I.T.O. COMUNICACIÓN DE PELIGROS ITO 01

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1 I.T.O. COMUNICACIÓN DE PELIGROS ITO 01 ÍNDICE: 1. DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO INDICADORES ASOCIADOS FORMATOS Y ANEXOS ASOCIADOS HISTORIAL DE REVISIONES: Fecha: 09/12/08 Página 1 de 10 Rev.2

2 1. DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO PROPÓSITO ALCANCE DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS Definir la sistemática a seguir para llevar a cabo la comunicación de los peligros y posibilidades de mejora por parte de toda la comunidad universitaria de la UGR, incluyendo las comunicaciones de proveedores de productos y servicios, instituciones y visitas. Es de aplicación tanto a UGR como a las partes externas interesadas en relación con el Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. Comunicación: parte de la relación interpersonal a través de la cual las personas elaboran, transmiten, reciben y/o escuchan mensajes, la información tanto verbal como no verbal, procesando (compartiendo y evaluando) dicha información y respondiendo a la misma. Si no se da respuesta no se desarrolla la comunicación. Comunicación interna: Proceso que la organización establece con respecto al Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales, a fin de asegurar la transmisión de la información a/desde los distintos niveles y funciones de la UGR. Puede ser de carácter periódico o de carácter extraordinario cuando se produce algún incidente o hecho relevante. Comunicación externa: Proceso establecido para recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesadas externas. Consulta: Intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo entre los representantes de los trabajadores y el empresario, con el fin de asegurar el derecho de participación de los trabajadores en las actuaciones del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. Fecha: 09/12/08 Página 2 de 10 Rev.2

3 Delegado de Prevención: representantes de los trabajadores con funciones específicas en materia de prevención de riesgos en el trabajo. Comité de Seguridad y Salud: órgano paritario y colegiado de participación destinado a la consulta regular y periódica de las actuaciones de la empresa en materia de prevención de riesgos. Servicio de Prevención (SPRL): Conjunto de medios humanos y materiales necesarios para realizar las actividades preventivas a fin de garantizar la adecuada protección de la seguridad y la salud de los empleados públicos, asesorando y asistiendo para ello a la Administración, a los empleados públicos y a sus representantes y a los órganos de representación especializados. Usuario: Trabajador de la UGR Responsable del Sistema de Gestión de PRL: Vicerrector de Calidad Ambiental, Bienestar y Deporte. : Director del Servicio de Prevención. UBS: Unidad básica de Salud, compuesta por un médico del trabajo y un enfermero del trabajo. : Responsable de Gestión Administrativa. DOCUMENTOS RELACIONADOS Ley 31/1995 RD 39/1997 Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. OHSAS 18001:2007 Plan de Prevención PG 03 Comunicación y Participación en PRL del Sistema de Getión de la PRL de laugr Fecha: 09/12/08 Página 3 de 10 Rev.2

4 2. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS Cumplimentación del cuestionario de comunicación de peligros al SPRL Se cumplimenta el cuestionario descrito en el anexo 1: Cuestionario de comunicación de peligros Persona que realice la actividad Cuestionario de Anexo 1 Se envía al SPRL Se remite el cuestionario mediante correo e, fax, correo postal, registro o entregado en dependencas del SPRL registrando entrada ofical del documento Persona que realice la actividad Cuestionario de Anexo 1 Registrar entradas Se registra la entrada de comunicaciones, tanto internas como externas, ya sea por correo postal o electrónico (spr@ugr.es), por documento escrito o fax, se hace una copia y se archiva el original. Personal administrativo Registro oficial de entrada Remitir al El director del servicio recibirá aviso de la comunicación recibida. Personal administrativo Registro de entrada de comunicaciones Responder a la comunicación recibida Se remite un acuse de recibo. Si se trata de una solicitud de información sobre algún servicio del SPRL se responderá indicando el trámite a seguir en cada caso. Personal administrativo Acuse de recibo Si el escrito conlleva una Peticiones y Fecha: 09/12/08 Página 4 de 10 Rev.2

5 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS solicitud de petición o demanda, tanto interna como externa, se asignará un responsable dentro del SPRL para dar respuesta a la demanda o solicitud. Demandas Informes asociados a cada respuesta Si a raíz del escrito el Director del Servicio detecta la necesidad de realizar reconocimientos médicos se actuará según lo indicado en el procedimiento PG15 Vigilancia de la Salud. UBS Registrar salidas Se registrarán las salidas y actuaciones en que ha derivado la petición tanto interna como externa. Todas comunicaciones serán comunicadas a los Delegados de Prevención en el seno de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud y a los responsables de la persona que comunica los riesgos. Registro de salida de comunicaciones Registro interno de actuaciones Acta reunión Comité Seguridad y Salud Comunicar (sin petición previa) Todas aquellas comunicaciones de información general sobre prevención de riesgos que salgan del SPRL hacia los usuarios de la UGR se harán de forma masiva mediante la Web, mediante los tablones o a nivel individual por carta o . Comunicaciones externas: Aquellas personas que se encuentren en las instalaciones de UGR de visita, les serán comunicadas las normas básicas de seguridad que han de adoptar Registro de salida de comunicaciones Registro interno de actuaciones Fecha: 09/12/08 Página 5 de 10 Rev.2

6 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS Estudio de las Comunicaciones durante su estancia en las instalaciones así como las medidas a adoptar en caso de que se produzca una situación de emergencia. Igualmente serán comunicadas tanto las normas básicas de seguridad y salud, exigencias de seguridad así como las medidas a adoptar en caso de que se produzca una situación de emergencia a las empresas contratistas/subcontratistas En la reunión de Revisión del Sistema por la Dirección se estudiarán las Comunicaciones como uno de los elementos de entrada. Miembros de la Reunión de Revisión del Sistema por la Dirección Acta de Reunión Revisión del Sistema por la Dirección. Participación y Consulta Consultar a los trabajadores Los trabajadores serán consultados, con la debida antelación, acerca de todas aquellas cuestiones que afecten a su seguridad y salud en el trabajo, así mismo tendrán derecho a efectuar propuestas al empresario, así como a los órganos de participación y representación previstos, dirigidas a la mejora de los niveles de protección de la seguridad y la salud en la empresa. De acuerdo a la Ley de Prevención, la UGR canaliza la consulta y la participación de los trabajadores a través Registro de salida de comunicaciones Acta reunión Comité Seguridad y Salud Fecha: 09/12/08 Página 6 de 10 Rev.2

7 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS de los Delegados de Prevención. Dicha consulta podrá ser realizada en las reuniones del Comité de Seguridad y Salud o bien mediante las vías establecidas para llevar a cabo la comunicación interna en la UGR. 3. Fecha: 09/12/08 Página 7 de 10 Rev.2

8 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO La persona envia la Comunicación de los riesgos al SPRL Registrar entrada de comunicaciones Remitir al Responder comunicación recibida Registrar salidas Salida de comunicaciones Comunicar sin petición previa Consultar a los trabajadores Vías de Comunicación Vías de comunicación Publicación en la WEB de la UGR Telefónicamente Correo ordinario Desde los correos electrónicos oficiales: sprl@ugr.es Fecha: 09/12/08 Página 8 de 10 Rev.2 De forma presencial: mediante reuniones del CSS, conferencias, etc.

9 4. INDICADORES ASOCIADOS Número de solicitudes atendidas / Número de solicitudes totales 5. FORMATOS Y ANEXOS ASOCIADOS Nombre Anexo 1: Documento de Comunicación de peligros Responsable Archivo Forma Lugar Tiempo Archivo F/I SPRL 3 Años Registro Oficial de Entrada F/I SPRL 3 Años Registro de entrada de F/I SPRL 3 Años Comunicaciones Acuse de recibo F/I SPRL 3 Años Informes asociados a cada F/I SPRL 3 Años respuesta Registro interno de actuaciones F/I SPRL 3 Años Registro de Salida de SPRL F/I Comunicaciones 3 Años Peticiones y Demandas Actas del Comité de Seguridad y Salud F/I SPRL 3 Años F/I SPRL 3 Años Fecha: 09/12/08 Página 9 de 10 Rev.2

10 ANEXOS: F1-PG03 Peticiones y Demandas 6. HISTORIAL DE REVISIONES: Nº REV. FECHA Motivo de la Documento elaborado por: revisión Rev. 0 06/04/10 Borrador Documento aprobado por: Fecha: 09/12/08 Página 10 de 10 Rev.2