MANDATO DE LA FUNCIÓN DE AUDIT. (Aprobado por el Consejo de Administración de Enel Green Power, el 12 de marzo de 2015)

Transcripción

1 MANDATO DE LA FUNCIÓN DE AUDIT (Aprobado por el Consejo de Administración de Enel Green Power, el 12 de marzo de 2015) 1

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVO DEL DOCUMENTO 2. MISIÓN 3. ALCANCE 4. PROFESIONALIDAD 5. FUNCIÓN Y RESPONSABILIDADES 6. AUTORIDAD E INDEPENDENCIA 7. ORGANIZACIÓN 8. PLAN DE AUDITORÍA 9. PRESENTACIÓN DE INFORMES Y SEGUIMIENTO 10. GARANTÍA DE CALIDAD Y PROGRAMA DE MEJORA 2

3 1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVO DEL DOCUMENTO El presente documento define los objetivos, facultades, responsabilidades y otros perfiles pertinentes que regulan las actividades de la Función de Audit EGP. El presente documento regula, en particular: la misión de la Función de Audit; el alcance de las actividades de Auditoría Interna; el marco profesional de referencia para la Función de Audit; la función y responsabilidades de la Función de Audit; la autoridad e independencia de la Función de Audit; la organización de la Función de Audit; la planificación de las actividades de la Auditoría Interna; la presentación de informes y el seguimiento de las actividades de Auditoría Interna; el programa garantía y mejora de la calidad del servicio realizado por la Función de Audit. 2. MISIÓN La Función de Audit evalúa sistemáticamente y de forma independiente la eficacia y adecuación del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de los Riesgos («SCIGR») ( 1 ) del Grupo EGP y apoya a las estructuras organizativas del Grupo en el seguimiento de los riesgos e identificación de acciones para mitigar dichos riesgos. 3. ALCANCE La Función de Audit está integrado a nivel de Grupo. Las distintas Unidades informan al Jefe de la Función de Audit. El Mandato de la Función de Audit se aplica de conformidad con las leyes y reglamentos vigentes, así como con las normas de gobierno corporativo, incluyendo las normas de la Bolsa de valores y la normativa sobre separación en el sector eléctrico, que en todo caso prevalecerán sobre las disposiciones contenidas en el presente documento. 4. PROFESIONALIDAD El Instituto de Auditores Internos ha definido el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna («MIPP»), que constituye el marco de referencia para las actividades de Auditoría Interna. La Función de Audit cumple con a las Directrices vinculantes del MIPP, incluyendo las siguientes: 1. Definición de Auditoría Interna como "una actividad independiente y objetiva de garantía y consulta, para la comprobación continua de la eficacia y eficiencia del sistema de control 1 Según se define en las Directrices del sistema de control interno y gestión de riesgos aprobadas por el Consejo de Administración de Enel Green Power S.p.A. 3

4 interno y de gestión de riesgos y su correspondiente organización. La Auditoría Interna ayuda a la organización a cumplir con sus objetivos a través de un enfoque profesional sistemático, que crea valor añadido ya que está dirigido a permitir la evaluación de la adecuación de los procesos de control, gestión de riesgos, gobierno corporativo y su funcionamiento efectivo". 2. Código Ético del Instituto de Auditores Internos, que establece: los principios fundamentales para el desarrollo de la profesión y la práctica de la actividad de Auditoría Interna; la reglas de conducta que describen las normas de comportamiento que deben observar los Auditores Internos. 3. Normas (Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna), cuyo objetivo es garantizar que las actividades de Auditoría Interna se lleven a cabo de manera uniforme y definir las normas y criterios para la gestión de los procesos operativos. Dichas Normas se dividen en: Normas sobre Atributos, que establecen las características que deben tener las organizaciones y las personas que realizan la Auditoría Interna; Normas de Desempeño, que describen la naturaleza de la actividad de Auditoría Interna y proporcionan criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el desempeño. Además, la Función de Audit cumple con las Directrices de Auditoría Interna y las políticas y procedimientos internos pertinentes. 5. FUNCIÓN Y RESPONSABILIDADES La Función de Audit debe: a. realizar la evaluación de riesgos, preparar el plan anual de auditoría y realizar la actividad de auditoría, incluyendo el seguimiento de la implantación de los plan de acción; b. informar periódicamente a la alta dirección de Enel Green Power S.p.A. de los resultados de las auditorías y temas de interés específico, así como apoyar en sus funciones al Comité para el Control y Riesgos y al Comité de Auditoría; c. apoyar al Organismo de Vigilancia de Enel Green Power S.p.A. en el desempeño de sus responsabilidades, supervisar la implementación de los programas de cumplimiento de Enel (Código Ético, Plan de Tolerancia Cero a la Corrupción, Política de Derechos Humanos, Modelo de Organización y Gestión y Directrices 231) en todas las sociedades del Grupo, coordinando las actividades de supervisión en caso de presuntos incumplimientos con lo indicado en dichos documentos; d. garantizar, en el ámbito del Grupo EGP, el seguimiento independiente de la adecuación del diseño de los procesos y de la eficacia operativa del Sistema de Control Interno en el Informe Financiero; e. definir y actualizar la metodología de la Auditoría del Grupo EGP de acuerdo con las normas profesionales y garantizar periódicamente un programa de Revisión de la Calidad. La función y responsabilidades de cada unidad organizativa de la Función de Audit se 4

5 describen en las disposiciones organizativas de la Función de Audit. 6. AUTORIDAD E INDEPENDENCIA La Función de Audit, que asume una responsabilidad específica en lo que respecta a la confidencialidad y protección de los datos tratados e información adquirida, tiene acceso pleno, libre y sin restricciones a todos los datos del Grupo EGP, propiedad empresarial y personal involucrados en desarrollo de cada actividad de auditoría. Todos los empleados deben prestar su apoyo a la Función de Audit en el desempeño de sus funciones. Asimismo, la Función de Audit tiene acceso pleno y libre al Consejo de Administración de Enel Green Power S.p.A. ( 2 ). La Función de Audit está libre de interferencias de cualquier elemento de la organización, incluidas las cuestiones sobre la selección, alcance, procedimientos, frecuencia, plazos o contenido de los informes de las tareas de auditoría, con el fin de mantener la independencia necesaria y objetividad. Los Auditores Internos no tienen ninguna responsabilidad operativa o autoridad sobre las actividades objeto de la auditoría; por tanto, no implementan controles internos, no redactan procedimientos, no realizan sistemas, no preparan datos y no desarrollan ninguna otra actividad que pueda comprometer su objetividad de juicio. Los Auditores Internos cumplen con el máximo nivel de profesionalidad cuando recogen, evalúan y comunican la información correspondiente a las actividades o a los procesos que han examinado. Asimismo, los Auditores Internos realizan una evaluación objetiva de todos los supuestos relevantes y no están influidos por sus intereses personales o los intereses de otros cuando expresen su juicio. El Jefe de la Función de Audit, al menos una vez al año, confirma la independencia organizativa de la misma Función al Consejo de Administración y al Comité para el Control y Riesgos. 7. ORGANIZACIÓN La Función de Audit informa de forma jerárquica al Consejo de Administración de Enel Green Power S.p.A. y mantiene una línea de comunicación funcional con el Consejero Delegado, en calidad de encargado de la implantación y mantenimiento de un SCIGR eficaz. El Consejo de Administración de Enel Green Power S.p.A.: a. aprueba el Mandato de la Función de Audit; b. aprueba el Plan anual de Auditoría ( 3 ); c. afirma que la Función de Audit tiene recursos suficientes para desarrollar su labor; d. recibe información adecuada periódicamente del Comité para el Control y Riesgos 2 Las comunicaciones y presentación de informes entre el Responsable de la Función de Audit y el Consejo de Administración podrán realizarse, en su caso, a través del Presidente, el Comité para el Control y Riesgos o el Administrador Responsable del SCIGR. 3 El Consejo de Administración aprueba el Plan de auditoría previa consulta con el Comité para el Control y Riesgos, tras haber oído al Comité de Auditoría y al Administrador encargado del SCIGR. 5

6 sobre los informes preparados por el Jefe de la Función de Audit sobre las actividades desarrolladas; e. evalúa, al menos una vez al año, y salvo imprevistos para los que pueda ser necesario profundizar de forma extraordinaria para comprobar la eficacia de los controles de situaciones particulares, la adecuación del SCIGR con respecto a las características de la Sociedad y del Grupo EGP, así como con respecto al perfil de riesgo asumido, y su eficacia; f. nombra y revoca al Jefe de la Función de Audit y establece su remuneración en línea con la política de empresa ( 4 ); El Comité para el Control y Riesgos supervisa la independencia, adecuación, eficacia y eficiencia de la Función de Audit. El Jefe de la Función de Audit se comunica e interactúa, cuando es necesario, con el Consejo de Administración. 8. PLAN DE AUDITORÍA El Jefe de la Función de Audit presenta anualmente al Consejo de Administración de Enel Green Power S.p.A. el Plan de Auditoría para su aprobación. Dicho documento consiste en un plan de trabajo y una propuesta de presupuesto y recursos para el nuevo ejercicio. El Jefe de la Función de Audit informa al Consejo de Administración del impacto de las posibles limitaciones de recursos y/o cambios significativos correspondientes al Plan aprobado. El Plan de Auditoría se desarrolla de acuerdo con un proceso estructurado de análisis y priorización de los principales riesgos, teniendo en cuenta las indicaciones de la Alta Dirección de Enel Green Power S.p.A., del Consejo de Administración, del Comité para el Control y Riesgos y del Comité de Auditoría. El Jefe de la Función de Audit revisa y adapta de forma apropiada el plan tras eventuales cambios realizados en el ámbito de la sociedad en lo que respecta a actividades, riesgos, operaciones, programas, sistemas y controles. Cualquier modificación importante del plan de Auditoría aprobado se comunicará al Comité para el Control y Riesgos y al Comité de Auditoría cuando se realice la presentación de informes periódica. 9. PRESENTACIÓN DE INFORMES Y SEGUIMIENTO Al finalizar cada acción de auditoría se prepara un informe que se suscribe por el Jefe de la Función de Audit o el sujeto nombrado por el mismo; dicho informe se distribuye de la manera más apropiada. El informe de las acciones de la auditoría indica las respuestas proporcionadas por la dirección y las acciones correctivas adoptadas o que deban adoptarse para hacer frente a los asuntos identificados, con plazos y responsabilidades precisos para la implantación de las mismas. La Función de Audit es responsable de la realización de las comprobaciones de los asuntos identificados y de las recomendaciones formuladas. Todas las situaciones críticas serán objeto de seguimiento hasta su resolución. 4 Los acuerdos sobre el nombramiento, revocación y determinación de la remuneración del Jefe de la Función de Audit serán adoptados por el Consejo de Administración en base a las propuestas formuladas por el Administrador encargado del SCIGR, de acuerdo con el Presidente del Consejo de Administración, previa aprobación del Comité para el Control y Riesgos y tras haber oído al Comité de Auditoría. 6

7 El Jefe de la Función de Audit informa periódicamente al Comité para el Control y Riesgos de Enel Green Power S.p.A. (y a través de este último al Consejo de Administración) así como al Comité de Auditoría sobre sus actividades, procedimientos utilizados para llevar a cabo la gestión de riesgos y el cumplimiento de los planes definidos para su contención. La presentación de informes incluirá eventuales exposiciones significativas a riesgos y posibles problemas relacionados con el SCIGR. 10. GARANTÍA DE CALIDAD Y PROGRAMA DE MEJORA La Función de Audit desarrolla y mantiene un programa garantía y mejora de la calidad del servicio que cubre todos los aspectos de la auditoría interna. El programa prevé una evaluación de la conformidad de las actividades de auditoría interna con la Definición de Auditoría interna y con las Normas profesionales incluidas en el art. 4 anterior y una evaluación del cumplimiento con el Código Ético del Instituto de Auditores Internos por parte los auditores. El programa también evalúa la eficiencia y la eficacia de la Auditoría interna e identifica posibles áreas de mejora. El Jefe de la Función de Audit informa periódicamente al Comité para el Control y Riesgos de Enel Green Power S.p.A. (y a través de este último al Consejo de Administración) así como al Comité de Vigilancia, sobre el programa de garantía y mejora la calidad del servicio, incluidos los resultados de las evaluaciones realizadas tanto internamente (que se desarrollan de forma permanente) como externamente (que se llevan a cabo al menos cada cinco años). 7