Uso de la Ayuda en pantalla

Transcripción

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2 Uso de la Ayuda en pantalla Acerca de las funciones incorporadas de la Ayuda Uso de la Ayuda Uso de la ventana Instrucciones de uso Uso de otras funciones de ayuda

3 Acerca de las funciones incorporadas de la Ayuda Adobe Acrobat 6.0 Standard incorpora muchas funciones que le ayudan mientras trabaja, incluida la ventana Ayuda que está utilizando ahora. Para obtener el máximo beneficio de los diversos componentes de la Ayuda, es conveniente familiarizarse con las diferentes formas de obtener respuestas a sus preguntas: Documentación de la Ayuda. Páginas Instrucciones de uso. (Consulte Uso de la ventana Instrucciones de uso.) Botones de Ayuda en los cuadros de diálogo, recursos en línea y guías para plug-ins. (Consulte Uso de otras funciones de ayuda.) Nota: no hay ninguna guía del usuario en papel de este producto. En la Ayuda se incluye todo el contenido que puede buscar en cualquier guía del usuario (listas de referencia, introducciones, explicaciones, descripciones y procedimientos). Sin embargo, puede imprimir temas de la Ayuda concretos. (Consulte Impresión de los temas de la Ayuda.) Los consejos de herramientas identifican los distintos botones, herramientas y controles del área de trabajo. Estas pequeñas ventanas aparecen cuando el puntero se desliza sobre el elemento que se quiere identificar. Los consejos de herramientas también están disponibles en algunos cuadros de diálogo.

4 Uso de la Ayuda Acrobat 6.0 incorpora documentación completa en un sistema de ayuda totalmente accesible. En la documentación de la Ayuda se explican con detalle las herramientas, comandos, conceptos, procesos y métodos abreviados de teclado. Para abrir la Ayuda: Elija Ayuda > Ayuda completa de Acrobat 6.0. Se abre la Ayuda completa de Acrobat 6.0 en una ventana independiente con dos paneles: un panel de navegación a la izquierda y un panel de temas a la derecha. Utilice las fichas del panel de navegación de la Ayuda para buscar los temas que desee leer. Por ejemplo, si hace clic en un título de Contenido, se abre ese tema en el panel de temas. Ayuda completa de Acrobat 6.0 A. Fichas Contenido, Buscar e Índice del panel de navegación de la Ayuda B. Panel de temas de la Ayuda Puede arrastrar la barra vertical entre los dos paneles para cambiar el ancho. Puede arrastrar la esquina inferior derecha para ajustar toda la ventana. Con el menú contextual (Windows), también puede mover, cambiar el tamaño, maximizar o minimizar la ventana Ayuda en función de sus necesidades. La ventana Ayuda continúa visible hasta que se cierra. Para cerrar la Ayuda: Haga clic en el botón Cerrar. Subtemas relacionados: Uso del panel de navegación de la Ayuda para buscar temas Navegación por el historial de la sesión de Ayuda Impresión de los temas de la Ayuda

5 Uso del panel de navegación de la Ayuda para buscar temas Cuando se abre la ventana Ayuda, aparece la ficha Contenido en el panel de navegación. Haga clic en las fichas para alternar entre Contenido, Buscar e Índice. Ficha Contenido Utilice la ficha Contenido para ver los temas de la Ayuda organizados por tema, al igual que la tabla de contenido de un libro. Haga clic en los iconos de la izquierda de los elementos para contraer o expandir el esquema. Ficha Buscar Use la ficha Buscar para localizar una palabra específica en la Ayuda. Escriba la palabra en el cuadro de texto y haga clic en Buscar. En la lista de resultados se muestran los títulos de todos los temas en los que aparece la palabra deseada, en el orden en que aparecen en la ficha Contenido. Nota: no se pueden usar operadores booleanos (como AND, OR, NOT o comillas dobles) para limitar o afinar la búsqueda en la Ayuda. Si escribe más de una palabra, el resultado de la búsqueda incluirá todos los temas en los que aparece al menos una de las palabras que se han buscado. Ficha Índice Utilice la ficha Índice para encontrar los temas de la ayuda en una lista alfabética de términos sobre diversas funciones, características y conceptos. Puede examinar el índice de dos formas: Haga clic en los controles (+ o -) para expandir o contraer las entradas debajo de una letra del alfabeto, desplazarse al término que desee y hacer clic en un vínculo para abrir el tema de la Ayuda relacionado. También puede usar el menú emergente Mostrar para expandir la lista de una sola letra del alfabeto, y luego desplazarse y hacer clic en un vínculo para abrir el tema de la Ayuda.

6 Navegación por el historial de la sesión de Ayuda El sistema de ayuda mantiene un historial de las sesiones de Ayuda para que pueda volver una y otra vez rápidamente a los temas que se han abierto. Puede usar los botones de flecha en la barra de herramientas Ayuda. Haga clic en el botón Tema anterior para volver a los temas que ya ha abierto en esa sesión de Ayuda. Haga clic en el botón Tema siguiente para avanzar en el historial de la sesión de Ayuda. Al cerrar la Ayuda, finalizará la sesión. Esta acción borra el historial de la Ayuda.

7 Impresión de los temas de la Ayuda Se puede imprimir cualquier tema de la documentación de la Ayuda. Cada tema debe imprimirse individualmente. No se pueden imprimir varios temas a la vez o secciones enteras de la Ayuda en la ventana Ayuda. Sin embargo, el CD de instalación de Acrobat 6.0 incluye toda la documentación de la Ayuda completa de Acrobat 6.0 en un PDF de Adobe que se puede imprimir parcialmente o en su totalidad. Para imprimir un tema de la Ayuda: 1. Abra el tema de la Ayuda que desee imprimir. 2. Haga clic en Imprimir tema en la barra de herramientas de la Ayuda.

8 Uso de la ventana Instrucciones de uso La ventana Instrucciones de uso complementa la Ayuda completa de Acrobat 6.0 al presentar procedimientos paso a paso para un cierto número de tareas. La ventana Instrucciones de uso aparece a la derecha de la ventana del documento de forma que nunca bloquea la vista del documento abierto. De forma predeterminada, se abre la página inicial de Instrucciones de uso cuando se inicia la aplicación. Nota: en las páginas de Instrucciones de uso se describe un cierto número de tareas comunes y sólo proporciona una mínima información. Para obtener una documentación completa, consulte Uso de la Ayuda. Para abrir o cerrar la ventana Instrucciones de uso: Realice una de las acciones siguientes: Elija Ayuda > Instrucciones de uso > Ventana Instrucciones de uso. Elija Ver > Ventana Instrucciones de uso. En el área de barras de herramientas, haga clic en el botón Instrucciones de uso. (Use esta opción si abre Acrobat en el explorador Web.) Haga clic en el botón Ocultar para cerrar la ventana Instrucciones de uso. Puede controlar si siempre se abre la ventana Instrucciones de uso al iniciar la aplicación. Seleccione la opción Mostrar la ventana Instrucciones de uso al inicio en la parte inferior de la página inicial de Instrucciones de uso, o elija Mostrar la ventana Instrucciones de uso al inicio en el menú Instrucciones de uso. Cuando se cierra la ventana Instrucciones de uso, puede abrirla para temas de Instrucciones de uso concretos con los comandos "Instrucciones de uso..." en diversos menús de la barra de herramientas, seleccionando una página específica en el menú de botones Instrucciones de uso, o eligiendo Ayuda > Instrucciones de uso..., y seleccionando un tema específico en el menú. Apertura de una página de temas de Instrucciones de uso desde un menú de la barra de herramientas (izquierda) y desde el menú Instrucciones de uso (derecha). También puede acoplar la ventana Instrucciones de uso a la derecha o izquierda de la ventana del documento. Para acoplar la ventana Instrucciones de uso: Haga clic con el botón derecho (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en la barra de título Instrucciones de uso, y seleccione Acoplado a la izquierda o Acoplado a la derecha. La dimensión horizontal de la ventana Instrucciones de uso es fija y no se puede cambiar. Se puede ajustar la dimensión vertical para adaptarla a cualquier cambio que se haga en el panel del documento. Subtemas relacionados: Navegación por las páginas de Instrucciones de uso

9 Navegación por las páginas de Instrucciones de uso De forma predeterminada aparece la página inicial de Instrucciones de uso cuando se elige Ver > Ventana Instrucciones de uso. La página inicial de Instrucciones de uso contiene vínculos a las páginas de Instrucciones de uso que están organizadas en diversas categorías. Otros vínculos son referencias cruzadas que abren otra página de Instrucciones de uso o un tema relacionado en la documentación de Ayuda. (Consulte Uso de la Ayuda.) La ventana Instrucciones de uso incluye los botones Atrás y Adelante que puede usar para navegar por las páginas visitadas en la sesión actual. También puede hacer clic en el botón de la página inicial de Instrucciones de uso para volver a esa página. Sin embargo, si vuelve a la página inicial, ya no podrá utilizar los botones Atrás y Adelante para navegar por las páginas que se han abierto en la sesión anterior de Instrucciones de uso.

10 Uso de otras funciones de ayuda Puede usar otros recursos para encontrar respuestas a sus preguntas: Algunos cuadros de diálogo incluyen botones de Ayuda. Cuando hace clic en estos botones de Ayuda, se abre la ventana Ayuda con el tema relacionado mostrado en el panel de temas. El menú Ayuda contiene comandos que vinculan a variosrecursos de información en línea, como el sitio para registrar la copia de Acrobat 6.0 y referencias, como Información del sistema (sólo Windows). El vínculo del menú Ayuda a Acrobat Online conduce a otros vínculos donde se puede descargar software, consultar información sobre el producto, documentos de soporte técnico y mucho más.

11 Novedades de Adobe Acrobat 6.0 Introducción a las nuevas funciones Creación de documentos PDF de Adobe Revisión e inserción de comentarios Seguridad del documento y firmas digitales Nuevas funciones adicionales

12 Introducción a las nuevas funciones Con Adobe Acrobat 6.0 Standard, las nuevas funciones y mejoras permiten a las empresas simplificar todos los procesos relacionados con documentos. Acrobat es la piedra base de las soluciones Adobe epaper. La nueva interfaz de usuario basada en tareas permite realizar las tareas rutinarias con facilidad. Las mejoras de seguridad proporcionan un mayor control sobre los documentos compartidos. Los grupos de trabajo grandes pueden utilizar las funciones de revisión automatizadas y un variado conjunto de herramientas para la inserción de comentarios. Así mismo, la creación de archivos PDF (Portable Document Format) de Adobe es más fácil que nunca y existe una mayor integración entre Acrobat y las aplicaciones de Microsoft Office e Internet Explorer para Windows.

13 Creación de documentos PDF de Adobe Acrobat 6.0 proporciona compatibilidad mejorada para crear documentos PDF de Adobe desde muchas de sus aplicaciones preferidas. Creación de documentos PDF con el botón derecho del ratón (Windows) Puede crear con comodidad documentos PDF a partir de prácticamente cualquier archivo sin salir del escritorio. En el Explorador de Windows, haga clic con el botón derecho en un archivo o archivos seleccionados y elija Convertir a PDF de Adobe, Combinar en Adobe Acrobat o Convertir a PDF de Adobe y enviar por correo electrónico (no disponible para todos los tipos de archivos). Dependiendo del tipo de archivo que convierta, se abrirá Acrobat o la aplicación original y el archivo se convertirá a PDF de Adobe. Creación de documentos PDF mediante un solo botón desde Internet Explorer (Windows) Acrobat agrega un botón a la barra de herramientas de Internet Explorer 5 o posterior para permitir la conversión de la página Web que está viendo en estos momentos en un archivo PDF de Adobe, o bien convertirlo e imprimirlo en una sola operación. Creación de documentos PDF mediante un solo botón desde Microsoft Outlook (Windows) Acrobat agrega un botón a MS Outlook que permite convertir los archivos al formato PDF de Adobe y adjuntarlos a un mensaje de correo electrónico. Tamaños de página personalizados Acrobat 6.0 cuenta con una interfaz mejorada para agregar tamaños de página personalizados a la impresora PDF de Adobe. Creación de archivos PDF desde varios archivos Puede combinar con facilidad varios archivos de distintas aplicaciones en un documento PDF mediante el comando Crear PDF > De varios archivos. Creación de un archivo PDF desde capturas de pantalla Ahora puede crear archivos PDF desde capturas de pantalla. En primer lugar, capture la imagen deseada en el Portapapeles. A continuación, en Acrobat, elija Archivo > Crear PDF > Desde imagen del Portapapeles. Crear PDF desde un archivo de MS Office Ahora puede utilizar el comando Crear PDF - De archivo para convertir archivos de Word, Excel y PowerPoint a PDF desde Acrobat. También puede seguir creando documentos PDF fácilmente desde las aplicaciones de MS Office.

14 Revisión e inserción de comentarios Acrobat 6.0 ha mejorado notablemente las funciones del ciclo de revisión. Revisión basada en correo electrónico En lugar de enviar un documento como un archivo adjunto por correo electrónico, puede iniciar una revisión automatizada basada en correo electrónico. Los revisores pueden agregar comentarios y hacer clic en el botón Enviar comentarios para devolver los comentarios como un archivo adjunto por correo electrónico. A continuación, puede importar automáticamente sus comentarios en el documento PDF original abriendo simplemente el archivo adjunto. Revisión administrada basada en explorador (Windows) Si alguno de los revisores utiliza el sistema Windows, puede configurar una revisión basada en explorador. Al igual que en las revisiones basadas en correo electrónico, Acrobat 6.0 incluye funciones para ayudarle en cada fase de la revisión basada en explorador. Por ejemplo, cuando inicia una revisión basada en el explorador, los participantes reciben un mensaje de correo electrónico con un archivo de configuración adjunto. Cuando los revisores abren este archivo adjunto, se abre una copia del documento PDF en un explorador Web y sus valores de revisión se configuran. Rastreador de revisiones Utilice el Rastreador de revisiones para administrar las revisiones que ha iniciado o en las que está tomando parte. Si ha empezado la revisión, puede utilizar el Rastreador de revisiones para enviar recordatorios de revisión, invitar a más revisores y administrar la revisión. Nuevas herramientas de inserción de comentarios Acrobat 6.0 incluye un conjunto ampliado de herramientas para la inserción de comentarios, incluidas ediciones del texto y funciones de sello adicionales. Lista de comentarios En la Lista de comentarios se muestran todos los comentarios del documento. Desde esta lista puede ordenar, filtrar y cambiar el estado de los comentarios. También puede importar y exportar comentarios y crear un resumen de los mismos. Resumen de comentarios Puede resumir con facilidad los comentarios del documento e imprimir directamente el resumen resultante o guardarlo como un documento PDF separado. Existen varios modos de dar formato a los resúmenes de comentarios; por ejemplo, puede mostrar líneas de conexión entre los comentarios y los elementos de la página a los que hacen referencia.

15 Seguridad del documento y firmas digitales Gracias a la compatibilidad mejorada para los proveedores de firmas, la interfaz totalmente rediseñada y la posibilidad de certificar los documentos, Acrobat 6.0 ofrece unas excelentes medidas de seguridad para poder compartir documentos importantes. Certificar un documento Cuando agrega una firma de certificación a un documento, está certificando su contenido y especificando los tipos de cambios que pueden realizarse en él. Métodos de certificación mejorados Acrobat cuenta ahora con compatibilidad integrada para la Seguridad mediante certificado de Windows y los métodos de seguridad de otros fabricantes. Interfaz mejorada La inclusión de firmas digitales y medidas de seguridad es ahora mucho más sencilla gracias a la interfaz rediseñada. Administrador de confianza para componentes multimedia Puede definir las preferencias del Administrador de confianza para disponer de varias opciones de reproducción para los documentos de confianza y no de confianza que contienen clips multimedia.

16 Nuevas funciones adicionales Acrobat 6.0 cuenta con muchas funciones nuevas más para mejorar el método de trabajo de los usuarios. Búsqueda mejorada Puede realizar búsquedas fácilmente en una carpeta de archivos PDF de Adobe para encontrar una palabra o una frase determinadas, independientemente de si dicha carpeta se encuentra en su equipo o en la red. Acrobat ya no necesita la creación previa de un índice. Puede incluso buscar en los archivos PDF en Internet. Además, ahora puede buscar en más partes de los archivos PDF de Adobe, como los marcadores, las anotaciones, la estructura del documento y los metadatos del documento. Barra de herramientas Propiedades La barra de herramientas Propiedades permite cambiar con facilidad las propiedades de muchas herramientas y objetos, como comentarios, vínculos y marcadores. Leer en voz alta Puede utilizar la función Leer en voz alta para leer a viva voz la parte del documento PDF de Adobe que desee: una página, una sección o todo un documento.

17 Aprendizaje de Adobe Acrobat Introducción Cómo obtener ayuda Trabajo con Acrobat Otros recursos de aprendizaje Servicio de atención al cliente

18 Introducción Adobe Acrobat Standard incluye herramientas que permiten realizar muchas más tareas, aparte de la creación de documentos PDF, y que ofrecen todas las funciones necesarias para realizar el proceso de documentos. Desde la creación, mediante un solo botón, de documentos PDF en muchas de las aplicaciones más populares hasta potentes herramientas de revisión e inserción de comentarios, Acrobat proporciona una gran oferta de herramientas para agilizar el intercambio y la revisión de documentos empresariales. Adobe Acrobat está diseñado para adaptarse a las necesidades de diferentes usuarios en distintos entornos de trabajo. Acrobat Standard contiene las funciones más útiles para los profesionales empresariales. Acrobat Professional se basa en Acrobat Standard para proporcionar funciones especializadas para diseñadores, ingenieros y profesionales y programadores de IT. Para obtener más información acerca de las diferencias entre Acrobat Standard y Acrobat Professional, visite Subtemas relacionados: Conceptos básicos Creación de documentos que cualquier usuario puede abrir Documentos más fáciles de leer Cómo agilizar las revisiones Protección y firma digital de documentos PDF de Adobe Preparación del archivo para la salida

19 Conceptos básicos Cuando crea un documento PDF de Adobe, la información del documento original se convierte en texto y gráficos en el documento PDF. Dependiendo de la configuración que utilice durante la conversión y el tipo archivo que esté convirtiendo, el documento también puede incluir elementos adicionales, como marcadores y vínculos a la Web. Por ejemplo, si el documento original contiene una tabla de contenido, esta información puede convertirse en un conjunto de marcadores en el documento PDF de Adobe, permitiendo a los lectores desplazarse rápidamente a una sección concreta del documento. Pero incluso si el documento original no contiene esta clase de información útil, puede agregar muchos de estos elementos una vez creado el documento PDF. Estos elementos que agrega a Acrobat se denominan anotaciones e incluyen información como, por ejemplo, vínculos, marcadores, archivos adjuntos y comentarios. Las anotaciones que agregue a un documento PDF se guardan con el documento. Conversión del documento original (izquierda) a PDF de Adobe (centro) y, a continuación, adición de las anotaciones en Acrobat (derecha) Por último, recuerde que los documentos PDF de Adobe están especialmente diseñados para la distribución de documentos. Aunque puede realizar algunas modificaciones en los documentos PDF (por ejemplo, eliminar una página o corregir una palabra mal escrita), Acrobat no es una aplicación de creación de documentos. Si tiene que realizar muchos cambios en un documento, es mejor editar el archivo de origen o, si no está disponible, convertir el PDF en.rtf,.doc o en cualquier otro formato para su edición.

20 Creación de documentos que cualquier usuario puede abrir El primer paso para utilizar Acrobat consiste en crear un documento PDF de Adobe. Los documentos PDF conservan el aspecto de sus documentos originales, por tanto no tiene que preocuparse por la calidad del documento cuando convierte los archivos en PDF. Además, como los documentos PDF pueden verse en las plataformas Windows, Mac OS o UNIX que utilizan el software Adobe Reader gratuito, cualquier usuario puede ver e imprimir documentos PDF sin necesidad de disponer de las aplicaciones originales. Acrobat ofrece varios métodos de creación de documentos PDF de Adobe desde una amplia gama de orígenes. Uno de los más fáciles en Windows consiste en hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo o grupo de archivos en el Explorador de Windows. A continuación, puede seleccionar Convertir a PDF de Adobe, Combinar en Adobe Acrobat o Convertir a PDF de Adobe y enviar por correo electrónico (no disponible para todos los tipos de archivos). Dependiendo del tipo de archivo que convierta, se abrirá Acrobat o la aplicación original y el archivo se convertirá a PDF de Adobe. Acrobat también incluye la creación de documentos PDF mediante un solo botón desde las aplicaciones de Microsoft Office e Internet Explorer para Microsoft Windows. Por ejemplo, puede convertir un documento de MS Word a PDF de Adobe haciendo clic en uno de los botones Crear PDF que se agregan a la barra de herramientas de Word. Además, puede utilizar el comando Imprimir disponible en la mayoría de aplicaciones para crear un documento PDF "imprimiendo" en la impresora PDF de Adobe. En algunas aplicaciones de creación, como Adobe FrameMaker y Adobe InDesign, puede utilizar los comandos Guardar como o Exportar. Puede incluso crear documentos PDF a partir de documentos impresos y páginas Web. En Acrobat, elija Archivo > Crear PDF > Desde el escáner o Desde página Web. Supongamos que tiene varios documentos diferentes de distintas aplicaciones y los quiere convertir a PDF de Adobe. Quizás tenga un documento Word que desea combinar con una presentación de PowerPoint y algunas estadísticas actualizadas enviadas al sitio Web de su empresa. Acrobat le permite combinar con facilidad varios archivos en un solo documento PDF. Sólo tiene que elegir Archivo > Crear PDF > De varios archivos. En el Explorador de Windows, también puede hacer clic con el botón derecho en los archivos seleccionados y elegir Combinar en Adobe Acrobat. Combinación de documentos de varias aplicaciones en un documento PDF de Adobe

21 Documentos más fáciles de leer Después de crear el documento PDF de Adobe, puede aumentar su utilidad agregando anotaciones, como pueden ser vínculos de navegación, marcadores, encabezados y pies de página, marcas de agua y fondos, así como archivos adjuntos. Estos elementos adicionales convierten los documentos PDF de Adobe en línea en herramientas mucho más útiles que un simple documento impreso. Las anotaciones agregadas aumentan la utilidad de los documentos PDF A. Marcadores B. Encabezado C. Marca de agua D. Vínculo a otra página E. Clip de película Por ejemplo, puede agregar marcadores para todos los encabezados principales de un informe o para los gráficos y figuras más relevantes, de modo que la atención de los lectores se dirija a los puntos más importantes. Si ha creado un único documento PDF a partir de varios archivos de origen, puede agregar un pie de página con el título y el número de página del documento para dar coherencia al PDF. Si el documento también va a estar disponible en la Web, puede agregar un fondo con el logotipo de su empresa y una declaración de confidencialidad. Acrobat también incluye un potente motor de búsqueda con una sencilla interfaz que permite realizar búsquedas en una estructura de archivos con la misma facilidad que en un solo documento. El motor admite criterios de búsqueda avanzados, como operadores booleanos, y permite realizar búsquedas en las anotaciones y marcadores. También permite buscar en documentos PDF ubicados en Internet desde Acrobat 6.0.

22 Cómo agilizar las revisiones Si quiere revisar el contenido de su documento PDF de Adobe e incluir comentarios, puede iniciar la revisión automatizada basada en correo electrónico para simplificar el proceso. Si tanto Usted como sus revisores utilizan sistemas Windows, también puede realizar una revisión basada en explorador. Las funciones de revisión agilizan el proceso de revisión de documentos porque ofrecen muchas herramientas y la posibilidad de automatización. Y mejor aún, ya no es necesaria la formación para Usted ni para los participantes en la revisión. Acrobat le guía a lo largo de todo el proceso. Por ejemplo, supongamos que el equipo de proyecto, que incluye a varias personas que trabajan en distintas ubicaciones, debe revisar una especificación. Prepare una revisión basada en correo electrónico para enviar el documento PDF a todos los revisores. Cuando abran el archivo adjunto al mensaje de correo electrónico, Acrobat abrirá una barra de herramientas Comentario y mostrará instrucciones para completar la revisión. Entre los comentarios que pueden utilizarse se incluyen notas, ediciones del texto y sellos. Incluso puede crear sus propios sellos. Para utilizar herramientas de inserción de comentarios especializadas, como marcas de dibujo, cuadros de texto y archivos adjuntos, los revisores pueden abrir la barra de herramientas Comentarios avanzados. Adición de diferentes tipos de comentarios al documento A. Marcas de dibujo B. Lista de comentarios ordenada por autor C. Sello D. Archivo adjunto E. Texto resaltado F. Texto reemplazado G. Nota Cuando los revisores han agregado sus comentarios, sólo tienen que hacer clic en el botón Enviar comentarios en la barra de herramientas Comentarios. Cuando reciba un correo electrónico con los comentarios de los participantes, si abre el archivo adjunto automáticamente se importarán los comentarios al documento PDF original. Cuando tenga todos los comentarios de los participantes, utilice la Lista de comentarios para ordenar, filtrar, resumir e imprimir los comentarios. Si el documento PDF se ha creado desde un documento de Microsoft Word 2002 en Windows XP, puede exportar los comentarios desde el documento PDF directamente en el documento de Word original. Incluso puede realizar un seguimiento de las revisiones que ha iniciado o en las que está participando mediante el Rastreador de revisiones, una función especialmente útil si se están haciendo a la vez varias revisiones. Con la revisión basada en explorador, Usted y los revisores siguen disponiendo de las mismas herramientas automatizadas de revisión e inserción de comentarios. Además, los participantes pueden ver y responder a los comentarios de los demás, posibilitando la discusión y la resolución de problemas durante el ciclo de revisión.

23 Protección y firma digital de documentos PDF de Adobe Mediante el uso del correo electrónico y la Web, Usted y sus colegas comparten a menudo documentos confidenciales, como especificaciones de diseño, ideas para nuevos productos o presupuestos. Es esencial que esta información no acabe en el destinatario erróneo. Para impedir que esto suceda, puede codificar los documentos PDF de Adobe de modo que sólo determinadas personas puedan abrirlos. Puede, asimismo, definir varias opciones de seguridad complementarias para restringir determinadas tareas, como la impresión, la copia de texto o gráficos y la modificación de documentos. También es preciso saber si los documentos se han modificado sin su permiso. A tal efecto, puede certificar o firmar digitalmente un documento. Al igual que las escritas de puño y letra, las firmas digitales identifican de forma exclusiva a una persona o entidad. De este modo, se realiza un seguimiento de cualquier cambio realizado después de firmar digitalmente un documento. Cuando se certifica un documento también se especifica el tipo de cambios que se permiten en el mismo. Si se lleva a cabo un cambio no autorizado, la certificación del documento queda invalidada. Firma de un documento para indicar que se ha leído o para certificar su contenido A. Firma de certificación B. Firma digital

24 Preparación del archivo para la salida Cuando el documento PDF de Adobe ya está creado, puede distribuirlo de varias formas. Puede guardar el documento en un servidor, enviarlo al sitio Web de su empresa o incluirlo como archivo adjunto de un mensaje de correo electrónico o incluso grabarlo en un CD. Como los documentos PDF de Adobe pueden verse mediante el software Adobe Reader gratuito, puede estar seguro de que cualquier persona que reciba el documento podrá abrirlo. Si distribuye un documento electrónicamente, existen varias acciones que deberá realizar para que el archivo sea lo más compacto y manejable posible. Por ejemplo, puede reducir el tamaño del archivo o estructurarlo para que pueda leerse en dispositivos de mano o en lectores de pantalla.

25 Cómo obtener ayuda Adobe proporciona una serie de opciones para aprender a utilizar Acrobat, como la Ayuda completa, consejos de herramientas e instrucciones breves en la interfaz, denominadas Instrucciones de uso. En el sitio Web de Adobe se proporcionan recursos adicionales, incluidos tutoriales, información para la solución de problemas y guías para desarrolladores. La Ayuda completa incluye información esencial acerca del funcionamiento de todos los comandos, funciones y herramientas de Acrobat, así como los métodos abreviados de teclado, las preguntas más frecuentes e ilustraciones a todo color. Para ver la Ayuda completa, elija Ayuda > Ayuda completa de Acrobat 6.0. La información de la Ayuda completa también está disponible en un documento PDF en el CD de Adobe Acrobat 6.0. Puede imprimir este archivo para utilizarlo como material de referencia. La Ayuda completa y las Instrucciones de uso dan por sentado que dispone de unos conocimientos básicos acerca del ordenador y su entorno operativo, como el uso del ratón y de los menús y comandos estándar. También se presupone que sabe abrir, guardar y cerrar archivos. Para obtener ayuda acerca de alguno de estos temas, consulte la documentación de Microsoft Windows o Mac OS. Para obtener información avanzada acerca del uso de la Ayuda completa, la ventana Instrucciones de uso y los consejos de herramientas, elija Uso de la Ayuda en pantalla. La siguiente tabla puede servirle de ayuda para encontrar determinados recursos de ayuda, según el tipo de información que esté buscando. Si... Pruebe lo siguiente... No tiene ninguna experiencia en Acrobat Lea la información de la sección Introducción. Consulte Descripción del área de trabajo. Coloque el puntero sobre una herramienta para ver su nombre. Utilice los temas de Instrucciones de uso para obtener información acerca de las principales tareas de Acrobat. Si la ventana Instrucciones de uso no está abierta, seleccione Ayuda > Instrucciones de uso > Ventana Instrucciones de uso. Está actualizando desde una versión Consulte Introducción a las nuevas funciones anterior de Acrobat para obtener más información sobre las nuevas funciones de Acrobat 6.0. Examine la información de Trabajo con Acrobat para obtener más información sobre tareas específicas. Necesita instrucciones paso a paso Consulte la ventana Instrucciones de uso para ver si incluye un tema relacionado con la tarea. Si es necesario, elija Ayuda > Instrucciones de uso > Ventana Instrucciones de uso para abrir la ventana Instrucciones de uso. Utilice alguno de los tutoriales disponibles en el sitio Web de Adobe. (Consulte Uso del soporte técnico en línea.) Utilice el índice o la búsqueda de la Ayuda completa para buscar información específica sobre una función. Está buscando información detallada Busque la función en la Ayuda completa o en el acerca de una función índice de la Ayuda completa. Necesita información acerca de una opción Seleccione la opción y busque la descripción que concreta de un cuadro de diálogo aparecerá en la parte inferior del cuadro de diálogo. Muchos cuadros de diálogo incluyen descripciones de sus opciones. Haga clic en el botón Ayuda del cuadro de diálogo, si está disponible, para abrir un tema de Ayuda contextual relativo a ese cuadro de diálogo. Necesita respuestas a algunos problemas Consulte Preguntas más frecuentes. comunes Busque en la base de datos de soporte técnico y en la sección Acrobat Top Issues en el sitio Web de servicio de atención al cliente de Acrobat. (Consulte Uso del soporte técnico en línea.) Es un desarrollador que necesita recursos técnicos Vaya a index.jsp (sólo disponible en inglés) en el sitio Web de Adobe. Para obtener más información sobre los recursos disponibles, consulte Adobe Solutions Network.

26 Trabajo con Acrobat Los usuarios utilizan Acrobat para muchas tareas. Quizá esté preparando documentos PDF de Adobe para colocarlos en su intranet. Quizá le gustaría utilizar Acrobat para preparar el documento antes de llevarlo a imprimir. O bien para hacer uso de las nuevas funciones de revisión e inserción de comentarios de Acrobat a fin de iniciar, participar y administrar la revisión de un documento PDF de Adobe. En esta sección encontrará indicaciones para ir a información específica en la Ayuda completa sobre algunas de las tareas más comunes de Acrobat. Subtemas relacionados: Si desea llevar a cabo una revisión: Si desea preparar un documento para verlo en línea: Si desea asegurarse de que su documento PDF está protegido: Si desea controlar el color del documento:

27 Si desea llevar a cabo una revisión: Prepare la revisión. (Consulte la sección "Acerca del envío de documentos para su revisión" en la Ayuda completa.) Pida a los revisores que incluyan notas, ediciones del texto y otros comentarios. (Consulte "Acerca de la adición de comentarios" en la Ayuda completa.) Reciba los comentarios de los revisores y consolídelos en el documento PDF original. Esto se realiza automáticamente dentro del ciclo de revisión. También puede agregar comentarios al documento original si éste fue creado en MS Word (Consulte "Cómo exportar comentarios PDF de Adobe a un documento de Word" en la Ayuda completa.) Resuma e imprima los comentarios. (Consulte "Impresión de un resumen de comentarios" en la Ayuda completa.) Realice un seguimiento de las revisiones en curso. (Consulte "Uso del Rastreador de revisiones" en la Ayuda completa.)

28 Si desea preparar un documento para verlo en línea: Incruste las fuentes cuando cree el documento PDF de Adobe. (Consulte "Creación de una configuración personalizada de PDF de Adobe" en la Ayuda completa.) Agregue elementos de navegación, como vínculos y marcadores. (Consulte "Adición de funciones de navegación a documentos PDF de Adobe" en la Ayuda completa.) Cree un archivo PDF de Adobe estructurado o etiquetado para proporcionar la mayor flexibilidad de visualización posible. (Consulte "Generación de flexibilidad en los archivos PDF de Adobe" en la Ayuda completa.) Reduzca el tamaño del archivo a lo más compacto posible. (Consulte "Optimización de archivos PDF de Adobe" en la Ayuda completa.) Permita la descarga de una página a la vez. Esto puede reducir notablemente el tiempo de descarga si tiene un documento PDF grande al que se accederá desde un servidor Web. (Consulte "Cómo activar Vista rápida en Web en archivos PDF de Adobe" en la Ayuda completa.)

29 Si desea asegurarse de que su documento PDF está protegido: Especifique la configuración de seguridad cuando cree el documento PDF de Adobe. Por ejemplo, si está creando un documento PDF a partir de un archivo de MS Office en Windows, elija PDF de Adobe > Cambiar la configuración de conversión y, a continuación, cambie las opciones que desee en la ficha Seguridad. (Consulte "Edición de la configuración de conversión de PDFMaker (Windows)" en la Ayuda completa.) Restringa el acceso para abrir, imprimir y modificar el documento. (Consulte "Adición de contraseñas y definición de opciones de seguridad" en la Ayuda completa.) Codifique el documento de modo que solamente una lista definida de usuarios pueda abrirlo. (Consulte "Codificación de archivos PDF para una lista de destinatarios" en la Ayuda completa.) Certifique el documento PDF para evitar manipulaciones. (Consulte "Certificación de un documento" en la Ayuda completa.)

30 Si desea controlar el color del documento: Ajuste la configuración de color cuando cree el documento PDF de Adobe. (Consulte "Creación de una configuración personalizada de PDF de Adobe" en la Ayuda completa.) Especifique un motor de administración de color, defina los espacios de trabajo y configure otras opciones de administración de color. (Consulte "Generación de un color coherente" en la Ayuda completa.)

31 Otros recursos de aprendizaje Además de la información incluida en su aplicación, Adobe proporciona varios recursos de aprendizaje más. Subtemas relacionados: Uso de Acrobat Online Uso del soporte técnico en línea Adobe Press Programa de certificación de Adobe Adobe Solutions Network

32 Uso de Acrobat Online Con Acrobat Online encontrará información del producto y vínculos para descargar plugins y actualizaciones, así como información sobre cursos de formación, soporte, soluciones de mercado vertical y productos relacionados con Acrobat. Para utilizar Acrobat Online: 1. En Acrobat, Elija Ayuda > Acrobat Online para abrir la página Web de Adobe Acrobat. Nota: debe disponer de una conexión a Internet y tener instalado un explorador Web. Acrobat Online inicia el explorador con la configuración de Internet predeterminada. 2. Haga clic en Actualizar para asegurarse de que está utilizando la versión más reciente de la página Web de Acrobat Online. La información se actualiza constantemente, por lo que es muy importante actualizar la página para obtener las opciones más recientes. 3. Realice una de las acciones siguientes: Haga clic en un botón o vínculo en la página Web de Acrobat Online para abrir esa página Web. Coloque el puntero del ratón sobre las principales categorías en la parte superior de la página (por ejemplo descargas, información de producto y soporte) para ver los vínculos a las páginas relacionadas. 4. Cierre o minimice la ventana del explorador para regresar a Acrobat.

33 Uso del soporte técnico en línea Si dispone de una conexión a Internet, puede utilizar el comando Soporte técnico en línea para obtener acceso a los recursos de aprendizaje adicionales de Acrobat. Estos recursos se actualizan de forma permanente. Entre las muchas herramientas de aprendizaje disponibles en la página de soporte técnico de Adobe Acrobat destacan las siguientes: Tutoriales paso a paso Actualizaciones, revisiones y plug-ins Acrobat Top Issues, donde encontrará las Acrobat soluciones de soporte técnico más recientes Guías técnicas Una base de datos con funciones de búsqueda de respuestas a preguntas técnicas Vínculos a foros de usuarios Para utilizar la página de soporte técnico de Adobe Acrobat: 1. Elija Ayuda > Soporte técnico en línea. 2. Haga clic en Actualizar para asegurarse de que está utilizando la versión más reciente de la página de soporte técnico de Adobe Acrobat. La información se actualiza constantemente, por lo que es muy importante actualizar la página para obtener las opciones más recientes. 3. Realice una de las acciones siguientes: Haga clic en uno de los vínculos situados en la sección Top Support Issues para abrir el documento relacionado. Escriba una palabra o frase en el cuadro de texto de la base de datos de soporte técnico para buscar información acerca de determinados temas de Acrobat. Haga clic en el vínculo del centro de expertos en Tutoriales para obtener acceso a numerosos tutoriales de Acrobat. Nota: es posible que la primera vez que visite el centro de expertos tenga que registrarse. Haga clic en alguno de los vínculos rápidos de la derecha de la página. 4. Cierre o minimice la ventana del explorador para regresar a Acrobat.

34 Adobe Press Adobe Press dispone de manuales que proporcionan formación especializada en el software de Adobe, incluida la elogiada serie Classroom in a Book desarrollada por los expertos de Adobe. Para obtener información sobre cómo adquirir las publicaciones de Adobe Press, visite el sitio Web en o póngase en contacto con el distribuidor de publicaciones de su país.

35 Programa de certificación de Adobe El programa de certificación de Adobe ofrece a los usuarios, instructores y los centros de formación la oportunidad de demostrar su dominio del producto y promocionar sus conocimientos de software como Expertos, Instructores o Centros de formación certificados por Adobe. Existen certificaciones para varias zonas geográficas. Visite el sitio Web Partnering with Adobe en (sólo disponible en inglés) para saber cómo puede conseguir la certificación.

36 Adobe Solutions Network Adobe Solutions Network (ASN) ofrece varios recursos técnicos y de productos para el desarrollo con Acrobat y PDF de Adobe. Aquí encontrará kits de desarrollo de software (SDK), bibliotecas de ejemplos, la base de datos soporte técnico para desarrolladores y guías técnicas para áreas como parámetros de Distiller, JavaScript y pdfmark. Para acceder a Adobe Solutions Network para Acrobat: Vaya a (sólo disponible en inglés) en el sitio Web de Adobe.

37 Servicio de atención al cliente Al registrar su producto, tiene derecho a soporte técnico durante un máximo de 90 días desde la fecha de su primera llamada. Las condiciones pueden variar según el país de residencia. Para obtener más información, consulte la tarjeta de soporte técnico que se suministra con la documentación de Acrobat. Adobe Systems también proporciona varios formularios para obtener soporte técnico automatizado: Para obtener información adicional, consulte el archivo Léame instalado con el programa. Consulte la página de soporte técnico de Adobe Acrobat para obtener información acerca de los principales temas de soporte técnico e información para solucionar problemas comunes. (Consulte Uso del soporte técnico en línea.)

38 Descripción del área de trabajo Acerca del área de trabajo Apertura de documentos Navegación por los documentos Ajuste de la vista de documentos Personalización del área de trabajo Acerca de los archivos PDF de Adobe con idiomas de Europa Oriental y Oriente Medio

39 Acerca del área de trabajo La ventana de Acrobat Standard incluye un panel del documento en el que se muestran los documentos PDF de Adobe. La parte izquierda contiene un panel de navegación que le permite desplazarse por el documento PDF actual. Las barras de herramientas de la parte superior de la ventana y la barra de estado, situada en la parte inferior, proporcionan otros controles para trabajar con documentos PDF. El lado derecho incluye una ventana Instrucciones de uso con instrucciones para realizar tareas comunes. Área de trabajo A. Barras de herramientas B. Panel del documento C. Panel de navegación (con la ficha Marcadores activa) D. Barra de estado E. Ventana Instrucciones de uso Subtemas relacionados: Uso de las fichas de navegación Uso de los menús contextuales Acerca de las barras de herramientas Selección de herramientas Uso de la barra de herramientas Propiedades

40 Uso de las fichas de navegación En las fichas se muestran elementos como los marcadores del documento, miniaturas de página y artículos. Las fichas se muestran en el panel de navegación, situado a la izquierda del área de trabajo o en paneles flotantes. Para mostrar u ocultar fichas en el panel de navegación: Realice una de las acciones siguientes: Haga clic en el icono Mostrar/ocultar en la esquina inferior izquierda del panel del documento. Elija Ver > Fichas de navegación y seleccione la ficha deseada en el menú. Haga clic en el nombre de la ficha en la parte izquierda del panel del documento. Nota: el creador del documento PDF de Adobe determina el contenido de las fichas de navegación. En algunos casos, una ficha podría no tener ningún contenido. Para seleccionar un comando en el menú Opciones de una ficha: Haga clic en Opciones en la parte superior de la ficha para abrir el menú y elija el comando que desee. Los comandos varían en función de la ficha que esté visible. Para cerrar el menú sin seleccionar ningún comando, haga clic en cualquier lugar fuera del menú. Haga clic en el triángulo contiguo a Opciones para abrir el menú También puede elegir comandos en el menú del panel del documento. Haga clic en el triángulo justo encima de la barra de desplazamiento para abrir el menú y elija Resumen del documento, Estado de documento, Archivos adjuntos o Preferencias.

41 Uso de los menús contextuales Acrobat incorpora menús contextuales que muestran comandos para el elemento concreto que está bajo el puntero. Por ejemplo, puede hacer clic con el botón derecho (Windows) o pulsar Control y hacer clic (Mac OS) en el área de barras de herramientas para mostrar un menú contextual con los nombres y opciones de las barras de herramientas. Para seleccionar un comando de un menú contextual: 1. Sitúe el puntero sobre un elemento del área de trabajo, como un comentario, una barra de herramientas, un marcador o una página del documento. 2. Haga clic con el botón derecho (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) para abrir el menú contextual y seleccione el comando que desee.

42 Acerca de las barras de herramientas La barra de herramientas de Acrobat es básicamente un conjunto de barras de herramientas, algunas de las cuales aparecen de forma predeterminada, mientras que otras están ocultas. Alguna de las herramientas que están visibles de forma predeterminada en las anteriores versiones de Acrobat aparecen en barras de herramientas ocultas, como Comentario y Comentarios avanzados. Barras de herramientas abiertas de forma predeterminada A. Barra de herramientas Archivo B. Barra de herramientas Tareas C. Barra de herramientas Básico D. Barra de herramientas Ampliación/Reducción E. Barra de herramientas Rotar vista F. Barra de herramientas Instrucciones de uso Los botones de la barra de herramientas Tareas funcionan de forma algo diferente a los botones de otras barras de herramientas. Cada uno de estos botones tiene un menú de comandos asociado a él. Haga clic en la flecha situada a la derecha del botón para abrir el menú. Por ejemplo, haga clic en la flecha contigua a Crear PDF comandos relacionados con la creación de documentos PDF. para mostrar un menú de Mantenga durante un momento el puntero del ratón sobre la herramienta para ver su nombre. Para mostrar u ocultar las barras de herramientas: Realice una de las acciones siguientes: Elija Ver > Barras de herramientas y seleccione la barra de herramientas que desee mostrar u ocultar. Una marca de verificación junto al nombre de la barra de herramientas indica que está visible. Haga clic con el botón derecho (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en el área de barras de herramientas y seleccione la barra de herramientas que desee mostrar u ocultar. (Consulte Uso de los menús contextuales.) Haga clic en la flecha contigua a un botón de la barra de herramientas Tareas y seleccione el nombre de la barra de herramientas asociada. La barra de herramientas ampliada aparece como una barra de herramientas flotante en el panel del documento. Por ejemplo, haga clic en la flecha contigua a Revisar y comentar y seleccione la barra de herramientas Comentario. Para ocultar todas las barras de herramientas, elija Ver > Barras de herramientas > Ocultar barras de herramientas. Elija Mostrar barras de herramientas para mostrarlas de nuevo. Elija Ver > Barras de herramientas > Restablecer barras de herramientas para mostrar el conjunto de barras de herramientas predeterminado. Para obtener información sobre cómo cambiar el aspecto y la posición de las barras de herramientas, consulte Personalización del área de trabajo.

43 Selección de herramientas Como regla general, seleccione la herramienta Mano para desplazarse por documentos PDF. Sin embargo, puede seleccionar otras herramientas en las barras de herramientas. Para seleccionar una herramienta: Realice una de las acciones siguientes: En el menú Herramientas, elija el nombre de la barra de herramientas y, a continuación, una herramienta. Para seleccionar una herramienta visible en una barra de herramientas, haga clic en la herramienta o pulse las teclas apropiadas. (Consulte Teclas para seleccionar herramientas.) Para seleccionar temporalmente la herramienta Mano, sin anular la selección de la herramienta actual, mantenga pulsada la barra espaciadora. Para seleccionar la herramienta Ampliar temporalmente, mantenga pulsada la barra espaciadora y pulse Ctrl (Windows) o Comando (Mac OS). Para seleccionar una herramienta oculta, mantenga pulsado el botón del ratón sobre la herramienta relacionada o haga clic en el triángulo contiguo a la herramienta hasta que aparezcan las herramientas adicionales y, a continuación, seleccione la herramienta que desee. Para colocar herramientas ocultas en la barra de herramientas junto a las visibles, haga clic sobre la herramienta relacionada o sobre el triángulo contiguo hasta que aparezcan las herramientas adicionales y, a continuación, seleccione la opción Expandir este botón o Mostrar barra de herramientas. Para contraer las herramientas ocultas, haga clic en el triángulo situado a la derecha de las herramientas. Haga clic en el triángulo de una herramienta para abrir un grupo de herramientas oculto.

44 Uso de la barra de herramientas Propiedades La barra de herramientas Propiedades proporciona un acceso fácil a las propiedades de muchas herramientas y objetos, incluidos vínculos, comentarios, campos de formulario, clips multimedia y marcadores. El elemento seleccionado determina qué herramientas aparecen en la barra de herramientas Propiedades. Cuando se muestra la barra de herramientas Propiedades, aparece de forma predeterminada como una barra de herramientas flotante. Si lo prefiere, puede acoplarla al lado de las otras barras de herramientas. Para mostrar u ocultar la barra de herramientas Propiedades: 1. Seleccione el objeto, como un comentario de nota, que contenga las propiedades que desee editar. 2. Realice una de las acciones siguientes: Elija Ver > Barras de herramientas > Barra Propiedades. Haga clic con el botón derecho (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en el área de barras de herramientas, y elija Barra Propiedades en el menú contextual. Si quiere cambiar otras propiedades que no aparecen en la barra de herramientas Propiedades, haga clic con el botón derecho (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en el objeto y elija Propiedades.