Viernes 26 de octubre de 2012

Transcripción

1 Ahorro y responsabilidad en el gasto nuevo paradigma de la gestión universitaria? Optimización de recursos en el ámbito universitario Leopoldo Aznárez Viernes 26 de octubre de 2012

2 Contenidos 2 30 Jornadas de Gerencia Universitaria

3 Contenidos Necesidad de optimización del gasto en las AAPP La reducción de costes en el ámbito de la Universidad Pública Palancas de ahorro Metodologías aplicadas Resultados obtenidos 3 30 Jornadas de Gerencia Universitaria

4 Necesidad de optimización del gasto en las AAPP 4 30 Jornadas de Gerencia Universitaria

5 Necesidad de optimización del gasto en las AAPP El impacto de la crisis ha repercutido intensamente en las cuentas públicas y ha puesto fin al periodo de mayor estabilidad presupuestaria de las últimas décadas 1 Caída de los ingresos públicos por el descenso en la recaudación vía impuestos y consumo principalmente. Equilibrio presupuestario Ingresos Gastos Deuda 2 Aumento de los gastos. Desequilibrio por el aumento del Gasto y la reducción del Ingreso Ingresos 3 Para cubrir con sus obligaciones, la Administración debe aumentar su deuda, sobrepasando en algunos casos el límite establecido por la ley de estabilidad presupuestaria. Deuda Incremento Deuda Gastos Incremento Gastos 5 30 Jornadas de Gerencia Universitaria

6 Necesidad de optimización del gasto en las AAPP Las Comunidades Autónomas están recurriendo a la deuda para financiar déficit, inversiones y servicios comunes Crisis Económica en España Estrategia de Salida AAPP: Políticas de austeridad Objetivo 2013: Déficit de las Comunidades Autónomas Junio 2012 En porcentaje del PIB regional -0,53-1,01-0,19-2,55 Reducción Déficit Público a 4,5% PIB -1,07-0,87-0,55-0,68-1,03 Total CCAA -0,47-0,40-0,93-0,98-1,89-1,32-1,27-1,8-1,24 Fuente: Ministerio de Hacienda y Administración Pública. Publicado en El Mundo. Septiembre de 2012 * II Trimestre de 2012 Fuente: Banco de España. Boletines Estadísticos 6 30 Jornadas de Gerencia Universitaria

7 Necesidad de optimización del gasto en las AAPP Las Comunidades Autónomas han puesto en marcha Planes de Austeridad con distintas medidas y alcance Medida adoptada Reducción Salarios Cargos Públicos CCAA % CCAA % Reducción de Consejerías 11 65% Reestructuración Empresarial 10 59% Reducción del Parque Móvil 5 29% Venta Bienes Inmuebles 5 29% Recortes en Educación 4 23% Plan de Austeridad Plan de Ordenación y Reestructuración del Sector Público Empresarial foral Plan de Racionalización del Gasto Corriente del Gob. De Aragón Plan Estratégico de Políticas Económicas Plan de Medidas de Disciplina Presupuestaria para las empresas públicas y fundaciones Plan de Garantía de los Servicios Sociales Básicos Medidas de Austeridad y Reducción del Gasto 2012 / Plan de Reestructuración del Sector Público Empresarial 7 30 Jornadas de Gerencia Universitaria

8 La reducción de costes en el ámbito de la Universidad Pública 8 30 Jornadas de Gerencia Universitaria

9 La reducción de costes en el ámbito de la Universidad Pública Crisis Económica Desempleo en España Objetivos de Déficit Objetivos de la UE Gobierno Anterior: Respuesta a exigencias de la Unión Europea Adopción del Plan de Estabilidad y Crecimiento Objetivo: Reducción del déficit hasta situarlo en el 3% del PIB en 2013 Objetivo: Reducción del déficit en millones de euros entre 2010 y 2011 para las Comunidades Autónomas S.U.E Actual Gobierno: Centrado en medidas de austeridad y contención del gasto para el cumplimiento del objetivo de Déficit: 6.3% para % en % en 2014 Aprobación entre otros del Real Decreto Ley 14/2012, de 20 de abril, de medidas urgentes de racionalización del gasto en el ámbito educativo Reducción de la financiación de las Universidades Públicas para el ejercicio de sus actividades Objetivo: Mantener servicios con menos presupuesto 9 30 Jornadas de Gerencia Universitaria

10 La reducción de costes en el ámbito de la Universidad Pública Real Decreto Ley 14/2012, de 20 de abril, de medidas urgentes de racionalización del gasto en el ámbito educativo Modificaciones sustanciales en la LOE y LOU Las Universidades Públicas podrán subir las tasas hasta un máximo de un 66%, de modo que los alumnos pagarán hasta un 25% del coste de su plaza universitaria Se penalizará a los estudiantes que repitan asignatura en la segunda y sucesivas matrículas Las CCAA tendrán la última palabra en la ampliación del coste de las matrículas Se amplían las horas de dedicación del profesorado Se reduce el presupuesto asignado a la asignación de becas Se reduce el número de beneficiarios potenciales de las mismas Jornadas de Gerencia Universitaria

11 La reducción de costes en el ámbito de la Universidad Pública Presupuesto de las Universidades Públicas Jornadas de Gerencia Universitaria

12 Palancas de ahorro Jornadas de Gerencia Universitaria

13 Palancas de Ahorro Por qué abordar un proceso de optimización de recursos? Hacer + con Modificación de estructura organizativa/ Restructuración Optimización de recursos económicos y humanos Control presupuestario y financiero Jornadas de Gerencia Universitaria

14 Palancas de Ahorro Modificación de la estructura organizativa/ restructuración Control presupuestario y financiero Optimizació n de recursos económicos y humanos Optimizació n de Procesos Eficacia Economía Eficiencia Medidas para la optimizació n Palancas de Ahorro Principios Planes y medidas de optimización de los recursos disponibles Jornadas de Gerencia Universitaria

15 Metodologías aplicadas Jornadas de Gerencia Universitaria

16 Metodologías aplicadas Soporte y Seguimiento Jornadas de Gerencia Universitaria Optimización de los gastos corrientes e inversiones Optimización de la estructura organizativa Optimización de procesos

17 Metodologías aplicadas Soporte y Seguimiento Jornadas de Gerencia Universitaria Optimización de los gastos corrientes e inversiones Optimización de la estructura organizativa Optimización de procesos

18 Metodologías aplicadas: Planes y medidas de optimización Alto Grado de complejidad Bajo Enfoque escalonado Ahorro potencial Nivel 1 Cambios en gastos e inversión Nivel 2 Cambios en los procesos Tiempo necesario Nivel 3 Cambios en la organización y la estructura Alto Optimización de los gastos generales Incluye oportunidades a corto y medio plazo en la generación, contratación y mejora del control de conceptos de gasto como materiales, suministros y equipamientos entre otros. Optimización de los procesos A partir del análisis detallado de un proceso y de la cuantificación de cada uno de los trámites del mismo se pueden racionalizar los mismos, ya sea aumentando la productividad o bien implantando medidas de reducción de costes. Optimización de la estructura organizativa Este nivel tiene un componente de mayor calado estratégico dado que impacta directamente sobre la estructura de la organización. Busca la reducción de costes a través de la racionalización de la estructura organizativa (ya sean personas o áreas/departamentos) Jornadas de Gerencia Universitaria

19 Metodologías aplicadas: Planes y medidas de optimización Análisis del presupuesto Fichas de actuaciones Informe Plan de Optimización Inventario de actuaciones Priorización de actuaciones (mesa de trabajo) Presentación de resultados Jornadas de Gerencia Universitaria

20 Metodologías aplicadas: Planes y medidas de optimización Ejemplo ilustrativo de la ficha informativa de las medidas contenidas en el plan Definición y numeración d e la medida Definición del grupo de Trabajo Clasificación n de la medida: Personal afectado Personal (eficiencia) Funcionamiento (procesos afectados) Funcionamiento (eficiencia) Inversiones necesarias Generación de nuevos ingresos Definición del responsable Valoración Económica de la Medida Objetivo de la medida Descripción de la Medida Jornadas de Gerencia Universitaria

21 Metodologías aplicadas: Planes y medidas de optimización Ejemplo ilustrativo del resultado de la Matriz de Priorización Alto nivel de ahorro 1 Oportunidad es a desarrollar en C/P + IMPACTO ECONÓMICO [ ] Oportunidade s a desarrolla r L/P Nombre de la medida analizada 30 2 Oportunidad es a desarrollar en M/P COMPLEJIDAD = + Baja Media Alta 4 Oportunida des a desarrollar a muy L/P Bajo nivel de ahorro Complejidad Jornadas de Gerencia Universitaria

22 Metodologías aplicadas Soporte y Seguimiento Jornadas de Gerencia Universitaria Optimización de los gastos corrientes e inversiones Optimización de la estructura organizativa Optimización de procesos

23 Soporte y Seguimiento Metodologías aplicadas: Optimización gastos e inversiones Opti mización de procesos Opti mizac ión de l a estructura organizati va Opti mización de l os gastos corr ientes e invers iones CONTROL DEL GASTO Superviso el gasto? Asegurar que los sistemas detecten cualquier debilidad y/o oportunidad en cuanto a la mejora de los ámbitos de naturaleza, cantidad y contratación: Políticas y procedimientos de control Responsables Información de seguimiento 4 1 Control Necesidad NECESIDAD Por qué necesito este gasto? Evaluación del valor añadido del mismo para la organización manteniendo la calidad en el servicio al usuario: Reducción de frecuencia Simplificación del servicio Principales áreas objeto de intervención: CONTRATACIÓN DEL GASTO Cuánto cuesta? Estudio de los sistemas de contratación y evaluación de sistemas alternativos Proveedores alternativos Nivel de centralización de la gestión del gasto Procedimientos de contratación y renovación de contratos 3 Contratación Cantidad 2 GESTIÓN DE LA DEMANDA Cuánto necesito? Análisis de volúmenes de compra y dimensionamiento de servicios. Procedimientos de petición y aprobación de gasto (asignación de móviles, vehículos) Servicios alternativos con menor coste (mail vs. teléfono) Costes medios por empleado Mecanismos de repercusión a responsable interno Jornadas de Gerencia Universitaria

24 Metodologías aplicadas: Optimización de procesos Soporte y Seguimiento Jornadas de Gerencia Universitaria Optimización de los gastos corrientes e inversiones Optimización de la estructura organizativa Optimización de procesos

25 Opti mización de l os gastos corr ientes e invers iones Opti mización de procesos Metodologías aplicadas: Optimización de procesos Simplificación y normalización de procesos Jornadas de Gerencia Universitaria Soporte y Seguimiento Opti mizac ión de l a estructura organizati va

26 Metodologías aplicadas Soporte y Seguimiento Jornadas de Gerencia Universitaria Optimización de los gastos corrientes e inversiones Optimización de la estructura organizativa Optimización de procesos

27 Soporte y Seguimiento Metodologías aplicadas: Optimización de la estructura organizativa Opti mización de procesos Opti mizac ión de l a estructura organizati va Opti mización de l os gastos corr ientes e invers iones Dimensionamiento Reestructuración Pregunta clave Cuánta gente hay? Cómo están organizados? Optimización de la estructura organizativa Vía reestructuración: modificando la estructura de la administración a través de cambios en organigramas Vía dimensionamiento: ajuste de los recursos humanos a la actividad real de la organización Incluye Articulación Cómo interactúan ambas metodologías No sólo el personal clave, sino también el de soporte Simple: Personas y números Necesitamos reducir el número de personas Qué impacto tiene sobre las personas? No sólo la organización objeto del estudio, también otras complementarias Compleja: Conceptos, modelos Cómo vamos a actuar para funcionar igual? Necesitamos actuar de forma diferente Foco Reducción de costes Diseño organizativo Ejemplo de actuaciones Detención de los procesos de reclutamiento Fusión de áreas, centros administrativos, etc Jornadas de Gerencia Universitaria

28 Metodologías aplicadas Soporte y Seguimiento Jornadas de Gerencia Universitaria Optimización de los gastos corrientes e inversiones Optimización de la estructura organizativa Optimización de procesos

29 Soporte y Seguimiento Metodologías aplicadas: Oficinas de Seguimiento e implantación Opti mización de procesos Opti mizac ión de l a estructura organizati va Opti mización de l os gastos corr ientes e invers iones Constitución estructura soporte y seguimiento Definición de la estrategia de reducción de costes - plan de proyectos Soporte en ejecución de proyectos Evaluación de las actuaciones medición de ROI Gestión del cambio y formación Observatorio de buenas prácticas Gestión de relaciones externas y contratación Jornadas de Gerencia Universitaria

30 Resultados obtenidos Jornadas de Gerencia Universitaria

31 Resultados obtenidos: Optimización de gastos corrientes e inversiones Algunos ejemplos de medidas Medidas de eficiencia en la contratación Revisión de pliegos de contratación vigentes Central de compras Homologación de proveedores y/o productos Contratación de servicios y suministros Medidas para el control de expedientes de contratación Sistemas dinámicos de contratación Unificación de contratos misma naturaleza Evitar el desarrollo de encomiendas de gestión Contratación de servicios informáticos por servicios y no por hora Minimizar el desarrollo de contratos menores Jornadas de Gerencia Universitaria

32 Resultados obtenidos: Optimización de gastos corrientes e inversiones Algunos ejemplos de medidas Medidas para la reducción de gasto Revisión de los contratos de suministro energético vigentes Revisión de las contratos de telefonía vigentes Repercusión del coste a entidades externas de los gastos energéticos Suministro de bienes y servicios Medidas para la reducción del consumo Contratos centralizados de suministros energéticos (electricidad, gas) Implantación de protocolos de funcionamiento en impresoras Implantación de medidas de eficiencia energética en edificaciones Campañas de concienciación Concentración del disfrute de vacaciones para cierre de instalaciones Jornadas de Gerencia Universitaria

33 Resultados obtenidos: Optimización de gastos corrientes e inversiones Algunos ejemplos de medidas Medidas relacionadas con el personal Reducción de cargos académicos Reducción de vicerrectorados Optimización de los miembros asistentes a Tribunales Organización de la actividad Medidas relacionadas con la gestión Mejor distribución de recursos humanos Potenciación de la administración electrónica Transformación de procedimientos en actuaciones de respuesta inmediata Utilización de videoconferencia Sustitución de material impreso por comunicaciones electrónicas Jornadas de Gerencia Universitaria

34 Resultados obtenidos: Optimización de gastos corrientes e inversiones Algunos ejemplos de medidas Reducción de las partidas de protocolo Reducción Directa Reducción de las partidas de gastos para indemnización por razón del servicio Reducción de aportaciones a Fundaciones Suspensión de la acción social Jornadas de Gerencia Universitaria

35 Resultados obtenidos: Optimización de gastos corrientes e inversiones Algunos ejemplos de medidas Seguimiento y Control del Gasto Definición y seguimiento de módulos de consumo (ratios de consumo) Control de las llamadas realizadas a través de tarificadores Control de gastos menores que no necesitan fiscalización previa Exigir la máxima concurrencia en la contratación Jornadas de Gerencia Universitaria

36 Resultados obtenidos: Optimización de gastos corrientes e inversiones Algunos ejemplos de ahorro Contratación de servicios y suministros Revisión de pliegos de contratación vigentes Central de compras Homologación de proveedores y/o productos 10-20% 30% 25% Revisión de los contratos de suministro energético vigentes 5-10% Suministro de bienes y servicios Revisión de las contratos de telefonía vigentes Campañas de concienciación 15% 5-10% Jornadas de Gerencia Universitaria

37 Resultados obtenidos: Optimización de gastos corrientes e inversiones Algunos ejemplos de ahorro Reducción de las partidas de protocolo 35% Reducción Directa Reducción de las partidas de gastos para indemnización por razón del servicio 15% Seguimiento y Control del Gasto Aseguramiento y control de las medidas de ahorro implantadas Jornadas de Gerencia Universitaria

38 Resultados obtenidos: Optimización de procesos 30% de ahorro estimado Jornadas de Gerencia Universitaria

39 Resultados obtenidos: Optimización de la estructura organizativa Redimensionam iento de los RRHH Etc Tramitación de despidos Medidas de contención del gasto relacionadas con la organización Inaplicación de convenios colectivos y pactos ya firmados Modificaciones en las clausulas de contratación Jornadas de Gerencia Universitaria

40 Si desea información adicional, por favor, visite Deloitte se refiere a Deloitte Touche Tohmatsu Limited, (private company limited by guarantee, de acuerdo con la legislación del Reino Unido) y a su red de firmas miembro, cada una de las cuales es una entidad independiente. En se ofrece una descripción detallada de la estructura legal de Deloitte Touche Tohmatsu Limited y sus firmas miembro. Deloitte presta servicios de auditoría, asesoramiento fiscal y legal, consultoría y asesoramiento en transacciones corporativas a entidades que operan en un elevado número de sectores de actividad. La firma aporta su experiencia y alto nivel profesional ayudando a sus clientes a alcanzar sus objetivos empresariales en cualquier lugar del mundo. Para ello cuenta con el apoyo de una red global de firmas miembro presentes en más de 150 países y con más de profesionales que han asumido el compromiso de ser modelo de excelencia. Esta publicación contiene exclusivamente información de carácter general, y Deloitte Touche Tohmatsu Limited, Deloitte Global Services Limited, Deloitte Global Services Holdings Limited, la Verein Deloitte Touche Tohmatsu, así como sus firmas miembro y las empresas asociadas de las firmas mencionadas (conjuntamente, la Red Deloitte ), no pretenden, por medio de esta publicación, prestar servicios o asesoramiento en materia contable, de negocios, financiera, de inversiones, legal, fiscal u otro tipo de servicio o asesoramiento profesional. Esta publicación no podrá sustituir a dicho asesoramiento o servicios profesionales, ni será utilizada como base para tomar decisiones o adoptar medidas que puedan afectar a su situación financiera o a su negocio. Antes de tomar cualquier decisión o adoptar cualquier medida que pueda afectar a su situación financiera o a su negocio, debe consultar con un asesor profesional cualificado. Ninguna entidad de la Red Deloitte se hace responsable de las pérdidas sufridas por cualquier persona que actúe basándose en esta publicación. 40 Título presentación (opcional)