Manual de Cumplimiento CONTENIDO

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1 Manual de Cumplimiento CONTENIDO Manual de Cumplimiento... 1 CONTENIDO... 1 Introducción... 4 Reseña sobre lavado de dinero:... 4 Organismos en lucha contra el lavado de dinero... 5 Costa Rica ante el lavado de dinero... 6 II. Política para la prevención del lavado de activos o legitimación de capitales Introducción Definiciones Aspectos Generales Identificación del cliente y mantenimiento de registros: Información a reportar: Sobre el personal: El Oficial de Cumplimiento: Comité de Cumplimiento Señales de alerta: Política conozca a su empleado III. Reglamento para la prevención del lavado de activos Introducción: Aspectos generales: El manual de cumplimento, el comité de cumplimiento y el oficial de cumplimiento: El personal: Relación con los clientes: Conocimiento de los clientes y mantenimiento de registros Formulario Conozca a su Cliente, deberá contener como mínimo la siguiente información: Los registros: De los Aseguramientos, bonos y fianzas: Operaciones sospechosas: Controles: Confidencialidad: Programa de auditoría: IV. Código de Ética y Conducta Introducción Fines y objetivos del Código Alcance del Código Respecto a la empresa: Normas Generales: Principios: La Administración: Comportamiento profesional: Trato con el cliente: La Confidencialidad:... 28

2 11. Potestades, Faltas y sanciones: V. Procedimientos para la prevención del lavado de dinero Procedimiento para mantener el Manual de Cumplimiento actualizado de acuerdo a la normativa de los entes reguladores: Procedimiento para el registro y notificación de transacciones Programa de inducción y capacitación al personal: Nombramiento del Oficial de Cumplimiento y el Suplente: Labores del Oficial de Cumplimiento: Transferencias: Sistema de auditoría: Presentación de informes: Entrega de documentos: Entrega de informes a Jueces de la República: Procedimientos del Comité de Cumplimiento: Anexos Anexo 1 INSTRUCTIVO PARA COMPLETAR LOS FORMULARIOS CINSTANCIA DE DOMICILIO FORMULARIO JUSTIFICACION DE NO INGRESOS PERSONA FISICA O JURIDICA ANEXO 2 FORMULARIOS ANEXO 3 MACHOTE CARTA NO REPORTA AL INS MCI. OFC. MAY09 /REV.01 2

3 MANUAL DE CUMPLIMIENTO INSECO MCI. OFC. MAY09 /REV.01 3

4 Manual de Cumplimiento Introducción Con formato: Numeración y viñetas El manual de Cumplimiento ofrece a los funcionarios de Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros, S.A., un instrumento útil para poder prever el ingreso de capitales ilegítimos a la organización dentro de un marco que permite alcanzar los siguientes objetivos: Orientar a los funcionarios en el acatamiento del ordenamiento jurídico y de las disposiciones legales, regulatorias y políticas internas. Facilitar los instrumentos necesarios para la detección oportuna de operaciones sospechosas. Mejorar el conocimiento que se tiene de los clientes. Mantener un personal que conozca (la ley, normativa y los procedimientos) y este comprometido en la lucha contra el ingreso de capitales ilegales a la Agencia de Seguros. El manual inicia con una reseña sobre el lavado de dinero en la que se hace referencia a: la naturaleza del problema, formas en que se presenta, organizaciones en lucha contra la delincuencia organizada y como Costa Rica participa activamente en esta dinámica. Con el propósito de cumplir con la normativa el manual de cumplimiento contiene: las políticas, el reglamento, los procedimientos y el código de ética emitidos por la entidad de conformidad con la Ley 8204 y su reglamento. Reseña sobre lavado de dinero: Al interactuar en un medio globalizado nuestra nación se enfrenta a un mundo con una alta movilidad de capitales, lo que nos obliga ha crear instrumentos para emprender una fuerte lucha contra el lavado de dinero. Este esfuerzo se da a nivel internacional, donde cada país deberá contribuir con el propósito de librar a las naciones del costo político, social y económico que significa el lavado de dinero producto de actos criminales. Para minimizar el ingreso de estos actos ilegales organismos como ONU, BIS Basilea, GAFIFATF, DRGV, FMI, CICAD (ICD), OIJ, SUGEF entre otras organizaciones se han preocupado por implementar regulaciones, siendo alto el costo para aquellos que no cumplan con ellas, pues el futuro de un país está en juego. Se implementan estas regulaciones con el afán de detectar rápidamente operaciones ilícitas. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 4

5 Formas de lavar dinero: Se dice que hasta ahora se han identificado más de 200 formas de lavar dinero, como son: reintegro por exportaciones, sobre facturación de exportaciones, compra y venta de divisas, operaciones de crédito, constitución de fundaciones, financiamiento de campañas políticas, sobrevaluación de activos, operaciones bursátiles, etc. Delitos como narcotráfico, proxenetismo, trata de blancas, tráfico de personas y órganos, tráfico de armas, etc. son todos buenos ejemplos de delitos que requieren del lavado de dinero. Qué es el Lavado de Dinero? El Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), un grupo multinacional con sede en París, formado en 1989, por el Grupo de los 7 países más industrializados, con el fin de aunar esfuerzos internacionales contra el lavado de dinero, ha emitido esta definición: La conversión o transferencia de propiedad, a sabiendas de que deriva de un delito criminal, con el propósito de esconder o disfrazar su procedencia ilegal o ayudar a cualquier persona involucrada en la comisión del delito a evadir las consecuencias legales de su accionar. Ocultar o disfraz la naturaleza real, fuente, ubicación, disposición, movimiento, derechos con respecto a, o propiedad de bienes a sabiendas de que derivan de ofensa criminal. La adquisición, posesión o uso de bienes, sabiendo al momento en que se reciben, que deriva de una ofensa criminal o de la participación en algún delito. Organismos en lucha contra el lavado de dinero Las Naciones Unidas, establece el lavado de dinero como un delito reconocido internacionalmente. El Comité de Regulación Bancaria y Prácticas de supervisión (Comité de Basilia): se forma este comité en el año 1980 por el Club de París, el cual se reúne periódicamente en Basilia, Suiza. El fin de este comité es prevenir el uso del sistema bancario con el propósito de blanquear capitales siendo responsable por la prevención, detección y control del blanqueo de capitales ilícitos; por cuanto se establecen políticas y procedimientos fundamentales que la entidades deberán adoptar en el interior de las instituciones para contribuir en el fortalecimiento de las entidades bancarias. El Grupo de Acción Internacional sobre el Blanqueo de Capitales, GAFI, fue creado por el grupo de los 7 países más industrializados durante la cumbre de El GAFI diseña las 40 recomendaciones contra el blanqueo de capitales. Esto constituye el marco básico de acción contra el lavado de dinero o de activos. Además, a través de evaluaciones propugna para que las medidas tomadas por los países estén acordes a los estándares internacionales. La Comisión Interamericana para el control de abuso de Drogas (CICAD o ICD) creada en 1990 desarrolla regulaciones con el fin de combatir el lavado de MCI. OFC. MAY09 /REV.01 5

6 activos productos de actos ilegales. Esta es una entidad de la OEA con autonomía técnica. Grupo Egmont es creado en 1995 este grupo realiza foros que reúne a las unidades de inteligencia financiera establecidas en todo en mundo con el fin de compartir experiencias y generar posiciones acordes en el análisis o investigación de casos de lavado de dinero. Banco Interamericano del Desarrollo (BID) conjuntamente con el CICAD desarrollan un programa de capacitación para la prevención, detección y control de lavado de activos. Como resultado de esta lucha los bancos situados en los paraísos fiscales como en las Islas Caimán, Gibraltar u otras plazas están dejando de ser lo eficientes que acostumbraban ser para la delincuencia organizada. Costa Rica ante el lavado de dinero Costa Rica con el afán de prever el ingreso de capitales ilícitos ratifica los tratados internacionales en esta dirección, algunos de estos tratados son: 1971: Convenio sobre sustancias psicotrópicas. Viena. 1972: Protocolo de modificación de la convención única de 1961 sobre estupefacientes. Ginebra. 1988: Convención de las Naciones Unidas contra el tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias psicotrópicas. Viena. 1996: Convención interamericana contra la corrupción. 1997: Convención interamericana contra la fabricación y el tráfico ilícito de armas de fuego, municiones, explosivos y otros materiales relacionados. 2000: Convención de las Naciones Unidas contra la delincuencia organizada trasnacional. Resultado de esta problemática se decreta le Ley 7786 el 30 de abril de 1998, la cual se reforma Ley No.8204 del 26 de setiembre del Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, legitimación de capitales y actividades conexas la cual regula la prevención, el suministro, la prescripción, la administración, la manipulación, el uso, la tenencia, el tráfico y la comercialización de productos ilegales. Donde se regulan y sancionan las actividades financieras con el fin de evitar la penetración de capitales ilegítimos estando sujetas a esta ley las instituciones financieras y actividades financieras. Las instituciones y actividades estarán reguladas, supervisadas y fiscalizadas por los siguientes órganos: SUGEF, SUGEVAL, SUPEN, SUGESE. En lo que a la Agencia de Seguros compete para cumplir con la ley 8204 la SUGESE dispone de la Normativa para el cumplimiento de la Ley estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, legitimación de capitales y actividades conexas, normativa que regirá a partir del 08 de agosto del Derogando de esta forma las circulares , y MCI. OFC. MAY09 /REV.01 6

7 Compromiso: Por eso es tan importante conocer a los clientes, seguir la pista del dinero y reportar anomalías como norma que rige el comportamiento profesional ante sospechas de actividades de lavado de dinero. No siempre se pueden seguir las normas, pero allí donde se pueda es aconsejable hacerlo. Para cumplir con el compromiso de honestidad ante de la sociedad se provee al personal, de la Agencia de Seguros, del Manual de Cumplimiento como parte de los instrumentos necesarios para asegurar que los clientes no utilicen indebidamente los servicios de la Agencia de Seguros. II. Política para la prevención del lavado de activos o legitimación de capitales 10. Introducción Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros, S.A., presenta en estas políticas el compromiso de la Institución y de sus empleados por el cumplimiento de la Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de uso no autorizado y actividades conexas (Ley 7786 del 30 de abril de 1998 y sus reformas mediante Ley No del 26 de diciembre del 2001); buscando prevenir las actividades financieras ilícitas, con el fin de evitar la penetración de capitales que sean producto de delitos graves y de todos los procedimientos que pudieran servir eventualmente como medios para legitimar estos capitales. En función de lo anterior, Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros, S.A., adoptará todas las medidas que sean necesarias para prevenir, controlar y evitar toda actividad que pudiera ser un delito en la materia correspondiente a esta Ley dentro de la Institución. 11. Definiciones Cliente: es toda persona física o jurídica con la que se establecen, por única vez o de manera ocasional o permanente, una o más relaciones contractuales vinculadas a las operaciones. Clientes habituales: son aquellos con los que se establece una relación de carácter permanente. Clientes ocasionales: son los que realizan operaciones por única vez u ocasionalmente. Comité de cumplimiento: órgano de apoyo y vigilancia al oficial de cumplimiento, nombrado por acuerdo de la Junta Directiva en forma permanente. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 7

8 Efectivo: billetes y/o monedas iguales o superiores a los diez mil dólares ($ ) o su equivalente en otra moneda. Legitimación de capitales: proceso por medio del cual el legitimador transforma las ganancias monetarias derivadas de una actividad ilícita, en fondos provenientes de una simulada fuente legítima. Manual de cumplimiento: programa elaborado por la Agencia de Seguros y aprobado por la Junta Directiva, el cual contiene las políticas y procedimientos para la debida diligencia en la prevención y detección de la legitimación de capitales, de conformidad con el ordenamiento jurídico. Oficial de cumplimiento: funcionario designado por la Agencia de Seguros con el objeto de vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos en materia de legitimación de capitales y quien servirá de enlace con las autoridades competentes. Operaciones múltiples en efectivo: son aquellas operaciones en efectivo que están por debajo de los diez mil dólares ($ ) o su equivalente en otra moneda, que sumadas superan esa cifra durante un mes calendario (de 28 a 31 días según corresponda). Operaciones únicas en efectivo: son aquellas operaciones en efectivo iguales o superiores a los diez mi dólares ($ ) o su equivalente en otra moneda. Transacción inusual: aquella que no se ajusta a los patrones de transacción habituales definidos por la Agencia de Seguros. Transacción sospechosa: es aquella transacción efectuada en forma periódica o aislada, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual, sin justificación material, económica o legal evidente, o de complejidad inusitada o injustificada. 12. Aspectos Generales La empresa exigirá a todo funcionario que en todas sus actuaciones, cumplan con la Ley 8204, la normativa emitida por los órganos reguladores y las políticas de la empresa, relacionadas con lavado de activos o legitimación de capitales Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros, S.A., le proveerá a cada funcionario un ejemplar de la Ley, la cual deberá leer y conocer obligatoriamente A todo nuevo funcionario se le impartirá una inducción sobre el lavado de activos La Agencia de Seguros tendrá la política de programar una capacitación anual en materia de lavado de activos, la cual será impartida a todo el personal, con el propósito de ampliar el conocimiento de la Ley y que a la vez les permita detectar transacciones dudosas En caso de ser solicitada información y documentos, de un cliente, necesarios para una investigación por los jueces de la República esta solicitud deberá ser tramitada de inmediato El Manual de cumplimiento debe contener como mínimo los siguientes aspectos: las políticas, procedimientos y controles relacionados con el lavado de activos o legitimación de capitales. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 8

9 13. Identificación del cliente y mantenimiento de registros: 13. Toda persona que desee establecer una relación contractual de carácter financiero con Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros, S.A.; deberá presentar documentación según el servicio o producto que desee adquirir, de la siguiente forma: 13.1 Sección de Aseguramiento: Todo cliente de la sección de divisas que realice transacciones en efectivo iguales o superiores a los cinco mil dólares ($ ) o su equivalente en colones, en una única transacción o en transacciones múltiples deberá completar el formulario Conozca a su Cliente Debe presentar fotocopia del documento de identificación vigente Personas Físicas: Cédula de identidad para nacionales mayores de 18 años. Documento único de identificación para extranjeros residentes (emitidos a partir de setiembre del 2005) Cédula de residencia para extranjeros residentes en el país. Pasaporte para extranjeros no residentes Personas Jurídicas: Original y copia de la cédula jurídica. Copia del acta constitutiva. Copia del documento de identidad de los representantes Todo cliente de la sección de divisas que realice transacciones en efectivo iguales o superiores a los cinco mil dólares ($ ) o su equivalente en colones, en una única transacción o en transacciones múltiples deberá adjuntar un documento que incorpore la dirección exacta del domicilio permanente del cliente (se puede adjuntar algún estudio de una base de datos autorizada por la Agencia de Seguros, ejemplo Teletec, Datum, etc.) Documentación relacionada con los ingresos que percibe el cliente. Todo cliente de la sección de divisas que realice transacciones en efectivo iguales o superiores a los cinco mil dólares ($5000) indique el origen y el monto de sus ingresos, la cual se debe respaldar con la emisión de un estudio donde se pueda constatar la información, de cualquier base de datos que INVERSIONES D & E CHA SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS, S.A. considere conveniente Requisitos de Garantía de Bonos y Fianzas: Copia del plano catastro de la propiedad Clientes asalariados Requisitos de identidad: Copia del documento de identidad vigente. Llenar formularios de crédito de Agencia de Seguros Requisitos de capacidad de pago: Constancia de salario. Copia de la orden patronal vigente. Copia de estados de cuenta corriente o de ahorro de los últimos seis meses (opcional) Copia de los últimos recibos de pago de las deudas a cancelar (clientes de refinanciamiento) Requisitos de Garantía de Bonos y Fianzas: Copia del plano catastro de la propiedad Todo cliente deberá identificarse. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 9

10 13.5. El formulario Conozca a su Cliente para personas físicas deberá cumplir los requisitos que establece la Ley y contener la información suficiente para descartar posibles personas involucradas en lavado de activos. a) Nombre completo b) Fecha y lugar de nacimiento, estado civil y profesión. c) Nacionalidad d) Sexo (M) o (F) e) Dirección exacta de la residencia permanente (indicada con puntos cardinales, incluyendo provincia, cantón, distrito y otras señas específicas) f) Dirección electrónica (si aplica) g) Número de teléfono y de fax (si aplica) h) Ocupación y nombre del patrono. i) Naturaleza del negocio (si trabaja en lo propio) j) Monto de los ingresos que percibe k) Razones por las cuales establece la relación comercial y la naturaleza de los negocios a realizar, l) Nivel estimado de las operaciones que efectúa, m) Fuente u origen de los fondos El formulario Conozca a su Cliente para personas jurídicas deberá cumplir los requisitos que establece la Ley y contener la información suficiente para descartar posibles personas involucradas en lavado de activos. a) Nombre completo de la Empresa (Razón Social) b) Número de cédula jurídica, c) Actividad de la Empresa. d) Domicilio social. e) Número de teléfono, fax y correo electrónico (si aplica) f) Origen de los fondos. g) Propósito de la operación. h) Razones por las cuales establece la relación comercial con la Agencia de Seguros y nivel mensual esperado de las operaciones. i) Nombre completo, primer y segundo apellido del apoderado y/o representantes legales de la empresa Los datos aportados por los clientes en el formulario de Conozca a su Cliente, deberán ser verificados de la siguiente forma: Si fueran clientes del departamento de Bonos y Fianzas, su verificación se hará en un cien por ciento Si fueran clientes del departamento Aseguramiento, serán verificados los datos de los clientes que realicen transacciones en efectivo que sean iguales o superiores a $ o su equivalente en colones. Igualmente serán verificados los datos de clientes que realicen transacciones múltiples en el lapso de un mes y que sean en efectivo iguales o superiores a $ o su equivalente en colones Se deberá obtener y conservar información acerca de la verdadera identidad de las Personas, en cuyo beneficio se efectúe alguna transacción Toda transacción que realice un cliente, deberá hacerse a su nombre, ya sea Aseguramiento o Compra de Bonos y Fianzas, o cualquier otro servicio que se brinde. Bajo ninguna circunstancia se realizarán anónimamente o al portador La empresa conservará la documentación relacionada con los clientes, así como el registro de su identidad por un espacio mínimo de cinco años. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 10

11 13.11 La información suministrada en el formulario Conozca a su Cliente deberá ser actualizada como mínimo una vez al año a los clientes activos de la Agencia de Seguros. 14. Información a reportar: Se reportará a las Instituciones pertinentes toda transacción mayor a $ (diez mil dólares o su equivalente en colones) sean éstas en efectivo o bien se hayan realizado por medio de transferencias bancarias desde o hacia el exterior, en un lapso de quince días naturales después de finalizado un mes calendario Se reportará a las Instituciones pertinentes, las transacciones múltiples que durante un mes superen los $ (diez mil dólares o su equivalente en colones) que se hayan realizado en efectivo o que sean transferencias electrónicas desde o hacia el exterior La Agencia de Seguros exigirá a sus funcionarios reportar cualquier transacción que a su juicio parezca sospechosa o aquellas transacciones en donde el cliente y la naturaleza de la transacción no guarden una relación adecuada (Por ejemplo una persona que aparente ser de escasos recursos y realice un Aseguramiento de un bien lujoso) La Agencia de Seguros esta obligada a reportar todas aquellas operaciones que considere sospechosas, de conformidad con el artículo 18 de la Ley 8204, siguiendo los lineamientos de la normativa vigente establecida por los entes reguladores. 15. Sobre el personal: La Agencia de Seguros debe realizar un estudio del personal que contrata, con el fin de determinar que el candidato no tenga deudas excesivas, malas referencias comerciales, o cualquier situación que le pueda impulsar a cometer un delito o incumplir las políticas de la Agencia de Seguros Todo funcionario que detecte una transacción sospechosa en el transcurso de sus actividades normales, tendrá la responsabilidad de reportarlo inmediatamente al oficial de cumplimiento o a su jefe inmediato, quien a su vez, comunicara al gerente general, con el fin de determinar la decisión que corresponda. 16. El Oficial de Cumplimiento: Se nombrará un oficial de cumplimiento a tiempo completo, de conformidad con el artículo 10 de la Normativa para el cumplimiento de la Ley Se nombrará un oficial de cumplimiento suplente quien fungirá tiempo completo en ausencia del titular, de conformidad con el artículo 10 de la Normativa para el cumplimiento de la Ley Se deberá comunicarse por escrito a la superintendencia que corresponda el nombramiento o remplazo del oficial de cumplimiento y el suplente. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 11

12 16.4. El oficial de cumplimiento deberá cumplir con las funciones establecidas de conformidad con la normativa establecida por los órganos reguladores El oficial de cumplimiento será el responsable de velar por la ejecución de las políticas sobre el control de lavado de activos El oficial de cumplimiento debe revisar diariamente las transacciones realizadas en la caja, con el fin de supervisar que se haya llenado el formulario de las transacciones superiores a los $ (o su equivalente en colones) y proceder a informar a las autoridades competentes El oficial de cumplimiento velara para que se mantengan los registros adecuados de cada una de las transacciones que realicen los clientes de acuerdo a la normativa emitida por SUGESE El oficial de cumplimiento debe dar seguimiento constante a las operaciones de los clientes El oficial de cumplimiento debe presentar a la Junta Directiva un informe cada seis meses en relación con el desempeño de labores relacionadas con la prevención del lavado de dinero y la normativa vigente El oficial de cumplimiento debe coordinar una reunión con el Comité de Cumplimiento cada tres meses para exponer los diferentes temas con el desempeño de labores relacionadas con la prevención del lavado de dinero y la normativa vigente El oficial de cumplimiento deberá verificar que el contrato para la auditoría externa incluya una cláusula donde indique que se llevara a cabo una evaluación del cumplimiento de la normativa establecida por SUGESE, la Ley 8204 y su reglamento. De conformidad con el artículo No.43, del Reglamento General sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas de uno no Autorizado, Legitimación de Capitales y Actividades Conexas, Ley Comité de Cumplimiento El Comité de Cumplimiento será nombrado en forma permanente, por acuerdo de la Junta Directiva El Comité de Cumplimiento estará conformado por: el Gerente General, un representante de la Junta Directiva, un funcionario de alto nivel del área operativa y el Oficial de cumplimiento, de conformidad con el Reglamento de la Ley 8204 en su artículo 38. Podrán participar en las sesiones los funcionarios que consideré necesarios En caso de cesar, algún miembro del Comité de Cumplimiento, deberá realizarse el nombramiento por la Junta Directiva en la sesión inmediatamente después a la notificación de la plaza (s) vacante (s) El Comité de Cumplimiento se reunirá como mínimo una vez cada tres meses Las funciones del Comité estarán en función de la normativa vigente, aunque no limitadas a esta Los acuerdo tomados en las reuniones deberán constar en el libro de actas del Comité de Cumplimento El Comité de Cumplimiento revisará y actualizará anualmente el Manual de Cumplimiento, los procedimientos, normas y controles implementados para cumplir con la Ley 8204 y su normativa. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 12

13 17.8. El Comité debe velar por el cumplimiento de todos los aspectos relacionados con el Manual de Cumplimiento y su aplicación en las distintas áreas. 18. Señales de alerta: 18.1 Es importante destacar que la responsabilidad de identificar y verificar las "Señales de Alerta" recae en primera instancia sobre la INVERSIONES D & E CHA SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS, S.A. y a su vez, sobre los empleados que controlan las operaciones normales del negocio y sobre aquellos que tienen contacto permanente con el cliente. Lo anterior, no pretende liberar de responsabilidad a los demás funcionarios de la Agencia de Seguros que deben estar igualmente capacitados para reconocer las señales de alerta. De conformidad con lo anterior, las responsabilidades de control y vigilancia dependerían de las funciones que desempeñe cada individuo en la organización. Conocer y detectar las señales de alerta, es un compromiso de todos los funcionarios para prevenir que la Agencia de Seguros se involucre en operaciones de lavado de activos Algunas de las razones más importantes de conocer señales de alerta son: a) Proteger el buen nombre de INVERSIONES D & E CHA SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS, S.A., ya que el prestigio de la entidad está en juego si la delincuencia logra utilizarlo para sus operaciones ilícitas. En la medida en que se conozcan las señales se hace más fácil detectar este tipo de operaciones. b) Evita complicaciones de tipo legal a la Agencia de Seguros. Para efectos de este Manual de Cumplimiento, se describen Señales de Alerta a manera de ejemplo de situaciones y operaciones que deben evaluarse cuidadosamente por parte de los funcionarios, para determinar en conjunto con otros elementos si constituyen operaciones sospechosas. Transacciones y conductas sospechosas: Para ejecutar la determinación, así como la validación de un cliente; existen ciertas categorías de actividades que son sospechosas por naturaleza y deberían alertar a los funcionarios hacia las actividades de conducta ilegal en la institución. Las categorías, ampliamente definidas son: Información insuficiente, falsa o sospechosa dada por el cliente. Movimientos de recursos que no son consistentes con la actividad del negocio del cliente. Compra y/o depósito de instrumentos monetarios que no son consistentes con las actividades del negocio del cliente. Estructura de transacciones tendientes a evadir los registros y los reportes requeridos. Transferencias de fondos desde y hacia el extranjero. Las categorías generales, indicadas arriba, pueden ser desagregadas en varias funciones de la Agencia de Seguros en las que los funcionarios podrían alertar. Como se expone a continuación, son actividades sospechosas las relacionadas con: A. Algunas características de clientes que podrían ser objeto de sospecha: Están renuentes a proveer cualquier información que se requiera para la adecuada identificación. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 13

14 Está renuente a proceder con el aseguramiento luego de ser informado que el reporte para operaciones iguales o superiores a US$ debe ser completado o está renuente a entregar información necesaria para completar el formulario. Realiza frecuentes movimientos de recursos o cambia de considerables cantidades de moneda, en proporción a sus ingresos reportados o apariencia conocida, sin que exista una razón aparente de negocios, o cuando el negocio relacionado no requiere este tipo de transacciones. Depósito y requerimiento de cheques o billetes de mayor denominación. Efectúa frecuentes compras de instrumentos monetarios en efectivo en sumas inferiores pero muy cercanas a los 10 mil dólares. Discute el requerimiento de llenar el reporte de los US$ con la aparente intención de evitar esos requisitos u ofrece tratos a un empleado para disuadirlo a no solicitar el reporte. B. Al personal de administración de Aseguramiento, Bonos y Fianzas: Adquiere Seguros o Bonos y los utiliza como garantía de un préstamo. El propósito del Aseguramiento indicado por el cliente no tiene sentido económico o de protección de bienes. Cuando un Aseguramiento, presenta un siniestro poco después de asegurado bajo causas dudosas C. Cliente que provee información insuficiente o sospechosa: Un cliente que está renuente a proveer información completa en aspectos tales como: propósito del negocio, relaciones bancarias anteriores, nombre de los directores o su localización. Un cliente que se rehúsa a proveer información para ser calificado como usuario potencial del crédito u otros servicios bancarios. Cuando se está indispuesto a proveer información de su historial cuando adquiere un seguro o bono. Se realiza la apertura de un Aseguramiento sin referencias, dirección local, o identificación (pasaporte, cédula de residencia, cédula de identidad, carné del seguro social) o que se está renuente a proveer cualquier otra información que requiera la Agencia de Seguros para abrir la póliza. Presentan documentos de identificación sospechosos o inusuales de tal manera que el funcionario no pueda verificar con facilidad. Si el teléfono del domicilio está desconectado. No se cuenta con registros de Aseguramientos pasados o presentes pero ahora realiza aseguramientos grandes y frecuentes. Un negocio que se rehúsa a revelar detalles acerca de sus actividades o a proveer estados financieros. Un negocio que presenta estados financieros notablemente diferentes de otras empresas de actividades similares. F. Movimientos de dinero que no son consistentes con la actividad del cliente: Cuenta (s) de sociedades cuyos movimientos de recursos son primordialmente en efectivo. Un cliente que opera con negocios al detalle y provee el servicio de cambio de cheques y no realiza grandes giros de efectivo contra los cheques depositados. Esto puede indicar que el cliente tiene otra fuente de efectivo. Aseguramientos que muestran transacciones grandes y frecuentes en billetes (depósitos, compra de instrumentos monetarios) sin una razón comercial. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 14

15 Pagos de montos y frecuencia importante, compuestos de billetes de US$50 y US$100. Repentinos e inconsistentes cambios en los patrones de las transacciones. Un propietario de un negocio que realiza varios Aseguramientos de bienes en el mismo día en diferentes entidades o sucursales de estas. Pagos que se reciben en transferencias electrónicas de dinero (especialmente desde paraísos fiscales) sin una aparente razón de negocios o cuando es inconsistente con la actividad del cliente. Aseguramientos que por mucho tiempo no han tenido movimientos significativos y que de un momento a otro empiezan a presentarlos En las políticas y normativa del departamento de informática se deberán incluir mecanismos de seguridad relacionados con el acceso, inclusión, exclusión y modificación de la base de datos de los clientes. Además, se deberá implementar una bitácora de trámites de manera que se evidencie, quien realiza el trámite, la fecha, que tipo de trámite y movimiento. 19. Política conozca a su empleado Conocimiento de los empleados y mantenimiento de registros: Para efectos de este reglamento se entenderá como empleado lo siguiente: a) Una persona que trabaja para la entidad en forma regular. b) Una persona que realiza trabajos ocasionales como en el caso de vacaciones o incapacidad Las personas que sean empleadas bajo contrato y que laboren en las instalaciones de la entidad deberán cumplir también con las disposiciones establecidas Conozca a su empleado La Agencia de Seguros deberá cumplir con las disposiciones legales y regulaciones de las entidades supervisoras respecto al tema Conozca a su empleado Los empleados deberán presentar la siguiente información: a) Presentación de original y copia de identificación. b) Completar formulario Conozca a su empleado el cual debe estar debidamente firmado. c) Toda aquella documentación necesaria para identificar su capacidad Financiera y actividad a la que se dedica Los empleados que realicen Transacciones iguales o superiores a los $ o su equivalente en colones en efectivo deberán presentar toda aquella documentación necesaria para identificar el origen de los recursos El Formulario Conozca a su empleado, deberá contener como mínimo la siguiente información: (Ver anexo 2 formularios) A Antecedentes personales: A.1Datos del cónyuge o compañero (a) sentimental A.2Datos de sus familiares A.3Desarrollo académico A.4Detalle de otros ingresos económicos. B Antecedentes patrimoniales: B.1Detalle de bienes inmuebles en el país. B.2Bienes inmuebles en el exterior. B.3Bienes muebles sujetos a inscripción en el Registro Nacional. B.4 Semovientes. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 15

16 B.5Otros bienes o haberes en el territorio nacional o en el extranjero. B.6Acciones B.7 Cuentas corrientes y de ahorros. B.8 Inversiones B.9Detalle de créditos que posee y su saldo actual. B.10Detalle de las tarjetas de crédito que posee La información suministrada en el formulario Conozca a su empleado deberá ser verificada antes de la contratación Para verificar la información entregada por el empleado el encargado deberá: a) Revisar cuidadosamente los documentos de identificación de manera que no tenga alteraciones y cotejar las fotografías. b) Verificar los números telefónicos y dirección. c) Verificar que la información que el funcionario indica en el formulario conozca a su empleado concuerde con los estudios de la bases de datos autorizadas por la Agencia de Seguros (Datum y Teletec) No podrán ser empleados de la Agencia de Seguros: a) Aquellos casos en los que no sea posible verificar la información. b) Aquellos que tengan actividades en la producción y tráficos de drogas. c) Aquellos que tengan actividades en la producción y tráfico de armas o equipo militar. d) Aquellos que no suministren la información pertinente para su identificación Los empleados deberán comunicar a la Agencia de Seguros cualquier evento que resulte relevante y que pueda cambiar las condiciones originales bajo las cuales se aprobó su contratación El encargado deberá mantener un expediente para cada empleado con la información pertinente. a) Copia de la cédula de identidad. III. Reglamento para la prevención del lavado de activos 1. Introducción: Este Reglamento complementa la Política de Prevención del Lavado de Activos. Además, de cumplir con nuestro ordenamiento jurídico y fieles al compromiso de honestidad con la sociedad costarricense, exponemos al personal, de la Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros, S.A., el Reglamento para la Prevención del Lavado de Dinero como parte de los instrumentos necesarios para asegurar que los clientes y usuarios de la Agencia de Seguros no utilicen indebidamente los servicios que ofrecemos. Volver inicio 2. Aspectos generales: Ámbito: El presente reglamento tiene por objeto evitar el ingreso de capitales ilegales a la entidad de conformidad al artículo 1 de la ley MCI. OFC. MAY09 /REV.01 16

17 Régimen Jurídico: Este reglamento se rige por la siguiente normativa: Ley 8204 y su reglamento Normativa SUGESE, según reglamento CNS48004 que rige desde el 08/08/ El manual de cumplimento, el comité de cumplimiento y el oficial de cumplimiento: 3.1. El Manual de Cumplimiento: La Junta Directiva y la administración deben adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. La empresa debe contar obligatoriamente con un Manual de Cumplimiento, el cual deberá ser aprobado por la Junta Directiva El Manual de Cumplimiento debe redactarse de acuerdo con la naturaleza jurídica y características propias de la entidad, y de sus diferentes productos. Debe constituir un listado de órdenes claras, con énfasis en el desarrollo de la política institucional de la entidad contra el lavado de activos El Manual de Cumplimiento debe contener al menos los siguientes puntos: a) Políticas y procedimientos para controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el manual. b) Definir las instancias internas donde los funcionarios puedan reportar y consultar con relación a las actividades preventivas de lavado de activos. c) Establecer procedimientos que permitan controlar la frecuencia, volumen y características de los clientes cuando los mismos sean relevantes y sin justificación económica. d) Desarrollo de programa de capacitación interna. e) Procedimientos de identificación de los clientes de conformidad a la normativa vigente. f) Funciones del: oficial de cumplimiento, comité de cumplimiento y auditor interno. g) Responsabilidades del personal en la detección de operaciones inusuales. h) Sanciones por el incumplimiento de las políticas y procedimientos El manual deberá ser actualizado, de acuerdo con las necesidades de la institución El Comité de Cumplimiento: El Comité apoyara las labores del Oficial de Cumplimiento, en lo siguientes aspectos, aunque no limitados a estos: a) Revisión de los procedimientos, normas y controles para cumplir con la ley y la Normativa de SUGEF relacionada con el lavado de dinero. b) Revisión de todos los reportes de operaciones sospechosas u otros relacionados con esta materia que hayan sido remitidos a la Superintendencia. c) Revisión de las consultas realizadas por el Oficial de Cumplimiento a cualquiera de los entes relacionados con la lucha para prevenir la legitimación de capitales El comité se reunirá una vez cada tres meses y se deberá llevar un libro de actas donde constarán los acuerdos tomados Oficial de Cumplimiento: MCI. OFC. MAY09 /REV.01 17

18 Las funciones del oficial de cumplimiento serán, al menos, las siguientes: a) Implementar y actualizar anualmente el manual de cumplimiento de conformidad con la normativa de los entes reguladores. b) Vigilar para que existan registros adecuados de las transacciones que realicen los clientes de la Agencia de Seguros, de conformidad con la normativa de los entes reguladores. c) Realizar un seguimiento constante de las operaciones de los clientes, tendientes a identificar transacciones sin fundamento económico o legal evidente, o que se salen de los patrones habituales establecidos por la Agencia de Seguros, con el fin de prevenir que se efectúen transacciones con fines ilícitos. d) Llevar a cabo controles sobre la emisión de los reportes de operaciones en efectividad sean estas únicas o múltiples. e) Preparar y comunicar al ente regulador competente las operaciones sospechosas. f) Preparar y remitir al ente regulador la información contenida en los formularios de operaciones en efectivo, únicas o múltiples, conforme a la normas de los entes reguladores vigente. g) Realizar funciones de enlace entre la Agencia de Seguros y el órgano supervisor correspondiente, así como cualquier otra autoridad competente. h) Coordinar las labores de capacitación en materia de legitimación de capitales, tanto para los funcionarios regulares como los de nuevo ingreso. i) Mantenerse en un constante proceso de actualización en materia de legitimación de capitales ilícitos y temas relacionados, tanto en el ámbito nacional como internacional. j) Asegurarse de la presentación oportuna de los informes establecidos en la normativa y de aquellas que solicite las superintendencias relacionadas y otras autoridades competentes. k) Recomendar a la entidad sobre la elaboración y ejecución de políticas para prevenir riesgos, especialmente el de reputación, producto del uso indebido de los servicios que presta la entidad. l) Presentar al gerente general y a la Junta Directiva, al menos cada seis meses, un informe en relación con el desempeño de labores relacionadas con la prevención de la legitimación de capitales y la normativa vigente. m) Convocar a una reunión al menos trimestral ordinaria con el Comité de Cumplimiento para exponer los diferentes temas relacionados con el desempeño de labores, casos inusuales y mantenerlo informado sobre la remisión realizada de operaciones sospechosas a la superintendencia. Así, como convocar a reuniones extraordinarias en caso de ser necesario El oficial de cumplimiento deberá remitir a la SUGESE vía correo electrónico el Cuadro Resumen de las Operaciones Únicas y Múltiples Formulario No.4, definido por el CONASSIF, que deberá contener la siguiente información: nombre completo, número de identificación; monto de los ingresos y egresos en colones y dólares; tipo de operación, fecha, detalle de la transacción, origen de los recursos y nombre o código de la entidad. Este cuadro resumen deberá ser conservado, en forma electrónica o impresa, por un lapso no menor a los cinco años El oficial de cumplimiento será responsable conservar, en forma electrónica o impresa, la declaración de operaciones en efectivo, únicas y MCI. OFC. MAY09 /REV.01 18

19 múltiples, iguales o superiores a los diez mil dólares o su equivalente en otra moneda Cuando el oficial de cumplimiento o el suplente sean sustituidos, el cambio deberá ser comunicado a la Superintendencia por escrito, dentro de los 3 días hábiles posteriores a su ejecución. 4. El personal: 4.1. La responsabilidad asumida por el oficial de cumplimiento, no exime a la entidad ni a los demás funcionarios de la obligación de hacer el mejor esfuerzo y diligencia en detectar y reportar internamente las operaciones inusuales Los Gerentes de las diferentes áreas de la empresa son responsables de velar por la aplicación de las políticas y las normas Toda operación que resulte inusual, sin justificación económica o jurídica, o de innecesaria complejidad, ya sea realizada en forma aislada o reiterada, deberá informarse inmediatamente al Oficial de Cumplimiento El personal de la Agencia de Seguros deberá acatar todas las disposiciones establecidas sobre legitimación de capitales y participar en los programas permanentes de capacitación de conformidad con el artículo 26 incisos b de la Ley No Relación con los clientes: 5.1. No se realizarán operaciones con clientes sean estos personas físicas o jurídicas, de las que no se tenga conocimiento claro de su identidad, prácticas, negocios y que no estén dispuestas a proporcionar la información mínima requerida por ley en forma completa y actualizada. De conformidad con los límites establecidos en este reglamento y las políticas En ningún caso o circunstancia se harán transacciones en forma anónima o se emitirá certificados de inversión al portador, de conformidad con el inciso 4.7 de la Política de Prevención de Lavado de Activos No se abrirán cuentas a clientes nuevos sin su presencia física. Además, el cliente deberá identificarse y se deberá verificar su firma o su participación como representante legal de la empresa. 6. Conocimiento de los clientes y mantenimiento de registros 6.1. Para efectos de este reglamento se entenderá como cliente lo siguiente: a) Una persona o entidad que mantiene una cuenta. b) Una persona o entidad en cuyo nombre se mantiene una cuenta (beneficiarios). c) Beneficiarios de transacciones realizadas por intermediarios profesionales (por ejemplo: contadores y abogados). d) Una persona o entidad vinculada con una transacción financiera que puede representar un riesgo importante para la entidad. e) No se considerarán clientes quienes utilizan los servicios de la entidad Agencia de Seguros únicamente para cancelación de servicios públicos e impuestos La Agencia de Seguros deberá cumplir con las disposiciones legales y regulaciones de las entidades supervisoras respecto al tema Conozca a su Cliente De conformidad con el artículo 4 de la normativa CNS48004 MCI. OFC. MAY09 /REV.01 19

20 SUGEF contra el lavado de dinero los clientes habituales deberá presentar la siguiente información: 6.4. De conformidad con el artículo 4 de la normativa CNS48004 SUGEF contra el lavado de dinero los clientes ocasionales que realicen transacciones iguales o superiores a los $ o su equivalente en efectivo deberán presentar la siguiente información: a) Presentación de original y copia de identificación. b) Completar formulario Conozca a su Cliente el cual debe estar debidamente firmado. c) Toda aquella documentación necesaria para identificar su capacidad De conformidad con el artículo 4 de la normativa CNS48004 SUGEF contra el dinero los clientes ocasionales que realicen transacciones iguales o superiores a los $ o su equivalente en efectivo deberán presentar la siguiente información: a) Presentación de original y copia de identificación. b) Completar formulario Conozca a su Cliente el cual debe estar debidamente firmado. c) Toda aquella documentación necesaria para identificar el origen de los recursos Formulario Conozca a su Cliente, deberá contener como mínimo la siguiente información: Para personas físicas: 1. Nombre completo, primero y segundo apellido 2. Número de identificación 3. Tipo de identificación 4. Sexo 5. Fecha de nacimiento 6. Nacionalidad 7. Estado civil 8. Domicilio exacto (indicando puntos cardinales, incluyendo: provincia, cantón distrito y otras señas) 9. Dirección electrónica (si aplica) 10. Profesión u Ocupación 11. Lugar de trabajo 12. Actividad económica de la empresa donde labora 13. Número de teléfono: habitación, lugar de trabajo y celular (si aplica) 14. Origen de los recursos 15. Propósito de la operación 16. Volumen estimado de operaciones a realizar 6.7. Para personas jurídicas: a) Nombre completo de la empresa (Razón social) b) Número de cédula jurídica c) Actividad de la empresa d) Domicilio social e) Número de teléfono, fax y correo electrónico (si aplica) f) Propósito de la operación g) Volumen estimado de operaciones a realizar MCI. OFC. MAY09 /REV.01 20

21 h) Nombre completo, primer y segundo apellido del apoderado y/o representantes legales de la empresa. i) Documentos de identidad del apoderado y/o representantes legales de la empresa De conformidad con las limitaciones establecidas en el inciso 4.5 del Política de la Agencia de Seguros, la información suministrada en el formulario Conozca a su Cliente deberá ser verificada antes de entablar relaciones de negocios y deberá ser actualizada como mínimo una vez al año Para verificar la información entregada por el cliente el encargado deberá: a) Revisar cuidadosamente los documentos de identificación de manera que no tenga alteraciones y cotejar las fotografías. b) Verificar los números telefónicos y dirección En caso de clientes ocasionales que efectúen transacciones mayores a seis mil dólares o su equivalente en colones se deberá solicitar identificación para tomar el nombre y el número (cédula de identidad o pasaporte). De conformidad con la política establecida por la Agencia de Seguros No podrán ser clientes de la Agencia de Seguros: a) Aquellos casos en los que no sea posible verificar la legitimidad de los recursos. De conformidad con los límites establecidos en las políticas de la entidad. b) Aquellos que tengan actividades en la producción y tráficos de drogas, armas o equipo militar. c) Aquellos que no suministren la información pertinente para su identificación. d) Aquellas entidades financieras que no sean supervisadas por los entes reguladores. e) No se establecerán relaciones de negocios con clientes cuya actividad ofrezca dudas sobre su legalidad Los clientes deberán comunicar a la Agencia de Seguros cualquier evento que resulte relevante y que pueda cambiar las condiciones originales bajo las cuales se aprobaron sus operaciones. 7. Los registros: 7.1. Se deberán mantener archivos con información actualizada y pertinente según el siguiente criterio: a) Para todos los clientes personas físicas o jurídicas del Departamento de crédito. b) Aplicará solo para aquellos clientes del Departamento de captaciones y divisas que realicen transacciones en efectivo que sean iguales o superiores a $ o su equivalente en colones y aquellos que realicen transacciones múltiples en el lapso de un mes y que sean en efectivo o iguales o superiores a $ o su equivalente en colones De conformidad con el artículo 16 de la Ley 8204 inciso d), se deberán conservar los registros y toda aquella documentación que permita la reconstrucción de las transacciones individuales y la identificación de los clientes, por un período de cinco años después de cancelada la operación o transacción. MCI. OFC. MAY09 /REV.01 21