ZKTimeCloud. Sistema de Asistencia Centralizada en la Nube. Guía de Inicio Rápido

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1 ZKTimeCloud Sistema de Asistencia Centralizada en la Nube Guía de Inicio Rápido 1

2 Índice 1.- Activación de lectores Sincronización de Lectores a ZKTimeCloud Conectar Lectores a la nube Sincronización de Empleados en ZKTimeCloud Sincronizar Empleados de un Lector a la Nube Sincronizar Empleados de la Nube a un Lector Registro de Huellas mediante lector USB Agregar Empleados al Sistema Catálogos de empleados Importador de Empleados Organización y Estructura de la Empresa, Empleados y Lectores Catálogos Organizacionales Catálogo de Grupos Catálogos de Áreas Catálogo de Departamentos Catálogo de Puestos Catálogo de Grupos de Acceso Asignación de Catálogos a Empleados Configuración y Asignación de Horario Generación de Reportes de Asistencia

3 1.- Activación de lectores Una vez que haya iniciado sesión en el sistema con su cuenta y adquirido su licencia, puede proceder a activar sus lectores. Si aún no cuenta con su propia cuenta de ZKTimeCloud, por favor siga la Guia de Registro de Cuentas, disponible en la sección de descargas en Para dar de alta lectores en el software siga los siguientes pasos: 1. Envíe el o los números de serie de sus lectores, junto con el modelo del mismo a su proveedor para realizar la activación. Recuerde que el lector debe contener la función ADMS para poder conectarse al sistema en la nube, así como también debe contener un firmware superior a la versión Su proveedor le proporcionará sus correspondientes códigos de activación. Recibirá un código de activación por cada lector. 3. Díríjase a Mi Perfil > Activación de Lectores para acceder a la interfaz de activación de lectores. La activación de lectores se puede realizar de dos formas: Activación Unitaria de lectores. En este módulo, es necesario ingresar el código de activación proporcionado por su proveedor, aquí puede configurar la zona horaria a la que pertenece el lector así como también la región a la cual pertenece. 1

4 Activación Múltiples de lectores. Para realizar la activación de manera masiva, seleccione la opción Activación múltiple de lectores, en esta opción puede descargar una plantilla de Excel, en la cual puede ingresar los datos de varios lectores (Código de activación, Zona horaria, Estado). Una vez que se haya llenado la plantilla, seleccionamos el archivo a importar y cargamos los datos de los equipos que se desean activar. 2

5 Para verificar que sus lectores biométricos se encuentren activados, así como para verificar el periodo de validez de los mismo, diríjase a Mi Perfil > Renovar Lector Con Código. Para asignarle un nombre personalizado a su lector o para modificar la zona horaria que le asignó al darlo de alta, diríjase a Lectores > Catalogo de Lectores y de clic en la Clave de su dispositivo. En esta interfaz también puede consultar el Puerto* al que deberá conectarse su lector. Los puertos a los que su lector puede asignarse son 9881, 9882 o *Nota: Para la correcta sincronización de sus dispositivos al sistema, es necesario abrir el puerto al que está asignado su lector en la red local donde se encuentran conectados sus lectores. 3

6 2.- Sincronización de Lectores a ZKTimeCloud A continuación de presentan las configuraciones más importantes que debe realizar sobre los lectores para aprovechar lograr la comunicación con ZKTimeCloud Conectar Lectores a la nube. Para que sus lectores biométricos se comuniquen con ZKTimeCloud, conecte su dispositivo a internet (por cable Ethernet, Wifi o 3G), luego diríjase a la sección ADMS/Srv. Nube de su dispositivo e introduzca los siguientes datos: Dirección IP: Puerto: 9881, 9882 o 9883 (Consulte el puerto específico en el Catálogo de Lectores) Nota: Si conecta su dispositivo a través de cable ethernet, favor de configurar la correcta conexión a internet del mismo a través del Menú Red/Comunicación > Ethernet. Active la función DHCP para que a su lector se le asigne una IP con conexión a la red de forma automática, o bien configure una IP fija que se encuentre dentro de un segmento de su router con conexión a internet. Lectores -> Catálogo de lectores. En este módulo se pueden visualizar todos los lectores que se encuentran datos de alta en el sistema. 4

7 Este módulo cuenta con la siguiente información: Clave: Clave con la cual esta registrada el lector. Lector: Modelo del lector. Nombre del lector: Nombre asignado al lector. Número de serie: Número correspondiente al lector registrado. Hostname: Hostname del lector. IP: IP asignada al lector. Terminal: Número de terminal asignado. Puerto: Puerto asignado al lector. Puede dar clic en la clave del lector para editar su nombre y zona horaria asignada. Nota: Por defecto, cada cuenta nueva de ZKTimeCloud incluye un lector de huellas USB demo para el enrolado de huellas directamente en el software. Este lector demo tiene una vigencia de 30 días. Si después de este periodo usted necesita seguir usando un lector usb para enrolar huellas, solicite la activación del lector con ZKTeco. Esta activación no tiene costo extra. Lectores -> Monitor de Terminales En esta interfaz puede monitorear cuales de sus lectores se encuentran en línea, cuáles se encuentran desconectados, y cuánto tiempo han permanecido sin conexión. 5

8 3.- Sincronización de Empleados en ZKTimeCloud Sincronizar Empleados de un Lector a la Nube En ZKTimeCloud únicamente es posible sincronizar automáticamente la información de los registros de asistencia (checadas) desde los lectores biométricos a la nube. Si el personal ya se encuentra registrado en los dispositivos biométricos, es necesario también dar de alta esos mismos empleados con su mismo ID de empleado directamente en la nube. Consulte el punto 4. Agregar empleados al sistema. Cuando un empleado exista con un mismo ID de empleado tanto en los lectores biométricos como en la nube, sus registros de asistencia guardados en el lector se sincronizarán al sistema y las checadas que haga el empleado se mostrarán en tiempo real en la nube. Nota: Asegúrese de que cada empleado tenga un ID único e irrepetible. Si existen diferentes empleados registrados en diferentes lectores con el mismo ID, sus registros de asistencia se combinarán Sincronizar Empleados de la Nube a un Lector. Es posible enviar la información empleados agregados directamente en el sistema hacia uno o varios dispositivos en línea mediante el enrolamiento de huella con un lector de huellas USB. El envío de empleados con huella digital hacia los dispositivos se realiza únicamente en el momento del enrolamiento, por lo que los dispositivos a los que se desea enviar la información del empleado deben encontrarse en línea al momento del enrolado. Es posible re-enviar la información de los empleados hacia un lector que se encontraba desconectado en el momento del enrolamiento mediante la interfaz Lectores > Monitor de envío de Biométricos (el empleado con huella se mostrará en la lista de No enviados y podrá hacer clic en Reenviar), sin embargo esta función sólo se encuentra disponible durante el mismo día en que se enroló la huella del empleado al sistema. Si necesita transferir o agregar la información de un empleado a un lector diferente, es necesario volver a enrolar la huella de ese empleado mediante un lector usb. Modelos de lector de huella USB compatibles: SLK20R, ZK4500, ZK7500, ZK9500. Para seleccionar a cual o cuáles dispositivos desea enviar la huella del empleado al momento del enrolamiento, asigne al empleado a uno o varios Grupos de Acceso. (Consulte 5.5 Catálogo de Grupos de Acceso). 6

9 Registro de Huellas mediante lector USB. Hay 2 interfaces para registrar la huella digital de un empleado en el sistema: 1.- Seleccione al empleado en Recursos Humanos > Catálogo de Empleados y haga clic en la pestaña Datos Biométricos. Dé clic en el ícono del lector de huella ZK para enrolar la huella del empleado*. *Nota: El enrolamiento de huellas mediante lector USB sólo es posible en el navegador Internet Explorer, y es necesario seguir un tutorial para otorgar permisos ActiveX e instalar los controladores del lector. Dé clic en Descargar Componentes Biométricos para acceder al tutorial. 2.- Diríjase a Recursos Humanos > Registro de Biométricos USB para acceder a una interfaz donde es posible registrar la huella de varios empleados a la vez. Los empleados con alguna huella registrada en la nube muestran un icono verde, mientras que los empleados sin ninguna huella muestran un ícono rojo. 7

10 4.- Agregar Empleados al Sistema El sistema permite 2 formas de agregar empleados al sistema: Mediante el Catálogo de Empleados, y mediante una Plantilla de Importación de Empleados Catálogos de empleados. En el catálogo de empleados se registran los empleados que se desean de dar de alta. En el cual se insertarán los datos del empleado como Número de empleado, nombre, dirección, datos laborales, etc. En el módulo de datos laborales, se podrá asignar a cada empleado a un Catálogo Organizacional (Grupo, Área, depto, puesto y Grupo de Acceso). En el módulo de datos biométricos, se podrá registrar la huella del empleado dado de alta mediante enrolador USB. 8

11 En el historial de horarios puede asignarle un horario al empleado antes de finalizar la dada de alta del empleado. Finalmente de clic en Alta y espere al mensaje de confirmación que indica que el empleado se agregó correctamente Importador de Empleados Diríjase a Herramientas > Importador de Empleados para descargar una plantilla de Excel, ya sea vacía o llena con la información actual de los empleados agregados en el sistema. Para más detalles de cómo llenar la plantilla de importador de empleados, descargue el documento de Ayuda Guía de Importador de Empleados ZKTimeCloud en 9

12 5- Organización y Estructura de la Empresa, Empleados y Lectores Catálogos Organizacionales. Los catálogos organizaciones son las formas en las que puede agrupar y organizar a los empleados y los lectores dados de alta en el sistema. Existen 5 catálogos organizacionales: Grupos, Áreas, Departamentos, Puestos y Grupos de Acceso. Cada uno puede cumplir diferentes funciones. En muchas de las interfaces del sistema, se tiene a la mano una herramienta de búsqueda de forma que se puedan filtrar a los empleados en base a sus catálogos organizacionales. Entre a Recursos Humanos > Catálogos Organizacionales Catálogo de Grupos Este módulo le permite ingresar información de un grupo de empleados, usualmente representando una sucursal independiente. Puede agregar información como razón social, clave, grupo así como un logo para el grupo de empleados, los cuales se podrán visualizar en reporte de kárdex. Al agregar a un nuevo Usuario Administrador del sistema, podrá definir a cuales Grupos tiene acceso ese administrador, de forma que solo pueda gestionar la información de los empleados de ciertos Grupos. Para agregar un nuevo usuario administrador, siga los pasos plasmados en la sección Seguridad > Ayuda Seguridad de Usuarios. 10

13 Catálogos de Áreas. En este catálogo puede definir las áreas por las cuales estará integrada su organización, este catálogo, al igual que el de De sirve para agregar filtros a la organización de su empresa Catálogo de Departamentos En este catálogo se pueden definir los departamentos que integran su compañía, el cual le ayuda a dar niveles o jerarquías en su organización Catálogo de Puestos En este catálogo puede definir cada uno de los puestos que tiene su organización, el cual le ayudará a clasificar a cada uno de los empleados en la función que desempeñan en la misma. 11

14 Catálogo de Grupos de Acceso Este catálogo sirve para agrupar los diferentes dispositivos que tiene dado de alta en el sistema, así como para asignar a los empleados a los dispositivos a los que se desea enviar su huella durante el enrolado de huellas mediante lector USB. Cada dispositivo biométrico puede pertenecer únicamente a un Grupo de Acceso, pero cada Grupo de Acceso puede tener asignado varios dispositivos biométricos. A su vez, cada empleado puede estar asignado a varios Grupos de Acceso. Una vez creado el Grupo de acceso con una clave y un nombre, dé clic sobre el ícono configurarlo. para 12

15 Aquí se podrán seleccionar los lectores que pertenecen al grupo de acceso, después podrá seleccionar los empleados que pertenecerán a este grupo de acceso Asignación de Catálogos a Empleados Una vez definidos los catálogos organizaciones, puede asignarlos fácilmente en Recursos Humanos > Asignación de Catálogos Organizacionales. También es posible crear y asignar al mismo tiempo y de forma masiva los catálogos organizaciones mediante la plantilla de Importador de Empleados. Para más detalles de cómo llenar la plantilla de importador de empleados, descargue el documento de Ayuda Guía de Importador de Empleados ZKTimeCloud en Configuración y Asignación de Horario Para calcular correctamente la asistencia de los empleados, primero es necesario crear los horarios de asistencia que existan en su empresa, para posteriormente asignárselo a los empleados en un rango de fecha específica Catálogos de Horarios. En el catálogo de horarios se realiza la creación y configuración de los horarios. Haga clic en Alta para crear un horario nuevo, o de clic en la Clave de un horario para editarlo. 13

16 Clave del Horario: Una clave para identificar al horario. Nombre de Horario: Un nombre para identificar al horario. Tipo de Horario: Elija entre uno de los 5 tipos de horarios. Turno Diurno/Nocturno/Mixto: Un horario convencional con horas de entrada y salida, puede ser un horario nocturno con cambio de día (entrada en la noche y salida en la mañana) y puede incluir o no un horario de comida. Turno Especial Calculado (12x24, 24x48, 24x24): Turnos especiales pre-calculados cumpliendo ciclos de XX horas de trabajo y YY horas de descanso. Seleccione la fecha de inicio del turno. Turno Flexible: Un turno donde el empleado puede entrar y salir a cualquier hora, pero debe cumplir cierta cantidad de horas en su jornada laboral. Entrada: Se agrega el tiempo de tolerancia para la antes de la entrada de cada empleado para el registro de acceso. Después de la hora de entrada y pasando el tiempo de tolerancia, esta se tomará como retardo en primer grado. Después de haber sobre pasado el tiempo de tolerancia y tolerancia en primer grado, se tomara la asistencia en segundo grado. Comida: Se indica el período de tiempo que será tomado como periodo de comida. Todas las checadas que entren en este periodo serían tomadas como registros de comida. Tiempo que tendrá el horario antes de la hora de comida para que la checada siga considerándose como salida de comida. Tiempo que se tendrá en cuenta después de la hora de comida para que realice la checada para la entrada. Salida: Se indica si se tomará en cuenta la tolerancia en salida. Tiempo de tolerancia antes de la salida para que la checada sea válida como salida 14

17 Registros Necesarios: Cantidad de registros que necesita el empleado realizar sus checadas para la jornada laboral, este viene por una checada por default. Cantidad de registros que debe realizar el empleado para la salida y entrada de la comida, esta esta solo habilitada si se aplica horas de comida. Cantidad de registros que necesita el empleado realizar en un día no laboral (día no laboral es aquel que no está dentro del horario asignado). Cantidad de registros en día no laboral en horario de comida que debe realizar el empleado Estancia: Es un tiempo mínimo en minutos trabajados por el empleado, este tiempo se toma desde la checada de entrada hasta la salida. Por ejemplo el empleado trabaja 7 horas y el tiempo que se considera en estancia es de 420 min. Es un tiempo mínimo en minutos trabajados por el empleado en día no laboral, este tiempo se toma desde la checada de entrada hasta la salida. Por ejemplo el empleado trabaja de lunes a viernes de 8:00 a 18:00, este labora el día sábado (día no laboral) y se configuro que solo trabaje 300 min que equivale a cinco horas, a esto se le llama estancia en día no laboral, si este cumple con el tiempo se clasifica como estancia en día no laboral. Tiempo extra: Tiempo en minutos del cual se va a considerar tiempo extra antes de la hora de entrada. Tiempo en minutos del cual se va a considerar el tiempo extra después de la hora de salida. Tiempo en minutos del cual se sobrepasa después de la hora de checada, se toma en posible tiempo extra en día no laboral. Tiempo en minutos del cual si se sobrepasa después de la hora de checada, este se tomará como posible tiempo horas extra en día festivo. Finalmente, seleccione los días de la semana y el ciclo que seguirá el horario, así como la hora de entrada y de salida y la hora de comida (opcional) que se aplicará en cada día. Puede crear ciclos diarios, semanales, catorcenales, mixtos, de acuerdo a sus necesidades Módulo de Asignación de horarios. En este módulo se le puede asignar un horario a uno o un grupo de empleados duranteun rango de fecha determinado. 15

18 7. - Generación de Reportes de Asistencia En la sección Reportes podrá encontrar una gran variedad de reportes de asistencia, así como podrá generar reportes de asistencia personalizados. Reporte de Kárdex de empleado El Reporte de asistencia Kárdex y Kárdex Resumido son unos de los reportes más completos que puede generar en ZKTimeCloud, reflejando retardos, faltas, salidas tempranas, tiempos extras, vacaciones, permisos o justificaciones. Genere reportes por empleado o por grupo de empleado en un rango de fecha específica. Haga clic en Reportes > Kárdex Configure las siguientes opciones: 1. Kárdex normado al turno. Se genera un horario de acuerdo al turno asignado al empleado. 2. Firma del jefe de recursos humanos. Muestra un espacio para colocar firma del jefe de recursos humanos de conformidad. 3. Selecciona/ deselecciona Todos. Selecciona o deselecciona a todos los empleados de la lista. 4. Mostrar registros de Comida. Muestra la salida y entrada de comer en el reporte. 5. Mostrar empleados con estatus baja temporal. Muestra los empleados con estatus de baja temporal en el sistema. Seleccione la fecha de inicio y de fin, así como el empleado o grupo de empleados del que desea obtener el reporte. Finalmente de clic en Reporte o Reporte XLSX para generar el reporte de asistencia. 16

19 Reporteador El reporteador es una herramienta para obtener diferentes reportes de acuerdo a sus necesidades. De clic en Nuevo para generar un reporte personalizado, o de clic en una de las plantillas ya configuradas de reportes. 17

20 Reporte de Accesos El reporte de acceso es una de las plantillas que puede encontrar en el reporteador y una de las más útiles. Con un reporte de accesos puede obtener un historial con todos los registros de asistencia de un empleado en un rango de fecha específico. Seleccione Reportes > Accesos o bien en Reporteador y de clic en la plantilla Accesos. Seleccione Fecha Variable e introduzca una fecha de inicio y fin. En la pestaña Columnas seleccione el o los parámetro con los que desea generar el reporte (Por nombre o número de empleado, por departamento, por grupo, etc). Haga clic en la flecha derecha para agregarlo a la lista. En la pestaña Filtro haga clic en el parámetro que seleccionó en Columnas (agregado a la lista), en el recuadro inferior seleccione el parámetro específico (Un grupo, un departamento, un número de empleado, un nombre de empleado, etc) y haga clic en agregar. Finalmente haga clic en Reporte para obtener el reporte deseado. Puede descargar los reportes en varios formatos, incluyendo PDF, XLS, HTML, Txt, CSV, entre otros. 18