Afinte - Administración de Fincas de Tenerife. Dossier para nuevas comunidades. Especialistas en Comunidades de Propietarios

Transcripción

1 Afinte - Administración de Fincas de Tenerife Especialistas en Comunidades de Propietarios Dossier para nuevas comunidades Modelo Para su aplicación a comunidades gestionadas por Afinte a partir de junio de 2013 Avda. Los Menceyes, 299-1º Dcha La Laguna - Tenerife - Tfno y Fax afinte@afinte.es

2 Por qué elegir Afinte? Cuestiones principales A la hora de elegir una Administración debe tener en cuenta estos puntos: 1 - Claridad en la gestión económica 1.a) Cuentas realizadas cada mes b) Control de la morosidad mensual y judicial Mantenimiento del inmueble 2.a) Elaboración de un Cuaderno de Mantenimiento Preventivo. 3 2.b) Seguimiento de las incidencias c) Averías urgentes fuera del horario laboral d) Inspección técnica del inmueble Información continua y participación de los propietarios 3.a) Completísima información a través de una página web segura b) Elaboración mensual de informes de seguimiento c) Foro on-line donde expresar libremente las ideas Asesoramiento jurídico 4.a) Asistencia letrada a la comunidad y a los propietarios ClubAfinte para ir de compras con descuentos 5.a) Para obtener mayor valor por la cuota que pagan de administración Garantía por escrito ante Notario 6.a) Decálogo de compromisos en la gestión b) Condiciones de la garantía y notario Un precio adecuado 7.a) En consonancia con los tiempos que vivimos

3 Por qué elegir Afinte? Gestión económica a) Claridad en la gestión económica Es como respirar. Es la tarea más importante que desarrolla la Administración Sin embargo, nadie la percibe aunque todos la dan por hecha. 1. Las cuentas están siempre al día Afinte se las muestra mes a mes 2. Se elabora un Presupuesto exhaustivo y se controla su ejecución Afinte revisa cada mes la previsión hasta final de año 3. Se vigila el gasto extra-presupuestario Afinte le informa de qué gastos no previstos en el presupuesto se han tenido que realizar Pero, sobretodo, para que de verdad haya claridad: Todos tienen acceso a la gestión económica Afinte le facilita a cada propietario un acceso 24 horas a toda la información

4 Por qué elegir Afinte? Control de la morosidad b) Seguimiento exhaustivo de la morosidad 1. Control mensual de los impagos y devoluciones de recibos Afinte notifica cada mes a quienes no pagan su cuota 2. Si se incrementa la deuda, antes de 4 ó 5 meses se requiere formalmente a los deudores Según decida el Presidente la convocatoria de una Junta específica 3. Si los deudores no dan muestras de saldar la deuda, entonces se demanda judicialmente Y con total transparencia en todo momento: En la web se muestra la evolución de la morosidad y cada gestión realizada para reducirla Indicando siempre los importes adeudados, pero sin datos personales

5 Por qué elegir Afinte? Plan de Mantenimiento Preventivo a) Elaboración de un plan de mantenimiento preventivo 1. Se realizará un examen inicial de las instalaciones de la Comunidad Afinte realizará dicho examen junto al Presidente 2. Proponer un plan de mantenimiento de las mismas Con empresas adecuadas que serán elegidas por la propia Comunidad 3. Seguimiento de las incidencias que se produzcan Para prever posibles problemas futuros 4. Analizar los gastos de cada instalación Para saber cuándo es mejor cambiar que reparar Instalaciones, mantenimiento, incidencias y gastos formarán parte del Cuaderno de Mantenimiento de la Comunidad Que es la adaptación del Libro del Edificio a la propia Comunidad

6 Por qué elegir Afinte? Resolución de incidencias b) Resolución de las incidencias Es como se percibe y evalúa el trabajo del administrador, por ello es nuestra principal dedicación. Las soluciones rápidas y eficaces se basan en: 1. Facilidad de comunicación de los propietarios con la Administración de la Comunidad A través de contacto telefónico y online 2. Colaboración con profesionales y proveedores de servicios Afinte colabora con empresas independientes que cubren todas las necesidades No obstante, si la Comunidad ya dispusiera de sus proveedores de confianza, se trabajará con éstos. 3. Anticipación en la aparición de necesidades técnicas en la Comunidad Afinte desarrolla un Plan de Mantenimiento Específico para cada Comunidad Pero además hay transparencia en la gestión porque: Todas las incidencias habidas y las gestiones realizadas se muestran on-line a los propietarios De ese modo, saben qué se ha hecho, cuándo se ha hecho y qué falta por hacer Obviamente, desde que se conoce la incidencia hasta que ésta finaliza, Afinte se encarga de todo. Es decir, que los propietarios no tienen que estar buscando ninguna empresa ni nada

7 Por qué elegir Afinte? Averías urgentes c) Averías urgentes en días festivos Las averías son, a veces, caprichosas y a pesar del mantenimiento preventivo, es posible que haya que realizar reparaciones urgentes en días festivos. Afinte cuenta con un equipo con el cual se puede contactar directamente: Cerrajería Fontanería Electricidad Puertas de Garaje Antena TV En la página web de Afinte se pueden conocer los detalles de dichas empresas y cómo contactarlas. Obviamente, por ir un día festivo su factura será más cara. Pero a cambio no hay que pagar en el momento.

8 Por qué elegir Afinte? Inspecciones Técnicas d) Inspección técnica de la Edificación Lo que supone: 1. La presencia inmediata de un técnico para examinar lo que sea necesario Afinte colabora con distintos peritos especializados 2. La elaboración de informes específicos Para exigir la responsabilidad a quien le corresponda 3. El seguimiento de obras y trabajos de reparación Para garantizar la correcta ejecución de lo realizado Algunos municipios están exigiendo, según la normativa dictada por cada Ayuntamiento, una inspección técnica obligatoria para los edificios, según sea la antigüedad de éstos. El coste de la inspección técnica corre a cargo de los propietarios y la inspección puede determinar que haya que realizar obras de adecuación de alguna instalación del inmueble, cuyo coste también corre a cargo de los propietarios. El coste de los técnicos corre a cuenta de la comunidad, tanto el de las visitas como los informes que puedan realizar.

9 Por qué elegir Afinte? La Información más completa a) La información más completa que pueda encontrar Afinte es ahora mismo la Administración de Fincas que en toda España le ofrece más información a los propietarios (*) Aquí le mostramos un resumen de la información que puede obtener a través de nuestra página web : Documentación Economía Incidencias Instalaciones Actas Ingresos Clasificadas: Descripción de instalaciones Ordenadas por fechas Reales Económicas, jurídicas, obras, etc. Características técnicas Búsqueda por acuerdos Previstos En curso o finalizadas Programa de Mantenimiento Seguro Desconocidos Por instalaciones Actuaciones previstas Contratos Gastos Ascensores, garaje, aljibes, etc. Incidencias de la instalación Estatutos Mensuales y anuales Por fechas Historial de actuaciones División Horizontal Por conceptos Gestiones efectuadas Coste de mantenimiento Juntas Directivas Extraordinarios Ordenadas dentro de cada incidencia Relación de pagos efectuados Inscripción LOPD Facturas pendientes Visualización de Documentos Presupuesto Informes recibidos Desglose anual y mensual Presupuestos solicitados Control del gasto Gastos relacionados Informes Mensual y de previsión anual Extractos mensual banco Facturas Visualización de facturas Morosidad Gestiones extrajudiciales realizadas Seguimiento de los expedientes judiciales Y todo ello a través de un usuario y una contraseña, con la misma seguridad que en su banco Contraseña común para las cuestiones comunes y contraseña privada para su zona privada (*) Si usted conoce de alguna otra Administración de Fincas en España que ofrezca más información, díganoslo: le pagaremos su cuota de Comunidad dos (2) meses.

10 Por qué elegir Afinte? Informe de Gestión mensual b) Informe mensual de gestión Se elabora antes del día quince (15) para ver la situación de la Comunidad de propietarios. El informe queda a disposición de cualquier propietario de la comunidad a través de la página web. Dicho informe contendrá: 1º. Valoración personal del Administrador En la que se comentará cuál es el estado de la Comunidad a la fecha del informe 2º. Resumen económico del mes Los ingresos que hubo y los que se preveía, los gastos, las facturas pendientes, etc. 3º. Previsión económica de la Comunidad y control del Presupuesto anual Para ver si la cosa común anda por buen camino 4º. Mantenimiento preventivo y correctivo realizado en el mes Lo que implica un seguimiento del estado de todas las instalaciones de la Comunidad 5º. Incidencias abiertas en la Comunidad y gestiones realizadas en el mes Clasificadas según el tipo de incidencia (jurídica, económica, servicios, obras, etc.)

11 Por qué elegir Afinte? Foro on-line b) Libertad de expresión de las ideas: foro on line 1. Cualquier propietario podrá exponer lo que quiera Tanto de asuntos iniciados como otros nuevos 2. No es necesario que se indique quién hace el comentario Se puede indicar un nombre, un alias o no indicar nada 3. La opinión se visualizará automáticamente en la web Sin restricción ni censura de ningún tipo 4. El comentario se distribuye automáticamente por correo electrónico Quedando los datos personales a salvo, dado que no se visualiza ninguna dirección La administración utiliza el foro para comentar las novedades de la comunidad Tales como incidencias de obras, juicios habidos, nuevos contratos

12 Por qué elegir Afinte? Asesoría Jurídica a) Asesoría Jurídica a la Comunidad y a los propietarios Lo que implica: 1. Ahorro de tiempo: no hay que esperar para el asesoramiento en otro despacho Las cuestiones jurídicas se explican al momento en Junta General 2. Ahorro económico: no hay que pagar las consultas La asesoría jurídica viene incluida en los honorarios de Administración 3. Resolución de conflictos antes de llegar a juicio Aunque todo se prepara como si se fuera a ir al Juzgado 4. Asistencia letrada inmediata Y abarca diversas materias: Lo importante es atender la necesidad procesal. - El pago se hace como pueda la comunidad y con descuento del 20% en abogados de Afinte - Los honorarios de los Procuradores sí se deben de pagar de forma inmediata Contratos de obra, defectos de construcción, incumplimiento de servicios... Todos los hechos que puedan afectar al desarrollo habitual de la Comunidad Que sean propios de la jurisdicción civil o mercantil. Otras ramas del Derecho (como pueda ser Fiscal, Laboral, Administrativo, Urbanístico, etc. ) se podrían facturar aparte. También los propietarios podrán disponer asesoramiento gratis para sus asuntos particulares - Una (1) consulta al año en horario de mañanas - Para materias de derecho civil (contratos alquiler, venta, herencias, matrimonial, etc.) - Tendrá un descuento de un veinticinco por ciento (25%) en y escritos y trámites procesales en los honorarios de Abogado.

13 Por qué elegir Afinte? ClubAfinte a) Para dar mayor valor a la cuota que pagan de Administración 1. Es un club de compras exclusivo para los propietarios de las comunidades Poco a poco se van a ir añadiendo más categorías para mayor variedad de productos 2. Los productos con los descuentos se pueden ver en una página web

14 Por qué elegir Afinte? Decálogo de compromisos a) Afinte se compromete con la Comunidad 1. A realizar el informe inicial de la Comunidad en el plazo de un (1) mes (desde que se tenga toda la documentación) - Contendrá un examen del control del presupuesto anual y una previsión económica de acuerdo a los ingresos medios por cuotas - Analizará los acuerdos adoptados en las últimas cinco (5) Juntas Generales celebradas por la Comunidad - Indicará las incidencias que se encuentren pendientes de resolución en la Comunidad (a realizar con el Presidente de la Comunidad) 2. A realizar un informe de las instalaciones comunitarias en el plazo de un (1) mes (con la Junta Directiva) - Incorporará todas y cada una de las instalaciones: desde las tomas de tierra hasta las antenas de TV - Se realizará un calendario de mantenimiento preventivo de la Comunidad para el año en curso y el siguiente - Posteriormente irá conteniendo los gastos habidos en cada instalación y las incidencias que las vayan afectando 3. A realizar un informe mensual de la Comunidad - Dentro de los quince (15) primeros días de cada mes - Con los gastos habidos y pendientes, control del presupuesto anual y previsión económica de acuerdo a los ingresos medios por cuotas - Resumirá el estado en que se encuentran las incidencias que se están gestionando y el mantenimiento preventivo del inmueble 4. A entregar una memoria anual de la Comunidad durante los meses de febrero - A modo de resumen de los informes inicial y mensuales que hubiesen en el año finalizado 5. A preparar las actas en una (1) semana desde que se celebren las juntas generales (ordinarias o extraordinarias) - Se podrán visualizar a través de la página web. 6. A programar, en el plazo de una semana, la ejecución de los acuerdos comunitarios con la Junta Directiva - Una vez que haya sido firmada el acta, se reunirá el Administrador con el Presidente para fijar las tareas encomendadas por la Junta General 7. A iniciar la resolución de las incidencias desde que se tenga constancia de ellas y hacer un seguimiento exhaustivo - Dentro del horario laboral y visualizando en Internet las gestiones realizadas 8. A pasar al cobro las cuotas y derramas el día que indique la comunidad - Salvo que ese día sea inhábil 9. A inspeccionar la comunidad al menos seis (6) veces al año - Dichas inspecciones quedarán reflejadas en la página web 10. A mostrar en Internet, a través de un Servidor Seguro (SSL) toda la información de la Comunidad - Actualizando la información contable cada mes y la de incidencias cada semana El incumplimiento de cualquiera de los compromisos anteriores implicará el abono a la comunidad de una indemnización del 25% de lo que se facture mensualmente en concepto de administración por cada incumplimiento.

15 Por qué elegir Afinte? Garantía ante Notario b) Afinte garantiza ante Notario una gestión superior Si al final del primer año Afinte no fuese renovado como Administrador de la Comunidad, se le devolverá a ésta el importe equivalente a dos (2) mensualidades, de acuerdo a las condiciones que se exponen más abajo. Para garantizar el pago, Afinte empezará a cobrar transcurridos dos (2) meses desde el inicio de su gestión. Una vez que Afinte sea renovado, se le abonarán los dos recibos pendientes. Si no fuese posible por falta de liquidez de la comunidad, aquéllos se abonarán a lo largo del año siguiente con un diez por ciento (10 %) de recargo. La garantía expuesta sólo se hará efectiva en el caso de que la comunidad elija a una nueva administración que ofrezca los mismos o más servicios que Afinte por el mismo o inferior precio. La no renovación deberá indicar claramente en el acta de la junta qué motivos han llevado a la comunidad a adoptar dicha decisión. Si por parte de Afinte no hubiera habido incumplimiento de lo pactado, Afinte podrá reclamar el descuento efectuado en sus honorarios, tomando como referencia los de la anterior administración. La resolución anticipada del contrato de gestión, esto es, antes de que se cumpla el año del nombramiento o, en su caso, de la renovación del mismo, dará derecho a Afinte a reclamar los honorarios que se pudieran dejar de percibir hasta el final de la anualidad, así como el descuento que se hubiera realizado. Compromisos, garantía y condiciones protocolizados ante la notaria doña Ana María Álvarez Lavers el día 12 de julio de 2012.

16 Por qué elegir Afinte? Honorarios b) Afinte ofrece unos precios inigualables 20% de descuento respecto a los honorarios de su actual Administrador: Siempre y cuando se den las siguientes condiciones: 1. Que Afinte suscriba un nuevo seguro para la comunidad Que tendrá las mismas coberturas a igual o menor precio 2. Que el incremento anual de los honorarios sea del 10% anual los 2 primeros años De tal modo que al tercer año lleguen a pagar lo mismo que antes de que estuviese Afinte También puede ser del 5% anual durante 6 años y que al séptimo año paguen lo mismo que 7 años antes. 3. Que el anterior administrador esté colegiado y cobre un mínimo de cuatro Euros (4,00 ) por finca En caso de que la comunidad no tuviera Administrador actualmente: Afinte le remitirá una oferta adecuada a su comunidad, teniendo en cuenta el número de fincas (viviendas, locales, garajes, etc.) y los servicios que haya que gestionar en el inmueble. Administración de Fincas de Tenerife, SLU B Avda. Los Menceyes, 299-1º Dcha La Laguna - Tenerife Tfno: Fax: afinte@afinte.es Inscrita en el Registro Mercantil de Tenerife, Hoja , Tomo 2724 y Folio 186 Modelo de dossier ( ) para su aplicación a Comunidades gestionadas por Afinte a partir de junio de 2013.