Capítulo III EL PROCESADOR DE PALABRAS WORD

Transcripción

1 Capítulo III EL PROCESADOR DE PALABRAS WORD 3.1 PROCESADORES DE PALABRAS: Son software de aplicación que se especializados en generar documentos en base a textos. Los procesadores de palabras modernos, además de los textos tradicionales, pueden incluir gráficos, tablas, sonido, vídeo, y otros elementos dentro de los documentos. En la actualidad los procesadores de palabras de mayor difusión son Word de Microsoft, que trabaja en ambiente Windows y forma parte de Microsoft Office, y Star Word que trabaja sobre Linux y es parte de Star Office. 3.2 INGRESO AL PROCESADOR DE PALABRAS WORD: Para hacer uso del Procesador de Palabras Word, se puede recurrir al menú Inicio de Windows, se escoge la opción Todos los Programas, y se selecciona la subopción Word. Cuando Word es utilizado con mucha frecuencia conviene asignar un acceso más rápido al programa, directamente desde el botón Inicio. 114

2 En muchas ocasiones puede resultar conveniente colocar un Acceso Directo a Word en el Escritorio, para lo que se sigue el procedimiento descrito en el capítulo anterior, bajo el título Colocar Íconos de Acceso Directo en el Escritorio. Una vez clicado (o doble clicado) cualquiera de los íconos de acceso a Word, se despliega una pantalla con características similares a la siguiente, que se conoce como la Ventana de Word: La zona en blanco está reservada para la colocación de textos y para insertar los objetos adicionales que admite Word. En la parte superior de la ventana se presenta la Identificación del Documento y los Botones de Control de Ventana. Inmediatamente debajo se tiene la Barra de Menús. Dependiendo de la personalización que se le haya dado al programa, debajo aparecerán una o varias Barras de Herramientas, y otros elementos de la ventana Word. 115

3 El Identificador de Documento de Word permite visualizar el nombre del documento Word con el que se está trabajando. Cuando ya ha sido grabado el documento dentro de un archivo, en lugar de nombres tipo Documento 1 o Documento 2, aparecerá el nombre del archivo. La Barra de Menús facilita el despliegue de las diferentes opciones de proceso de Word organizadas mediante menús de alternativas. Las Barras de Herramientas proporcionan accesos rápidos a las diferentes opciones de proceso de Word mediante botones. Los Botones de Control de Ventana permiten personalizar las dimensiones de la ventana de Word o el cierre del documento. El Cursor de Posición define sobre qué sitio del documento está el control de la aplicación, y generalmente aparece titilando. En la parte inferior y en la parte derecha del área de texto aparecen las Barras de Desplazamiento (scroll bars), que permiten movilizarse rápidamente, tanto horizontal como vertical, dentro del documento. 116

4 A la izquierda de la Barra de Desplazamiento Horizontal se despliegan 4 pequeños botones que permiten una modificación rápida de los Modos de Presentación del documento Word. En la Barra de Tareas, al nivel del botón Inicio, se presenta un botón que permite el acceso directo a las aplicaciones activadas, en el presente caso a Excel. Debido a la capacidad multitarea y multithread de Windows, pueden estar activadas simultáneamente varias sesiones de Excel. Cada sesión de Word se comporta como una aplicación independiente, aunque los archivos correspondientes pueden interrelacionarse a través de la información que contengan o a través de las opciones de Windows. 3.3 INFORMACIÓN TIPO TEXTO: Para introducir textos en los documentos de Word se los digita directamente desde el teclado. En un documento se necesita diferenciar títulos de subtítulos y de párrafos, razón por la cual existen distintos formatos de diferenciación de esos componentes del texto. a. Negritas: Existe información dentro de los textos que se necesita que aparezca resaltada (con negritas), para lo que en primer lugar se selecciona la parte del documento cuyo formato se desea cambiar, mediante el botón principal del ratón: 117

5 Inmediatamente después se puede hacer uso del botón de Negritas existente en la Barra de Herramientas de Formato, realizando un clic. El resultado que se observa es que la parte de texto seleccionada aparece resaltada con un color más oscuro (negrita). b. Subrayado: Cuando se requiere que cierta parte de un texto tenga subrayado, se la selecciona y se clica el botón de Subrayado de la Barra de Herramientas de Formato. El resultado es el texto escogido con una línea de subrayado. 118

6 c. Letra Inclinada: Se selecciona la parte del texto requerida y se clica el botón de Letra Cursiva. El resultado es el texto escogido con letra inclinada. Los textos pueden utilizar simultáneamente Negrita, Subrayado, Cursiva y otras opciones de formato de texto como tipo de letra, tamaño, etc. d. Justificación y Centrado de los Textos: Existen cuatro botones en la Barra de Herramientas de Formato que ayudan a manejar la justificación y el centrado de párrafos de textos. Para justificar la parte seleccionada del texto (los 2 párrafos en el próximo detalle) hacia la izquierda se presiona el botón de Justificación Izquierda. 119

7 Para justificar la parte seleccionada del texto (los 2 párrafos) hacia la derecha se presiona el botón de Justificación Derecha. Para proporcionar simultáneamente justificación izquierda y derecha a la parte seleccionada del texto (los 2 párrafos), se presiona el botón de Doble Justificación. Para centrar la parte seleccionada del texto (2 títulos y 2 párrafos), se presiona el botón de Centrado. e. Cambio de Tamaño y Tipo de Letra: Existen partes de los documentos que requieren tamaños y tipos diferentes de letras. Para el efecto Microsoft Word dispone de recuadros y menús que permiten realizar dichos cambios. En la barra de herramientas existen los siguientes recuadros relacionados con las modificaciones propuestas. 120

8 El primer recuadro presenta el tipo de letra que se está usando en la posición señalada dentro del documento; en el presente caso el tipo de letra es Times New Roman. El segundo recuadro es un indicador del tamaño relativo del tipo de letra que se está empleando; en este caso el tamaño es 12. Dentro de un tipo específico de letra, los números más altos representan letras de mayor tamaño. Tanto el tipo de letra como su tamaño pueden ser modificados seleccionando en primer lugar la parte del texto que se desea cambiar, y clicando sobre las puntas de flecha hacia abajo para escoger las opciones apropiadas. A continuación se presentan algunos tipos y tamaños de letras disponibles: Times New Roman 12 Times New Roman 16 Times New Roman 20 Arial 12 Arial 16 Arial 20 Comic Sans MC 12 Comic Sans MC 16 Comic Sans MC 20 Generalmente títulos y subtítulos llevan letras más grandes, mientras que contenidos especiales pueden utilizar otros tipos de letras. El mismo resultado puede obtenerse desde el menú Formato y la opción Fuente. En ese caso se despliega un cuadro de diálogo similar al siguiente: 121

9 El cuadro de diálogo no solamente nos permite cambiar tamaño y tipo de letra, sino que habilita estilos de fuente como letra Negrita, Cursiva, varios tipos de Subrayado, además de Subíndices, Superíndices, Letras Tachadas, etc. Algunas de las opciones se presentan a continuación: Letra Estándar 16 Letra Estándar 16 Subíndice 16 Superíndice 16 Letra Estándar 16 Letra Subrayada Letra Subrayada Doble Letra Subrayada Punteada Letra Tachada Letra Tachada Doble Letra con Sombra Letra en Relieve Letra en Grabado LETRA VERSALES 122

10 f. Cambio de Color del Texto: INFORMÁTICA BÁSICA Ocasionalmente puede requerirse que una parte del documento utilice letras con un color diferente; generalmente el objetivo es llamar la atención hacia esa parte del texto. Existen 2 alternativas para modificar el color de las letras: Por un lado se puede seleccionar el texto por modificar, utilizar el menú Formato y la opción Fuente, como se explicó en el acápite anterior, para inmediatamente clicar en la flecha del recuadro Color de Fuente y escoger el color deseado. La segunda alternativa consiste en utilizar el ícono correspondiente de la Barra de Herramientas de Formato, el que tiene un color específico que se asigna al texto señalado. Si se clica sobre la punta de flecha, se despliega una paleta de colores como la siguiente: En este último caso el color escogido queda habilitado en el botón de la barra de herramientas. 3.4 GRABAR Y RECUPERAR LOS DOCUMENTOS: La información generada por Word debe ser almacenada en las unidades de disco dentro de archivos, para poder preservar o modificar posteriormente su contenido; estos archivos tienen la extensión.doc. Para almacenar un documento se tienen 2 alternativas. Se puede utilizar el botón de grabación, que aparece en la Barra de Herramientas Estándar. 123

11 Si es la primera vez que se va a grabar la información en un archivo, inmediatamente despliega el siguiente cuadro de diálogo: Mediante el cuadro de diálogo se puede fijar el sitio de la estructura de la unidad de disco en el que se quiere grabar la información (recuadro Guardar en:) y el nombre del archivo en que se almacena tal información (recuadro Nombre de archivo:). Word coloca automáticamente una extensión [.doc] a sus archivos de documentos. Cuando el archivo ha sido grabado previamente, al presionar el botón de grabación, se actualiza la información en el mismo archivo utilizado previamente, sin despliegue del cuadro de diálogo. Como mecanismo alternativo de grabación se puede utilizar el menú Archivo y la opción Guardar. Para almacenar la información en un archivo con otro nombre, o en otro sitio, se utiliza el menú Archivo y la opción Guardar Como: 124

12 En este último caso aparecerá el cuadro de diálogo que permite fijar nuevo nombre de archivo y sitio de almacenamiento. 3.5 CERRAR EL DOCUMENTO Y ABANDONAR LA APLICACIÓN: Para cerrar el documento que presenta WORD puede utilizarse la opción de Cerrar Ventana de los Botones de Control de Ventana. Como alternativa se puede emplear el menú Archivo y la opción Cerrar. En ambos casos, cuando no se ha guardado previamente la versión actualizada del documento de trabajo, por precaución Word preguntará al usuario si desea guardar los cambios efectuados. Cuando se ha personalizado la Barra de Herramientas Estándar, también se puede cerrar el documento Word mediante el ícono correspondiente. Para abandonar la aplicación se utiliza el mismo menú Archivo y la opción Salir. 125

13 Nuevamente, si no se ha guardado la información actualizada de los documentos, Word preguntará al usuario si desea guardar las nuevas versiones de los mismos. 3.6 ELIMINAR, COPIAR Y PEGAR INFORMACIÓN: En muchas ocasiones se requiere duplicar parte de la información ya existente, o eliminar cierta parte de la información. Para el efecto Word dispone de 3 botones en la Barra de Herramientas Estándar que permiten realizar tales procesos. a. Eliminar Información: Para eliminar una parte de los textos existentes en un documento, en primer lugar se selecciona la parte del documento por eliminar. Luego se presiona el botón de Cortar información o la tecla Suprimir. La información seleccionada se elimina del documento. 126

14 Temporalmente la información eliminada queda almacenada en el Portapapeles de Windows. b. Copiar y Pegar Información: Para copiar información y pegarla en otra parte del documento, o en otro documento, en primer lugar se seleccionan la parte del documento para ser duplicada. Luego se presiona el botón de Copiar, con lo que la información es enviada al Portapapeles de Windows. Inmediatamente se posiciona en el sitio en que se desea insertar el duplicado del texto, y luego se presiona el botón de Pegar. 127

15 Es importante mencionar que no solamente se puede pegar la información que ha sido habilitada con el botón de Copiar, sino que también se puede pegar la información que se ha cortado previamente (opción Cortar). Se consigue un efecto similar al uso de los botones mediante el menú Edición y las opciones Cortar, Copiar y Pegar; o la opción Portapapeles de Office para pegar información cortada o copiada con anterioridad a la última vez. 3.7 BARRAS DE HERRAMIENTAS: Microsoft Word presenta como ayuda para el usuario una gran variedad de barras de herramientas que facilitan sus tareas pues el acceso a sus opciones (botones) es rápido y sencillo. Algunas de las opciones más utilizadas ya han sido analizadas a detalle, y otras se estudiarán en los siguientes párrafos y acápites. Dependiendo del tipo de documentos que se maneja con mayor frecuencia, el usuario puede escoger las barras de herramientas que conviene que permanezcan siempre visibles. A continuación se presenta una visión rápida de las barras de herramientas y sus alternativas de uso. 128

16 Para escoger las barras de herramientas presentes en la ventana de Word, se despliega el menú Ver y se escoge la opción Barras de Herramientas. Se presenta un listado de todas las barras de herramientas disponibles. Con una señal de Visto a la izquierda se identifican aquellas barras de herramientas que están visibles en la ventana de Word. Clicando a la izquierda de la identificación se pueden añadir nuevas barras de herramientas o eliminar aquellas que existían previamente. Con el objeto de tener una visión panorámica de las opciones más frecuentes, disponibles en Word, a continuación se pasa a describir cada una de las barras de herramientas, reconociéndose que las que siempre deberían estar presentes son la Barra de Herramientas Estándar y la Barra de Herramientas de Formato, y en caso de que los documentos suelan incluir gráficos, también debería habilitarse la Barra de Herramientas de Dibujo. a. Barra de Herramientas Estándar: La Barra de Herramientas Estándar permite operaciones directas con documentos que se almacenan en archivos, con partes de esos documentos y con algunos objetos incrustados, además de habilitar el despliegue de otras barras de herramientas. Los botones presentados previamente permiten, entre otras, las siguientes opciones: : Abre un nuevo documento en blanco. 129

17 : Abre un documento almacenado previamente en un archivo, para lo que despliega un cuadro de diálogo que permite ubicar el archivo dentro de las unidades de disco. : Cierra la ventana del documento Word activo, y si ha sido modificado permite guardar los cambios. : Guarda el documento en un archivo, cuyo nombre y ubicación lo selecciona el usuario la primera vez que se lo almacena. Cuando ya ha sido guardado previamente, almacena la información en el mismo archivo, sin desplegar el cuadro de diálogo. : Presenta las herramientas de correo electrónico, cuando no están habilitadas, o inhabilita esas herramientas cuando fueron habilitadas previamente. 130

18 : Despliega las herramientas de búsqueda de archivos, páginas web y otros. : Imprime parte o todo el documento de trabajo, en la impresora predeterminada. : Visualiza por pantalla el formato de impresión del documento de trabajo, formato que puede incluir varias páginas a la vez y la escala visual pesonalizable. : Revisa la ortografía del documento, de acuerdo al idioma que se ha escogido previamente. Los probables errores de escritura los va señalando en un cuadro de diálogo e inclusive puede realizar sugerencias de cambio. : Corta o elimina una parte del documento (aquella que se haya seleccionado previamente) y la guarda temporalmente en el Portapapeles. : Copia una parte del documento en el Portapapeles, que es un espacio temporal destinado a guardar simultáneamente varios objetos (partes de documentos, imágenes, tablas, etc.) provenientes de distintas aplicaciones de Microsoft Office, de 131

19 modo que pueden ser duplicados en otros sitios de la aplicación o en otras aplicaciones. : Pega el último objeto guardado temporalmente en el Portapapeles. : Copia solamente el formato de una parte de un documento, sin copiar los contenidos. Para pegar el formato escogido se señala la parte del documento a la que se desea asignar tal formato. : Deshace la última operación realizada. Al presionar la punta de flecha hacia abajo se puede deshacer otra operación o proceso que no sea el último. : Rehace la última operación que fue deshecha. Al presionar la punta de flecha hacia abajo se puede escoger otra operación diferente de la última, que fue deshecha. : Crea un enlace web dentro del documento, para lo que despliega un cuadro de diálogo que permite identificar la ubicación del elemento con el que debe enlazarse. : Presenta la Barra de Herramienta de Tablas y Bordes o la retira de la pantalla de Word. : Inserta dentro del documento una tabla con el número de filas y de columnas que se especifique. 132

20 : Inserta dentro del documento Word una hoja de cálculo Microsoft Excel. : Define columnas dentro de las páginas del documento, con un estilo similar al de los periódicos. : Despliega la Barra de Herramientas de Dibujo, o la oculta. : Despliega el mapa del documento (títulos, subtítulos, literales, etc.), o si está desplegado lo oculta. 133

21 : Muestra u oculta el símbolo de fin de párrafo, y el símbolo de separación de palabras. : Modifica el zoom o ampliación visual del documento. 134

22 : Presenta la ayuda de Microsoft Word. b. Barra de Herramientas de Formato: La Barra de Herramientas de Formato permite proporcionar presentaciones adecuadas a cada parte del documento. Los botones que aparecen en el gráfico previo habilitan, entre otras, las siguientes opciones: : Fija estilos y formatos predefinidos para el documento o parte de él. : Define el tipo de letra para la parte señalada del documento (ver La Información Tipo Texto El Cambio de Tamaño y Tipo de Letra). : Especifica el tamaño de letra de la parte señalada del documento (ver La Información Tipo Texto El Cambio de Tamaño y Tipo de Letra). 135

23 : Coloca letra negrita al texto señalado (ver La Información Tipo Texto Las Negritas). : Coloca letra cursiva al texto señalado (ver La Información Tipo Texto La Letra Inclinada). : Coloca subrayado estándar al texto señalado (ver La Información Tipo Texto El Subrayado). : Amplia un número el tamaño de las letras en el texto señalado. : Disminuye un número el tamaño de las letras. : Justifica a la izquierda los párrafos señalados (ver la Información Tipo Texto La Justificación y el Centrado de los Textos). : Centra los párrafos (ver la Información Tipo Texto La Justificación y el Centrado de los Textos). : Justifica a la derecha los párrafos (ver la Información Tipo Texto La Justificación y el Centrado de los Textos). : Justifica a izquierda y derecha los párrafos (ver la Información Tipo Texto La Justificación y el Centrado de los Textos). : Fija el espaciamiento vertical entre líneas. : Coloca numeración a párrafos del documento. 136

24 : Coloca viñetas a párrafos. : Desplaza la tabulación del párrafo una posición hacia la izquierda, tomando como referencia las tabulaciones previamente fijadas. : Desplaza la tabulación del párrafo una posición hacia la derecha, tomando como referencia las tabulaciones previamente fijadas. 137

25 : Fija bordes en las celdas de una tabla (ver Las Tablas en los Documentos Word). : Resalta partes del texto con el color de fondo escogido. : Asigna un color específico al texto seleccionado. c. Barra de Herramientas de Autotexto: Define opciones que manejará automáticamente Word durante la generación de documentos, tales como formatos tipo de inicio y finalización de cartas, oficios; además de esquemas de redacción y de presentación de símbolos como comillas. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Autotexto. 138

26 : Define esquemas de corrección automática de la redacción, por errores frecuentes o defectos comunes de digitación, así como especifica formatos básicos de escritura estandarizada. : Permite acceder a todos los elementos con formatos predefinidos como frases de cierre de documentos, especificación de cabeza y pie de página, pie de firma, etc. : Añade nuevos formatos de autotexto. d. Barra de Herramientas de Base de Datos: Define opciones para que Word interactúe con bases de datos. Permite la generación de formularios de referencia, el manejo de registros, el ordenamiento y la actualización de registros. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Base de Datos. : Define el formulario de datos. : Administra los campos de la base de datos. : Agrega nuevo registro. : Elimina el registro señalado. : Ordena los registros de información de manera ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9). : Ordena los registros de información de manera descendente (de la Z a la A y del 9 al 0). : Inserta base de datos. : Actualiza campos. : Busca un registro específico. : Regresa al documento principal. e. Barra de Herramientas de Combinar Correspondencia: Define opciones para que Word realice tareas muy frecuentes de secretaría, como el envío de circulares con campos variables. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Combinar Correspondencia. 139

27 : Configura el documento principal. INFORMÁTICA BÁSICA : Selecciona el archivo de datos que van a combinarse con el documento principal. : Define destinatarios de la combinación de correspondencias. : Inserta bloque de direcciones. : Inserta línea de saludo. : Inserta campos combinados. : Inserta campos de Word. : Permite observar datos combinados. : Resalta campos de combinación. : Asigna campos. : Distribuye etiquetas. : Regresa al primer registro. : Regresa al registro anterior. : Va al registro especificado. : Avanza al registro siguiente. : Avanza al último registro. : Busca entrada. : Revisa errores. : Combina en un documento nuevo. : Combina al imprimir, sin generar un documento nuevo combinado. : Combina en correo electrónico, sin generar un documento nuevo combinado. : Combina en fax, sin generar un documento nuevo combinado. f. Barra de Herramientas de Conteo de Palabras: Permite que Word realice un conteo selectivo de palabras y expresiones dentro de un documento. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Conteo de Palabras. : Cuenta palabras, líneas, caracteres, párrafos y páginas del documento activo. : Actualiza la información sobre el número de palabras, líneas, caracteres, párrafos y páginas del documento activo. 140

28 g. Barra de Herramientas de Cuadro de Controles: INFORMÁTICA BÁSICA Permite que a la interfaz gráfica de Word se le incorpore opciones características de las aplicaciones personalizadas, como la presencia de botones, recuadros, selecciones, y otros. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Cuadro de Controles. : Opera en el modo de diseño o abandona el modo de diseño y retorna al modo estándar. : Especifica propiedades del control seleccionado. : Visualiza el código. : Coloca casilla de verificación. : Coloca un cuadro de texto. : Coloca un botón asociado a un comando. : Coloca botón de selección de opción. : Coloca cuadro de lista. : Coloca cuadro combinado. : Coloca botón de alternar. : Coloca un control de número. : Coloca una barra de desplazamiento. : Coloca una etiqueta. : Coloca una imagen. : Coloca otro tipo de controles. h. Barra de Herramientas de Dibujo: La Barra de Herramientas de Dibujo proporciona los comandos que permiten realizar gráficos propios de Microsoft Office. Para poder utilizar la Barra de Herramientas de Dibujo es conveniente insertar previamente un espacio destinado a un Dibujo Word, mediante el menú Insertar, la opción Objeto y la subopción Imagen de Microsoft Word. 141

29 De ese modo se consiguen integrar en un solo objeto a varios elementos de un dibujo. Los botones que ofrece la barra de herramientas, entre otras, ofrecen las siguientes opciones: : Despliega un menú de opciones de dibujo que incluye agrupación de elementos dentro del dibujo, ordenamiento de elementos, presentación de una cuadrícula de ayuda, rotación de los elementos, y otras. : Señala un elemento dentro del dibujo de Word, de modo que se pueda actuar sobre él (eliminar, modificar propiedades, copiar, etc.). : Escoge formas predefinidas disponibles en la herramienta, como líneas, conectores, formas básicas, etc. 142

30 : Traza una línea recta dentro del dibujo. : Traza una recta tipo flecha dentro del dibujo. : Traza un rectángulo. : Traza una elipse o una circunferencia. : Genera un rectángulo con texto en su interior. 143

31 : Inserta un elemento de la Galería de WordArt. INFORMÁTICA BÁSICA Los elementos de la Galería de WordArt presentan mayor flexibilidad cuando se los ingresa directamente en el documento, sin necesidad de recurrir a la inserción de objetos. : Inserta un diagrama u organigrama. : Inserta una imagen prediseñada. Al presionar el botón correspondiente se despliega en la parte derecha de la ventana Word un cuadro de diálogo destinado a seleccionar la imagen requerida. : Inserta una imagen desde un archivo, la misma que la busca en los archivos de las unidades de almacenamiento. 144

32 : Rellena el interior de la figura con el color seleccionado. : Asigna un color específico a las líneas. : Asigna un color específico a los textos. : Fija un espesor dado para las líneas seleccionadas en el dibujo. 145

33 : Fija estilos continuos o punteados para las líneas. : Especifica la dirección y el tipo de puntas en las líneas sencillas y en las líneas tipo flecha. : Define un estilo de sombra para los elementos de dibujo. : Especifica características tridimensionales en los objetos de imagen generados originalmente en 2 dimensiones. 146

34 i. Barra de Herramientas de Esquema: Permite que Word utilice esquemas con formatos específicos para títulos, subtítulos, y que se vayan aplicando selectivamente o a través de modificaciones, a los diferentes componentes del documento. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Esquema. : Aumenta de nivel de clasificación al párrafo señalado al máximo (Título 1). : Aumenta un nivel al párrafo señalado. : Permite escoger el nivel clasificación del párrafo, dentro del texto completo, en un listado. : Disminuye un nivel al párrafo señalado. 147

35 : Disminuye al nivel mínimo el párrafo señalado. : Actualiza la Tabla de Contenido (TDC). : Va a la Tabla de Contenido. j. Barra de Herramientas de Formularios: INFORMÁTICA BÁSICA Permite la generación ágil de documentos con formato de formulario, en los que fácilmente se puede realizar la introducción de información en campos específicos. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Formularios. : Crea un campo de texto. : Coloca un campo de formulario con casilla de verificación. : Coloca un campo de formulario con lista. : Define opciones del campo en el formulario seleccionado. : Dibuja un espacio en el documento para colocar una tabla. : Inserta una tabla. : Inserta un marco. : Proporciona sombreado al campo. : Restablece campos de formulario. : Protege el formulario. k. Barra de Herramientas Web: Permite la generación de documentos con opciones para ser desplegados en la Web. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Web. : Habilita el modo de diseño. : Define propiedades. : Habilita el editor de comandos. : Coloca una casilla de verificación. : Coloca un botón de opción. : Crea un cuadro desplegable. : Crea un cuadro de lista. 148

36 : Coloca un cuadro de texto. : Definen un área de texto. : Coloca un botón de enviar. : Coloca un botón de enviar con imagen adjunta. : Restablece las condiciones anteriores. : Coloca un recuadro que en la presentación web está oculto. : Coloca un botón para contraseña de acceso. : Coloca una película en el documento. : Coloca un archivo de sonido. : Desplaza texto. l. Barra de Herramientas de Imagen: INFORMÁTICA BÁSICA Complementa a la barra de herramientas de dibujo, pero trata al gráfico como un todo, pudiendo aclararlo, obscurecerlo, rotarlo, etc. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Imagen. : Inserta una imagen a partir de un archivo de las unidades de almacenamiento. 149

37 : Ajusta el color de la imagen para transformar a escala de grises, blanco y negro, o marca de agua. : Aumenta el contraste de la imagen. 150

38 : Proporciona progresivamente menos contraste a la imagen. INFORMÁTICA BÁSICA : Aclara progresivamente los colores de la imagen. : Obscurece progresivamente los colores de la imagen. : Recorta la parte señalada de la imagen. : Rota 90º a la imagen, en sentido antihorario. 151

39 : Especifica el tamaño de línea para la geometría seleccionada. : Comprime la dimensión electrónica (no la dimensión visual) de las imágenes seleccionadas (disminuye su espacio de almacenamiento), pero puede perder calidad la imagen. : Ajusta el gráfico con relación al texto del documento. : Posibilita la modificación del formato de la imagen, mediante el despliegue de un cuadro de diálogo. 152

40 El mismo cuadro de diálogo se puede desplegar al realizar doble clic en la imagen. : Asigna características de transparencia a un color específico. La opción es útil cuando la imagen no tiene gran variedad de colores. : Restablece la imagen al formato original. m. Barra de Herramientas de Marcos: Proporciona facilidades para que Word genere documentos en base a marcos (frames). Aunque puede trabajar independientemente de otras barras de herramientas, complementa a las opciones de la barra de herramientas web pues los marcos (frames) son muy utilizados en el web. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Marcos. : Genera la tabla de contenido del documento en otro marco. : Elimina un marco. : Crea un marco nuevo a la izquierda. : Crea un marco nuevo a la derecha. : Crea un marco nuevo arriba. : Crea un marco nuevo abajo. : Visualiza y especifica las propiedades de un marco. n. Barra de Herramientas de Revisión: Presenta opciones para el manejo de documentos dentro del esquema de trabajo en grupo, de modo que los documentos finales sean el resultado de un flujo de trabajo sobre los documentos temporales. 153

41 A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Revisión. : Mostrar para revisión. : Especifica qué se debe mostrar para revisión. : Visualiza los cambios de la revisión anterior a la de trabajo actual. : Visualiza los cambios de la revisión posterior a la de trabajo actual. : Aceptar un cambio. : Rechazar cambio. : Coloca un nuevo comentario. : Controla los cambios introducidos. : Accede al panel de revisiones. o. Barra de Herramientas de Tablas y Bordes: Trabaja con la información guardada en tablas y proporciona facilidades para definir propiedades de las mismas (ver Las Tablas en los Documentos Word). A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Tablas y Bordes. : Permite dibujar rápidamente el espacio destinado a una tabla dentro del documento, en la posición en que requiera el usuario. : Borra directamente tablas o sectores de tablas dentro del documento activo. : Define el tipo de líneas que se utilizarán en los bordes de las celdas pertenecientes a las tablas. : Permite especificar el ancho de las líneas de borde de las celdas en las tablas. : Define el color de las líneas dentro de las tablas. : Facilita la incorporación de líneas de separación de celdas a través de esquemas predefinidos de bordes. : Coloca color de fondo a las celdas seleccionadas. : Inserta tablas con el número de filas y de columnas especificados por el usuario. : Combina las celdas señaladas en una única celda. : Divide una o varias celdas en un número específico de celdas. 154

42 : Fija alineaciones para la información existente dentro de las celdas seleccionadas de la tabla. : Espacia de manera uniforme las filas de la tabla señalada. : Espacia de manera uniforme las columnas de la tabla señalada. : Permite que la aplicación escoja automáticamente el formato más conveniente para la tabla. : Reorienta el texto que generalmente se presenta orientado horizontalmente, y lo escribe verticalmente o en sentido inverso. : Ordena las filas de la tabla de manera ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9). : Ordena las filas de la tabla de manera descendente (de la Z a la A y del 9 al 0). : Suma los valores de las celdas que están ubicados por encima de la celda seleccionada. p. Barra de Herramientas de Visual Basic: Presenta opciones ágiles de programación basada en macros de Visual Basic, totalmente compatibles con Word. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Visual Basic. : Ejecuta un macro. : Graba un macro. : Fija niveles de seguridad al documento para admitir o no el uso de macros (como precaución ante los macrovirus). : Despliega el editor de Visual Basic. : Despliega los cuadros de controles para utilizarlos en Visual Basic. : Ingresa en el modo de diseño. : Despliega el editor de secuencia de comandos. q. Barra de Herramientas de Navegación Web: Presenta opciones de navegación web dentro de la interfaz gráfica de Word, de modo que para el usuario resulte transparente obtener, modificar, utilizar y grabar información de su propio equipo, de la red a la que está incorporado el computador, o del propio internet. 155

43 A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de Navegación Web. : Se mueve a la pantalla anterior. : Se mueve a la pantalla posterior. : Detiene la navegación. : Actualiza la pantalla. : Retorna a la pantalla de inicio. : Busca en el web. : Despliega las opciones de URLs favoritos. : Va a distintos sitios del documento o del web. : Muestra sólo la barra de herramientas web. r. Barra de Herramientas de WordArt: : Especifica las direcciones URL locales o en el internet para que Word navegue por el web. Habilita opciones gráficas para la introducción y el manejo de recuadros generados con WordArt. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones de la Barra de Herramientas de WordArt. : Inserta un formato de WordArt. : Modifica el texto del objeto WordArt señalado. : Muestra la galería de formatos de WordArt para modificar al objeto señalado. : Define formato de objeto. : Especifica forma de WordArt. : Ajusta el texto. : Nivela la altura de las letras en WordArt. : Cambia de texto horizontal a vertical y de texto vertical a horizontal. : Especifica alineación de WordArt. : Fija espacio entre caracteres de WordArt. La funcionalidad de los botones fácilmente puede ser descubierta por el usuario posicionando el cursor sobre el botón y después de un par de segundos se despliega un recuadro secundario con una descripción breve. 156

44 La ventaja más importante de las barras de herramientas es que, a través de sus botones, el usuario se coloca a un clic de distancia de un gran número de posibilidades de uso de Word. Muchas otras aplicaciones aprovechan la flexibilidad de los esquemas de barras de herramientas de Word, y el momento de instalarlas interactúan con Word mediante la incorporación de nuevas barras de herramientas, cuyo uso es similar al de las que se han descrito hasta el momento, aunque su funcionalidad será diferente. El limitante más importante de las barras de herramientas es que la presencia simultánea de 6 o más de ellas reducen a tal punto el espacio de trabajo para el documento, que en lugar de convertirse en una ayuda se convierte en un problema por la falta de visualización. Es conveniente seleccionar adecuadamente las barras de herramientas que se desea que permanezcan visibles. Es importante mencionar que a través de las barras de herramientas se tiene acceso a una variedad tan grande de opciones que difícilmente una persona puede llegar a utilizar todas ellas, por lo que en el aprendizaje de Word es conveniente empezar por aquellas opciones de uso más frecuente y general, las que deben ser complementadas por las opciones específicas para el trabajo del usuario, y ese es el modelo que se ha seguido en este documento de apoyo académico. Por asuntos de espacio disponible, Word no coloca todas las opciones relacionadas con la funcionalidad de una barra de herramientas, sino solamente las que generalmente son más utilizadas. Es posible personalizar (colocar lo que un individuo requiere y eliminar lo que no requiere) cada barra, acorde con las necesidades de cada usuario. Para el efecto se puede utilizar la punta de flecha hacia abajo que existe al final de cada barra de herramientas o se puede emplear el menú Herramientas y la opción Personalizar. 157

45 En ambos casos se presenta en pantalla el siguiente cuadro de diálogo del que se debe escoger la pestaña Comandos: En la parte izquierda del cuadro de diálogo está la identificación de cada barra de herramientas, y a la derecha están todos los botones disponibles para esa herramienta, incluidos algunos que no suelen ser visibles en la barra. 158

46 Para añadir un botón de comando de Word a cualquiera de las barras de herramientas, basta localizarlo en el cuadro de diálogo anterior y arrastrarlo hasta la barra de herramientas escogida, que debe ser visible en la ventana Word. No es necesario llevar el botón a la barra bajo la cual Word lo preclasificó, sino que puede ser colocado en cualquier barra. 3.8 MENÚS: Como alternativa a los botones de las barras de herramientas, a través de los menús se tiene acceso a todas las opciones y subopciones de comando (que son muchísimas) disponibles en Word. El limitante es que navegar a través de los menús generalmente toma más tiempo que utilizar la opción equivalente a través de los botones de las barras de herramientas. La barra de menús siempre está visible en Word. Las opciones del menú Archivo, del menú Edición y del menú Formato son las de empleo más frecuente entre los usuarios comunes de Word. Los menús disponibles son los siguientes: a. Menú Archivo: Al clicar sobre la palabra Archivo en la Barra de Menús se despliega un detalle similar al siguiente: Cuando aparece la doble punta de flecha hacia abajo en un menú significa que solamente se han desplegado los comandos de uso más frecuente y más reciente. Clicando sobre la doble punta de flecha se presenta la totalidad de las opciones del menú escogido. Una punta de flecha hacia la derecha, en una opción del menú, indica que existen subopciones que se despliegan al posicionar el cursor sobre tal opción. 159

47 Las opciones que aparecen con color de letra más tenue no están habilitadas bajo las circunstancias actuales, mientras que aquellas que aparecen con color más intenso si pueden ser utilizadas. Se debe reconocer en este punto que, por tratarse de un documento de orientación hacia el empleo eficiente de Word, en este capítulo solamente se detallan aquellas opciones de uso más frecuente. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones del menú Archivo, donde se puede observar que un porcentaje importante de ellas coincide con los botones más utilizados de la Barras de Herramientas Estándar, pero otras opciones sólo se las encuentra en el menú. : Abre un nuevo documento en blanco. : Abre un documento almacenado previamente en un archivo de una unidad de disco. : Cierra la ventana del documento Word activo (no cierra la aplicación) y permite guardar los cambios en el documento, en caso necesario. : Guarda el documento en el archivo que ha sido definido previamente. : Guarda el documento en un nuevo archivo, pero mantiene el archivo anterior. 160

48 : Guarda el documento con formato html (extensión htm ) de modo que pueda ser reconocido por los navegadores web. : Despliega las herramientas de búsqueda dentro del documento o en los archivos generados con Microsoft Office, en una carpeta o unidad de disco específica. : Administra diversas versiones de un mismo documento, lo que permite mantener un registro histórico de los cambios realizados a dicho documento. : Ofrece una visualización del formato de presentación del documento, si se lo grabara como página web y fuera utilizado por un navegador web. : Proporciona detalles de la configuración del documento y permite modificar algunos de esos detalles. Para el efecto 161

49 despliega un cuadro de diálogo que habilita la modificación de márgenes, orientación vertical u horizontal, tamaño del papel de impresión, y formato de encabezado y pie de página. : Presenta una visualización del formato de impresión del documento. : Imprime parte o todo el documento en los formatos que se especifique, en la impresora predefinida. : Envía el documento a diferentes posibles destinos, como un correo electrónico, una presentación en Power Point, o un archivo comprimido. : Proporciona detalles de las propiedades del documento y permite modificar algunos de esos detalles. 162

50 : Abandona la aplicación Word y permite guardar los cambios en los documentos utilizados, en caso de haberse introducido modificaciones. Algunas opciones de los menús despliegan como ayuda, además del texto descriptor correspondiente, el gráfico simbólico que aparece en las barras de herramientas. b. Menú Edición: A continuación se describen brevemente las diferentes opciones del menú Edición. : Deshace la última operación. : Rehace la última operación deshecha. : Corta o elimina una parte del documento (aquella que se haya seleccionado previamente) y lo guarda temporalmente en el Portapapeles. 163

51 : Copia una parte del documento en el Portapapeles. : Pega una parte de un documento que está en el Portapapeles ocupando cualquiera de sus 24 últimas posiciones. : Pega una parte de un documento que está en el Portapapeles ocupando la última posición. : Pega lo que existe en el Portapapeles con un formato especial. : Pega lo que existe en el Portapapeles con un vínculo al documento de origen de modo que si el último cambia también lo hace su duplicado. : Borra formatos o contenidos. : Selecciona toda la información del documento de trabajo. 164

52 : Busca, dentro del documento, una secuencia de caracteres especificadas por el usuario. Para especificar la secuencia de caracteres que se debe buscar en el documento se despliega un cuadro de diálogo. Presionando el botón Buscar Siguiente, Word localizará dentro del documento a la secuencia especificada. Si se presiona el botón Más, se podrán utilizar opciones avanzadas como buscar coincidencias de mayúsculas y minúsculas o usar símbolos como comodín. : Busca una secuencia de caracteres y la reemplaza por otra secuencia de caracteres especificada por el usuario. El cuadro de diálogo que se despliega a continuación permite introducir la secuencia de caracteres que debe localizarse en el texto y la secuencia que reemplazará a la anterior. : Edita los objetos vinculados. : Ejecuta acciones específicas con el objeto señalado. Las acciones dependerán del tipo de objeto. 165

53 c. Menú Ver: A continuación se describen brevemente las diferentes opciones del menú Ver. : Presenta el documento en pantalla con el formato estándar de Word. : Presenta el documento en pantalla con el formato que se obtendría si se lo guardara como página web y se lo observara con un navegador web. : Presenta el documento en pantalla con el formato que se obtendría al imprimirlo. : Presenta un esquema de la organización del documento activo. : Presenta en la parte derecha de la ventana de Word un listado clasificado de las tareas más probables de realizar por parte del usuario. : Permite presentar en pantalla las barras de herramientas seleccionadas por el usuario. : Despliega una regla de referencia en la parte superior y en la izquierda del documento. : Presenta una descripción esquemática del contenido del documento activo. 166

54 : Habilita el acceso, introducción y modificación de la información en pie y cabeza de página. : Permite visualizar, introducir y modificar las notas al pie de página o al final del documento. : Permite visualizar las marcas introducidas en diferentes sitios del documento. : Presenta el documento ocupando la totalidad de la pantalla. : Permite ampliar la escala de visualización del documento activo. d. Menú Insertar: A continuación se describen brevemente las diferentes opciones del menú Insertar. : Inserta distintos tipos de saltos (salto de página, salto de columna, salto de ajuste de texto, salto de sección). : Inserta numeración a las páginas del documento, de acuerdo a diferentes formatos. : Inserta fecha y hora, dentro del documento. : Inserta diferentes elementos de autotexto. : Inserta campos con distintas características. : Inserta símbolos como letras del alfabeto griego. : Inserta un comentario. : Inserta una referencia como nota al pie o referencia cruzada. : Inserta un componente web. : Inserta una imagen dentro del documento, la misma que puede ser prediseñada, diseñada por el usuario, escaneada, tipo organigrama y otras. : Inserta una imagen tipo organigrama. 167

55 : Inserta un cuadro de texto. INFORMÁTICA BÁSICA : Inserta la información de un archivo de texto. : Inserta objetos de diferente tipo como archivos de sonido, archivos multimedia, fórmulas matemáticas, y otros. : Inserta un marcador dentro del documento. : Inserta un hipervínculo para navegación tipo web. e. Menú Formato: A continuación se describen brevemente las diferentes opciones del menú Formato. : Define las características de fuente de la parte del documento seleccionada, como tipo de letra, tamaño de letra, color, subrayado, negrita, cursiva, altorrelieve, sombreado, subíndice, y otras. : Asigna formatos de párrafo como sangrías y estilos. : Define el formato de numeración, como números arábigos o romanos, y el formato de viñetas como los símbolos utilizados. : Define formatos de bordes para las tablas, y sombreado para tablas y textos. : Especifica el número de columnas en que debe ser dividida la página de documento, así como su ancho y separación. : Coloca letra capital al párrafo (la primera letra del párrafo más grande que el resto del texto). : Cambia de dirección a la orientación de escritura del texto. 168

56 : Cambia la parte seleccionada del documento a mayúsculas, a minúsculas, a formato tipo título (la primera letra de cada palabra en mayúscula y las restantes en minúscula) y otros. : Coloca un fondo del color escogido, con la trama seleccionada al documento Word; el color está orientado a la presentación en el web. También puede colocar una marca de agua, que puede imprimirse. : Permite la utilización de un conjunto de especificaciones de diseño. : Especifica el formato de los marcos. : Permite ejecutar el autoformato. : Selecciona rápidamente estilos y formatos predefinidos. : Muestra formatos. : Modifica los formatos del objeto seleccionado. f. Menú Herramientas: A continuación se describen brevemente las diferentes opciones del menú Herramientas. : Ejecuta la herramienta de ortografía y gramática. El software realiza un recorrido de todo el documento detectando los potenciales errores cometidos y sugiriendo posibles correcciones a esos errores. : Permite seleccionar el idioma que será utilizado para verificar la corrección idiomática; el idioma propuesto lo asigna a la parte señalada previamente en el documento. 169

57 : Corrige caracteres erróneos. : Cuenta palabras, páginas, párrafos, líneas y caracteres. : Genera automáticamente un resumen del documento de trabajo, seleccionando las expresiones más relevantes del mismo. : Habilita o inhabilita el control de los cambios que se vayan introduciendo en el documento a partir del instante en que se escoge la opción. Los cambios aparecen con un color diferente para identificarlos fácilmente. : Permite comparar 2 documentos y establecer sus diferencias. Además puede permitir combinar documentos al estilo de circulares y correspondencia masivamente enviada. : Protege los documentos a distintos niveles mediante la introducción de una contraseña. : Habilita las opciones de trabajo en grupo mediante la fijación de horas de trabajo conjunto a futuro o el inicio de una sesión en ese momento. : Habilita las opciones de generación masiva de cartas y correspondencia. : En caso de disponer de una conexión al internet, permite acceder a otras herramientas disponibles en el sitio web del fabricante (Microsoft). : Permite la grabación de pequeños programas basados en secuencias de comandos de Word o en el lenguaje Visual Basic, que permiten agilizar procesos repetitivos. : Habilita el uso de plantillas y características tales como los estilos en cascada. : Permite especificar o modificar las opciones de corrección automática de Word. : Permite la modificación de las barras de herramientas disponibles, mediante la inclusión de nuevos botones de acceso directo o la eliminación de botones existentes. : Permite especificar ciertas características generales de funcionamiento de Word. 170

58 g. Menú Tabla: A continuación se describen brevemente las diferentes opciones del menú Tabla. : Permite definir el espacio dentro del documento en el que se colocará una tabla. : Permite insertar tablas, del número de filas y columnas que los requiere el usuario, en el documento, o insertar filas y columnas en el sitio deseado, o celdas en una tabla previamente creada. : Permite eliminar la tabla seleccionada, además de eliminar filas, columnas o celdas. : Permite seleccionar toda la tabla, filas, columnas o celdas específicas para poder operar sobre ellas. : Combina las celdas seleccionadas en una sola. : Divide la celda seleccionada en 2 o más celdas. : Divide la tabla separándola verticalmente, para lo que toma como punto de división la fila perteneciente a la celda señalada. : Proporciona automáticamente el formato para las tablas, de acuerdo a esquemas preestablecidos. : Ajusta automáticamente el tamaño de la tabla y de las columnas de acuerdo al contenido o a la disponibilidad de espacio en el documento. : Repite el título asignado a una tabla muy larga en las páginas siguientes de modo que todas posean el mismo encabezonamiento. : Permite convertir textos organizados en tablas, o tablas en textos. 171

59 : Ordena ascendente o descendentemente las filas de una tabla de acuerdo a los criterios que especifique el usuario. : Introduce fórmulas básicas de cálculo dentro de una tabla de Word como las que permiten determinar una suma o un promedio. : Oculta las líneas de división que separan las celdas de la tabla seleccionada. : Permite fijar propiedades específicas para la tabla y sus componentes. Se establece ancho de celdas o de columnas, así como altura de celdas y de filas. De igual manera se fija la posición de la tabla con respecto al texto exterior. h. Menú Ventana: A continuación se describen brevemente las diferentes opciones del menú Ventana. i. Menú Ayuda (?): : Crea una nueva ventana con el mismo documento Word, que tiene exactamente la misma información que la tabla original. : Organiza todas las ventanas de Word de modo que ocupen la totalidad del escritorio. : Divide a la pantalla que presenta el documento en 2 partes de modo que se pueda tener control de 2 sectores de información simultáneamente. A continuación se describen brevemente las diferentes opciones del menú Ayuda (para más detalles se recomienda revisar el capítulo La Hoja Electrónica Excel, numeral Menús, acápite Menú Ayuda). : Despliega un recuadro que proporciona ayuda sobre las opciones de Word. : Muestra u oculta el ícono del ayudante de Office. 172