INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Nº 42

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1 Página 1 de 10 SANTIAGO, noviembre 21 de 2014 INFORME DETALLADO DE AUDITORIA Nº 42 Materia: Centro de Responsabilidad: Proceso de Administración y Finanzas Unidad Regional Dirección Regional del Maule I. INTRODUCCIÓN 1. Antecedentes. En cumplimiento a requerimiento especial, se efectuó una auditoría al Proceso de Administración y Finanzas en la Dirección Regional de Maule, cuyo resultado se da cuenta en el presente Informe. Esta auditoría se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. El examen ha sido realizado sobre muestras seleccionadas en forma aleatoria, por lo tanto las observaciones y recomendaciones resultantes son aplicables a todas las materias relacionadas. 2. Objetivos Objetivo General Examinar el apego a la normativa legal, manuales e instrucciones para la ejecución del proceso, subproceso y etapas definidas, respecto de los riesgos que impactan los objetivos del programa auditado; y su mitigación a través de los controles Objetivos específicos para los puntos críticos identificados. 1. Verificar la oportunidad y exactitud en los montos cancelados por gastos de Servicios Básicos 2. Validar que los gastos se imputen correctamente de acuerdo a su concepto. 3. Validar la oportunidad en las solicitudes y rendiciones de los fondos regionales 4. Validar la ejecución de arqueos periódicos 5. Validar la oportunidad en la tramitación de las pólizas de seguro para los funcionarios 6. Validar la existencia de inventarios de activo fijo a nivel regional 7. Validar la existencia de gestiones por parte del Encargado (a) URAF respecto de las diferencias de inventario. 8. Verificar la oportunidad en la formalización de altas y bajas de los activos fijos 9. Validar la existencia de arqueos a Documentos en custodia efectuados a nivel regional 10. Validar que el registro en el sistema sea oportuno 11. Validar que los datos ingresados en el sistema sean correctos. 12. Validar que se cumpla con las normas de seguridad de la información. 13. Validar la existencia del correcto resguardo de los documentos 14. Validar que los funcionarios que administran los documentos posean póliza de seguro 3. Alcance de la Auditoría. El alcance de la auditoria fue una muestra aleatoria, de las operaciones realizadas durante el año 2014, en la Dirección Regional del Maule.

2 Página 2 de 10 La auditoría fue desarrollada mediante la utilización de herramientas tales como, entrevistas, observaciones y procedimientos establecidos en nuestro programa de trabajo que estimamos apropiados para obtener la evidencia necesaria para respaldar nuestras observaciones y comentarios. 4. Oportunidad de realización de la Auditoría. Esta auditoría corresponde a un requerimiento especial y considera una duración de 160 horas, cabe señalar que las horas estimadas para el presente trabajo no son cronológicas ni corridas, encontrándose condicionadas a la entrega oportuna de antecedentes. La presente auditoría se inició el 7 de octubre de 2014, a partir de la elaboración del Programa de Auditoría, seguidos por la ejecución de los procedimientos, pruebas establecidas, redacción y coordinación del informe, con fecha de término el 30 de octubre de Concepto Estimación de fechas Horas Estimadas Programación Ejecución de la Auditoría Elaboración de Informe Total de Horas Equipo de trabajo. En el desarrollo de la presente auditoría se designó para la elaboración y ejecución de ésta, a la Sra. Daniela Sepúlveda, de profesión Contador Público y Auditor, quien se desempeña como auditora interna del Servicio. A su vez, la supervisión estuvo a cargo de la Sra. Laura Ubillús Reyes, en su calidad de Encargada de la del SENCE. 6. Metodología y procedimientos generales de la auditoría. La metodología aplicada para la realización del presente trabajo correspondió a las siguientes etapas: Planificación de auditoría en base a riesgos determinados con aplicación de la metodología contenida en el documento técnico N 24. Ejecución de la auditoría con aplicación de los procedimientos y técnicas propias de la función. Evaluación y análisis de los resultados obtenidos. Detección de nuevas evidencias, tras resultados de pruebas. Conclusiones. Emisión del Informe con formulación de observaciones y recomendaciones, aplicando para tal efecto el Documento Técnico Nº25 Versión 0.5 e indicando un plazo de respuesta para la realización del seguimiento posterior.

3 Página 3 de 10 II. INFORME DETALLADO DE AUDITORÍA De acuerdo a los procedimientos de auditoría programados para la presente auditoría, se observó lo siguiente: 1.- Debilidades de control relacionado a los Documentos en Garantía Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría De la revisión a los documentos en garantía que mantiene la Dirección Regional del Maule, se observaron las siguientes situaciones: - 6 documentos en custodia, según los datos extraídos del Sistema de Boletas de Garantía, se encuentran vencidos por más de 2 años en custodia de la Dirección Regional registros de documentos en garantía, no tienen ingresadas las razones sociales en el Sistema de Boletas, de acuerdo al siguiente detalle: RUT FECHA RAZON SOCIAL GARANTE VENCIMIENTO TIPO DOCUMENTO NUMERO TIPO MONEDA MONTO BANCO/ASEGURADORA DOCUMENTO DOCUMENTO Poliza UF 170 ASEGURADORA HDI NUEVA Poliza UF 370 AVALCHILE SEGUROS NUEVA Poliza UF 880 ASEGURADORA HDI NUEVA Poliza UF 881 ASEGURADORA HDI NUEVA Poliza UF 882 ASEGURADORA HDI NUEVA Boleta 3018 Pesos - BANCO DE CREDITO E INVERSIONES ENDOSO Boleta 3021 Pesos - BANCO DE CREDITO E INVERSIONES ENDOSO Boleta 3022 Pesos - BANCO DE CREDITO E INVERSIONES ENDOSO Boleta 3029 Pesos - BANCO DE CREDITO E INVERSIONES ENDOSO Boleta 3028 Pesos - BANCO DE CREDITO E INVERSIONES ENDOSO Boleta 3030 Pesos - BANCO DE CREDITO E INVERSIONES ENDOSO Boleta Pesos BANCO DE CREDITO E INVERSIONES NUEVA Boleta Pesos BANCO DE CREDITO E INVERSIONES NUEVA Boleta Pesos BANCO DE CREDITO E INVERSIONES NUEVA Boleta Pesos BANCO ESTADO NUEVA / / Deposito a la Vista Pesos BANCO DE A. EDWARDS NUEVA Poliza UF - ASEGURADORA MAGALLANES ENDOSO Poliza UF - ASEGURADORA MAGALLANES ENDOSO Poliza UF ASEGURADORA MAGALLANES ENDOSO Poliza UF 592 ASEGURADORA MAGALLANES NUEVA Poliza UF 910 ASEGURADORA MAGALLANES NUEVA Poliza UF 120 ASEGURADORA HDI NUEVA Boleta Pesos BANCO DE CREDITO E INVERSIONES NUEVA k Poliza UF 1 ASEGURADORA CONTINENTAL ENDOSO Poliza UF 162 ASEGURADORA MAGALLANES ENDOSO Poliza UF 42 ASEGURADORA MAGALLANES ENDOSO Boleta Pesos BANCO BICE NUEVA Poliza UF 120 ASEGURADORA HDI NUEVA - De la muestra se detectó errores en el ingreso de los datos de los documentos en garantía en el sistema informático respecto a los campos Número de Documento, Monto, Fecha de vencimiento y Banco/Aseguradora, de acuerdo al siguiente detalle: FECHA TIPO RUT GARANTE VENCIMIENTO DOCUMENTO Poliza Endoso NUMERO DOCUMENTO MONEDA MONTO BANCO/ASEGURADORA ASEGURADORA UF - MAGALLANES BANCO DE CREDITO E Boleta Pesos INVERSIONES DATO CORRECTO SEGÚN DOCUMENTO FISICO Fecha de Vcto. 04/06/14 Fecha de Vcto. 23/12/ Boleta Pesos BANCO ESTADO Número Boleta Poliza UF ASEGURADORA MAPFRE Aseguradora Magallanes Poliza- Endoso Poliza- Endoso UF ASEGURADORA MAGALLANES UF ASEGURADORA MAGALLANES Endoso por monto aumento poliza 926 UF Endoso por cambio decha termino al 15/04/16, por lo tanto, monto 0 UF Boleta Pesos BANCO SANTANDER CHILE Monto de la Boleta $

4 Página 4 de 10 Las situaciones descritas dejan de manifiesto la falta de control de los documentos en garantía por parte del Encargado URAF y la Encargada de Tesorería en Nivel Central. Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría. - Eventuales sanciones al Servicio, por parte de entes fiscalizadores externos - Daño a la imagen del servicio - Detrimento Patrimonial Recomendaciones de Auditoría Se recomienda al Director Regional instruir a la Encargada Regional de Administración y Finanzas: - Establecer y ejecutar con los encargados de programas la autorización de la devolución de los documentos en garantía que a la fecha se encuentran vencidos. - Mayor control respecto al registro y validación de los documentos en garantía que administra la Dirección Regional. 2.- Deficiencia en el control de los bienes de uso en la Dirección Regional Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría. Del examen realizado a la administración y control de los bienes de uso en la Dirección Regional y a entrevista realizada a la Encargada de la Unidad Regional de Administración y Finanzas (URAF), se pudo observar que existen deficiencias en el cumplimiento de la norma, de acuerdo al siguiente detalle: a) Inexistencia de Hojas Murales que detallen los bienes de uso que se mantienen en cada oficina o dependencia de la Dirección Regional, de acuerdo a lo establecido en el Art 16 DS N 577 de 1978 Reglamento sobre los bienes fiscales b) Existencia de dos sillones ubicados en la oficina del Director Regional, que presentan el mismo código de inventario (código ). c) En el registro de Inventario que mantiene la Dirección Regional, a la fecha de la auditoria, falta incorporar o dar de baja algunos bienes de uso, como por ejemplo: Código Producto Observaciones S/N Refrigerador LG No se encuntra inventariado S/N CPU HP Compac No se encuntra inventariado REFRIGERADOR SINDELEN OPTIMUS 4100 Sin Uso TELEVISOR SONY 29 PULGADA TRINITRON Sin Uso VENTILADOR PEDESTAL AEROLITE Sin Uso CAJA FONDO BASH 80X50X46 CMS Sin Uso Cabe destacar, que las situaciones antes descritas se deben a la inexistencia de un procedimiento formalmente documentado, que describa los procesos que forman parte del manejo de los bienes de uso del Servicio por parte de las Direcciones Regionales, cuyo responsable de controlar dicho procedimiento es la Unidad de Administración y Finanzas (Nivel Central).

5 Página 5 de 10 Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría. - Eventuales sanciones al Servicio, por parte de entes fiscalizadores externos. - Detrimento Patrimonial - Dificultad de identificar responsabilidad en el resguardo y uso de los bienes. Recomendaciones de Auditoría El Director Regional deberá instruir al Encargado Regional de Administración y Finanzas: - Generar un listado detallado de los bienes existentes en la Dirección Regional por oficina, para mantener un inventario actualizado con las posibles altas y bajas. - Solicitar nuevos códigos de inventario en los casos que corresponda (para ser pegados en los bienes). Se recomienda al Jefe de Administración y Finanzas deberá gestionar: - La elaboración y difusión de un procedimiento administrativo que, se apegue a la normativa legal vigente, sea visado por el Departamento Jurídico, sancionado por la autoridad y difundido por el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas. - La inclusión de controles en el Instructivo o Procedimiento necesarios para evitar la posible materialización de riesgos que afectan directamente en el patrimonio del Servicio. - La implementación de los controles que garanticen que el procedimiento elaborado se cumpla en forma íntegra y oportuna. 3.- Deficiencias de control respecto de los documentos de rendiciones de gastos de pasajes y caja chica (saldo de fondos por rendir) Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría Del análisis realizado a la documentación que respaldan los gastos de los fondos por rendir y en entrevista realizada al Encargado URAF, se observaron las siguientes situaciones: Arqueo de Caja Chica - Con fecha 13 de octubre, se efectuó un arqueo de los fondos por rendir, encontrándose una diferencia inmaterial de $3.744, a favor. La diferencia se debe por ajuste de sencillo, es decir, los viáticos por $ o $ no se cancelan los pesos, debido a que no poseían en caja los $3 o $8 respectivamente Rendición de Pasajes: - En el formulario de cancelación de pasajes y peajes no se puede distinguir cual es el concepto de las fechas incorporadas en él, ya sea de Pago, Recepción Conforme y/o Rendición. Ver el formulario descrito en el anexo N 1. - Existencia de comprobantes que acredita la recepción de fondos de pasajes a los funcionarios (formulario de cancelación de pasajes y peajes) no consignaba la fecha del pago. Nº RE Fecha Res. Salida Lugares Funcionario Monto Curico -Romeral Enrique Alul Gonzalez $ Molina Crystian Cespedes Jaque $ Parral - Linares Crystian Cespedes Jaque $ Rauco Cry stian Cespedes Jaque $ 4.200

6 Página 6 de 10 - En la rendición de los fondos destinados a cubrir los pasajes en el mes de septiembre, se observó que se adjuntaron gastos por concepto de alimentación, lo cual no corresponde al concepto del fondo, de acuerdo a lo estipulado en el Ord. Circ. (DAF) N 8 del 18 de enero de A continuación cuadro resumen de lo indicado. Nº RE Fecha Res. Salida Lugares Funcionario Monto S/N Constitucion Guillermo Bravo Gonzalez $ S/N Curicó Guillermo Bravo Gonzalez $ De lo anterior, se evidenció que Guillermo Bravo, Run , mantiene una relación contractual a Honorarios (símil grado 11 de la EUS) y en el contrato es su dispuesto SEXTO se establece El experto tendrá derecho al reembolso de los gastos incurridos por cometidos funcionales.., de conformidad a lo establecido en D.F.L. N 262, de 1977 y Decreto Supremo N 1 de 1991, ambos del Ministerio de Hacienda por un monto equivalente al definido para el grado... Cabe destacar, que el D.F.L N 262 de 1977 aprueba el reglamento de viáticos para el personal de la administración pública, sin embargo, de acuerdo al cuadro anterior al personal a honorarios, no se canceló el pago por concepto de los viáticos correspondientes. Por otra parte, respecto del monto cancelado por $ se adjuntó, una boleta de servicios (Restaurant), en donde cancelan al funcionario 1 ensalada surtida y 3 menú plateada con agregado. Lo anterior deja de manifiesto que no se revisan los conceptos por los cuales se cancelan los reembolsos. Ver copia de la boleta en anexo N 2. Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría. - Eventuales sanciones al Servicio, por parte de entes fiscalizadores externos - Mal usos de los recursos fiscales Recomendaciones de Auditoría El Director Regional deberá instruir a la Encargada Regional de Administración y Finanzas: a) Consultar formalmente a la Subunidad de Remuneraciones, respecto de los casos en particular, solicitando se pronuncien para regularizar dichas situaciones si corresponde. b) Incluir en los formularios de cancelación de pasajes y peajes los nombres de las fechas que corresponda. 4.- Falta de control de los medios que permiten el acceso autorizado al inmueble de la Dirección Regional. Criticidad: Media Resultados y/o hallazgos de auditoría. Como resultado de la entrevista que se sostuvo con la Encargada Regional de Administración y Finanzas, en relación a la seguridad existente para controlar el acceso a las dependencias de la oficinas de la regional, se pudo determinar que existen debilidades de control que no permitirían garantizar que el acceso a las oficinas se encuentre limitado sólo a los funcionarios activos y dentro de los días y horas autorizados. Lo anterior, se pudo evidenciar al verificar que se ha entregado llaves y claves de alarma del inmueble a algunos funcionarios, sin que esta entrega se encuentre formalizada, controlada y autorizada por la Dirección Regional.

7 Página 7 de 10 Efectos Potenciales de los Resultados y/o Hallazgos de Auditoría. - Dificultad de delimitar las responsabilidades frente a la ocurrencia de eventos que afecten la seguridad de la información o la perdida de bienes que se encuentran en la oficina. - Acceso a las oficinas de personal no autorizado o fuera de horario Recomendaciones de Auditoría Formalizar por escrito la entrega de las llaves a los funcionarios, acción que fue llevada a cabo en el trascurso de la presente auditoria. III. ACCIONES TOMADAS PREVIAS AL INFORME Respecto de la observación N 4 del presente informe, la Encargada URAF formalizó por escrito la entrega de las llaves a los funcionarios. IV. RETROALIMENTACIÓN Y ASEGURAMIENTO AL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS En el Programa de trabajo se establecieron los siguientes riesgos respecto a la Unidad Regional de Administración y Finanzas. Proceso Subproceso Etapa Riesgo Pago de Pagos fuera de plazo o monto no Servicios Solicitud y Pago corresponde. Básicos Administración de Fondo al que se imputa el gasto no Administración y Finanzas Unidad Regional Administración Fondos Regionales Pólizas de Seguros Administración de Activo Fijo Administración y Custodia Documentos en Garantía Fondos Solicitud y Rendición de Fondos Arqueo Fondos Solicitud y Termino de vigencia Inventario Administración de Altas y Bajas Arqueo Documentos Mantención de Sistema Informático corresponde. Solicitud o rendición de los fondos se realiza fuera de plazo o presenta diferencias No se ejecuta arqueos periódicos o existen diferencias no regularizadas. Póliza del funcionario/a no se tramita o se hace extemporáneamente. No se ejecuta inventario Diferencias no se regularizan o se hacen extemporáneamente No se cumple normativa legal o se formaliza fuera de plazo las altas y bajas. No se ejecuta arqueos o existen diferencias no regularizadas Ingreso o devolución de documentos no se registra o se hacen extemporáneamente Datos ingresados presentan errores o no están completos Seguridad de la información no es adecuada

8 Página 8 de 10 Custodia de Documentos Documentos no se mantienen en lugar seguro Administración de documentos por funcionario/a sin póliza de seguro. V. CONCLUSIONES Como resultado de los diferentes procedimientos de auditoría aplicados, dentro del límite del alcance de nuestro trabajo, nos permitió obtener como conclusión general que el Sistema de Control Interno requiere Mejoras para mitigar la exposición a los riesgos. VI. PLAZO DE ENTREGA El plazo de entrega de los compromisos asociados a cada una de las observaciones a la, será de 08 días hábiles contados desde el día de recepción del Informe. Firma: Auditor que elaboró: Daniela Sepúlveda Muñoz Firma: Auditor que aprobó: Laura Ubillús Reyes

9 Página 9 de 10 VII. ANEXOS Anexo 1: Comprobante cancelación de pasajes y peajes

10 Página 10 de 10 Anexo 2: Boleta de servicios