INFORME DEL EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA PRESENTADA EN EL SOBRE Nº3, POR LAS EMPRESAS

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1 INFORME DEL EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA PRESENTADA EN EL SOBRE Nº3, POR LAS EMPRESAS LICITADORAS AL CONTRATO QUE TIENE POR OBJETO LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO EXTERNO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID, DURANTE UN AÑO. SE-03/18 ML El pliego de cláusulas administrativas particulares, en su cláusula 10.b) establece los Criterios cuantificados por juicio de valor en los siguientes términos: b) Criterios cuantificados por juicio de valor: Total 20 puntos. Criterio 4.- Calidad: Con una puntuación máxima de 20 puntos Planificación de gestión del servicio: Procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos. Equipo de proyecto, con una puntuación máxima de 3 puntos. Comunicaciones y sistema de gestión telefónica y on-line del servicio, con una puntuación máxima de 2 puntos. Organización: Objetivos, cronograma de actividades y descripción detallada de las mismas, con una puntuación máxima de 1 punto. La exposición de este subcriterio 4.1 no puede superar la extensión de 20 páginas, de lo contrario, no será posible su valoración y la puntuación alcanzada en este subcriterio será de 0 puntos. La letra tiene que tener un tamaño mínimo de "arial 10" o similar de manera que sea legible sin ayuda externa Otros: Categoría de los hoteles ofertados, con una puntuación máxima de 5 puntos: Se valorarán positivamente y en orden descendente las categorías de cinco, cuatro y tres estrellas, siempre y cuando su precio no supere lo establecido en el Real Decreto 462/02 del Ministerio de la Presidencia. (Anexo II del RD. 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnización por razón del Servicio). Se valorará la ubicación de los establecimientos hoteleros en Madrid próxima a los Centros de la Universidad ubicados en la Ciudad Universitaria y Madrid Centro con una distancia menor de tres kilómetros; y en otras ciudades, dentro del casco urbano, con una puntuación máxima de 3 puntos. Se valorará la existencia de convenios específicos de carácter permanente con cadenas hoteleras que permitan una mejor y más amplia oferta de servicios para la Universidad, con una puntuación máxima de 2 puntos. 1

2 La exposición de este subcriterio 4.2 no puede superar la extensión de 20 páginas, de lo contrario, no será posible su valoración y la puntuación alcanzada en este subcriterio será de 0 puntos. La letra tiene que tener un tamaño mínimo de "arial 10" o similar de manera que sea legible sin ayuda externa. Las empresas licitadoras son: 1. VIAJES EL CORTE INGLÉS, S.A. 2. JULIÁ CENTRAL DE VIAJES, S.A. 3. VIAJES HALCÓN, S.A.U. 4. VIAJES BARCELÓ, S.L. 5. AZUL MARINO VIAJES, S.L. 6. NAUTALIA VIAJES, S.L. SUBCRITERIO 4.1. Planificación de gestión del servicio.- Con una puntuación máxima de 10 puntos VIAJES EL CORTE INGLÉS, S.A Procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos. Describe el procedimiento a seguir y el flujo de aprobación. Ofrece la posibilidad de de un formulario de solicitud OFF-LINE. El formulario de solicitud Offline permite al viajero corporativo solicitar sus viajes de manera normalizada, a través de una aplicación que pone a su disposición un conjunto de formularios diseñados para tal fin. Esta herramienta dispone de un circuito de aprobación, genera un identificado único por reserva y permite consultar peticiones tramitadas o en curso, consiguiendo dinamizar y normalizar la operativa de reserva offline, facilitando distintas plantillas personalizadas por servicio y configurables en función de la política de la Universidad. Puntos Equipo de proyecto, con una puntuación máxima de 3 puntos. Un responsable del Centro de Gestión Centralizada que en caso de ausencia tendrá un sustituto. La delegación cuenta con siete personas al servicio de la UPM. Habrá un responsable de equipo. Todas las personas cuentan con una experiencia de más de dos años. Puntos.- 3 2

3 1.3. Comunicaciones y sistema de gestión telefónica y on-line del servicio, con una puntuación máxima de 2 puntos. Vía telefónica.- Dos números de teléfonos a disposición de la Universidad y un número de emergencia las 24 horas al día, los 365 días del año, fuera del horario de la delegación. Vía coreo electrónico.- Dos direcciones de correo electrónico personalizadas para la Universidad, definiendo el nombre a criterio de la Universidad. Aplicación m móvil para viajeros a través de la APP. Que permite tener acceso a la información de sus reservas Organización: Objetivos, cronograma de actividades y descripción detallada de las mismas, con una puntuación máxima de 1 punto. Una vez adjudicada la cuenta, VIAJES EL CORTE INGLÉS, mantendrá reuniones con la UPM para la implantación del servicio: Asignación y presentación de los equipos. Reunión para establecer los criterios. Definir los procedimientos de trabajo. Seguimiento y propuesta de mejoras periódicamente. Informes de gestión. La puntuación total de este subcriterio es de 10 puntos JULIÁ CENTRAL DE VIAJES, S.A Procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos. Se compromete a responder a las solicitudes (incluyendo información, reserva o emisión) en un tiempo máximo de 1 hora para la petición de presupuestos de un servicio general (servicios individuales) o máximo de 48 h. para grupos y eventos. En el caso de que el solicitante obtenga una tarifa más ventajosa que la ofertada inicialmente, Julia Central de Viajes se compromete a ofrecer una tarifa igual o más económica o en su defecto, a emitir en un plazo máximo de 1 hora un certificado que acredite la imposibilidad de ofrecer dicha oferta. El envío de la documentación será por cualquiera de los medios disponibles, ya sea , mensajero o en persona y cumpliendo el punto 8.2 del Pliego de Condiciones Técnicas. Central de Viajes propone pursuit como herramienta gratuita para la gestión de los viajes corporativos. La herramienta proporciona gran cantidad de beneficios a 3

4 la gestión de los viajes corporativos, y permite a los viajeros hacer sus propias reservas desde su puesto de trabajo de manera rápida y sencilla. Puntos Equipo de proyecto, con una puntuación máxima de 3 puntos. La dotación a nivel de recursos humanos sería: 1 Director de Centro. 1 Consultor. 1 Coordinador de contratos. Dispone de un servicio de 24 horas. Central de Viajes aportará para la prestación del mismo el personal necesario y con la calificación técnica adecuada con el horario de 09:00 a 20:00 h., Comunicaciones y sistema de gestión telefónica y on-line del servicio, con una puntuación máxima de 2 puntos. Vía telefónica.- Dos números de teléfonos a disposición de la Universidad Vía coreo electrónico.- Dos direcciones de correo electrónico personalizadas para la Universidad. Central de Viajes propone pursuit como herramienta gratuita para la gestión de los viajes corporativos Organización: Objetivos, cronograma de actividades y descripción detallada de las mismas, con una puntuación máxima de 1 punto. Se compromete a la resolución de incidencias en un máximo de 2 horas en territorio nacional y e un máximo de 8 horas fuera del territorio nacional. Se compromete a gestionar el servicio con la mayor eficacia y obteniendo las tarifas más ventajosas. Propone un sistema personalizado, exclusivo y que cubra todas las necesidades en la gestión de sus viajes. La puntuación total de este subcriterio es de 9,5 puntos. 4

5 VIAJES HALCÓN, S.A.U Procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos. Tramitará los servicios de acuerdo a los procedimientos definidos por la UPM. En todas las solicitudes deberá identificarse el nombre del pasajero, fecha del servicio, Centro, etc. así como todos los requerimientos marcados por la Universidad. Las solicitudes realizadas por la UPM se materializarán en una respuesta con, al menos, tres opciones con unos procedimientos a seguir. El envío de billetes se realizará, siempre que sea posible, por medios electrónicos. Toda solicitud de servicio enviada por quedará contestada atendiendo a las indicaciones realizadas por el peticionario en la propia solicitud, no obstante se establece un plazo máximo de respuesta de 1 hora para peticiones individuales. Herramienta portal de gestión de solicitud de servicio On-line a disposición de la UPM. Puntos Equipo de proyecto, con una puntuación máxima de 3 puntos. El servicio se prestará a través de un Outplant ubicado en las oficinas centrales y estará formado por: Un director Outplant. Un técnico senior. Un técnico de apoyo (en periodos con flujo elevado de peticiones). Servicio 24 horas., Comunicaciones y sistema de gestión telefónica y on-line del servicio, con una puntuación máxima de 2 puntos. Vía telefónica.- Un número de teléfono a disposición de la Universidad Vía coreo electrónico.- Una direccione de correo electrónico exclusiva upm@globaliact.com. Un portal de gestión de solicitudes de servicio On-line y una plantilla de peticiones On-line Organización: Objetivos, cronograma de actividades y descripción detallada de las mismas, con una puntuación máxima de 1 punto. Se facilitará al responsable de al UPM, detalle del equipo asignado. Se fijarán reuniones mensuales de seguimiento entre al Account de Viajes Halcón y la UPM, para el seguimiento del servicio. 5

6 Presentación del portal web de peticiones On-line con flujo de autorizaciones, como herramienta a disposición de todo el personal de la Universidad. La puntuación total de este subcriterio es de 9,5 puntos VIAJES BARCELÓ, S.L Procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos. BCD Travel ha desarrollado la oferta teniendo en consideración la importancia y el especial tratamiento que la gestión de la cuenta de viajes de la Universidad Politécnica de Madrid requiere. BCD Travel propone a la Universidad Politécnica de Madrid como modelo de gestión para su cuenta de viajes a través de un BTC ubicado en su oficina central de Gijón de BCD Travel BCD Travel dispone de un buscador propio que ofrece a sus agentes las opciones más económicas de desplazamiento entre dos puntos (aéreo. Incluyendo Low Cost y trenes). Si se reciben peticiones en persona las atenderá la BTC correspondiente y si la petición se recibe en oficina distinta de la oficina comercial se contactará con esta. Las peticiones recibidas por Fax o se distribuyen al destinatario. Confirman con el cliente el modo de entrega de la documentación del viaje y cuando se efectuará la misma y si se efectuará en la dirección habitual o si necesita que se le entregue en una dirección diferente, ya sea electrónica o física, en cuyo caso se anota en la hoja de reserva. Puntos Equipo de proyecto, con una puntuación máxima de 3 puntos. BCD Travel ofrece como la opción óptima el servicio desde un BTC ubicado en las oficinas centrales de BCD en Gijón, con capacidad plena de interlocución nacional, además de un servicio de 24 horas. Un Team Leader. Seis operadores. Puntos Comunicaciones y sistema de gestión telefónica y on-line del servicio, con una puntuación máxima de 2 puntos. Vía telefónica.- Un número de teléfono directo a disposición de la Universidad Vía coreo electrónico.- Una dirección de correo electrónico exclusiva para la Universidad. 6

7 Aplicación móvil para viajeros a través de la APP. BCD Travel ofrece una plataforma web de viajes que permitirá al cliente el acceso a una suite de soluciones y allí realizar con autonomía y de forma online muchas de las funciones que generalmente se realizan contactando con a la agencia. Servicio de 24 horas Organización: Objetivos, cronograma de actividades y descripción detallada de las mismas, con una puntuación máxima de 1 punto. Presenta un cronograma de actividades para el servicio. Una vez recibida la petición de los servicios aéreos, se lleva a cabo la gestión de la reserva utilizando para ello el sistema de reserva on-line implantado en BCD Travel; en la actualidad se trata de Savia-Amadeus. Describe la secuencia de actividades para la gestión de reservas aéreas. La puntuación total de este subcriterio es de 10 puntos AZUL MARINO VIAJES, S.L Procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos. Se compromete a responder todas las solicitudes en menos de 1,5 horas por escrito a través de correo electrónico. Las reservas se pueden realizar por teléfono pero la confirmación deberá realizarse por correo electrónico. Para el ahorro de costes y el control del gasto, realizará informes periódicos. Viajes Azul Marino, dispone de una plataforma para las solicitudes. Se adaptará, a la UPM, a su forma de solicitar los servicios, flujo de trabajo, política de viajes y autorizaciones. Puntos.- 3, Equipo de proyecto, con una puntuación máxima de 3 puntos. Se pondrá a disposición de la Universidad un equipo de dos personas para atender las solicitudes. Mantendrán comunicación directa con la UPM a través de un Account Manager, con reuniones periódicas para conservar una alta calidad en el servicio prestado, Comunicaciones y sistema de gestión telefónica y on-line del servicio, con una puntuación máxima de 2 puntos. 7

8 Vía telefónica.- Pone a disposición de la Universidad un número de teléfono. Vía Correo electrónico.- Un correo electrónico personalizado viajesupm@viajesazulmarino.com. Plataforma para solicitar servicios. Servicio 24 horas Organización: Objetivos, cronograma de actividades y descripción detallada de las mismas, con una puntuación máxima de 1 punto. Mantendrán comunicación directa con la UPM a través de un Account Manager, con reuniones periódicas para conservar una alta calidad en el servicio prestado. La oficina pondrá a un responsable de facturación a disposición de la UPM para resolver las incidencias. La documentación será enviada en formato electrónico, en el caso de no ser posible se enviará físicamente al pasajero a través de un mensajero. En el supuesto que algún proveedor solicitara el pago antes de realizar el servicio, viajes Azul Marino pagará el servicio con el fin de evitar molestias al viajero de la UPM. La puntuación total de este subcriterio es de 9 puntos NAUTALIA VIAJES, S.L Procedimiento de aceptación del servicio, con una puntuación máxima de 4 puntos. El tiempo medio de duración del proceso, desde que el solicitante realiza la demanda hasta la confirmación será de dos horas. Dispone de un formulario, a través de internet, que permite a los usuarios autorizados solicitar sus viajes y hoteles. Plataforma PYdeME de solicitud on-line para la UPM. Confirmación de la solicitud vía , con ID. Recepción inmediata por parte de la agencia vía , en formato normalizado. Puntos.- 3, Equipo de proyecto, con una puntuación máxima de 3 puntos. Se pondrá a disposición de la UPM el siguiente equipo: Una directora de BTC responsable del servicio a la UPM. Un Account Manager. 8

9 Dispone de un equipo de 5 personas, una de ellas con dedicación exclusiva para la Universidad. La directora del BTC será la encargada del seguimiento del servicio e interlocución con el cliente. Puntos Comunicaciones y sistema de gestión telefónica y on-line del servicio, con una puntuación máxima de 2 puntos. Vía telefónica. Vía Correo electrónico. Servicio 24 horas. Plataforma de solicitud on-line para la Universidad Organización: Objetivos, cronograma de actividades y descripción detallada de las mismas, con una puntuación máxima de 1 punto. Mantener informados a sus clientes de las novedades del mercado, de forma que les permita evolucionar al mayor y mejor ritmo posible. Optimizar costes apoyándose en el Know-how de su equipo profesional. Ecuestas de calidad. Timing de taresas: o Servicios/incidencias. o Acuerdos/ahorros. o Control o Administración o Informe consumo. La puntuación total de este subcriterio es de 9,5 puntos. SUBCRITERIO 4.2. Otros.- Con una puntuación máxima de 10 puntos VIAJES EL CORTE INGLÉS, S.A Categoría de los hoteles ofertados, con una puntuación máxima de 5 puntos. Presenta una relación de hoteles: 83 hoteles en Madrid Capital con dieta de funcionario y con las siguientes o 5 establecimientos de 5*. o 58 establecimientos de 4*. o 20 establecimientos de 3*. 9

10 38 hoteles en la Comunidad de Madrid con dieta de funcionario y con las siguientes o 23 establecimientos de 4*. o 15 establecimientos de 3*. 600 hoteles en el resto de España con dieta de funcionario y scon las siguientes o 30 establecimientos de 5*. o 518 establecimientos de 4*. o 52 establecimientos de 3*. Puntos Se valorará la ubicación de los establecimientos hoteleros, con una puntuación máxima de 3 puntos. Presenta una relación de 25 hoteles con dieta de funcionario y con las siguientes o 2 establecimientos de 5* o 13 establecimientos de 4 *. o 10 establecimientos de 3*., Se valorará la existencia de convenios específicos de carácter permanente con cadenas hoteleras, con una puntuación máxima de 2 puntos. Presenta un listado de cadenas hoteleras. La puntuación total de este subcriterio es de 8,5 puntos JULIÁ CENTRAL DE VIAJES, S.A Categoría de los hoteles ofertados, con una puntuación máxima de 5 puntos. Presenta una relación de hoteles: 38 hoteles en Madrid Capital con dieta de funcionario y con las siguientes o 2 establecimientos de 5*. o 25 establecimientos de 4*. o 11 establecimientos de 3*. 11 hoteles en la Comunidad de Madrid con dieta de funcionario y con las siguientes o 6 establecimientos de 4*. o 5 establecimientos de 3*. 10

11 110 hoteles en el resto de España con dieta de funcionario y con las siguientes o 7 establecimientos de 5*. o 64 establecimientos de 4*. o 39 establecimientos de 3*. Puntos Se valorará la ubicación de los establecimientos hoteleros, con una puntuación máxima de 3 puntos. Presenta una relación de 27 hoteles con dieta de funcionario y con las siguientes o 2 establecimientos de 5* o 16 establecimientos de 4 *. o 9 establecimientos de 3*. Puntos Se valorará la existencia de convenios específicos de carácter permanente con cadenas hoteleras, con una puntuación máxima de 2 puntos. En el listado de hoteles que presenta aparecen diferentes cadenas hoteleras. También relaciona un listado de compañías aéreas. La puntuación total de este subcriterio es de 7 puntos VIAJES HALCÓN, S.A.U Categoría de los hoteles ofertados, con una puntuación máxima de 5 puntos. Presenta una relación de hoteles: 179 hoteles en Madrid Capital con dieta de funcionario y con las siguientes o 7 establecimientos de 5*. o 92 establecimientos de 4*. o 80 establecimientos de 3*. 580 hoteles en el resto de España con dieta de funcionario y con las siguientes o 20 establecimientos de 5*. o 380 establecimientos de 4*. o 181 establecimientos de 3*. 11

12 Puntos Se valorará la ubicación de los establecimientos hoteleros, con una puntuación máxima de 3 puntos. El licitador, según su documentación, manifiesta que en Madrid a menos de 3 Km. De los Centros UPM y capitales de provincia oferta 725 hoteles. Es difícil por el listado concretar el nº de hoteles a menos de 3 Km. de la los Centros de la Universidad. Atendiendo a los nombres se puede interpretar que cerca de los Centros de la Universidad oferta en torno entre 20 y 25 establecimientos Se valorará la existencia de convenios específicos de carácter permanente con cadenas hoteleras, con una puntuación máxima de 2 puntos. Relaciona una serie de cadenas hoteleras con las que manifiesta tener convenios. La puntuación total de este subcriterio es de 8 puntos VIAJES BARCELÓ, S.L Categoría de los hoteles ofertados, con una puntuación máxima de 5 puntos. Presenta una relación de hoteles: 84 hoteles en Madrid Capital con dieta de funcionario y con las siguientes o 7 establecimientos de 5*. o 54 establecimientos de 4*. o 23 establecimientos de 3*. 25 hoteles en la Comunidad de Madrid con dieta de funcionario y con las siguientes o 4 establecimientos de 4*. o 21 establecimientos de 3*. 435 hoteles en el resto de España con dieta de funcionario y con las siguientes o 31 establecimientos de 5*. o 302 establecimientos de 4*. o 102 establecimientos de 3*. Puntos

13 4.2. Se valorará la ubicación de los establecimientos hoteleros, con una puntuación máxima de 3 puntos. Presenta una relación de 26 hoteles con dieta de funcionario y con las siguientes o 2 establecimientos de 5* o 15 establecimientos de 4 *. o 9 establecimientos de 3*., Se valorará la existencia de convenios específicos de carácter permanente con cadenas hoteleras, con una puntuación máxima de 2 puntos. Relaciona una serie de cadenas hoteleras y acuerdos comerciales con líneas aéreas. La puntuación total de este subcriterio es de 8,5 puntos AZUL MARINO VIAJES, S.L Categoría de los hoteles ofertados, con una puntuación máxima de 5 puntos. Presenta una relación de hoteles: 24 hoteles en Madrid Capital con dieta de funcionario y con las siguientes o 1 establecimientos de 5*. o 16 establecimientos de 4*. o 7 establecimientos de 3*. 5 hoteles en la Comunidad de Madrid con dieta de funcionario y con las siguientes o 5 establecimientos de 4*. 122 hoteles en el resto de España con dieta de funcionario y con las siguientes o 7 establecimientos de 5*. o 91 establecimientos de 4*. o 24 establecimientos de 3*. Puntos Se valorará la ubicación de los establecimientos hoteleros, con una puntuación máxima de 3 puntos. Presenta una relación de 14 hoteles con dieta de funcionario y con las siguientes 13

14 o 1 establecimientos de 5* o 7 establecimientos de 4 *. o 6 establecimientos de 3*., Se valorará la existencia de convenios específicos de carácter permanente con cadenas hoteleras, con una puntuación máxima de 2 puntos. Relaciona una serie de cadenas hoteleras y acuerdos comerciales con líneas aéreas. La puntuación total de este subcriterio es de 6,5 puntos NAUTALIA VIAJES, S.L Categoría de los hoteles ofertados, con una puntuación máxima de 5 puntos. Presenta una relación de 24 hoteles de la cadena NH en la Comunidad de Madrid de los cuales 1 es de 5 estrellas, 12 de 4*; y 8 de 3*; y 93 establecimientos en el resto de Comunidades Autónomas con la categoría correspondiente. Presenta una relación de hoteles de la cadena ABBA en diferentes ciudades españolas. De la cadena AC, presenta 10 establecimientos en Madrid capital, 3 de ellos no aceptan la dieta de funcionario y 7 establecimientos de 4*. 3 establecimientos de 4* en la Comunidad de Madrid. 3 establecimientos de la cadena ACCOR sin especificar categoría. De la cadena Meliá, presenta 14 hoteles en Madrid capital: o 1 establecimiento de 5* o 9 establecimientos de 4 *. o 4 establecimientos de 3*. Comunidad de Madrid, 3 hoteles de 3* En todo el territorio nacional, en torno a unos 200 establecimientos., Se valorará la ubicación de los establecimientos hoteleros, con una puntuación máxima de 3 puntos. 14 hoteles con dieta de funcionario y con categorías de 3* y 4* Se valorará la existencia de convenios específicos de carácter permanente con cadenas hoteleras, con una puntuación máxima de 2 puntos. 14

15 Relaciona una serie de cadenas hoteleras y acuerdos comerciales con líneas aéreas. La puntuación total de este subcriterio es de 5,5 puntos. Por lo que la puntuación técnica alcanzada por las empresas licitadoras es la siguiente: Criterios evaluables por juicio de valor Subcriterio 4.1. Subcriterio 4.2. Total puntos Puntuación máxima 10 puntos 10 puntos 20 1 VIAJES EL CORTE INGLÉS, S.A. 10 8,5 18,5 2 JULIÁ CENTRAL DE VIAJES, S.A. 9,5 7 16,5 3 VIAJES HALCÓN, S.A.U. 9,5 8 17,5 4 VIAJES BARCELÓ, S.L. 10 8,5 18,5 5 AZUL MARINO VIAJES, S.L. 9 6,5 15,5 6 NAUTALIA VIAJES, S.L. 9,5 5,5 15 Madrid, a 17 de noviembre de El Jefe de Servicio de Asuntos Generales y Régimen Interior, Juan Ortega Ortega 15