Telf Ilmo. Señor Salvador ESONO OBONO Telf Ilmo. Señor Juan Francisco EBENDENG ANGO Telf Ilmo. Señor Tolomeo MICO NSIBI ANGONO Telf Ilma. Señora Rosa Anastasia EKENAGANDO ROKU Telf OFICINA REGISTRO LA SECRETARÍA ADMINISTRATIVA DEL COMITÉ NACIONAL DE ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE CONFERENCIAS DE LA REPÚBLICA DE GUINEA ECUATORIAL deberá disponer de las listas oficiales de las Delegaciones de cada Estado participante, e Invitados Especiales a más tardar el 30 de mayo de 2014, con el fin de llevar a cabo los preparativos y arreglos necesarios. Se sugiere a todos los Estados participantes y a los Invitados Especiales la necesidad de enviar las listas de los miembros de sus delegaciones al siguiente correo electrónico para tomar las disposiciones necesarias antes de la fecha arriba indicada. comitenacional.evento@gmail.com 4

5 5.- RESERVA DE HOTEL Las reservas de hoteles para las delegaciones se podrán hacer por una parte, a través de la Comisión de Alojamiento, ya que la mayoría de las disponibilidades de habitaciones estarán bajo control de la misma. Y la otra forma, sería que, las Representaciones Diplomáticas de los distintos países hagan sus reservas directamente con los establecimientos hoteleros y notificar a la Comisión de Alojamiento mediante la dirección de correo electrónico:comitenacional.evento@gmail.com La Comisión de Alojamiento dispondrá de reservas de habitaciones para cada Estado participante e Invitados Especiales en los diferentes hoteles de la Ciudad de Malabo: DISTRIBUCIÓN Una Villa Presidencial en Sipopo para Jefes de Estado y de Gobierno. Para los Representantes de Jefes de Estado y de Gobierno una Suite en un hotel. Para Ministro, Jefes de Delegación, Una Habitación en el Hotel. Para los Invitados Especiales: Una habitación en el Hotel. Para los Embajadores de la Unión Africana en Addis Abeba Una habitación en el Hotel. Diez (10) habitaciones a cada Delegación Oficial de Países Miembros de la Unión Africana. Para las demás Delegaciones: Se les hospedará en diferentes hoteles de la Ciudad de Malabo a través de la Comisión de Alojamiento. Se aconseja a las mismas delegaciones gestionar habitaciones en otros hoteles para los miembros restantes de sus respectivas delegaciones. El Gobierno de la República de Guinea Ecuatorial cubrirá los gastos de alojamiento y manutención del Presidente de la República y su esposa, o de su Representante, así como del Ministro Jefe de Delegación, y los Embajadores de COREP. Los demás miembros de las Delegaciones cubrirán sus respectivos gastos de alojamiento, manutención y transporte 5

6 6.- TRANSPORTE a. Para Jefes de Estado y de Gobierno: Motos para Escolta 1 coche Policía 1 Vehículo Protocolo 1 Mercedes Benz (VIP) 1 Vehículo para Seguridad 1 Vehículo para equipaje b. Para Primeras Damas: 1 Motos para la Escolta 1 Vehículo VIP 1 Vehículo Seguridad 1 Vehículo Protocolo c. Para el Representante del Jefe de Estado y de Gobierno: 1 Vehículo Policía 1 vehículo VIP 1 Vehículo Protocolo d. Delegación Ministerial: 1 Vehículo para el Ministro (Jefe de la Delegación Ministerial) COREP: Se les asignarán Minibuses e. Para las demás Delegaciones, unos autobuses recogerán a los delegados desde el Aeropuerto Internacional de Malabo hasta sus respectivos hoteles. Igualmente, se dispondrá de autobuses cada treinta (30) minutos desde los diferentes hoteles hasta el Centro de Conferencias de Sipopo durante las reuniones. Las Delegaciones Oficiales que deseen alquilar vehículos para este evento, deberán informarlo a la Comisión de Vehículos, o comunicarlo a la Secretaría Administrativa, al indicado.comitenacional.evento@gmail.com. 6

7 PASES PARA VEHÍCULOS Todos los vehículos que tengan que acceder a lugares relevantes como Centro de Conferencias, hoteles, palacios etc., deberán adquirir pases. Se proveerá para cada País, cinco (5) pases para vehículos. Esto es en adición a los coches oficiales que el Gobierno de Guinea Ecuatorial proveerá. Se aconseja a cada Delegación proporcionar las matrículas de los coches, los nombres y direcciones de los conductores a la Subcomisión de Vehículos. 7.- SEGURIDAD El Gobierno de Guinea Ecuatorial tomará todas las medidas de seguridad necesarias durante la Vigésima Octava (28) Sesión Ordinaria del Comité de los Representantes Permanentes, la Vigésima quinta (25) Sesión Ordinaria del Consejo Ejecutivo y la Vigésima Tercera (23) Sesión Ordinaria de la Conferencia de la Unión Africana. Para facilitar la entrada de los oficiales de seguridad portadores de armas que acompañan a los Jefes de Estado y de Gobierno, así como otras Personalidades, deberán notificar a la Secretaría Administrativa el nombre del propietario del Arma de fuego, Tipo, modelo, el número de serie, Calibre, cantidad de municiones, licencias del arma a través del E- mail. comitenacional.evento@gmail.com. También deberán incluir información detallada sobre las características de las armas de fuego y equipo de Comunicación de que son portadores. Cabe señalar que a cada Delegación Presidencial se le permite entrar en Guinea Ecuatorial con solo cinco (5) armas cortas. Los equipos de comunicación a ser usados por los oficiales de seguridad deben obtener autorización antes de su entrada en Guinea Ecuatorial. Solo un oficial de Seguridad armado estará permitido acompañar al Jefe de Estado y de Gobierno en todos los actos oficiales. El nombre de dicho oficial deberá comunicarse a la Secretaria de comité Organizador por Fax: / , al comitenacional.evento@gmail.com. Se aconseja a cada Delegación enviar los requisitos para la autorización de los servicios de Seguridad con la información contenida en el Anexo I. 7

8 8.-PRENSA Los miembros de la prensa internacional, los Medios Oficiales de Comunicación de cada estado Miembro de la Unión Africana y todos aquellos Medios de Comunicación que lo soliciten previamente ante la Misión Permanente de Guinea Ecuatorial ante la Unión Africana en Addis Abeba, la cual lo comunicará a la Sede, utilizando el formulario que se adjunta, serán bienvenidos para cubrir la Vigésima Octava (28) Sesión Ordinaria del Comité de los Representantes Permanentes, la Vigésima quinta (25) Sesión Ordinaria del Consejo Ejecutivo y la Vigésima tercera Sesión Ordinaria de la Conferencia de la Unión Africana que se celebrara en Malabo del 20 al 27 de junio de Con el propósito de facilitar la entrada y las actividades de la prensa se requiere que los Miembros de la prensa soliciten un permiso a la siguiente dirección de correo electrónico antes del 30 de mayo de 2014.comitenacional.evento@gmail.com o a los teléfonos del Excmo. Señor Teobaldo NCHASO MATOMBA o del Excmo. Señor Federico ABAGA ONDO ( ). Los miembros de la Prensa se registrarán en la Subcomisión de Prensa y se informará a la Secretaría Administrativa para facilitarles los correspondientes trámites de acreditación. Se adjunta el Formulario de acreditación para la prensa ANEXO III Se adjunta el Formulario de material de prensa ANEXO IV. 9.- DISTINTIVOS Y ACREDITACIÓN Tanto los Jefes de Estado y de Gobierno, sus Representantes, Jefes de Delegaciones, como las Primeras Damas se le proporcionarán una insignia especial (ping) que les permitirá el acceso a todas las dependencias y eventos. A los Ministros de Asuntos Exteriores se les dará una insignia plateada (ping). A otros Ministros se les proporcionara un distintivo ministerial especial. A los Delegados se les dará un distintivo de delegado que les permitirá el acceso a las dependencias y eventos relevantes. A los oficiales de seguridad se les proporcionará distintivo de seguridad que les dará acceso a las Áreas de Centro de Conferencias y hoteles. A los miembros de la prensa, se les adjudicará distintivo de prensa que les dará acceso a las áreas permitidas para la prensa 8

9 A los otros miembros de las delegaciones se les proporcionará distintivos de diferentes categorías: -el personal de apoyo de Guinea Ecuatorial (protocolo, azafatas, guías, domésticos, conductores, seguridad etc.)tendrá su propio distintivo de identificación. Todos los participantes deberán llevar siempre su distintivo asignado durante las Sesiones. A más tardar el día 10 de junio de 2014, se habilitará un Centro de Acreditaciones en el Hotel 3 de Agosto de Malabo, para los diferentes niveles y categorías de los participantes. Todos los participantes durante las reuniones deberán llevar los distintivos correspondientes. El distintivo es personal e intransferible. Para más información sobre las modalidades de acreditación, contacten al: Excmo. Señor Armando Dougan Champion Tel: Iltmo. Señor Armando ELA NSUE MANGUE, Telf Los miembros de las delegaciones rellenarán las fichas correspondientes, según categorías y servicios. El formulario para las acreditaciones se adjunta en el ANEXO I 10.- AVIONES PRESIDENCIALES Y PRIVADOS Los aviones presidenciales y privados que transportan delegados para la Vigésima Octava (28) Sesión Ordinaria del Comité de los Representantes Permanentes, la Vigésima quinta (25) Sesión Ordinaria del Consejo Ejecutivo y la Vigésima Tercera Sesión Ordinaria de la Conferencia de la Unión Africana, aterrizaran en el Aeropuerto internacional de Malabo. Para obtener el permiso de sobre vuelo y Aterrizaje deben suministrar la siguiente información relevante: 1. El nombre del avión 2. Tipo del avión 3. Puntos de entrada y salida de G.E 4. Código de llamada 5. Fecha, hora de llegada y salida Deberá comunicarse a la Secretaria del Comité Organizador a través de un documento enviado por Fax: nº o al comitenacional.evento@gmail.com antes de 30 de mayo de

10 14.- FORMALIDADES DE VISADO Los miembros de las Delegaciones Oficiales y de Expertos portadores de pasaportes diplomáticos, oficiales y de servicio de los Estados Miembros donde Guinea Ecuatorial no tiene Misión Diplomática o Consular, obtendrán visados gratis a su llegada al aeropuerto de Malabo, previo envío de las respectivas listas oficiales de sus delegaciones y sus copias de pasaportes a los siguientes embarege@gmail.com oyonoesono10@yaho.es comitenacional.evento@gmail.com Para los Representantes Oficiales y Expertos portadores de pasaportes de las Naciones Unidas y de la Unión Africana que viajan a G.E para asistir a las Sesiones, se les concederá el visado a la llegada una vez presentada su Carta de Invitación formal o que figuren en la lista oficial de la Delegación de la UA. Las Delegaciones que salen donde G.E tiene Misión Diplomática o Consular, deberán formalizar previamente los tramites de visados. Los detentores de pasaportes ordinarios pagarán sus visados de entrada en el Aeropuerto Internacional de Malabo. Los Delegados que se encuentren fuera del lugar donde Guinea Ecuatorial tiene una Misión Diplomática o Consular, deberán contactar a la Misión Permanente de Guinea Ecuatorial en Addis Abeba, Etiopia, la cual remitirá toda la información requerida al delegado a la Oficina de la Coordinación en Malabo para su aprobación y posterior devolución a esa Misión Diplomática, por el mismo conducto, con el fin de remitirle la autorización para concederle el visado aeroportuario a su llegada al País. 10

11 11.- LLEGADA AL AEROPUERTO INTERNACIONAL DE MALABO A. ) Jefes de Estado y de Gobierno A la llegada del avión que lleve a un Jefe de Estado o de Gobierno, el oficial de protocolo y el embajador de respectivo país, si existiese, subirán al avión para invitar al Jefe de estado o de Gobierno. Después de descender el Jefe de Estado o de Gobierno de avión, será recibido al pie del avión por una Comisión de Honor. Se entregará un ramo de flores al Jefe de Estado y a la Primera Dama, si estuviese. Los demás miembros que se encuentran colocados a lo largo de la alfombra roja, serán presentados al Jefe de Estado o de Gobierno por el Director de Protocolo, seguido de los oficiales de la UA. El Jefe de Estado o de Gobierno pasará por un pasillo militar de honor hasta introducirse en el vehículo oficial que le trasladará a su residencia oficial junto a la caravana correspondiente. B.)Ministros Extranjeros A la llegada de los Ministros extranjeros por avión privado o comercial, serán recibidos por un Alto Representante del Gobierno. El Ministro visitante será acompañado a la sala VIP para un breve descanso. Se acompañará al Ministro al vehículo designado para conducirle a su hotel. C.) Otros participantes Todos los demás Participantes y Delegados serán recibidos por Oficiales de Protocolo designados por el Comité Nacional de Organización y Dirección de Conferencias y por oficiales de la UA, quienes les conducirán a las Salas habilitadas para ello, antes de su traslado a sus respectivos Hoteles. 11

12 12.-SANIDAD El Gobierno de la República de Guinea Ecuatorial pone a disposición de todas las Delegaciones Oficiales la Vigésima Octava (28) Sesión Ordinaria del Comité de los Representantes Permanentes, la Vigésima quinta (25) Sesión Ordinaria del Consejo Ejecutivo y la Vigésima tercera Sesión Ordinaria de la Conferencia de la Unión Africana, para obtener los Servicios Sanitarios de Auxilio y Urgencia, instalados en la Ciudad de Sipopo. Los Servicios Sanitarios, ruegan a todos los miembros de las Delegaciones Oficiales e Invitados Especiales, que dispongan del carnet de vacunación internacional actualizado. Contacto: / CEREMONIA DE LLEGADA Y BIENVENIDA A LOS LUGARES DE LA SESIÓN 1. El día 26 de junio de 2014, y según la hora acordada por los Servicios de Protocolo, llegarán los Jefe de Estado y de Gobierno a la Sala de Conferencias de Sipopo, 2. Los Jefes de Estado y de Gobierno serán acompañados a la sala de espera donde serán recibidos por el Presidente de la República, Jefe de Estado y de Gobierno S.E. OBIANG NGUEMA MBASOGO y el Presidente en ejercicio de la UA SALIDA DE LOS LUGARES DE LA SESIÓN Al término de cada Sesión, los Jefes de Estado y de Gobierno pasarán a una Sala de espera para una breve instancia con el propósito de tener una salida ordenada. 15.-ACTOS OFICIALES 1. Banquettes Un Banquete ofrecido por, S.E. OBIANG NGUEMA MBASOGO, Presidente de la República Jefe de Estado y de Gobierno, el 26 de junio de 2014 en las inmediaciones de la sala de Conferencias de Sipopo. 2. Recepciones El Ministro de AAEE y Cooperación en honor a los participantes de la Vigésima quinta (25) Sesión Ordinaria del Consejo Ejecutivo de la UA ofrecerá una recepción el día 23 de junio de 2014 en HOTEL SOFITEL SIPOPO. Igualmente se ofrecerá una recepción el 20 de junio de 2014 a los Miembros de la Vigésima Octava (28) Sesión Ordinaria del 12

13 Comité de los Representantes Permanentes, de la Unión Africana SALIDA DE LAS DELEGACIONES DE GUINEA ECUATORIAL A la salida de los Jefes de Estado y/o de Gobierno de sus respectivas Villas hacia el aeropuerto serán despedidos por una Comisión de Honor a la entrada de la Sala VIP de aeropuerto. Los Jefes de Estado y/o de Gobierno harán una breve estancia en la Sala VIP Se le ofrecerá refrescos, Después de su corta estancia en la sala, los Jefes de Estado y/o de Gobierno se dirigirán a la alfombra roja hacia el pasillo militar de honor para el embarque en el avión presidencial, Los Jefes de Estado y/o de Gobierno se despedirán de la Comisión de Honor, Salida de avión, Las salidas de los demás miembros de las delegaciones se harán conforme a las formalidades de llegada. Fin de la Sesión ******

14 ANEXO I FORMULARIO PARA INSIGNIAS DE SEGURIDAD PARA LA VIGÉSIMA OCTAVA (28) SESIÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE LOS REPRESENTANTES PERMANENTES; LA VIGÉSIMA QUINTA (25) SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO EJECUTIVO Y LA VIGÉSIMA TERCERA SESIÓN ORDINARIA DE LA CONFERENCIA DE LA UNIÓN AFRICANA DEL 20 AL 27 DE JUNIO DE 2014; (ADJUNTAR CON LA NOTA VERBAL) UTILIZAR MAYÚSCULAS Nombre Apellidos Número del DNI/Pasaporte País /Organismo Firma del titular Categoría de distintivos: 1. Ministro 2. Delegado 3. Seguridad armada 4. Seguridad no armada 5. Protocolo 6. Invitado Especial 7. Primera-Dama 8. Comisión Unión Africana 9. Comité Nacional de Organización y Dirección de Conferencias (CNODC) 10. Ayudante de Campo 11. Observador 12. Prensa 13. Conductor Comprobado por:.firma: Fecha: Dirigir hacia estación foto:

15 ANEXO II COCHES DE ALQUILER PARA LA VIGÉSIMA OCTAVA (28) SESIÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE LOS REPRESENTANTES PERMANENTES; LA VIGÉSIMA QUINTA (25) SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO EJECUTIVO Y LA VIGÉSIMA TERCERA SESIÓN ORDINARIA DE LA CONFERENCIA DE LA UNIÓN AFRICANA DEL 20 AL 27 DE JUNIO DE 2014; (Agregar con el escrito de la Autoridad competente) Nombre de la Compañía/Particular Número de Teléfono Marca y Modelo del Coche Matrícula Nombre del Conductor Apellidos del Conductor Número de teléfono del Conductor Permiso de Conducir Fecha de Expedición Fecha de Caducidad 15

16 ANEXO III FORMULARIO PARA REGISTRO DE ARMAS DE FUEGO PARA LA VIGÉSIMA OCTAVA (28) SESIÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE LOS REPRESENTANTES PERMANENTES; LA VIGÉSIMA QUINTA (25) SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO EJECUTIVO Y LA VIGÉSIMA TERCERA SESIÓN ORDINARIA DE LA CONFERENCIA DE LA UNIÓN AFRICANA DEL 20 AL 27 DE JUNIO DE 2014; NOMBRE APELLIDO NACIONALIDAD SEXO TITULO DE TRABAJO Nº DE PASAPORTE TIPO DE ARMA FABRICANTE MODELO Y CALIBRE NUMERO DE SERIE NUMERO DE MUNICIONES EQUIPO ESPECIAL FIRMA 16

17 ANEXO IV FORMULARIO DE ACREDITACION PARA LA PRENSA PARA LA VIGÉSIMA OCTAVA (28) SESIÓN ORDINARIA DEL COMITÉ DE LOS REPRESENTANTES PERMANENTES; LA VIGÉSIMA QUINTA (25) SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO EJECUTIVO Y LA VIGÉSIMA TERCERA SESIÓN ORDINARIA DE LA CONFERENCIA DE LA UNIÓN AFRICANA DEL 20 AL 27 DE JUNIO DE 2014; APELLIDO (SR/SRA/SRTA): NOMBRE/S: NACIONALIDAD: SEXO: ORGANISMO DE PRENSA: Nº DE PASAPORTE: Nº DE IDENTIFICACION PROFESIONAL Nº DE REGISTRO DEL MATERIAL Trabajo a realizar en Malabo PERIODISTA CAMAROGRAFO FOTOGRAFO TECNICO OTROS ESPECIFICAR 17

18 DIRECCION DE CONTACTO: TELEFONOS: FAX: FECHA Y HORA DE LLEGADA: Nº DE VUELO: FIRMA: FECHA: 18