SHARE POINT Edwar Leonardo Esteban Pérez 1 Michael Daniel Buitrago Rodríguez 2

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1 SHARE POINT 2013 Edwar Leonardo Esteban Pérez 1 Michael Daniel Buitrago Rodríguez 2 Diciembre de 2013 Resumen: La presente investigación se lleva a cabo con el fin de conocer y analizar las características de SharePoint, y la pertinencia de su implementación como plataforma colaborativa para la UIFCE. Establecer beneficios con respecto a las actividades conjuntas y la administración de la información en las que se ve envuelta la UIFCE. Por esta razón se desarrolló la investigación en cuatro etapas: Búsqueda de información: documentación de las características, beneficios y requisitos. Descarga de software: descarga de las versiones de prueba Windows Server 2008 R2 y 2012, SharePoint 2013 y SQL server Instalación de software: instalación de las versiones de prueba descargadas. Solución de errores: investigación, documentación y solución de las diferentes causas de los errores. Se establecerán criterios para una instalación lo más limpia posible, estandarizando una secuencia de instalación de los diferentes Software, aplicaciones y requisitos. Palabras Clave: Plataforma colaborativa, actividades conjuntas, organización, compartir, instalación. SharePoint Estudiante de Economía de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia, y monitor junior del grupo de Gestión en la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas. Correo Electrónico: elestebanp@unal.edu.co. 2 Estudiante de Contaduría de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia, y monitor junior del grupo de Investigación en la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas. Correo Electrónico: mdbuitragor@unal.edu.co.

2 [Escriba texto] Abstract: This research is conducted in order to understand and analyze the features of SharePoint, and the relevance of its implementation as a collaborative platform for UIFCE. Set benefits with regard to joint activities and information management in which is involved the UIFCE. For this reason the research was conducted in four stages: Finding information: documenting the features, benefits and requirements. Download software: download trial versions of Windows Server 2008 and 2012 R2, SharePoint 2013 and SQL server Software Installation: Installing downloaded trial versions. Troubleshooting: research, documentation and settlement of various causes of errors. Criteria for a clean install as possible be established, standardizing an installation sequence of various software applications and requirements. Keywords: Collaborative platform, joint activities, organization, shared facility.

3 INV- SharePoint 2013/2013-II Estudiantes Auxiliares: Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Viviana María Oquendo Patiño Coordinadores: Viviana María Oquendo Patiño Mario Andrés Rubiano Rojas Coordinador Servicios Web: John Jairo Vargas Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Diego Alejandro Jiménez Arévalo Analista de Sistemas de Información: Andrea Milena Novoa Ospina Andrés Felipe Hurtado Casas Andrés Felipe Acevedo Trujillo Angie Yamile Mayorga Coy Catalina Heredia Medina Cindy Carolina Lugo Rozo Daniel Andrés Roa Aponte Daniel Felipe Leyva Díaz David Hernando Medina Cifuentes Deisy Julieth Roa Riveros Diana Carolina López Becerra Diego Fernando Ávila Ibáñez Edwar Leonardo Esteban Pérez Fredy Esteban Ahumada Avendaño Jorge Armando Aguilera Acosta Juan Sebastián Palacios Galeano Julián David Enciso Castaño Lasly Yulieth Vega Santamaria Michael Daniel Buitrago Rodríguez Walter Daniel Parra Jiménez Este documento es resultado de un trabajo conjunto y coordinado de los integrantes de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia. Esta obra está bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envié una carta a Creative Commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA.

4 [Escriba texto] SharePoint 2013 Introducción SharePoint 2013 se presenta como una herramienta robusta para la gestión de la información. Sin importar el tamaño de la organización, ya que se puede adaptar a las diferentes necesidades de las mismas. No solo es un espacio para dejar los datos o la información, esta plataforma potenciara y acelerara la comunicación para la toma de decisiones entre los miembros de la organización. Por otra parte SharePoint es una solución sin igual, ya que combina diferentes paquetes de soluciones de Microsoft en uno solo. Un primer acercamiento a las necesidades de infraestructura para la implementación de SharePoint Y documentando su proceso de instalación con el fin de identificar y solucionar las dificultades propias de la instalación de un Software de estas características. Dadas las condiciones actuales para el manejo y tratamiento de la información, SharePoint es una plataforma pertinente y útil; ya que permite reducir costes y aumentar la eficiencia. Es una herramienta necesaria para estar a la vanguardia y tener una ventaja competitiva con respecto a las demás organizaciones. Documentación Beneficios y características SharePoint desde un punto de vista general es una plataforma de colaboración empresarial. De lo anterior se esperaría que SharePoint permitiera compartir y gestionar información. Sin tener en cuenta las cuestiones técnicas o de implementación SharePoint intenta ir más allá. De acuerdo a lo anterior es difícil encontrar otra herramienta que ofrezca un espectro tan amplio de posibilidades. Además de las características de forma anteriores SharePoint ofrecen herramientas para la creación de sitios web, bases de datos, plataforma de desarrollo de software y otras. En cuanto a las características de fondo SharePoint ofrece interoperabilidad, escalabilidad y extensibilidad. Interoperabilidad: capacidad para trabajar con la suite Office, Lync, SkyDrive, redes sociales y más.

5 INV- SharePoint 2013/2013-II Escalabilidad: permite adaptarse a diferentes demandas de información y uso sin perder eficiencia y eficacia. Extensibilidad: permite modificar o adicionar otras características de forma, con la ayuda de la plataforma de desarrollo de software. SharePoint es un paquete productos que se pueden utilizar de forma individual o conjunta. Puede ser utilizado de forma online o local. Para el trabajo en la nube permite el acceso desde diferentes dispositivos. Además de la información directa del fabricante, también existen foros, blogs y otras fuentes. Entre ellas una comunidad SharePoint Colombia en YouTube 3 Requisitos mínimos Windows Server Par la implementación de SharePoint 2013 es necesaria la utilización de Windows server 2008 y Windows Server 2012, en este último no está soportado, sin embargo, aunque se puede realizar la instalación esta presenta muchas fallas, por esta razón es aconsejable la utilización de Windows Server No obstante, este manual explica cómo hacer la instalación con los 2 sistemas operativos. SQL Server 4 SQL- Server o Microsoft SQL Server es un proveedor de herramientas para la gestión de bases de datos, su uso en servidores es muy frecuente, ya que permite de una útil para manejar grandes volúmenes de información y datos. Su instalación no es obligatoria para SharePoint, a menos que se vaya a trabajar con bases de datos. Hardware Un servidor es un equipo con la función de proveer de servicios a otros ordenadores, estos ordenadores que reciben los servicios se definen como nodos. SharePoint 2013 utiliza un servidor con los siguientes servicios: Servicios web: este servidor debe permitir almacenar HTLM, archivos TXT, JPG y demás tipos de archivos que se puedan subir a un formato HTLM o PHP Servicios de base de datos: el servidor debe ofrecer servicios de base de datos a otros programas y otras computadoras Existen dos opciones para la instalación de SharePoint: en un único servidor o en una granja de servidores, es aconsejable la instalación en una granja de servidores ya que esto permita la ampliación o modificación del poder de cómputo. Sin embargo, es obligatoria la instalación de SQL server en la granja de servidores Opcional, obligatoria para la instalación en granja de servidores.

6 [Escriba texto] Requisitos Mínimos Recomendados (Microsoft, Requisitos de hardware y software para SharePoint 2013, 2014) Procesador de 64 bits, 4 núcleos RAM 8 GB Espacio en disco duro 80 GB Descarga de software Windows server Descargar Windows Server 2008 R2, dar click en continuar (Microsoft, Download Center, 2013) Ilustración 1. Download Center.

7 INV- SharePoint 2013/2013-II 2. Llenar los campos, utilizar cuenta de correo Microsoft. Ilustración 2. Inicio de sesión. 3. Llenar el formulario con los datos solicitados. Y dar click en continuar. Ilustración 3. Centro de perfiles.

8 [Escriba texto] 4. Escoger la opción Si no puede completar la instalación. 5. Click en Ok. Ilustración 4. Opciones de descarga. 6. Dar click en el link. Y empezara la descarga. Ilustración 5. Descarga directa. Ilustración 6. Link de descarga.

9 INV- SharePoint 2013/2013-II Windows server Descargar Windows Server 2012 R2, dar click en empezar ahora (Microsoft, Windows Server and cloud platform, 2014) Ilustración 7. Evaluación Windows Server 2012 R2 2. Seleccionamos la opción ISO versión de prueba Ilustración 8. Opciones formato de descarga.

10 [Escriba texto] 3. Llenar los campos utilizar cuanta de correo Microsoft. Ilustración 9. Iniciar sesión. 4. Introducir datos de registro y oprimir aceptar al finalizar. Ilustración 10. Centro de perfiles.

11 INV- SharePoint 2013/2013-II 5. Escoger la opción Si no puede completar la instalación.. Ilustración 11. Opciones de descarga. 6. En la siguiente ventana oprima la opción OK. 7. Dar click en el link. Y empezara la descarga. Ilustración 12. Descarga directa. Ilustración 13. Link de descarga.

12 [Escriba texto] SharePoint Descargar SharePoint 2013, dar click en empezar ahora (Microsoft, Centro de evaluación de TechNet, 2013). En este mismo sitios se encuentra la clave del producto, necesaria para la instalación. Ilustración 14. Descarga SharePoint Server Llenar los campos, utilizar cuenta de correo Microsoft. Ilustración 15. Iniciar sesión.

13 INV- SharePoint 2013/2013-II 3. Llenar el formulario con los datos solicitados. Y dar click en continuar. Ilustración 16. Centro de perfiles. 4. Escoger la opción Si no puede completar la instalación. Ilustración 17. Opciones de descarga.

14 [Escriba texto] 5. Click en Ok. Ilustración 18. Descarga directa. 6. Dar click en el link. Y empezara la descarga. Ilustración 19. Link de descarga. Conversión de IMG a ISO. No obstante, el formato de la descarga es.img y VirtualBox necesita.iso. 1. Presionar la tecla Alt para que aparezca la barra de herramientas. Seleccionar Herramientas. Opciones de carpeta. Ilustración 20. Opciones de carpeta.

15 INV- SharePoint 2013/2013-II 2. Click en ver y deshabilitar la opción Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos y dar click en aceptar. Ilustración 21. Ocultar extensión de archivo. 3. Click derecho sobre la imagen de SharePoint 2013, seleccionar cambiar nombre. Ilustración 22. Cambiar nombre.

16 [Escriba texto] 4. Cambiar img por iso al final del nombre después del punto, dar enter. Aparecerá el siguiente mensaje, dar click en Sí. Ilustración 23. Cambiar a iso. Con esto ya se podrá cargar la imagen de SharePoint en VirtualBox.

17 INV- SharePoint 2013/2013-II Instalación de Software Crear máquina virtual, instalar alguno de los dos sistemas operativos Windows Server 2008 R2 o Windows Server Luego agregar roles y características al sistema operativo para continuar con la instalación de los pre-requisitos. Y finalmente la instalación de SharePoint y su configuración. Creación máquina virtual de Windows Server 2008 R2 o A excepción del primer paso, los demás son similares. 1. Abrir VirtualBox, dar en Nueva. Colocar nombre y seleccionar tipo y versión. 1.1 Para el caso de Windows Server Ilustración 24. Nombre y sistema operativo. Ilustración 25. Nombre y sistema operativo.

18 [Escriba texto] 2. Asignar tamaño de memoria para la máquina virtual. Ilustración 26. Tamaño de la memoria. 3. Click en Crear. Ilustración 27. Unidad de disco duro.

19 INV- SharePoint 2013/2013-II 4. Click en Ocultar descripción. Aparecerá la siguiente ventana. Indicar al menos 75 GB y dar click en crear. Ilustración 28. Ubicación y tamaño de disco. 5. Aparecerá en la lista de máquinas virtuales. Ilustración 29. Ventana inicial VirtualBox. Windows Server 2008 o Windows Server La instalación es similar en los dos sistemas operativos, para la presente guía se utiliza Windows Server 2012.

20 [Escriba texto] 1.1 Para Windows Server Abrir VirtualBox. Seleccionar la máquina virtual y dar click en Configuración, desplazarse a Almacenamiento. Y cargar la imagen ISO del sistema operativo. Dar click en aceptar, luego en iniciar. Ilustración 30. Carga de la imagen de Windows Server Para Windows Server Abrir VirtualBox. Seleccionar la máquina virtual y dar click en Configuración, desplazarse a Almacenamiento. Y cargar la imagen ISO del sistema operativo. Dar click en aceptar, luego en iniciar. Ilustración 31. Carga de la imagen de Windows Server 2012.

21 INV- SharePoint 2013/2013-II 2 Aparecerá la siguiente pantalla. Ilustración 32. Cargando instalador Windows Server. 3 Escoger las opciones adecuadas y click en siguiente. Ilustración 33. Idioma y preferencias adicionales.

22 [Escriba texto] 4 Dar clic en instalar ahora. Ilustración 34. Instalar ahora. 5 Seleccionar el tipo de sistema operativo que queremos instalar. Cualquiera de las dos que viene con GUI. Click en siguiente. Y aceptar términos de licencia. Ilustración 35. Opción sistema operativo.

23 INV- SharePoint 2013/2013-II 6 Seleccionar la opción Personalizada Ilustración 36. Instalar solo Windows Server. 7 Al terminar se reiniciara. Ilustración 37. Proceso de instalación.

24 [Escriba texto] 8 Al reiniciar, ingresar el nombre de usuario y contraseña. Click en finalizar para terminar la instalación. Ilustración 38. Contraseña. Requisitos previos a la instalación. Luego de tener lista la instalación de Windows Server 2008 R2 o 2012 es necesario agregar roles y/o características y SQL Server. Después de esto se procede a instalar los pre-requisitos de SharePoint En Windows Server 2008 R2 Agregar roles de servidor: Servidor de aplicación. Servidor Web (IIS) Agregar servicios de rol: Compatibilidad con servidor Web (IIS). Uso compartido de puertos TCP. Activación de TCP. Activación de canalizaciones con nombre.

25 INV- SharePoint 2013/2013-II En Windows Server 2012 Agregar roles de servidor: Servicios de dominio de Active Directory. Servidor Web (IIS). Comunes a los dos sistemas operativos. Sin importar el sistema operativo, la instalación de SQL Server 2012 o 2008 es opcional. Excepto para la instalación en granja en este caso se debe instalar antes de proceder con la instalación de SharePoint Instalación Pre-Requisitos Para la instalación de los pre-requisitos, es necesario instalar manualmente algunos y luego utilizar el Script 5. Después de descargados, instalar uno a uno a excepción de Cumulative Update Package 1 for Microsoft AppFabric 1.1 for Windows Server (KB ) y en el orden indicado en Pre-requisitos SharePoint 2013 en este documento. Después de esto, utilizar el script para instalar lo que falte y hacer las configuraciones necesarias. 1. Microsoft.NET Framework version Windows Management Framework Microsoft SQL Server 2008 R2 SP1 Native Client 4. Windows Identity Foundation (KB974405) 5. Microsoft Sync Framework Runtime v1.0 SP1 (x64) 6. Windows Identity Extensions 7. Microsoft Information Protection and Control Client 8. Microsoft WCF Data Services Windows Server AppFabric 10. Cumulative Update Package 1 for Microsoft AppFabric 1.1 for Windows Server (KB ) 5 Incluido en el documento anexos, que acompaña a este.

26 [Escriba texto] SharePoint Cargar el ISO de SharePoint en VirtualBox. Doble click en Setup. Ilustración 39. Imagen ISO SharePoint Solicitará la clave del producto, se encuentra el sitio web de descarga de SharePoint Ingresarla y click en continuar. Ilustración 40. Clave de producto.

27 INV- SharePoint 2013/2013-II 3. Aceptar los términos de licencia y dar click en continuar. 4. Progreso de la instalación. Ilustración 41. Términos de licencia. Ilustración 42. Progreso instalación SharePoint Una vez terminada, dar click en siguiente para continuar con la configuración.

28 [Escriba texto] Ilustración 43. Asistente para configuración. 6. Asistente para la configuración, dar click en Sí. Ilustración 44. Asistente para configuración

29 INV- SharePoint 2013/2013-II 7. Configuración en proceso. Ilustración 45. Proceso de configuración. 8. Ir a Inicio, abrir Administración central de SharePoint Se cargara SharePoint en el navegador predeterminado. Ilustración 46. Administración central SharePoint.

30 [Escriba texto] Errores de instalación. Utilizar Windows server en la versión VHD 6. Microsoft ofrece la opción de utilizar un VHD para probar Windows Server, dentro de las características destacables esta la opción de cargar sin instalar en VirtualBox y que va modificando su tamaño a medida que se use. Sin embargo su uso no es aconsejado para la instalación de Share Point 2013, ya que no permite cargar el servicio IIS; este servicio es obligatorio ya que es el que permite que los clientes accedan al servidor. Descarga de los pre-requisitos 7. Debido a que se utiliza Windows Server en su versión de prueba; no es posible utilizar Windows Update, y por lo tanto no es posible descargar actualizaciones automáticas. SharePoint 2013 tiene incluido el ejecutable para los pre-requisitos, pero no trae incluido los mismos. Para esto necesita descargar los prerrequisitos desde los servidores de Microsoft, sin embargo no es posible ya que Windows Update no está disponible. Para solucionar este problema se deben descargar manualmente y luego utilizar el ejecutable de los pre-requisitos llamado desde el Script 8. Aplicación de 16 Bits no compatible en Windows Server No se puede ejecutar directamente prerequisitesinstaller.exe, ya que lo identifica como una aplicación de 16 bits. Y es necesario invocar prerequisitesinstaller.exe con ayuda del Script. En Windows Server 2012 no se presenta este error, sin embargo es aconsejable realizar la instalación de similar manera en los dos sistemas operativos. Errores de instalación de SharePoint Si la instalación de los pre-requisitos ha sido exitosa, no se presentan errores durante la instalación de SharePoint 2013, sin embargo después de instalado pasa a la configuración. En este punto se presenta el siguiente problema. 6 VHD: Virtual Hard Drive. 7 Sin importar la versión de Windows Server. 8 Originalmente el script debería instalar todo de forma automática, sin embargo también presenta algunos errores.

31 INV- SharePoint 2013/2013-II Error configuración de SharePoint Después de la instalación de SharePoint, se pasa a la configuración: son diez pasos. En el octavo paso se genera este error. Sin embargo es posible acceder a SharePoint Ilustración 47. Error de configuración SharePoint. Conclusiones SharePoint 2013 es un Software robusto, que ofrece soluciones a diferentes niveles y por lo tanto se adapta a diferentes escenarios. Su implementación exige recursos de Hardware y Software propios a su capacidad. El proceso de instalación es intuitivo, similar a todos los productos Microsoft, sin embargo presenta errores en diferentes etapas de la instalación. Errores que solicitan soluciones particulares y con cierto grado de profundidad en la administración de un servidor. El proceso de documentación presenta dificultades por el lenguaje técnico y la cantidad de detalles sobre los recursos y necesidades de SharePoint Además de la necesidad de estudiar las diferentes posibilidades de instalación he implementación. La descarga de las versiones de prueba son sencillas una vez se tenga claro lo que se necesita y de donde descargarlo.

32 [Escriba texto] La instalación en máquina virtual es sencilla, pero lenta dado que es un ambiente poco natural para esta clase de Software de tipo servidor. Y también presenta cierta dificultades de conectividad, lo que retrasa el intercambio de archivos del equipo huésped de la máquina virtual con el sistema operativo alojado en la misma. Referencias Microsoft. (2013). Centro de evaluación de TechNet. Obtenido de ES/evalcenter/hh aspx?wt.mc_id=TEC_121_1_4 Microsoft. (09 de 01 de 2014). Requisitos de hardware y software para SharePoint Obtenido de Microsoft. (14 de 01 de 2014). Windows Server and cloud platform. Obtenido de r2/default.aspx?nv1if2=1#fbid=vhwzott6wpm