MANUAL SISTEMA DE ACREDITACION DE INGRESO SISTEMA KUNZA WEB SYSTEM

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1 MANUAL SISTEMA DE ACREDITACION DE INGRESO SISTEMA KUNZA WEB SYSTEM Febrero de 2017 Servicios de Control Laboral Pág. 1 de 12

2 I N D I C E CONTENIDO N PAGINA 1. Ingreso a Sistema Acreditación 3 A. Acceso a Plataforma B. Menú principal C. Verificar trabajador D. Acreditar Empresa E. Acreditar Contrato Comercial F. Acreditar trabajadores contratistas, vehículos y herramientas 2. Documentación exigida para Trabajadores y Vehículos en Sistema Acreditación 2.1. Antecedentes Generales: 2.2. Antecedentes específicos según cargo 2.3. Antecedentes para conductores 2.4. Antecedentes inducción 2.5. Antecedentes a revisar en vehículos: los antecedentes a revisar son los siguientes: 2.6. Certificación de empresas: 2.7. Regularización de observaciones: Servicios de Control Laboral Pág. 2 de 12

3 1. Ingreso a Sistema Acreditación A. Acceso a Plataforma El sistema de acreditación, es una plataforma web creada para resolver una problemática puntual sobre el control que se realiza a los trabajadores a las diferentes faenas. Permite registrar todos los documentos exigidos por las mandantes y realiza un bloqueo dependiendo si el documento se encuentra vencido u bloqueos de emergencia en caso de ser necesario. Entrega bastante información útil para la mandante, como: empresas acreditadas, contingente de personal por contrato, personas vencidas, por vencer, los ingresos y rechazos de los trabajadores, dotación en línea por tipo de pases. El acceso es único, pero fue pensado para automatizar la acreditación del personal de la siguiente forma: cuenta con tres interfaces de control. 1. Mandante: Le permite ver la información de las empresas acreditadas. 2. Contratista: Permite realizar la carga de documentos de acreditación del personal. 3. Kunza: Permite realizar las acreditaciones enviadas por la empresas y la validación de la documentación. Cada una de esta interfaz conlleva a un menú principal y sus accesos dependerán de los privilegios y atributos de los usuarios, de esta manera se restringe el acceso a determinada información según la categoría y rol. El objetivo de esta plataforma es facilitar el proceso de acreditación de la empresa contratista, mediante el uso de un sistema on-line, en el cual se respaldan y controlan los diversos documentos exigidos por la minera. Este manual sólo describe el acceso de la empresa contratista y a continuación se exponen sus principales funciones. Servicios de Control Laboral Pág. 3 de 12

4 B. Menú principal El sistema fue diseñado para que el usuario de manera intuitiva pueda operarlo, sus opciones de acceso están configurados de manera secuencial, desde l acreditación de la empresa, contratos comerciales, trabajadores, vehículos y herramientas. En la pantalla principal, en forma inmediata se desplegarán opciones de acceso de manera horizontal en forma de menú desplegables, permitiendo la acreditación de empresas, trabajadores, vehículos y herramientas. En la parte central, se entrega información general, como datos sobre dotación y estadísticas, mensajes del sistema u otros que requiera la empresa principal. C. Verificar trabajador Esta opción le permite verificar el estado de un trabajador en particular, mediante un acceso directo a través de la introducción del R.U.T., permitiendo en forma rápida saber en primera instancia el estado del trabajador, es decir, si se encuentra bloqueado, acreditado o no existe en base de datos, mientras la opción verificar antecedentes mostrará la ficha completa del trabajador, con la opción de consultar la documentación digitaliza en sistema, dividida en categorías de documentos, contractuales, específicos, de conducción e inducciones registradas. Servicios de Control Laboral Pág. 4 de 12

5 D. Acreditar Empresa El sistema web system, cuenta con dos procesos una conexión interna entre la plataforma de la empresa principal sea esta una base de datos o sistemas administradores, es decir, facilita la integración de los datos de manera de crear de manera paralela las empresas contratistas y sus contratos comerciales mediante acuerdos comunicacionales entre las bases de datos. Creada la empresa en ese proceso interno, sólo bastaría completar los datos que aparecen en la siguiente vista: Aspecto relevante dice relación con los datos de contacto del responsable en la empresa contratista y su permanente actualización, esto permite redireccionar vencimientos, estados y toda información de los trabajadores y contratos asociados a la empresa contratista. Otro aspecto importante es que otorga la posibilidad de generar las cuentas necesarias para el acceso a la plataforma, estas cuentas serán parte de una red de información a nivel de sistema, mediante las cuales serán informados cambios, actualizaciones y mensajes propios del trabajo con la información cargada. Los datos requeridos son exactamente los mismos establecidos en el procedimiento de acreditación de ingreso de empresas contratistas. Servicios de Control Laboral Pág. 5 de 12

6 Documentos a digitalizar de las Empresas de Servicios Externos: Certificado de afiliación a Organismo Administrador. Vinculo en caso de Subcontratista, orden de servicio o contrato comercial entre las partes (Contratista y Subcontratista). Declaración de Sustancias Peligrosas, aplique o no su uso; Certificado de Inscripción de la Dirección del Trabajo; (para EST) Presentar el Plan y Programa HSEC. Presentar análisis de Riesgos en las tareas Críticas, Presentación sistema documental de procedimientos Art. 26 DS 132. Definir los EPP. Para el contrato y entrega de certificaciones de calidad. E. Acreditar Contrato Comercial Se opta por separar la opción del contrato comercial, toda vez que una empresa pueda tener más de un contrato comercial, y considera el principio jurídico que la vinculación entre empresa principal y trabajadores de empresas contratistas, mediante cada relación comercial, lo que significa el cumplimiento de diversas obligaciones, como por ejemplo aprobaciones de jornadas excepcionales las que son extendidas por cada contrato comercial, con dotaciones específicas. En esta opción se determinan datos como fecha de inicio y termino de la relación comercial, el organismo administrador de la mutualidad, y/o la carta de inicio Sernageomin, o cualquier otro documento y/o información que sea necesario para la empresa principal contratar. Conjunto a la información a controlar por cada contrato comercial, permitiendo su control y gestión por vencimientos y la auditoria a cada una de ella, permite además anexar los archivos resguardándolos digitalmente. Aspecto relevante dice relación con los datos de contacto del responsable en la empresa contratista y su permanente actualización, esto permite redireccionar vencimientos, estados y toda información de los trabajadores y contratos asociados a la empresa contratista. Servicios de Control Laboral Pág. 6 de 12

7 Sólo una vez creado el contrato se desplegarán las opciones de jornadas y carta inicio Sernageomin. Documentos a digitalizar para el contrato comercial: Carta de aviso de inicio de faenas dirigida y aceptada por SERNAGEOMIN de acuerdo a lo señalado en el Art. 21 del Decreto N 132, del Reglamento de Seguridad Minera de fecha Resolución de autorización de jornada excepcional de la Dirección del Trabajo; (sólo para Empresas acogidas a sistema excepcional de distribución de jornada laboral) según lo señalado en el inciso segundo del Art. 39 del Código del Trabajo. F. Acreditar trabajadores contratistas, vehículos y herramientas Este módulo permite, ver la información de todas las personas acreditadas y todos los documentos que solicita la mandante, con sus vencimientos y la posibilidad de realizar la descarga del mismo para verificar su autenticidad. Permite también incorporar contingente de manera masiva e individual según sea necesario. La administración de todos los contratos con el contingente y sus vencimientos Al seleccionar la opción crear al trabajador se desplegarán de manera inmediata un listado con todos los contratos habilitados para empresa contratistas, si mantiene un sólo contrato se desplegará la información sólo de ese contrato, según sea el privilegio del usuario, los filtros de privilegios serán definidos al Servicios de Control Laboral Pág. 7 de 12

8 momento de crear los contratos en la etapa anterior. Una vez seleccionado el contrato, desplegara una segunda vista, el cual contendrá 3 opciones, acreditar el trabajador, eliminar un trabajador, o ficha del trabajador en caso de consulta, según lo muestra la siguiente imagen. Paralelamente esta la opción de generar cargas masivas del personal a acreditar, no obstante, para la carga de los documentos, deberá ser de manera individual. La carga masiva permite introducir el listado de trabajadores a acreditar de una sola vez en planilla tipo proporcionada por el sistema, con ello se agiliza la digitación individual de cada trabajador, una vez que se encuentra completa la planilla se carga mediante sistema en la opción carga masiva contingente cuya imagen de carga es la siguiente: No olvidar que la carga documental es individual por trabajador. Servicios de Control Laboral Pág. 8 de 12

9 Al seleccionar la opción de acredita el trabajador, en forma inmediata se desplegará la siguiente vista: Según esta información se realizaran los bloqueos, de acuerdo al vencimiento de documentos por parte del trabajador y vencimientos de los contratos con los mandantes. Los documentos a acreditar, respectivamente auditados y revisados por personal con conocimiento en materia laboral, se divide en 4 grandes grupos Servicios de Control Laboral Pág. 9 de 12

10 2. Documentación exigida para Trabajadores y Vehículos en Sistema Acreditación 2.1. Antecedentes Generales: Certificado de antecedentes para fines especiales (Registro Civil) Contrato de Trabajo y Anexos: Examen Pre-ocupacional: Obligación de Informar de los Riesgos Laborales, Art. 21 y 22 D.S. N 40 que entrega la Empresa de Servicios Externos D.A.S. Aprobación de Charla de Seguridad Faenas. Recepción del Reglamento Interno de la empresa Entrega de registro de asistencia a Inducción Proyecto Corredor y cursos específicos para trabajadores nuevos, incluidos gerentes, administradores, supervisores, superintendentes y trabajadores. (Realizada por Proyecto Corredor). Registro Entrega de los EPP por parte del empleador Fotocopia Cedula de Identidad (RUT) Foto tamaño carnet Para cada documento se deberá definir las respectivas fechas y antecedentes de validación Antecedentes específicos según cargo Otros antecedentes exigidos (examen de salud para manipuladores de alimentos, certificado de acreditación prevencionista de riesgos, otros) a convenir con la empresa principal. Examen de altura física. Otros 2.3. Antecedentes para conductores Fotocopia Licencia de Conducir Municipal (Conductores) Certificado Examen Psicosensotécnico (Conductores) Hoja de Vida del Conductor (Conductores) Charla Manejo Divisional (Conductores) 2.4. Antecedentes inducción Charla de inducción general Nota: Todos los antecedentes deberán ser presentados en original. Servicios de Control Laboral Pág. 10 de 12

11 2.5. Antecedentes a revisar en vehículos: los antecedentes a revisar son los siguientes: Permiso Circulación. Certificado Revisión Técnica. Seguro obligatorio Certificación de empresas: La información a requerir por la faena es en documento físico, en original o legalizado del original. Cualquier desigualdad a estos requerimientos debe de ser previamente visados por el encargado de las excepciones, estos se encuentran previamente definidos por los mandantes (Los requerimientos pueden variar por faena).la recepción de información a utilizar es este formato, variando según los requerimientos de cada faena, el cual debe contener los siguientes datos. Nombre de Empresa, Fecha y hora de recepción Si la información a presentar esta con algún tipo de observación o algún faltante de este se les entregara un formulario de rechazo de información, en donde se le detallará el motivo por el cual la información no puede ser procesada, identificando a la empresa, trabajador y faena al cual ingresara. Esta debe de ser recepcionada por el encargado de la E.E.C.C. Quedando en poder de él el original y la copia para la acreditadora. Servicios de Control Laboral Pág. 11 de 12

12 2.7. Regularización de observaciones: En el caso que uno de los antecedentes tenga observaciones, que impliquen un riesgo para el trabajador o para la empresa principal, el ingreso de trabajador podrá ser cuestionado u observado, en ambos casos la empresa contratista deberá regularizar las observaciones entregadas por Servicios de Control Laboral Pág. 12 de 12