INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Nº 44

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1 Página 1 de 11 SANTIAGO, diciembre 12 de 2014 INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Nº 44 Materia: Centro de Responsabilidad: Proceso Viáticos Unidad de Recursos Humanos I. INTRODUCCIÓN 1. Antecedentes. En cumplimiento del Plan Anual de Auditoría Interna para el presente año, se efectuó una auditoría al Proceso Viáticos, desarrollado en la Unidad de Recursos Humanos, cuyo resultado se da cuenta en el presente Informe. Esta auditoría corresponde a los objetivos ministeriales y se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. El examen ha sido realizado sobre muestra seleccionada en forma aleatoria, por lo tanto las observaciones y recomendaciones resultantes son aplicables a todas las materias relacionadas. 2. Objetivos Objetivo General Verificar la existencia y pertinencia de los procedimientos de control aplicados en los Cometidos Funcionarios y Gastos incurridos en Viáticos Nacionales e Internacionales en la institución, según corresponda, constatando que cumplan con las normas administrativas que regulan esta materia y cuenten con los respaldos suficientes Objetivos específicos para los puntos críticos identificados. 1. Cumplir con las normas administrativas que regulan los viáticos y cuentan con los respaldos suficientes. 2. Oportunidad y correcto pago de los viáticos calculados a cancelar al personal de la administración pública. 3. El cálculo por concepto de viáticos sea el correcto de acuerdo a lo establecido en las normas. 4. Los gastos rendidos se encuentren autorizados y corresponden de acuerdo a la resolución de cometido. 3. Alcance de la Auditoría. De acuerdo con el Plan Anual de Auditoría y las directrices entregadas por Auditoria Ministerial, el alcance fue una muestra de los Viáticos cancelados entre el 01/01/2014 y el 31/08/2014, ambas fechas inclusive. Nuestra auditoría fue desarrollada mediante la utilización de herramientas tales como, entrevistas, observaciones y procedimientos establecidos en nuestro programa de trabajo que estimamos apropiados para obtener la evidencia necesaria para respaldar nuestras observaciones y comentarios.

2 Página 2 de Oportunidad de realización de la Auditoría. Esta auditoría forma parte del Plan Anual 2014, planificada a partir del mes de abril 2014 conforme a la programación de la e informada al C.A.I.G.G. conforme a requerimiento y debidamente aprobada. Considerando una duración de 200 horas, distribuidas en 2 auditores, cabe representar que las horas estimadas para el presente trabajo no son cronológicas ni corridas, encontrándose condicionadas a la entrega oportuna de antecedentes. La presente auditoría se inició el 28 de octubre de 2014, a partir de la elaboración del Programa de Auditoría, seguidos por la ejecución de los procedimientos, pruebas establecidas, redacción y coordinación del informe, estimando su término para el 13 de noviembre de Concepto Estimación de fechas Horas Estimadas Programación Ejecución de la Auditoría Elaboración de Informe Total de Horas Equipo de trabajo. En el desarrollo de la presente auditoría se designó para la elaboración y ejecución de ésta, a los auditores Sra. Daniela Sepúlveda, de profesión Contador Público y Auditor y Srta. Elsa Ruiz, de profesión Contador Auditor, quienes se desempeñan como auditoras internas del Servicio. A su vez, la supervisión estuvo a cargo de la Sra. Laura Ubillús Reyes, en su calidad de Encargada de la del SENCE. 6. Metodología y procedimientos generales de la auditoría. La metodología aplicada para la realización del presente trabajo correspondió en las siguientes etapas: Planificación de auditoría en base a riesgos determinados con aplicación de la metodología contenida en el documento técnico N 24. Ejecución de la auditoría con aplicación de los procedimientos y técnicas propias de la función. Evaluación y análisis de los resultados obtenidos. Detección de nuevas evidencias, tras resultados de pruebas. Conclusiones. Emisión del Informe con formulación de observaciones y recomendaciones, aplicando para tal efecto el Documento Técnico Nº 25 Versión 0.5 e indicando un plazo de respuesta para la realización del seguimiento posterior.

3 Página 3 de 11 II. INFORME DETALLADO DE AUDITORÍA De acuerdo a los procedimientos de auditoría programados para la presente auditoría, se observó lo siguiente: 1.- Inexistencia de procedimiento de Viáticos Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría. De consulta realizada a la Subunidad de personal y remuneraciones se detectó, la inexistencia de un procedimiento formal que dé las directrices del control de los viáticos otorgados y calculados por el Servicio. Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría. Falta de regulación interna Falta de criterio uniforme Posibles sanciones por parte de entidades fiscalizadoras Recomendaciones de Auditoría Se recomienda a la Encargada de la Unidad de Recursos Humanos que en conjunto con las Unidades que considere pertinente, elaborar un procedimiento formal, tomando como referencia la legislación vigente, que incorpore plazos, responsabilidades, cálculos, sanciones y todo lo referente al control de los Viáticos. Dicho procedimiento deberá ser visado por el Departamento Jurídico, sancionado por la autoridad y difundido a todo el Servicio. 2.- Omisión o error en datos registrados en Resoluciones correspondientes al pago de viáticos. Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría. De la revisión efectuada a una muestra del 26,21% de un total de 696 Cometidos generados en Nivel Central, se comparó la información contenida en las Resoluciones Exentas que autorizan los cometidos con lo registrado en el archivo de control de viáticos proporcionada por la Unidad auditada, detectado lo siguiente: En 2 casos se observó que los costos registrados en las Resoluciones son distintos a los registrados en el archivo. A continuación detalle de lo observado: Nº RESOLUCION FECHA RESOLUCIÓN R.U.T CALIDAD JURIDICA TOT. VIATICO Tipo Movilizacion Costo Según Resolucion CONTRATA Bus CONTRATA Avión Resoluciones autorizadas, que no cuentan con la totalidad de los datos requeridos, entre ellos: cargo de la persona autorizada, medio de transporte, cantidad de días, hora de llegada. (Ver Anexo 1).

4 Página 4 de 11 Resoluciones con datos distintos a lo que registra el archivo recepcionado: Nº RESOLUCION FECHA RESOLUCIÓN R.U.T CALIDAD JURIDICA TOT. VIATICO Tipo Movilizacion Datos Resolucion CONTRATA Bus CONTRATA Vehículo Particular CONTRATA Vehículo Fiscal Registra 2 dias en su punto 4 y según archivo 3 dias. Registra transporte Avion. Registra transporte Avion. Resoluciones con datos sobreescritos: Nº RESOLUCION FECHA RESOLUCIÓN R.U.T CALIDAD JURIDICA TOT. VIATICO Tipo Movilizacion Datos Resolucion K CONTRATA Avión Hora de llegada corregida, sobreescrita. Registro de imputación en ítems que no corresponden al concepto presupuestario de los Viáticos, de acuerdo al siguiente detalle: Nº RESOLUCION FECHA RESOLUCIÓN R.U.T CALIDAD JURIDICA IMPUTACION CENTRO COSTO TOT. VIATICO Tipo Movilizacion CONTRATA REGION XIV Avión HONORARIO REGION V 0 Vehículo Fiscal Nota: De acuerdo a lo señalado en el manual de instrucciones para la Ejecución de la Ley de Presupuestos del Sector Público Año 2014, los ítems corresponde a Asignación por Desempeño de Funciones Críticas y no existe. Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría. Incumplimiento de lo establecido en Ord. Circ. N 08 del 18 de Enero del Incumplimiento a las instrucciones para la Ejecución de la Ley de Presupuestos del Sector Público Año 2014 Posibles sanciones por parte de entidades fiscalizadoras Recomendaciones de Auditoría Se recomienda a la Encargada de la Unidad de Recursos Humanos que: - En conjunto con las Unidades que considere pertinente, elaborar un procedimiento formal, tomando como referencia la legislación vigente, que incorpore plazos, responsabilidades, cálculos, sanciones y todo lo referente al control de los Viáticos. Dicho procedimiento deberá ser visado por el Departamento Jurídico, sancionado por la autoridad y difundido a todo el Servicio. - Instruir formalmente a quienes participen en el proceso de viáticos: a) El cumplimiento de lo establecido en la legislación vigente y normativa interna. b) Evaluar para el último caso la reclasificación de imputación y la modificación de las resoluciones si procede.

5 Página 5 de Incumplimiento de lo establecido en la normativa vigente DFL N 262 y Ley N Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría De la revisión realizada a la totalidad de la base de datos recepcionada, es decir 696 registros correspondientes a Resoluciones por viático emitidas durante el año 2014, se detectó: a) En 426 registros las fechas de emisión de la Resolución que autoriza el cometido fue posterior a la fecha en que se inicia. La diferencia anterior va desde 1 día hasta 103 días de atraso. A continuación se presenta el siguiente detalle mensual, que muestra la cantidad de resoluciones emitidas posteriormente a la salida: Mes Cantidad de Res. Emitidas posterior a la fecha de salida Enero 37 Febrero 23 Marzo 39 Abril 26 Mayo 48 Junio 83 Julio 122 Agosto 48 Total general 426 Cabe destacar, que lo anterior deja en evidencia el incumplimiento al artículo N 75 Ley N , inciso N 1 (43890/74, 37493/77) b) En el mes de enero de 2014 se evidencio que a la Funcionaria (11 EUS) Ivette Vergara Rut , perteneciente al centro de costo de la tercera región, le calcularon el monto de viáticos por 11 días a un 100%, lo que no correspondía de acuerdo a lo señalado en el DFL N 262 los trabajadores tendrán derecho al 100% del viático completo que corresponda de acuerdo al artículo 4 de este reglamento, por los primeros 10 días, seguidos o alternados en cada mes calendario, en que deban ausentarse del lugar de su desempeño habitual en cumplimiento de cometidos o comisiones de servicio. Por los días de exceso sobre 10 en cada mes calendario, sólo tendrán derecho al 50% del viático. Detalle de lo señalado es el siguiente cuadro: Nº RESOLUCION FECHA RESOLUCIÓN Tipo Movilizacion DESDE HASTA CIUDAD 100% 60% 40% TOT. VIATICO Avión SANTIAGO Avión SANTIAGO TOTAL Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría. Incumplimiento de lo establecido en la Normativa Posibles sanciones por parte de entidades fiscalizadoras. Exposición a accidentes de no autorizados oportunamente

6 Página 6 de 11 Recomendaciones de Auditoría Se recomienda a la Encargada de la Unidad de Recursos Humanos que: - En conjunto con las Unidades que considere pertinente, elaborar un procedimiento formal, tomando como referencia la legislación vigente, que incorpore plazos, responsabilidades, cálculos, sanciones y todo lo referente al control de los Viáticos. Dicho procedimiento deberá ser visado por el Departamento Jurídico, sancionado por la autoridad y difundido a todo el Servicio - Instruir formalmente a quienes participen en el proceso de viáticos el cumplimiento de lo establecido en la legislación vigente y normativa interna. 4.- Resoluciones y Decretos que aprueban los cometidos no se encuentran gestionadas en su totalidad, a la fecha de la presente auditoria. Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría De la revisión efectuada al archivo de control recepcionado que registra la totalidad de las resoluciones cursadas durante el periodo auditado, se detectaron tres registros que no cuentan con Número de Resolución y Fecha de Emisión, sin embargo, incorporan costos de viáticos. De lo anterior, se consulto formalmente a la Sub Unidad de Personal y Remuneraciones del estado actual de tales Resoluciones y se nos indicó que a la fecha se encuentran pendientes. A continuación detalle de lo mencionado: R.U.T CALIDAD JURIDICA CENTRO COSTO DESDE HASTA CIUDAD TOT. VIATICO Tipo Movilizacion Respuesta CONTRATA REGION V SANTIAGO $ Bus Se encuentra en etapa de revisión CONTRATA DIRECCION NACIONAL LINARES TALCA- CURICÓ $ Bus Tenia permiso administrativo el 2 de julio, se consulto formalmente al funcionario, quien a la fecha no ha dado respuesta, con la finalidad de regularizar CONTRATA DIRECCION NACIONAL VALPARAÍSO $ Vehículo Fiscal Resolución enviada dos veces, esta pendiente para revisión Por otra parte, en los 3 casos evidenciados de cometidos al extranjero, se observó que no se encontraban tramitados en su totalidad, de acuerdo al siguiente detalle: R.U.T GRADO DESDE HASTA CIUDAD TOT. VIATICO Respuesta AUSTRALIA USD 4667,37 Fue rechazada COLOMBIA USD 2005, ALEMANIA USD 245,39 Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría. No se ha solicitado los originales a la Subsecretaria No se ha solicitado los originales a la Subsecretaria Incumplimiento de lo establecido en la Normativa Posibles sanciones por parte de entidades fiscalizadoras. Detrimento del patrimonio del Servicio

7 Página 7 de 11 Recomendaciones de Auditoría El Jefe del Departamento de Administración y Finanzas deberá gestionar la revisión de los procedimientos relacionados con esta materia, de tal manera que se ajusten en la práctica a las normativas vigentes, considerando los requisitos que deben contener los documentos para las operaciones del Servicio. 5.- Falta de uniformidad en el formato de las Resoluciones de cometido Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría De la revisión efectuada se evidencio que existen dos formatos distintos de las Resoluciones Exentas que aprueban el cometido funcionario, lo que deja de manifiesto que no hay uniformidad respecto de los datos registrados en las mismas. En anexo N 2 se puede visualizar ambas resoluciones, destacando como principal diferencia que en una de ellas se establecen los criterios de asignación de porcentajes, lo que permite transparentar el cálculo del monto a cancelar y en la otra sólo se registra el costo total. De acuerdo a lo conversado con la Subunidad de Personal y Remuneraciones, nos indican que se está evaluando la implementación de que la emisión, de las resoluciones que aprueban los cometidos, sea realizada vía web. Para lo anterior no existe un plazo ni formato definido para la implementación. Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría. Información insuficiente. Calculo del costo de viáticos errado Recomendaciones de Auditoría El Jefe del Departamento de Administración y Finanzas deberá solicitar formalmente a la Encargada de Recursos Humanos que en conjunto con las Unidades pertinentes, evalúen la necesidad de redefinir el formato de la resolución manteniendo como base lo establecido en el inciso N 1 del artículo N 75 de la Ley (Dictámenes 43890/74, 37493/77). III. ACCIONES TOMADAS PREVIAS AL INFORME No se desarrollaron acciones previas al Informe. IV. RETROALIMENTACIÓN Y ASEGURAMIENTO AL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS En el Programa de trabajo se establecieron los siguientes riesgos: Proceso Subproceso Etapa Riesgo Personal y Remuneraciones Remuneraciones Viáticos Viáticos utilizados sin contar con la resolución que lo autoriza. Viáticos mal otorgados o fuera de plazo. Cálculo erróneo de los viáticos. Gastos solicitados para reembolsos no se relacionan con medio de movilización autorizado en la resolución que aprueba el cometido.

8 Página 8 de 11 V. CONCLUSIONES Como resultado de los diferentes procedimientos de auditoría aplicados, dentro del límite del alcance de nuestro trabajo, nos permitió obtener como conclusión general que el Sistema de Control interno requiere Mejoras para mitigar la exposición a los riesgos. VI. PLAZO DE ENTREGA El plazo de entrega de los compromisos asociados a cada una de las observaciones a la, será de 08 días hábiles contados desde el día de recepción del Informe. Auditor que elaboró: Daniela Sepúlveda Muñoz - Elsa Ruiz Meneses Firma: Firma: Auditor que aprobó: Laura Ubillús Reyes

9 Página 9 de 11 VII. ANEXOS Anexo 1: Detalle Observación Nº 1. Resoluciones con observación. Observacion Res. No registra Cargo en Antecedentes de la persona autorizada. Res. No registra transporte. Resolucion no registra la cantidad de dias, dentro de los antecedentes de cometido pto. 4 Nº RESOLUCION FECHA RESOLUCIÓN R.U.T CALIDAD JURIDICA TOT. VIATICO K CONTRATA Avión HONORARIO 0 Avión HONORARIO 0 Avión HONORARIO 0 Avión HONORARIO 0 Avión HONORARIO 0 Avión HONORARIO 0 Avión HONORARIO 0 Avión Tipo Movilizacion CONTRATA 0 Vehículo Fiscal CONTRATA Vehículo Fiscal CONTRATA Vehículo Fiscal CONTRATA Vehículo Fiscal CONTRATA Vehículo Fiscal CONTRATA Vehículo Fiscal CONTRATA Vehículo Fiscal CONTRATA Vehículo Fiscal CONTRATA Avión CONTRATA 0 Vehículo Fiscal CONTRATA Avión CONTRATA Vehículo Fiscal K CONTRATA Bus

10 Página 10 de 11 Anexo 2: Formatos de resoluciones que aprueban los cometidos Formato 1

11 Página 11 de 11 Formato N 2

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