CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL

Transcripción

1 CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL

2 Un mensaje del CEO Estimados asociados de Belden: Es para mí un gran orgullo presentarles el Código de ética y conducta empresarial de Belden. Este documento es el vínculo vital entre nuestros valores corporativos de ética e integridad y nuestros compromisos cotidianos con nuestras comunidades, nuestros proveedores y clientes y entre nosotros. Para mí, el éxito en los negocios se trata de cumplir con nuestras promesas, tanto voluntarias como obligatorias. Las promesas voluntarias son las primeras en que la mayoría de nosotros pensaríamos. Por ejemplo, tiempos de entrega, garantías de productos y contratos de servicio posventa. Igualmente importantes son las promesas obligatorias, que son aquellas que debemos hacer para hacer negocios en los mercados en los que deseamos competir. Para poder cotizar en bolsa, por ejemplo, prometemos a nuestros accionistas que les proporcionaremos información completa, exacta y actualizada sobre nuestro negocio. Prometemos no participar en sobornos comerciales, ofrecer a nuestros asociados un lugar de trabajo seguro, cuidar el medio ambiente en torno a nuestras instalaciones, etc. En pocas palabras, prometemos hacer lo correcto. Este Código es una guía para que todos nosotros podamos cumplir esta promesa respetando la ley y comportándonos de manera ética. Un solo documento no puede abarcar todas las situaciones posibles, pero el Código contiene referencias a las políticas esenciales de Belden e indica a quién se debe contactar para realizar consultas en caso de duda o informar acerca de casos de conducta indebida. Belden y sus compañías y marcas asociadas tienen más de 100 años de trayectoria y son reconocidas por su integridad en los negocios. Esta reputación es nuestro activo más valioso. Como los responsables actuales de la empresa, tenemos la obligación de proteger nuestra marca ante quienes nos precedieron y aquellos que vendrán. No hay mejor manera de hacerlo que cumpliendo con todas nuestras promesas. Los invito a asumir conmigo este compromiso diario. Cordialmente, John Stroup Presidente y CEO i

3 Nuestros valores básicos En todos los lugares y todas las situaciones, Belden está comprometido con los más altos estándares de ética e integridad. Nunca tomamos atajos profesionales ni éticos y nuestras relaciones con todos los negocios, comunidades e individuos siguen los altos estándares que aceptamos como asociados de Belden. Los clientes definen nuestro éxito. Cumplimos con nuestras promesas a los clientes, porque esos son los compromisos que más importan. Nos tomamos el tiempo para escuchar atentamente a nuestros clientes. Nos esforzamos por ser el proveedor preferido de todos los mercados a los que prestamos servicios. Invertimos en nuestra gente. Atraemos y retenemos la gente más talentosa para nuestra Compañía. Estamos comprometidos con la diversidad, la igualdad de oportunidades y el tratamiento justo. Ofrecemos oportunidades de desarrollo a nuestros asociados. Pagamos por el rendimiento. Ayudamos a los asociados a entender y contribuir a nuestra estrategia. Valoramos a los asociados que se destacan en un ambiente sumamente dinámico. Juntos logramos el éxito a través del trabajo en equipo. El trabajo en equipo es fundamental para nuestro éxito. Se espera que sea así. No es una opción. Nos respetamos mutuamente. Creemos en la solución constructiva de conflictos. Nos comunicamos de manera abierta y honesta. Consideramos muchos puntos de vista para desarrollar un resultado común. Jugamos para ganar. Nos proponemos superar a la competencia. Medimos nuestro rendimiento y nos hacemos responsables Seremos una inversión de alta calidad para nuestros accionistas. La mejora continua es nuestra forma de vida. Desarrollamos procesos sustentables. Nos esforzamos por mejorar la seguridad, calidad, entrega y costo. Eliminamos el derroche de todos los procesos. Buscamos la excelencia. Nos esforzamos por resultados significativos. Nos comparamos con los mejores. Innovamos en todo lo que hacemos. Creemos que es mejor intentar esforzarnos al máximo para alcanzar nuestras metas aunque a veces no las logremos. ii

4 Tabla de contenido Carta de nuestro CEO, John Stroup... i Nuestros valores básicos...ii Introducción a nuestro Código...1 Aplicación de nuestro Código...2 Cómo plantear inquietudes...3 Nuestro compromiso contra las represalias... 4 Consecuencias de violaciones al Código... 4 Nuestra Compañía y los accionistas...5 Evitamos los conflictos de intereses... 6 Mantenemos libros contables y registros financieros fieles y exactos Cuidamos la comunicación con las partes externas Nunca operamos con información privilegiada ni alentamos a otros a que lo hagan Protegemos los activos y la información de la Compañía Utilizamos las tecnologías de la Compañía de manera adecuada Nuestras comunidades...18 Nunca participamos en sobornos ni otras prácticas corruptas Nos esforzamos por proteger nuestro medio ambiente Cumplimos con las leyes de comercio internacional Aportaciones políticas y de caridad apropiadas Nuestros clientes, competidores y socios comerciales...26 Ofrecemos productos y servicios de calidad Realizamos negocios éticos con clientes del gobierno Cumplimos con las leyes de competencia y antimonopolio Utilizamos prácticas de marketing éticas Protegemos la confidencialidad de terceros Nuestros compañeros asociados...32 Fomentamos un lugar de trabajo respetuoso e integrador Promovemos la salud y la seguridad en el lugar de trabajo Defendemos los derechos individuales Respetamos la privacidad de los demás Exenciones a nuestro Código...37 iii

5 Introducción a nuestro Código Bienvenido al Código de ética y conducta empresarial de Belden, conocido simplemente como nuestro Código. Nuestro Código es nuestra guía para hacer negocios de manera ética, y describe las conductas que se esperan de nosotros cuando trabajamos en nombre de Belden. Al conocer y seguir nuestro Código así como las leyes y las políticas de la Compañía que se aplican a nuestro trabajo, cumplimos con los compromisos asumidos con nuestros valiosos accionistas y continuamos forjando una relación basada en la confianza. Nuestro Código no puede cubrir todos los dilemas éticos que podríamos tener que enfrentar. Ninguna guía puede hacerlo. No obstante, nos proporciona todas las herramientas necesarias para ayudarnos a manejar las situaciones difíciles con las nos que podríamos encontrar. Nuestro Código se complementa con las políticas y procedimientos de la Compañía, así como con las leyes y normas aplicables y nuestro propio sentido común y buen juicio. Lee el Código atentamente, entiende cómo se aplica a ti y haz las preguntas que tengas. De esta manera, contribuirás a una cultura de excelencia y éxito. 1

6 Aplicación de nuestro Código Nuestro Código se aplica por igual a todos los asociados, funcionarios y directores de Belden y sus subsidiarias en todo el mundo. Esto significa que todos nosotros somos responsables de cumplir con nuestro Código, con la política de la Compañía y con la ley en todas nuestras actividades diarias, sin excepción. Se espera de todos nosotros que tomemos decisiones de negocios éticas y que nos ajustemos no solo a la letra sino también al espíritu de las leyes, reglamentaciones y lineamientos que rigen nuestro trabajo. Esperamos que nuestra cadena de abastecimiento mantenga estos mismos principios éticos elevados. Aunque nadie está exento de cumplir con nuestro Código, algunos tenemos responsabilidades adicionales. En particular, los gerentes de Belden tienen la obligación de dar el ejemplo de una conducta empresarial adecuada a los demás asociados. Si eres gerente, debes crear y mantener un ambiente de trabajo en el que los asociados entiendan qué se espera de ellos y se sientan cómodos compartiendo sus inquietudes o comunicándote casos de conducta indebida. Independientemente de tu cargo en Belden, siempre debes liderar mediante el ejemplo positivo y hacer el Código parte de tu trabajo diario. 2

7 Cómo plantear inquietudes Plantear inquietudes es la manera más eficaz de promover el cambio dentro de nuestra Compañía. Si te das cuenta de algún caso concreto de conducta indebida o potencial, o si tienes alguna pregunta sobre nuestro Código, la política de la Compañía o las leyes y reglamentaciones que se aplican a tu trabajo, te recomendamos enfáticamente que comuniques la conducta indebida y pidas orientación. Tienes a tu disposición muchos recursos, como por ejemplo: Tu gerente Recursos Humanos El Equipo de cumplimiento de Belden (formado por el Departamento Legal y el Departamento de Auditoría Interna), o por a ombudsman@belden.com Nuestra línea directa EthicsPoint Por teléfono al: en EE.UU. y Canadá Por Internet en: ethicspoint.com (este portal contiene números locales para jurisdicciones fuera de los EE.UU. y Canadá) Ten en cuenta que Belden trata todos los reportes de manera confidencial, sin importar la opción que elijas para comunicarte. En los casos en que la ley local lo permita, también puedes hacer tu reporte de manera anónima a través de la línea directa EthicsPoint arriba indicada y Belden no intentará identificarte. Belden investiga todos los reportes de conducta indebida concreta o potencial, y realiza todos los esfuerzos posibles para comunicar los resultados de la investigación a la persona que realizó el reporte. 3

8 Nuestro compromiso contra las represalias Belden no tolera actos de represalia contra aquellos que realizan reportes de buena fe. Realizar un reporte de buena fe no significa que debes tener la razón. Simplemente significa que tus intenciones son honestas y que proporcionas un informe completo y exacto de lo que sabes. Con este fin, los gerentes de Belden deben mantener una política de puertas abiertas y promover la comunicación clara con todos los asociados todo el tiempo. Como gerente, nunca debes tomar represalias ni tolerar las represalias contra ninguna persona que haya realizado un reporte de buena fe. Si crees que has presenciado o experimentado un acto de represalia, tienes el deber de decirlo. Consecuencias de violaciones al Código Las violaciones a nuestro Código, la política de la Compañía y las leyes y reglamentaciones aplicables pueden tener consecuencias graves tanto para los implicados como para Belden. Estas consecuencias pueden incluir medidas disciplinarias (que pueden incluir el despido), multas o acciones civiles o penales. Recuerda que al cumplir con este Código y al comunicar cualquier sospecha de conducta indebida lo antes posible podemos evitar consecuencias importantes para nosotros y nuestra Compañía. 4

9 Nuestra Compañía y los accionistas 5

10 Evitamos los conflictos de intereses Los conflictos de intereses pueden afectarnos a todos al interferir con los mejores intereses de nuestra Compañía. Un conflicto de intereses se produce cuando nuestros intereses o lealtades personales no son compatibles con los de nuestra Compañía. Sin embargo, incluso la apariencia de un conflicto puede crear problemas. Por esta razón, debemos tratar de evitar conflictos de intereses reales o potenciales y comunicar dichos conflictos en cuanto se presenten. De esta manera, nuestra Compañía puede asegurarse de que la situación se resuelva de manera rápida y ética. Si bien no podemos anticipar todos los posibles conflictos de intereses, en esta sección se describen algunas de las situaciones más comunes con las que nos podemos encontrar. Obsequios y entretenimiento empresariales Todos nos apoyamos en desarrollar relaciones comerciales sólidas para asegurar la continuidad del éxito de Belden. Desarrollar y mantener dichas relaciones suele implicar el intercambio de cortesías empresariales, pero es imperativo que mantengamos nuestra integridad al hacerlo. Con este fin, solo podemos dar o recibir obsequios empresariales, hospitalidad, comidas, entretenimiento u otros favores que cumplan con los siguientes requisitos: Para un propósito comercial legítimo y compatible con las cortesías comunes normalmente asociadas con prácticas de negocios aceptadas Valor nominal De carácter no extravagante Poco frecuente No tiene como propósito influir en decisiones de negocios 6

11 Nuestra Compañía y los accionistas Además, cualquier cortesía de negocios debe ser legal y ajustarse a los elevados principios éticos de nuestra Compañía. Si tienes alguna duda, pregúntate si la divulgación pública de los hechos no podría ser causa de vergüenza para Belden o para el que lo recibe. Si la respuesta es afirmativa, no debes realizar el intercambio. Recuerda que las reglas sobre los obsequios y entretenimiento a funcionarios del gobierno son mucho más estrictas que las que se describen en esta sección. Consulta las secciones Realizamos negocios éticos con clientes del gobierno y Nunca participamos en sobornos ni otras prácticas corruptas de nuestro Código para obtener más información. Oportunidades corporativas Tener en cuenta los mejores intereses de nuestra Compañía significa que no debemos sacar ventaja personal de las oportunidades de negocios de las que nos enteramos a través de nuestro trabajo en Belden ni ayudar a nadie a aprovechar dichas oportunidades para su ventaja personal. Como regla, no podemos tener intereses comerciales externos que puedan perjudicar de alguna manera los mejores intereses de Belden. PREGUNTA A través de mi trabajo mantengo un estrecho contacto con varios socios comerciales de Belden. Como soy responsable de mantener las relaciones con estas compañías, estoy en contacto frecuente con sus representantes. Este año, uno de los representantes con los que he estado trabajando ha sido particularmente atento y quisiera invitarlo a una cena de negocios para demostrarle mi agradecimiento. Está bien hacerlo? RESPUESTA Invitar a un socio comercial a una comida suele ser aceptable, siempre y cuando sigas algunas reglas simples. Primero, debes asegurarte de que el lugar es apropiado y elegir un restaurante de precios razonables. Piensa si tu invitación no podría parecer que refleja una inclinación por parte de Belden, especialmente si no sueles invitar a comer a socios comerciales. Si estás seguro de que esta cena no podría ser considerada por una persona razonable como un intento de influir en decisiones de negocios, no habría problema en invitarlo. Sin embargo, siempre debes avisar a tu gerente y obtener las autorizaciones necesarias antes de hacerlo. 7

12 Negocios con familiares y amigos No podemos supervisar directa o indirectamente a nuestros familiares inmediatos. Si lo hacemos, daríamos la apariencia de favoritismo. Familiares inmediatos incluye cónyuges, hijos, hijastros, padres, padrastros, hermanos, suegros, cuñados y otros miembros de tu familia. Si te encuentras en una situación que viola esta política, comunícalo inmediatamente. De la misma manera, si tu trabajo implica tomar decisiones sobre socios comerciales o proveedores de Belden o interactuar con ellos, debes asegurarte de que tus decisiones y acciones sean objetivas. Si un amigo o familiar puede favorecerse con un acuerdo comercial existente o potencial con Belden (por ejemplo, porque es empleado del socio comercial o proveedor), debes notificar a tu gerente y retirarte del proceso de toma de decisiones. Intereses financieros No podemos tener un interés económico sustancial en compañías que hacen negocios o compiten con Belden. Esto incluye socios de canales y clientes finales de Belden. Un interés es sustancial si representa una proporción significativa de dicha empresa comercial o pudiera influir de otra manera en el criterio del empleado. Como excepción, podemos tener una cantidad moderada de acciones en una compañía que cotiza en bolsa y que puede competir en cierta forma con Belden, a menos que esto comprometa nuestra capacidad de tomar decisiones independientes. 8

13 Nuestra Compañía y los accionistas Empleo externo No podemos trabajar en otros empleos o actividades comerciales con compañías que compitan o hagan negocios con nuestra Compañía. Aparte de esto, solo podemos trabajar en otros empleos o actividades comerciales si estas actividades no interfieren de manera alguna con el trabajo que realizamos en Belden. Ten en cuenta que debes poder cumplir con las exigencias normales de tu empleo de tiempo completo con Belden, por lo que desalentamos un segundo empleo. Miembro de una Junta Directiva Ninguno de nosotros puede ser director de ninguna otra compañía con fines de lucro sin la autorización escrita previa de nuestro Departamento Legal. Si bien alentamos a los asociados a contribuir con su comunidad como miembro de la junta directiva de una organización sin fines de lucro, lo cual no requiere autorización previa, solo puedes aceptar este cargo si no interfiere con tu capacidad para realizar tu trabajo. Los directores de Belden pueden estar vinculados con otras compañías y firmas con las que Belden ocasionalmente hace negocios. Si eres director de Belden, no puedes votar en relación con ninguna transacción en la que tú o las compañías o firmas con las que estés vinculado tengan un interés. Ningún contrato ni transacción entre Belden y cualquier otra compañía o firma se verá afectado porque un director de Belden tenga intereses o sea director o funcionario en dicha compañía o firma. PREGUNTA Trabajo en el segundo turno en una planta de fabricación de Belden. Durante los días festivos de fin de año, busco ganar algo de dinero extra haciendo trabajo estacional para un competidor. El trabajo es de tiempo parcial y no entra en conflicto con mis horarios actuales. Puedo hacerlo? RESPUESTA No, no si el trabajo que estás haciendo es para un competidor. El trabajo realizado para competidores de Belden crea rápidamente un conflicto de intereses. Al aceptar incluso un empleo temporal o de tiempo parcial con un competidor, nuestras lealtades se dividen entre Belden y la otra compañía y es difícil actuar en los mejores intereses de cualquiera de los dos. Si necesitas trabajo estacional fuera de Belden, deberías consultar a tu gerente antes de aceptar cualquier oferta para asegurarte de que tu trabajo externo no cree un conflicto real o potencial. 9

14 Mantenemos libros contables y registros financieros fieles y exactos Dado que trabajamos para una compañía que cotiza en bolsa, tenemos la responsabilidad ante nuestros accionistas y el gobierno de presentar una descripción fiel y exacta de la situación de nuestra Compañía. Todos tenemos el deber de mantener la exactitud de los libros contables y registros de Belden. Nuestras informaciones al público y otras comunicaciones siempre deben ser completas, justas, exactas, actualizadas y fáciles de entender. Para poder lograr esto, nuestra Compañía cuenta con un sistema de controles contables internos para supervisar nuestras actividades contables y de información en todos los niveles. Es importante que todos cumplamos con estos controles todo el tiempo. Para ello, ten presente lo siguiente: Todos los libros contables, registros y cuentas incluidas facturas, tarjetas de horarios, reportes de gastos y todos los demás registros corporativos deben reflejar de forma exacta y justa nuestras transacciones. Nunca pongas datos falsos o artificiales en los libros contables de la Compañía por ninguna razón. Usa siempre los fondos correctamente conforme la documentación de apoyo. En ningún caso podemos establecer un fondo o activo no divulgado o no registrado (fondo para sobornos). Solo el personal autorizado puede realizar retiros de las cuentas de desembolso y solo mediante cheque u otros medios aceptables de transferencia normalmente utilizados por los bancos principales. No pueden emitirse cheques al portador ni a nombre de beneficiarios no identificables. Si tienes alguna inquietud o queja sobre contabilidad, controles contables internos o asuntos de auditoría, 10

15 Nuestra Compañía y los accionistas te recomendamos comunicarlos (de manera anónima si lo deseas) al presidente del comité de auditoría de la Junta directiva llamando a nuestra línea directa EthicsPoint al Consulta en el portal de EthicsPoint de Belden en los códigos de acceso internacional si llamas desde fuera de los Estados Unidos o Canadá. Administrar bien nuestros registros es un componente fundamental para desarrollar confianza en nuestros clientes, reguladores y accionistas. Dichos registros incluyen todos los documentos electrónicos, correo electrónico, documentos en imágenes o impresos creados, recibidos o conservados por nuestra Compañía con fines legales, regulatorios, contables o comerciales. Administrar de manera eficaz estos registros nos permite cumplir con nuestras necesidades comerciales y asegurar que estén disponibles cuando sea necesario. Además, nos ayuda a cumplir con todas las leyes y reglamentaciones aplicables y conservar los documentos pertinentes en caso de litigios, auditorías o investigaciones. Todos debemos cumplir con las políticas de administración de registros y tiempos de retención en los lugares en que trabajamos. Estos indican la cantidad de tiempo que debemos conservar los registros comerciales, así como los procedimientos para cumplir con los períodos de conservación legales. Un período de conservación legal se aplica a los registros vinculados con litigios o investigaciones del gobierno concretos o previstos. Si crees que alguien ha ocultado, alterado o destruido de manera inadecuada un registro, debes informarlo al equipo de cumplimiento de Belden. Los requisitos de retención de registros de Belden se establecen en su política sobre Creación, retención, recuperación y disposición de registros. Debemos responder y cumplir con todas las auditorías e investigaciones externas e internas, incluidas las investigaciones del gobierno. Nunca podemos impedir ni demorar dicha auditoría o investigación. Siempre proporciona a los auditores e investigadores la información a la que tienen derecho. Si tienes alguna pregunta sobre cualquier auditoría, investigación o consulta, y cómo deberías responder, consulta al Equipo de cumplimiento de Belden. 11

16 Cuidamos la comunicación con las partes externas Es importante que hablemos sobre nuestra Compañía con una sola voz. Por lo tanto, solo podemos hacer declaraciones públicas en nombre de Belden si tenemos la autorización expresa para hacerlo. Si un inversionista, analista de valores, miembro de la prensa u otro contacto público clave solicita información, aunque la solicitud sea informal, remítelos al Director de Relaciones con Inversionistas. Las solicitudes de funcionarios del gobierno o abogados deben remitirse al Departamento Legal. Para obtener más información, consulta nuestra Política de divulgación de información de la Compañía. 12

17 Nuestra Compañía y los accionistas Nunca operamos con información privilegiada ni alentamos a otros a que lo hagan Es contrario a la política de la Compañía y a la ley hacer uso de información material no pública para nuestro beneficio personal, mediante la compra o venta de acciones de Belden, de otra compañía que cotice en bolsa o de otra forma. La información material no pública (también denominada información privilegiada ) es información sobre una compañía Belden u otra compañía que cotice en bolsa no conocida por el público en general y que un inversionista razonable consideraría importante para tomar la decisión de comprar, vender o conservar los valores de esa compañía. La información privilegiada suele incluir lo siguiente: Adquisiciones de empresas, fusiones o desinversiones Cifras de ventas y ganancias Productos nuevos importantes Contratos importantes Capital social u ofrecimientos o restructuraciones de deuda Ventas o compras de activos importantes Del mismo modo, no podemos divulgar información privilegiada a ninguna persona que pudiera usarla para su beneficio personal. Esta práctica se conoce como tipping (pasar información privilegiada) y es ilegal. Las consecuencias de violar las leyes de información privilegiada son severas, y pueden incluir responsabilidad penal. Si tienes alguna pregunta sobre si la información que posees es información privilegiada, consulta al Departamento Legal antes de divulgarla o actuar. Para obtener más información, consulta nuestra Política sobre compraventa de valores y comunicación con partes externas. PREGUNTA Mi trabajo en Investigación y Desarrollo en Belden significa que suelo tener acceso a información sobre nuevo productos. Acabo de enterarme de un nuevo desarrollo que aumentará el precio de las acciones de la Compañía, posiblemente de manera significativa. Normalmente no me tienta comprar ni vender acciones de Belden por la información que obtengo a través de mi trabajo aquí, pero tengo un buen presentimiento esta vez. Puedo comprar o vender acciones de Belden mientras poseo esta información? RESPUESTA No y no puedes aconsejar a nadie más que lo haga tampoco. Tu cargo en Belden incluye el privilegio de recibir información confidencial de la Compañía. Nunca debes abusar de este privilegio utilizando dicha información para beneficio personal. Si optas por comprar o vender acciones de la Compañía mientras posees información material no pública, estás eligiendo violar leyes de información privilegiada. Esto te pone a ti y a Belden en riesgo de sufrir consecuencias severas, como multas importantes y posible encarcelamiento. 13

18 PREGUNTA Trabajo de manera remota algunas veces por mes. Según donde esté, ocasionalmente necesito llevar la computadora portátil y el teléfono celular de la Compañía al lobby del hotel o a una cafetería cercana para hacer negocios. Mi computadora portátil está codificada y, si necesito hacer una llamada, intento hablar en voz baja para que otros no puedan oírme. Debería tomar alguna otra precaución? RESPUESTA Sí. Estás procediendo bien, pero cuando se trata de información confidencial de la Compañía, nunca está de más tomar precauciones adicionales. Si debes realizar negocios en un lugar público, asegúrate de no discutir información confidencial aunque sea en voz baja ya que nunca sabes quién podría estar escuchando. Ten cuidado cuando muestres datos confidenciales o propietarios en tu computadora portátil u otro dispositivo, ya que otros pueden estar espiando. Además ten presente los riesgos de seguridad que implica el uso de redes de Wi-Fi públicas. Por último, aunque tu computadora portátil está codificada, asegúrate de dejarla en un lugar seguro en tu habitación del hotel. Protegemos los activos y la información de la Compañía Es fundamental para nuestro éxito futuro proteger los activos que nos hemos esforzado por conseguir. Estos activos incluyen los bienes físicos de Belden, así como sus tecnologías e información confidencial. La información confidencial sobre Belden y sus operaciones pertenece a nuestra Compañía. Solo podemos usar o divulgar dicha información cuando haya una necesidad comercial. Si tus responsabilidades requieren acceso permanente a información confidencial, deberás firmar un acuerdo de no divulgación o de confidencialidad. Algunos ejemplos de información confidencial incluyen: Métodos de fabricación Planos de diseño Listas de clientes Listas de asociados Proyecciones de ganancias Estrategias comerciales Candidatos para una adquisición No podemos divulgar datos ni información de carácter confidencial a ninguna persona ajena a Belden, ni a otro asociado que no necesite la información, a menos que tengamos la autorización adecuada y hayamos firmado un acuerdo de confidencialidad. La propiedad intelectual de Belden, incluidas sus patentes, marcas registradas, derechos de autor y secretos comerciales, son de vital importancia para el negocio de Belden. Todos tenemos el deber de proteger esta propiedad intelectual de divulgaciones no autorizadas y abuso de otras personas. No discutas secretos comerciales (ni otra información confidencial) en lugares en que puedan ser escuchados por personas no autorizadas. Además, no dejes computadoras, celulares, archivos ni otros dispositivos de almacenamiento de información de la Compañía desprotegidos. 14

19 Nuestra Compañía y los accionistas Utilizamos las tecnologías de la Compañía de manera adecuada Los activos de Belden incluyen sus computadoras, sistemas de comunicación y equipos relacionados. Nuestra Compañía proporciona estos sistemas y equipos, incluidos correo electrónico y correo de voz, para ayudarnos a hacer mejor nuestros trabajos. No son para uso personal, salvo esporádicamente y de manera limitada. Ten en cuenta que los mensajes enviados por correo electrónico, los mensajes grabados en un buzón de voz y el contenido de las computadoras de los empleados son propiedad únicamente de Belden y se consideran registros de negocios de Belden. Por lo tanto, pueden divulgarse en relación con procedimientos administrativos, judiciales y de otra índole. Nunca podemos usar el correo electrónico o buzón de voz de la Compañía para insultar verbalmente, difamar o de otro modo ofender a otros. El lenguaje acosador, vulgar o amenazador no tiene lugar en las comunicaciones en Belden. También tenemos prohibido comunicar, divulgar o imprimir material protegido por derechos de autor que viole las leyes de derechos de autor, así como descargar, distribuir o enviar material pornográfico y obsceno. Al usar el correo electrónico, el buzón de voz y otras tecnologías de la Compañía, aceptamos que nuestro uso de estos sistemas se monitoree y reconocemos el derecho de Belden a llevar a cabo dicho monitoreo, sujeto a las leyes locales correspondientes. Ninguno de nosotros debe suponer que el correo electrónico o el buzón de voz son confidenciales o privados y por lo tanto, no debemos esperar privacidad alguna relacionada con el uso de estos sistemas. Para obtener más información, consulta nuestra Política sobre seguridad de correo electrónico, Internet y computadoras. 15

20 Muchos de nosotros usamos medios sociales como blogs, redes sociales, podcasts, wikis, sitios para compartir fotos / videos y salas de chat en nuestra vida personal. Belden reconoce que los medios sociales e Internet en general tienen usos de negocios importantes ya que nos ofrecen más maneras de interactuar con nuestras partes interesadas. Sin embargo, siempre debemos recordar que los mensajes electrónicos son registros permanentes y transferibles de nuestras comunicaciones que pueden afectar la reputación de Belden. Esto significa que debemos seguir todas las políticas y procedimientos de Belden al utilizar medios sociales. Nunca debemos dar la apariencia de hablar o actuar en nombre de nuestra Compañía a menos que estemos autorizados a hacerlo. Cuando utilicemos medios sociales, debemos: Obtén la autorización de Marketing externo corporativo (corporate.communications@ belden.com) antes de publicar información oficial sobre Belden o nuestras marcas. Sigue las normas de la Compañía en nuestro uso de tecnología. Protege los activos y la información confidencial de la Compañía, recordando siempre que el Internet es un lugar público. Divulga claramente nuestra afiliación con Belden cada vez que hablamos acerca de la Compañía y/o cualquiera de sus marcas en publicaciones en línea. Esta regla se aplica tanto si publicamos comentarios en línea como representantes autorizados de la Compañía como cuando usamos medios sociales en nuestra vida personal (en otras palabras, cuando no estamos actuando dentro del alcance de nuestras obligaciones laborales). 16

21 Nuestra Compañía y los accionistas Estas reglas generales se aplican también a nuestros proveedores, agencias y otros que actúen en nuestro nombre. No debemos pedir a nuestros familiares ni amigos que publiquen contenido en línea ni en redes sociales que no podamos publicar nosotros como asociados de la Compañía. Si crees que las tecnologías o comunicaciones electrónicas de nuestra Compañía están siendo utilizadas de forma inapropiada, notifica al Equipo de cumplimiento de Belden. Para obtener más información, consulta nuestras Pautas para medios sociales. 17

22 18 Nuestras comunidades

23 Nunca participamos en sobornos ni otras prácticas corruptas Belden está comprometido a lograr el éxito por el trabajo que hacemos y no por el uso de prácticas no éticas. Para cumplir con la política de la Compañía y con la ley, nunca podemos realizar ni aceptar sobornos, compensaciones indecorosas (kickback) u otros pagos indecorosos en relación con cualquiera de los negocios de Belden. Un soborno es cualquier cosa de valor como dinero, obsequios, favores o entretenimiento que pueda ser vista como un intento de influir en las acciones o decisiones de una persona, obtener o retener negocios, o adquirir cualquier tipo de ventaja indecorosa. Un kickback es la devolución de una suma ya pagada (o que se debe pagar) como recompensa por realizar o promover acuerdos comerciales. Ambos están estrictamente prohibidos por Belden. Cumplimos con las leyes anticorrupción, incluida la Ley de prácticas corruptas en el extranjero ( FCPA ), en todos los lugares en que llevamos a cabo negocios. Estas leyes prohíben los pagos indecorosos (u ofrecimiento de pagos) a funcionarios de gobiernos extranjeros con la intención de obtener o conservar negocios u otra ventaja comercial inapropiada. Ten en cuenta que funcionarios del gobierno extranjero incluye empleados del gobierno estatal, federal o local extranjeros (es decir, no estadounidenses), partidos políticos o candidatos a un cargo político, e incluso empleados de empresas que sean propiedad de un gobierno extranjero. Las violaciones a la ley FCPA y otras leyes anticorrupción pueden implicar multas y penalidades severas, incluido el encarcelamiento. 19

24 Las compañías de EE.UU. también pueden tener la responsabilidad de saber acerca de una violación a la Ley FCPA cometida por sus agentes externos, consultores, representantes de ventas o distribuidores. Saber incluye un desconocimiento consciente, es decir, cuando una persona no conoce las circunstancias que rodean la transacción que harían a una persona razonable sospechar que podría ocurrir una violación. Si sospechamos que las comisiones o cargos de un agente son excesivos, o tenemos cualquier otra razón para creer que se pagará un soborno en relación con la transacción, no debemos llevar a cabo la transacción. Debemos prestar atención a las siguientes señales de alerta al tratar con la ley FCPA, y consultar al Departamento Legal de Belden si surge alguna de ellas: Cualquier sugerencia de que pudiera ocurrir un soborno u otra violación de ley durante el término del acuerdo propuesto Tratar con un pariente cercano o asociado de negocios de un oficial de alto rango del gobierno Cualquier solicitud de una comisión inusualmente alta Tratar con un país que tiene mala fama por prácticas indecorosas o corruptas Una solicitud de pago en efectivo o pagos inusuales a terceros cuestionables Si Belden sospecha algún acto no ético, no dudará en terminar cualquier trato adicional con un agente de ventas extranjero para evitar una violación a la ley FCPA. Las leyes anticorrupción también tratan sobre los pagos de facilitación. Pagos de facilitación son pagos pequeños de poca frecuencia realizados para acelerar la realización de las acciones gubernamentales de rutina por parte de un funcionario público. Dichas acciones incluyen la emisión de permisos de trabajo y visas. Sin embargo, estos pagos están prohibidos en muchos países. Por esta razón, y debido a las muchas cuestiones legales y comerciales que plantean, Belden no permite el uso de pagos de facilitación en ningún lugar en el que opere. 20

25 Nuestras comunidades Para obtener más información, incluidas las formas de obsequios o entretenimiento permitidas conforme a la ley FCPA, consulta nuestra Política sobre la ley FCPA / antisoborno. También debemos ser particularmente cuidadosos de no participar nunca en sobornos comerciales. Sobornos comerciales es el acto de pagar un soborno, propina o kickback a un asociado de un socio de negocios privado (no gubernamental) existente o potencial como medio para obtener negocios o influir en decisiones comerciales. Los sobornos comerciales también incluyen pagos indirectos e indecorosos a estos asociados y a sus familiares. Si cualquiera de estas personas solicita un pago indecoroso, contacta al Equipo de cumplimiento de Belden inmediatamente. Belden no aceptará negocios a través de pagos indecorosos o ilegales. Nos esforzamos por proteger nuestro medio ambiente Cumplimos con las leyes y reglamentaciones ambientales en todos los lugares en que operamos. Asimismo, realizamos negocios con tecnología que respeta el medio ambiente. Alentamos el desarrollo de procedimientos ambientalmente seguros y la reducción de los desechos mediante su reducción en la fuente de origen, reciclado y control del proceso de fabricación. Si tienes ideas sobre cómo nuestra Compañía puede reducir eficazmente su huella de carbono, te alentamos a presentar tus sugerencias a Belden en tu región del mundo. PREGUNTA Suelo trabajar en el extranjero y he hecho amistad con algunos funcionarios gubernamentales extranjeros. Recientemente, le regalé un reloj a uno de mis contactos en un país extranjero para agradecerle por ser tan hospitalario y generoso conmigo. No me prometió expresamente nada a cambio y no tengo contratos pendientes con él ni con su gobierno. Está bien hacer esto? RESPUESTA No, esto no debería hacerse. Nuestro Código y la ley prohíben el pago o la promesa de cualquier cosa de valor a un funcionario extranjero para obtener una ventaja indecorosa, y es probable que se considere que este obsequio costoso (a diferencia de un obsequio modesto, como una gorra o camiseta de Belden) se realizó con intenciones corruptas. En esta situación, es probable que tengas negocios con este funcionario gubernamental en el futuro, aunque no tengas ninguno ahora. Deberías contactar al Equipo de cumplimiento de Belden si tienes alguna pregunta. 21

26 Cumplimos con las leyes de comercio internacional Con presencia en el mercado en prácticamente todas las regiones del mundo, es fundamental para la continuidad de nuestro éxito cumplir con todas las normas y reglamentaciones nacionales y locales que rigen nuestra actividad comercial internacional. Los Estados Unidos y, en menor alcance, otros países regulan y a veces restringen la exportación de productos, materiales y tecnología a ciertos países o ciertos usuarios. Si nuestros trabajos tienen que ver con el comercio internacional, es importante que entendamos y cumplamos con estas restricciones cuidadosamente. Ten en cuenta que una exportación tiene lugar cuando un producto, servicio, tecnología o información se envía a una persona en otro país. Una exportación también puede tener lugar cuando se proporciona tecnología, información técnica o software a un ciudadano no estadounidense ubicado, ya sea en los Estados Unidos o en otro país. Esto es cierto si el artículo o información se transfiere manualmente, de forma verbal o por escrito. La ley de EE.UU. también establece que no debemos participar en boicots extranjeros no autorizados, como el boicot de la Liga Árabe de Israel. No debemos cooperar con ningún pedido relacionado con dichos boicots o prácticas comerciales restrictivas relacionadas. Esto significa que no podemos tomar ninguna medida, proporcionar ninguna información ni realizar ninguna declaración que pudiera ser considerada como una participación en un boicot extranjero declarado ilegal por los EE.UU. Existen penalidades severas por la violación a estas leyes. Además, Belden debe informar acerca de cualquier sospecha de pedido de boicot al gobierno de los EE.UU. Debes notificar al Departamento Legal si sospechas que has recibido cualquier forma de solicitud de información relacionada con un boicot, oral o escrita. 22

27 Nuestras comunidades Por último, los Estados Unidos, las Naciones Unidas, la Unión Europea y otros países han impuesto sanciones que pueden restringir o prohibir nuestros tratos con ciertos países, entidades o individuos. Dichas sanciones por lo general restringen las siguientes actividades: Transferencias de activos Pagos monetarios Provisión de servicios Exportaciones de tecnología sensible Viaje a países afectados Debemos conocer y cumplir con las restricciones aplicables en cualquier lugar en el que hagamos negocios. Belden ha designado coordinadores de cumplimiento de exportaciones en sus instalaciones para garantizar el cumplimiento con las leyes de exportaciones, sanciones y antiboicots aplicables. Debes consultar al Departamento Legal si tienen dudas sobre el alcance o la aplicación de estas leyes en tus operaciones. Para obtener más información, consulta nuestra Política y procedimientos de control de exportaciones y antiboicot. PREGUNTA Necesito enviar datos técnicos controlados por el gobierno de los EE.UU. a ciertos asociados de Belden que no son ciudadanos de los EE.UU., pero que están en los Estados Unidos. Es importante que les envíe los datos inmediatamente para poder continuar con este proyecto. Puedo enviarles los documentos por correo electrónico? RESPUESTA No, primero debes verificar si estos individuos están autorizados a recibir los datos. Para ello, consulta al Departamento Legal. Es importante señalar que el empleo por sí mismo no califica a los individuos en Belden a tener acceso a bienes, tecnología o servicios reglamentados por las leyes de exportaciones de los EE.UU. o de otros países, independientemente del lugar en el que está ubicada la persona. 23

28 Aportaciones políticas y de caridad apropiadas Belden nos alienta a todos nosotros a ser ciudadanos responsables y apoyar las organizaciones de caridad de nuestra elección. También debemos saber que en ningún caso nuestro cargo en Belden, ni nuestras probabilidades de ascenso futuras, se verán afectadas por nuestro apoyo (u oposición a) organizaciones de caridad o candidatos a cargos políticos. Es contrario a la política de Belden presionarnos a hacer contribuciones individuales a causas benéficas o campañas políticas. Si elegimos participar en actividades políticas o de caridad, debemos hacerlo en nuestro propio tiempo y con su propio dinero. No podemos usar recursos de Belden incluido nuestro tiempo durante el horario de trabajo para realizar contribuciones a partidos o comités políticos ni a ningún candidato a un cargo público. Siempre ejerce tu buen juicio, y asegúrate de que la participación política o en organizaciones de caridad no interfiera con el rendimiento en tu trabajo. Ocasionalmente, Belden podrá optar por realizar contribuciones políticas o donaciones de caridad, de acuerdo con la ley local y conforme a los intereses de nuestra Compañía. El CEO de Belden debe aprobar dichas contribuciones políticas, que también deberán registrarse de forma exacta en nuestros registros contables. 24

29 Del mismo modo, nuestra Compañía podrá optar por participar en actividades de cabildeo para promover metas legislativas y objetivos comerciales. Estas actividades incluyen: Contactos con legisladores, reguladores, funcionarios del poder ejecutivo o su personal Comunicaciones con funcionarios del gobierno Esfuerzos para influir en acciones legislativas o administrativas Es importante señalar que las actividades de cabildeo pueden requerir divulgación y están sujetas a reglas muy específicas. Si tu trabajo se implica actividades de cabildeo, asegúrate de estar cumpliendo con todas las normas y reglamentaciones aplicables. Discute dichas actividades con el Departamento Legal para determinar si se aplican las reglas de divulgación y otras reglas. Nuestras comunidades 25

30 26 Nuestros clientes, competidores y socios comerciales

31 Ofrecemos productos y servicios de calidad Los productos altamente diferenciados y de alto rendimiento de Belden pueden encontrarse en una amplia gama de sectores del mercados, como el industrial, empresarial, comunicación, transporte y energía. Nuestros clientes eligen a Belden porque ofrecemos productos de calidad y valor superior. Garantizar que nuestros productos sean siempre de la más alta calidad es fundamental para la continuidad de nuestro éxito. Cada uno de nosotros debemos conocer y cumplir con las políticas y procedimientos de la Compañía diseñados para proteger la calidad y la seguridad de nuestros productos. Para obtener más información, consulta a cualquiera de nuestros gerentes de planta. Así como proporcionamos productos seguros y de calidad, esperamos que nuestros proveedores garanticen la calidad y seguridad de los productos y servicios que nos ofrecen a nosotros. 27

32 Realizamos negocios éticos con clientes del gobierno Cuando trabajamos en contratos con el gobierno, hay reglas y reglamentaciones especiales que debemos cumplir. Y lo que es más importante, siempre debemos ser exactos y veraces al tratar con asociados, funcionarios y agencias del gobierno. Además de conocer y cumplir con todos los requisitos del contrato, debemos: Garantizar que todos los reportes, certificaciones y declaraciones al gobierno sean exactos y estén actualizados y completos Asignar siempre los reportes y costos a la categoría adecuada, así como al contrato adecuado Conservar los registros según los requisitos del contrato No desechar nunca los registros escritos ni otra documentación hasta que haya finalizado el período de retención requerido Utilizar propiedad del gobierno para los propósitos especificados únicamente, y nunca para uso personal o sin contrato Las reglamentaciones también requieren que cumplamos con nuestros contratos en su totalidad y según los términos del mismo. Está prohibido desviarse de las especificaciones de un contrato sin autorización, por ejemplo, remplazando materiales o proveedores o no cumpliendo con las pruebas e inspecciones requeridas. En muchas industrias, dar pequeños obsequios y entretenimiento es parte normal del negocio. Sin embargo, la ley establece limitaciones estrictas respecto de los obsequios o entretenimiento a funcionarios del gobierno. Cuando nuestro cliente es el gobierno de los EE.UU., por lo general es ilegal ofrecer cualquier obsequio, entretenimiento u otro objeto de valor, ya que el obsequio podría impedir al funcionario tomar decisiones de negocios imparciales. Nunca ofrezcas a un funcionario del gobierno de los EE.UU. nada de valor, 28

33 Nuestros clientes, competidores y socios comerciales ya que incluso un pequeño artículo podría considerarse un soborno. Para las normas relativas a obsequios o entretenimiento a funcionarios de gobiernos extranjeros, consulta la sección Nunca realizamos sobornos ni otras prácticas corruptas de nuestro Código. La ley federal también nos prohíbe discutir oportunidades de empleo en Belden con funcionarios del gobierno mientras estamos trabajando en un contrato del gobierno. Esto se aplica ya sea que las discusiones sean directas o a través de un intermediario, como un cazatalentos. Es ilegal ofrecer, prometer o incluso insinuar una posible oportunidad laboral. Incluso conversaciones informales o en broma podrían considerarse un intento de influir de manera indebida a un funcionario del gobierno, por lo que es mejor evitar totalmente estas conversaciones. También es importante señalar que puedes ser responsable incluso si el funcionario del gobierno no tú es la persona que inicia la discusión relacionada con el empleo. Consulta inmediatamente a nuestro Departamento Legal si recibes una información de trabajo no solicitada de un funcionario del gobierno o de un tercero que represente al funcionario. Cumplimos con las leyes de competencia y antimonopolio Cumplimos con todas las leyes aplicables que prohíben las restricciones irrazonables de comercio o monopolios (conocidas en EE.UU. como leyes antimonopolio ). Estas leyes están diseñadas para preservar la libre competencia en el mercado y por lo general nos prohíben ponerse de acuerdo con nuestros competidores cobre cualquiera de las siguientes cosas: Fijar precios o términos de venta Dividir clientes, territorios o mercados Regular o limitar la producción Castigar a proveedores o clientes al reducir el negocio con ellos PREGUNTA Un proyecto en el que estoy trabajando se ha retrasado por los numerosos requisitos de prueba. Las pruebas parecen repetitivas y saltarnos algunas probablemente no afectará la calidad del producto final. Está bien si solo llevo a cabo las pruebas que creo que son absolutamente necesarias? Esto le ahorrará tiempo y dinero a Belden. RESPUESTA No. Debes llevar a cabo todas las pruebas requeridas por el contrato con el gobierno y registrar exactamente todos los resultados. Si no sigues los procedimientos de prueba adecuados estipulados en un contrato, podría producir lesiones a otras personas y bienes materiales. También podría resultar en multas costosas e impedir obtener contratos en el futuro, por lo que detener las pruebas no nos ahorraría tiempo ni dinero a largo plazo. 29

34 Para reducir los riesgos de violar las leyes antimonopolio o de competencia, nunca debemos hablar con la competencia sobre los negocios de Belden ni los negocios del competidor con respecto a: Precios pasados, presentes o futuros Políticas o estrategias de precios (o cualquier asunto que afecte los precios) Quién servirá cuáles mercados Ofertas o pedidos de cotización Descuentos o promociones Si tratar o cómo tratar a un cliente o a un grupo de clientes En las reuniones de asociaciones comerciales o exposiciones de ventas, debes retirarte de cualquier reunión de competidores donde se traten los temas anteriores y deberás comunicar el incidente a nuestro Departamento Legal. Para obtener más información, consulta nuestro Boletín de política antimonopolio, que trata sobre estas leyes en más detalle. También es importante que solo obtengamos información de la competencia a través de medios apropiados y éticos. Esto significa, en parte, que nunca debemos obtener información propietaria o confidencial sobre un competidor de manera ilegal, engañosa o no ética. También significa que nunca debemos solicitar dicha información a nuevos asociados que hayan trabajado para un competidor de Belden. Si recibes información de cualquier competidor que crees que es confidencial, o que ha sido obtenida por medios inapropiados, contacta al Equipo de cumplimiento de Belden inmediatamente. 30