ACUERDO No (Noviembre 27 de 2015)

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1 ACUERDO No. 147 (Noviembre 27 de 2015) Por medio del cual se compilan los lineamientos de la Empresa con relación al riesgo de fraude y corrupción, entre otros, y complementan las responsabilidades del Comité de Auditoría como grupo de apoyo de la Junta Directiva, según las disposiciones legales y desarrolla en mayor medida las reglas contenidas en los Estatutos, Código de Buen Gobierno y el Reglamento de la Junta Directiva. La Junta Directiva de ISAGEN S.A. E.S.P., en uso de sus facultades legales y estatutarias, y CONSIDERANDO: A. Que como respuesta a la necesidad de dar más claridad y visibilidad a las directrices corporativas actuales respecto a la gestión del riesgo de fraude y corrupción, buscando posibilitar el fortalecimiento de la Ética Empresarial, se hace necesario compilar en un sólo documento los lineamientos de la Empresa con relación al riesgo de fraude y corrupción, entre otros, y hacer visible y explícita la posición de ISAGEN frente a los mismos. B. Que de acuerdo a los requerimientos derivados de la adhesión a Pacto Global es imperativo hacer visibles los referentes internacionales y locales adoptados por ISAGEN para el manejo del riesgo de fraude y corrupción. C. Que es necesario elevar a nivel de la Junta Directiva la aprobación de las directrices relacionadas con el riesgo de fraude y corrupción con el fin de acatar recomendaciones de referentes internacionales y locales D. Que es importante declarar que la Política Gestión Riesgo de Fraude y Corrupción equivale a la Política Antifraude de ISAGEN o Anticorrupción de ISAGEN.

2 ACUERDA: ARTÍCULO PRIMERO: POLÍTICA GESTIÓN RIESGO DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN. El presente documento recoge las declaraciones, prácticas y referentes que a nivel normativo, estatutario y de prácticas de Buen Gobierno adopta la Empresa para fomentar la prevención y detección de posibles situaciones de fraude o corrupción y el eficaz tratamiento de las mismas, protegiendo la Ética como el valor fundamental de las actuaciones de ISAGEN y sus trabajadores, buscando con ello contar con un cuerpo normativo identificable que facilite su gestión y brinde una mayor transparencia a sus actuaciones. ARTÍCULO SEGUNDO: OBJETIVO. Establecer los lineamientos de ISAGEN para la identificación, prevención, protección y atención del riesgo de fraude o corrupción. ARTÍCULO TERCERO: ALCANCE. Esta Política aplica a miembros de Junta Directiva, trabajadores, clientes, proveedores, contratistas o cualquier otro Grupo de Interés que establezca relaciones con ISAGEN. ARTÍCULO CUARTO: DEFINICIONES: Para la correcta interpretación de los lineamientos contenidos en la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones: Canal Ético: Mecanismo compuesto por medios como fax, correo electrónico y línea telefónica que la Organización ha puesto a disposición de los trabajadores y el público en general, para comunicar hechos o irregularidades cometidos por parte de trabajadores o terceros que afecten o puedan afectar los intereses de la Empresa o sus Grupos de Interés; bajo los principios de atención, investigación, justicia, confidencialidad, actuación, respaldo, apoyo, no recompensa y respeto. Marcos internacionales y locales: Iniciativas enfocadas en la lucha contra la corrupción y el fraude, que proveen marcos de referencia para la implementación de prácticas tendientes a fortalecer el buen gobierno corporativo en las empresas y que ISAGEN ha referenciado para adoptar la Política que ha desarrollado sobre el riesgo de fraude y corrupción. - Principio 10 del Pacto Mundial de las Naciones Unidas 2

3 - Ley FCPA - Ley Sarbanes Oxley - Manual Anticorrupción de Ética y Cumplimiento de la OCDE - Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, entre otros. Fraude: Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza. Estos actos no requieren la aplicación de amenaza, de violencia o de fuerza física. Los fraudes son perpetrados por individuos o por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio (IIA). Acciones que constituyen fraude: Conflicto de interés: Se presenta cuando los miembros de Junta Directiva y sus Comités, el Gerente General, los Directivos, y los Trabajadores de ISAGEN en general, directamente o a través de terceros, se vean abocados a la toma de una decisión y/o a alternativas de conducta donde tienen la posibilidad de elegir entre el interés de la Empresa y su interés personal o el de tercera persona. Corrupción: Abuso del poder encomendado para lucro privado. Son también actos de corrupción aquellos delitos o faltas que comenten la empresa o la persona que trabaja en la empresa, amparándose en su relación con dicha empresa, de manera intencional para obtener beneficios ilegales. Extorsión: Forzar u obligar a una persona jurídica o natural a hacer, tolerar u omitir alguna cosa, con el propósito de obtener provecho ilícito para sí o para un tercero. Soborno: Entregar o prometer dinero o cualquier otro beneficio a una persona natural o jurídica, a cambio de un beneficio personal, para un tercero o para la empresa. Fraude en Estados Financieros: Acto intencional que se materializa en una revelación equivocada material en los Estados Financieros que son sometidos a auditoría. La revelación equivocada surge de información financiera fraudulenta y del uso indebido de activos. Distorsión u omisión de la información del negocio materializada en los Estados Financieros que son sometidos a auditoría, para una obtención inadecuada de ganancias o evasión de impuestos. 3

4 Manipulación de Estados Financieros: Producción, alteración o supresión deliberada de registros, de tal forma que distorsione los resultados de Estados Financieros. Malversación de activos: Acto intencional relacionado con la disposición ilegal de los activos de ISAGEN, su pérdida o robo, así como pagos fraudulentos en beneficio propio o de terceros. Comprende apropiación física de bienes sin autorización, efectivo, títulos valores o similares, realización de gastos no autorizados y en general, toda apropiación, desviación o uso de los bienes de propiedad o bajo responsabilidad de ISAGEN. Revelaciones Financieras Engañosas: Reportes falsos que distorsionan la realidad del desempeño de ISAGEN. Incluye la supresión de información material en los Estados Financieros o información falsa para encubrir un deficiente desempeño o para acceder a bonificaciones, falsos reportes para engañar a inversionistas o Grupos de Interés y la manipulación de Estados Financieros. ARTÍCULO QUINTO: DECLARACIONES: Con el fin de dar visibilidad a las directrices corporativas respecto a la gestión del riesgo de fraude y corrupción ISAGEN declara: Que no tolera el fraude ni la corrupción en cualquiera de sus manifestaciones y por tanto promoverá el Buen Gobierno, la Transparencia y la Ética en toda su gestión empresarial y actividades, en todos los niveles de su organización (Junta Directiva, Directivos y Trabajadores) y en todos sus Grupos de Interés. ISAGEN además de su convicción de hacer una adecuada gestión del riesgo de fraude y corrupción, declara su adhesión a marcos internacionales y locales, como se definen en este documento y que sirven para la gestión de dicho riesgo y establece las siguientes directrices: ISAGEN no tolera ninguno de los siguientes actos: - Cualquier acto constitutivo de fraude en cualquiera de sus formas, incluidas la extorsión y el soborno. - El incumplimiento intencional de las Leyes Antifraude y Anticorrupción. 4

5 - Pagar u ofrecer pagar cualquier cosa de valor, directa o indirectamente a un funcionario gubernamental, para obtener o retener negocios o conseguir una ventaja de negocios. - Inexactitudes intencionales en las transacciones, Estados Financieros y revelaciones de los mismos. - Usar los patrocinios y donaciones para facilitar esquemas de corrupción o soborno. - Realizar aportes directa o indirectamente de ninguna índole, ni facilitar sus instalaciones, bienes, servicios y recursos en general a partidos políticos, ni a sus candidatos, ni a representantes; ni patrocinar actividad alguna cuya finalidad sea la propaganda política y menos para obtener ventajas que favorezcan una transacción operacional o comercial. - Realizar prácticas o acuerdos comerciales que atenten contra la libre competencia y el desarrollo transparente del mercado y, en general, todas aquellas conductas que atenten contra las leyes de competencia del país. ISAGEN hará una adecuada gestión y manejo de los Conflictos de Interés y establecerá un marco para prevenir el delito de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo: - En relación con los Conflictos de Interés aplicará los lineamientos y prácticas establecidos en el Código de Buen Gobierno, para la definición y tratamiento de este tema. - Para la prevención del delito de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, elaborará un Manual para el Autocontrol y la Gestión del Riesgo del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo ISAGEN, con el fin de fortalecer la identificación, prevención, protección y atención del riesgo de fraude o corrupción, establecerá las siguientes prácticas: - Se identificarán los asuntos de trabajo, actividades y cargos de la Organización con un alto nivel de exposición al riesgo de fraude o corrupción. - Los Directivos de ISAGEN deben identificar los riesgos de fraude a los que están expuestos sus asuntos de trabajo, actualizar la identificación de estos riesgos de forma anual y mantener directrices para actividades con un alto nivel de exposición al riesgo de fraude o corrupción. - Los trabajadores de ISAGEN deben reportar cualquier situación evidenciada que pueda constituir fraude, corrupción, soborno o extorsión. 5

6 - Para el tratamiento de las inquietudes recibidas relacionadas con fraude, corrupción, soborno o extorsión, se definirá un Protocolo para la atención de inquietudes recibidas en el Canal Ético. - En ningún caso, ISAGEN pagará recompensas a quien denuncie situaciones de fraude, corrupción, soborno o extorsión recibidas en el Canal Ético. ARTÍCULO SEXTO. RESPONSABILIDADES. Las responsabilidades generales del Comité de Auditoría y Riesgos se encuentran definidas mediante acuerdo de Junta Directiva Reglamento de Junta Directiva. A continuación se detalla su alcance en cuanto a: Junta Directiva Aprobar la Política Gestión Riesgo de Fraude y Corrupción y dar recomendaciones respecto a la gestión del riesgo de fraude y corrupción en ISAGEN. Decidir sobre las investigaciones de posibles situaciones de fraude o corrupción, relacionadas con los miembros de Junta Directiva y Gerente General, a partir de propuesta del Comité de Gestión y Gobierno Corporativo. Comité de Auditoría Proponer a la Junta Directiva la Política Gestión Riesgo de Fraude y Corrupción para su aprobación; así como sus modificaciones. Revisar el reporte semestral presentado por el Gerente General de todas las situaciones que se hayan reportado a través del Canal Ético clasificadas como fraude o corrupción y los resultados de aquellas que requirieron investigación. Reportar a la Junta Directiva los casos recibidos en el Canal Ético que lo ameriten y donde se haya materializado un evento de fraude o corrupción. Apoyar a la Junta Directiva en el análisis de los aspectos relacionados con hechos que constituyan fraude o corrupción. 6

7 Equipo de Gerencia Ejercer liderazgo, proporcionar los recursos y dar apoyo para la implementación y aplicación de esta Política. Gerente General Proponer esta Política y sus modificaciones al Comité de Auditoría o a la Junta Directiva y promover su actualización. Presentar al Comité de Auditoría un reporte semestral de todas las situaciones que se hayan reportado a través del Canal Ético, clasificadas como fraude o corrupción y los resultados de aquellas que requirieron investigación y se materializó el riesgo de fraude. Promover la actualización anual de la matriz de riesgo de fraude. Comité de Ética Informar los resultados de las investigaciones al Gerente General, al Comité de Auditoría y al responsable del proceso, cuando lo considere apropiado. Preparar un reporte semestral de todas las situaciones que se hayan reportado a través del Canal Ético, clasificadas como fraude o corrupción e informar los resultados de aquellas que requirieron investigación y se materializó el riesgo de fraude. Realizar una realimentación al equipo Gestión Integral de Riesgos para revisar la valoración del riesgo de fraude en los casos donde se requirió investigación y se materializó el riesgo de fraude. Auditora Corporativa Habilitar a la Organización respecto a la gestión de riesgo de fraude. Velar porque se realice la actualización anual de la matriz de riesgo de fraude. 7

8 Evaluar de manera periódica la efectividad y solidez de los controles relacionados con el riesgo de fraude. Grupos de Interés Conocer y aplicar la Política Gestión Riesgo de Fraude y Corrupción. Reportar al Canal Ético acciones sospechosas o incidentes relacionados con fraude o corrupción. En caso de ser requerido, cooperar en las investigaciones de denuncias relacionadas con fraude o corrupción. Trabajadores Conocer y aplicar la Política Gestión Riesgo de Fraude y Corrupción. Utilizar los canales definidos por la Empresa para dar a conocer o denunciar situaciones de fraude o corrupción. Ejecutar los controles tendientes a mitigar situaciones de fraude o corrupción identificadas y dejar evidencia de su cumplimiento. Reportar en el Canal Ético acciones sospechosas o incidentes relacionados con fraude o corrupción. Cooperar en las investigaciones de denuncias relacionadas con fraude o corrupción. Este Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. 8

9 Dado a los Veintisiete (27) días del mes de noviembre de Presidente Secretario LUIS ERNESTO MEJÍA C JOSÉ MAURICIO MAYA A. 9

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