IV Jornada de encuentro entre Diputación de Palencia y Alcaldes PROTOCOLO

Transcripción

1 IV Jornada de encuentro entre Diputación de Palencia y Alcaldes PROTOCOLO

2 PROTOCOLO NOMBRE DEL DEPARTAMENTO SITUACIÓN PALACIO PROVINCIAL, SEGUNDA PLANTA TELÉFONO FAX CORREO ELECTRÓNICO RESPONSABLE DEPARTAMENTO Marta Ausín Sáez

3 EL ANFITRIÓN El anfitrión es aquella persona que organiza, convoca e invita en un acto, preside los acontecimientos o eventos que organiza, sean de la clase que sean. Así lo disponen las costumbres y las tradiciones, y así lo eleva a rango de norma para los actos oficiales el Real Decreto 2099/83 sobre Precedencias generales del Estado. El artículo 4 de esta disposición señala textualmente: Los actos serán presididos por la autoridad que los organice. En caso de que dicha autoridad no ostentase la presidencia, ocupará lugar inmediato en la misma. Esta frase no deja lugar a dudas sobre el protocolo del anfitrión. Preside los actos y cuando cede la presidencia en honor de una autoridad o de un invitado de honor debe situarse junto a ella o él. De acuerdo con la costumbre, a su izquierda en el caso de presidencias en alternancia o a continuación en presidencias lineales. LA RECEPCIÓN DE LOS INVITADOS Una misión fundamental del anfitrión es recibir a sus invitados. En protocolo hay una máxima: todo invitado ha de ser recibido. En unos casos será la máxima autoridad o jerarquía de la institución anfitriona o del departamento anfitrión, y en otros un representante de aquél. Ello dependerá del rango del invitado y del tratamiento o cortesía que se desee conceder. En los actos y las visitas oficiales se procura buscar un cierto equilibrio jerárquico entre la persona que recibe y la que llega, no siendo conveniente que la que reciba sea de muy superior rango con respecto al invitado. En este caso, es costumbre que el anfitrión designe a una persona (su jefe de gabinete, un director de servicio, el jefe de protocolo, la secretaria, etc.) para que la reciba en su nombre y reservarse el propio anfitrión para cumplimentar a su llegada a los de mayor rango (autoridades o invitados especiales). 224

4 SALUDO OFICIAL A ALTAS AUTORIDADES Es costumbre, igualmente, que el anfitrión presente a sus colaboradores inmediatos, a los patrocinadores del evento que se celebra y a los principales representantes de las instituciones o entidades privadas que asistan al acto. En un recibimiento a una autoridad, éste se ajusta a un determinado ceremonial que pasa por la disposición de las líneas de saludo. El anfitrión se sitúa el primero y, a continuación, a los restantes miembros de su equipo (los concejales en el caso de un alcalde, los consejeros en el caso de un presidente de comunidad, o los miembros del consejo de administración en el caso del presidente de una empresa). Este saludo se efectúa, generalmente, en la puerta de la calle o el vestíbulo de acceso al edificio donde se celebre el acto. En estas salutaciones oficiales a las altas autoridades, previa a la bienvenida por parte del anfitrión, suele haber un recibimiento de las primeras autoridades (salvo que ya hubieran saludado en otro lugar, como en el aeropuerto o en un acto anterior), por lo que se establecen dos líneas de saludo: la oficial (autoridades que han de cumplimentar en razón a su cargo), que se efectúa en el exterior del edificio, y la de los anfitriones (en el edificio o también en el exterior pero próximos a la puerta de acceso y a continuación de aquella primera línea de saludo). MEDALLA ORO DE LA PROVINCIA DIARIO PALENTINO 2006 LAS PRESIDENCIAS Es la zona reservada durante un acto al anfitrión y sus invitados principales, que se colocan de acuerdo a las normas oficiales de protocolo si se trata de un acto de carácter oficial, o de acuerdo a los criterios del anfitrión si se trata de un acto no oficial. La presidencia, y especialmente la persona que preside, se sitúa frente a los invitados, y si no fuera posible por las circunstancias del lugar o del acto, en una posición que sus ocupantes puedan ser vistos claramente por los invitados. Esto suele ocurri ir cuando el eje central del acto no está vinculado directamente a las personas que presiden, sino que éstas acuden para presenciarlo. En un teatro, por ejemplo, la presidencia se sitúa 225

5 en un palco (generalmente, en entresuelo, un pico por encima de la zona conocida como butaca de patio). Lo mismo ocurre en un acontecimiento deportivo. Támara de Campos Día de la Provincia Fuentes de Valdepero Inauguración Archivo Provincial La presidencia de un acto debe estar decorada y preparada de tal manera que los invitados al entrar a la sala o aproximarse al lugar donde se celebre, distingan con nitidez dónde se colocarán los que presiden. Para ello, se recurren a fórmulas conocidas como la disposición de una tarima, tapices o reposteros o anagramas de las instituciones en la pared que se sitúa por detrás de la presidencia, un atril para las intervenciones, banderas, flores o plantas, etc. Incluso en ocasiones se dispone de una alfombra desde la puerta hasta la misma zona de la presidencia, según el rango de las autoridades que asistan. Torquemada. Fiesta de la Vendimia

6 Siempre se procura que la presidencia, salvo en los almuerzos o en actos de escasa concurrencia (reuniones, firma de convenios, etc.), se disponga en una zona algo elevada (no excesivamente) a los efectos de facilitar una adecuada visión a todos los invitados. Las personas que se sitúan en la presidencia pueden permanecer de pie o sentados, según el tipo del acto o la duración del mismo. Sea cual fuese la solución, siempre recomendamos que se actúe de igual manera para los que presiden como para el resto de invitados. Si la presidencia es de pie y hubiera intervenciones, lo lógico, de acuerdo a la costumbre española, es que en un lateral de la misma se disponga un atril, desde donde realicen los discursos. Incluso pueden disponerse sendos atriles en cada lateral si hubiera numerosas intervenciones a los efectos de evitar cruces innecesarios por parte de los oradores que permanecen en la presidencia. La presidencia de pie es propia para actos en locales cerrados o al aire libre breves, de tono más informal, con ocasión de inauguraciones, primeras piedras o visitas de obras. Es obligado para recibimientos oficiales y para recepciones o audiencias. Jornadas INFO-RURAL ª Piedra Villa Romana de La Olmeda 2006 Si por las características del acto o la duración del mismo, el anfitrión dispusiera que todos los invitados estuvieran sentados, lo mismo deberá ocurrir con la presidencia. En este caso, se dispone una mesa lo suficientemente larga para dar cabida espaciosa a todas las personas que se tenga previsto ofrecer un asiento en la misma. Esta mesa debe ser noble si se presenta a la vista o, en caso contraria, se recubre con una tela digna de colores no chillones o de tono mate. Hay que procurar que estas mesas estén protegidas 227

7 en su parte frontal, y que los posibles cables de la megafonía estén disimulados. No lleva decoración floral alguna, salvo por delante de ella o en los laterales. En determinadas reuniones o congresos es habitual que esta parte frontal de la mesa vaya recubierta de algún anagrama propio de la institución anfitriona o del slogan o reclamo del evento. Los que presiden pueden estar sentados pero sin mesa, Dependerá del tono formalista o academicista que los organizadores quieran dar. La mesa en ocasiones puede restar plástica al escenario (otras veces contribuye), pero transmite mayor seguridad y aplomo a quienes se sientan en ella. Si no la hubiera, para evitar ese choque frontal e incomodidad que puedan sufrir los miembros de una presidencia frente a los invitados (especialmente, en el caso de las damas), lo recomendable es ladear ligeramente las sillas. TIPOS DE ORDENACIÓN PROTOCOLARIA La ordenación en alternancia: Es decir, la persona que preside se sitúa en el centro y de derecha a izquierda, correlativamente, se van situando el resto de los invitados por el orden que establecen las normativas oficiales para actos de este tipo o de acuerdo al criterio del anfitrión para otra clase de actos. De la siguiente forma: Si el número de personas que componen la presidencia es IMPAR aniversario Constitución 2003

8 Si el número de personas que componen la presidencia es PAR, de los dos del medio, el que está a la derecha, ocupará la primera plaza y el que está a la izquierda la segunda plaza. El resto, en alternancia de derecha a izquierda con respecto a estos dos. Presentación Anuario Grupo PROMECAL La Ordenación lineal. Generalmente, esta forma de ordenarse obedece a un factor distinto que reclama mayor atención. Desde este factor se ordena linealmente la presidencia, quedando más cerca el primero y más lejos el último. Es muy propio este tipo de ordenación para el recibimiento en un aeropuerto a una autoridad o en la puerta de la institución que recibe una visita importante o para las salutaciones o recepciones. Así, observaremos por ejemplo a la Familia Real disponerse linealmente en el altar en una ceremonia religiosa (primero el Rey, segundo la Reina, el Príncipe y las infantas, quedando el Rey más cerca del sacerdote que preside la ceremonia y las infantas más lejos). Lo mismo ocurre cuando celebran una recepción en Palacio Real durante el saludo Día de la Provincia Dueñas

9 La ordenación Mixta: Las presidencias pueden seguir un orden mixto en ordenación. Se trata del caso donde la presidencia se compone de una mesa presidencial (ordenación en alternancia de derecha a izquierda) y unas filas laterales (ordenación lineal, comenzando por el asiento más próximo a la presidencia). Centenario Casa de Madrid Palencia 2004 Centenario Casa de Palencia en Madrid LAS BANDERAS La bandera de España simboliza la nación; es signo de la soberanía, independencia, unidad e integridad de la patria y representa los valores superiores expresados en la Constitución, según definición recogida en Ley 37/81 de 28 de octubre, sobre la bandera nacional, publicada en el Boletín Oficial del Estado número 271 de 12 de noviembre. Debe ondear en el exterior y ocupar el lugar preferente en el interior de todos los edificios y establecimientos de la administración central, institucional, autónoma, provincial o insular y municipal del Estado. Es la única que ondea en las sedes de los órganos constitucionales del Estado y en la de los órganos centrales de la administración del Estado y en los edificios públicos militares y acuartelamientos, buques, aeronaves y cualesquiera otros establecimientos de las Fuerzas Armadas y de las Fuerzas de Seguridad del Estado. 230 La bandera propia de las comunidades autónomas debe ondear juntamente con la bandera de España en todos los edificios públicos civiles del ámbito territorial de aquélla, al

10 igual que las enseñas de los ayuntamientos y diputaciones o cualesquiera otras corporaciones Cuando se utilice la bandera de España, ocupará siempre lugar destacado, visible y de honor. Si junto a ella se utilizan otras banderas, la de España ocupará lugar preeminente y de máximo honor y las restantes no podrán tener mayor tamaño. Se entenderá como lugar preeminente y de máximo honor: a) Cuando el número de banderas que ondeen juntas sea impar, la posición central. 231

11 b) Si el número de banderas que ondeen juntas es par, de las dos posiciones que ocupan el centro, la de la derecha de la presidencia si la hubiere o la izquierda del observador. BANDERA DE LA UE No hay legislación sobre ella. Se coloca en las fronteras exteriores de la Unión Europea y en los edificios de sus instituciones. La Comisión Europea recomienda izarla en un lugar especial en los edificios públicos, fuera de la ordenación de las banderas oficiales, los días 25 de marzo (aniversario de la firma del Tratado de Roma) y el 9 de mayo (el Día de Europa), así como en actos de carácter europeísta. La Unión Europea da libertad a los países miembros sobre uso, advirtiendo sobre el uso excesivo. Si se colocase en un grupo de mástiles, iría a continuación de la bandera del Ayuntamiento (según la práctica más generalizada). BANDERAS AUTONÓMICAS: Presidiendo la bandera española, y a continuación la de la comunidad anfitriona, el resto de las banderas autonómicas se colocarán de acuerdo a la antigüedad en la publicación del correspondiente Estatuto de Autonomía en el Boletín Oficial del Estado. 232 BANDERAS LOCALES:

12 Las banderas locales ondearán exclusivamente en los lugares de las correspondientes instituciones locales o en actos promovidos por éstas. Se situarán a continuación de las banderas de las comunidades autónomas. Tras la del municipio se ubicará la de la provincia. El orden de las banderas locales en el territorio de una misma comunidad vendrá determinado por el orden protocolario de los municipios en este territorio (normalmente encabezado por la capital y seguido del resto de los municipios por el número de habitantes censados, salvo que haya otras consideraciones históricas). Cuando concurran varias banderas locales de distintas comunidades se seguirán los siguientes criterios: 1. Bandera de España 2. Bandera de la Comunidad Autónoma 3. Bandera del Municipio 4. Bandera de la Provincia 5. Bandera de las capitales autonómicas, comenzando por la de la propia comunidad donde se celebra el acto 6. Bandera de las capitales de provincia, comenzando por las correspondientes a la propia comunidad 7. Resto de banderas por orden de comunidades autónomas, y dentro de cada comunidad por el número de habitantes ORDEN DE LOS ACTOS Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los actos desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan. Suele ser el acto central que motiva la invitación y en él el anfitrión se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración, al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se dirige. De forma incorrecta, este momento se conoce como el acto institucional. Por lo general, suele poner fin a la parte formal de los programas. En actos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse con la interpretación de los himnos oficiales (a los que nos referiremos en otro capítulo). Una vez que se ha constituido la presidencia, quien preside lee el orden del día anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la 233

13 intervención) a los que hagan uso de la palabra. Lo más recomendable es que el que preside disponga de un folio con el orden del día, que lee en cada momento. Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra, debe hacerlo desde el mismo sitio donde preside, sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión hasta el atril o micrófono. En estos casos, debe disponer de un micrófono fijo en su puesto, aunque los demás intervengan desde un atril. El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. Si el anfitrión ha cedido la presidencia a una autoridad o invitado de honor, debe cederle igualmente la conducción del acto. En todos los actos debe haber orden del día y una persona que conceda la palabra, pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al que habla. Debe ser presentado. Sin embargo, nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido. Excepcionalmente la concesión o uso de la palabra puede efectuarse por megafonía con voz anónima, recurso muy indicado para eventos de masiva asistencia donde los discursos no constituyen por sí mismos la parte central del acto o actos, o cuando la prelación de los intervinientes fuera muy similar. Cuando el que preside el acto anuncia la intervención de una autoridad de superior rango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: Hace uso de la palabra.... De no darse tal circunstancia Tiene la palabra.... Hay que evitar expresiones como Concedo la palabra..., Puede hacer uso de la palabra..., etc. 234 DISCURSOS Por término general, los discursos van de menor a mayor rango. Es decir, habla primero el de menor rango y en último lugar quien preside. Lo razonable es que en primer lugar se dirija el anfitrión principal, con el fin de dar la salutación inicial, agradecer la asistencia y explicar los motivos principales del acto. Si el anfitrión presidiera el acto, la primera intervención debe ser asumida por algún representante cualificado de la entidad anfitriona, pues lo lógico es que lo primero sea dar la bienvenida y agradecer la asistencia. Después irán sucesivamente el resto de las intervenciones de acuerdo al rango (de menos a más) y finalmente la de quien preside. También puede ser correcto que el anfitrión que presida un acto, antes de conceder la palabra al primer orador, haga una salutación y agradezca la asistencia. Pero siempre debe ceder la palabra en primer lugar a una persona de su propio equipo para que exponga en profundidad lo que motiva el mismo. Es deseable en estos supuestos, que el primer interviniente haga su exposición desde un punto de vista técnico, dejando el capítulo de las valoraciones para su jefe superior.