NEGOCIOS Y VALORES S.A. CORREDORES DE BOLSA

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1 NEGOCIOS Y VALORES S.A. CORREDORES DE BOLSA Página 1

2 INDICE Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Prevención del Lavado de Activos TITULO I: De las generalidades 1. Conceptos generales y criterios de interpretación Definiciones Política de aceptación de clientes Identificación de clientes Requisitos generales de identificación Cuestiones específicas relacionadas con la identificación Seguimiento continuo de cuentas y transacciones Gestión de riesgos.. 11 TITULO II : Políticas internas 1. Conocimiento del cliente Capacitación Control y seguimiento Oficial de cumplimiento (Control de operaciones) Termino de relaciones comerciales Colaboración con la autoridad TITULO III : Actividades consideradas riesgosas para la operación de Nevasa. 1. Identificación de actividades riesgosas Actividades consideradas riesgosas Clientes sujetos a las restricciones establecidas en el presente manual TITULO IV : Procedimientos para la prevención y control del lavado de dinero. 1. Procedimiento del área Comercial Conocimiento del cliente Ingreso de Clientes Nuevos Página 2

3 Identificación de los Clientes Comprobación de la actividad y fuente de ingresos de los clientes Ejecución de operaciones Operaciones en efectivo Niveles de aprobación Clientes de Nevasa (Personas Naturales y Jurídicas) Procedimiento del área de Operaciones Solicitud de declaración de operaciones en efectivo Registro de operaciones en efectivo y operaciones sospechosas Comunicación sobre operaciones sospechosas TITULO V : Actividades del Oficial de cumplimiento (Control de Operaciones) 1. Funciones y responsabilidades Anexos: 1- Señales de Alertas o indiciarias de Lavado o Blanqueo de Activos del sector Financiero y de otros sectores. 2- Declaración de Origen de Inversiones en efectivo igual o superior a 450 Uf. 3- Conozca a su cliente 4- Paraísos Fiscales y Países o Territorios No Cooperantes 5- Procedimiento revisión lista establecida y mantenida por el Comité del Consejo de Seguridad establecido en virtud de las resoluciones 1267 (1999) y 1989 (2011) con respecto a personas, grupos, empresas y entidades asociados con Al-Qaida Página 3

4 INTRODUCCIÓN El presente Manual, viene a dar respuesta a las instrucciones emanadas por los organismos contralores del mercado de Capitales de Chile y por las recomendaciones de organismos internacionales que combaten el Lavado de Dinero, el financiamiento del terrorismo y el cohecho de funcionarios públicos. El principal capital de Nevasa, es la confianza que depositan sus clientes en las operaciones que realizan en el Mercado de Capitales, por ello tenemos la obligación de aplicar el Manual en todas las operaciones y llevar a cabo las actividades de prevención que mitigan el riesgo de involucrarse como empresa en operaciones ilícitas. TITULO I De las generalidades. El presente Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Prevención del Lavado de Activos (el Manual ) ha sido elaborado conforme las instrucciones impartidas en la Circular N de 2006 de la Superintendencia de Valores y Seguros o aquella que la modifique o reemplace, así como en cumplimiento de las diversas normas legales y administrativas impartidas en materia de prevención de lavado de activos, en especial, aquellas normas dictadas al efecto por la Unidad de Análisis Financiero. El propósito del Manual es definir criterios y procedimientos destinados a prevenir que Negocios y Valores S.A. Corredores de Bolsa ( Nevasa ) se vea involucrada en el manejo y administración de dinero obtenido en actividades relacionadas con el tráfico ilícito de drogas, terrorismo, comercio ilegal de armas y, en general, cualesquiera clase de actividades ilegales. Las normas y procedimientos que contiene este Manual deberán ser conocidos y obligatoriamente aplicados por todos los miembros de la organización. 1. Conceptos generales y criterios de interpretación Las normas de este Manual buscan evitar que Nevasa quede expuesta a riesgos serios con sus clientes y contrapartes, especialmente riesgos de reputación, operativos y legales, los cuales están relacionados entre sí El riesgo de reputación amenaza especialmente a Nevasa, ya que puede lesionar la confianza de los clientes, los acreedores y el mercado en general. El riesgo de reputación puede Página 4

5 definirse como la posibilidad de que una publicidad negativa relacionada con las prácticas y relaciones de negocios de una institución, ya sea acertada o no, cause una pérdida de confianza en la integridad de la institución. Nevasa es especialmente vulnerable al riesgo de reputación porque puede convertirse fácilmente en vehículo o víctima de las actividades ilegales de sus clientes. Debe por lo tanto protegerse con una vigilancia continua, a través de un programa eficaz. Los bienes mantenidos en custodia, pueden presentar un peligro especial para la reputación de Nevasa El riesgo operativo es el riesgo de una pérdida directa o indirecta resultante de un fallo en los procesos, personal y sistemas internos o de acontecimientos externos. En este contexto, la mayoría del riesgo operativo tiene que ver con insuficiencias en la aplicación de los programas de Nevasa, procedimientos de control deficientes y el hecho de no practicar la debida diligencia. Si ante los ojos del público, Nevasa es incapaz de manejar su riesgo operativo convenientemente, su negocio puede verse perturbado o perjudicado El riesgo legal se refiere a la exposición a pérdidas potenciales debido a la falta de integridad o a la inexactitud de la documentación sobre transacciones específicas o a la falta de firma (o no obtención de firmas de los clientes o de sus respectivos agentes o intermediarios autorizados) en las órdenes o contratos correspondientes, lo cual podría afectar la legalidad o validez comercial de las transacciones. Se incluyen potenciales pérdidas debido al hallazgo de un incumplimiento normativo vigente o de las exigencias reguladoras Es frecuente que los clientes tengan varias cuentas con Nevasa. Para manejar el riesgo de reputación, cumplimiento y legal resultantes, Nevasa debe ser capaz de consolidar y controlar los saldos y actividades en esas cuentas, Las prácticas eficaces de debida diligencia deben formar parte de los sistemas de gestión de riesgos y control internos de Nevasa Todos quienes trabajan en o para Nevasa deben observar estas políticas, prácticas y procedimientos con un criterio no sólo formal, sino también ético, que evite que Nevasa sea utilizado, intencional o involuntariamente, por agentes delictivos. Los principales focos de atención en este aspecto Nevasa deben incluir el debido cuidado en (1) la aceptación de clientes, (2) la identificación de los clientes, (3) el seguimiento continuo de cuentas de alto riesgo y (4) la gestión de riesgos. Todo funcionario de Nevasa que capte un cliente o administre su cuenta debe establecer la identidad de tal cliente y además controlar la actividad de la cuenta para determinar aquellas transacciones que no se ajusten a las transacciones normales o esperadas para ese cliente o tipo de cuenta. Este proceder será controlado mediante evaluaciones de cumplimiento y auditorías internas regulares. 2. Definiciones. Para los efectos de este manual se entenderá por: a). Nevasa : la sociedad denominada Negocios y Valores S.A Corredores de Bolsa. Página 5

6 b). Cliente : cualquier persona natural o jurídica u otra entidad que actúe por cuenta propia o de terceros, en la realización de operaciones con Nevasa. c). Operaciones sospechosas : lo son aquellas descritas en el inciso segundo del artículo 3 de la Ley Nº , es decir, todo acto, operación o transacción que realicen los clientes con Nevasa, y que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación económica o jurídica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada. d). Lavado de Dinero : los procedimientos y actividades realizadas para ocultar el origen de ingresos provenientes de las actividades ilegales, como tráfico ilícito de drogas, terrorismo, y en general con bandas o grupos organizados para delinquir, con la finalidad última de aparentar que provienen de fuente legítima. e) Debida diligencia : consiste en desarrollar las acciones que sean necesarias para conocer adecuadamente a los clientes, reforzando el conocimiento de aquellos que por su actividad o condición sean sensibles al lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y, en general, cumplir con todas y cada una de las obligaciones establecidas en las leyes que rigen en la materia, en el presente Manual, en el Código de Conducta y en las disposiciones emitidas por el sujeto obligado en materia de prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, de la manera más eficiente y diligente posible. 3. Política de aceptación de clientes 3.1. Nevasa aceptará clientes teniendo en cuenta la descripción de los tipos de clientes que podrían presentar un riesgo tomando en cuenta factores tales como los antecedentes del cliente, su país de origen, si ocupa un puesto relevante en el sector público o privado, las cuentas vinculadas, actividad de negocios u otros indicadores de riesgo. Estas políticas de aceptación de clientes serán graduales, es decir, cuanto más alto sea el riesgo del cliente, mayor será el grado de debida diligencia necesario.. Por otro lado, en el caso de un particular con un patrimonio considerable, cuya fuente de recursos no está muy clara, hará indispensable ejercer un alto grado de debida diligencia Las decisiones de establecer o no relaciones comerciales con clientes de alto riesgo, tales como personas del medio político, quedan entregadas únicamente al nivel de dirección. 4. Identificación de clientes 4.1. La identificación del cliente es un elemento esencial de las normas internas de Nevasa. A efectos del presente documento, un cliente incluye: La persona o entidad que mantiene una cuenta con Nevasa o aquella para la que se mantiene la cuenta (es decir, el beneficiario); Los beneficiarios de transacciones efectuadas por intermediarios profesionales; y Página 6

7 Toda persona o entidad ligada a una transacción financiera y que pudiera representar un riesgo considerable de reputación o de otro tipo a Nevasa Nevasa mantendrá en práctica un procedimiento sistemático de identificación de nuevos clientes y establecerá una relación sólo después de haber verificado satisfactoriamente la identidad del nuevo cliente y de aquellos que actúan en nombre de ellos. Adicionalmente se realizará una revisión a la lista relativa a las sanciones contra Al-Qaida y la lista de las personas o entidades designadas como Talibanes y demás personas, grupos, empresas y entidades asociadas a ellos según Oficio Circular No. 700 de la SVS, de fecha 18 de Octubre de 2011, en el caso de existir información asociadas a estas listas deberá informarse dentro del plazo de diez días de efectuada la validación y cumplir con las medidas especificadas en la Resolución Nº 1988 y 1989 del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas, según a ella se refiere la Circular No. 25 de la Unidad de Análisis Financiero, o aquella que la modifique o reemplace (Anexo 5). Para los clientes no residentes requerirá particular atención y Nevasa no deberá, en ningún caso, soslayar los procedimientos de verificación de identidad sólo porque el nuevo cliente no pueda presentarse a una entrevista. En caso de ser procedente, Nevasa deberá preguntarse por qué el cliente decidió abrir una cuenta en una jurisdicción extranjera El proceso de identificación del cliente se realiza naturalmente al comienzo de la relación. Para asegurar que los registros se mantengan al día, Nevasa deberá efectuar revisiones regulares de los mismos, de acuerdo con el Plan Anual de Auditoría. Un buen momento para efectuar una revisión de este tipo es cuando se realiza una transacción importante, cuando varían las normas de documentación de un cliente o cuando se produce un cambio relativamente importante en la forma de operar la cuenta. Sin embargo, en cuanto Nevasa vea que la información que posee sobre un cliente es insuficiente, deberá adoptar las medidas necesarias para obtener rápidamente toda la información necesaria Nevasa está especialmente expuesta al riesgo de reputación y por lo tanto aplicará mayor debida diligencia a sus operaciones. Las cuentas privadas, que por definición comprenden un alto grado de confidencialidad, pueden abrirse a nombre de un particular, negocio comercial, fideicomiso, intermediario o una compañía de inversión off-shore. En cada uno de estos casos, el riesgo de reputación puede surgir si Nevasa no sigue diligentemente los procedimientos establecidos. Todos los clientes y cuentas nuevas deben ser aprobados por al menos una persona que cuente con la suficiente autoridad, como (Gerente u Apoderado), no debe ser el propio ejecutivo comercial del cliente. En caso de existir salvaguardas especiales para proteger internamente la confidencialidad de algunos clientes y sus negocios, Nevasa debe asegurarse de que es posible efectuar un examen y control, por lo menos equivalentes, de esos clientes (por ejemplo, deben estar dispuestos a ser examinados por parte de agentes de verificación de cumplimiento y auditores Nevasa mantendrá registros con la identificación de clientes y de las transacciones individuales por al menos 5 años, lo cual es indispensable para permitirle controlar su relación con el cliente, comprender el negocio del cliente y si fuese necesario presentar pruebas en el caso de Página 7

8 controversias, acción legal o una investigación financiera que pudieran terminar en un proceso penal. Los documentos relevantes serán mantenidos por al menos 5 años contados desde el cierre de la cuenta. 5. Requisitos generales de identificación 5.1. Nevasa obtendrá toda la información necesaria para poder establecer a su entera satisfacción la identidad de cada nuevo cliente para ello constamos con el Formulario Conozca a su cliente (anexo 3) y un check list para validar su cumplimiento. La cantidad y tipo de información dependerá de la clase de solicitante (personal, empresarial, etc.) y del tamaño previsto de la cuenta Cuando, después de abierta una cuenta, surgen problemas de verificación en la relación que no pueden ser resueltos, Nevasa debe cerrar la cuenta en función de dar cumplimiento con la UAF y las disposiciones normativas por las cuales es regulada. Se devolverá el dinero a la fuente de donde lo recibió y en el caso de la custodia traspasarla al lugar que indique el cliente Si bien la transferencia del saldo de apertura de una cuenta mantenida en nombre del cliente a su fuente de origen podría ofrecer cierta tranquilidad, cuando las circunstancias lo justifiquen Nevasa considerará la posibilidad de que la razón de la solicitud de atención por parte del cliente derive del cierre de una cuenta a raíz de sospechas por actividades dudosas. Los clientes tienen naturalmente el derecho de cambiar de institución; sin embargo, si una institución sospecha de los motivos del cambio (servicios negados por otra institución), aplicará procedimientos de diligencia más rigurosos al solicitante Nevasa no abrirá jamás una cuenta ni hará negocios con un cliente que insista en el anonimato o que dé un nombre ficticio. Tampoco considerará las cuentas confidenciales numeradas como cuentas anónimas, sino que las sujetará a los mismos procedimientos que las demás cuentas de clientes. 6. Cuestiones específicas relacionadas con la identificación 6.1. La identificación del cliente será más detallada en los siguientes casos: Cuentas de fideicomiso, fundaciones o testaferros: Nevasa cuidará que estas cuentas no pueden ser utilizadas para burlar los procedimientos de identificación del cliente. Aunque en ciertas circunstancias sería admisible aumentar el grado de seguridad para proteger la confidencialidad de ciertos clientes, es imprescindible entender su verdadera relación. En este sentido, Nevasa debe determinar si el cliente está adoptando el nombre de otro cliente, si está actuando de testaferro, o si obra en nombre de otra persona en calidad de fiduciario, apoderado u otro intermediario. De ser así, recabará pruebas satisfactorias de la identidad de cualquier intermediario y de las personas que representan a dichos intermediarios, así como detalles sobre la clase de fideicomiso u otro tipo de acuerdo establecido. Específicamente la identificación de un fideicomiso debe incluir a los fiduciarios, fideicomitentes / otorgantes y beneficiarios. Página 8

9 6.1.2 Vehículos corporativos: Especial cuidado debe tener Nevasa al iniciar transacciones comerciales con sociedades que tienen accionistas representados por apoderados o acciones al portador. Se deberá obtener pruebas satisfactorias de la identidad de los beneficiarios de dichas sociedades. En el caso de entidades que poseen gran parte de su capital en forma de acciones al portador, la vigilancia será todavía mayor. Es posible que Nevasa ignore completamente que las acciones al portador cambiaron de propietario. Es Nevasa quien tiene la obligación de contar con procedimientos adecuados para controlar la identidad de los beneficiarios. Esto podría requerir la inmovilización de las acciones por parte de Nevasa, manteniéndolas en custodia, por ejemplo Negocios presentados Los procedimientos de identificación toman tiempo y es natural querer evitarle inconvenientes al nuevo cliente. Nevasa no se fiará de los procedimientos efectuados por bancos o presentadores, cuando se está trasladando el negocio, salvo que los presentadores estén sujetos a normas más exigentes que las que rigen sus propios procedimientos Cuentas de clientes abiertas por intermediarios profesionales Cuando Nevasa sepa o tenga motivos para creer que una cuenta abierta por un intermediario profesional pertenece a un solo cliente, dicho cliente deberá ser identificado. En caso de que se trate de cuentas abiertas por intermediarios profesionales, en nombre de entidades tales como fondos de inversión, fondos de pensiones y fondos de dinero, o cuentas comunes gestionadas por abogados o corredores de bolsa que representan fondos mantenidos en depósito o en garantía para varios clientes, la debida diligencia se observará respecto del titular de la cuenta. Por el contrario, cuando los fondos mantenidos en dichas cuentas estén divididos en subcuentas que puedan atribuirse a cada beneficiario, todos los beneficiarios de la cuenta mantenida por el intermediario deberán ser identificados. En todo caso Nevasa sólo aceptará dichas cuentas cuando sea posible determinar que el intermediario ha efectuado un proceso adecuado de debida diligencia y posee los sistemas y controles necesarios para asignar los haberes de las cuentas comunes a los correspondientes beneficiarios. Al evaluar el proceso de debida diligencia del intermediario, Nevasa aplicará sus propios criterios de debida diligencia para determinar si puede confiar o no en un intermediario profesional. En los casos en que el intermediario no esté facultado para proporcionar a Nevasa la información requerida sobre los beneficiarios (como es el caso de los abogados obligados por el secreto profesional) o cuando dicho intermediario no está sujeto a normas de debida diligencia equivalentes a las mencionadas en este documento o a las leyes contra el lavado de dinero, Nevasa abrirá la cuenta al intermediario aplicando sus propios criterios Personas del medio político Las relaciones de negocios con personas que ocupan cargos públicos importantes y con personas o sociedades claramente relacionadas con ellas pueden exponer a Nevasa a riesgos de reputación o Página 9

10 riesgos legales considerables. Se considerarán personas del medio político PEPs, los chilenos o extranjeros que desempeñan o hayan desempeñado funciones públicas destacadas en un país, considerando entre otras personas, Presidentes de la República, Senadores, Diputados y Alcaldes; Ministros de la Corte Suprema y Cortes de Apelaciones; Ministros de Estado, Subsecretarios, Intendentes, Gobernadores, Secretarios Regionales Ministeriales, Embajadores, Jefes Superiores de Servicios, tanto centralizados como descentralizados y el directivo superior inmediato que deba subrogar a cada uno de ellos; Comandantes en Jefe de las Fuerzas Armadas, Director General de Carabineros, Director General de Investigaciones, y el oficial superior inmediato que deba subrogar a cada uno de ellos; Fiscal Nacional de Ministerio Público y Fiscales Regionales; Contralor General de la República; Consejeros del Banco Central de Chile; Consejeros del Consejo de Defensa del Estado; Ministros del Tribunal Constitucional; Ministros del Tribunal de la Libre Competencia; Integrantes titulares y suplentes de la Contratación Pública; Consejeros del Consejo de la Alta Dirección Pública; Los directores y ejecutivos principales de empresas públicas, según lo definido por la Ley No ; Directores de sociedades anónimas nombrados por el Estado y sus organismos; y/o Miembros de las directivas de los partidos políticos hasta a lo menos un año de finalizado el ejercicio de las mismas. Siempre existe la posibilidad, sobre todo en los países en que la corrupción es generalizada, de que dichas personas abusen de su poder para su propio enriquecimiento ilícito a través del soborno, malversación de fondos, etc. El hecho de aceptar y administrar fondos recibidos de personas corruptas daña seriamente la reputación de Nevasa y puede socavar la confianza del público en las normas éticas de todo un centro financiero, ya que los escándalos de este tipo son objeto de una extensa cobertura en los medios de comunicación y una fuerte reacción política, aun cuando el origen ilegal de los bienes sea difícil de probar. Además, Nevasa podría verse sometida a costosas solicitudes de información y órdenes de embargo de bienes por parte de las autoridades judiciales (incluyendo procedimientos de asistencia mutua internacional en asuntos criminales) o enfrentarse a juicios por daños y perjuicios interpuestos por el Estado o las víctimas de un régimen. En ciertas circunstancias, Nevasa o sus propios dueños y empleados pueden estar expuestos a acusaciones de lavado de dinero si sabían o deberían haber sabido que los fondos provenían de la corrupción u otros delitos graves. De todo lo anterior surge la imperiosa necesidad de que Nevasa identifique totalmente a toda persona sospechosa de ser una PEPs, así como a las personas y sociedades relacionadas con ella, antes de establecer cualquier tipo de relación comercial. El área de Contraloría a confeccionado una lista con los cargos establecidos en la circular Nº 48 UAF, la que permite identificar los clientes que cumplen con esta condición y adicionalmente existe una declaración del cliente en la ficha indicando si es un PEPs o si es pariente hasta segundo grado de consanguinidad. Si el cliente es un Peps se enviará un correo electrónico al Gerente General o a un Apoderado, para que autorice la apertura de la ficha, adjuntando todos los antecedentes entregados por el cliente (ficha, conozca a su cliente, declaración de origen de Fondos, etc). Una vez obtenida la aceptación de la apertura se enviará un mail a Contraloría para tomar conocimiento, a Control de Gestión para que en el directorio ratifiquen la incorporación de los PEPs y atención clientes deberá adjuntará copia del mail a la ficha autorizada. Página 10

11 6.1.6 Clientes no presentes Ante solicitudes de apertura de cuentas en nombre de clientes que no pueden presentarse para una entrevista personal, a quienes Nevasa no conoce cara a cara, los procedimientos de identificación y normas de seguimiento continuo deberán ser tan eficaces como las aplicables a los demás clientes. Al aceptar a clientes no presentes: Nevasa aplicará procedimientos de identificación del cliente tan eficaces como los utilizados en el caso de clientes que sí pueden presentarse para entrevistas; y Nevasa aplicará medidas específicas y adecuadas para reducir el riesgo, tales como: - certificación de la documentación presentada; - solicitud de documentos adicionales para complementar los requisitos de los clientes presentes; - contacto independiente de Nevasa con el cliente; - solicitar que se lleve a cabo el primer pago a través de una cuenta a nombre del cliente en un banco u otra institución cuyas normas de debida diligencia con los clientes sean similares. 7. Seguimiento contínuo de cuentas y transacciones El seguimiento continuo es un aspecto esencial de los procedimientos eficaces. Nevasa sólo podrá controlar y reducir sus riesgos si conoce las actividades habituales y razonables de las cuentas de sus clientes y puede así identificar las transacciones que se salen del patrón de actividad regular de una cuenta. Sin estos conocimientos, Nevasa probablemente no podrá cumplir con su deber de notificar las transacciones sospechosas a las autoridades pertinentes en aquellos casos en los que tiene obligación de hacerlo. La extensión del seguimiento dependerá del riesgo, por lo que Nevasa contará con sistemas para detectar patrones de actividad anómalos o sospechosos para todas las cuentas. Esto es posible mediante la fijación de límites para cada clase o categoría especial de cuentas. Las transacciones que sobrepasen estos límites serán objeto de una atención especial. Ciertos tipos de transacciones deberán alertar a Nevasa sobre la posibilidad de que el cliente esté realizando actividades poco usuales o sospechosas, entre las que se incluyen las transacciones que no tienen ningún sentido económico ni comercial aparente, o las que comprenden grandes cantidades de depósitos en efectivo que no corresponden a las transacciones normales y esperadas del cliente 8.- Gestión de riesgos Es importante considerar el alcance que Nevasa tendrá, no podrá investigar la totalidad de las conexiones familiares, políticas o comerciales de un cliente, por lo que la necesidad de investigar las sospechas dependerá de la cantidad de fondos o movimientos bancarios, patrón de transacciones, antecedentes económicos, reputación, verosimilitud de las explicaciones del cliente, etc. Cabe destacar sin embargo que las PEP (o más bien sus familiares y amigos) no necesariamente se presentarán a sí mismas como tales, sino más bien como personas de negocios corrientes (aunque Página 11

12 adineradas), disimulando el hecho de que el alto puesto que ocupan en una empresa legítima se debe únicamente a la relación privilegiada que mantienen con el titular del cargo público. Las funciones de auditoría interna y cumplimiento de Nevasa desempeñan un papel importante en la evaluación y aplicación de las políticas y procedimientos. En términos generales, el oficial de cumplimiento debe realizar una evaluación independiente de las políticas y procedimientos de Nevasa, incluyendo los requisitos legales y de regulación. Sus responsabilidades incluyen el seguimiento continuo del desempeño del personal, mediante verificación por muestreo del cumplimiento y el análisis de informes de anomalías, para alertar a la alta dirección o al Directorio de Nevasa si considera que la administración no está abordando los procedimientos de forma responsable. TITULO II Políticas internas. Los miembros de la organización deberán observar especialmente las siguientes reglas: 1. Conocimiento del cliente. Todos y cada uno de los miembros de Nevasa realizarán transacciones sólo con personas o entidades que se encuentren previamente identificadas, cuyo patrimonio derive de una fuente legítima y que únicamente estén involucradas en negocios cuyas ganancias sean igualmente legítimas. Para tales efectos, todos y cada uno de los miembros de Nevasa deberá aplicar celosamente las normas que define este Manual y aplicará, además, las mejores prácticas del mercado de valores y las demás normas que lo rigen. 2. Capacitación. El Oficial de Cumplimiento y el Encargado de RRHH coordinarán la implementación de un programa anual de capacitación. Será obligación de todos y cada uno de los miembros de Nevasa asistir a los cursos y demás actividades de capacitación que ésta defina. El programa de Capacitación e instrucción deberá contener a lo menos conceptos de lavado y blanqueo de activos y sus consecuencias, la normativa que regula la materia y sus sanciones tanto administrativas como penales, así como también las señales de alerta y procedimientos frente a una operación de carácter Página 12

13 sospechosa. Los empleados deberán recibir y tomar conocimiento del presente Manual del cual se dejará constancia por escrito y con firma de recepción conforme, también se entregará a los nuevos trabajadores al momento de su incorporación a Nevasa. Asimismo se registrará a cada miembro que participe en la actividad de capacitación, dejando constancia que posee conocimiento de la normativa relacionada a la prevención de lavado o blanqueo de activos. 3. Control y seguimiento. Nevasa efectuará controles y seguimientos mediante sistemas computacionales sobre transacciones significativas que efectúen Clientes, los que se encontraran clasificados de acuerdo a la Gerencia Comercial. 4. Oficial de cumplimiento. Existirá un Oficial de Cumplimiento que ejecutará las actividades y tendrá las funciones y responsabilidades que establece el TITULO V de este Manual. Este cargo será ejercido por uno de los directores o quien ellos designen. 5. Término de relaciones comerciales. Salvo que quede despejada cualquier sospecha que se haya suscitado respecto de las operaciones ejecutadas o solicitadas por un Cliente, Nevasa pondrá término a la relación comercial que mantenga con cualquier Cliente involucrado conscientemente en operaciones calificadas por el Oficial de Cumplimiento como sospechosas de lavado de dinero. 6. Colaboración con la autoridad. Nevasa colaborará con las autoridades competentes en la investigación del lavado de dinero. TITULO III Actividades consideradas riesgosas para la operación de Nevasa. 1. Identificación de actividades riesgosas. Al comprobar la actividad y fuentes de ingresos de los clientes, puede determinarse que éstos desarrollan actividades riesgosas para Nevasa, desde el punto de vista del lavado de dinero, ya sea por: Los volúmenes de efectivo que generan, o Antigüedad de las operaciones del cliente con la corredora Por las dificultades de control que presentan. Página 13

14 Determinación si los fondos a invertir provienen de los llamados paraísos fiscales y Paises o Territorios no cooperantes (Anexo 4) 2. Actividades consideradas riesgosas. Se encuentran dentro de las actividades riesgosas: Los productores y distribuidores de armas de tipo militar legítimamente establecidos. Las casas de cambio. Empresas de carácter financiero no sujetas a la fiscalización de la autoridad. Los casinos de juegos. Las empresas cuyo giro sea la transferencia de fondos. Cualquier otra actividad que desarrolle alguna entidad y que a juicio de Nevasa haga presumible sostener que podría estar realizando actividades riesgosas. 3. Clientes sujetos a las restricciones establecidas en el presente manual. Quedaran también afectos a las restricciones y controles indicados en este manual: Funcionarios públicos de alto nivel y sus familiares directos. Personalidades públicas que abren cuentas en un país distinto al de su origen. Los directores, accionistas, socios o propietarios de las empresas cuyo giro correspondan a los mencionados en el N 2 de este título. En el evento que se identifiquen actividades riesgosas, el personal de Nevasa deberá verificar la información recabada y requerir opinión de un superior jerárquico e informar de inmediato al Oficial de cumplimiento. En el caso que el oficial de cumplimiento considere que él o los actos cuestionados puedan calificar de Operación sospechosa abrirá un expediente con los antecedentes recibidos e informará al Gerente General. TITULO IV Procedimientos para la prevención y control de lavado de dinero. 1. PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA COMERCIAL. Será obligación de los ejecutivos comerciales cumplir estrictamente con lo establecido en el presente manual. Por tal motivo, todos y cada uno de ellos deberán ejecutar todos y cada uno de los procedimientos descritos en este Manual y, especialmente, en este título Conocimiento del cliente. Página 14

15 El ejecutivo comercial deberá mantener un amplio conocimiento de los clientes que pertenezcan a su cartera o que estén a punto de serlo, para lo cual se esmerará en obtener la mayor información posible en forma directa del Cliente y en referencias obtenidas de otras fuentes. Respecto a lo anterior, se debe considerar que toda política de prevención de lavado de dinero se funda en el conocimiento que la Organización tiene de la identidad y actividad de sus clientes, información que facilita la distinción entre aquellas transacciones que tienen un origen legítimo de aquellas que no detentan tal característica, rechazando la ejecución de éstas últimas, único modo de evitar que la Organización se vea involucrado en ellas. Sin perjuicio de los párrafos anteriores será obligación del ejecutivo comercial completar en forma oportuna el formulario Conozca a su cliente (Anexo 3), el que deberá enviar al área de operaciones de la organización en un plazo no superior a 5 días hábiles desde la fecha del ingreso del cliente, de lo contrario quedará sujeto a bloqueo por falta de información Ingreso de clientes nuevos. Para el ingreso de nuevos clientes, el ejecutivo comercial deberá considerar que lo principal es el conocimiento del cliente, por ello al menos tendrá que haber una referencia positiva del cliente en el momento de la apertura o bien que este ya sea cliente de alguna de las empresas del grupo financiero al que pertenece Nevasa, frente a cualquier duda razonable sobre la verdadera actividad o fuente de ingresos del cliente, se deberá efectuar una visita. Se debe tener presente que la política de visitar a los clientes es una herramienta eficaz en esta materia, al proveer la mejor oportunidad para verificar y actualizar la información obtenida al momento de la creación del cliente Identificación de los clientes. El ejecutivo comercial deberá determinar la verdadera identidad y capacidad de todos y cada uno de los clientes, sean habituales u ocasionales, sus mandatarios, apoderados y representantes legales, utilizando los documentos oficiales de identificación a objeto de verificar que ellos realmente correspondan a la persona que solicita los productos o servicios de Nevasa. En el caso de Clientes personas naturales, la identificación deberá hacerse mediante la revisión de su cédula de identidad, y en el caso de Clientes personas jurídicas, mediante todos sus antecedentes legales. El ejecutivo comercial respectivo deberá cuidar que Nevasa cuente con una copia legible de todos y cada uno de estos documentos. Será obligatorio a todos los clientes llenar una ficha de cliente, sin la cual ninguno podrá realizar operaciones con Nevasa. Página 15

16 1.4. Comprobación de la actividad y fuente de ingresos de los clientes Será responsabilidad del ejecutivo comercial determinar, mediante los documentos pertinentes o bien por el conocimiento personal la actividad del cliente, razonablemente que la fuente de los ingresos del Cliente es legítima, y que no proviene del ejercicio de un giro comercial que importe un riesgo en materia de lavado de dinero o que sea desconocido para Nevasa Ejecución de operaciones. El ejecutivo comercial deberá velar por la realización de operaciones que no involucren ningún riesgo de lavado de dinero para la Organización, atendiendo a todas las políticas y procedimientos descritos en este Manual. Sin perjuicio de lo descrito en el párrafo anterior, el área de operaciones validará y controlará las operaciones realizadas, reservándose el derecho de ejecutarlas solo en la medida que cumplan con lo establecido en la normativa interna o que cuente con autorizaciones de excepción indicadas para operaciones Operaciones en efectivo Sin perjuicio de lo establecido en el punto anterior y de lo establecido en el numero a.3) posterior, el ejecutivo comercial tendrá la obligación de informar mediante la confección y entrega del formulario Declaración de Origen de Inversiones en efectivo igual o superior a 450 UF, el cual deberá ser firmado en original por el cliente y autorizado por el Operador de Moneda Extranjera correspondiente, al encargado de tesorería respectivo sobre todas las operaciones realizadas por sus clientes, y cuyo pago a Nevasa sea un monto en efectivo, en moneda de curso legal o moneda extranjera, único o fraccionado, que exceda las 450 UF, con excepción de aquéllas efectuadas por inversionistas institucionales, entiéndase por estos últimos los descritos en la Norma de Carácter General N 119 de la SVS Niveles de aprobación y requerimientos básicos. El ejecutivo comercial deberá velar por obtener, antes de la correcta ejecución de cada una de las operaciones realizadas por los Clientes a su cargo, atendiendo tanto a la naturaleza y objeto de éstas, como a los montos involucrados, la aprobación que corresponda, de acuerdo con los siguientes niveles de aprobación: Clientes nuevos- Personas Naturales y Jurídicas a) Operaciones canceladas en efectivo. Página 16

17 a.1) Montos sobre US$ ,00 y USD ,00 o su equivalente en moneda local. La operación deberá ser autorizada por el Gerente General de Nevasa. Si las transacciones superan a 450 UF o su equivalente en moneda local se deberá llenar el formulario Declaración de Origen de Inversiones en efectivo igual o superior a 450 UF (Anexo 2). Se deberá informar en reporte ROE (registro de operaciones efectivo) Para operaciones mayor o igual a US$ se debe emitir factura por resolución exenta N 806 SII y enviar declaración jurada 1870 cada año resolución exenta N 117. a.2) Monto superior a USD ,00 o su equivalente en moneda local. No se acepta efectivo, sin excepciones. b) Operaciones Independiente de la forma de Pago b.1) Toda transacción ya sea en efectivo o en cualquier otro documento Para las compras de cheques bancarios se deberá solicitará inicialmente línea al comité de crédito en el cual se establecerá el monto autorizado, una vez utilizado el monto se liberará una vez cobrada y acreditada en nuestra cuenta bancaria. En el caso excepcional que no se encuentre en esta lista se requerirá autorización al Gerente General o a un apoderado y deberá ratificarse en el próximo comité. Para operaciones mayor o igual a US$ se debe emitir factura por resolución exenta Nº 806 y enviar declaración jurada 1870 cada año resolución exenta N 117. Para las transferencias sobre US$ desde y hacia el exterior se deberá informar en la declaración jurada 1862 una vez al año resolución exenta N PROCEDIMIENTO DEL AREA DE OPERACIONES Solicitud de declaraciones de operaciones en efectivo. Página 17

18 Considerando lo establecido en el N 1.5. de este título, el Operador de Moneda extranjera será el responsable de velar por la oportuna recepción, de parte de los ejecutivos comerciales, de todos los antecedentes exigidos en el N 1.7 a.1 de este título, según sea el caso, para proceder a la ejecución de las operación a.1), a.2) y b.1), la sola falta de dicha información le reservara el derecho de ejecutar o no, la liquidación de ellas Registro de operaciones en efectivo y operaciones sospechosas. El operador de Moneda Extranjera deberá velar por el registro, según corresponda, de todas las operaciones que puedan ser consideradas como sospechosas, considerando lo que se entiende por estas como son: Operaciones definidas como operaciones sospechosas según el titulo I de este manual. Operaciones realizadas por empresas cuya actividad esta descrita en el titulo III N 2. de este manual. Operaciones realizadas por personas descritas en el titulo III N 3, de este manual. Operaciones a las que se refiere el N 1.6. de este titulo Comunicación sobre operaciones sospechosas. El operador de Moneda Extranjera deberá analizar detenidamente cualquier operación sospechosa relacionada con el lavado de dinero, sea cual sea su monto. Si hay indicios que confirmen la sospecha, debe comunicarse inmediatamente al oficial de cumplimiento. Sin perjuicio de lo establecido en el parrafo anterior, es de responsabilidad de todos los participantes en el flujo normal de las operaciones, informar al Oficial de Cumplimiento sobre cualquier anomalia o situación inusual que se presente en las operaciones realizadas, para lo cual se deberá enviar en forma oportuna a lo menos la siguiente información: Identificar el tipo de operación. Identificar al Cliente. Identificar N de boleta o folio de la operación. Observaciones de interes. Las sospechas, después de un análisis, pueden resultar infundadas, motivo por el cual toda comunicación en la materia debe ser siempre reservada y se manejará con igual carácter. Bajo ninguna circunstancia el personal de Nevasa puede señalar al Cliente que se le considera sospechoso o que sus transacciones han sido informadas al Oficial de cumplimiento. Página 18

19 TITULO V Actividades del Oficial de cumplimiento 1. Funciones y responsabilidades. El Oficial de Cumplimiento, será el responsable de mantener una coordinación interna respecto de la vigilancia de las operaciones de los clientes con Nevasa y la observancia de las instrucciones del presente Manual. Corresponderá especialmente al Oficial de Cumplimiento, con apoyo de las Áreas Comerciales, y Operaciones, la misión de: Mantener el conocimiento y análisis de toda transacción que resultare ser sospechosa y le haya sido informada por los empleados. Mantener conocimiento de las transacciones enteradas en dinero efectivo sujetas a registro y de la información que proporcionaren los sistemas computacionales de control. Establecer y desarrollar programas de capacitación sobre lavado de dinero y prevención del terrorismo. La coordinación con las autoridades llamadas a prevenir y sancionar el lavado de dinero. Informar a la administración superior los casos que en definitiva resulten ser sospechosos.. Mantener listado de todos los clientes personas naturales o jurídicas que hayan pagado por caja y en dinero efectivo alguna operación o transacción superior a USD o su equivalente en moneda local, y someterlos a análisis en forma periódica. Página 19

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59 ANEXO 2 Página 59

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63 Anexo 4 Paraísos Fiscales 1Principado de Andora 25 Islas Marianas 2 Antillas Holandesa 26 Mauricio 3 Aruba 27 Montserrat 4 Emirato de Bahrein 28 República de Naurú 5 Sultanato de Brunei 29 Islas Salomón 6 República de Chipre 30 San Vicente y Granadinas 7 Emiratos Arabes Unidos 31 Santa Lucia 8 Gibraltar 32 Trinidad Tobago 9Hong Kong 33 Islas Turks y Calcos 10 Anguina 34 República de Vanuatu 11 Antigua y Barbuda 35 islas Virgenes Británicas 12 Las Bahamas 36 Islas Virgenes EE UU 13 Barbados 37 Reino de Jordania 14 Bermudas 38 República Libanesa 15 Islas Caimanes 39 Républica de Liberia 16 Islas Cook 40 Liechtenstein 17 República Dominicana 41 Luxemburgo 18 Granada 42 Macao 19 Fiji 43 Monaco 20 Islas de Guenesy Jersey 44 Sultanato de Omán 21 Jamaica 45 República de Panamá 22 República de Malta 46 República de San Marino 23 Islas Malvinas 47 Repúublica de Sychelles 24 Islas de Man 48 Singapur Nota: Desde Junio del 2006 ya no existen Países o Territorios no Cooperantes debido a que cada uno de ellos cumplieron con los requisitos exigidos por dicho organismo internacional (GAFI). Página 63

64 ANEXO 5 Procedimiento revisión lista establecida y mantenida por el Comité del Consejo de Seguridad establecido en virtud de las resoluciones 1267 (1999) y 1989 (2011) con respecto a personas, grupos, empresas y entidades asociados con Al-Qaida Enrolamiento: Cada vez que se enrole a un cliente, el Área de Atención de Clientes, deberá verificar la no existencia del cliente en las listas definidas por la ONU, si el cliente existe, se deberá informar inmediatamente al Oficial de cumplimiento. Paralelamente se creará la ficha, bloqueándola inmediatamente. La consulta se realizará contra una lista consolidada que se actualizará mensualmente. Esta lista se obtiene del sitio de la ONU, llevándola a formato Excel. La evidencia de este control quedará registrada en un recuadro en la Ficha de Cliente, denominado: Circ. N 1809 S.V.S. El Oficial de Cumplimiento deberá informar inmediatamente a la UAF. Revisión periódica: Una vez al mes el Oficial de Cumplimiento, deberá verificar la posible existencia de los clientes de NEVASA en las listas definidas por la ONU. Cualquier cliente que se encuentre en dichas listas deberá ser bloqueado inmediatamente e informado a la UAF. La consulta se efectuará con una lista consolidada, obtenida desde el sitio de la ONU, llevándola a formato Excel. Como respaldo de la revisión, se guardará una copia del trabajo realizado en una carpeta exclusiva Revisión Circ SVS, del directorio de Auditoría Interna alojado en el servidor de NEVASA Corredores de Bolsa S.A. Página 64