INFORME DE ANÁLISIS A GASTOS MENORES Y FONDOS A DISPOSICION

Transcripción

1 INFORME DE ANÁLISIS A GASTOS MENORES Y FONDOS A DISPOSICION De acuerdo a nuestro plan de Auditoría Interna anual, cumple esta Dirección, con poner a su disposición, informe de control destinado a validar los Fondos a Disposición que han sido entregados a los funcionarios municipales, dispuestos para realizar las distintas actividades que se programan dentro de la comuna, y que se detallan a continuación. I) ANTECEDENTES GENERALES Sobre el particular cabe señalar que el municipio aprueba mediante Decreto Exento o Resolución, la entrega de fondos a Disposición para las personas autorizadas, que realizan dichos gastos, quienes deben contar con póliza de garantía para poder acceder a la utilización de estos recursos y deben rendir cuenta de los fondos asignados. El presente análisis, se realizó con fecha de corte al 31 de diciembre 2007 y se verificó que todos los fondos entregados hasta esa fecha, estuvieran respaldados con el respectivo decreto o resolución y las personas contaran con su respectiva póliza, se constató que a la fecha de este informe, estos fondos se encuentran debidamente rendidos. El monto total entregado por concepto de Fondos a Disposición a la fecha señalada, ascendía a $ , cabe señalar que a la misma fecha, el año anterior se registró un total aproximado de $ El aumento fue de un 47,6 %, respecto del año anterior. Caber señalar que el monto destinado a gastos menores para el año 2007, según los registros contables, se desglosa como sigue: Gasto al 31/12/07 Item : Gastos Menores Subasignación : $ $ $ Por tanto, los montos asignados al personal, tanto en Fondos a Disposición como Gatos menores ascendieron a la fecha de corte a $ II) OBSERVACIONES. 1) Se entregaron fondos a disposición, durante el año 2007, a 41 funcionarios, de distintas Direcciones, concentrándose, la mayor cantidad de ellos, en personal dependiente de DIDECO. Cabe señalar que en estos casos la mayoría de los recursos, fueron destinados para asistencia social y ésta Dirección visó los pagos, previa rendición de los fondos anteriores.

2 A su vez, se constató que en la Dirección de operaciones, una misma persona administra fondos a disposición para reparaciones, además de fondos para gastos menores. El análisis, permitió verificar, que en los casos que se detallan, se podría haber vulnerado la norma, entregando fondos por más de 15 UTM, a un mismo funcionario. No obstante, los fondos fueron asignados, por actos administrativos diferentes, para objetivos y programas distintos. Por tanto, esta Dirección solicitará un pronunciamiento jurídico al respecto: ENERO 2007 Nombre Resol. D.Pago Mes Monto otorgado Máx. a Otorgar Raúl Berríos Ramirez R-16/07 7 Enero UTM R Enero Pamela Lobos Godoy D.Ex Enero UTM D.Ex Enero FEBRERO 2007 Pamela Lobos Godoy D.Ex Febrero UTM D.Ex Febrero Williams Martínez M. D.Ex Febrero UTM D.Ex Febrero MARZO 2007 Renato Becerra M. D.Ex Marzo UTM D.Ex Marzo Renato Becerra M. D.Ex Marzo D.Ex Marzo Pamela Lobos Godoy D.Ex Marzo UTM D.Ex Marzo Williams Martínez M. D.Ex Marzo UTM D.Ex Marzo ABRIL 2007 Pamela Lobos Godoy D.Ex Abril UTM D.Ex Abril Williams Martínez M. D.Ex Abril UTM D.Ex Abril Victor Muñoz Parra R Abril UTM R Abril

3 MAYO 2007 Ximena Aravena C. R Mayo UTM R Abril Viviana Garrido C. R Mayo UTM R Mayo Pamela Lobos Godoy D.Ex Mayo UTM D.Ex Mayo Williams Martínez M. D.Ex Mayo UTM D.Ex Mayo R Mayo JUNIO 2007 Pamela Lobos Godoy D.Ex Junio UTM D.Ex Junio Williams Martínez M. D.Ex Junio UTM D.Ex Junio Victor Muñoz Parra R Junio UTM R Junio JULIO 2007 Pamela Lobos Godoy D.Ex Julio UTM D.Ex Julio Williams Martínez M. D.Ex Julio UTM D.Ex Julio Carmen Maldonado D.Ex Julio UTM R Julio Viviana Garrido C. R Julio UTM R Julio Paula Monsalve R Julio UTM R Julio Renato Becerra M. D.Ex Julio UTM R Julio

4 AGOSTO 2007 Pamela Lobos Godoy D.Ex Agosto UTM D.Ex Agosto Williams Martínez M. D.Ex Agosto UTM D.Ex Agosto Victor Muñoz Parra R Agosto UTM R Agosto SEPTIEMBRE 2007 Pamela Lobos Godoy D.Ex Sep UTM D.Ex Sep Williams Martínez M. D.Ex Sep UTM D.Ex Sep OCTUBRE 2007 Pamela Lobos Godoy D.Ex Oct UTM D.Ex Oct Williams Martínez M. D.Ex Oct UTM D.Ex Oct R Oct Victor Muñoz Parra R Agosto UTM R Agosto NOVIEMBRE 2007 Pamela Lobos Godoy D.Ex Nov UTM D.Ex Nov Williams Martínez M. D.Ex Nov UTM D.Ex Nov DICIEMBRE 2007 Pamela Lobos Godoy D.Ex Dic UTM D.Ex Dic Williams Martínez M. D.Ex Dic UTM D.Ex Dic

5 Paula Monsalve N. R Dic UTM R Dic Paula Monsalve N. D.Ex Dic UTM R Dic Paula Velasquez S. R Dic UTM R Dic Loreto Cantilla N. R Dic UTM R Dic Res /10/07, otorga $ ; $ ; , para los meses de Octubre, noviembre y diciembre 2007 respectivamente. Estos fondos son asignados para el programa de drogas (Previene Conace), con el fin de cubrir gastos de locomoción y artículos de oficina. Solo se rinden gastos de locomoción en su totalidad, no obstante que el convenio hace mención a gastos de locomoción y artículos de oficina. 3 Res-03 Gastos menores asignados a Departamento de Informática, en rendición del mes de octubre (D.P.1186), se registran pagos por recarga de celulares por $ 3.500; $ 5.000; $5.000 de las Compañías Entel y Claro. 4- Res /07 que Otorga 15 UTM Dirección Comunicaciones, se registra recarga de celular por $3.600; $5.000; de las compañías Claro y ENTEL respectivamente. 5-Res-129 del 8/03 se autorizan gastos para el centro de atención a la familia, dependiente de la DIDECO, la asignación de recursos contempla gastos de escritorio y ferretería. En rendición del mes de noviembre, se registran gastos por recarga de tarjetas multivía por un monto de $ En general, las rendiciones sujetas a revisión han presentado gastos de taxi, sin adjuntar, los debidos comprobantes de respaldo. 7 - Se revisaron rendiciones por fondos entregados según D.Exento 67 y Res.197, no presentando observaciones. II) CONCLUSIONES Los fondos entregados durante el año 2007, superan en un porcentaje significativo, los del año anterior, Aprox.47,6 %. Para la entrega de fondos por distintos proyectos, a una misma persona, según la normativa vigente, no debiera exceder de 15 UTM Según D.L.1.263/75 y Art.19 ley Se solicitará un pronunciamiento jurídico al respecto, para la correcta aplicación de dicha norma.

6 A nuestro juicio, aún cuando la norma no se haya vulnerado, la administración por una sola persona, de varios fondos, dificulta la administración de los mismos, pudiendo producir errores administrativos. Los fondos entregados, deben ser destinados a cubrir los gastos para los fines pertinentes, y que se establecieron según resolución o decreto exento, que instruyó la asignación de los mismos. En el siguiente caso se constató que los gastos no se corresponden con la finalidad, para lo que fueron dispuestos: - R-129 del 8/03/07, Fondos asignados a centro de atención a la familia. Para gastos en artículos de escritorio y ferretería se consignan pagos por $21.600, correspondientes a gastos en locomoción, recargas de tarjetas multivía. Se informó a las respectivas Direcciones, las observaciones del punto anterior ( II ). La Dirección jurídica elaboró un informe, donde se explica que no se habría vulnerado la normativa vigente, sobre Ley de Administración Financiera del estado. Toda vez que dicha norma, hace mención al otorgamiento de fondos para gastos de consumo interno y para ello aplica la limitancia de las 15 UTM. En el caso de la asignación de fondos para fines sociales y gastos a la comunidad no se aplicaría esta limitación. En relación a los gastos por recarga de teléfonos celulares, éstos fueron justificados, puesto que efectivamente, se utilizaron para funciones municipales. Para Los gastos de Conace- Previene, se nos hizo llegar informe donde, por la cantidad de establecimientos (180), que cubre el programa, y la necesidad de traslado de los monitores, los montos asignados sirvieron para cubrir gastos de locomoción. Por lo tanto, en relación a las observaciones que esta Dirección informó, éstas han sido subsanadas. III) RECOMENDACIONES: Se recomienda a las Direcciones, tomar las medidas pertinentes, para garantizar la adecuada utilización de los recursos, a fin de dar cumplimiento a la legislación vigente. El control de los gastos, lo debe ejercer cada jefatura, de manera sistemática, no es privativo del ente contralor. Por tanto, al momento de autorizar la rendición de gastos, se debe efectuar una revisión y solicitar los debidos reembolsos, cuando los gastos no hayan sido autorizados. Siempre se debe tener presente, el destino de los fondos, para lo que fueron dispuestos, originalmente. Al momento de asignar fondos, se debe verificar que la persona asignada no mantiene rendiciones pendientes por otros fondos otorgados con anterioridad. Y en general, evitar que una persona administre varios fondos, por transparencia y orden administrativo. Propender a una adecuada segregación de funciones, para poder ejercer las adecuadas medidas de control. Se recomienda, para las Direcciones que así lo ameriten, asignar teléfonos celulares institucionales. Ya que por la naturaleza de las funciones, como en el

7 caso de Comunicaciones e Informática, donde los funcionarios deben cumplir funciones en terreno, se justifica su uso. Esta Dirección elaborará un manual de procedimientos detallado, con las debidas instrucciones para administrar y rendir los fondos a disposición y gastos menores. Carolina Medina Auditor Interno