Tabla comparativa Google Docs vs. Zoho Docs

Transcripción

1 Tabla comparativa Google Docs vs. Zoho Docs 05 de Enero de 2013 Titular: Queralt Comellas Ángeles Tutora: Eunice Mayela Ayala Seuthe Elaborado por: Martha Laura Lima Olguín

2 Qué es Google Docs? Google Docs es un conjunto de productos que te permite crear distintos tipos de documentos, trabajar en ellos con otros usuarios en tiempo real y almacenar documentos y otros archivos. Todo online y de forma gratuita. Con una conexión a Internet, puedes acceder a tus documentos y archivos desde cualquier ordenador siempre que quieras. Incluso podrás hacer algunas tareas sin necesidad de conectarte a Internet. Qué es Zoho Docs? Zoho es el nombre de un conjunto de aplicaciones web desarrolladas por la empresa de la India Zoho Corporation Private Limited antes AdventNet. Es una office suite en línea que ofrece todo un completo abanico de aplicaciones que incluye un editor de documentos de texto, uno de hoja de cálculo y también la posibilidad de organizar presentaciones, así como otros servicios para la creación de base de datos, wikis, gestión de negocios, un planificador entre otros.

3 Google Docs ZohoDocs Ventajas Es una herramienta gratis, sólo requiere abrir una cuenta en Gmail. Crea y edita documentos, hojas de cálculo y presentaciones online. Comparte y colabora con otros usuarios en tiempo real, así se puede estar trabajando varios usuarios al mismo tiempo, mientras que esta herramienta manejará los cambios y evitará las colisiones. Igualmente, permite ver quién ha hecho qué cambios y revertirlos si fuera necesario. Almacena y organiza el trabajo en equipo de forma segura, siempre a disposición de cada uno de los miembros del grupo y organizados mediante carpetas de fáciles modificaciones. Controla quién puede accesar los documentos allí guardados. Basta con escribir la dirección de correo electrónico de los usuarios con quienes se quiera compartir un documento y enviarles una invitación. Esta es una aplicación que está disponible para cualquiera de manera gratuita. Tiene un equipo de presentación online, que solo requiere de contar con un navegador para comenzar a trabajar. Nos da la facilidad de poder importar nuestras presentaciones preexistentes, con el objeto de almacenarlas y de modificarlas, si así lo deseamos. Cuenta con una interface sumamente bien desarrollada y con opciones que no tienen nada que envidiar a un programa especializado en el tema de pago, por lo que es hoy una carta abierta que permite cumplir con profesionalismo y eficiencia, la necesidad de todos de realizar presentaciones de calidad.

4 Crea documentos básicos desde el inicio y también sube archivos ya creados y acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes. Desventajas Su manejo podría ser inseguro si el usuario no crea una buena contraseña, o si el usuario se equivoca intentando compartir archivos con su grupo y los hace accesibles a todo público. Hay ciertas limitaciones relativas a las capacidades que la herramienta acepta según el formato del documento. Requiere establecer una metodología previa de trabajo entre los usuarios, pues podría crearse un ambiente negativo para el trabajo en conjunto, cuando se trate de informaciones recientes que previamente no habían sido consultadas entre el equipo, o confusiones en la información allí incluida. Al mismo tiempo, esta eventualidad obliga a un permanente contacto con esta oficina virtual compartida, para evitar tales dificultades. Privacidad. Es comprensible la percepción de inseguridad que genera una tecnología que pone la información (sensible en muchos casos), en servidores fuera de la organización, dejando como responsable de los datos al proveedor de servicio. Disponibilidad. Si bien es cierto que se incluyó a la disponibilidad previamente como una ventaja, ésta queda como una responsabilidad que compete únicamente al proveedor del servicio, por lo que si su sistema de redundancia falla y no logra mantener al servicio disponible para el usuario, éste no puede realizar ninguna acción correctiva para restablecer el servicio. Dependencia. En una solución basada en cómputo en la nube, el cliente se vuelve dependiente no sólo del proveedor del servicio, sino también de su conexión a Internet, debido a que el usuario debe estar permanentemente conectado para poder alcanzar al sistema que se encuentra en la nube. Colaboración Google Docs permiten que varias personas ubicadas en distintos puntos geográficos puedan colaborar de forma simultánea en un mismo archivo desde cualquier equipo que disponga de acceso a Internet. Cuando un usuario vea o modifique algún Zoho permite trabajar con versiones de documento: Guardando distintas versiones, lo que es una opción fundamental a la hora de trabajar de forma colaborativa. Esto no es una de las

5 Uso Creación y Gestión de grupos elemento al mismo tiempo que tú, verás una imagen en mosaico de color junto a su nombre en la parte superior derecha de la pantalla. Con esta función, vas a poder editar un documento al mismo tiempo que otras personas lo hacen y mientras se actualiza en tiempo real, o sea que ves los cambios inmediatamente de que suceden. Se pueden insertar comentarios con notificación a los colaboradores, lo que facilita la revisión o discusión de algún documento Contar con una cuenta de correo electrónico de Gmail Tener una conexión a Internet Contar con un navegador Web con sus últimas versiones Sirve para: Almacenar archivos de texto on-line y trabajar en ellos aún si tu equipo no tiene instalado el Office. Se puede compartir archivos con varias opciones: para verlos, para editarlos según sea el caso Pueden trabajar al mismo tiempo varias personas para editar y redactar un archivo Un grupo se puede usar como lista de correo para enviar mensajes de correo electrónico o invitaciones a reuniones a varias personas a la vez. Se utiliza la única dirección de correo electrónico del grupo Permiten crear conjuntos personalizados de novedades, pero conviene recordarlo para hacer que nuestro trabajo sea lo más productivo posible Una vez compartido el documento nos aparecerá dentro de las opciones del menú Acciones la opción de revisiones que nos mostrará que documentos hay guardados y por quién, así como quien lo ha editado y en que orden También podemos añadir notas que nos ayuden con esta tarea Los archivos compartidos son fáciles de acceder y es fácil colaborar con compañeros de trabajo que están ubicados en diferentes zonas horarias Contar con una cuenta de Zoho, Yahoo o Gmail Tener una conexión a Internet Contar con un navegador Web con sus últimas versiones Clasifica sus operaciones en dos grupos: Office suite.- aplicable a productividad y colaboración, coloca archivos en espacios públicos para compartirlos con otros usuarios registrados que incluso pueden editarlos Utilities.- permite el seguimiento de sitios Web, organizar representaciones y cuenta con almacenamiento ilimitado para los usuarios Para crear grupos desde Zoho debemos entrar en nuestra cuenta, luego, en la barra de herramientas, nos indica que tenemos invitaciones Damos clic en vista y aparecen las invitaciones a grupos

6 Creación de archivos usuarios que tengan los servicios de seguridad de Google Docs configurados de formas distintas Permite crear documentos en línea importando un documento creado previamente Realizar el documento directamente en línea Al crear n nuevo documento se encuentran disponibles las tareas básicas como crear listas con viñetas, ordenar por columnas, añadir tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente entre otros. Damos clic en el grupo que queramos y en aceptar invitación Mi grupo cambiará dependiendo si soy administrador o integrante Cada persona puede integrarse a un grupo o rechazarlo. La plataforma de creación y edición de documentos es bastante semejante a la comentada en Google Docs, con la ventaja de que es posible integrar las dos herramientas para quienes lo necesiten El editor de documentos de texto de Zoho permite cargar documentos desde nuestro escritorio, Google Docs o de cualquier lugar de la web, permitiendo su exportación para que podamos guardarlo también en nuestro disco duro Zoho sheet, la herramienta de creación de hojas de cálculo es también extremadamente completa, permitiendo incluso la programación de macros, para usuarios avanzados, o copiar y pegar directamente desde archivos creados en Microsoft Excel Zoho show es la opción que nos dan para crear presentaciones en la web. Incluye temas ya diseñados, imágenes de plipart y formas, así como funciones tales como la de arrastrar y soltar, siendo así de muy fácil uso Los tres productos principales son los editores de texto, hojas de cálculo, y presentaciones, hay que destacar la existencia de herramientas para realizar conferencias, presentar proyectos, organizar reuniones, etc.;

7 Compartir archivos Subir Archivos Compartir es tan sencillo como enviar un enlace. Los documentos que los usuarios quieran guardar para sí mismos se deberían mantener como Privado, mientras que los demás que quieran compartir se pueden marcar para compartir con cualquiera que tenga el enlace o hacerse públicos en la red. Los usuarios pueden crear una URL personalizada para sus documentos de manera que el proceso de compartir resulte más rápido y fácil de comprender que un torrente desordenado de letras y números. Al presionar la opción subir : Nos lleva a otra página web desde la cuál podremos subir el fichero que queramos. En este momento, tenemos las siguientes restricciones a la hora de subir un fichero: Documentos (máximo 500 KB) o Archivos HTML y de texto sin formato (.txt) o Microsoft Word (.doc), texto enriquecido (.rtf), texto de OpenDocument - Open Office Writer (.odt) y StarOffice (.sxw) Presentaciones (hasta 10 MB desde el equipo, 2 MB desde Internet y 500 KB por correo electrónico) o Microsoft PowerPoint (.ppt,.pps) Hojas de cálculo (máximo 1 MB) o o Valores separados por comas (.csv). Archivos de Microsoft Excel (.xls) y hojas de cálculo de OpenDocument - Open Office Calc(.ods) Zoho incluye integración con las plataformas de Office de Microsoft, ofreciendo algunas extensiones para que sea más sencilla la migración de los usuarios a integración entre sus servicios. Se selecciona el archivo y se da clic en "Compartir" Se puede compartir con un grupo Se pueden compartir varios archivos Se pueden compartir en privado o con un grupo Zoho mejora la gestión de los adjuntos en su correo. Y es que tienen razón cuando afirman que por mucho que se mejoren las herramientas de colaboración los archivos adjuntos en el correo no desaparecerán Se pueden subir archivos con el formato: html, doc, pdf, sxw, odt, rtf, videos, imágenes y audio Permite subir archivos desde una memoria USB, un disco, un blog o una página de internet, etc. Permite la migración de la base de datos a la nube para poder ser utilizados de manera colaborativa

8 Archivos PDF (hasta 10 MB desde tu equipo y 2 MB desde la Web) Hay 2 modos en los que podemos subir un fichero: del modo habitual y mandando a una dirección de correo que tenemos asignada. Opción 1: Subir el fichero de la forma habitual Nos da opción de subir un fichero desde nuestro equipo (Examinar) o de poner la URL del fichero que hemos encontrado en internet y nos interesa. Además podemos darle un nombre al fichero. Si no ponemos nada, pondrá el nombre del fichero que estemos subiendo. Opción 2: Subir documentos y archivos por correo electrónico Esta opción no funciona con hojas de cálculo y documentos PDF. Con el resto de tipo de archivos sí. Hay que mandar un correo a la dirección de correo que tenemos asignada a tal efecto (esta dirección de es exclusiva para nosotros y no conviene que la conozca nadie más)

9 Se incluye en forma de tabla algunas de las diferencias notables entre Zoho Writer y Google Docs: Zoho Writer Dispone de plantillas e imágenes predeterminadas que están clasificadas. Google Docs No dispone de imágenes públicas para poder utilizar. Permite guardar plantillas en una biblioteca de plantillas que puede ser pública para poder compartirlas. Permite importar documentos creados por otros procesadores de texto. No permite importar documentos creados por otros procesadores de texto Importa archivos de mayor tamaño que Google Docs. Permite incluir en los archivos emoticones. No permite incluir en los archivos emoticones. Dispone de una herramienta de dibujo que no tiene Zoho Writer. No permite ver el historial de las modificaciones realizadas sobre el archivo. Permite trabajar con documentos online con rendimiento bueno pero más lento que Google Docs. Los colaboradores solo ven los cambios realizados si se recarga la página. Permite ver el historial de las modificaciones realizadas sobre el archivo. Permite trabajar con documentos online con rendimiento muy bueno. Permite la edición del documento en tiempo real.

10 Conclusión Definitivamente son dos muy buenas opciones de tener un office en internet, con la ventaja de que no se necesita tener instalado en la computadora un office de escritorio, para elegir cualquiera de las dos opciones depende de los alcances que necesite obtener y de el área en donde se requiera aplicar, ya que de acuerdo a las características de ambos son muy útiles tanto en oficinas, comercios, educación, administración y muchas otras opciones. Se requiere conocer las aplicaciones básicas de un office para poder manejarlo tanto de procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones con diapositivas base de datos y otras herramientas que utilizan de forma complementaria. En esta ocasión aprendí que existen otras opciones que e pueden ayudar a manejar de una forma más rápida y ordenada la información para complementar el trabajo docente de cualquier materia ya que es aplicable a todos los contextos y todos los proyectos que se requieran llevar a cabo y de una forma más completa y significativa.