MANUAL ANTIFRAUDES DE LA HIDROELECTRICA ITUANGO S.A. E.S.P

Transcripción

1 Código: PSI16 Versión: 1 MANUAL ANTIFRAUDES Fecha Aprobación: septiembre 26 Nro. de páginas:15 MANUAL ANTIFRAUDES DE LA HIDROELECTRICA ITUANGO S.A. E.S.P 2013

2 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACION 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. MARCO DE REFERENCIA 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. Criterios Medios para recibir denuncias Intolerancia a situaciones fraudulentas Atención y actuación Presunción de inocencia y legalidad de las actuaciones Confidencialidad No pago de recompensas o beneficios Ámbito de aplicación 4.3. Tipos de fraude Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros bienes de la empresa Manejo inadecuado de activos de información Corrupción Falsedad de informes 4.4. Sanciones 5. MARCO DE ACTUACIÓN 6. RESPONSABILIDADES 6.1. Comité Directivo 6.2. Gerencia General 6.3. Dirección Control Interno 6.4. Empleados 7. PROCEDIMIENTO ATENCIÓN FRAUDES 8. REFERENCIA NORMATIVA 9. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL MANUAL

3 PRESENTACION. La Sociedad Hidroeléctrica Ituango S.A. E.S.P; como entidad del orden departamental, en cumplimiento de lo estipulado por la Ley 1474 de 2011, siguiendo los planteamientos de la metodología diseñada por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, en coordinación con la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, el Programa Nacional del Servicio al Ciudadano y la Dirección de Seguimiento y Evaluación a Políticas Públicas del Departamento Nacional de Planeación, ha elaborado el presente Manual en el marco de la estrategia nacional de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano. El Manual Antifraudes de Hidroituango, es un instrumento orientado a la identificación y formalización del proceso de prevención, detección y respuesta al fraude en la empresa y a la efectividad del control de la gestión institucional. Este Manual Antifraudes se elaboró conforme a los parámetros diseñados en la herramienta Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

4 1. OBJETIVO El Manual Antifraude de Hidroituango es un marco de referencia que busca formalizar y fijar su posición respecto al fraude, declarando una cultura de no tolerancia y estableciendo lineamientos y responsabilidades para su prevención, detección, investigación y respuesta. Con el seguimiento del Manual se promueve fomentar la prevención y detección de posibles situaciones de comportamientos no éticos o fraudulentos y el tratamiento adecuado y oportuno de las mismas, para proteger la transparencia como un valor fundamental en las actuaciones de Hidroituango y sus empleados. Con el cumplimiento de este manual se espera fortalecer la cultura anticorrupción basada en la Honestidad, Transparencia y Responsabilidad, valores definidos en el Código de Ética de la empresa. 2. ALCANCE Suministrar los lineamientos para la identificación, prevención, protección, control, atención y transferencia del riesgo de fraude. Definir y describir el tratamiento de las situaciones que involucren la transgresión de la Declaración de Comportamientos Éticos.

5 3. MARCO DE REFERENCIA La interpretación y aplicación de este Manual deberá ser coherente con lo definido en el Código de Buen Gobierno, Código de Ética y demás normatividad interna y externa aplicable. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. CRITERIOS Hidroituango atenderá las situaciones fraudulentas con un protocolo basado en los siguientes criterios: Medios para recibir denuncias: Para recibir denuncias de terceros, Hidroituango habilitó la línea telefónica extensión 119 y la página web: wwwhidroituango.com.co Link Contáctenos y el PQRS@hidroituango.com.co El personal de la empresa debe presentar sus denuncias directamente a la Dirección Control Interno. El reporte será recibido garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta Intolerancia a situaciones fraudulentas: Hidroituango no tolera: Ningún acto intencional fraudulento, contra la Ley, o en contra de la Declaración de Comportamientos Éticos.

6 La corrupción en ninguna de sus formas, incluidas la extorsión y el soborno. Que se ofrezca pagar u ofrecer pagar cualquier cosa de valor, directa o indirectamente a un tercero, para obtener una ventaja de negocios. Inexactitudes intencionales en las transacciones, estados financieros y revelaciones de los mismos Atención y Actuación: La Empresa atenderá de manera diligente cualquier situación no ética, de fraude o delito de la que tenga conocimiento: La Empresa dispondrá de canales de comunicación para el reporte de situaciones no éticas, de fraude o delitos las cuales podrán hacerse de forma anónima. La Dirección Control Interno realizará un análisis preliminar de la denuncia y definirá las acciones que se requieran según sea el caso. La empresa ejecutará las acciones de carácter administrativo y legal pertinentes que resulten de las investigaciones. La Empresa apoya a las autoridades y entes de control en su lucha contra situaciones no éticas, de fraude o delitos que puedan constituir una conducta punible. Se aplicarán las Directrices del Reglamento Interno de Trabajo, de los Contratos Colectivos y otra regulación interna que aplique.

7 Presunción de inocencia y legalidad de las actuaciones: En caso de que un empleado sea señalado de incurrir en una situación fraudulenta, éste será considerado inocente hasta que se le demuestre lo contrario y, en todo caso, será tratado de manera justa y consistente, dentro del marco de la ley. En todos los casos se respetará el Debido Proceso. En ningún caso se llevarán a cabo procedimientos ilegales en desarrollo de una investigación Confidencialidad: La empresa y los empleados guardarán la confidencialidad de la investigación y los resultados que implica una situación de fraude o delito en el proceso de investigación No pago de recompensa o beneficios: En ningún caso la empresa pagará recompensas a quien denuncie situaciones no éticas Ámbito de aplicación La aplicación del presente Manual, incluye a los directivos y a todos los empleados y contratistas de la empresa. El cumplimiento del presente manual será supervisado por la Dirección Control Interno Tipos de fraude Los fraudes se clasifican en:

8 Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros bienes de la empresa. Manejo inadecuado de activos de información. Corrupción. Falsedad en informes Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros bienes de la empresa: Cambio ilícito de destinación o uso indebido de los recursos financieros y otros bienes de la empresa y/o administrados por ella, para favorecer intereses propios o de terceros. A continuación se incluyen algunos casos contemplados en esta categoría, los cuales no limitan la existencia de otros adicionales: Apropiación o uso indebido de bienes, equipos o inventarios, malversación de fondos, pagos a proveedores ficticios, pagos dobles, manipulación de excedentes de tesorería, apropiación de dineros, inadecuada utilización de fondos de caja menor, entre otros, cuya propiedad sea de la empresa o administrados por ella. Conceptos ficticios de compensación. Sobrepaso de los límites autorizados de gasto Manejo inadecuado de activos de información: Crear, acceder, eliminar, modificar, alterar, divulgar o usar activos de información de manera inapropiada y/o dolosa con fines indebidos o para beneficio personal. A continuación se incluyen algunos tipos de activos de información contemplados en esta categoría, los cuales no limitan la existencia de otros adicionales:

9 Activos digitales de información: es la información estructurada y no estructurada que reside en o se transmite mediante los elementos de Tecnologías de Información y a los cuales la organización debe procurar su adecuada integridad y custodia. Elemento de TI: productos que soportan la gestión de activos digitales de información. Esto incluye, pero no está limitado a: estaciones de trabajo, sistemas operativos, dispositivos móviles, software, medios de almacenamiento, servidores, cuentas de usuarios, navegación en Internet, redes, correo electrónico, servicio de transferencia de archivos, entre otros Corrupción. Ver Manual Anticorrupción de Hidroituango Código PSI Falsedad en informes: Creación, eliminación, modificación, alteración o divulgación de cualquier tipo de información tendiente a distorsionar la realidad del desempeño propio, de la empresa en general, o de terceros. A continuación se incluyen algunos casos contemplados en esta categoría, los cuales no limitan la existencia de otros adicionales: Suministro de información falsa para encubrir desempeño deficiente o para acceder a bonificaciones. Utilizar falsos reportes para engañar a inversionistas, entidades financieras, reguladores o terceros en general. Manipulación de estados financieros: reconocimiento inapropiado de ingresos, sobreestimación o subestimación de activos, subestimación de

10 pasivos, estimados significativos y no acordes con la realidad del negocio, entre otros. Ocultamiento y violación deliberada a normas cambiarias, impositivas, contables, de seguridad industrial, salud ocupacional, ambientales y en general de la normatividad aplicable a Hidroituango. Ocultamiento de errores contables Sanciones Hidroituango atendiendo su principio de no tolerancia a los actos de fraude y su compromiso por el cumplimiento permanente de políticas, procedimientos y pautas de comportamiento incluidas en el Código de Buen Gobierno, Código de Ética, y en este Manual Antifraudes, espera que sus directivos, empleados y contratistas los cumplan y promuevan su cumplimiento. El incumplimiento de este Manual será objeto de sanciones de tipo disciplinario, penal, laboral que podrán llegar hasta la terminación del contrato de trabajo, sin prejuicio de las acciones legales a que haya lugar, según leyes aplicables vigentes, tales como la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción). 5. MARCO DE ACTUACIÓN Para Hidroituango, la ética es un elemento diferenciador y dinamizador de su gestión, propenderá porque ésta sea ejecutada dentro de los más altos estándares de transparencia y buenas prácticas empresariales e

11 incorporando una cultura de prevención y administración de acciones fraudulentas. Consecuente con ello, Hidroituango establece los siguientes criterios generales, que definen la voluntad de actuación frente a la prevención, detección, investigación y respuesta de posibles hechos fraudulentos. Estos criterios, son de obligatorio cumplimiento y no son discrecionales en su interpretación o aplicación: a. Se promueve una cultura de no tolerancia al fraude. Los directivos y empleados marcan la pauta, a través de su actuar y sus decisiones, del compromiso irrestricto de Hidroituango con una posición intolerante a los hechos fraudulentos. b. El enfoque adoptado organizacionalmente es predominantemente preventivo, de tal forma que las vulnerabilidades son minimizadas desde su origen, a través de adecuados criterios de diseño organizacional y programas de transformación cultural. c. La exposición al riesgo de fraude será evaluada sistemática y periódicamente con el fin de implementar medidas efectivas que permitan su adecuada y oportuna detección y gestión. d. En el ámbito de las relaciones de confianza establecidas con los diferentes grupos de interés, Hidroituango genera un ambiente de colaboración mutua y respeto de los intereses comunes, es por ello que desarrolla estrategias antifraude que contribuyan al fortalecimiento de relaciones de largo plazo y el logro de la sostenibilidad empresarial. e. Todos los directivos y colaboradores deben reportar a la Dirección Control Interno, cualquier tipo de información, duda o sospecha de

12 actos fraudulentos. Este tipo de reportes serán manejados con absoluta reserva y garantizando su confidencialidad. f. Toda posible acción fraudulenta, independientemente de las cuantías, características o implicados, tendrá una respuesta de la administración, quien verificará los hechos reportados y tomará las acciones administrativas pertinentes, respetando lo establecido en la normatividad aplicable. g. La empresa, cuando sea procedente, pondrán en conocimiento de las autoridades competentes todas las conductas que contraríen lo previsto en este Manual e igualmente emprenderá y acompañará las acciones judiciales que sean pertinentes. h. En caso de presentarse un fraude, la información que requieran los públicos de interés será trasparente, imparcial y objetiva. 6. RESPONSABILIDADES. Para asegurar la efectiva aplicación de este Manual, se detallan a continuación las responsabilidades del personal Comité Directivo Revisar y actualizar el Manual, y definir estrategias para prevenir fraudes. Verificar que la evaluación de riesgos de fraude se haga de manera adecuada y se implementen medidas efectivas de prevención, detección, investigación y respuesta.

13 Actualizar normas internas que permitan enfrentar en mejor forma los riesgos por fraude. Dar lineamientos respecto de los controles a establecer para la gestión adecuada del riesgo de fraude. Demostrar compromiso con el Manual y dar el ejemplo con sus acciones y expresiones para promover una cultura ética, antifraude y de cumplimiento en la empresa. Crear y fomentar una cultura de no tolerancia al fraude Gerencia General Aprobar este Manual y sus modificaciones. Aprobar el procedimiento Atención de Fraudes. Revisar informes de situaciones fraudulentas presentados por la Dirección Control Interno y determinar si aplica procedimientos administrativos y/o disciplinarios y si es el caso dar traslado del hecho a las autoridades competentes Dirección Control Interno Desarrollar un plan de auditoría que considere evaluar el cumplimiento y el monitoreo del Manual Antifraude. Proveer seguridad razonable a la Dirección que los controles antifraude son suficientes para mitigar los riesgos por este motivo y que dichos controles están funcionando efectivamente.

14 Informar al Comité Directivo las deficiencias identificadas en sus auditorías que evidencien posibles actos de fraude en la empresa. Reportar al Comité Directivo el estado de las denuncias/eventos relacionados con eventos de fraude reportados Empleados Conocer, comprender y aplicar el Manual Antifraudes. Informar o denunciar las dudas o sospechas de posibles hechos fraudulentos y colaborar con las investigaciones de fraudes. 7. PROCEDIMIENTO ATENCIÓN FRAUDES Con el propósito de dar un tratamiento adecuado y oportuno a las posibles situaciones de comportamientos fraudulentos, Hidroituango implementó el Procedimiento Atención Fraudes. (Ver Procedimiento Atención Fraudes Código: PSI 07). 8. REFERENCIA NORMATIVA Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) Ley 190 de 1995 y sus modificaciones. Ley 599 de 2000, Código Penal Colombiano Plan anticorrupción y atención al ciudadano de la hidroeléctrica Ituango S.A. E.S.P. El presente Manual Antifraudes se publica para su divulgación a los 26 días del mes de septiembre de 2013 a través de la página web de la Empresa.

15 9. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL MANUAL Nombre y cargo PROYECTÓ REVISÓ APROBÓ Isabel C. Cardozo García Profesional Secretaría General Elkin Restrepo Posada Dirección Financiera y Administrativa Andrés Botero Baena Director Control Interno Eliana Saldarriaga Escobar Secretaría General Oscar Jaramillo Hurtado. Gerente General (S) Firmas