AUDITORIA A LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY , SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA

Transcripción

1 Santiago, 03 de Diciembre de 2009 INFORME N 11 AUDITORIA A LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY , SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA I. OBJETIVO GENERAL La auditoría realizada, sobre la base, de este documento, tiene como objetivos generales, los siguientes: Verificar el nivel de cumplimiento de la Ley al interior del Servicios en los puntos seleccionados. Entregar una visión de tal cumplimiento al Jefe del Servicio y al Consejo de Auditoria Interna de Gobierno. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS Verificar que se cumpla la Ley en cuanto a que exista un listado de actos y documentos que deben estar a disposición del publico, que se encuentre actualizado y que existe un registro actualizado en la OIRS; y que se encuentren designadas las personas encargadas de la confección de los listados y para la revisión y supervisión del listado. Verificar el cumplimiento de la Ley en relación a las publicaciones en el sitio del Servicio, que existe el banner de Gobierno Transparente. Verificar si se cumple la Ley respecto de la existencia de procedimientos para recepcionar las solicitudes, revisarlas y realizar las observaciones necesarias y tramitarlas. Verificar el cumplimiento de la Ley en relación a las condiciones de resguardo, los mecanismos de seguridad física y lógica de los documentos, y los responsables. 1/12

2 Verificar el cumplimiento de la Ley en el sentido que exista un índice de los actos calificados como secretos. III. AREA O PROCESO AUDITADO La presente auditoría se dirige a evaluar el nivel de cumplimiento en la aplicación de la Ley , en cuanto a la transparencia y el acceso a la información pública. En este sentido, se ha definido que el objetivo Gubernamental N 1, consista en que el Auditor Inte rno realice una auditoria de cumplimiento de algunas de las obligaciones establecidas en la Ley , por parte del Servicio. IV. ALCANCE El alcance de la presente Auditoría, también se encuentra definido respecto de algunos puntos en los cuales la Ley impone obligaciones a los Servicios del Estado, y serán detallados en los cuestionarios que se acompañan al punto X, que se incluyen en este informe, bajo el rubro de Metodología. V. OPORTUNIDAD DE LA AUDITORIA El presente informe se realiza en base a la información recabada mediante la aplicación del cuestionario a las áreas involucradas en esta materia. La auditoria, se inicia durante la ultima semana de Octubre, dadas labores paralelas previamente planificadas que se desarrollaban y además la existencia de ciertos retrasos, por factores externos a la gestión de la Institución, dada por la movilización de los Servicio Públicos y licencias medicas. Dado lo anterior, se aplicó un Plan de Contingencia correctivo, es así que se reformuló la composición de los equipos de trabajo, para dar cumplimiento a las diversas auditorias y actividades que esta Unidad Asesora tenia planificadas en su Plan Anual, y así, la Jefatura de la Unidad, dar cumplimiento a esta exigencia, en forma directa. Para cumplir a cabalidad con lo solicitado, se ha decidido utilizar el mismo formato presente en el Objetivo Gubernamental N 1, de septiembre 2009, sin considerar modificaciones al respecto. 2/12

3 VI. EQUIPO DE AUDITORIA El equipo de auditoría responsable del trabajo en esta área, fue conformado por el profesional que se indica: Nombre Paulina Sesnic Salazar Profesión Ingeniero Comercial Cargo o Función Jefe Auditoria Interna Procesos y temas tratados por cada uno de ello - Entrevista a la coordinadora del Servicio, en relación a la aplicación de la Ley Aplicación del cuestionario propuesto a la encargada del SIAC institucional, a la responsables de la Ley , a la Jefatura de DTI y a la funcionaria operativa de la aplicación de la Ley. - Participación en reuniones atingentes a la Ley Preparación de informe y anexo respectivo. Responsable del Equipo de Trabajo Paulina Sesnic Salazar 3/12

4 VII. METODOLOGÍA APLICADA La metodología aplicada, es la instruida en el último Documento Técnico del Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, Objetivo Gubernamental Nº 1, de septiembre El objetivo de la presente auditoria, es efectuar una evaluación global de la situación de sus sistemas de información, en virtud del cumplimiento de la Ley Sobre accesos a la información pública en los servicios de la administración gubernamental. En consecuencia las actividades que se han realizado para el propósito anterior, son las que se informan a continuación: - Una vez recepcionado el Documento mediante oficio y/o correo electrónico, en la Unidad de Auditoria Interna, ésta, efectuó las primeras entrevistas tendientes a evaluar el estado de implementación de la Ley a nivel Institucional. - Posteriormente, se programó una reunión de las Jefaturas del Servicio, relacionada con este tema, en la cual se discutió el contenido y ámbito de aplicación de lo instruido en dicha Ley. - Se concretó una reunión con la encargada al interior del servicio, nombrada como Coordinadora de la Aplicación de la Ley , cuya función es la de supervisar y controlar el cumplimiento de la misma. - Así también, con la encargada del SIAC Institucional, quien tiene la responsabilidad de dar cumplimiento y supervisión a la aplicación de la Ley. - Se entrevistó al Jefe del Área Informática, quien informó el funcionario que cumple el rol de Web master institucional, y encargado de publicar en la página de Internet, como actualmente lo ejecuta y se encuentra publicado en la página Web. - Por ultimo se entrevisto a la funcionario operativa de la aplicación de la Ley, quien esta a cargo de recepcionar y ejecutar las instrucciones obligatorias que impone la Ley. 4/12

5 VIII. LIMITACIONES Las limitaciones a la presente Auditoría, están dadas por la realización de diversas tareas que se debieron ejecutar en forma simultánea, tales como; auditora de Seguimiento al Aseguramiento, cierre de los seguimientos institucionales, participación en actividades extraordinarias encomendadas, además de otras labores propias de la Jefatura. Otro factor que modificó los tiempos inicialmente estimados, está representados por el paro de funcionarios públicos, lo cual dificultó y retrasó las tareas fijadas previamente en el Programa. Lo anterior, influyó en los plazos proyectados durante la planificación y en las propias estimaciones de esta auditoria. IX. OBSERVACIONES Y COMENTARIOS En el presente informe se incluye el anexo 1 solicitado en el documento, cuyos procedimientos de auditoria se han numerado progresivamente, y del cual se derivan las siguientes observaciones, correspondientes a tales procedimientos; 1.- Dentro de las obligaciones de la Ley, nos indica que los actos y documentos que han sido objeto de publicación en el Diario Oficial y aquellos que digan relación con las funciones, competencias y responsabilidades de los órganos de la Administración del Estado, deberán estar a disposición permanente del publico, y en el sitio electrónico del Servicio, el que deberá llevar un registro actualizado en las oficinas de información y atención de publico. De lo anterior se puede observar que no se evidencia un listado con los actos y documentos a disposición del público. Sin embargo es destacable, que en evaluación realizada por el Consejo para la Transparencia con fecha 16/06/2009, se declara que en aspectos funcionales y de contenido la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile, cumple en el link con la información solicitada y presentada en el formato indicado. De la existencia de un registro de estos actos en la OIRS, se debe manifestar que no esta presente. En cuanto a un responsable de la confección de este listado, se debe manifestar que al no considerarse su confección, dicha persona encargada no esta tampoco identificada. 5/12

6 Frente a la existencia de una persona encargada formalmente para la revisión y supervisión de ese listado, que verifique la actualización, se podría inferir que la comisión transitoria generada por Comunicación Interna N 12, de fecha 9 de enero 2009, podría ser el ente designado para cumplir tanto esta función como la anterior. 2.- Como parte del articulo 7 de la Ley , se instruye la mantención y disposición permanente al publico, a través de los sitios electrónicos actualizados, la información referida a su estructura orgánica, facultades y funciones, marco normativo aplicable: personal de planta, a contrata y a honorarios. Contrataciones de suministros, transferencias de fondos públicos, actos y resoluciones que tengan efecto sobre terceros, etc. La existencia de un responsable formal de las publicaciones en el sitio del Servicio, en cuanto a lo que la Ley exige, función que recae en los funcionarios que se desempeñan a cargo del Sistema PMG SIAC en forma conjunta con todas las Jefaturas responsables de generar la información, lo cual se puede evidenciar a través de las actas de actualización de dicha información, que se realizan mensualmente. En cuanto a la existencia de un procedimiento para realizar la actualización de la información, se puede evidenciar existe a nivel de Sistema Gestion de Calidad, llamado Verificación de Actualización de Información Transparencia Activa. El alcance que se debe evidenciar de este procedimiento, es que solo es accesible para quienes participan del Sistema de Gestion de Calidad, siendo la aplicación de la ley en forma transversal a toda la institución. Frente a la existencia o no de una persona designada a realizar esta actualización, se ha hecho responsable a nivel institucional a cada una de las jefaturas a reportar las modificaciones que la información tenga, y coordinar con la encargada y analista del SIAC, la actualización de ella. Para la fase de control de la información, al igual como se manifestó en los puntos anteriores, esta recae en la encargada y analista del SIAC. En lo que respecta a la personal formalmente responsable de la disponibilidad y accesibilidad de la información en el sitio web, se evidencia que no existe formalidad respecto a ningún responsable. En lo que refiere a planes de contingencia en el caso de falta de disponibilidad del sitio, por causales internas o externas, no se evidencian estos planes, así como tampoco un responsable de la ejecución de los mismos. 6/12

7 3.- En lo atingente al cumplimiento de la solicitud de acceso a la información, ya sea formulada por escrito o por sitio electrónico, se observa: La designación de un responsable de la recepción de solicitudes de acceso a la información, se encuentra evidenciada en un documento anexo a Resolución Exenta N 559, de fecha , Estructura Interna de G estion de Solicitudes Ley En éste se hace una descripción de funciones específicas a este tema. Frente a la existencia de un procedimiento o instrucciones sobre como recepcionar y gestionar las solicitudes, nos encontramos con dos procedimientos uno a nivel de descripción de tareas, que es el conocido en forma oficial por todas las personas encargadas de esta gestión. Pero también esta el procedimiento que es parte del Sistema de Gestion de Calidad, a nivel de flujo, y el cual solo es conocido por quienes son parte de los sistemas adscritos al SGC, y que a la fecha esta actualizado. En los documentos referenciado en los puntos anteriores se hace referencia al tema de tratamiento de las solicitudes, en caso de presentar deficiencias, según se puede evidenciar su existencia. Dentro de lo observado no se evidencia un procedimiento o instrucción que permita registrar las direcciones o correos de los solicitantes. En el plano de procedimiento frente a las acciones a realizar una vez pasado los 5 días de notificación, se pudo evidenciar que en Resolución Exenta 559, se indica, en el numero 2.- Disponer, Letra a) Se deba requerir al solicitante que complete debidamente la solicitud, en el plazo de 5 días contados desde la respectiva notificación, con expresa indicación que si así no lo hiciera, se le tendrá por desistido de su petición, en conformidad al articulo 12 de l a Ley. 4.- Con lo que respecta al articulo 22 de la presente Ley, donde ese hace referencia a los documentos en que consten actos cuya reserva o secreto fue declarado por una Ley de Quórum Calificado, los que deben guardarse en condiciones que garanticen su preservación y seguridad por el Servicio, se evidencio: Se pudo constatar que en la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile, al día de hoy solo hay documentación en formato papel. 7/12

8 Se observa que no existen en Dipreca, actos declarados como reservados, y mucho menos, que emanen de una Ley de quórum calificado. Frente a la evidencia de un lugar físico establecido para el resguardo de estos documentos, se observo que cada Departamento, Asesoría y Área, tienen sus propias dependencias de archivo de documentación. Así también existe un archivo institucional, que forma parte de las dependencias de resguardo de la información. Se constata que no existe ningún procedimiento estándar al momento de almacenar la documentación, cada responsable de archivo utiliza sus propios códigos. Por otra parte los plazos de resguardo utilizados son los establecidos por la Contraloría General de la República. Los archivos no evidencian mayor resguardo de accesibilidad, ni llaves o control de restricciones. 5.- La Ley indica que se deberá mantener un índice actualizado de los actos y documentos calificados como secretos o reservados, en las oficinas de información o atención del público usuario. Frente a la evidencia se puede hacer mención que la comisión establecida en la Comunicación Interna N 1 2, de fecha , es la responsable que debe dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por la Dirección del Servicio y que apuntan a la implementación y desarrollo de la Ley en Dipreca. En ésta se asigna a la comisión para la elaboración, con la información emanada de todas las unidades, de la resolución que abarca las materias reservadas o secretas. Así mismo, esta misma comisión inicial, será la responsable de mantener y actualizar el índice de actos calificados reservados y/o secretos. La instrucción que señala la conformación del equipo de trabajo, esta dada por la Comunicación Interna N 12, de fecha Por otra parte no se evidencia un procedimiento establecido para la ejecución de esta actividad. 8/12

9 X.- EFECTOS REALES Y/O POTENCIALES La aplicación de la presente Ley, busca continuar con el Principio de Transparencia, básicamente asegurar al ciudadano común, el acceso a la información publica, promoviendo actividades para conocer que el quehacer del Estado, no le es ajeno y que puede estar al tanto y participar de sus decisiones. En virtud de lo anterior, y según el alcance del Objetivo Gubernamental N 1, se puede observar que la implementación a niv el institucional, ha tomado forma, logrando dar cumplimiento a lo solicitado en la Ley , en forma concreta y permanente, a partir de Abril del Sus efectos reales, serán principalmente, que ante una falta de conocimiento por parte de los funcionarios de regiones, en lo concerniente a los procedimientos actualizados, establecidos por el Sistema de Gestion de Calidad, hay confusiones de cómo actuar frente al requerimiento de información atingente a la aplicación de la Ley Otro efecto que se puede vislumbrar, es que si bien ha habido un fuerte énfasis en la implementación y el cumplimiento de la documentación y sistemas de acceso, no ha habido el control suficiente, para detectar las falencias o requerimientos más comunes por parte de quienes deben recepcionar o tramitar las solicitudes. 9/12

10 XI.- SUGERENCIAS Se recomienda establecer formalmente un equipo de trabajo a nivel operativo, que se encargue de la mantención y supervisión de la aplicación de la Ley Por otra parte, y considerando que su aplicación es a nivel de toda la Institución, se siguiere que los procedimientos que hoy son parte del Sistema de Gestion de Calidad, sean abiertos a todo el personal de la Institución que tiene injerencia en la aplicación de la Ley, en especial a regiones, quienes hoy son los que menos entendimiento tienen del tema aun. Así mismo, siempre será importante mantener al personal con las competencias necesarias, a través de capacitaciones, charlas u otros, para que la institución en su conjunto sea capaz de dar respuesta pronta a cada requerimiento que pudiese llegar, producto de las consultas aplicables a la Ley. PAULINA SESNIC SALAZAR JEFE DE AUDITORIA INTERNA 10/12

11 ANEXO 1 11/12

12 ANEXO 2 12/12